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Derechos Reservados
D.R. © 2008, Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica
Primera Edición
Calle 16 de Septiembre No. 147 Nte., Col. Lázaro Cárdenas,
Metepec, Edo. De México, C.P. 52148
Índice
I Mensaje al alumno 6
II Competencias 6
III Simbología 8
Capítulo 1. Definición de los Procedimientos Administrativos y de la Oficina 9
Presentación 10
Mapa curricular 11
1.1.1. Los sistemas y procedimientos administrativos 12
• Definiciones 12
• Campo de los sistemas y procedimientos 13
• Función de los sistemas y procedimientos 13
1.1.2. Clasificación de los procedimientos 13
• Sistemas o procedimientos de fábrica o taller 14
• Sistemas o procedimientos administrativos 14
Actividades 16
1.2.1. Principios de los sistemas y procedimientos 16
• Concepto 16
• Definición 16
• Objetivo 17
1.2.2. Principios de los sistemas y procedimientos 17
Actividades 18
Transferencia a otros contextos 18
Capítulo 2. Diseño de Procedimientos Administrativos 21
Presentación 22
Mapa curricular 23
2.1.1. Estructura de los procedimientos. 24
• Actividades 24
• Políticas 28
2.1.2. Proceso para el diseño de procedimientos 29
• Inventario de procedimientos 30
• Clasificación de los procedimientos 30
• Selección de los procedimientos 31
• Recolección y estudio de la información 31
• Diseño de procedimientos 32
Actividades 32
2.2.1. Desarrollo de la propuesta 32
• Selección de la alternativa a implantar 32
• Revisión de propuesta en cuanto a práctica 33
• Ajustes 33
• Proyecto de procedimiento 33
• Estudios complementarios 43
• Reestructuración orgánica 43
2.2.2. Implantación de los procedimientos 43
• Métodos de implantación de procedimientos 44
• Paralelos 45
• Piloto 45
• Seguimiento y evaluación 45
Actividades 45
Transferencia a otros contextos 46
Capítulo 3. Diagramación de Procedimientos Administrativos 47
Presentación 48
Mapa curricular 49
3.1.1. Clasificación de los diagramas y sus reglas 50
• Por su formato 50
• Por su propósito 50
• Por su área de aplicación 51
3.1.2. Los gráficos o diagramas 51
• Campos de importancia 51
3.1.3. Clasificación de las gráficas 52
• De carácter estático 52
• De carácter dinámico 54
Actividades 54
3.2.1. Introducción a los diagramas de flujo 55
• Consideraciones 55
• Análisis del flujograma 56
• Tipos de diagramas 57
3.2.2. Simbología 61
• Signos, símbolos y comunicación 61
• Tipología de los símbolos 61
• Utilización de los símbolos 63
Actividades 66
Transferencia a otros contextos 67
Capítulo 4. Examen, Diseño y Control de Formatos 70
Presentación 71
Mapa curricular 72
4.1.1. Análisis de las formas 73
• Necesidad de las formas 73
• Definición de una forma 73
• Principios para el análisis de formas 73
4.1.2. Procedimiento de análisis de las formas 74
• Preanálisis 74
• Análisis de formas 75
• Diseño 83
Actividades 85
4.2.1. Diseño de formas 86
• Propósito 86
• Requisitos 86
Actividades 86
4.3.1. Del control de formas y formatos 86
• Definición 86
• Objetivos 86
• Programa de control de formas 87
• Nivel de organización 87
• Instructivo 88
4.3.2. Control de formatos 88
• Examen de formatos 88
• Diseño de formatos 89
• Obtención de formatos 89
• Programa de conservación de formatos 89
Actividades 90
Transferencia a otros contextos 90
Capítulo 5. Elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos 94
Presentación 95
Mapa curricular 96
5.1. Los manuales administrativos 97
• Definición 97
• Objetivos 97
5.1.2. Clasificación de los manuales 97
• Por función específica 100
Actividades 102
5.2.1. Manual de procedimientos 102
• Definición 102
• Objetivos 102
• Tipos 103
5.2.2. Estructura de los manuales de procedimientos 103
• Datos generales 103
• Contenido específico 104
Actividades 106
Transferencia a otros contextos 106
Prácticas y Listas de Cotejo 113
Autoevaluación 125
Sugerencias bibliográficas 129
Respuestas a la autoevaluación 135
Glosario 136
Referencias documentales 151
I Mensaje al Alumno Aborda temas relativos a
los procedimientos
Capítulo
administrativos y la
1
oficina.
Este manual apoya al Programa de Estudios
“Diseño de Procedimientos Administrativos” que se Se refiere al proceso para
el diseño y descripción de
estudia en el sexto semestre de la carrera de
Capítulo procedimientos, como
Profesional Técnico-Bachiller Asistente Directivo. 2 una manera de facilitar su
comprensión.
Ejercicios Prácticas
Diseño de
Procedimientos
Administrativos
ENTRADAS SALIDAS
HUMANOS
MATERIALES
TECNOLÓGICOS
RETROALIMENTACION
Otra definición de sistema, lo considera como una El autor Álvarez Torres Martín (3), define al
reunión o conjunto de elementos relacionados que procedimiento como la guía detallada que muestra
interactúan entre si para lograr un fin determinado secuencial y ordenadamente como dos o más
(2) personas realizan un trabajo.
