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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA CENTRO SCIO ECONMICO DEPARTAMENTO DE CINCIAS CONTBEIS

A AUDITORIA EXTERNA COMO INSTRUMENTO DE AUXLIO NA GESTO DE CONDOMNIOS

SORAYA COSTA

FLORIANPOLIS 2004

SORAYA COSTA

A AUDITORIA EXTERNA COMO INSTRUMENTO DE AUXLIO NA GESTO DE CONDOMNIOS

Trabalho de concluso de curso apresentado Universidade Federal de Santa Catarina UFSC como um dos pr-requisitos para obteno do grau de bacharel em Cincias Contbeis. Orientador: Prof. Nivaldo Joo dos Santos M.Sc.

FLORIANPOLIS 2004

TERMO DE APROVAO

SORAYA COSTA

A AUDITORIA EXTERNA COMO INSTRUMENTO DE AUXLIO NA GESTO DE CONDOMNIOS

Esta monografia foi apresentada como trabalho de concluso do curso de Cincias Contbeis da Universidade Federal de Santa Catarina, obtendo a nota mdia de .............., atribuda pela banca constituda pelos professores abaixo mencionados. Florianpolis, fevereiro de 2004.

Prof. Luiz Felipe Ferreira M.Sc. Coordenador de Monografia do CCN

Professores que compuseram a banca examinadora

Prof. Nivaldo Joo dos Santos, M.Sc. Presidente

Vladimir Arthur Fey, M.Sc. Membro

Loreci Joo Borges, Dr. Membro

AGRADECIMENTOS

Agradeo, primeiramente, a Deus pela vida, pela famlia e amigos que ps ao meu lado, para que fosse possvel concluir esta nova etapa de minha vida.

Aos meus pais, Mrcio e Nazide, que so os maiores responsveis pelo meu ingresso e concluso neste curso, o meu obrigada pelos ensinamentos prestados, e pelo exemplo de vida.

Aos meus irmos, Vanessa e Rodrigo, que muito me incentivaram a prosseguir nesta jornada.

Ao meu namorado, Thiers Filho, pela dedicao, fora, carinho, despendidos a mim, ao longo destes anos. E que com amor e pacincia soube suportar tantas horas de ausncia.

Ao prof. Nivaldo Joo dos Santos, pela sua ateno e orientao para realizao desta pesquisa.

A todos os meus amigos que durante a vida acadmica, transmitiram alegria e carinho durante nossos encontros, fazendo com que a concluso deste curso se tornasse mais agradvel. E em especial as minhas amigas, Ayesa, Daniela e Jerusa, pela fidelidade, companheirismo e ajuda para que este trabalho fosse realizado, assim como todos os outros durante toda a faculdade.

Enfim, a todos que de alguma maneira contriburam para realizao deste curso, o meu muito obrigada.

Se voc no est cometendo erros, voc no est assumindo riscos, e isso significa que voc no est indo a lugar algum. John W. Holt Jr.

COSTA, Soraya. Auditoria externa como instrumento de auxlio na gesto de condomnios, 2004, 63 pginas. Curso de Cincias Contbeis. Universidade Federal de Santa Catarina, Florianpolis.

RESUMO

A auditoria fornece, de maneira imparcial, informaes sobre a regularidade dos procedimentos utilizados nas demonstraes contbeis, por meio da gerao de relatrios. Para tanto, fundamenta-se em normas, princpios e leis. O auditor, profissional responsvel para realizar a auditoria, pode ser interno ou externo quanto a sua relao com a entidade auditada. Este trabalho prope a realizao da auditoria externa como instrumento de auxlio gesto de condomnios. A falta de preparo, ou at mesmo a m inteno de pessoas responsveis pela gesto dos recursos de um condomnio, pode acarretar inmeros transtornos e prejuzo aos condminos. Optou-se pela realizao da auditoria externa, pelo fato de ser a mais adequada s entidades que no dispem de recursos para realizao de auditoria permanente, e pelo fato do auditor externo no possuir vnculo com a empresa auditada, dificultando assim, a formao de conluio. A auditoria externa em condomnios pode ser utilizada para prever erros e fraudes, podendo ainda, apresentar indcios que auxiliem o condomnio, quando necessrio, a punir os responsveis pelas irregularidades, caso estas venham a ser apontadas.

Palavras-chave: auditoria externa, condomnio e gesto.

SUMRIO

RESUMO...................................................................5 1 INTRODUO .....................................................................................................8 1.1 APRESENTAO DO ASSUNTO ...................................................................... 8 1.2 PROBLEMA......................... ................................................................................ 9 1.3 OBJETIVOS....................................................................................................... 10 1.3.1 Objetivo geral ....................................................................................10 1.3.2 Objetivos especficos .......................................................................10 1.4 JUSTIFICATIVA.................... ............................................................................ 10 1.5 METODOLOGIA.................. .............................................................................. 12 2 REVISO BIBLIOGRFICA..............................................................................15 2.1 AUDITORIA CONTBIL.................................................................................... 15 2.1.1 Objeto da auditoria ...........................................................................17 2.1.2 Formas de auditoria..........................................................................18 2.1.3 Distino entre auditoria corretiva e preventiva ............................24 2.1.4 Normas de auditoria .........................................................................24 2.1.5 Planejamento de auditoria ...............................................................27 2.1.6 Procedimentos de auditoria.............................................................28 2.1.7 A funo do auditor ..........................................................................30 2.1.8 Papis de trabalho da auditoria.......................................................31 2.1.9 Relatrios de auditoria .....................................................................33 2.2 CONDOMNIO..................... .............................................................................. 35 2.2.1 Conveno de condomnio ..............................................................37 2.2.2 Administrao de condomnios.......................................................38 3 APLICAO DA AUDITORIA EM CONDOMNIOS..........................................41

3.1 PROPOSTA DE ITENS A SEREM EXAMINADOS NA AUDITORIA DE CONDOMNIOS............... .................................................................................. 41 3.1.1 Gesto do condomnio .....................................................................41 3.1.2 Empregados ......................................................................................42 3.1.3 Contratao de servios de terceiros .............................................43 3.1.4 Despesas ...........................................................................................43 3.1.5 Recursos financeiros .......................................................................44 3.1.6 Documentao hbil.........................................................................45 3.1.7 Prestao de contas .........................................................................45 3.2 PRINCIPAIS ASPECTOS VULNERVEIS A FRAUDES ............................... 46 3.3 ANLISE DOS CONDOMNIOS ....................................................................... 48
3.4 SUGESTES AOS PROBLEMAS ENCONTRADOS NOS CONDOMNIOS......... 53

CONCLUSES E RECOMENDAES ............................................................58

REFERNCIAS.........................................................................................................61

INTRODUO

Neste captulo esto apresentados o tema e o problema da pesquisa, bem como seus objetivos, justificativa e metodologia utilizada, envolvendo neste ltimo, as limitaes inerentes s abordagens e concluses do trabalho.

1.1

APRESENTAO DO ASSUNTO

O crescimento populacional nos grandes centros urbanos, associado limitao da rea apropriada construo civil, tem ocasionado um aumento no nmero de condomnios, os quais variam dos mais simples aos mais sofisticados, atendendo assim, aos vrios nveis de renda. Nos condomnios comum que os condminos, por confiana, ou at mesmo por comodidade, no acompanhem a administrao das contas realizadas pelo sndico. Esta falta de interesse pode ser vista em muitas assemblias, atravs das atas, em que o nmero registrado de condminos dificilmente compatvel com o nmero de unidades, visto que os presentes, geralmente, so as pessoas que fazem parte do conselho fiscal e as que possuem interesses nas deliberaes. Acredita-se que na grande maioria dos condomnios, o sndico, os conselheiros e os condminos so pessoas honestas, porm, comumente no possuem tempo, nem conhecimento necessrio para realizar o adequado exame da prestao de contas. Nestas condies, poder ocorrer uma avaliao superficial das contas e, conseqentemente, a aprovao de resultados no imunes a irregularidades. Estes

resultados podem prejudicar os condminos, pelo fato dos gastos serem rateados pela frao ideal, ou seja, pela rea ocupada por cada unidade, ou ainda, em alguns casos, de forma igualitria entre os condminos. Devido a estes aspectos, existindo uma administrao mais cuidadosa, com pessoas especializadas, poder-se-ia verificar se os recursos esto sendo aplicados corretamente, de acordo com os interesses dos condminos, do Cdigo Civil. Conveno do Condomnio e da Lei 4.591/64, que dispe sobre o condomnio em edificaes e as incorporaes imobilirias. Diante disto, prope-se como tema deste estudo: A auditoria externa como instrumento de auxlio na gesto de condomnios.

1.2

PROBLEMA

Perante a possvel falta de preparo do sndico, dos conselheiros, dos condminos, ou em alguns casos das administradoras de condomnios, em relao ao processo de administrao dos mesmos, tm-se a necessidade de encontrar ferramentas que esclaream dvidas e apontem possveis irregularidades que esto acontecendo, ou que possam vir a acontecer. papel da auditoria fornecer informaes, atravs de relatrios, sobre a regularidade dos procedimentos utilizados, fundamentando-se em normas, princpios e leis, de forma imparcial. Com isso, buscar-se- resolver nesta pesquisa a seguinte questo: Como a auditoria externa pode contribuir no processo de gesto de condomnios?

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1.3

OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo geral

O objetivo geral deste trabalho analisar, sob o ponto de vista da auditoria externa, a eficcia da gesto de condomnios.

1.3.2 Objetivos especficos

Para alcanar o objetivo geral, tm-se os seguintes objetivos especficos: identificar os objetivos da auditoria externa; apontar as funes e responsabilidades do sndico em seu perodo de gesto; propor itens a serem examinados pelo auditor na auditoria de condomnios; descrever os principais aspectos vulnerveis a fraudes em condomnios; propor algumas sugestes aos problemas identificados nos condomnios.

