11. CHECK LIST AUDITORIA 11.

1 responsabilidades do departamento financeiro/caixa Saldo caixa: como emitir o relatrio para conferencia:

Todos os cheques recebidos tm que ser depositado no mesmo dia, com exceo dos pr-datados que sero depositados de acordo com o seu vencimento. Conferir o dinheiro do deposito e lacrar o envelope junto secretaria antes de enviar ao banco. conferir todos os lanamentos do caixa verificando a existncias dos documentos e comprovantes de deposito. Conferir o total de recebimento da fita da ecf com o total de recebimento do caixa. No poder ter divergncia, caso tenha ter que conferir e encontrar qual o titulo que esta com problema. Limite Maximo permitido: r$. 1.000,00

Caixa do correspondente bancrio HSBC: Alem do caixa da filial, conferir tambm o caixa do correspondente no final da tarde, para ver se esta batido. O dinheiro da filial no poder ficar junto com o dinheiro do correspondente bancrio.

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ROD. PR 082 km 01 DOURADINA PR - CEP 87485-000
CNPJ N 77.941.490/0001-55

Tele fax: (44) 3663-8000 Cx Postal 95 www.gazin.com.br

Quem prepara os depsitos: A secretaria prepara o deposito e o gerente confere e lacra o envelope junto com a secretaria, mas a responsabilidade de ir ate o banco depositar do gerente.

Comprovantes de recebimentos de prestaes Gazin: Deve ser arquivados na filial pelo no mnimo 1 ano, embalados por dia, ecf, e ms.

Comprovantes de recebimento do correspondente bancrio: deve ser arquivados na filial por no mnimo 5 anos, embalados por dia e ms.

Cofre: todo dinheiro que estiver na filial obrigatoriamente que esteja contabilizado.

Carto das ECFs: Somente para o estado de Rondnia. Este carto deve constar o numero de fabricao da ECF, numero que esta sendo usado da ECF pela filial, e deve estar colado na ECF em local visvel.

Adiantamento de clientes: para a conferencia desta conta possui 02 tipos de relatrios que podem ser usado, mas o mais correto e que ser mais usado :

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Caixa relatrio razo conta corrente. Relatrio 5053.2. Saldo conta corrente pessoa, 0 para todos os clientes ou cpf do cliente desejado. Tipo saldo cc: 1, posio: data atual. Este relatrio mostra o saldo que cada cliente possui h utilizar e ter que bater com os pedidos com entrada que esta pendente na pasta da filial auditada. O relatrio 5000.2 mostra a movimentao detalhada de todos os clientes, sendo todos os adiantamentos e utilizao de todos os clientes. Para emitir este relatrio: caixa relatrio razo conta corrente. Relatrio 5000.2 data inicial 01/01/2010 a data atual. Tipo saldo: 1. Pessoa 0 para todos os clientes ou o cpf do cliente desejado, conta corrente: marcar todas.

Sobra de caixas 111.01.05: Como emitir o relatrio caixa relatrio razo conta corrente. Relatrio 5053.2, pessoa 0 para todos ou o cpf da secretaria desejada, tipo de saldo cc: 13. Posio: data atual gerar.

Devoluo de dinheiro: observao. Para todo cancelamento que houver ttulos quitados no contas a receber, vai gerar um titulo no contas a pagar. Para devolver o dinheiro ao cliente ter que quitar este titulo, se for devolver menor tem quitar com o valor que realmente vai devolver ao cliente, ou seja com desconto. Se a filial devolver o dinheiro e esquecer-se de quitar este titulo, o valor devolvido ira faltar no caixa da filial.

Como emitir o relatrio: A pagar relatrio movimento dirio: relatrio 106.1 movimento dirio a pagar analtico por carteira: data inicial: escolher a data desejada data final: escolher a data desejada. Carteira 80. Filial vinculo 0. Usurio 0. Operao: marca todas. Gerar.