Áreas de aplicación
Finanzas
Ventas
Producción
Sistemas Mantenimiento
Procedimientos Etc.
Naturaleza
Abiertos
Cerrados
Actividades
1.2 Aplicar la metodología para el estudio de
procedimientos administrativos, mediante el
Realización de inferencias, diseño de un plan para hacer más eficiente el
resúmenes y analogías uso de los recursos
Investigación documental
En esos casos tendrás que construir nuevos Su propósito fundamental consiste en lograr que
procedimientos o modificar los que ya existen. las operaciones de naturaleza repetitiva se
Por lo tanto, en este segundo capítulo el desarrollen siempre en la misma forma.
propósito es que tú seas capaz de diseñar nuevos
procedimientos administrativos o rediseñar los ya Los procedimientos son los principios
existentes, de acuerdo con las políticas y con los fundamentales en que está basado el control de la
métodos de operación, para optimizar los estructura de una dependencia, por lo tanto un
resultados de la empresa. procedimiento, al tener que cumplir una tarea tan
importante, se debe aplicar exactamente en los
La lógica del contenido de este capítulo te mismos términos que fue ideado, sin alteraciones
permitirá ir subiendo los escalones que te llevarán ni deformaciones.
a los resultados de aprendizaje que se aprecian en
la tabla y el esquema siguientes.
Diseño de
Procedimientos
Administrativos
ACTIVIDADES
1) Recibir
requerimientos
FUNCIÓN
- Métodos
- Secuencia
Por método entendemos una serie de pasos
sucesivos, con un principio y una finalidad En matemáticas se dice que “una secuencia es una
previamente determinados. concatenación de símbolos obtenidos a partir de
El método es un orden que se debe imponer a los una sucesión (3). En administración, el concepto
diferentes procesos necesarios para lograr un fin de secuencia es semejante ya que involucra a un
dado o resultados. El establecimiento del mejor conjunto de actividades cronológicamente
método dependerá, en todo caso de las relacionadas. Es decir, actividades que ocurren en
características de la empresa y de los resultados una sucesión de tiempos.
que se espera obtener a partir de la aplicación de
un procedimiento en concreto.
En el nivel siguiente, el comportamiento Algunas personas temen que las herramientas del
organizacional es valioso para examinar la comportamiento organizacional se usen para
dinámica de las relaciones en grupos pequeños, limitar su libertad y privarlas de sus derechos.
tanto en equipos formales como en grupos Aunque ello es posible, también resulta
informales. Cuando es necesario que dos grupos o improbable, ya que las acciones de los
más coordinen sus esfuerzos, como por ejemplo en administradores están sujetas hoy a revisiones
las áreas de ingeniería y ventas, los profundas. Los administradores tienen que
administradores se interesan en las relaciones recordar que el comportamiento organizacional es
intergrupales que surgen. una herramienta humana para beneficio de los
seres humanos. Se aplica de manera amplia a la
Los objetivos del comportamiento organizacional conducta de las personas en todo tipo de
son: El primer objetivo es describir organizaciones, como empresas, organismos de
sistemáticamente cómo se comportan las personas gobierno, escuelas y organizaciones de servicios.
en condiciones distintas. Lograrlo permite que los Donde haya organizaciones, existe la necesidad de
administradores se comuniquen con un lenguaje describir, entender, predecir y mejorar la
común respecto del comportamiento humano en administración del comportamiento humano.
el trabajo.
- Formas
Un segundo objetivo es entender por qué las
personas se comportan como lo hacen. Los Con la complejidad del entramado empresarial y
administradores se frustrarán mucho si sólo de los procesos de producción que aparecen
1) El Taylorismo
La idea se propuso en 1911 la obra "The Principles El trabajo en cadena fue aplicado con éxito en las
of Scientific Management", (Los principios de la fábricas de automóviles de Henry Ford y por ello
administración científica) de F. Taylor que se le denomina “Fordismo”. En realidad constituye
planteaba la importancia de la especialización de una aplicación rigurosa del Taylorismo y significa la
las funciones en el trabajo y la estandarización de especialización máxima del trabajo, “la
los procedimientos a seguir. optimización de los rendimientos y el
abaratamiento de las mercancías” (25), eso
permitió en su tiempo el acceso a los automóviles
Ford a un número cada vez mayor de
consumidores.
http://www.youtube.com/watch?v=0k7YXc8G8-
s&eurl=http://www.claseshistoria.com/revolucionin
dustrial/2formasorganizacion.htm
F. W. Taylor (24)
Estas dos formas en que se realizaron los
procedimientos de producción rompieron con los
A partir del estudio de la forma que empleaban los
métodos del pasado en los que el trabajo era más
trabajadores más productivos en las distintas
bien artesanal y los trabajadores no eran
empresas y el riguroso cronometraje de sus
especializados, es decir, no intervenían en una
acciones, F.W. Taylor llegó a la conclusión de que
parte del proceso de producción, (por ejemplo:
la actividades y tareas debían realizarse con el
soldar piezas) sino que se dedicaban a todo el
menor esfuerzo y el menor tiempo eliminando
proceso (por ejemplo: fabricar todo el producto).
