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Automatizacin de la Fuerza de Ventas

5 Elementos Clave para su Estrategia de SFA


Si uno de sus objetivos de negocio principales es incrementar la PRODUCTIVIDAD COMERCIAL, entonces usted debe evaluar en detalle la implementacin de una estrategia de Automatizacin de la Fuerza de Ventas (SFA) al interior de su organizacin. Este documento le puede brindar las bases para entender cmo hacerlo.
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5 Elementos Clave para su Estrategia de SFA (Automatizacin de la Fuerza de Ventas)


Documento de Trabajo desarrollado por Mind de Colombia

SFA como base para incrementar la PRODUCTIVIDAD COMERCIAL en su organizacin


Introduccin
Sigla que corresponde a Automatizacin de la Fuerza de Ventas. Prctica utilizada para mejorar la planeacin, control y seguimiento a las actividades de un grupo comercial La palabra Automatizacin no es la ms indicada. Realmente lo que se busca es incrementar la Productividad del grupo de asesores comerciales a travs de procesos y tecnologas que les permita hacer mejor su trabajo Viene de la sigla en ingls Sales Force Automation - SFA Consiste en una estrategia que a travs de procesos de negocio bien elaborados y uso de tecnologa informtica y comunicaciones, se incrementa la Productividad Comercial y se profesionaliza la labor de visita comercial directa. Implica planeacin, ejecucin, control y seguimiento. El trmino de Automatizar puede sonar muy Robotizado y lo que no se desea es que los vendedores acten como Robots Todo lo contrario, el vendedor del siglo XXI debe ser un profesional altamente capaz, flexible y adaptable a las condiciones de cada una de las oportunidades de negocio Profesionalizacin de los Consultores Empresariales Movilidad = Estar ms cerca al cliente, ms tiempo en contacto con clientes potenciales y actuales Lo que se debe cumplir hoy en da es con: Informacin = Elementos que le permitan al Consultor Comercial presentar propuestas de negocio ms orientadas a las necesidades del cliente y sus objetivos de negocio Optimizar los flujos de informacin y el Proceso de Gestin Comercial

Qu es SFA?

5 Elementos Clave para su Estrategia de SFA (Automatizacin de la Fuerza de Ventas)


Primer Elemento: 5 seales que indican que usted necesita "Automatizar su Fuerza de Ventas"
1. El rol del vendedor o asesor comercial est evolucionando de un simple "Toma Pedidos" a un funcionario que debe brindar mayor valor agregado a la relacin con el cliente

5 seales que indican que usted


necesita "Automatizar su Fuerza de Ventas" 1. Es un imperativo incrementar la productividad
comercial de su equipo de ventas

2. Los clientes empresariales mantendrn mejores relaciones comerciales con personas que les brinden apoyo al logro de sus objetivos de negocio, a que les vaya bien a sus empresas

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3. Esto hace que sea necesario optimizar al mximo el uso de los recursos con apoyo de procesos bien diseados y uso de la tecnologa de informacin y comunicaciones (TIC's) 4. El recurso humano es una de los factores productivos ms costosos hoy en da. Cada vez las empresas asignan objetivos ms retadores en crecimiento en ventas y cubrimiento del mercado, al tiempo que los recursos disponibles cada vez son ms ajustados, es decir el reto es hacer ms con menos 5. Incrementar la productividad comercial quiere decir lograr el cumplimiento o exceder las metas comerciales con los recursos asignados, al tiempo que se mantiene un alto nivel de satisfaccin del cliente y de lealtad a la empresa 6. Desarrollar una adecuada planeacin de la gestin comercial, comunicarla a las fuerza comercial y ponerla en marcha es parta crucial de la ventaja competitiva que debe lograr un grupo comercial altamente productivo 1. El principal objetivo del Consultor Comercial es cumplir o exceder las metas comerciales. Aquel consultor que este ms cercano a sus clientes con contactos personalizados (cara a cara) tendr mayores probabilidades de alcanzar sus objetivos 2. Si el consultor comercial debe gastar una parte importante de su tiempo desarrollando labores administrativas, llenando informes, escalando solicitudes, etc., menor tiempo estar de cara al cliente

1. Es un imperativo incrementar la productividad


comercial de su equipo de ventas

5 seales que indican que usted


necesita "Automatizar su Fuerza de Ventas"