1.4

JUSTIFICATIVA

Para qualquer entidade conservar sua continuidade preciso que mantenha controle de seus bens, direitos e obrigaes e acompanhe as transaes ocorridas, atravs da devida escriturao contbil. No que tange aos condomnios, este

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controle no deveria ser diferente, uma vez que tambm possuem recursos e obrigaes, os quais precisam ser controlados e apresentados sistematicamente, para que os condminos tenham conhecimento da maneira pela qual os recursos foram empregados. No entanto, pelo fato da escriturao contbil de condomnios no ser obrigatria, nem sempre o contador que realiza o controle das contas, podendo ser realizado pelo prprio sndico ou por uma administradora de condomnios. Essa prtica pode gerar manipulao de resultados, devido falta de conhecimento especfico das pessoas responsveis pela gesto, por m inteno destas ou por um eventual conluio formado entre o sndico e a pessoa que realiza a prestao de contas. Diante destes fatos, uma das medidas que poderiam ser tomadas seria a contratao de profissionais externos especializados, para verificar, por exemplo, a fidedignidade dos comprovantes anexados prestao de contas, a conciliao bancria, entre outros. A realizao de uma auditoria externa por profissionais especializados poder poupar tempo dos conselheiros, oferecer fundamentos tcnicos sobre a anlise das prestaes de contas e dos nmeros evidenciados, o que poder dar maior credibilidade tomada de deciso. Atravs da auditoria externa, a administrao do condomnio poderia corrigir as eventuais irregularidades apresentadas, possibilitando a adoo de providncias corretivas e preventivas, para que assim possam ser evitadas a m utilizao dos recursos do condomnio e, conseqentemente, a prtica de possveis

irregularidades.

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Os condminos tendem a acreditar que o custo para tal contratao muito elevado. Todavia, nos casos em que houver irregularidades na prestao de contas, o prejuzo poder ser muito maior do que o custo da realizao de auditoria. Estes servios poderiam ser realizados de maneira eventual, como forma de segurana, ou de acordo com as necessidades dos condminos.

1.5

METODOLOGIA

Pesquisar uma forma de solucionar um problema ou dvida, utilizando-se de procedimentos racionais e sistemticos. Segundo Nelo (1999, p.42), a pesquisa compreende qualquer atividade criativa e sistemtica realizada com o fim de incrementar o acervo do conhecimento cientfico e o uso deste acervo de conhecimento para conceber novas aplicaes. O presente trabalho de pesquisa visa elaborao de uma monografia de concluso de curso que, segundo Laffin (2000, p.47), :

[...] uma comunicao do resultado da pesquisa realizada, atravs da qual oportuniza-se ao aluno, os conhecimentos para a iniciao da prtica da pesquisa com coerncia e criticidade, possibilitando seu aprimoramento tcnico-cientfico e profissional.

Esta pesquisa se caracteriza quanto aos objetivos, como descritiva, quanto aos procedimentos, como pesquisa bibliogrfica, e quanto abordagem do problema, como qualitativa. Para a realizao desta pesquisa, sero utilizadas informaes coletadas junto aos condomnios analisados. Quanto aos objetivos utilizados, Gil (2002, p.43) define que as pesquisas descritivas tm como objetivo primordial a descrio das caractersticas de

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determinada populao ou fenmeno ou, ento, o estabelecimento de relao entre variveis. Ainda segundo o mesmo autor, uma das caractersticas da pesquisa descritiva a coleta de dados atravs de observaes sistemticas. E sobre pesquisa bibliogrfica Gil (2002, p.44) descreve que esta deve ser [...] desenvolvida com base em material j elaborado, constitudo principalmente de livros e artigos cientficos. Para tanto, sero utilizados nesta pesquisa, alm de livros e de artigos cientficos, quaisquer outras informaes originrias de fontes de pesquisas distintas, com a finalidade de coletar dados que proporcionem solues ao problema proposto. O mtodo de pesquisa adotado est associado ao uso de exemplos prticos de prestao de contas de condomnios, selecionados por critrio de acessibilidade, sendo que, nesta pesquisa, no ser divulgada a fonte geradora de informao, para proteger a identidade dos mesmos. Sobre a abordagem do problema, Richardson (1999, p. 80 apud BEUREN et al, 2003, p. 91) diz que os estudos que empregam uma metodologia qualitativa podem descrever a complexidade de determinado problema, analisar a interao de certas variveis, compreender e classificar processos dinmicos vividos por grupos sociais. Esta pesquisa limitar-se- anlise de um ms de prestao de contas, em trs condomnios distintos situados em Florianpolis, pois geralmente as contas e as transaes, no se alteram substancialmente de um perodo para outro. A coleta dos dados que servir de base para realizao do estudo ser a documentao dos condomnios, tais como: comprovantes de despesa e receita, extrato bancrio, atas, conveno do condomnio, assim como qualquer outra

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documentao que comprove prticas realizadas, envolvendo os recursos condominiais. Como conseqncia do levantamento bibliogrfico e da anlise dos referidos documentos, sero apontadas sugestes que possam auxiliar na gesto dos condomnios.

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REVISO BIBLIOGRFICA

Este captulo tem como objetivo expor a base terica necessria ao desenvolvimento da pesquisa. Desse modo, sero apresentados fundamentos tericos sobre a auditoria contbil e condomnios. No que tange a auditoria contbil, sero abordados os principais aspectos que a envolvem, tais como: objeto, forma, tipo, normas, planejamento, procedimentos, funes do auditor, papis de trabalho e relatrio de auditoria; e no que tange aos condomnios, sero tratados os aspectos referentes Lei n 4.591/64, que dispe sobre o condomnio em edificaes e as incorporaes imobilirias, envolvendo tpicos como: conceituao, conveno e formas de administrao de condomnios.

2.1

AUDITORIA CONTBIL

A auditoria surgiu da necessidade de conhecer informaes sobre a variao e suas causas, nas questes ligadas gesto, orientao e administrao. H controvrsias quanto ao bero do surgimento da auditoria. Perez Junior (1998, p.13), afirma que a prtica da auditoria surgiu provavelmente no sculo XV ou XVI na Itlia, porm, S (1998, p.21) acredita que antiga a denominao auditor, no se podendo afirmar ao certo sua origem nem a data precisa em que se consagrou, admitindo-se que pudesse ter sido adotada por volta do sculo XIII, na Inglaterra [...]. J Santi (1988, p.18) descreve que o bero da moderna auditoria foi a Inglaterra, que a exportou para outros pases, inclusive para o Brasil [...].

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Autores como S (1998) e Santi (1988), afirmam que os primeiros registros de auditoria no Brasil ocorreram por volta de 1965, com o surgimento da Lei n 4.728, de julho de 1965, que veio disciplinar o mercado de capitais, cujo texto apresenta a expresso de auditores independentes. A partir da foram criadas vrias resolues pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) que visavam estabelecer e regulamentar a profisso no pas. Os referidos autores ainda acrescentam que em 1977 surgiu em Braslia, a Ordem dos Auditores Independentes do Brasil, que posteriormente deu origem ao Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, transformando-se mais tarde no IBRACON Instituto Brasileiro de Contabilidade, que segundo S (1998, p. 23) a entidade que ainda hoje congrega vrios auditores, dedicando-se a editar normas e princpios e reunindo profissionais de tal segmento. Perez Junior (1998) descreve que a evoluo da Cincia Contbil fez com que a prtica da auditoria se tornasse mais usual no processo de gesto empresarial, funcionando como instrumento de orientao, interpretao e previso dos fatos, cujo objetivo fornecer aos usurios uma opinio imparcial e fundamentada em normas e princpios contbeis. Com o passar do tempo, as concepes de auditoria deixaram de ser apenas a observao da veracidade e da exatido dos registros para abranger um campo de aplicao muito mais vasto, tornando-se pea fundamental na gesto da empresa, atravs da emisso de relatrios crticos sobre as observaes e previses realizadas. S (1998) afirma que a expresso auditoria originou-se do termo latino audire, que foi posteriormente traduzido para o ingls na expresso auditing, que significa tecnologia contbil da reviso.

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Franco e Marra (1992, p. 22) definem auditoria como:

a tcnica contbil que atravs de procedimentos especficos que lhe so peculiares, aplicados no exame de registros e documentos, inspees, e na obteno de informaes e confirmaes, relacionados com o controle do patrimnio de uma entidade objetiva obter elementos de convico que permitam julgar se os registros contbeis foram efetuados de acordo com os princpios fundamentais e normas de Contabilidade e se as demonstraes contbeis deles decorrentes refletem adequadamente a situao econmico-financeira do patrimnio, os resultados do perodo administrativo examinado e as demais situaes nelas demonstradas.

De acordo com Gil (1996, p.13), auditoria funo organizacional de reviso, avaliao e emisso de opinio ao ciclo administrativo (planejamento/

excecuo/controle) em todos os momentos/ambientes das entidades. Observa-se, portanto, que auditoria um conjunto de procedimentos pelos quais se busca conhecer atravs de registros, documentos e controles, os fatos ocorridos com a inteno de fornecer um parecer ao usurio, delimitando de forma imparcial e com o mnimo possvel de vieses, a exatido das demonstraes contbeis.

2.1.1 Objeto da auditoria

Autores da rea contbil elencam itens que descrevem o que vem a ser o objeto da auditoria e quais os meios para poder segu-los. De acordo com S (1998), Perez Junior (1998) e Pierucci (1977), so estes os itens comumente encontrados: comprovao, pelo registro, de que so exatos os fatos patrimoniais; indagaes e determinaes sobre o estado financeiro;

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demonstrao e verificao da dimenso de fraudes e erros encontrados; averiguao de prestao de contas pelo gestor responsvel; interpretao e crtica dos exames a que se procedeu; sugestes de providncias cabveis a serem tomadas, visando a proteo de erros e fraudes;

proposio de medidas com o intuito de manter a empresa dentro dos limites de organizao e legalidade;

anlise dos sistemas de rotinas administrativos, da segurana da idoneidade das pessoas que manipulam valores patrimoniais, bem como, das que registram os fatos;

comprovao fsica dos valores patrimoniais; verificao da eficcia e eficincia da contabilidade como instrumento de apoio gesto;

estudos gerais sobre aspectos especiais, tais como determinao dos critrios de rateio utilizados. Ainda de acordo com os mesmos autores, so utilizados para tanto, como

forma de cumprir o objeto, registros contbeis (demonstraes financeiras), livros, papis, documentos (contratos, recibos, notas fiscais, faturas, duplicatas, guias, notas promissrias), fichas de lanamento e registros, arquivos, impressos de rotina interna, elementos humanos e anotaes que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administrao.

