Informe de Requerimientos de Proyecto VideoFast

Integrantes: Noviembre de 2002

Indice.
Contenidos. Introduccin 1. Analisis del negocio. 1.1. Cmo funciona?. 1.2. Quines participan?. 1.3. Qu se hace?. 1.4. Cul sera el modelo de datos?. 1.5. Cules seran los procesos involucrados?. 2. Levantamiento de Requerimientos. 2.1. Qu se necesita?. 2.2. Cul sera el orden de prioridad en los requerimientos?. 2.3. Cul seran los niveles de los requerimientos? (operacional, tactico, estrategico). 2.4. Cules serian los requerimientos funcionales y cules no funcionales?. Conclusin. Pag. 3 5 5 6 7

Introduccin.
Los modernos sistemas de informacin de hoy estn cambiando la forma en que operan las organizaciones. A travs de los sistemas de informacin se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos de las empresas, proporcionando informacin de apoyo en la toma de decisiones y, lo que es ms importante, facilitan el logro de los objetivos por las ventajas competitivas de su implementacin. La administracin se inicia con la planeacin del negocio. Y el desempeo eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cmo ha de hacerse, cundo se har y quin lo har. La planeacin tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dnde queremos estar en el futuro. Todos los que trabajan efectan alguna clase de planeacin, pero la planeacin gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribucin de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribucin de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades. El Sistema de Informacin Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar informacin para dirigir los subsistemas y la compaa en su conjunto. Hay algunas compaas que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperacin rpida de la inversin. Entre los ejemplos de estos ltimos se cuentan: la automatizacin de nmina y de las funciones administrativas, el pronstico de ventas, el control de inventarios y la introduccin incontrolada de computadoras personales. Este mtodo revela la necesidad de una planeacin general. Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: la creacin de barreras de la comunicacin entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactan con los sistemas en otras partes de la organizacin. El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la informacin referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexin entre ellos. Los objetivos de los sistemas de informacin han de ser incorporados a los planes de la compaa para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presin de las operaciones. Ms aun, al incluir los planes del sistema de informacin administrativa en los estratgicos y a corto plazo, la gerencia har de definir los objetivos de los sistemas futuros de informacin.

Al planear la instalacin del SIA, la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura mejor que ser introducido conforme vaya necesitndose. El costo de disear e instalar un sistema de informacin puede ser muy costoso. Por consiguiente, son indispensables su planeacin y control. La planeacin de los objetivos tcnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control. Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalacin del sistema. Para iniciar la determinacin de los requerimientos es necesario un estudio del sistema para conocer como trabaja y donde es necesario efectuar mejoras. Los estudios del sistema dan como resultado una evaluacin de cmo trabajan los mtodos empleados y si es necesario o posible realizar ajustes. Debemos entender por requerimiento, una caracterstica que debe incluirse en un nuevo sistema. Esta puede ser la inclusin de determinadas formas para capturar datos o procesar datos, producir informacin, controlar una actividad en la empresa o brindar soporte a la gerencia entre otros. La investigacin de requerimientos es la actividad ms importante del anlisis del sistema, con ella se logra determinar que desea realmente el usuario y en base a esto entregar una solucin a su problemtica.

1. Anlisis del negocio.

1.1. Cmo funciona?. Introduccin: Esta parte del documento tiene por finalidad el dar a conocer el estado actual de operacin del proceso administrativo del video club. Condicin actual: Administracin: La administracin de los recursos en general la hace el mismo dueo en los siguientes procesos: - Verificacin de informacin detallada de las entradas y salidas de las tiendas por medio de informes que se estn emitiendo en forma mensual pero en distintos formatos. - Supervisor de personal, en la verificacin de las labores de cada uno, manteniendo constante comunicacin de los supervisores de los locales. - Compra de material nuevo (videos). - Distribucin de dineros e insumos. - Verificacin de administracin de dineros en general, teniendo comunicacin con el contador el cual se encarga de la administracin de las cuentas (entradas y salidas). Operacin de recursos: De acuerdo a la entrevista que se tubo con el cliente, la situacin en cuanto a la operacin que este, est llevando es la siguiente: Compra de videos. El dueo del negocio se encarga personalmente de la compra de los videos a los proveedores, conforme a la sugerencia del mercado que se presenta de clientes en particular.

Informes. El recibe informacin detallada de la compra de los locales la ultima semana de cada mes, con la informacin de la venta en recaudacin, cantidad de pelculas que se arrendaron en el mes la cantidad de perdida en pelculas.

1.2. Quines participan?. Administracin de locales: Personal. Por cada local se encuentran trabajando tres personas las cuales cumplen las siguientes labores: a) Encargado de local: Esta persona es la responsable de la administracin del local, distribucin de trabajos, envo de informe estadsticos, rendicin diaria de las ventas del local, caja del local. b) Ayudantes: Encargados de reposicin de mercaderas en los estantes, atencin de publico en general. Administracin de local: El administrador es el encargado de la entrada de los dineros (arriendos), de hacer caja todos los das, como responsable de la cuenta exhaustiva de los arriendos (estadstica), esta se enva una vez por mes, pero en ocasiones cuando el dueo lo requiere. Una vez al mes se verifica el stock, para as ver las pelculas que se encuentran perdidas o deterioradas y en este caso enviarlas a gerencia para su venta o darlas de baja.