Planilhas de caixas do dia: cada secretria devera assinar a planilha do seu caixa no final do dia, e a secretaria responsvel pelo caixa geral e o gerente devera assinar o caixa geral da filial no final do dia.

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Cheques pr datados: como emitir o relatrio A receber relatrios movimento dirio: relatrio 105.1 movimento dirio a receber analtico. Perodo inicial: a data de amanha. Perodo final: 31/12/2900 - gerar A receber relatrios movimento dirio: relatrio 83.1 movimento dirio a receber sinttico ( s na tela para ver total ) O que conferir: Todos os cheques devem estar nominais e cruzados a empresa Deve conter o carimbo no verso do cheque identificando o numero da filial. proibido receber cheque de terceiros. proibido voltar troco antes que o cheque seja compensado.

Cheques devolvido: como emitir o relatrio A receber - relatrio titulo: relatrio 147.1 titulo por processo nome inicial: a nome final: z, processos: 301 e 338 data inicial 01/01/1900 a 31/12/2900 gerar. Os cheques devolvidos ficam arquivados na matriz. Baixar perdido: Regras para baixar perdidos, no valor da parcela o valor da compra.

1 baixa automtica: venda total de R$. 0,01 at R$. 5.000,00 somos contabilizados como despesa com 180 dias. 2 baixa manual pelo auditor: venda total de r$. 0,01 at r$. 30,000,00 podem ser baixados para perdido aps 360 dias, desde que tenha uma das parcelas vencida acima de 360 dias. 3 Para baixa entre R$. 5.000,00 a R$. 30.000,00: tem que ter havido cobrana administrativa, exemplo negativado SPC ou Serasa, porque se o fisco pedir algum comprovante temos como comprovar, porque o SPC e o Serasa enviado a carta de cobrana. 4 Venda total acima de R$. 30.000,00: s pode ser baixado para perdido pelo auditor se houver documento que comprove cobrana judicial. Gazin Indstria e Comrcio de Mveis e Eletrodomsticos Ltda.
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Como emitir o relatrio para ver o que ser baixado para perdido: A receber - relatrio cobrana: relatrio 292.1 clientes inadimplentes sinttico. Dias em atraso: 360 - gerar

Notas de transferncia pendentes sem contabilizar: Como emitir o relatrio: Logstica relatrios - transferncias auditoria: conexo = remoto, relatrio 6332.2 relatrio notas enviadas / no recebidas aud. Filial = .......data inicial = 01/01/1900 data final = atual. - gerar Neste relatrio ira aparecer todas as notas a dar entrada e todos que foram enviadas e ainda no foram recebidas pelas outras filiais. Caso tenha alguma nota pendente a mais de 05 dias devera entrar em contato com a outra filial e resolver o porqu ainda no foi contabilizada.

Contratos de vendas: Emitir relatrio dos contratos em abertos desde a ultima auditoria: Como emitir relatrio: a receber relatrio contratos: relatrio 221.2 contratos em aberto processo: enter emisso inicial: data da ultima auditoria. Emisso final: a data atual. Posio: a data atual. Valor: 0 gerar. Conferir: Assinatura/Documentao/Cadastro Contratos renegociados Emitir relatrio dos contratos renegociados em aberto para verificar se a primeira parcela esta quitada. Como emitir o relatrio

A receber relatrio contratos: Relatrio 221.2 contratos em aberto processos 315, 362 e 363, data da ultima auditoria ate a atual.

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Contratos de vendas a prazo com valor total acima de R$. 2.500.00: tem estar anexo ao SG. Holerite ou copia de declarao de bens Comprovante de residncia: Luz, gua ou telefone Copia de documentos: CPF e RG

Eliminao de contratos: Como emitir o relatrio: A receber relatrio contratos: relatrio 230.1 contratos quitados - processos: enter , data inicial: escolher a data desejada data final: escolher a data posio: a data atual gerar. A eliminao de contratos quitados deve ser realizada diariamente.