2.1.2 Formas de auditoria A auditoria poder ser classificada em funo da finalidade a que se destina e

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das particularidades de cada situao. Franco e Marra (1992) segregam as formas de auditoria da seguinte forma:

Quanto extenso do trabalho:

- Auditoria geral: analisa todos os elementos pertencentes ao patrimnio, podendo ser por exame integral ou por testes das operaes registradas. Sua finalidade atender necessidades, como: acautelar interesses de acionistas e investidores, controle administrativo, atender a exigncias legais e avaliar a confiabilidade das demonstraes contbeis. - Auditoria parcial ou especfica: analisa uma ou algumas demonstraes contbeis. Sua finalidade atender interesses, como: apurar a situao econmicofinanceira da entidade, apurar desvios e malversaes do patrimnio, apurar erros e fraudes, determinar o valor real do patrimnio lquido e verificar o cumprimento das obrigaes fiscais. - Reviso limitada: investiga a existncia de violaes evidentes dos princpios fundamentais de contabilidade. Sua finalidade atender interesses, como a auditagem trimestral exigida para fins fiscais em companhias abertas, como determina a Comisso de Valores Mobilirios (CVM).

Quanto profundidade dos exames:

- Auditoria integral: realizada sobre todos os eventos contbeis e operacionais, sendo equivalente a uma percia. Pode ser tambm denominada de reviso analtica dos fatos contbeis, uma vez que compreende o exame minucioso de todas as operaes de determinado perodo. - Auditoria por testes (amostragem): realizada sobre determinada porcentagem dos eventos contbeis, ficando a cargo do auditor fixar a quantidade

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de testes necessrios para certificar-se de sua opinio, utilizando-se, para tanto, de tcnicas estatsticas e matemticas.

Quanto natureza:
- Auditoria permanente: aquela realizada sem interrupo de tempo em todo o exerccio social. Lembrando que esta, pode ser realizada em carter continuado ou peridico. - Auditoria eventual ou especial: aquela realizada para atender a um fim especfico, sem carter permanente, como por exemplo, um desfalque ou um desgoverno de uma diretoria. - Auditoria de balano com fim especfico: aquela destinada a examinar o balano patrimonial, ou outras demonstraes peridicas, com o fim de acautelar interesses de acionistas e investidores, controle administrativo, concesso de crdito, atender a exigncias legais, e apurar o valor real do patrimnio lquido da entidade, com o intuito de conferir os valores constantes dos mesmos.

Quanto aos fins a que se destina:

Resguardar interesses de acionistas e investidores; Permitir melhor controle administrativo; Apurar erros e fraudes; Julgar concesso de crdito; Apurar o valor real do patrimnio lquido da entidade; Dar cumprimento a obrigaes fiscais; Atender a exigncias legais; Confirmar a exatido das demonstraes contbeis.

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Quanto s relaes do auditor com a entidade auditada:

- Auditoria externa: o ramo da auditoria especializada em verificar permanentemente, ou de maneira eventual, as operaes ocorridas na empresa, durante um determinado perodo de tempo. Este trabalho feito por profissionais, sem vnculo de emprego com a empresa auditada, pois devem cumprir a questo da impessoalidade exigida nos casos de auditoria externa. funo dos auditores independentes verificar os dados contbeis e revisar os controles contbeis. Ressalta-se tambm a importncia de que o auditor externo no deve aceitar imposies da empresa auditada, pois somente ele poder julgar a extenso e a profundidade que deve dar ao exame, bem como, a procedncia e validade das provas. Os auditores externos, muitas vezes constituem firmas prprias, oferecendo seu trabalho s pessoas jurdicas que requerem exame imparcial, ou seja, uma anlise crtica das suas demonstraes financeiras, cuja opinio seja neutra e com elevado grau de confiana. Para a prtica da auditoria contbil necessrio que o profissional seja contador devidamente registrado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Caso este resolva auditar empresas de capital aberto, dever possuir tambm registro na Comisso de Valores Mobilirios (CVM). O auditor independente poder realizar seu trabalho utilizando-se de mtodos e regras prprias, desde que, no desobedea s normas usuais de auditoria, e fundamente suas proposies e procedimentos adotados. Pelo fato de cada trabalho realizado possuir particularidades, no possvel definir padres fiis a seguir. - Auditoria interna: o ramo da auditoria especializada em verificar permanentemente as aes internas da empresa. Este trabalho feito por

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profissionais da prpria empresa, que so responsveis por verificar os dados contbeis, revisar os controles contbeis e os procedimentos operacionais internos. Existem vantagens e desvantagens referentes auditoria interna. A vantagem da realizao da auditoria interna pode ser descrita por dois pontos: o primeiro a facilidade que o auditor encontra em obter os dados necessrios para a realizao da auditoria, e o segundo que a empresa passa a ter um controle permanente dos atos da administrao. E a desvantagem pode ser descrita como o risco que a empresa corre, no sentido dos funcionrios do departamento de auditoria se acostumarem com a rotina de trabalho, e passarem a ser menos criteriosos em suas avaliaes. Outro aspecto seria a pessoalidade, o que poderia provocar desvirtuamento da funo, fazendo com que os auditores percam credibilidade. A existncia de auditoria interna depende de alguns fatores, tais como: porte da empresa, volume de operao e principalmente o fator custo, visto que, seria invivel economicamente para certos tipos de empresas manter um auditor interno trabalhando permanentemente. Por isso, em alguns casos, no indicado o trabalho de auditores internos, e sim, de auditores externos. Pelo fato do presente estudo estar enfocado aplicao da auditoria em condomnios, cabe ressaltar a diferena entre o auditor interno e o externo, uma vez que se defende a aplicao neste trabalho, aos auditores externos. Faz-se a referida escolha, dando nfase ao custo reduzido pelo fato de no se tratar de uma auditoria permanente e sim eventual - e impessoalidade, pois o auditor externo no possui vnculo com a empresa auditada. As principais diferenas entre o auditor interno e o auditor externo, segundo Almeida (1990, p. 26), podem ser resumidas no quadro comparativo a seguir:

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Auditor Interno Empregado da empresa auditada;

Auditor Externo No tem vnculo empregatcio com a empresa auditada;

Menor grau de independncia; Executa auditoria contbil e operacional; Os principais objetivos so:

Maior grau de independncia; Executa apenas auditoria contbil; O principal objetivo emitir um parecer ou

Verificar se as normas internas esto opinio sobre as demonstraes contbeis, sendo seguidas; no sentido de verificar se estas refletem

Verificar a necessidade de aprimorar as adequadamente a posio patrimonial e normas internas vigentes; financeira, o resultado das operaes, as

Verificar a necessidade de novas normas origens e aplicaes de recursos da empresa internas; examinada. Tambm, se essas

Efetuar auditorias em diversas reas das demonstraes foram elaboradas de acordo demonstraes contbeis e em reas com os princpios contbeis e se esses operacionais; princpios foram aplicados com uniformidade em relao ao exerccio social anterior; Maior volume de testes (tem maior tempo na Menor volume de testes, j que o auditor empresa para executar os servios de externo est interessado em erros que auditoria). individualmente ou cumulativamente possam alterar de maneira substancial as

informaes das demonstraes contbeis.

Ttulo: Diferenas entre o auditor interno e externo. Fonte:Almeida (1990, p.6)

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2.1.3 Distino entre auditoria corretiva e preventiva

A auditoria corretiva aquela realizada quando estiverem ocorrendo, ou quando j ocorreram atos desconformes, principalmente se forem de carter no eventual. Rebelo (1994, p. 19) descreve que a ao corretiva uma ao implementada para eliminar as causas de uma no-conformidade, de um defeito ou de outra situao indesejvel existente, a fim de prevenir sua repetio. Cabe ressaltar a distino entre correo e ao corretiva. A primeira referese a reparos ou ajustes ao fato que no estiver em conformidade, enquanto a segunda refere-se eliminao da causa que estiver em no-conformidade. Rebelo (1994, p. 19) descreve que ao preventiva uma ao implementada para eliminar as causas de uma possvel no-conformidade, defeito ou outra situao indesejvel, a fim de prevenir sua ocorrncia. E a auditoria preventiva aquela que busca evitar uma futura

desconformidade dos fatos. Ela procura evitar a tendncia eventual, de ocorrncia de irregularidades, alm de buscar reduo da quantidade de aes corretivas e correes futuras. As aes preventivas podem configurar-se desde pequenas mudanas dos critrios utilizados, at mudanas de procedimentos e sistemas como um todo.

2.1.4 Normas de auditoria

As normas de auditoria representam as regras a serem seguidas no desenvolvimento dos trabalhos de auditagem.

