FAIR TRADE COFFEE

TRMINOS DE REFERENCIA

Elaboracin de Manual de Procedimientos Administrativos

M.D.C. Tegucigalpa, Mayo de 2013

FAVOR LEER DETENIDAMENTE CONDICIONES QUE DEBER CUMPLIR SU OFERTA

NDICE

Glosario.1 Antecedente 2 Descripcin de lo requerido.3 Metodologa..3 Actividades a desarrollar..3 Objetivo general y especficos4 Productos a desarrollar4 Forma de pago y aplicacin de multas.5 Especificaciones oferta tcnica y econmica.5 Anexos7 Bibliografa...10

GLOSARIO
Apoyo Tcnico: comparte la responsabilidad de las actividades acadmicas, y del uso de los espacios y equipos de las plazas comunitarias. Consultora: son servicios profesionales con experiencia o conocimiento especfico en un rea, que asesoran a empresas, grupos de empresas, pases u organizaciones en general. Gestin: Proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar rendimientos de los factores que en l intervienen. Diligencia que conduce al logro de un negocio o satisfaccin de un deseo. Manual de Procedimientos Administrativos: El Manual de es un documento descriptivo y de sistematizacin normativa, teniendo tambin un carcter instructivo e informativo. Organizaciones: son sistemas sociales diseados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestin del talento humano y de otro tipo. Pobreza: es una situacin o forma de vida que surge como producto de la imposibilidad de acceso o carencia de los recursos para satisfacer las necesidades fsicas y psquicas bsicas humanas que inciden en un desgaste del nivel y calidad de vida de las personas, tales como la alimentacin, la vivienda, la educacin, la asistencia sanitaria o el acceso al agua potable. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Trminos de referencia: Los Trminos de referencia contienen las especificaciones tcnicas, objetivos y estructura de cmo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, comit, conferencia, negociacin, etc. Transparencia: es una propiedad ptica de la materia, que tiene diversos grados y propiedades. Vulnerabilidad: es una medida de cun susceptible es un bien expuesto a ser afectado por un fenmeno perturbador.

TRMINOS DE REFERENCIA INTRODUCCION

El presente informe se realiza con el fin de desarrollar los Trminos de referencia que contenga la elaboracin del Manual de procedimientos Administrativos en la empresa Fair Trade Coffee para permitir un buen funcionamiento en la prxima Oficina Regional en Centroamrica ya que es una empresa internacional con alrededor de 21 aos de experiencia que se especializa en la comercializacin (para el consumo directo y para fines industriales) de productos derivados de caf con certificado de produccin y mercadeo bajo estrictas regulaciones y estndares (normas ISO, IFS, BRC entre otras).

ANTECEDENTES
Fair Trade Coffee es una empresa internacional cuya estrategia de acopio se fundamenta en el apoyo a grupos de pequeos productores locales (en diferentes pases) a quienes les brindan apoyo tcnico especializado y apoyo financiero (a cero costo) para iniciar la produccin bajo los requerimientos de calidad exigido por sus certificadores y prometido a sus consumidores. El comercio justo es un concepto revolucionario que rene al productor y el consumidor de una manera ms equitativa y significativa, mejor definido como una asociacin comercial basada en el dilogo, la transparencia y el respeto, que busca una mayor equidad en el comercio internacional. Contribuye al desarrollo sostenible ofreciendo mejores condiciones comerciales y asegurando los derechos de los productores y trabajadores marginados. Las organizaciones de Fair Trade, apoyadas por los consumidores, estn implicadas activamente en apoyar a los productores, sensibilizar y desarrollar campaas por el cambio en las normas y las prcticas del comercio internacional convencional. El objetivo estratgico del Fair Trade es:

Trabajar expresamente con productores y trabajadores marginados con el fin de ayudarles a pasar de una posicin de vulnerabilidad a una posicin segura y de auto-suficiencia econmica. Dotar de poder a los productores y a los trabajadores convirtindose en propietarios en el seno de sus organizaciones Desempear activamente un papel ms amplio en el mbito mundial para lograr mayor equidad en el comercio internacional.

DESCRIPCIN DE LO REQUERIDO
A partir de la revisin y recopilacin de la informacin vigente relacionada con la estructura orgnica, procedimientos, trmites y servicios de Fair Trade Coffee, se requiere el diseo de manual de procedimientos administrativos para la oficina regional para Centroamrica. Y la planificacin de las actividades a desarrollar en la capacitacin al personal de la oficina regional para lograr el adecuado conocimiento del manual como parte del trabajo a realizar en la misma.

