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3. PLANEACIN DE CENTROS DE INFORMTICA. "La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin". 3.1.2 PLANEACIN TCTICA La planeacin tctica define con claridad qu desea o qu pretende lograr su institucin o empresa, cmo y cundo se realizar esto y quin ser el encargado. Tambin conocida como media, se da en directivos medios. La planeacin tctica presenta caractersticas de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de accin, es sistmica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas. Es iterativa ya que se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones, es una tcnica cclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta, dinmica e interactiva con los dems y es una tcnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos que se desean alcanzar. La Planeacin Tctica toma un concepto de toma deliberada y sistemtica de decisiones que incluyen propsitos ms limitados, plazos ms cortos, reas menos amplias y niveles medios en la jerarqua. Partes de la Planeacin Tctica Objetivos.- Son los propsitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades de la organizacin. Polticas.- Son orientaciones o conceptos amplios que guan el pensamiento de todos aquellos a quien corresponde tomar decisiones. Procedimientos.- Es un plan que indica la cronologa secuencial ms adecuada para lograr ptimos resultados en cualquier rea de la organizacin. Reglas.- Son guas de accin, ms que para el pensamiento. Proyectos.- Es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente. Programa.- Es un conjunto de planes tales como objetivos, polticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los dems elementos necesarios para lograr lo propuesto. Presupuesto.- Es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numrica. Caractersticas fundamentales: Establece los canales o rutas por donde se desarrollarn las acciones. Define lo elementos clave o componentes crticos de xito para el seguimiento. Establece hasta dnde se va ha llegar dentro de una lnea de tiempo. 3.1.3 PLANEACIN OPERATIVA Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades y funciones que se le asignan dentro de su departamento:
En esta etapa de la planeacin el jefe, encargado administrador del centro de cmputo, organiza los recursos econmicos con que se cuenta, es decir, destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de cada departamento. La planeacin de recursos en un centro de cmputo es aquella que establece los objetivos y determina un curso de accin a seguir, de los siguientes elementos: Instalaciones: Edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc. Equipo: Equipo de cmputo necesario para su funcionamiento, perifricos, etc. Materiales de produccin: Materias primas para su funcionamiento, as como materiales directos e indirectos. 3.1.5 PLANEACIN DE PERSONAL Es un proceso utilizado para establecer objetivos de la funcin de personal y para desarrollar estrategias adecuadas para alcanzar tales objetivos. La planeacin de recursos humanos puede hacerse de una manera relativamente formal o informal. Con estas bases se debe considerar las caractersticas de conocimientos, prctica profesional y capacitacin que debe tener el personal que intervendr en la auditora. En primer lugar se debe pensar que hay personal asignado por la organizacin, con el suficiente nivel para poder coordinar el desarrollo de la auditora, proporcionar toda la informacin que se solicite y programar las reuniones y entrevistas requeridas. Para completar el grupo, como colaboradores directos en la realizacin de la auditora se deben tener personas con las siguientes caractersticas: Tcnico en informtica Experiencia en el rea de informtica Experiencia en operacin y anlisis de sistemas Conocimientos de sistemas ms importantes En caso de sistemas complejos se deber contar con personal con conocimientos y experiencia en reas especficas como base de datos, redes, etc. Lo anterior no significa que una sola persona tenga los conocimientos y experiencias sealadas, pero si debe intervenir una o varias personas con las caractersticas apuntadas. 3.1.6 PLANEACIN DE INFRAESTRUCTURA FSICA La ubicacin fsica e instalacin de un Centro de Cmputo en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamao de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio fsico existente o proyectado, etc. Generalmente, la instalacin fsica de un Centro de Cmputo exige tener en cuenta por lo menos los siguientes puntos:
Capacidad El tamao mximo de cada registro medido en bytes. El tamao mximo de cada archivo medido en bytes. El nmero de archivos que pueden estar activos simultneamente. Nmero archivos que pueden trabajar.
Seguir las transacciones para examinar datos intermedios. Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios. Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.