2. La fuerza de ventas gasta una importante


cantidad de tiempo en labores administrativas y reuniones internas

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3. Hoy en da una fuerza comercial que gaste ms de un 10% de su tiempo en actividades administrativas internas no es productiva y sus probabilidades de lograr los resultados bajan considerablemente 1. La retroalimentacin de la ejecucin del plan de gestin comercial es fundamental para poder tomar las medidas correctivas del caso 2. El grupo comercial no puede "Navegar sin instrumentos". Para esto es necesario contar con indicadores fundamentales que permitan revisar permanentemente el comportamiento de todo el grupo y el cumplimiento de los planes y estrategias definidas 3. Si para usted es complicado tener lecturas peridicas de esos indicadores, si estas no son veraces, si necesita recurrir a otras reas para obtener la informacin, es un claro indicador de que usted tiene problemas en sus sistema de informacin de gestin comercial 1. Existencia de compromisos pactados por el asesor comercial que no pueden ser cumplidos por la empresa 2. Problemas en la comunicacin entre el asesor comercial y las reas de apoyo de la empresa que generan fallas en el cumplimiento de los compromisos con el cliente 3. Fallas en el flujo oportuno de la informacin que generan problemas en la coordinacin de las actividades para cumplir con los compromisos pactados con los clientes 4. Fallas en las entregas de producto o prestacin del servicio debido a problemas en la informacin fuente generada por el asesor comercial

3. Obtener informacin oportuna y veraz sobre la


gestin comercial es dispendioso y demorado

5 seales que indican que usted


necesita "Automatizar su Fuerza de Ventas"

4. Los clientes manifiestan inconformidad en la


forma como la empresa atiende y cumple con los compromisos pactados

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1. El asesor comercial se siente el "dueo" del cliente y resa entregar la informacin detallada de el cliente a alguien ms dentro de la empresa 2. No existen los mecanismos para que la informacin completa de la relacin con el cliente sea registrada en los sistemas de informacin de la empresa 3. Cuando hay rotacin del personal de ventas, la informacin que se tiene del cliente desaparece con el vendedor 4. No existe un proceso claro para administrar la informacin de "Conocimiento del Cliente" y est se encuentra en poder de los asesores comerciales

5 seales que indican que usted


necesita "Automatizar su Fuerza de Ventas"

5. El conocimiento de los clientes lo tiene el asesor


comercial y esta informacin no est un ninguna base de datos de la empresa

Segundo Elemento: 3 Componentes Bsicos para definir su iniciativa de Automatizacin de la Fuerza de Ventas
1. Establecer como debe ser el flujo de informacin entre el rea comercial y las dems reas de la empresa

3 Componentes Bsicos para definir su


iniciativa de Automatizacin de la Fuerza de Ventas

1. Especificacin clara sobre el proceso comercial y


su relacin con otros procesos de la organizacin

2. Definicin clara de quienes intervienen en los procesos comerciales, tiempos especificados de ejecucin de actividades y manejo de la informacin que se debe tener en cada proceso 3. Identificacin clara de las actividades relacionadas con procesos de Back Office y Front Office: Back Office: Actividades de apoyo a la gestin comercial, especialmente relacionadas con presupuestos de ventas, planes de incentivos, herramientas de apoyo a la gestin comercial, metas y objetivos, indicadores, etc.

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SFA como base para incrementar la PRODUCTIVIDAD COMERCIAL en su organizacin 1. Especificacin clara sobre el proceso comercial y
su relacin con otros procesos de la organizacin 4. Identificacin clara de las actividades relacionadas con procesos de Back Office y Front Office: Front Office: Actividades realizadas por la fuerza comercial de cara al cliente. Interacciones directas con el cliente 1. Definicin de un mtodo de ventas que sea utilizado por la fuerza comercial y que agregue valor a la relacin con el cliente

2. Claridad sobre un Mtodo de Ventas claro y


efectivo que aplique la Fuerza de Ventas

2. Identificacin clara de los indicadores de gestin que permitan medir el cumplimiento del mtodo de ventas 3. Definicin de mecanismos de planeacin y control de la aplicacin de la metodologa de ventas que garantice su cumplimiento en bien de la relacin con el cliente y del cumplimiento de los objetivos comerciales 1. Convencimiento total por parte de la direccin de ventas en la importancia y utilidad de una estrategia de SFA para el logro de sus objetivos y la mejora de la productividad comercial 2. Compromiso de la direccin de ventas y de la direccin de la compaa en la asignacin de los recursos necesarios para llevar a cabo la exitosa implementacin de la estrategia de SFA (recursos humanos, financieros y logsticos) 3. Participacin activa de la direccin de ventas en el desarrollo del proyecto de implementacin de la estrategia de SFA. Las guas y directrices establecidas por la direccin de ventas es fundamental

