Introduccin a la Gestin de Proyectos. Comprender que son los proyectos y las diferencias existentes entre operaciones en curso y proyectos.

. Definir proyectos segn el triangulo del proyecto. Aplicar las Caractersticas de Microsoft Project 2010 para la planificacin y ejecucin de las fases de proyectos. Definicin de un Proyecto. Para conseguir ser un administrador de proyecto es necesario COMPLETAR LOS PROYECTOS A TIEMPO, NO SALIRSE DEL PRESUPUESTO Y ASEGURARSE DE QUE LOS CLIENTES QUEDAN SATISFECHOS CON SU TRABAJO. Un Proyecto lo podemos definir como Un esfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio nico. Basndonos en esta definicin, conoceremos lo que es y lo que no es un proyecto.. Un proyecto es temporal. La duracin de un proyecto podra ser de tan solo una semana o prolongarse durante aos, aunque cada proyecto posee una fecha de fin, pero ser en algn instante en el futuro. Los proyectos no pueden ser considerados como operaciones en curso, aunque ambos tienen mucho en comn. Las operaciones en curso, como su propio nombre indica, transcurren de manera indefinida; no se establece una fecha de fin. Sobre las operaciones en curso, entre otros ejemplos podemos citar las Actividades contables y los departamentos de recursos humanos. Las personas que llevan las operaciones en curso podran adems gestionar proyectos, por ejemplo, el administrador del departamento de recursos humanos de una gran empresa podra planificar la contratacin de estudiantes. Los proyectos se diferencian de las operaciones en curso en que existe una fecha de finalizacin, como es la fecha de contratacin. Un proyecto es adems un esfuerzo. Los recursos, como pueden ser el personal y el equipamiento, necesitan realizar un trabajo. El esfuerzo es encargado a un equipo u organizacin, de modo que los proyectos tienen en cierto sentido la tendencia a ser eventos planificados. El xito de los proyectos no es espontaneo, necesita una preparacin y planificacin previa. Cada proyecto crea un producto o servicio nico. Este es el objetivo del proyecto, la razn por la que se emprende el proyecto. Muchos trabajos en el mundo es trabajo de proyecto. Si se lleva a cabo la Programacin, Seguimiento o Gestin de algn trabajo de este tipo, entonces, ya ha trabajo en la administracin de un proyecto. Visin del los Proyectos en trminos de tiempo, coste y mbito.

El trabajo de un proyecto lo vamos a visualizar de la forma denominada triangulo del proyecto:

Tiempo Ha trabajado en un proyecto que exige una fecha limite? (Quizs deberamos haber preguntado), Ha trabajado en un proyecto que no exige una fecha limite?. Probablemente el tiempo limitado es la delimitacin con la que estaremos mas familiarizado en cualquier proyecto. Si estamos trabajando en un proyecto en este momento, pregunte a los miembros del equipo por la fecha limite. Puede que desconozcan el presupuesto del proyecto o el mbito del trabajo de manera detallada, pero lo que es seguro que conocern es la fecha limite. Listamos algunos ejemplos de delimitacin de tiempo: Estamos construyendo una casa y debemos finalizar el techo antes de que llegue la temporada de lluvia. Estamos montando una estructura para un espectculo que dar comienzo dentro de dos meses. Para la mayora de los proyectos el tiempo es la delimitacin mas importante a gestionar. Coste Son todos los recursos requeridos para llevar a cabo el proyecto. El coste incluye las personas y el equipamiento para realizar el trabajo, los materiales utilizados, y todos los dems eventos y aspectos que requieren dinero o la atencin de alguien en un proyecto. Hemos firmado un contrato para la entrega de un sistema d software de seguimiento de inventario a un cliente para el que se ha fijado un importe. Si los costes superan el precio acordado, su cliente no estar dispuesto a renegociar el contrato. Para todos los proyectos, el coste supone una delimitacin restrictiva; solo algunos proyectos no estarn sujetos a un presupuesto. Ambito Consideremos dos aspectos sobre el mbito: el mbito del producto y el mbito del proyecto. Cada proyecto produce un nico producto con xito: un elemento tangible o un servicio. El mbito del producto describe la calidad, caractersticas y funciones del producto(con frecuencia de manera detallada). En ocasiones, los documentos que esquematizan esta informacin se denominan especificaciones del producto. Por otra parte, el mbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, producto o servicio, del proyecto con el mbito previsto del producto. Aunque el mbito del producto esta orientado hacia el cliente o el usuario del producto, el mbito del proyecto tambin concierne a las personas que llevaran a la practica el proyecto. El mbito del proyecto lo mediremos en tareas y fases. Gestin de las delimitaciones del Proyecto El administrador del proyecto deber realizar un balance de las delimitaciones del tiempo, coste y mbito de sus proyectos. El triangulo del proyecto ilustra el proceso del balance de las delimitaciones como los tres lados de un triangulo que se encuentran conectado, y cualquier cambio realizado en uno de los lados del triangulo afecta al menos a otro de los lados.