Frecuencia del mantenimiento. Servicios que se incluyen en el pago. Saber si se incrementa el costo del mantenimiento. Horarios disponibles de servicio. Saber si tienen servicio de emergencia.
Contratos de Software
Alquilar un paquete de Software y asignacin de programacin al cliente. Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software.
Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades operativas de cada Computadora y de la Red. Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de calculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc.
Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programacin y el desarrollo es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistema contable FIN700, de Remuneraciones PAYROLL, ARPA, etc.
Software Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto los sistemas operacionales como Software de usuario final y de sistemas aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo visto bueno para su adquisicin y con la Autorizacin legal del proveedor para su uso.
3.5.2 Adquisicin de hardware Hardware: Hardware es la parte fsica, tanto interna como externa de un Computador. La seleccin del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratgico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el
Determinacin del tamao y requerimientos de capacidad. Evaluacin y medicin de la computadora. Compatibilidad. Factores financieros. Mantenimiento y soporte tcnico. Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes caractersticas: Tamao interno de la memoria. Velocidad de procesamiento. Nmero de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones. Tipos y nmeros de dispositivos de almacenamiento. Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles.
Seleccin de Hardware. Los criterios para seleccionar hardware son: Equipos: La configuracin debe estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento de datos. Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo), horizontal (con otros equipos). Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial. Tiempo de garanta. Tecnologa de "punta" (Alta).
Proveedor: Debe tener las siguientes caractersticas: Reconocido prestigio local. Soporte de mantenimiento, personal especializado, stock de repuestos. Tiempo de atencin, local apropiado, comunicacin rpida. Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos. Tiempo de entrega oportuno.
3.5.3 SOLICITUD DE PROPUESTA Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al centro de cmputo, intentando satisfacer una necesidad especfica. Los parmetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las polticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de anlisis le brinde ayuda en su clarificacin. Ambos parmetros deben quedar establecidos por escrito. La Solicitud de propuestas debe ser hecha por escrito. La solicitud de propuesta deber realizarse mediante las requisiciones que debern incluir: Informacin general Objetivo Propsito Fecha limite de entrega Fecha limite de aclaraciones Cobertura de requerimientos Solicitud de descripcin detallada del producto o servicio Solicitar especificaciones detallada de servicios de soporte de usuario. Coordinar presentaciones Documentacin 3.5.4 EVALUACIN DE PROPUESTA Previamente debe llevarse a cabo una investigacin con el propsito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementacin, posteriormente se integra toda la informacin obtenida de dicha investigacin y as poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse. Una vez que se han recibido y abierto los documentos de la licitacin, el dueo y/o el comit examinador o evaluador revisarn los documentos de licitacin para ver si estn completos y correctos y luego otorgar la adjudicacin, previendo cualquier requerimiento preliminar para otorgamiento, tales como el pago de un seguro de garanta o seguro de cumplimiento, ha sido satisfecho. Es te tipo de Evaluacin de propuestas tambin es conocida como de alternativas la cual contiene los siguientes puntos:
5. Penalizaciones 6. Posibles problemas que se puedan presentar 7. Convenios, clusulas y clusulas integradoras (dejar sin validez cualquier acuerdo previo). Hay que tomar en cuenta que las diferentes partes del equipo de cmputo tienen diferente tiempo de garanta, por lo que es importante especificarlo en el contrato de la garanta. La negociacin de contratos contendr las condiciones mutuamente convenidas y la justa y equitativa distribucin de beneficios. Estas breves lneas pretenden contribuir, desde la experiencia en estas negociaciones, con la construccin de capacidades en esta materia. 