METODOLOGA

La firma consultora deber explicar detalladamente la metodologa que utilizar para cada uno de los requerimientos incluidos en la presente consultora. Deber presentar un Plan de Trabajo programado para un periodo no mayor a 6 meses para la finalizacin de la consultora, teniendo en cuenta los tiempos de ejecucin, solicitados para cada fase y podr aplicar los mecanismos que considere conveniente para su implementacin.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR
Elaborar de acuerdo a las necesidades actuales, el manual de procedimientos. Elaboracin de un cronograma de trabajo. Presentacin de informes mensuales de avance que sean necesarios para evidenciar el desarrollo de la consultora. Determinar aquellas actividades que representen atraso en los tiempos de ejecucin. Identificar los procedimientos que requieren una sistematizacin para agilizar su tiempo de ejecucin.

Prepara una presentacin para la divulgacin del manual de procedimientos a todo el personal de Fair Trade Coffee Centroamrica.

OBJETIVO GENERAL
Elaborar un manual que permita el buen funcionamiento para la prxima Oficina Regional en Centroamrica, en el cual se establezca la metodologa de trabajo y los procedimientos de gestin y organizacin viable, eficiente y efectiva de la oficina desde un punto de vista prctico y de funcionamiento cotidiano, en el que se incluyan los perfiles profesionales requeridos para la adecuada administracin y funcionamiento de la oficina.

OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Elaboracin de: Manual de procedimientos administrativos. 2. Elaborar recomendaciones que perfeccionen y agilicen los procedimientos elaborados en la Oficina Regional para Centroamrica. 3. Capacitar en el contenido y uso de los manuales a los actores del proyecto. 4. Determinar estructura organizacional de la oficina regional

PRODUCTOS A DESARRROLAR
Los productos finales y los informes de avance se debern presentar en original impreso y copia en medios magnticos. Informes de avances mensuales que debe contener como mnimo definiciones de los trminos usados, describir claramente los procedimientos propuestos, tiempo de ejecucin y actores involucrados. Presentacin de la propuesta tcnica de capacitacin el cual deber contener, como mnimo: objetivos de la capacitacin, mdulos y contenidos, metodologa a aplicar, material a entregar. Este borrador deber ser entregado al final del cuarto mes corridos desde el inicio de la consultora Informe final el cual deber incluir los contenidos de los avances as como las observaciones y/o comentarios realizados por la administracin de Fair Trade. Una propuesta tcnica de capacitacin final, la cual debe contener los elementos del borrador entregado con anterioridad, como asimismo las observaciones y/o comentarios realizados por la administracin de Fair Trade; el cual deber entregarse junto con el informe final, para ser ejecutado en el ltimo mes de la consultora.
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FORMA DE PAGO
El valor total de la consultora asciende a $15,000.00 esta cifra incluye todos los gastos derivados de la consultora. El pago de los servicios ser en seis cuotas mensuales conforme a los productos entregados definidos en el inciso anterior y se realizar, previa total tramitacin del acto administrativo que aprueba el contrato de prestacin de servicios de la consultora y una vez ejecutados y aprobados por la Contraparte tcnica de Fair Trade Coffee todos los productos esperados. La contraparte tcnica, de comn acuerdo con el consultor podr modificar uno o ms aspectos de los trminos de referencia definidos, indicando en un anexo al contrato la modificacin correspondiente.

APLICACIN DE MULTAS
En el caso que la entrega de los Informes Finales, los avances y/o la ejecucin de las capacitaciones excedan las fechas establecidas en el contrato, se contempla la aplicacin de una multa, equivalente a 1,5% del monto total de honorarios, por cada da hbil de atraso, la que se descontar del pago de los honorarios que corresponda pagar por la consultora. Sin perjuicio de lo anterior, dichos plazos podrn ser modificados por la contraparte por causas debidamente fundamentadas y aprobadas por la Direccin de Presupuestos de forma escrita. ESPECIFICACIONES SOBRE LA PRESENTACIN DE OFERTA TCNICA Y ECONMICA La propuesta tcnica y econmica se presentar con base a los requerimientos siguientes: La oferta tcnica deber responder a los requerimientos tcnicos requeridos en estos trminos de referencia conteniendo en detalle lo siguiente: 1. 2. 3. 4. Objetivo. Alcance Productos esperados Plan de trabajo que incluya: 4.1 Metodologa. 4.2 Actividades 4.3 Cronograma de actividades.