3 Componentes Bsicos para definir su


iniciativa de Automatizacin de la Fuerza de Ventas

3. Fuerte compromiso de la alta direccin y de la


principal cabeza del rea comercial en la implantacin de una estrategia de SFA

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3 Componentes Bsicos para definir su


iniciativa de Automatizacin de la Fuerza de Ventas

3. Fuerte compromiso de la alta direccin y de la


principal cabeza del rea comercial en la implantacin de una estrategia de SFA

4. Total compromiso en el uso de los procesos y herramientas implementadas como parte de la estrategia de SFA y la exigencia a su equipo de trabajo del cumplimiento de cada uno de los procesos y del registro de la informacin a travs de los mecanismos establecidos para este fin

Tercer Elemento: 4 fases para la evaluacin y adquisicin de una solucin de SFA


1. Determinar en qu acciones especficas de la labor comercial es necesario el uso de una herramienta informtica y cules son las reglas de negocio que la herramienta debe soportar 2. Definir cules son las caractersticas funcionales y ergonmicas que la herramienta debe tener para apoyar de manera efectiva cada una de las actividades identificadas en el paso anterior 3. Definicin del tipo de tecnologa ms adecuado para cada uno de los usuarios que ejecutan las actividades comerciales, ya sean estas de apoyo (Back Office) o de contacto directo con el cliente o potencial cliente (Front Office) 4. Definicin de condiciones de Adaptabilidad, Integracin y Escalabilidad que debe reunir la herramienta para apoyar el futuro desarrollo del negocio 1. Establecer los criterios para elaborar una "Lista Corta" de alternativas de solucin. Estos deben incluir: funcionalidad, experiencia, costos de inversin, viabilidad a largo plazo, conocimiento en las reas de aplicacin 2. Identificacin en el mercado de alternativas. Uso de diferentes fuentes de informacin (Web, Catlogos de Soluciones, Referencias de otras empresas, etc.) para identificar los proveedores de este tipo de soluciones 7
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1. Definicin detallada de la funcionalidad requerida


y la tecnologa en una herramienta de SFA

4 fases para la evaluacin y


adquisicin de una solucin de SFA

2. Seleccin de alternativas de solucin

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3. Evaluacin preliminar y seleccin de los mejor calificados. Uso de mtodos como el RFI (Request for Information) para analizar los criterios establecidos en el primer paso de este apartado y poder elaborar la "Lista Corta" de opciones a evaluar en detalle 1. Establecer una metodologa que permita realizar una evaluacin efectiva de las soluciones de la "Lista Corta". Definir quienes participan en la evaluacin (que funcionarios de la empresa), cuales son los criterios de evaluacin con sus respectivos pesos y cul es el procedimiento para realizar dicha evaluacin 2. Los criterios que generalmente se evalan en las soluciones de tipo SFA son: Cumplimiento de la funcionalidad requerida (no es el que ms funciones tenga, es el que tenga las funciones establecidas como prioritarias para la empresa) El costo adecuado: El valor de la inversin se adapta al presupuesto con el cual cuenta la empresa Efectividad de implementacin y uso: Proceso de implementacin rpido sin sacrificar calidad ni alcance y rpida adopcin de uso por parte de los usuarios 3. Algunas actividades recomendadas para realizar una evaluacin profunda de las alternativas de solucin: Validar la experiencia del proveedor (visitas a clientes, entrevistas con usuarios, etc.) Validar conocimiento de procesos comerciales y de venta por parte del proveedor (es necesario contar con conocimiento en procesos comerciales, esto ayuda a realizar una implementacin ms efectiva) Validar procesos de soporte y apoyo hacia el futuro del proveedor (capacidad para mantener al da la herramienta y planes de inversin para desarrollo de la misma) 8
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2. Seleccin de alternativas de solucin

4 fases para la evaluacin y


adquisicin de una solucin de SFA 3. Evaluacin de cada una de las alternativas
seleccionadas

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1. Establezca un plan de pagos relacionado con los entregables del proyecto

4 fases para la evaluacin y


adquisicin de una solucin de SFA

4. Contratacin de una solucin de SFA

2. Coordine correctamente la entrega de cada uno de los elementos contratados para el proyecto. Si contrata con un proveedor hardware, con otro comunicaciones y con otro software aplicativo, coordine todos los aspectos para orquestar correctamente entregas, instalacin, pruebas, etc.