3.5.7 GARANTA. La Garanta Limitada es vlida en Amrica Latina para los Productos de Hardware fabricados o distribuidos por Compaq Computer Corporation. Para ms informacin acerca de los trminos y condiciones de la garanta limitada, consulte el documento de Declaracin Mundial de Garanta Limitada para productos Presario, Handheld, desktops, notebooks y workstations para empresas y sevidores ProLiant, TaskSmart y NeoServer (ingls). Esta Garanta limitada puede ser aplicable en cualquier pas en que Compaq o su proveedor de servicios autorizado ofrezca servicios de garanta sujetos a los plazos y condiciones que se establecen en esta declaracin. La disponibilidad de servicio de garanta y el tiempo de respuesta de sta pueden variar. EN EL SITIO: Significa que el cliente puede solicitar que la reparacin bajo garanta se lleve a cabo en el trabajo o residencia del cliente. Cobertura en el sitio est disponible nicamente en reas metropolitanas donde se encuentre un Proveedor Autorizado de Servicios Compaq. El tiempo de respuesta es altamente dependiente de la disponibilidad del cliente y la localidad donde se encuentre. EN EL TALLER: Requiere que le cliente lleve su hardware Compaq a un proveedor de Servicios Autorizado Compaq para efectuar la reparacin bajo garanta. Todos los repuestos llevan garanta limitada de 90 das, en el taller. Una vez instaladas en una CPU Compaq, la parte de repuesto lleva la mayor de, los 90 das o el resto de la garanta de la unidad donde est instalado. Si la parte de repuesto es instalada en un equipo que no es Compaq o en un equipo Compaq fuera de garanta, la garanta de la parte de repuesto permanece en 90 das, en el taller solamente. 3.5.8 Permiso y licencias, derechos de autor Permisos y Licencias. El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violacin a los derechos de autor.El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas: Derechos de autor y licencia de uso de software. El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de proteccin jurdica concebido para titular las obras originales de autora determinada expresadas a travs de cualquier medio tangible o intangible.
1. Enfocar mejor la empresa. Permite a la compaa enfocarse en asuntos empresariales ms ampliamente. 2. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes. 3. Acelerar los beneficios de reingeniera. 4. Compartir riesgos. 5. Destinar recursos para otros propsitos.
El Outsourcing es aplicable a diferentes reas de la organizacin, como por ejemplo, personal, compras, mercadeo etc.
Sistemas outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles y enseres. Segn estudios realizados por Booz Allen en el ao 1994 determin una serie de situaciones como las siguientes. El costo de comprar en las empresas flucta l entre un 15% y un 30% del costo total de las compras y que estn compuestas por los siguientes costos. Costos del departamento de compras: El proceso de elaboracin de ordenes de compra, atender vendedores, solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comit de compras, atender o solucionar problemas en cuanto a calidad o tiempos de entrega de los productos, escogencia de proveedores.
Costos de distribucin: Recepcin de los requerimientos por rea, separacin, empaque y distribucin de los artculos, actualizacin de las tarjetas de inventarios y el generado por el transporte y manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como nacional.
Costo de almacenamiento: Valor del arriendo del rea asignada, el personal que labora en el almacn y todos los procesos que se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la mercanca.
Costo de contabilizacin y pagos: El que se genera en el departamento de Contabilidad al tener que revisar, archivar, generar cheques para las facturas para cada uno de los proveedores.
Ventajas: Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos. Una mejora en la calidad del servicio obtenido, comparado con el que exista antes. Los trabajadores de la compaa pueden dedicar su tiempo al verdadero objeto de su negocio. Atencin especializada, permitiendo un trabajo en equipo con el departamento de organizacin y mtodos para mejoramiento o eliminacin de procesos. Suministrar al sitio que el cliente le indique.
Un solo estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la implantacin del EDI, intercambio electrnico gracias a la conexin en red que posee.
Beneficios adquiridos: Seguridad y confianza: Seguridad de contar con un proveedor integral que mantendr un inventario, para realizar suministros de ms de 6000 referencias para aseo, cafetera equipos y muebles de oficina de las marcas ms preferidas en el mercado. Reduccin de costos: Disminuyendo de una manera significativa el costo de comprar entre estos se tienen los siguientes: Costo de Almacenamiento, costo de distribucin, de contabilizacin y pagos, as como el costo financiero.