Cada proyecto posee algn elemento de tiempo, algn componente financiero, y requiere una cantidad de trabajo a llevar a cabo.(Es decir, tiene un mbito definido.) El termino delimitacin tiene un significado especifico en Microsoft Project.

Si la duracin (el tiempo) de la programacin del proyecto disminuye, podra necesitar aumentar el presupuesto (el costo) ya que deber contar con ms recursos para realizar el mismo trabajo en menos tiempo. Si no puede incrementar el presupuesto, podra reducir el mbito dado que los recursos con los que cuenta no pueden hacer todo el trabajo planificado en menos tiempo. Si debe reducir la duracin de un proyecto, asegrese de que la calidad final del proyecto no se ve reducida de manera intencionada. Por ejemplo, la comprobacin y el control de calidad con frecuencia se realizan en el ltimo instante en un proyecto de desarrollo de software; si la duracin del proyecto se ve reducida en el ltimo momento del proyecto, esas tareas podran ser las que se omiten. Deber valorar las ventajas de la disminucin en la duracin del proyecto frente a la considerable disminucin de la calidad del producto. Si el presupuesto (el coste) del proyecto disminuye, puede que necesite mas tiempo ya que no podr contar con tantos recursos como serian necesarios o con recursos tan especializados. Si no puede incrementar el tiempo, puede que necesite reducir el mbito del proyecto ya que son menos recursos y no pueden hacer todo el trabajo previsto en el tiempo del que dispone. Si debe reducir el presupuesto de un proyecto, debera observar los grados de recursos material que ha presupuestado. Un material de grado inferior no debe ser necesariamente un material de calidad inferior. Mientras el grado del material sea el apropiado para su propsito, podra considerarse de gran calidad. Debera observar adems los costes de los recursos humanos y de equipamiento que ha pensado utilizar. Podra contratar personal menos cualificado cuyos honorarios sean inferiores para realizar aquellas tareas ms sencillas? Sin embargo, la reduccin de los costes del proyecto puede causar una deficiencia en el objetivo a conseguir. Como administrador del proyecto, debe considerar ( o comunicar a las personas que toman las decisiones)los beneficios y los riesgos de la reduccin de costes. Si el mbito del proyecto aumenta, puede que necesite mas tiempo o mas recursos(coste) para realizar el trabajo adicional. Cuando el mbito del proyecto aumenta una vez comenzado el proyecto, se denomina incremento del mbito. Un cambio en el mbito del proyecto durante el proceso del proyecto no tiene porque considerarse malo; por ejemplo, podra cambiar los deseos de un cliente y necesitar un producto diferente para un nuevo cliente . Un cambio en el mbito del proyecto puede resultar perjudicial si el administrador de proyecto no reconoce y planifica los nuevos requerimientos.(es decir, cuando se realizan los ajustes necesarios debido a otras limitaciones sobre el coste y el tiempo , por ejemplo). El tiempo, coste y mbito son los tres elementos esenciales de cualquier proyecto. Para poder ser un administrador de proyecto, deber aprender a aplicar estas tres delimitaciones en los proyectos. Para ello, necesitara una herramienta que facilite su administracin. Gestin de Proyectos con Microsoft Project 2010 La mejor herramienta de administracin de proyecto no podr sustituir nunca nuestro buen juicio. Sin embargo, la herramienta facilitara el modo de llevar a cabo de manera conjunta las siguientes acciones: 1-Realizar un seguimiento de toda la informacin que conlleva los requerimientos del trabajo, la duracin y los recursos para el proyecto. 2-Visualizar el plan del proyecto en un formato estndar y con un diseo apropiado. 3-Programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente. 4-Intercambiar informacin de proyecto con otras aplicaciones del Sistema de Microsoft Office.