pasos innecesarios y movimientos duplicados o
que no eran importantes a fin de reducir los costos
Aunque la implantación de las dos formas
de fabricación. El trabajador debería trabajar en un
organizacionales citadas anteriormente dieron
ambiente propicio, sin distracciones y contar con
origen a serios problemas económicos y sociales
todos los recursos necesarios a su disposición y
pues implicaban la deshumanización alienante del
fácil alcance. Taylor establecía que el trabajo
espacio de trabajo, también son el antecedente del
intelectual y el manual deberían estar separados,
diseño de procedimientos y, paradójicamente, del
ya que al primero le correspondía organizar, dirigir
reclamo de mejores condiciones de trabajo a partir
y supervisar al trabajo manual.
de la limitación de las cargas de trabajo y de las
áreas de responsabilidad
2) El Trabajo en Cadena (“Fordismo”)
Son todas las relaciones establecidas entre las - De ámbitos de competencia. Las relaciones
múltiples unidades de organización y que de ámbitos de competencia existen entre áreas
representan relaciones no marcadas ni vinculadas cuyas responsabilidades les corresponden con
con la estructura Organizacional, pero que exclusividad.
representan un apoyo importante a las relaciones
formales para conseguir los objetivos marcados. • Políticas
Generalmente las relaciones no formales no
aparecen en los diagramas institucionales Las definiciones existentes de política
organizacional la enfocan básicamente al uso del
- De coordinación. Las relaciones de poder para influir en la toma de decisiones de la
coordinación existen entre áreas de igual nivel organización (17). “Para nuestros fines definiremos
de responsabilidad en una organización la conducta política en las organizaciones como las
actividades que no se requieren como parte de la
función formal de la organización pero que ejercen
Fácil comprensión, tanto por los usuarios como 7) Procedimientos estables: Sus propiedades y
por los responsables de su tratamiento operaciones no varían esencialmente o lo
informático. hacen solo en ciclos repetitivos.
La operación para recolectar y estudiar la Preguntas que se refieren a los métodos y técnicas
información es básicamente lo que aplicados para realizar el trabajo, y la manera en
denominaremos un análisis. El análisis se basa en que se han adoptado y aplicado en la unidad
hacer una serie de preguntas, con el fin de administrativa.
determinar las actividades estrictamente necesarias
para realizar cierto trámite o proporcionar un Cada pregunta se puede ampliar en:
servicio. ¿Qué se hace?…… ¿Es necesario
hacerlo?.......El propósito es eliminar partes ¿Qué?
innecesarias. ¿Por qué?
¿Podría?
En este tipo de preguntas se cuestiona la ¿Debería?
naturaleza o tipo de labores que se realizan en la
Desarrollar el procedimiento más adecuado, según Dramatiza, integrado en un equipo, algunas de las
los objetivos y políticas de la dependencia. actividades que se realizan en una oficina, para
simular los procedimientos administrativos que se
Una vez contestadas las preguntas que se plantean efectúan en ella.
en el punto anterior, deberá ser redactado y
diagramado el procedimiento propuesto, 2.2 Implantar los procedimientos diseñados
elaborando en comparación en el actual y o rediseñados, de acuerdo con el método
demostrando las ventajas en ahorro de elegido, para asegurar su funcionalidad.
operaciones y simplificación de las mismas;
reducción de transportes y distancias de los 2.2.1 Desarrollo de la propuesta.
mismas; reducción de transportes de éstos;
eliminación de las demoras innecesarias; • Selección de alternativa a implantar
ordenamiento de las inspecciones; etc.
Antes de proceder a cualquier cambio en la
• Diseño de procedimientos empresa, es importante saber qué alternativa es
necesario implantar, la naturaleza del
A partir del análisis efectuado de la información, se procedimiento se encuentra apoyada en la
llevará a continuación un proceso de síntesis a tendencia humana de seguir la línea del menor
través del diseño de un procedimiento esfuerzo, es decir, en el trabajo diario evitar estar
administrativo. decidiendo a cada paso, ¿qué hacer?, ¿cómo
El diseño de procedimientos incluirá la elaboración hacerlo?…. etcétera., lográndose esto al establecer
de gráficas o manuales (19), según lo requiera el los procedimientos que indican las rutinas fijadas
caso. Existen básicamente dos tipos de para la resolución de los diferentes aspectos del
diagramación (20): de flujo (ANSI) y de bloque. En trabajo.
el punto 2.2.1 de este manual se detalla cada uno
de ellos. Es importante para determinar o seleccionar qué
procedimiento debemos de implantar, realizar el
Actividades estudio y análisis de procedimientos y para ello es
necesario que sean observados los siguientes
lineamientos:
Realización de inferencias,
resúmenes y analogías 1. Seleccionar el procedimiento a ser estudiado y
analizado.
2. Registrar los datos relativos al procedimiento.
Elabora un resumen del tema estructura de los
procedimientos. Para el registro de los datos se deben utilizar las
técnicas de la entrevista dirigida y de la
observación directa. En este sentido, se anotarán
Investigación documental los datos que sean recabados en la observación del
área de trabajo y en el modo de trabajar
prácticamente.
Realiza en equipo, una búsqueda en Internet
revistas, folletos, artículos y libros de reciente Una vez registrados los datos del procedimiento,
edición, (puedes consultar las sugerencias deberán ser revisados para asegurarse que están
todas las operaciones. Posteriormente se
CLAVE: s/c
No. DEBE ANOTARSE
CLAVE:s/c
No. DEBE ANOTARSE
1.- El nombre del centro comercial al que pertenece la aplicación de la nota de cargo.
2.- El día, mes y año en que se elabora este formato.