Cuarto Elemento: 4 fases crticas para implementar de forma exitosa su estrategia de SFA
1. Asignacin del equipo de trabajo idneo por parte de la empresa y del proveedor del sistema de SFA. Es importante tener presente que las fases de planeacin y validacin de requerimientos funcionales es la ms importante y requiere los mejores recursos disponibles 2. Involucrar desde el inicio del proyecto a lderes dentro de la fuerza comercial que despus hagan la funcin de "Sponsor" o promotor del sistema y sirvan de ejemplo para facilitar la adopcin por parte de otros usuarios del sistema

4 fases crticas para implementar de


forma exitosa su estrategia de SFA

1. Asignacin de los recursos idneos por parte de


su empresa y del proveedor de la solucin de SFA

3. Poner a disposicin del proyecto los recursos tecnolgicos requeridos en cantidad y calidad para no generar demoras en el proyecto debido a problemas de IT y comunicaciones 4. Integrar al equipo de trabajo una funcin de Manejo del Cambio. Debido al impacto que un proyecto de SFA tiene en la Fuerza de Ventas, es importante planear y ejecutar acciones concretas para conducir al grupo de manera correcta hacia la adopcin exitosa del sistema en su gestin de ventas

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5. Determinacin clara de los recursos necesarios para realizar los ajustes de procesos de negocio que se han determinado para mejorar la productividad comercial de la organizacin 1. Validacin y revisin detallada de los requerimientos funcionales del sistema SFA. Es importante llegar al mnimo detalle de la forma como se espera que opere el sistema como apoyo a cada uno de los procesos del negocio 2. Es altamente recomendable el uso de tcnicas de Gerencia de Proyectos para garantizar el cumplimento del mismo dentro del tiempo, costo y calidad especificado al inicio del proyecto. Se pueden utilizar los estndares establecidos por el PMI (Project Management Institute). Ajustes o mejoras en procesos de negocio relacionados con las actividades comerciales Manejo del Cambio: Acciones encaminadas al manejo del factor humano dentro del desarrollo del proyecto y en la fase de adopcin de la tecnologa por parte de los diferentes grupos de usuarios Anlisis del tipo de datos, cantidad, calidad y fuentes de los mismos para determinar las acciones necesarias que permitan garantizar contar con la informacin. Validacin detallada de los procesos en los cuales se hace uso de herramientas tecnolgicas, desempeo esperado y uso que se espera

1. Asignacin de los recursos idneos por parte de


su empresa y del proveedor de la solucin de SFA

4 fases crticas para implementar de


forma exitosa su estrategia de SFA

2. Determinacin formal y clara del alcance del


proyecto y de las variables de Tiempo, Costo y Calidad esperada de la implementacin del proyecto 3. Revisin detallada del alcance del proyecto y de las actividades a ejecutar con relacin a:

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3. Elaboracin y divulgacin de un Plan de Trabajo detallado del proyecto incluyendo todos los elementos que este implica y los compromisos que cada uno de los participantes deben cumplir dentro del mismo 4. Determinacin y divulgacin de un protocolo o procedimiento para el manejo de problemas y crisis, que permita el manejo correcto de estas situaciones (siempre se presentan) 1. Asignacin de un Lder del Proyecto que pertenezca al rea de influencia del proyecto, es decir del rea de ventas. El rea de ventas debe ser la que lidera todo el proceso y debe contar con el apoyo de otras reas de la organizacin para llevar a cabo con xito la implementacin del proyecto

2. Determinacin formal y clara del alcance del


proyecto y de las variables de Tiempo, Costo y Calidad esperada de la implementacin del proyecto

4 fases crticas para implementar de


forma exitosa su estrategia de SFA 3. Ejecucin del plan de trabajo de acuerdo con lo
establecido, seguimiento, control y ajustes

2. Uso de tcnicas de gerencia de proyectos para poder realizar un seguimiento detallado del cumplimiento del plan de trabajo del proyecto 3. Revisin de avances y logros por parte de un comit de direccin del proyecto de tal forma que se pueden identificar potenciales problemas y se puedan tomar decisiones que permitan desarrollar el proyecto de manera exitosa 1. Uno de los problemas ms complejos en la implementacin de proyectos de SFA es la adopcin por parte de los usuarios del sistema

4. Seguimiento detallado al proceso de adopcin


del uso del sistema en los procesos de negocio

2. Es necesario definir un plan de trabajo que permita hacer un seguimiento y acompaamiento en el uso del sistema para identificar potenciales problemas de tipo tcnico y problemas de tipo humano

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3. Establecer un proceso de comunicacin o "Socializacin" de la estrategia de SFA que permita entregar mensajes muy claros del objetivo de esta iniciativa y de los beneficios que cada uno de los participantes en el proceso obtendrn.

