Unidad 3.

Operaciones con archivos

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Bsicamente todas estas operaciones se encuentran en el men Archivo.

3.1. Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Existen dos formas de guardar un libro de trabajo: 1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente. 2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobreescribindolo. Para almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic el men Archivo y elige la opcin Guardar como...

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: Selecciona la carpeta donde vas a grabar tu trabajo. Para ello debers utilizar el explorador que se incluye en la ventana. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar. Para guardar los cambios realizados sobre un archivo: Selecciona la opcin Guardar del men Archivo. de la Barra de Acceso Rpido. Tambin puedes O bien, haz clic sobre el botn Guardar utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G. Si tratamos de guardar un archivo que an no ha sido guardado nunca, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

3.2. Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo Selecciona el men Archivo y elige la opcin Cerrar. En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos un cuadro de dilogo que nos dar a escoger entre tres opciones: - Cancelar: El archivo no se cierra. - Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si an no se haba guardado aparecer el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicacin. - No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la ltima vez que guardamos.

Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar debajo del botn que cierra Excel.

de la barra de men, que est justo

o desde el botn Cerrar Si lo que cierras es la aplicacin, ya sea desde el men , se cerrarn todos los libros que tengas abiertos, en caso de que ests trabajando con ms de uno. El funcionamiento ser el mismo, si algn libro no ha guardado los cambios se mostrar el mismo cuadro de dilogo para preguntarnos si queremos guardarlos.

3.3. Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que ya estamos trabajando con un documento y queremos crear otro libro nuevo. sta operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, debers seguir los siguientes pasos: Selecciona el men Archivo y elige la opcin Nuevo. O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U. Se mostrar, a la derecha del men, un conjunto de opciones:

Lo habitual ser seleccionar Libro en blanco en la lista de opciones y a continuacin hacer clic en Crear, en el panel situado ms a la derecha. Pero tambin podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en blanco.

3.4. Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del men Archivo.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente: Explora tus carpetas hasta encontrar el libro que te interesa, seleccinalo con un clic y despus pulsa el botn Abrir. Si en la carpeta donde se encuentra el archivo que buscas hay muchos otros archivos, puedes optar por escribir el Nombre de archivo en el recuadro. A medida que vayas escribiendo, se mostrar un pequeo listado de los archivos que coincidan con los caracteres introducidos. Simplemente haz clic sobre l. Nota: La forma de explorar las carpetas puede variar en funcin del sistema operativo que utilices. Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente. Selecciona Reciente en el men Archivo y haz clic sobre el que quieras abrir. Se mostrarn ordenados por fecha de ltima utilizacin, siendo el primero el ms recientemente utilizado.

Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros recientes haz clic sobre la chincheta que se encuentra a su derecha. Esto lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.