3.- El nombre proveedor ó empresa.
4.- El registro federal de causantes del proveedor ó empresa.
5.-Domicilio del proveedor ó empresa, incluyendo calle, número, colonia, municipio y
estado.
6.- Anotar el nombre del artículo y sus especificaciones.
7.- Con números arábigos la cantidad de la mercancía.
8.- Con números arábigos el precio de cada artículo.
9.- Con números arábigos, el importe del total de la cantidad de los artículos.
10.- La suma total de los importes.
11.- Con números arábigos la cantidad del impuesto al valor agregado, obtenido del
sub total.
12.- Con números arábigos la cantidad que se origina de la suma del sub total más el
IVA.
13.- Anotar con letra la cantidad del total de la nota de cargo.
14.- El nombre y la firma del proveedor al que le afecta esta nota de cargo.
15.- El nombre y la firma del encargado de gestoría que requisita este formato.
16.- El nombre y la firma del responsable de compras que revisó este formato.
17.- El nombre y la firma del jefe de abasto que autoriza la aplicación de esta nota de
cargo.
18.- El nombre y la firma del jefe de contabilidad de centros comerciales.
El formato es un documento de comunicación Forman parte del Manual, ya sea que se intercalen
administrativa formal, impreso generalmente en en la operación donde se originan o se incluyan
papel mediante alguno de los medios de como apéndices del mismo.
reproducción gráfica. En algunos casos contiene,
además de información, instrucciones para llenarse El formato se convierte en documento oficial una
o utilizarse. vez que se anota en él la información variable en
los espacios correspondientes.
Los formatos se utilizan en un procedimiento para
captar, registrar y proporcionar información.
La importancia de los formatos radica en que, a Además consta básicamente de cuatro elementos:
través de ellos, se puede llevar a cabo una mejor el primero es la indicación de instructivo, el
toma de decisiones, porque permiten captar siguiente es la anotación de la frase: “Para Llenar el
información de una manera rápida y precisa; Formato”; el tercero es el “Nombre del Formato” y
además, facilitan el flujo del procedimiento y el finalmente la clave o codificación asignada al
análisis de los datos mediante la estructuración mismo.
organizada de los mismos.
Análisis y diseño de formatos
Propósitos. Los formatos persiguen los siguientes
propósitos: Para llevar a cabo el análisis de formatos, el
analista debe preparar un cuestionario o entrevista
para recabar información relativa a:
VERIFICAR HACER
CONCIENCIA DE CALIDAD
Diseño de
Procedimientos
Administrativos
- Otros
2
3
1
Actividades
Ejercicios
En parejas diseña un mapa mental o conceptual de
la clasificación de los diagramas.
Investigación de campo
• Consideraciones
Actualiza inventario
No
Entrega mercancía y
factura
Registra y genera
reporte fiscal
Recibe mercancía
- Horizontal
Consejo
Reportero Editorial
Salida de
emergencia
Sala de Recepción
Terraza
Jardín
Bodega
Relacionamos signos y símbolos con comunicación Son palabras empleadas para ser hacer referencia a
a través de un lenguaje abreviado ya que el signo cosas objetos o propiedades en los mismos.
tiene un significado de aplicación a las palabras –
personas, animales- cosas etc. para referirse o - Símbolos lógicos y Símbolos estructurales
tener en cuenta algo y posee además un carácter
parcial o sea una sub-clasificación de los signos Son palabras o marcas usadas como enlace de
denominados símbolos. símbolos descriptivos.
Inicio y
Término Multidocumento
Proceso Entrada y
Salida
Decisión Conector
Almacenamiento
Documento
Dirección Transporte
del flujo
Simbología Figurativa
Fotografía
Caricaturas
Dibujos o siluetas
NO
En todo caso, los símbolos utilizados deben
acompañarse de su descripción y explicación:
Por ejemplo:
a) Nombre de la organización
b) Nombre de quién elaboró
c) Lugar de elaboración
d) Fecha
e) Nombre del procedimiento
Investigación de campo
Copia el diagrama arquitectónico incluido en este
tema y agrégale símbolos del mobiliario que
consideres adecuado para cada área. En equipos recaben en oficinas públicas
información sobre los trámites oficiales (para
Diseña un diagrama horizontal o vertical con las obtener becas, cartilla del servicio militar, licencia
áreas administrativas de la escuela o presidencia de conducir, pasaporte, ayuda social o económica,
municipal de tu localidad. etcétera).
Al examinar cúmulos de galaxias y espectros en las El término “gran explosión'' implica una explosión
dos últimas secciones, seguiste los mismos pasos en algún lugar en el espacio, con partículas
que Edwin Hubble dio en 1929. Ahora, te queda impulsadas a través del espacio. Si esto fuera
solamente una tarea: tienes que hacer un cierto, las partículas más rápidas habrían viajado
diagrama de Hubble con tus propios datos para más lejos con respecto al sitio de la explosión, lo
aprender algo acerca del universo. que también habría conducido a una relación
lineal entre distancia y velocidad. Pero éste NO es
El Diagrama de Hubble y la Gran Explosión el concepto detrás del escenario cosmológico de la
gran explosión. El modelo explosivo es en realidad
El descubrimiento clave que llevó a los astrónomos más complejo que el modelo cosmológico de la
a postular la Gran Explosión (Big Bang) fue la gran explosión --habría que explicar por qué hubo
relación lineal entre distancia y desplazamiento al una explosión en ese lugar y no en algún otro; qué
rojo en el diagrama de Hubble. Hubble hizo dos distingue a las galaxias de la orilla de aquéllas más
observaciones importantes que lo condujeron a cercanas al centro, etc. En el escenario
proponer este escenario. Primero, la relación lineal cosmológico, todos los lugares y galaxias son
entre distancia y corrimiento al rojo no depende de equivalentes --todo mundo ve la misma cosa, y no
la dirección en el cielo --en una dirección vemos hay centro u orilla.