5-Comunicar la informacin a los recursos y otros participantes , dado que el jefe del proyecto posee el control del proyecto. 6-Gestionar los proyectos utilizando un programa con una apariencia y comportamiento similar a otras aplicaciones de productividad de escritorio.

Ms Project 2010 Anlisis de las vistas. El espacio de trabajo de Project se denomina vista. Utilice las vistas para introducir, editar, analizar y visualizar la informacin del proyecto. La vista predeterminada, que se ve cuando inicie project es la vista Diagrama de Gantt. En trminos generales, las vistas centran su atencin en los detalles de las tareas o en los detalles de los recursos. Inicialmente trabajaremos con la vista Diagrama de Gantt, luego debemos activar otras vistas que destacan aspectos diferentes Iniciar el acceso a Ms Project 2010. (Pasos inciales al Crear un proyecto). 1-Utilice el men Archivo y seleccione Crear un proyecto en blanco. En el men Archivo seleccione Guardar, para nombrar nuestro proyecto. 2-Seguido en el men Archivo utilizaremos la informacin, despliegue la informacin del proyecto e ingrese informacin. Ajuste del Horario Laborable. (Creacin de nuestro calendario del proyecto). 3-En el men Proyecto ajustaremos el calendario adecuado a nuestro proyecto, active la opcin cambiar tiempo de trabajo. Tendremos la opcin de Cambiar Calendario laboral, donde inicialmente debern personalizar su informacin en el botn Opciones. Luego utilice el botn crear calendario, finalmente utilice el botn detalle para definir el horario de las semanas laborares, termine el procedimiento dando Aceptar. 4- Seleccione el Men Proyecto la opcin de Informacin del Proyecto y ajustar segn informacin de nuestro proyecto, teniendo una gran relevancia la seleccin del calendario a utilizar, de lo contrario trabajaran con el calendario predeterminado por Ms Project que es el Estndar. Creacin de una lista de Tareas Introduccin la informacin de tareas. Estimar e introducir la duracin de cada tarea. Crear un hito para llevar a cabo un seguimiento de un evento importante. Organizar las tareas en fases. Especificar los detalles de la tarea en notas. Comprobar la duracin total de un plan de proyecto. Introduccion de tareas. Las tareas son los bloques mas basicos en la creacion de cualquier proyecto(las tareas representan el trabajo a realizar para conseguir los objetivos del proyecto). Las tareas describen el trabajo del proyecto en terminos de secuencia, duracion y requerimientos de recursos.