Contratos de garantia a mais - emitir relatrio dos contratos de garantia em aberto e fechado desde ultima auditoria: A receber relatrio contratos: Relatrio 413.1 contratos em aberto e fechados perodo inicial: escolher o perodo desejado perodo final: escolher o perodo desejado data padro: a data atual - processos: 3001, 3002, 3003, 3004, 3005, 3006, 3007, 3008, 3009, 3035, 3036, 3042, 3045, 3047, 3060, 3061, 3062, 3063, 3064 valor: 0 gerar No enviar os contratos para matriz, tem que arquivar na filial por 10 anos.

Contratos de garantia a mais venda por telefone: Emitir relatrio dos contratos de garantia em aberto e fechados desde a ultima auditoria: A receber relatrio contratos 413 contratos em aberto e fechados processo: 3090, data da ultima auditoria ate a atual. Estes contratos so de vendas realizadas diretamente pela Paranatec via telefone, e o cliente ira receber o contrato por correio e ao se dirigir ate a filial para efetuar o pagamento da entrada e o mesmo devera fornecer o contrato assinado para arquivo na filial. Gazin Indstria e Comrcio de Mveis e Eletrodomsticos Ltda.
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Para toda venda realizada nesta modalidade o marquinhos da Paranatec ramal 2486 ira enviar um e-mail de confirmao para a filial.

No enviar os contratos para matriz, tem que arquivar na filial por 10 anos.

Contrato de proteo financeira: para conferir utilizado o mesmo relatrio de conferencia dos contratos em aberto, pois neste relatrio tem uma coluna que sai a letra s e n, para identificar se existe proteo ou no na venda.

Contrato de venda de seguro premiado: Como emitir o relatrio: Vendas servios - relatrios - movimento garantia / frete / servios: Operao = 202010, servio = 113 gerar

Tem que ser arquivado na filial por lote de sorteio e por 5 anos.

Notas de entrega futura: Como emitir o relatrio: Vendas - relatrio - pedido varejo: relatrio 1027.2 pedido de venda por processo - processo: 9524, 9525, 9526, 9527, 9545, 9546, 9587, situao = 3, data inicial = 01/01/2007, final = a data atual. - gerar Caso aparea algum pedido neste relatrio, devera verificar se foi emitida a segunda nota que a que baixa o estoque, ou o pedido devera estar na pasta de pendentes anexo primeira nota.

Venda Antecipada: Como emitir o relatrio: Vendas - relatrio - pedido varejo: Relatrio 1027.2 pedido de venda por processo Processos = 9595, 9596, 9597, 9598 e 9599.

O perdido tem que estar na pasta de pendente, caso no esteja devera verificar se foi entregue o produto sem movimentar o estoque. Gazin Indstria e Comrcio de Mveis e Eletrodomsticos Ltda.
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Notas fiscais de entrega pelo terceirizado: obrigatrio ser nota fiscal referente cupom fiscal.

Conferir se as vendas a vista e as entradas se foram todas quitadas: Como emitir o relatrio A receber pesquisa titulo: relatrio 3077.1 titulo em aberto vencimento e emisso iguais data inicial: 01/01/1900 data final: a data atual - processo:clicar em todos e desmarcar 301, 311, 364, 365, 386, 447, 578, 3035 e 3040, clicar em pesquisar. Caso aparea algum titulo, verificar o porqu no foi quitado.

Backup: deve ser realizado ao meio dia e aps o encerramento do expediente, sendo o do meio dia em um determinado micro e o do encerramento do expediente em outro.

Notas de Imobilizado: Como emitir o relatrio: Entrada = fiscal relatrio - livro fiscal entrada: relatrio 42.1 - livro fiscal de entrada analtico data inicial: data da ultima auditoria data final: a data atual processo: 28, 29, 42, 149 ao 172, gerar Sada = fiscal relatrio - livro fiscal sada: relatrio 39.1 - livro fiscal de sada analtico data inicial: data da ultima auditoria data final: a data atual processo = 39, 173 ao 203, gerar.

Observao: todas as notas que constarem nestes relatrios deveram estar na pasta de imobilizado da filial.