desplazamientos al rojo, como si las galaxias se
estuvieran alejando de nosotros, y en la dirección Hubble no midió los desplazamientos al rojo --
opuesta también vemos desplazamientos al rojo, éstos ya habían sido medidos para unas cuantas
no hacia el azul. En todas direcciones parece que docenas de galaxias por Vesto Slipher. La principal
las galaxias se alejan de nosotros, y mientras más contribución de Hubble fue estimar las distancias a
lejanas están, más rápidamente parece que se las galaxias y cúmulos, y darse cuenta de que los
mueven. Segundo, los conteos de galaxias en datos en su diagrama podían ser representados
varias direcciones en el cielo, y hasta diferentes por una línea recta.
distancias, sugieren que el espacio está La relación lineal entre desplazamiento al rojo y
uniformemente ocupado por galaxias distancia se expresa como
(promediando sobre su tendencia a agruparse). c z = H 0d ,
Eso no es lo que vamos a hacer aquí: estamos En la Sección II (Distancias), encontraste distancias
tratando de establecer la validez de la propia relativas a varias galaxias en tres cúmulos, en una
fórmula, lo que significa que debemos estimar d región del cielo. En la Sección III (Corrimientos al
independientemente de nuestra medida del rojo), encontraste desplazamientos al rojo
desplazamiento al rojo. espectroscópicos para las mismas galaxias. Ahora,
utiliza un programa de graficación como Excel
Distancias absolutas y relativas para hacer un diagrama de Hubble. Grafica el
desplazamiento al rojo en el eje x y la distancia en
En la Sección II, mediste distancias relativas, no el eje y. Escoge escalas apropiadas para los ejes y
absolutas. Tener una distancia absoluta significa rotúlalos claramente. ¿Una línea recta ajusta bien
que conocemos el valor de d en pulgadas o metros tus datos?.
o algo --los astrónomos utilizan una unidad
llamada megaparsec (Mpc), donde 1 Mpc = 3.1 x
Diseño de
Procedimientos
Administrativos
• Pre-análisis
- Antecedentes
- Inventario de formas
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a - Determinación del método más eficiente de
los que se designa con distintos nombres, pero obtener la información necesaria en la forma
que pueden resumirse de la siguiente manera:
Se deben hacer las preguntas, ¿Qué? ¿Quién?
Por su alcance: ¿Dónde? ¿Cómo?. Para poder diseñar la forma
con los datos que requerimos, y el formato que
1. Generales o de aplicación universal.- Son las han de llevar cada una.
aplicables a toda la institución u organización.
También se clasifican en este rubro formas de Los métodos más eficientes están relacionados con
aplicación para un conjunto de instituciones u el tipo de investigación que pretende realizarse (3).
organizaciones. En este caso quedan los formatos
para solicitud de empleo, por ejemplo. Los métodos de recolección de datos, son el medio
2. Departamentales o de aplicación específica.- a través del cual el administrador o investigador de
Como su nombre lo indica, aplican para un operaciones administrativas interactúa con otros
departamento en específico, por ejemplo las integrantes de la organización obtener la
solicitudes de crédito, los formatos para información necesaria que le permita diseñar la
inscripción en eventos deportivos, etc. forma que se requiere.
3. De puestos o de aplicación individual.- Son
los dirigidos a un puesto o actividad Para recolectar la información hay que tener
específicamente, por ejemplo la requisitación de presente:
habilidades para el puesto de “Instructor de
soldadura” en una determinada empresa. 1) Seleccionar un instrumento de medición el
cual debe ser válido y confiable para poder
La información más concreta respecto a los aceptar los resultados
Manuales de Procedimientos Administrativos se 2) Aplicar adecuadamente dicho instrumento
ampliará en el siguiente capítulo. de medición
3) Organizar las mediciones obtenidas, para
• Análisis de formas poder analizar los resultados
4) Dentro de los métodos para obtener
Una vez agotado el pre-análisis, se procede a información se encuentran:
realizar el análisis de formas, para ello es necesario
desarrollar las siguientes fases: Observación
Otra ventaja de la entrevista tiene sobre el Este tipo de entrevista es muy útil en los estudios
cuestionario es que ésta es aplicable a distintos descriptivos y en las fases de exploración para el
tipos de personas (analfabetas, los niños o con diseño del instrumento de recolección de datos.