4 fases crticas para implementar de


forma exitosa su estrategia de SFA

4. Seguimiento detallado al proceso de adopcin


del uso del sistema en los procesos de negocio

4. Definir los mecanismos de control, motivacin y sancin a toda la comunidad de usuarios, comunicar como operan estos mecanismos y aplicarlos en cada una de las situaciones que as lo ameritan

Quinto Elemento: 4 beneficios principales con la implementacin de SFA


1. Mejor asignacin de prospectos y clientes a la fuerza comercial 2. Mejora en los procesos de planeacin de visitas comerciales 3. Mejoras en la asignacin de tiempos para visitar y atender a los clientes ms valiosos para la empresa 4. Menos tiempo dedicado por parte de la fuerza comercial en labores administrativas internas 5. Mejor identificacin de oportunidades de negocio 6. Mejores mecanismos de seguimiento y control a la fuerza comercial, lo cual permite asignar los recursos de la manera ms eficiente posible, medir el progreso de cara a los objetivos establecidos y corregir las desviaciones que se presenten de la manera ms expedita posible 7. Mejores herramientas de trabajo para la fuerza comercial, lo cual permite el desarrollo de sus labores de manera ms profesional y con mejor imagen ante los clientes

4 beneficios principales con la


implementacin de SFA

1. Incremento en la Productividad Comercial.


Mejoras en los siguientes factores:

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1. La informacin de los clientes pertenece a la empresa. Un proyecto de SFA permite que esta informacin se almacene y se gestione de forma estructurada, desarrollando una importante base de informacin de los clientes 2. Se genera una independencia de la rotacin de personal en la fuerza de ventas y se pueden generar cambios y transiciones menos traumticas en la atencin a los cliente 3. Se puede complementar este conocimiento con la informacin registrada en otros canales de interaccin (telfono, mail, web, puntos de atencin, etc.), enriqueciendo el conocimiento completo del cliente 4. Generacin de informacin que puede ser de vital importancia para el desarrollo de estrategias de mercadeo. La fuerza de ventas puede adquirir y compartir informacin de forma estructurada con otras reas de la empresa, que sirva para definir nuevas estrategias y respuestas a acciones competitivas 1. Contar con un canal de atencin personalizada ms profesional hace que los clientes perciban un mejor servicio 2. Un sistema de SFA bien estructurado e integrado con la cadena de valor de la empresa, debe lograr que la informacin fluya mucho mejor, generando un nivel de servicio mejorado para el cliente 3. Una adecuada estrategia de manejo del canal de Visita Directa con una fuerza de ventas profesionalizada podr generar una mejora en la satisfaccin del cliente, lo cual se deber traducir en ms negocios. Un enfoque en el cual el asesor comercial pase de ser un toma pedidos a realmente brindar valor en la relacin con el cliente, puede desarrollar un mayor nivel de lealtad del clientes

2. Construccin de una base de Conocimiento


Comercial

4 beneficios principales con la


implementacin de SFA

3. Mejora en el servicio y atencin al cliente

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SFA como base para incrementar la PRODUCTIVIDAD COMERCIAL en su organizacin 3. Mejora en el servicio y atencin al cliente
4. La adecuada aplicacin de guiones de visita utilizados por parte de la fuerza de ventas, har que el cliente sienta un servicio y atencin ms aplicable a sus necesidades y requerimientos. Esto har que el cliente se siente mejor atendido 1. Un proyecto de SFA ayuda en el desarrollo de procesos de negocio y de una cultura empresarial ms orientada al cliente

4 beneficios principales con la


implementacin de SFA 4. Fundamento para el desarrollo de una Cultura
orientada el Cliente

2. Un proyecto de SFA hace necesaria una integracin y coordinacin adecuada entre diferentes reas de la empresa, lo cual se refleja en un mejor servicio al cliente y en el desarrollo de una cultura ms orientada al cliente 3. Una de las bases fundamentales de un proyecto de SFA es el desarrollo de una base de conocimiento muy bien estructurada del cliente. Esto se convierte en una plataforma importante para comenzar a desarrollar una estrategia de CRM al interior de la organizacin

La elaboracin de este documento ha sido patrocinada por:

www.culturacliente.com/saleslogixcrm

www.culturacliente.com/netsuitecrm

Si tiene inters en conocer mayor informacin sobre la forma como se puede definir e implementar una estrategia de Automatizacin de la Fuerza de Ventas o estructurar un proyecto de mejora en la Productividad Comercial de su grupo de ventas, por favor contctenos en informacion@mind.com.co

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