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S e S (1995), assim como Perez Junior (1998) e Almeida (1990), descrevem que, as normas de auditoria dividem-se em pelos menos trs itens, a saber: - Normas relativas pessoa do auditor: a pessoa responsvel pela auditoria deve ser legalmente habilitada pelo Conselho Regional de Contabilidade, aplicando na realizao do exame e nas exposies, o mximo de cuidado e zelo, alm de manter independncia em todos os assuntos relativos ao seu trabalho. - Normas relativas execuo do trabalho: a realizao da auditoria deve ser devidamente planejada, assim como, supervisionada pelo auditor responsvel, quando realizadas por contabilistas assistentes. O auditor deve estudar e avaliar o sistema contbil e o controle interno da empresa, pois esses serviro de base para determinar a confiana a ser aplicada, assim como fixar a natureza, a extenso e a profundidade dos procedimentos de auditoria a serem aplicados. A profundidade aplicada sobre os procedimentos de auditoria, depender da necessidade de obteno dos elementos comprobatrios necessrios para fundamentar o parecer do auditor. - Normas relativas ao parecer: o parecer deve esclarecer se a anlise foi realizada de acordo com as normas de auditoria, se as demonstraes contbeis observadas foram preparadas de acordo com os princpios de Contabilidade, e se esses foram aplicados uniformemente em relao ao exerccio anterior. Caso no haja declarao em contrrio, pode-se entender que o auditor considera satisfatrio, o exame dos elementos contidos nas demonstraes contbeis, assim como as exposies constantes nas notas que o acompanham. Quanto ao parecer, o mesmo deve apresentar a opinio do auditor sobre as demonstraes contbeis tomadas em conjunto. Quando o auditor no puder

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expressar opinio sem ressalvas sobre todos os elementos contidos nas demonstraes contbeis e notas informativas, devem ser expostas as razes originrias deste fato. Em todos os casos, no parecer deve constar indicao precisa da natureza do exame e do grau de responsabilidade assumida pelo auditor. Para Franco e Marra (1992, p. 51) medida que as necessidades determinam a aplicao de novas normas, que so aceitas pela profisso contbil, elas passam a ser designadas normas usuais de auditoria ou normas de auditoria geralmente aceitas. Segundo Perez Junior (1998) este conjunto de princpios e preceitos, denominados normas de auditoria, podem ser assim segregados: pessoa do auditor: tratado na Resoluo n 821 do CFC, de 17 de dezembro de 1997, que aprova a NBC P 1. - treinamento e competncia; - independncia; - zelo profissional; execuo dos trabalhos: tratado na Resoluo n 820 do CFC, de 17 de dezembro de 1997, que aprova a NBC T 11. - planejamento e superviso; - avaliao dos controles internos; - elementos comprobatrios; ao parecer: tratado na Resoluo n 830 do CFC, de 16 de dezembro de 1997, que aprova a NBC T 11 IT 05. - adeso s Normas de Auditoria Geralmente Aceitas; - conformidade das demonstraes contbeis em relao aos princpios contbeis;

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- opinio. Contudo, cabe neste momento ressaltar a existncia da Resoluo n 780 do CFC, de 24 de maro de 1995, que aprova a NBC T 12 e da Resoluo n 781 do CFC, tambm da mesma data, que aprova a NBC P 3, ambas tratando sobre auditoria interna. As normas de auditoria funcionam como guias gerais de orientao, que fixam limites de responsabilidades e indicam como desenvolver o trabalho do auditor de forma eficaz. Alm disso, estas normas regulamentam a capacitao profissional que o auditor deve possuir, assim como os aspectos tcnicos requeridos para a execuo de sua funo.

2.1.5 Planejamento de auditoria

O planejamento de auditoria a maneira pela qual o auditor se vale para estabelecer metas a serem cumpridas, com o intuito de executar um trabalho de qualidade. De acordo com a Resoluo n 820 do CFC, de 17 de dezembro de 1997, que aprova a NBC T 11, no seu item 11.2.1.3, o planejamento deve considerar os seguintes fatores relevantes na execuo dos trabalhos:

a) o conhecimento detalhado das prticas contbeis adotadas pela entidade e as alteraes procedidas em relao ao exerccio anterior; b) o conhecimento detalhado do sistema contbil e de controles internos da entidade e seu grau de confiabilidade; c) os riscos de auditoria e identificao das reas importantes da entidade, quer pelo volume de transaes, quer pela complexidade de suas atividades;

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d) a natureza, oportunidade e extenso dos procedimentos de auditoria a serem aplicados; e) a existncia de entidades associadas, filiais e partes relacionadas; f) o uso dos trabalhos de outros auditores independentes, especialistas e auditores internos; g) a natureza, contedo e oportunidade dos pareceres, relatrios e outros informes a serem entregues entidade; e h) a necessidade de atender prazos estabelecidos por entidades reguladoras ou fiscalizadoras e para a entidade prestar informaes aos demais usurios externos.

Quanto aos objetivos a serem atingidos pela execuo do planejamento da auditoria, Almeida (1990) destaca alguns, como: a aquisio de conhecimento sobre as operaes, os negcios e a organizao da empresa; o planejamento de um volume maior de horas nas auditorias preliminares; a obteno de uma maior cooperao entre os funcionrios da empresa; determinao da natureza, amplitude e datas dos testes de auditoria e identificao prvia dos problemas das reas de contabilidade auditoria e impostos. A realizao do planejamento permite que o auditor possa estar mais seguro quanto execuo de seu trabalho, uma vez que este, deve considerar todos os fatores relevantes inerentes ao processo de auditagem.

2.1.6 Procedimentos de auditoria

Para que o auditor comprove a fidedignidade das demonstraes financeiras da empresa que est sendo auditada, preciso que o mesmo teste a suficincia, a exatido e a validade dos dados obtidos, utilizando os procedimentos de auditoria.

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De acordo com Almeida (1990, p. 22), os procedimentos de auditoria representam um conjunto de tcnicas que o auditor utiliza para colher as evidncias sobre as informaes das demonstraes financeiras. O auditor na realizao de sua tarefa no revisar todo o trabalho j feito, porm, atravs das tcnicas de auditoria ir selecionar dados que sero analisados, servindo como base para a emisso do seu parecer. Vrias so as tcnicas utilizadas pelos auditores, sendo que Mautz (1980, p.99), destaca dez como sendo o nmero suficiente para que estes consigam informaes satisfatrias, e possam emitir sua opinio com segurana sobre o caso em questo. So elas:

(1) (2) (3)

Exame e contagem fsica. Confirmao. Exame dos comprovantes hbeis e comparao com os registros. (4) Conferncia de clculos. (5) Acompanhamento dos procedimentos de escriturao. (6) Investigao minuciosa. (7) Interrogatrio. (8) Exame de livros auxiliares. (9) Estabelecimento de correlao entre informaes. (10) Observao das atividades e condies correlatas.

possvel que o uso das tcnicas no seguir necessariamente a ordem

citada acima, pois dependendo do caso, o auditor ter que utilizar outras tcnicas no mencionadas, assim como deixar de utilizar algumas delas, por no se fazer necessrio. O auditor utilizar o nmero de procedimentos que entender necessrio, para que consiga provas suficientes, que dem sustentao ao resultado de seu trabalho. Pierucci (1977, p. 28) menciona que a resoluo CFC 321/72 estabelece algum critrio de seletividade para avaliao das provas e informaes, orientando a

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maneira de o auditor se manifestar. importante ressaltar que o ajuizamento da prova cabe somente ao auditor, ficando a seu cargo a escolha de informaes que sero teis na comprovao dos fatos, e que, na medida do possvel, consigam eliminar ao mximo as provas que possam lhe induzir ao erro. Em suma, os procedimentos de auditoria so os atos a serem cumpridos durante a auditagem, pela aplicao de tcnicas prprias que permitam o alcance de provas que fundamentem o parecer do auditor.

2.1.7 A funo do auditor

A funo do auditor prestar informaes que auxiliem os gestores em suas tomadas de decises, sendo que tais informaes podem ir desde correes de prticas utilizadas pela empresa, at a implantao de novas maneiras de atuar, que podero ser sugeridas pelo auditor. Conforme Perez Junior (1998, p.14),

as funes do auditor, hoje, vo muito alm do tradicional conceito de fiscalizao. Alm de averiguar e detectar eventuais falhas nos sistemas de controle e no plano de organizao, o auditor preocupase tambm com a manuteno desses sistemas de forma que as no-conformidades sejam minimizadas, atuando de forma preventiva e apresentando sugestes para eventuais desvios [...].

O Decreto-Lei n 9.295 de 27 de maio de 1946, que regulamenta a profisso do contador descreve que somente a estes so atribudas as tarefas de reviso contbil. O trabalho de auditoria, desenvolvendo-se com base num contrato de servios, produz relaes jurdicas e compromissos ticos entre o auditor e o cliente. Segundo Perez Junior (1998, p. 13):

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auditor o profissional que, possuindo competncia legal como contador e conhecimentos em reas correlatas, como tributos e modernas tcnicas empresariais e outras, aliadas aos conhecimentos de normas e procedimentos de auditoria, procurar obter elementos de satisfao que o levem a fundamentar e a emitir sua opinio sobre o objeto de estudo [...].

S e S (1995, p.36) descrevem que a funo de auditor, de acordo com a legislao de nosso pas uma atribuio exclusiva do contador. Cabe ao auditor a prtica da fiscalizao, assim como, a prestao de informaes que sejam capazes de auxiliar a tomada de deciso.

2.1.8 Papis de trabalho da auditoria

O auditor deve coletar os documentos necessrios realizao de seu trabalho, sendo que esses documentos podem ir desde a anlise das demonstraes financeiras da entidade, at qualquer outro documento que sirva como base de apreciao e de apoio fundamentao da opinio do auditor. Segundo a Resoluo do CFC n 820, de 17 de dezembro de 1997, que regulamenta a NBC T 11, que trata das Normas de Auditoria Independente das Demonstraes Contbeis, o auditor deve documentar, atravs de papis de trabalho (que so o conjunto de documentos e apontamentos com informaes e provas coligadas pelo auditor, que constituem a evidncia do trabalho executado e o fundamento de sua opinio), todos os elementos significativos dos exames realizados e que evidenciem ter sido a auditoria executada de acordo com as normas aplicveis. Ainda de acordo com a NBC T 11, no item 11.1.3.2, os papis de trabalho so de propriedade exclusiva do auditor, responsvel por sua guarda e sigilo. Os

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papis de trabalho servem de base para a emisso dos relatrios (item melhor esclarecido no tpico 2.1.9), portanto devem ser devidamente controlados pelos auditores para que outra pessoa no tenha acesso a tais informaes. Para Almeida (1990, p. 41), os principais objetivos dos papis de trabalho de auditoria so:

- atender s normas de auditoria geralmente aceitas; - acumular as provas necessrias para suportar o parecer do auditor; - auxiliar o auditor durante a execuo do seu trabalho; - facilitar a reviso por parte do auditor responsvel, a fim dele se assegurar de que o servio foi efetuado de forma correta; - servir como base para avaliao dos auditores; - ajudar no trabalho da prxima auditoria (um conjunto de papis de trabalho bem preparados serve de guia na auditoria do outro exerccio social, concorrendo para que ela seja conduzida de forma mais eficiente); - representar na Justia (no caso de ser movida uma ao contra o auditor ou a firma de auditoria) as evidncias do trabalho executado.