1.3. Qu se hace?. Labores diarias: Estas son las que se realizan diariamente y que mantienen funcionando hasta el momento los locales. Cada vez que un cliente arrienda una pelcula este es ingresado a una base de datos que esta confeccionada en EXCEL, en el cual se registran dos bases de datos: Mantenedor de inventario: Esta planilla contiene los siguiente datos. Pelculas que regresan al local (devueltas) y pelculas nuevas. Pelculas que salen del local (arrendadas, dadas de baja y en venta).

Mantenedor de cliente: Esta planilla contiene los siguiente datos: Registros de actualizacin de datos de clientes (arriendos, devolucin, ventas). Revisin peridica de los estantes en que se encuentran las pelculas. Al finalizar el da se debe efectuar cuenta de caja.

2. Levantamiento de Requerimientos:
2.1 Qu se necesita?

Se necesita para este proyecto un Sistema de Informacin Administrativa destinado a Gerencia que maneje y controle informacin proveniente de operaciones de inventario y que adems registre procesos de arriendo, ventas y que administre las bases de datos de tales operaciones. Este sistema debe actualizarse de manera automtica cada vez que el usuario registre un proceso, para que Gerencia cuente con informacin actual para la toma de decisiones. El sistema debe generar historiales que permitan a Gerencia obtener las siguientes salidas: Conocer las pelculas ms arrendadas (cuando lo necesite). Conocer los actores que el publico prefiere. Conocer los gneros ms arrendados. Conocer los ingresos diarios y semanales (generales y por tem). Conocer la cantidad de morosidades que hay en el mes y una lista de clientes morosos. Conocer datos de pelculas dadas de baja. Conocer las pelculas que se colocan en venta y de estas cuales se venden. Podemos agregar dentro de las salidas anteriores que el sistema genere reportes de cada local y que el sistema debe permitir obtener estadsticas generales y por local. Adems la interfaz con el usuario debe ser sencilla y clara, que arroje resultados concretos y que no presenten tecnicismos de desconocimiento para el usuario.

Como otros requerimientos para el sistema hay que agregar que el tiempo de respuesta del sistema sea el apropiado dentro de las factibilidades tcnicas y de las necesidades del usuario. El sistema debe operar, ordenar y estandarizar datos y reportes de los distintos procesos de la empresa, para que los informes a gerencia presenten un mismo formato y faciliten la interpretacin de los datos que contengan.

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2.2 Cul sera el orden de prioridades en los requerimientos? Entre las necesidades de informacin solicitadas por Gerencia podemos entonces establecer un criterio de prioridades requeridas por este, sern los siguientes: Crear la base de datos. Estandarizacin de datos. Estandarizacin de los reportes. Generar reportes especficos. Generar estadsticas. Que el tiempo de respuesta del sistema se encuentre dentro de los mrgenes aceptables para el usuario, dentro de la factibilidad tcnica del sistema. Que la pantalla que utilice el usuario entregue resultados claros y concisos y a la vez su manejo sea sencillo. 2.3 Cules seran los niveles de los requerimientos? (Operacional, tctico y estratgico). Operacional: Una estandarizacin de datos. Tiempo de respuesta. Que la pantalla que utilice el usuario entregue resultados claros, concisos, precisos y de sencilla interpretacin. Tctico: Generar reportes a gerencia. Administrar la base de datos (mantener, generar, eliminar y ordenar registros tanto de productos como de clientes). Estratgico: Generar informacin estadsticas para la toma de decisiones .

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2.4 Cules seran los requerimientos funcionales y cuales no funcionales? Funcionales: Una estandarizacin de datos. Tiempo de respuesta. Generar reportes a gerencia. Administrar la base de datos. Generar estadsticas.

No funcionales: Que la pantalla que utilice el usuario entregue resultados claros y concisos y a la vez su manejo sea sencillo.

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Conclusin:
Para finalizar el presente informe podemos destacar que: El primer paso en el diseo no es de ndole tcnico, sino conductual. La introduccin de un sistema de informacin administrativa supone cambios en las funciones, condicin y poder de los individuos. Los gerentes y los diseadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una organizacin, y darse cuenta de que un sistema de informacin entregar como resultado una mejora del negocio, traducible en terminos monetarios. Segundo, luego del anlisis de la situacin actual y de las necesidades de los usuarios, estimamos que la implantacin del sistema debe estar focalizada en un control de ventas e inventario, capaz de arrojar resultados estadsticos y que maneje una serie de datos provenientes tanto de clientes, como productos y sus respectivos proveedores, tal como lo seala el detalle de los requerimientos. Finalmente y como ultima idea, debe notarse que para una expansin del negocio y de sus ingresos, y a la vez organizar, controlar y evitar perdidas, una de las soluciones y pasos primordiales es la instauracin de un Sistema de Informacin Administrativa.