ACT - Taller de Gestión de Proyectos - S1 - IMP

Introduccin a la de Gestin de Proyectos
Conceptos Bsicos de Gestin de Proyectos
agosto de 2009
Esta informacin es confidencial; no se permite su distribucin a terceros sin previo consentimiento escrito de Steering.
Qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o PMBOK resultado nico. Las principales caractersticas de un proyecto son: Un objetivo establecido; Un espacio de tiempo definido entre inicio y fin; Usualmente, el involucramiento de varios departamentos y profesionales; Un resultado nico, que no exista antes; Requerimientos de tiempo, costo y desempeo
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Criterios de xito

Incrementar valor para los accionistas; Satisfacer a los interesados; Alcanzar los objetivos; Cumplir especificaciones Cumplir con Tiempo, Costo y Calidad; Generar beneficios al contratista;
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Factores Crticos de xito

Claridad en los objetivos y direccin; Soporte Ejecutivo y Organizacional; Especificacin detallada del proceso de implantacin; Interaccin con los interesados; Buscar, seleccionar y formar el equipo de trabajo; Habilidades tcnicas; Venta del producto final a los usuarios involucrados; Monitoreo y retroalimentacin (oportuno y completo); Comunicacin y distribucin de informacin; Habilidad para manejar problemas y riesgos;
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Elementos Bsicos
INTERESADOS
ORGANIZACIN
RESTRICCIN
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Elementos Bsicos: Interesados

Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan activamente en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin o terminacin del proyecto. Tambin pueden influir sobre el proyecto, los entregables y los miembros del equipo.
PMBOK
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Entorno del Proyecto: Interesados

OPERACIONES OPERACIONES SPONSOR SPONSOR EJECUTIVOS EJECUTIVOS
DUEO DUEO / / ACCIONISTAS ACCIONISTAS
EQUIPO DE INTERESADOS PROYECTO
PROVEEDORES PROVEEDORES / / SOCIOS SOCIOS
OTROS OTROS INTERESADOS INTERESADOS
CLIENTES CLIENTES / / USUARIOS USUARIOS
PROYECTO ORGANIZACIN
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Identificar TODOS !! los interesados. Evaluarlos en trminos de su actitud hacia el proyecto, su poder para influenciar el proyecto y el nivel de inters en el xito o fracaso del proyecto. Establecer la estrategia para gestionar a los interesados.
INTERESADO REA ACTITUD PODER INTERS TIPO
+/-
+/-
+/-
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GIGANTE DORMIDO
DE
CONOCIDO
BOMBA DE TIEMPO
AMIGO
SABOTEADOR
PIEDRA EN EL ZAPATO
- INTERS +
IRRITANTE
ACTITUD
/9
SALVADOR
PO
Elementos Bsicos: Organizacin

La madurez de la organizacin con respecto a su sistema de gestin de proyectos, su cultura, su estilo, su estructura de la organizacin y su oficina de gestin de proyectos pueden tambin influir en el proyecto.
PMBOK
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Elementos Bsicos: Organizacin

L A N
OR PR IEN OY T A EC D A TO A S
N U F
O I C
ORGANIZACIN
M A T RI FU CIAL E R TE
IAL C I R T A M IL D B
MATRICIAL EQUILIBRADA
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Entorno del Proyecto: Organizacin

Gerente Gerente General General
Gerente Gerente Funcional Funcional Staff Staff Staff Staff Staff Staff
Coordinacin del Proyecto
FUNCIONAL
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MATRICIAL DBIL
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Gerente Gerente Funcional Funcional Staff Staff Staff Staff
Jefe Jefe de de Proyecto Proyecto
MATRICIAL EQUILIBRADA
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Gerente Gerente de de Jefes de Jefes de Proyecto Proyecto Jefe Jefe de de Proyecto Proyecto Jefe Jefe de de Proyecto Proyecto Jefe Jefe de de Proyecto Proyecto
MATRICIAL FUERTE
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Gerente Gerente de de Proyecto Proyecto // JP JP Staff Staff Staff Staff Staff Staff
ORIENTADA A PROYECTOS
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ALTA TIEMPOS DE COORDINACIN
BAJA
Control Control Presupuestario Presupuestario
Gerente Funcional
Compartido Compartido
Gerente de Proyecto
Funcional
Autoridad del Gerente de Proyecto; Disponibilidad de Recursos Dedicacin del Gerente de Proyecto y equipo de gestin de proyecto
Orientada a Proyectos
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Elementos Bsicos: Restriccin