Dentre os papis de trabalho utilizados para a prtica da auditoria, encontramse: o estatuto ou contrato social, manual de procedimentos internos, cpias de contratos bancrios, legislao especfica aplicvel empresa auditada,

questionrios sobre o controle interno da empresa auditada, listagem de estoques, contas a receber e a pagar, assim como qualquer outro documento que evidencie transaes realizadas pela empresa que estiver sendo auditada. Tem-se como exemplo, na auditoria de condomnios, os seguintes papis de trabalho: balancetes, folhas de conciliaes bancrias, folhas de anlise das contas de receita, folhas de anlise das contas de despesas, lista de inadimplentes, assim como quaisquer outros documentos que venham a sustentar a opinio do auditor.

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2.1.9 Relatrios de auditoria

A maneira pela qual o auditor se comunica com o usurio, aps efetuar a auditoria, atravs de relatrios. Sendo que esses so denominados: relatrio sucinto, mais conhecido como parecer, e relatrio longo, que o relatrio que contem as recomendaes e sugestes. Parecer a terminologia normalmente utilizada no Brasil, para expressar os relatrios sucintos, sendo recomendada, inclusive, pelos rgos de classe dos auditores (tais como o CFC). Devem-se evitar expresses do tipo certificado ou atestado como sinnimos de parecer. Almeida (1990, p.327) descreve que, o parecer representa o produto final do trabalho do auditor. atravs do parecer que o auditor expe ao cliente, de maneira sucinta, sua concluso. O objetivo do parecer, segundo Kanitz (1979, p.1), fornecer aos acionistas e ao pblico em geral uma opinio independente e profissional quanto veracidade dos relatrios financeiros apresentados pela diretoria da empresa. Conforme as Normas de Auditoria Independente das Demonstraes Contbeis, conhecidas como NBC T 11, aprovadas pela Resoluo do CFC n 820, o auditor, ao emitir parecer, dever fundamentar, de acordo com as normas e legislaes vigentes, toda e qualquer informao que o levou a tecer tais consideraes, uma vez que o auditor responsabilizado civil e criminalmente por sua opinio formalmente manifestada. De acordo com a mesma norma, existem quatro tipos de parecer: Parecer sem ressalva - Indica que o auditor est convencido de que as demonstraes contbeis foram elaboradas em conformidade com os

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Princpios Fundamentais de Contabilidade e com as Normas Brasileiras de Contabilidade, em todos seus aspectos relevantes. Parecer com ressalva - emitido quando o auditor conclui que o efeito da discordncia, ou restrio, na execuo de um trabalho, no for relevante para maiores detalhamentos sobre o assunto. Parecer adverso - Deve ser emitido quando o auditor verificar que as demonstraes contbeis esto incorretas ou incompletas, e que tal fato impossibilite a emisso de parecer com ressalva, pois neste caso a noconformidade ser relevante. Parecer com absteno de opinio - aquele em que o auditor deixa de emitir opinio sobre as demonstraes contbeis, por no ter obtido comprovao suficiente para fundament-la. Lembrando que a absteno de opinio, no elimina a responsabilidade do auditor de mencionar, no parecer, qualquer desvio relevante que possa influenciar as decises dos usurios dessas demonstraes. Segundo a Resoluo do CFC 321/72 (apud Pierucci,1977, p.34), sempre que o auditor emitir parecer com negativa de opinio, deve dar a conhecer os motivos essenciais que o levaram a esse procedimento. Seja qual for o tipo de parecer, ele deve conter algumas atribuies, que Franco e Marra (1992) assim descrevem:

[...] deve ser redigido de forma clara, concisa, objetiva e imparcial, bem como isento de erros de redao que possa macular o bom conceito do profissional que o emite. [...] deve ser fiel e completo, ou seja, deve relatar com fidelidade os trabalhos executados e os fatos observados, tomando o necessrio cuidado para no omitir fatos relevantes, cuja omisso possa trazer prejuzos a terceiros e pelos quais o auditor possa a ser responsabilizado.

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De acordo com S (1998, p. 442), o relatrio um informativo que deve abranger a todos os itens da programao. O relatrio j uma opinio sobre o que se realizou; todavia, no formalmente sucinto a ponto de oferecer uma concluso sumria (fato que se reserva para o parecer). No relatrio deve constar a realidade dos fatos que foram apurados durante a auditagem, assim como, quando necessrio, sugestes que possam ajudar os gestores a corrigir falhas apresentadas ou que auxiliem nas medidas a serem tomadas para que a empresa aprimore seu processo de gesto. Pierucci (1977, p. 34), afirma que o esmero redacional dos relatrios (parecer, relatrio analtico) reclama muita prudncia para que o auditor no se comprometa com afirmativas das quais no tenha absoluta certeza. Contudo, o parecer e o relatrio de recomendao representam o produto final do trabalho do auditor e devem ser baseados em fatos reais, comprovados pelos papis de trabalho e julgados de forma clara e imparcial.

2.2

CONDOMNIO

Condomnio uma das formas de moradias existentes, na qual seus proprietrios possuem direitos e obrigaes, e vem sendo utilizado por um nmero cada vez maior de pessoas. A Lei n 4.591, de 16 de dezembro de 1964, art. 1, define condomnio como:

as edificaes ou conjuntos de edificaes, de um ou mais pavimentos, construdos sob a forma de unidades isoladas entre si, destinadas a fins residenciais ou no-residncias, podero ser alienados, no todo ou em parte, objetivamente considerados, e constituir, cada unidade propriedade autnoma, sujeito s limitaes desta lei.

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Segundo Higuchi e Higuchi (2002, p.128), condomnio um direito exercido sobre um mesmo bem por duas ou mais pessoas fsicas ou jurdicas. tambm conhecido no Direito Civil como propriedade em comum e co-propriedade. Ainda segundo o mesmo autor, vale ressaltar que os condomnios que possuem empregados so contribuintes do Programa de Integrao Social - PIS na razo de 1% sobre a remunerao bruta destes isso obriga a inscrio do condomnio no CNPJ para fins de recolhimento dessa contribuio. Porm, ainda segundo o mesmo autor, o condomnio de edificaes no se caracteriza como pessoa jurdica. Machado e Tavares Junior (1998, p. 4), complementam o conceito de condomnio dizendo que condomnio quer dizer propriedade exercida por mais de uma pessoa. Lopes (1997, p.20) afirma que:

o proprietrio de um apartamento um titular de um direito de natureza complexa, por isso que exerce seu direito de coproprietrio sobre as partes comuns e seu domnio sobre as partes exclusivas, sujeito a restries de uso e obrigaes perante a comunidade a que pertence.

Percebe-se, portanto, que condomnio uma associao de proprietrios de apartamentos, nos casos de prdios residenciais, ou de salas comerciais, nos casos de prdios empresariais. Segundo Pereira (2000, p.97), cada apartamento ou unidade autnoma deve corresponder uma frao ideal no condomnio sobre o terreno e partes comuns do edifcio. Em outras palavras, cada proprietrio possui domnio exclusivo sobre a frao correspondente ao seu apartamento ou sala, assim como, tambm exercem domnio sobre as reas chamadas comuns (por exemplo: corredores, escadas, salo de festas, playground, entre outros), que nada mais so do que reas utilizadas por todos.

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2.2.1 Conveno de condomnio

Todo condomnio deve conter sua conveno, devendo esta possuir inscrio no cartrio de registro de imveis, assim como qualquer alterao que venha a sofrer posteriormente. A obrigatoriedade da existncia da conveno de condomnio, assim como, do regimento interno, est disposta na Lei n 4.591/64, art. 9, que descreve:

os

proprietrios, promitentes compradores, cessionrios ou promitentes cessionrios dos direitos pertinentes aquisio de unidades autnomas em edificaes a serem construdas, em construo ou j construdas, elaboraro, por escrito a conveno do condomnio, e devero, tambm, por contrato ou por deliberao em assemblia aprovar o regimento interno da edificao ou conjunto de edificaes.

Segundo a mesma Lei, art. 9, 3, a conveno de condomnio, desde que aprovada e registrada, deve ser seguida por todos os moradores, e deve conter alm das demais normas aprovadas pelos interessados, os seguintes itens:

a. a discriminao das partes de propriedade exclusiva, e as de condomnio, com especificaes das diferentes reas; b. o destino das diferentes partes; c. o modo de usar as coisas e servios comuns; d. encargos, forma e proporo das contribuies dos condminos para as despesas de custeio e para as extraordinrias; e. o modo de escolher o sndico e o conselho consultivo; f. as atribuies do sndico alm das legais; g. a definio da natureza gratuita ou remunerada de suas funes; h. o modo e o prazo de convocao das assemblias gerais dos condminos; i. o quorum para os diversos tipos de votaes; j. a forma de contribuio para constituio do fundo de reserva; k. a forma e o quorum para as alteraes de conveno; l. a forma e o quorum para a aprovao do regime interno, quando no includos na prpria conveno.

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Estando os itens acima mencionados, includos na conveno de condomnio, a mesma estar pronta para ser aprovada, ou se existir interessados que queiram acrescentar mais algumas normas, desde que no contrariem as disposies da Lei n 4.591/64, estas podero ser includas, porm devem ser aprovadas, por no mnimo 2/3 das fraes ideais que compem o condomnio. Escrita, aprovada e registrada, a conveno dever ser obedecida por todos os moradores, e caso seja necessrio alteraes na conveno, estas devero ser realizadas de acordo com uma das clusulas essenciais da conveno (letra K da citao acima) que designar os requisitos para tal.

2.2.2 Administrao de condomnios

Vrias so as formas para se administrar um condomnio, cabendo aos moradores escolher a melhor forma, ou seja, aquela que possua maior eficcia, que melhor atenda a seus interesses. De acordo com o Cdigo Civil (2002), art. 1.347, o sndico, que poder ser condmino ou no, ser escolhido atravs de assemblia, para administrar o condomnio por prazo no superior a dois anos, sendo permitida a reeleio. Um exemplo de administrao sem relaes com o condomnio, o caso das administradoras de condomnio. Ainda segundo o Cdigo Civil (2002), art. 1.348, de competncia do sndico as seguintes atribuies:

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I convocar assemblia dos condminos; II representar, ativa e passivamente, o condomnio, praticando, em juzo ou fora dele, os atos defesa dos interesses comuns; III dar imediato conhecimento assemblia da existncia de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomnio; IV cumprir e fazer cumprir a conveno e o regimento interno, e as deliberaes da assemblia; V diligenciar a conservao e a guarda das partes comuns e zelar pela prestao dos servios que interessem aos possuidores; VI elaborar o oramento da receita e da despesa relativa a cada ano; VII cobrar dos condminos as suas contribuies, bem como impor e cobrar as multas devidas; VII - prestar contas assemblia, anualmente e quando exigidas; IX realizar o seguro da edificao.