aquellos que tienen limitación física u orgánica que
les dificulte proporcionar una respuesta escrita. Las ventajas de este método son:
Las instrucciones se refieren a las orientaciones que Otro de los componentes más importantes del
se brindan al consultado sobre cómo se debe formulario lo constituye su cuerpo central, donde
llenar el formulario. se incluyen las preguntas o "ítem" referentes a las
variables que medirá según el problema y objetivos
Estas deben ser lo suficientemente amplias acerca del estudio. Este generalmente se organiza en
del tipo y profundidad de la información que se áreas o secciones, dependiendo de los aspectos
desea recoger, así como el lugar y manera en que que sean incluidos; en la ubicación de las áreas
deben anotarse las respuestas, lo anterior es más debe seguirse un orden lógico, agrupando todas
importante cuando se utiliza el cuestionario a las preguntas que se refieren a un mismo tema y
distancia o si no está presente el investigador en el continuando secuencialmente con las otras áreas,
momento en que el encuestado contesta el por ejemplo, puede iniciarse con el área referente a
formulario. datos generales del encuestado o fenómeno que
se investigará y continuar con aquellas específicas
Cuando participan otras personas en el proceso de a las variables en estudio.
recolección de datos también es necesario elaborar
estas instrucciones para que se orienten dónde y También es recomendable incluir al final del
cómo anotar las respuestas de los entrevistados; formulario una sección para observaciones, donde
en algunos casos amerita tener un manual de se registre información particular relacionada con
instrucciones por separado o al final del el encuestado, con las respuestas al instrumento u
formulario. Cuando se usa el cuestionario auto otro dato que sirva de referencia para la
administrado, además de las instrucciones es tabulación, análisis e interpretación de datos.
recomendable anexar al formulario una nota o
circular dirigida al encuestado, en donde se Finalmente, los formularios deben contener como
informe sobre el propósito del estudio, la dato de identificación del investigador el nombre
institución que patrocina la investigación y toda de la persona que recogerá la información, además
otra información que despierte por aportar datos debe registrarse la fecha y lugar donde se aplique
exactos y confiables. el formulario.
La identificación del formulario y del encuestado es Preguntas del formulario. Uno de los aspectos
otro elemento clave que debe considerarse en su relevantes a considerar en el diseño del formulario
diseño. El formulario debe contener información es el de las preguntas o "ítem" del mismo; estas
escrita para su identificación, como: número, fecha determinan en última instancia el alcance y logro
y lugar en que fue o será llenado; igualmente de los objetivos de investigación, y a través de ellas
necesaria es la identificación de la persona o se medirán las variables en estudio, obteniendo la
unidad de estudio, su número o clave información pertinente. Asimismo, debe
correspondiente, dirección u otro dato general que considerarse, entre otras: tipo de preguntas, su
facilite su ubicación. redacción, número y orden.
Es frecuente que se presente el interrogante acerca Referente al tipo de preguntas se consideran dos:
si debe o no aparecer el nombre de la persona dicotómicas y las de respuestas múltiples. Las
encuestada en el instrumento, se estima que ello primeras son las que tienen dos alternativas; un
debe estar sujeto al criterio del investigador o si se
La palabra "crítico" significa que este incidente Paso 3. Determinar la información que se recogerá
debe tener un impacto discernible sobre algún
efecto o consecuencia; es decir, debe contribuir Paso 4. Determinar la estructura del instrumento:
positivamente o negativamente al logro de alguna Áreas o secciones
actividad de interés. Formato general
o Claridad de las preguntas o ítem y del Como se anotó en capítulos anteriores “una
lenguaje secuencia es una concatenación de símbolos
o Cantidad de preguntas e ítem obtenidos a partir de una sucesión. Son semejantes
o Formato y cuerpo a las sucesiones y se pueden derivar fácilmente de
o Ordenamiento y secuencia de las preguntas éstas” (9)
o Claridad de las instrucciones
Podemos, y de hecho es recomendable, construir el
La prueba de campo sirve, además, para algoritmo de la secuencia.
determinar otros aspectos, como:
Un algoritmo (como ya se mencionó en el capítulo
o Costo y duración de la aplicación del anterior), es (10) una lista bien definida, ordenada
instrumento y finita de operaciones que permite hallar la
o Necesidad de preparación del personal a solución a un problema. Dado un estado inicial y
cargo de la recolección de datos una entrada, a través de pasos sucesivos y bien
definidos se llega a un estado final, obteniendo
La prueba de campo debe ser aplicada a un grupo una solución. (11)
de sujetos que tengan características similares a las
de la población que será estudiada, pero no es Características de los algoritmos
conveniente que sujetos que han participado en la
prueba sean incluidos en la etapa de recolección El científico de computación Donald Knuth (12)
definitiva de información. ofreció una lista de cinco propiedades, que son
ampliamente aceptadas como requisitos para un
Paso 7: La revisión final se hace con posterioridad a algoritmo:
la prueba de campo; hecha ésta, procede la
impresión o reproducción del instrumento.
Para efectos de diseño y control de formatos de Realiza en equipo un informe del por qué es
acuerdo con procedimientos administrativos importante la necesidad de formas dentro de una
identificados previamente, entenderemos las oficina.
secuencias expresadas mediante:
El propósito principal del diseño de las formas es 4.3 Controlar los formatos de la oficina,
suministrar medios estandarizados para el eficaz mediante su registro y revisión para
procesamiento de información administrativa. Esto mantenerlos actualizados.
comprende la disposición de las formas y las
especificaciones para realizarla. 4.3.1. Del control de formas o formatos.
http://www.ife.org.mx/InternetCDA/TRANSP2/menu
• Programa de conservación de formatos
_XV_formatos_requisitos.htm
Como antes se mencionó, los programas de
En este sitio es posible revisar algunos de los
control y en su caso, conservación de formatos
requisitos solicitados, en este caso por el Instituto
estarán estrechamente relacionados con los
Federal Electoral para la obtención de formatos.