Los directores del proyecto a menudo hablan de una triple restriccin - alcance, tiempos y costos del proyecto - a la hora de gestionar los requisitos concurrentes de un proyecto. Los proyectos de alta calidad entregan el producto, servicio o resultado requerido con el alcance solicitado, puntualmente y dentro del presupuesto. La relacin entre estos tres factores es tal que si cambia cualquiera de ellos, se ve afectado por lo menos otro de los factores.
PMBOK
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Entorno del Proyecto: Triple Restriccin
COSTO ALCANCE
TIEMPO
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COSTO
a3
a2
a1
Menor plazo posible
Punto de costo mnimo
TIEMPO
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Identificar las restricciones de tiempo, costo y alcance (desempeo); Determinar la jerarqua de las restricciones:
ALCANCE DRIVER MEDIA DBIL TIEMPO COSTO
Determinar la estrategia a seguir en el proyecto (explotar la restriccin dbil).
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Ciclo de Vida del Proyecto

Para facilitar la gestin, los directores de proyectos o la organizacin pueden dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organizacin ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de PMBOK vida del proyecto.

Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada fase; Cundo se deben generar los entregables en cada fase y cmo se revisa, verifica y validan; Quin est involucrado en cada fase: Cmo controlar y aprobar cada fase.
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Ciclo de Vida del Proyecto

Conceptualizacin Planificacin Implementacin Cierre
INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS
NIVEL DE RECURSOS / COSTOS
COSTO DE LOS CAMBIOS
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Qu es la Gestin de Proyectos?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo
PMBOK
Dirigir un proyecto por lo general implica: Identificar requisitos y objetivos; Abordar necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados, segn se planifica y ejecuta el proyecto; Equilibrar las restricciones del proyecto; Adaptar el estilo de gestin a la organizacin.
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Evolucin de la Gestin de Proyectos

1969 1969 - Nace Nace PMI PMI 1966 1966 - Nace Nace IPMA IPMA 1975 1975 - Nace Nace APM-UK APM-UK 1976 1976 - Nace Nace PMF PMF (actual (actual AIPM) AIPM) 1982 1982 - Nace Nace AFMP AFMP Body of Knowledge Performance-based competency APMUK standards for project managers Australian Government Guide to Project Management British Standards Board PRINCE2 UK Government OPM3 PMBOK (2) PMI PMI 1999 1999 - Nace Nace AAPM AAPM 2003 2003 - Nace Nace IAPPM IAPPM 2004 2004 - Nace Nace APLN APLN A Guide to Governnace of Project Management APMUK PMBOK (3) PMI
CPM
EVM US Government PERT US DoD
1950 1950
1960 1960
PMBOK (1) PMI
1990 1990
V-Model BMV & BWB ISO 10006 CCPM E.Goldratt
2000 2000
IPMA Competence Baseline IPMA
2006 2006
Program Management & Portfolio Management Standards PMI
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Modelos Metodolgicos
PMBOK / Project Management Body of Knowledge:

La finalidad principal de la Gua del PMBOK es identificar el subconjunto de Fundamentos de la Direccin de Proyectos (suma de conocimientos en la profesin de direccin de proyectos) generalmente reconocidos como buenas prcticas.
PRINCE2 / Project in Controlled Environments:

PRINCE2 es un mtodo estructurado para una efectiva gestin de proyectos. Est basado en las experiencias de los resultados de proyectos, gerentes de proyecto y equipos de proyecto que han contribuido, algunos desde sus errores u omisiones, y otros desde su xito.
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Modelos de Madurez / Capacidad

OPM3: Organizational Project Management Maturity Model Project Management Institute Association of Project Management / UK PRINCE2 Maturity Model P3M3: Portfolio, Program and Project Management Maturity Model ProjectFRAMEWORK International Project Management Association CMM: Capability Maturity Model
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Modelos de Gestin de Proyectos

Los modelos de Gestin de Proyectos tienen su origen en los sistemas de calidad. Qu es Calidad?
Totalidad Totalidad de de las las caractersticas caractersticas de de una una entidad entidad que que le le confieren confieren la la aptitud aptitud para para satisfacer satisfacer las las necesidades necesidades establecidas establecidas e e implcitas. implcitas.
ISO ISO 8402 8402
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Calidad