O escolhido para realizar a administrao, ter que cumprir as atribuies que lhe so impostas pelo Cdigo Civil, estando incluso nestas, responsabilidades que carecem de conhecimento especfico e tempo disponvel para que a tarefa seja realizada com eficcia, no causando assim, problemas e nem prejuzos aos condminos. De acordo com Machado e Tavares Junior (1998), a direo do condomnio deve ser composta pelo sndico/administradora de condomnio, conselho consultivo e conselho fiscal. J feitas as alegaes sobre o sndico, cabe mencionar sobre as atribuies do conselho consultivo e fiscal. De acordo com Machado e Tavares Junior (1998), o primeiro tem como funo assessorar e auxiliar o sndico, podendo a assemblia atribuir-lhes outras funes especficas. J o segundo, tem como funo fiscalizar a atuao do administrador e emitir parecer sobre a prestao de contas em assemblia. Cabe ressaltar que ambos os conselhos so eleitos no mesmo momento da eleio do sndico, ou seja, na assemblia ordinria, possuindo um mandato, assim como o do sndico, no superior a dois anos, sendo permitida a

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reeleio. Destaca-se ainda, que os mesmos no possuem remunerao por suas atribuies. Um dos maiores problemas comumente encontrados pelos condminos o momento da escolha do sndico, ou seja, da pessoa que ir representar os interesses do condomnio. Fato este explicado pela dificuldade de encontrar uma pessoa capaz de evitar danos ao condomnio, provocados principalmente por falta de tempo, pois dificilmente o sndico ter como dedicao exclusiva o condomnio, assim como, por ingenuidade (falta de conhecimento), ou at mesmo por uma ao intencional do sndico/administradora de condomnio que seja capaz de beneficiar seus interesses, e em contra partida prejudicar o condomnio. Em sentido geral, o objetivo dos sndicos deve ser o de administrar o condomnio com o mnimo de custos e proporcionando o mximo de benefcios aos condminos. Porm, nem sempre possvel alcanar tais objetivos, o que acaba por vezes prejudicando o condomnio. Uma soluo para inibir tais problemas seria a realizao da auditoria externa como uma ferramenta para resguardo dos interesses dos condminos. Uma vez que a auditoria capaz de detectar erros e fraudes cometidos, atravs de um trabalho peridico ou at mesmo eventual, onde poder coibir a prtica de possveis irregularidades, de forma corretiva e at mesmo punitiva.

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APLICAO DA AUDITORIA EM CONDOMNIOS

Este captulo contempla a proposta da aplicao da auditoria externa em condomnios. Para que obtenha melhor evidenciao dos procedimentos adotados, o captulo est dividido em quatro sees. Na primeira seo, sero propostos itens a serem examinados na realizao da auditoria em condomnios, na segunda seo sero abordados os principais aspectos vulnerveis a fraudes. Nas sees seguintes encontrar-se-o

respectivamente a anlise dos condomnios e as sugestes pertinentes aos problemas encontrados na anlise dos casos.

3.1

PROPOSTA DE ITENS A SEREM EXAMINADOS NA AUDITORIA DE

CONDOMNIOS

Os edifcios, no importando o nmero de unidades habitacionais, possuem grandes chances de apresentarem problemas, sendo que em muitos casos seus administradores no tm amparo ou instruo para resolv-los. A seguir, apresentar-se-o propostas de alguns itens a serem examinados pelo auditor, para a realizao da auditagem nos condomnios.

3.1.1 Gesto do condomnio

Nos caso em que o condomnio optar por possuir um condmino para ocupar o cargo de sndico, este poder ser remunerado, conforme a Lei n 4.591/64 art. 22,

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4, atravs da iseno da taxa condominial ou por pr-labore, sendo que a forma escolhida, dever ser aprovada em assemblia. Ainda de acordo com a lei citada acima, nos casos em que o sndico escolhido for um terceiro (no condmino), a nica opo de remunerao ser por pr-labore. A Ordem de Servio INSS/DAF n 151, inciso I, estabelece que no caso de sndico de condomnio que no recebe remunerao, mas isento da taxa de condomnio, o valor correspondente a esta ser considerado como remunerao. Ambos os tipos de remunerao geram dbito de INSS, e de acordo com o Ministrio da Previdncia Social (http://www.mpas.gov.br/03_01_01_02.asp), e a Lei n 10.666/03, o condomnio tem a obrigao de recolher a razo de 20% sobre o valor da remunerao do sndico (pr-labore, ou iseno da taxa condominial), e mais 11% pelo fato do sndico ser contribuinte individual, sendo que neste ltimo deve ser respeitado o limite mximo de contribuio. Portanto, a remunerao do sndico gera dbito de INSS na razo de 31%, devendo este compor a guia de INSS do condomnio, que deve ser paga at o segundo dia do ms subseqente.

3.1.2 Empregados

Caso os trabalhadores tenham vnculo empregatcio com o condomnio, devem ser devidamente registrados com carteira assinada fazendo jus a todos os benefcios trabalhistas que lhes cabem. O condomnio deve procurar um profissional habilitado, para proceder aos clculos dos encargos, e posteriormente deve efetuar, em tempo hbil, o depsito do saldo salarial dos empregados, assim como do FGTS, INSS, vale transporte

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(lembrando que este arcado integralmente pelo condomnio, conforme acordo firmado com o sindicato dos empregados em edifcios de Florianpolis), PIS, entre outros.

3.1.3 Contratao de servios de terceiros

Respeitada a emisso de nota fiscal quando se tratar de pessoa jurdica, ou de recibo quando de pessoa fsica, o contratante dever recolher INSS referente ao valor do servio contratado, segundo a ordem de servio INSS/DAF n 203/99, item VI, nmero 22, prev que: a empresa contratante dever reter 11% (onze por cento) do valor bruto da nota fiscal, fatura ou recibo de prestao de servios [...]. Ou seja, alm do valor total do servio, o condomnio ter a obrigao de recolher 11% do valor da nota de servio, a ttulo de INSS.

3.1.4 Despesas

So consideradas despesas de condomnio os gastos com a conservao ou manuteno do edifcio (limpeza, manuteno dos elevadores, empregados, prlabore do sndico e/ou administrao de condomnios, contador, gua, energia eltrica, telefone, gs, impostos, etc), assim como demais despesas aprovadas em Assemblia Geral Ordinria - AGO. Estas despesas devero fazer parte da previso oramentria, assim como determina a Lei n 4.591/64, art. 24, haver anualmente, uma assemblia geral ordinria dos condminos, [...], aprovar por maioria dos presentes, as verbas para as despesas de condomnio, [...]. Qualquer outra

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despesa que no tenha sido aprovada em tal assemblia dever ser aprovada em Assemblia Geral Extraordinria AGE, caso no venha a ser aprovada, o sndico/administradora no poder realiz-la, ou se assim o fizer, dever arcar com todo o nus incorrido.

3.1.5 Recursos financeiros

comum que os condomnios para maior segurana, controle e transparncia, possuam contas bancrias em seu prprio nome, onde realizam todas as operaes necessrias, como pagamentos e recebimentos. Desta forma atravs de uma conciliao bancria, a prestao de contas torna-se mais confivel. Normalmente as maiores despesas so pagas atravs de cheques, o que no vivel para as despesas em valor nfimo. Nestes casos comum a emisso de cheques, popularmente chamados de cheque caixa ou fundo fixo, que so cheques emitidos em valor previamente estipulado em assemblia, prximo ao total das pequenas despesas do perodo, a fim de que o saldo de caixa zere ou fique com o menor valor possvel no final do ms. Lembrando ainda, que existem condomnios que possuem contas bancrias vinculadas com as administradoras de condomnio, e nestas o controle deve ser maior, pois o condomnio no possuir extrato emitido pelo banco, possuindo apenas relatrios emitidos pelas prprias administradoras.

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3.1.6 Documentao hbil

Segundo a Resoluo do CFC n 597 de 14 de junho de 1985, que aprova a NBC T 2.2, item 2.2.2 a documentao hbil quando revestida das caractersticas intrnsecas ou extrnsecas essenciais, definidas na legislao, na tcnica contbil ou aceitas pelos usos e costumes. E o Decreto n 3.000, de 26 de maro de 1999, que consolida a legislao vigente sobre o Imposto de Renda de Proventos de Qualquer Natureza, em seu art. 304, cuja redao foi determinada pelo Art. 2, da Lei n 3.470/58, prev que:

no so dedutveis as importncias declaradas como pagas ou creditadas a ttulo de comisses, bonificaes, gratificaes ou semelhantes, quando no for indicada a operao ou a causa que deu origem ao rendimento e quando o comprovante do pagamento no individualizar o beneficirio do rendimento.

Para que os documentos anexados prestao de contas sejam vlidos para comprovar as movimentaes realizadas com os recursos do condomnio, preciso que o documento apresente o fato da existncia da nota fiscal ou recibo, sendo que o ltimo, por ser emitido por pessoa fsica, deve conter o nmero do CPF do emitente, como tambm a quem se destina, ou seja, o nome do condomnio com seu respectivo nmero de inscrio no CNPJ.