objetivos establecidos para la organización y el
Entre las especificaciones que deben hacerse en el
procedimiento al que obedece la recopilación de
procedimiento de obtención de formatos, se
información mediante el formato, los objetivos ya
encuentran las siguientes:
fijados por la compañía deben asimismo
actualizarse, ya que constituyen una base
a) realización de la solicitud
administrativa que debe ser constantemente
b) documentos requeridos
Investigación de campo
Resolver situaciones
problemáticas
Diseño de
Procedimientos
Administrativos
- Manuales de técnicas
Generalmente los Manuales de Técnicas son Los manuales de Ventas, consideran a la venta
desarrollados por secciones. Algunos, además se como un proceso en el que se desarrollan las
encuentran disponibles impresos o digitalizados siguientes etapas primarias:
para verse en línea o descargarse para su posterior
impresión. 1.- Investigación de mercado
2.- Determinación del producto o servicio a ofrecer
Su enfoque que procura responder todas las con todas las características que posee
interrogantes que una persona no familiarizada 3.- Disponibilidad
con el tema pueda tener. De esta forma aportan
elementos que facilitan la comprensión de Al esquema anterior se le denomina “Primario”
requerimientos legales, términos y técnicas propias porque desde el momento en que se resuelve el
de la actividad o procedimiento de que se trate. tipo de producto o servicio que se va a ofrecer ya
se está trabajando en la venta. En esta etapa el
El ejemplo correspondiente de un Manual de vendedor no interviene puesto que los dueños
Técnicas lo podemos consultar en: deciden lo que se va a vender y ofrecer en la
http://www.uacj.mx/Publicaciones/pdf/manualdelar empresa.
ticulador.pdf
La segunda fase se conoce como etapas
Este nos plantea el manual de técnicas secundarias, y son:
correspondiente a la operación de un articulador
fisiológico llamado Whip Mix. 1. Oferta
2. Técnicas de mercadeo
• Por función específica 3. Venta
- Compras
- Información general
Escribe una descripción narrativa de un proceso
Incluye la información referente a la duración escolar (inscripción, préstamo bibliotecario,
aproximada y a la frecuencia del procedimiento, así exámenes extraordinarios, etc.).
como los mecanismos que se utilizan para la
revisión y actualización del manual. En parejas o tríos seleccionen una de las
descripciones narrativas y diseñen un diagrama de
Es necesario señalar que cuando un documento flujo usando simbología abstracta.
incluya un solo procedimiento deberá contener
instrucciones, representación gráfica y descripción
narrativa del conjunto de instrucciones específicas
para realizar una gama de operaciones.
Transferencia a otros contextos
- Glosario
De la página
Constituye una lista de términos (palabras) y
http://www.alimentacion-
conceptos (significados que se dan a cada palabra)
sana.com.ar/informaciones/Chef/manualdeprocedi
de carácter técnico relacionados con el contenido y
mientos.htm#top
técnicas de elaboración de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o
consulta y que por su grado de especialización
(Frotar las manos enjabonadas por lo menos (Frotar las manos enjabonadas por lo menos 1
1 minuto) minuto)
Limpiar las uñas y manos con un cepillo de uñas plástico
• Al iniciar cualquier
actividad
• Luego de ir al baño o
vestidores
• Después de manipular:
envases, embalajes, • Igual al procedimiento
Frecuencia del Lavado desperdicios y alimentos anterior
de manos crudos
• Luego de peinarse o
sonarse la nariz
• Antes de tocar utensilios
higienizados
Práctica número: 1
Duración: 2 hrs.
Desarrollo Sí No No
Aplica
1. Utilizó la ropa y equipo de trabajo en el caso necesario.
2. Elaboró una guía de entrevista, de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento.
3. Elaboró formato para el registro de la información recabada.
4. Se presentó con toda oportunidad a la entrevista.
5. Realizó la entrevista al responsable del área funcional
6. Recabó la información del sistema, de acuerdo al guión de la entrevista:
7. Registró la información recabada.
8. Organizó correctamente la información recabada.
9. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada, agregando los anexos
correspondientes.
Observaciones:
PSP:
Práctica número: 2
Duración: 11 hrs.
Desarrollo Sí No No
Aplica
Aplicó las medidas de seguridad e higiene en el desarrollo de la práctica.
Utilizó la ropa y equipo de trabajo.
1. Acató las medidas de seguridad e higiene.
2. Elaboró una guía de entrevista, de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento.
3. Elaboró formato para el registro de la información recabada.
4. Se presentó con toda oportunidad a la entrevista.
5. Realizó la entrevista al responsable del área funcional de la empresa visitada.
6. Recabó la siguiente información de la empresa, de acuerdo al guión de la
entrevista:
7. Registró la información recabada.
8. Organizó correctamente la información recabada.
9. Diseñó los procedimientos con los datos obtenidos en la guía de entrevista
de la empresa.
10. Examinó los procedimientos administrativos para el mejoramiento de la
operación.
11. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada, agregando los anexos
correspondientes.
4 Separó los residuos recuperables
1 Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados
Observaciones:
PSP:
Práctica número: 3
Duración: 12 hrs.
Desarrollo Sí No No
Aplica
Aplicó las medidas de seguridad e higiene en el desarrollo de la práctica.
Utilizó la ropa y equipo de trabajo.