El concepto de calidad es relacional. Los modelos de gestin de proyectos son, en esencia, procesos de calidad. Cunto cuesta la calidad? Los Los costos costos de de la la calidad calidad son son los los costos costos totales totales incurridos incurridos en en inversiones inversiones para para prevenir prevenir el el incumplimiento incumplimiento de de los los requisitos, requisitos, evaluar evaluar la la conformidad conformidad del del producto producto o o servicio servicio con con los los requisitos, requisitos, y y por por no no cumplir cumplir con con los los requisitos requisitos
PMBOK PMBOK
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Ciclo de Calidad
Actuar Actuar
Controlar Controlar
Planificar Planificar
Hacer Hacer
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Grupos de Procesos PMBOK
Controlar Controlar
Cerrar Cerrar
Iniciar Iniciar
Ejecutar
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Grupos de Procesos PMBOK
Ejecucin
Intensidad de los Grupos de Procesos
Planificacin Seguimiento y Control
Iniciacin
Cierre
Tiempo del Proyecto
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reas de Conocimiento PMBOK

Gestin de Integracin Gestin de Alcance Gestin del Tiempo Gestin de Costos Gestin de Calidad Gestin de Recursos Humanos Gestin de Riesgos Gestin de la Comunicacin Gestin de Abastecimiento
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Procesos de Gestin de Proyectos

Los procesos de direccin de proyectos se presentan como elementos discretos con interfaces bien definidas. Sin embargo, en la prctica, se superponen e interactan de maneras que no se detallan totalmente en esta gua. ,la aplicacin de los procesos de direccin de proyectos a un proyecto es repetitiva, y muchos de los procesos son reiterados y revisados durante el proyecto.
PMBOK
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Controlar Controlar Cerrar Cerrar
Procesos de Iniciacin
Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Planificacin Planificacin
Iniciar Iniciar
Ejecutar Ejecutar
Desarrollar Desarrollar el el Acta Acta de de Constitucin Constitucin del del Proyecto Proyecto
Identificar Identificar a a los los Interesados Interesados
Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Ejecucin Ejecucin
Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Seguimiento Seguimiento y y Control Control
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Procesos de Planificacin
Desarrollar Desarrollar el el Plan Plan de de Gestin Gestin del del Proyecto Proyecto Recopilar Recopilar Requisitos Requisitos Definicin Definicin del del Alcance Alcance
Iniciar Iniciar
Ejecutar Ejecutar
Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Iniciacin Iniciacin
Crear Crear EDT EDT Planificacin Planificacin de de la la Gestin Gestin de de Riesgos Riesgos Definicin Definicin de de las las Actividades Actividades Estimacin Estimacin de de Recursos Recursos de de las las Actividades Actividades Estimacin Estimacin de de Costos Costos
Planificacin Planificacin de de los los Recursos Recursos Humanos Humanos
Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Ejecucin Ejecucin Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Seguimiento Seguimiento y y Control Control Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Cierre Cierre
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Identificacin Identificacin de de Riesgos Riesgos
Establecimiento Establecimiento de de la la secuencia secuencia de de Actividades Actividades
Estimacin Estimacin de de la la Duracin Duracin de de las las Actividades Actividades
Preparacin Preparacin del del Presupuesto Presupuesto de de Costos Costos
Planificacin Planificacin de de Calidad Calidad
Anlisis Anlisis Cualitativo Cualitativo de de Riesgos Riesgos
Desarrollo Desarrollo del del Cronograma Cronograma
Planificacin Planificacin de de la la Comunicacin Comunicacin
Anlisis Anlisis Cuantitativo Cuantitativo de de Riesgos Riesgos
Planificacin Planificacin de de la la Respuesta Respuesta a a Riesgos Riesgos
Planificacin Planificacin de de Compras Compras y y Adquisiciones Adquisiciones