Bonificaes: Como emitir o relatrio:

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Vendas relatrios movimento de estoque: relatrio 108.1 - movimento dirio analtico estoque data inicial: escolher a data desejada final: escolher a data desejada operao 102020 gerar.

A filial no precisa arquivar a nota de bonificao, ter que arquivar apenas o e-mail de autorizao da bonificao para conferencia em auditoria.

Wester Union Envio e recebimento de dinheiro do exterior - Como emitir o relatrio Caixa relatrio - Razo conta corrente: relatrio 5012.2 - razo conta corrente - histricos, data inicial: data da ultima auditoria data final: a data atual - histrico: 14 para entrada no caixa e 13 para sada do caixa gerar.

Devera ser arquivado o recibo com assinatura do cliente, copia do RG e CPF, e em casos de estrangeiros solicitar a copia de passaporte onde tenha a foto e os dados pessoas do cliente.

Caso o cliente no tenha cadastro na filial, dever efetuar o cadastro, porque ao contabilizar a transao devera aparecer o nome do mesmo no sistema.

Livro inspeo trabalho: Deve ficar guardado no cofre da filial

Livro registro funcionrios: Deve ficar guardado no cofre da filial

Livro de ocorrncia: Deve ficar guardado no cofre da filial

Bobinas das ECF: Devem ser arquivadas separadas por ms e ecf, e arquivadas em caixas;

Conciliao Bancaria: verificar na matriz ate que dia esta conciliada e se tem alguma pendncia. Falar com carla, angela, ricardo, joo nos ramais 2201, 2058, 2455, 2539.

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Correspondente Bancrio: Verificar na matriz ate que dia esta conciliada e se tem alguma pendncia. Falar com:

Cupom fiscal e nota fiscal: Deve ser entregue ao cliente junto com a mercadoria.

Documentos e movimentos para controladoria: Os documentos para o departamento fiscal e caixa no podem ficar sem enviar mais que uma semana, at quarta feira enviar pelo correio interno se no tiver caminho enviar na sexta feira por sedex.

Escritrio: Verificar a arrumao, limpeza, descarte, fiao dos micros, lixo, papeis no Balco.

11.2 Administrativo responsabilidade do gerente

Funcionrios: Registros /Funes / Dbitos/ SPC Dbitos dos funcionrios na Gazin Cred: Crach funcionrios: Ver se esto usando. Documentao pendentes de consorciado: Acessar a pagina www.portalgazin.com.br e

clicar o cone Consorcio Gazin. Ira aparecer uma pasta como o nome de pendncias. 1 - Contratos pendentes vendas 2 Processos pagos faltando originais 3 Processos pendentes 4 Trocas pendentes

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Caso tenha alguma destas pendncias em sua filial e mesma devera ser regularizada.

Terceirizado cobrana: caso sua filial ainda tiver cobrador, devera exigir do mesmo os seguintes itens: Alvar de licena dos cobradores Vigncia do contrato Dbitos do terceirizado

Controles e Garantias Conferir o selo nos produtos da amostra Selo Procel: Televisores, refrigeradores, freezer, ar condicionado e evaporadoras de ar Sprit: Maquina de lavar roupa Selo Conpet: Foges Projeo financeira: Como emitir o relatrio A receber relatrio projeo financeira : relatrio 145.2 (consolidado) gerar Alarme da filial: Verificar se esta funcionando Ativo imobilizado: Como emitir o relatrio projeo financeira filiais

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Patrimnio:

Extintores: Conferir o vencimento. Climatizador: os auditores iro verificar a situao dos climatizadores ou seja, a limpeza, se esta com mal cheiro, se esto realizando a manuteno e esto funcionando corretamente. A manuteno limpeza pode ser realizado pelos prprios funcionrios da filial, no tem a necessidade de ser contrato ningum para realizar. Este item influenciara na nota do administrativo.