1. Acató las medidas de seguridad e higiene.
2. Elaboró guía de entrevista.
3. Elaborar un formato para el registro de la información recabada en la
entrevista.
4. Realizó la entrevista al responsable del área funcional de la empresa visitada.
• Nombre de la empresa.
• Áreas funcionales.
• Procedimientos principales.
• Actividades principales de los procedimientos.
• Áreas internas y externas involucradas en los procedimientos,
• Duración y alcance de los procedimientos.
• Fecha de elaboración.
5. Organizó correctamente la información recabada.
6. Elaboró un formato para el registro de la información recabada.
7. Registró la información recabada.
8. Examinó los resultados obtenidos.
9. Elaboró los diagramas de flujo de los procedimientos administrativos
principales del área y empresa seleccionadas.
10. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada, agregando los anexos
correspondientes.
4 Separó los residuos recuperables
1 Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados
Observaciones:
PSP:
Práctica número: 4
Escenario: Aula.
Duración: 18 hrs.
Desarrollo Sí No No
Aplica
Aplicó las medidas de seguridad e higiene en el desarrollo de la práctica.
Utilizó la ropa y equipo de trabajo.
1. Acató las medidas de seguridad e higiene.
2. Elaboró guía de entrevista.
3. Elaboró un formato para el registro de la información recabada en la
entrevista.
4. Se presentó con toda oportunidad a la entrevista.
5. Realizó la entrevista al responsable del área funcional de la empresa visitada.
6. Organizó correctamente la información recabada.
7. Elaboró formato para el registro de la información recabada.
8. Comprobó el funcionamiento satisfactorio de los formatos.
9. Elaboró un reporte escrito de la práctica realizada, agregando los anexos
correspondientes.
4 Separó los residuos recuperables
1 Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados
Observaciones:
PSP:
Capítulo 3
Instrucciones: Selecciona la opción V (verdadera) o F (falsa) en el caso de cada uno de los reactivos que
aparecen a continuación:
Capítulo 4
Instrucciones: Selecciona la opción V (verdadera) o F (falsa) en el caso de cada uno de los reactivos que
aparecen a continuación:
Capítulo 5
Instrucciones: Selecciona la opción V (verdadera) o F (falsa) en el caso de cada uno de los reactivos que
aparecen a continuación:
1. MONOGRAFÍAS.COM http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml#CONCEP
(Consultada el 13 de noviembre de 2007)
2. WIKIPEDIA. http://es.wikipedia.org/wiki/Procedimiento_administrativo
(Consultada el 13 de noviembre de 2007)
3. UNIVERSIDAD ABIERTA
http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/G/Garcia%20Marco-
Análisis%20de%20sistemas.htm
http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/B/Badilla-ANALISIS%20Y%20DISENO.html
(Consultada el 16 de noviembre de 2007)
4. EXCELENCIA EMPRESARIAL
http://personales.jet.es/amozarrain/sistemas_gestion.htm
(Consultada el 16 de noviembre de 2007)
5. EL MUNDO. http://www.el-mundo.es/sudinero/noticias/act-51-8.html
(Consultada el 16 de noviembre de 2007)
http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml?monosearch
http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/B/Badilla%20David-Manuales%20administrativos.htm
www.sat.gob.mx/sitio_internet/informacion_fiscal/formatos_fiscales
http://www.cemexitiunesco.org/contactoregistro.html
http://www.sep.gob.mx/wb2/sep/sep_Lo_más_destacado
http://www.monografias.com/trabajos18/recoleccion-de-datos/recoleccion-de-datos.shtml#metodos
http://www.scribd.com/doc/21342/FORMATO-DE-ESTUDIO-SOCIOECONOMICO.
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http://es.wikipedia.org/wiki/Sucesi%C3%B3n.
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http://www.cofemer.gob.mx/wwwroot/BuscadorRFTS/DatosGenerales.asp?homoclave=SEMARNAT-03-
008&modalidad=1&identificador=256207&SIGLAS=SEMARNAT
http://ngenespanol.com/2007/08/16/%e2%80%98%e2%80%98arbol-del-sexo%e2%80%99%e2%80%99-y-
otras-plantas-medicinales-en-peligro-de-extincion-en-uganda/
http://www.cobach.edu.mx/historia.php
http://www.issfam.gob.mx/archivos/transparencia/info_adicional/manual_organizacion.pdf
http://www.bansefi.gob.mx/pdf/portal_transp/marco_normativo/normateca/Manual_Acceso_Informacion_jun-
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http://www.lapaz.bo/inicio/rrh/documentos/puestos/POLICIA%20MUNICIPAL/Guardia/CABO%20INTENDENCIA.pdf
http://www.uacj.mx/Publicaciones/pdf/manualdelarticulador.pdf
http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/B/Badilla%20David-Manuales%20administrativos.html
1. a)
2. b) Capítulo 4
1…V
3. c) 2…F
3…F
4. a) 4…V
5…V
5. b) 6…V
7…V
6. b) 8…F
9…V
7. b) 10…V
8. a)
9. a) Capítulo 5
1…V
10. a) 2…V
3…F
4…F
5…V
Capítulo 2 6…F
7…V
1...V 8…F
2...V 9…F
3…V 10…F
4…F
5…F
6…F
7…V
8…F
9…V
10...V
Capítulo 3
1…V
2...V
3…F
4…V
5…F
6…V
7…F