5. Recursos y Material a utilizar.

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La oferta econmica deber contener en detalle lo siguiente: 1. Una contrapropuesta del costo del servicio expresado en dlares, incluyendo todos los impuestos que la ley establece (Impuesto sobre ventas y Renta), dado que no se reconocer por ningn motivo valor adicional alguno; 2. Los precios cotizados por el oferente, debern ser calculados para facturar al consumidor Final y permanecern fijos durante la ejecucin del contrato. 3. La oferta econmica deber responder a las metas requeridas en estos trminos de referencia. 4. Propuesta en cuanto a la forma de pago.

Las propuestas tcnicas y econmicas que se presenten en la fecha indicada se considerarn definitivas. Por lo tanto no se permitirn modificaciones por parte del oferente despus de que hayan sido recibidas y las mismas quedarn en custodia definitiva de la institucin contratante, aun cuando estas no se consideren en el proceso de evaluacin. En caso de que alguna parte del texto de las ofertas no sea entendible para los miembros de la Comisin Evaluadora, sta podr solicitar al oferente ampliar el contenido, en cuyo caso la ampliacin del texto no podr modificar el contenido de la oferta econmica. La oferta tcnica y econmica deber ser presentada en original; la documentacin legal requerida podr ser presentada en fotocopias.

DIRECCIN DE CONTACTO
La presentacin de las propuestas deber ser enviada a las oficinas de Fair Trade edificio Dipres, tercer piso Tegucigalpa, Honduras bajo el nombre postulacin consultora manual administrativo debiendo contener un documento Original y dos (2) copias en sobres debidamente identificados conteniendo el nombre y la direccin del Oferente. Todas las propuestas debern enviarse a ms tardar el 15 de junio del ao en curso. El Contratante no ser responsable por prdida o apertura prematura, si el sobre no est cerrado y/o marcado segn lo dispuesto. Todo gasto en que los participantes tuvieren que incurrir con motivo del presente concurso, ser exclusivamente a su cargo, aun cuando no resulten ganadores del mismo.

ANEXOS

PERFIL DEL CONSULTOR

La firma consultora deber cumplir con los siguientes requisitos: Presentar la Hoja de Vida del Director del proyecto y cada consultor senior del equipo de Consultores, detallando los trabajos de consultora relacionados con los productos especficos solicitados en estos Trminos de Referencia La firma deber tener al menos 3 aos de experiencia en la rama de modernizacin y automatizacin de procesos administrativos.

La firma consultora deber contar con experiencia comprobada como mnimo de 3 aos, en la realizacin de climas organizacionales, desarrollo organizacional y sus respectivas recomendaciones en empresas y organizaciones que brindan diferentes tipos de servicio. Firma de staff de consultores debidamente calificados, segn la especializacin, ya sea por sus estudios universitarios o certificaciones pertinentes. Que tenga el equipo tcnico necesario que garantice una comunicacin efectiva en todo momento.

Los consultores propuestos por la firma, debern cumplir con el siguiente perfil segn el rea a cubrir: ser profesionales con grado universitario en las carreras de Administracin de Empresas, Relaciones Pblicas, Psicologa, Ingeniera Industrial, o carreras afines. Implementacin de programas de capacitacin aplicados al manejo procedimientos administrativos.

FORMULARIO NO. FORMULARIOS DE PROPUESTA ECONMICA

Fecha: _____________________ Aviso de Concurso N:________

Nombre Legal del Ofertante ________________________________ Seores Presente

Seores: En calidad de Ofertante, despus de haber examinado los Trminos de Referencia y dems documentos, proporcionados propongo realizar los servicios de consultora sobre ___________________________, de acuerdo con las Bases, plazos y dems condiciones que se indican en los documentos que constituyen mi propuesta tcnica, por los precios que se detallan en el Resumen de los Costos de los Servicios de Consultora. Asimismo declaro que conozco y acepto en todo y cuanto me corresponde, las Leyes, Decretos, y Reglamentos y otras disposiciones pertinentes de la legislacin Hondurea. En consecuencia, presento a consideracin de Fair Trade Coffee, los documentos que constituyen la propuesta econmica por los servicios a ser prestados.

Atentamente,

Nombre y Firma y Sello del Representante Legal

BIBLIOGRAFA Freund, K. (2011). Fairtrade International. Recuperado el 15 de Abril de 2013, de Fairtrade International: http://www.fairtrade.net/about_this_website.html#c5017

Company, F. T. (2003). Fairtradecoffee.org. Recuperado el 21 de Abril de 2013, de http://www.fairtradecoffee.org/sitemap.asp

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