Alvar de licena: Verificar o vencimento. IPTU: Verificar se foi pago, como emitir o relatrio: Caixa relatrio - razo conta corrente: relatrio 5012.2 razo conta corrente histrico histrico = 247 gerar Estoque: Saldo financeiro (custo mdio) como emitir relatrio: Fiscal relatrio - saldo inventario estoque: relatrio 265.1 saldo inventario estoque sinttico, depto. 1 ao 99999999 - custo mdio - qualquer saldo - 1 situao 1,2,3 gerar

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Antena parablica: Todas as antenas deveram estar completas. Celulares: ser conferido pelo auditor e caso tenha algum aparelho fora das normas, o mesmo ser cobrado do gerente. Verificar pasta com os processos em andamento da filial: O gerente devera esta acompanhando todos os processos em andamento da filial. Prdio: Verificar: pintura da loja, painel, limpeza, arrumao loja e deposito, disposio dos produtos, calcada, fundo da loja, conservao dos produtos estocados, utilizao de papel biodegradvel e toalha de papel. Conferir as vendas com desconto: Fiscal relatrio - conferimento de nota - relatrio 1013 venda x custo, data inicial e final. Vendas abaixo do custo s poder ser realizada com autorizao por e-mail da matriz Produtos sem giro: Para achar o percentual tem que emitir dois relatrios, exemplo do departamento 101: 1 - Fiscal, relatrios, saldo inventario estoque, relatrio 265.1 saldo inventario estoque sinttico, dpto. Inic. = 101, final = 101.99.99.9, custo = 2 custo mdio gerar. 2 - Compras, relatrios, produto, relatrio 400.2 sem giro novo, dpto. Inicial = ex. 101 e final = 101.999999, situao = marcar todos, tipo = 5, maior que = 45 dias, controla grade = sim - gerar obs. o giro por departamento, conforme tabela abaixo.

Exemplo de como por no relatrio:

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Prazo de giro por departamento:

Todo produto que estiver sem giro devera estar exposto n o salo de vendas.

O. S: conferir se tem o. S. Recebida e no finalizada: Como emitir o relatrio Assistncia - relatrio - relao da assistncia: relatrio 392, filial atual e filial origem = a filial auditada, tipo = todos, situao = 1, 3 e 5 aberto, recebido filial e recebido da autorizada. Aparelhos celulares, cmeras fotogrficas e notebook: obrigatrio que seja retirado da vitrine no perodo da noite. Tablides promocionais: Verificar se esto sendo entregues. Notas de entrega: Todas as entregas devero ser realizadas ate 45 dias. Radio Gazin Loja tem que conectar 100% das 9 hs 19 horas. Pesquisa de satisfao Confirmao dos dados cadastrais esta sendo realizada uma pesquisa pelo departamento administrativo com os clientes que compraram na gazin nos ltimos 30 dias, onde esta sendo confirmado o endereo, local de trabalho, e e-mail.

O resultado desta pesquisa ser item de avaliao do administrativo da filial ou seja do gerente. Dependendo do resultado apresentado na filial, ser descontado da nota do gerente entre 1 a 3 pontos na avaliao realizada pela auditoria.

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Terceirizado Entrega Contrato: Verificar a vigncia do contrato: Caminho: Aparncia pneus pintura etc. Uniforme e aparncia dos funcionrios Crach dos funcionrios Registro dos funcionrios Organizao do deposito Guias de recolhimento de impostos, INSS, FGTS. Dbitos dos funcionrios e da empresa terceirizada

Avaliao da Auditoria

Dados e Contados dos Auditores

Nome
Arai Sossai Admir Emidio Allan Kardec Elton Henrique Jean Torres Jaime Dias Uarley Braga

E-mail
arai@gazin.com.br emidio@gazin.com.br allan@gazin.com.br elton.henrique@gazin.com.br jean.torres@gazin.com.br jaime.dias@gazin.com.br uarley.braga@gazin.com.br

Celular
(44) 8827-1800 (44) 8822-5408 (44) 8802-4196 (44) 8821-3133 (44) 8822-5317 (44) 8811-4136 (44) 8822-5416

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