Procesos de Ejecucin
Realizar Realizar Aseguramiento Aseguramiento de de Calidad Calidad
Iniciar Iniciar
Ejecutar Ejecutar
Adquirir Adquirir el el Equipo Equipo de de Proyecto Proyecto Dirigir Dirigir y y Gestionar Gestionar la la Ejecucin Ejecucin del del Proyecto Proyecto
Desarrollar Desarrollar al al Equipo Equipo de de Proyecto Proyecto
Gestionar Gestionar al al equipo equipo de de Proyecto Proyecto
Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Planificacin Planificacin Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Seguimiento Seguimiento y y Control Control Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Cierre Cierre
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Desarrollar Desarrollar Compras Compras
Distribuir Distribuir Informacin Informacin del del Proyecto Proyecto
Gestionar Gestionar las las expectativas expectativas de de los los Interesados Interesados

Procesos de Seguimiento y Control

Supervisar Supervisar y y Controlar Controlar el el Trabajo Trabajo del del Proyecto Proyecto Informar Informar el el Rendimiento Rendimiento
Iniciar Iniciar
Ejecutar Ejecutar
Verificacin Verificacin del del Alcance Alcance
Control Control del del Alcance Alcance
Control Control del del Cronograma Cronograma
Control Control de de Costos Costos
Control Control Integrado Integrado de de Cambios Cambios
Seguimiento Seguimiento y y Control Control de de Riesgos Riesgos
Realizar Realizar Control Control de de Calidad Calidad
Administracin Administracin del del Contrato Contrato
Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Cierre Cierre

/ 38

Procesos de Cierre
Iniciar Iniciar
Ejecutar Ejecutar
Cerrar Cerrar Proyecto Proyecto
Cierre Cierre del del Contrato Contrato
Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Seguimiento Seguimiento y y Control Control
/ 39
agosto de 2009
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Factores Crticos de xito

Elementos Bsicos: Interesados

Entorno del Proyecto: Interesados

DUEO DUEO / / ACCIONISTAS ACCIONISTAS

EQUIPO DE INTERESADOS PROYECTO

PROVEEDORES PROVEEDORES / / SOCIOS SOCIOS

OTROS OTROS INTERESADOS INTERESADOS

CLIENTES CLIENTES / / USUARIOS USUARIOS

Entorno del Proyecto: Interesados

Entorno del Proyecto: Interesados

Elementos Bsicos: Organizacin

Elementos Bsicos: Organizacin

Entorno del Proyecto: Organizacin

Coordinacin del Proyecto

Entorno del Proyecto: Organizacin

Coordinacin del Proyecto

Entorno del Proyecto: Organizacin

Gerente Gerente Funcional Funcional Staff Staff Staff Staff

Jefe Jefe de de Proyecto Proyecto

Coordinacin del Proyecto

Entorno del Proyecto: Organizacin

Coordinacin del Proyecto

Entorno del Proyecto: Organizacin

Coordinacin del Proyecto

Entorno del Proyecto: Organizacin

Control Control Presupuestario Presupuestario

Elementos Bsicos: Restriccin

Entorno del Proyecto: Triple Restriccin

Entorno del Proyecto: Triple Restriccin

Menor plazo posible

Punto de costo mnimo

Entorno del Proyecto: Triple Restriccin

Determinar la estrategia a seguir en el proyecto (explotar la restriccin dbil).

Ciclo de Vida del Proyecto

Ciclo de Vida del Proyecto

INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS

NIVEL DE RECURSOS / COSTOS

COSTO DE LOS CAMBIOS

Evolucin de la Gestin de Proyectos

EVM US Government PERT US DoD

PMBOK / Project Management Body of Knowledge:

PRINCE2 / Project in Controlled Environments:

Modelos de Madurez / Capacidad

Modelos de Gestin de Proyectos

Grupos de Procesos PMBOK

Grupos de Procesos PMBOK

Intensidad de los Grupos de Procesos

Planificacin Seguimiento y Control

Tiempo del Proyecto

reas de Conocimiento PMBOK

Procesos de Gestin de Proyectos

Procesos de Gestin de Proyectos

Identificar Identificar a a los los Interesados Interesados

Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Ejecucin Ejecucin

Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Seguimiento Seguimiento y y Control Control

Procesos de Gestin de Proyectos

Grupo Grupo de de Procesos Procesos de de Iniciacin Iniciacin

Planificacin Planificacin de de los los Recursos Recursos Humanos Humanos

Identificacin Identificacin de de Riesgos Riesgos

Establecimiento Establecimiento de de la la secuencia secuencia de de Actividades Actividades

Estimacin Estimacin de de la la Duracin Duracin de de las las Actividades Actividades