3.1.7 Prestao de contas

Apesar do condomnio no ser obrigado por fora de lei, a possuir escriturao contbil, o responsvel pela administrao tem o dever de prestar contas aos condminos. Normalmente os condomnios procuram um contador para

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proceder apurao dos resultados. Tais resultados so demonstrados, geralmente, atravs de balancetes, que segundo a Resoluo do CFC n 685/90 que aprova a NBC T 2.7, devem conter o nome e a assinatura do contabilista responsvel, sua categoria profissional e o nmero do registro no CRC. Normalmente, na conveno do condomnio, consta que os demonstrativos utilizados na prestao de contas devem ser devidamente assinados pelo sndico, pelos membros que compem o conselho consultivo e como j mencionado, pelo contabilista responsvel. Para demonstrar o controle das contas, o administrador/contador poder fazer uso, alm do balancete, de fluxo de caixa, planilha com controle das receitas (colocando o nmero de cada apartamento, com as respectivas taxas que compem o valor final da guia, como por exemplo, valor da taxa de condomnio, gs, uso de salo, entre outros), dos cheques emitidos (colocando o nmero do cheque, discriminao do que foi pago, valor e data da compensao), dos inadimplentes (facilitando o controle, para posteriores cobranas), entre outros. A realizao de tais controles facilita a elaborao do fluxo de caixa, que o demonstrativo final do relatrio de prestao de contas, pois atravs deste, pode-se saber o fim especfico de todas as entradas e sadas de recursos do condomnio. Toda movimentao bancria deve possuir sua respectiva documentao hbil, comprovando o fim a que se destina.

3.2

PRINCIPAIS ASPECTOS VULNERVEIS A FRAUDES Vrias so as formas que os sndicos e/ou as administradoras de condomnio

desonestos encontram para fraudar os resultados da prestao de contas, para que assim, possam desviar recursos do condomnio.

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Antes de se analisar os fatos, deve-se distinguir erros de fraudes, vez que a sutil diferena apresentada entre eles pode causar srias conseqncias para quem os causou. Santi (1988, p.67), descreve que:

o termo erro refere-se a incorrees involuntrias nas demonstraes financeiras e inclui os aritmticos, os de execuo nos registros e elementos contbeis dos quais so extrados as demonstraes financeiras, desvios inconscientes ou por desconhecimento na aplicao de princpios de contabilidade, e esquecimento ou m interpretao dos fatos conhecidos na poca em que as demonstraes financeiras so elaboradas [...]. E o termo irregularidade refere-se s distores voluntrias e intencionais nas demonstraes financeiras.

Portanto, analisando-se o conceito acima descrito, pode-se observar que, erro uma ao de carter involuntrio, sem o intuito de causar dano. E irregularidade, tambm podendo ser chamado de fraude, uma ao de carter premeditado, com o intuito de lesar algum. Entre as formas comumente encontradas de fraudes, tm-se: incluso na prestao de contas, de notas fiscais, ou recibo com valor superior ao efetivo, (podendo assim se apropriar da diferena); inserir recibos de compras (sem documentao hbil - no contendo a denominao a quem se destina), na prestao de contas, sendo que as mesmas, no so utilizadas pelo condomnio; no especificar as contas que foram pagas no perodo (desviando recursos do condomnio); retirar dinheiro do fundo de reserva, sem autorizao dos condminos, no registrar funcionrios; desviar dinheiro e conseqentemente deixar de pagar as contas (gua, luz, telefone, fornecedores), fazendo com que o condomnio fique inadimplente; entre outras.

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Como exemplo de erros, tm-se: somas de dvidas ou receitas parceladas realizadas sem considerar algumas das parcelas; crditos em dobro; inverso de nmeros; classificaes indevidas de documentos, entre outros. A ocorrncia de fatos desconformes nas prestaes de contas seja de maneira intencional ou no, ter como conseqncia, o desvirtuamento da realidade financeira do condomnio, podendo ainda acarretar reflexos nos perodos subseqentes.

3.3

ANLISE DOS CONDOMNIOS

Foi realizado o exame das contas e dos documentos correspondentes dos condomnios A, B e C, no perodo de um ms, onde se constatou: Gesto do sndico e da administradora No Condomnio A, um dos condminos exercia a funo de sndico, sendo este responsvel pela gesto e conseqentemente, pela apresentao da prestao de contas. Foi constatado que o mesmo possui duas formas de remunerao, sendo uma por meio da iseno da taxa condominial e a outra por pagamento de prlabore, como consta nos demonstrativos (balancetes, relao de receitas auferidas no perodo) analisados. No Condomnio B, verificou-se que os responsveis pela gesto e prestao de contas so uma administradora de condomnios e um sndico (no condmino), no sendo observado nenhuma informalidade a este respeito. No Condomnio C, quem exerce a funo de sndico um condmino. Observou-se que o condomnio possua despesas referentes a Investimentos

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Construes e melhorias, sendo que no foi constatada atravs das atas, a autorizao para tais gastos. Alm disso, os demonstrativos de receitas, apontavam que 2 (dois) condminos haviam utilizado o salo de festas no perodo, sendo que o valor da taxa de uso era de R$ 100,00 (cem reais), com a seguinte observao: R$ 70,00 (setenta reais) pelo uso do salo, e R$ 30,00 (trinta reais) pela limpeza do referido espao. Porm, na ltima ata do condomnio, ficou assim definido: [...] a limpeza ficar a cargo do condomnio, o valor da taxa para uso do salo ser de R$ 70,00 (setenta reais). Ou seja, foi cobrado R$ 30,00 (trinta reais) a mais dos condminos, pelo faro da taxa real de uso do salo ser apenas de R$ 70,00 (setenta reais). Escriturao contbil No Condomnio A, foi verificado que os balancetes no estavam assinados pelo contador responsvel pelas informaes ali contidas, bem como no estavam assinados pelo sndico, nem pelos membros componentes do conselho fiscal. J os Condomnios B e C, possuem escriturao contbil e seus relatrios, utilizados para prestao de contas, foram devidamente assinados pelos responsveis. Contas correntes e contas em caderneta de poupana Todos os condomnios analisados possuem contas correntes, no nome do respectivo condomnio, assim como, das contas de poupana. Ausncia de relatrio de inadimplncia No Condomnio A, foi constatada a existncia de planilha de inadimplentes. Nos Condomnios B e C, no foi observado um relatrio que contenha um controle, da relao dos condminos inadimplentes, com a discriminao dos respectivos valores que lhe cabem.

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Pagamento de despesas sem documentao hbil Nos Condomnios A, B, e C, em relao ao exame dos pagamentos

efetuados, verificou-se a inexistncia, de documentao hbil para comprovao das operaes realizadas (compras e/ou pagamento de despesas). Foi verificado no Condomnio B, pagamento de honorrios advocatcios e de custas judiciais, sem a apresentao de nota fiscal de servio; pagamento de vale transporte, com a emisso de recibos simples, o que pode gerar um passivo trabalhista futuro, uma vez que no foram adquiridos os passes nas empresas de transporte rodovirio e entregues aos funcionrios, podendo tais valores, numa fiscalizao trabalhista, serem considerados como gratificao salarial. Pagamentos de inmeros recibos, no contendo se quer a denominao do condomnio, e em alguns casos nem a discrio do que foi pago. Pagamentos em atraso Nos Condomnios A e C, no foi observado nenhum pagamento com a incidncia de juros e multa. No Condomnio B, observou-se o pagamento de despesas, de competncias anteriores com juros e multa, sendo que o saldo do ms anterior da conta corrente era suficiente para quitar tais dvidas. Cheques com valores superiores aos valores das despesas Nos trs condomnios em anlise, foi constatada a existncia de cheques com valores superiores aos documentos que comprovam tal fato. Estas divergncias observadas so de valores significativos, principalmente no Condomnio A, onde, foi emitido um cheque no valor de R$ 800,00 (oitocentos reais), sendo apresentada somente uma nota, referente compra de gs, no valor de R$ 550,00 (quinhentos e cinqenta reais) para comprovar sua emisso.

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Cheques caixa ou fundo fixo No Condomnio A, observou-se que a emisso do cheque caixa corresponde

soma das despesas em valor nfimo. Lembrando ainda, que o valor do saldo de caixa foi zero no final do ms em anlise. Nos Condomnios B e C, foi constatado a existncia de cheques caixa, em valores significativamente superiores aos valores das despesas apresentadas, que no foram pagas por meio de cheques. Sobre as receitas e despesas Em relao s receitas, no Condomnio A, pde-se observar o depsito de 2 (dois) condminos, referentes ao pagamento de condomnio de competncias anteriores, porm, nenhum dos dois condminos constavam na lista de inadimplncia do condomnio. Quanto as despesas, as 5 (cinco) mais elevadas foram: luz, gua, funcionrios, encargos e gs. As demais referem-se a servios de vigilncia, construo da guarita, pr-labore do sndico, contador, manuteno das bombas, arquiteta, seguro, manuteno das caldeiras, telefone, manuteno da piscina, material de limpeza, manuteno dos elevadores, manuteno do porto, manuteno do jardim, salo de festas, diversos, tarifas bancrias e material de expediente. No Condomnio B, verificou-se que a previso de receitas foi compatvel com as despesas apresentadas no balancete do perodo. As 5 (cinco) maiores despesas do perodo so referentes luz, gua, funcionrios, gs e encargos. Na seqncia tm-se as seguintes despesas: administradora de condomnio, servios de vigilncia, dedetizao, pr-labore do sndico, advogado, manuteno das bombas, seguro, manuteno da piscina, telefone, manuteno dos elevadores, manuteno do porto, material de limpeza, tarifas bancrias e materiais de expediente.

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No condomnio C, foi constada a existncia de despesas que no haviam sido consideradas na previso de receitas do perodo, sendo estas referentes construo e melhorias. Assim como j mencionado no tpico sobre gesto do condomnio, no foi constatada a autorizao para tais despesas, na previso oramentria anual e nem em atas de assemblia extraordinrias. Em relao as demais receitas, as 5 (cinco) maiores so referentes a gs, salrios, gua, encargos, e luz. Em seguida tm-se as seguintes despesas: construes e melhorias, TV a cabo (TVA), servios de vigilncia, honorrios contador, pr-labore do sndico, seguro, manuteno das bombas, telefone, manuteno dos elevadores,

manuteno do porto, material de limpeza, diversos, tarifas bancrias e material de expediente. O motivo pelo qual a despesa com gs foi a mais elevada, pode ser explicado pelo fato do condomnio possuir instalao a gs para os chuveiros dos apartamentos. Observando-se as despesas dos trs condomnios, pode-se dizer que so praticamente as mesmas, pelo menos no que se refere as mais elevadas, variando as demais de acordo com as instalaes e exigncia dos condminos. Pagamentos sem a comprovao das despesas Nos Condomnios A e B, todas as despesas apresentam comprovante de pagamento, porm, alguns desses comprovantes no so hbeis para tal fim. No Condomnio C, verificou-se que para alguns pagamentos realizados no h documentao correspondente a tais gastos, sendo tambm constatado a existncia de comprovantes no hbeis inclusos na prestao de contas. Pagamentos de salrios Nos condomnios A e B, no foi constatada nenhuma irregularidade a esse respeito.

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J no Condomnio C, verificou-se que os empregados recebem recibos simples, com a seguinte descrio: conforme servios prestados no ms. Contudo, sobre o valor de tais recibos no h incidncia de nenhum encargo social.

Recolhimentos dos encargos trabalhistas No que tange ao recolhimento dos encargos trabalhistas, exceto do INSS, os

trs condomnios em estudo no apresentaram divergncias a esse respeito. J em relao ao INSS, verificou-se que o Condomnio A no efetua o recolhimento de 11% (onze por cento) referente contratao de servios de terceiros, como por exemplo, dos servios de vigilncia. E ainda no efetua o recolhimento de 31% sobre a remunerao do sndico, como j mencionado, este possui duas formas de remunerao, sendo que nenhuma delas possui desconto de INSS. No Condomnio B, no foi constatada nenhuma irregularidade a esse respeito. No Condomnio C, no foi constatado como parte integrante da guia de INSS, os 11% (onze por cento), que incidem sobre a remunerao do sndico.

3.4

SUGESTES AOS PROBLEMAS ENCONTRADOS NOS CONDOMNIOS

Em relao s irregularidades apontadas na anlise dos Condomnios A, B e C, recomenda-se as seguintes sugestes.

Condomnio A Reembolso ao condomnio, referente a uma das duas remuneraes

recebidas pelo sndico (condmino), visto que este possui remunerao por meio de iseno da taxa condominial e do pagamento de pr-labore.

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Assinatura do contador, do sndico e dos membros do conselho fiscal, nos demonstrativos utilizados na prestao de contas. Sempre solicitar documentao hbil, quando efetuar transaes, para que seja possvel dar suporte aos desembolsos efetuados pelo condomnio. Apresentao das notas e/ou recibos compatveis com os valores

apresentados na emisso dos cheques. Nos casos em que as notas e/ou recibos foram inferiores, a diferena dever ser reembolsada ao condomnio. Um exemplo foi o cheque emitido no valor de R$ 800,00 (oitocentos reais), e a nota para comprovar tal gasto foi apenas de R$ 550,00 (quinhentos e cinqenta reais), a sugesto seria, de que o sndico apresentasse a nota de diferena do valor, ou restitusse ao condomnio, no valor da diferena. Rever a planilha de controle de inadimplncia, pois houve depsito de 2 (dois) condminos, que no fazem parte de tal planilha, referente ao pagamento de condomnios de competncia anteriores. Proceder aos recolhimentos de INSS da remunerao paga ao sndico, bem como dos autnomos que prestarem servios ao condomnio, conforme determina a legislao vigente. Proceder aos lanamentos contbeis referentes s despesas atravs dos valores contidos nas notas fiscais.

Condomnio B Efetuar planilhas de inadimplentes mensalmente, discriminando a

competncia, assim como, os valores referentes ao total da guia. Facilitando assim, o procedimento de aviso da pendncia e solicitao para a devida regularizao. Apresentao de documentao hbil, para dar suporte aos pagamentos realizados, como por exemplo, a exigncia de nota fiscal de prestao de servio,

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referente a honorrios advocatcios, assim como, comprovantes de compra de vale transporte junto s empresas de transporte rodovirio. Evitar o pagamento de contas em atraso, sempre que existirem recursos disponveis, em conta corrente ou em poupana, para fazer frente aos compromissos financeiros, evitando dessa maneira, o pagamento desnecessrio de juros e multa. Apresentao da diferena do pagamento, atravs de documentos hbeis, ou restituio do valor no comprovado, para complementar o valor do cheque emitido. Rever o valor permitido para emisso dos cheques caixa, pelo fato desse ter sido superior ao valor das despesas no pagas por meio de cheques especficos, ou seja, pagas em dinheiro. Proceder aos lanamentos contbeis referentes s despesas atravs dos valores contidos nas notas fiscais. Condomnio C Reembolso ou aprovao dos valores despendidos pelo sndico, referente s despesas com construes e melhorias, pelo fato destas serem extraordinrias e no terem sido aprovadas em assemblia, como foi verificado nas atas. Devoluo de R$ 30,00 (trinta reais) aos 2 (dois) condminos que utilizaram o salo de festas no perodo, pelo fato dos mesmos terem efetuado o pagamento de R$ 100,00 (cem reais), enquanto, conforme consta em ata, o valor devido seria de R$ 70,00 (setenta reais). Efetuar planilhas de inadimplentes mensalmente, discriminando a

competncia, assim como, os valores referentes ao total da guia, facilitando assim o controle para posteriores cobranas.

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Solicitar, quando do pagamento de servios prestados ao condomnio ou quando da aquisio de mercadorias, documentos originais que venham a dar suporte no s escriturao, mas tambm legislao fiscal vigente e que contenham a correta discriminao do objeto de cada pagamento efetuado. Apresentar, os documentos que comprovem o valor total dos cheques emitidos, assim como dos pagamentos que foram efetuados e que no h comprovao atravs de documentos. Rever o valor permitido para emisso dos cheques caixa, pelo fato deste ter sido superior ao valor das despesas, no pagas por meio de cheques especficos, ou seja, pagas em dinheiro. Fazer com que os funcionrios recebam suas remuneraes de acordo com o previsto na legislao, onde o total da remunerao deve integrar a base de clculo dos encargos trabalhistas que os cabem. Proceder aos recolhimentos, da diferena de 11%, a ttulo de INSS da remunerao paga ao sndico. Fazer com que os lanamentos contbeis referentes s despesas sejam feitos atravs dos valores contidos nas notas fiscais. Para que os condminos possam evitar irregularidades como estas que foram apontadas nas prestaes de contas, preciso que observem cuidadosamente as movimentaes dos recursos do condomnio, pois alteraes nestes, podem significar sintomas de fraudes. So eles: ausncia de balancetes, resultantes da recusa do sndico/administradora de condomnio em realizar a prestao de contas; documentao sem estrutura hbil, presena de despesas que no foram aprovadas em assemblia; notificao de despesas sem a respectiva documentao correspondente, movimentao bancria sem justificativa, notificao dos

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fornecedores por falta de pagamento, notificao por no terem sido pagos os recursos trabalhistas, e nos casos mais graves corte de gua, luz ou telefone por falta de pagamento.

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CONCLUSES E RECOMENDAES

Os condomnios, por possurem recursos comuns necessrios manuteno do condomnio, exigem das pessoas responsveis pela gesto o adequado conhecimento dos procedimentos de administrao da propriedade comum, da situao econmico-financeira do condomnio, assim como dos direitos e deveres que competem aos condminos e a si prprios. Diante desta necessidade, surge por parte dos condminos um maior grau de exigncia quanto qualidade e a transparncia apresentada pelo gestor, que pode ser o sndico e/ou a administradora de condomnios, nas prestaes de contas. Para alcanar tal objetivo, props-se neste estudo, abordar a importncia da auditoria externa como forma de auxlio na administrao de condomnios, realizando-se assim, uma pesquisa com os condomnios A, B e C, para verificar se as contas por eles apresentadas atendiam as atribuies impostas pela Lei n 4.591/64, pelo Cdigo Civil, pelo Sindicato dos Empregados em Edifcios de Florianpolis, pela Conveno do Condomnio, pelo Regimento Interno e pelo acordado nas assemblias, conforme descrito nas atas. Assim como, verificar o exame do cumprimento das demais sujeies, tais como: recolhimento dos impostos em tempo hbil, apresentao de documentao necessria para dar suporte a prestao de contas, entre outros. Levantou-se os principais aspectos vulnerveis a erros e fraudes, passando em seguida a auditar simultaneamente os condomnios, procurando analisar se os mesmos continham tais aspectos de irregularidades.

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Aps a auditagem pode-se concluir que, pelo menos um dos trs condomnios apresentavam divergncia quanto aos tpicos examinados, quando no raro, os trs o apresentaram. Diante de tal quadro, presume-se que os gestores esto mal informados ou mal intencionados quanto ao processo de gesto do condomnio. Diante disto, faz-se necessrio prestar orientao para assegurar transparncia na gesto e na prestao de contas. Neste contexto, entende-se que a auditoria externa em condomnios vem a suprir tais necessidades de auxlio, pelo fato dos dados contidos nos relatrios de auditoria servirem como forma de orientao, no sentido de prevenir e oferecerem indcios, quando for necessrio, para o processo de punio do responsvel. O aspecto da orientao servindo como forma de preveno, pode ser observado na medida em que o gestor utiliza-se dos dados dos relatrios para evitar que os mesmos erros sejam cometidos novamente. J o aspecto da punio, serve para inibir o gestor a cometer erros, uma vez que estes estaro expostos no relatrio de auditoria, ficando o mesmo sujeito a manter a guarda de toda a documentao relativa ao condomnio, por um perodo de 5 (cinco) anos, conforme estabelece a Lei n 4.591/64. No entanto, mesmo que o condomnio adote uma poltica de realizao de auditoria em carter eventual, intervalos no superiores a 5 (cinco) anos, nos casos em que ocorrer falhas, conseguir detect-las, assim como os culpados, a tempo de no prescrever o prazo de responsabilidade dos gestores. Deste modo, acredita-se ter alcanado o objetivo deste trabalho, que consistia em apresentar a importncia da auditoria externa na gesto de condomnios.

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No entanto, no se tem nenhuma pretenso de encerrar aqui as discusses levantadas sobre os mtodos de auxilio de gesto, podendo ser utilizados em outros trabalhos de pesquisas ferramentas distintas da auditoria, pois a procura por informaes que proporcionem a escolha da melhor alternativa algo constante em qualquer tipo de organizao. E para a realizao de novos trabalhos, recomenda-se que seja aplicada a auditoria externa em outras entidades, no sentido de ampliar a discusso sobre a importncia desta ferramenta no auxlio gesto.

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