Creacin de una lista de Tareas Proyecto de Construccin de una vivienda familiar. Actividades y Precedencia del Proyecto. Actividades 1 Preparacion del terreno. 2 Instalaciones Preliminares. 3 4 Trazado Cimientos y Sobrecimientos Duracion(dias) 2 1 1 7 7 7 6 6 4 4 12 20 6 4 7 9 6 Precedencia 1 1 3 4 4 6 7 10 12 7 6,7 9 12,13 10 13 14,16

5 Paredes externas 6 Paredes interiores 7 Viga Corona 8 Techo 9 Contrapiso 10 Piso 11 Instalacion sanitaria y potable 12 Instalacin electrica 13 Repellos 14 Enplantillados y cielos 15 Enchapes 16 Puertas y ventanas 17 Pinturas

Estimacion de la duracion. La duracion de una tarea es la cantidad de tiempo que empleara para completar la tarea. Project puede trabajar con duraciones de tarea que oscilan desde minutos a meses. Dependiendo del ambito del proyecto, probablemente desear trabajar con duraciones de tareas en una escala de horas, dias y semanas. Para definir las escalas a utilizar definir en el menu Archivo, en opciones, luego utilizar programacion.

Para realizar una buena estimacion de la duracion de tareas, considere los siguientes aspectos: 1-Informacion historica de proyectos anteriores que sean similares. 2-Estimacin de la personas que sern las encargadas de realizar las tareas. 3-El juicio experto de personas que hayan tratado proyectos similares. 4-La normalizacion de organizaciones industriales o profesionales que estn relacionados con proyectos similares al suyo. Introduccin de un Hito Ademas del seguimiento de las tareas a completar, puede que desee realizar un seguimiento de un evento importante del proyecto como, por ejemplo, para conocer cuando finalizar cada fase del proyecto, para hacer esto,crearemos un hito. Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto(por ejemplo la finalizacion de una fase de trabajo) o acompaan al proyecto(por ejemplo, una fecha limite para la solicitud de permisos). Puesto que el hito en si normalmente no supone la realizacion de un trabajo, los hitos estan representados como tareas con una duracin cero. En nuestro proyecto, crearemos un hito: 1-Ubiquese en la tarea 5, paredes externas. 2-Seleccione tarea en la barra de herramientas, y cree una tare a nueva. Y la nombraremos Fase 1 completada. Organizacin de las tareas en fases. Si posee un conjunto complejo de tareas, deberia considerar la posibilidad de organizar las tareas en fases. La visualizacin de las fases de las tareas facilitar la revision del plan del proyecto desde el punto de vista de elementos principales y detallados de trabajo. La creacion de fases se lleva a cabo aplicando sangria a las tareas.Tambien puede contraer una lista de tareas en fases, en Project, las fases estn representadas por tareas resumen. En nuestro proyecto crearemos tres tareas resumen. Insertaremos tres tareas, una al inicio llamada fase 1, otra llamada fase 2, luego del hito,y la tercera fase despues de la actividad llamada piso. Selecionaremos las tareas que formaran parte de la fase 1 y aplicaremos la opcin sangria ubicado en el menu de herramienta del menu tarea, igual procedimiento para las otras dos tareas resumen(fase2 y fase 3). Vincular tareas Las tareas de los proyectos debern ser llevadas a cabo en un determinado orden. Por ejemplo, antes de que se produzca la tarea de techo de la vivienda, deber ser completada la tarea viga corona. Estas dos tareas poseen una relacion fin a comienzo(tambien denominada dependencia o vinculo) con dos aspectos. 1- La segunda tarea debe producirse despues de la primera tarea; esto es una secuencia. 2- La segunda tarea solo se producir si la primera tarea es completada; esto es una dependencia. En project , la primera tarea (segun nuestro ejemplo ) preparacin del terreno se denomina predecesora ya que precede a las tareas que dependen de ella. La segunda tarea se denomina sucesora ya que sucede a las tareas de las que est es dependiente. Cualquier tarea puede ser la predecesora de una o mas tareas sucesoras. De modo que, cualquier tarea puede ser sucesora de una o mas tareas predecesoras. Esto podra parecer complicado, aunque esto hace que las tareas solo puedan tener uno de los cuatro tipos de relacion de tarea:

Esta relacin de tarea

Significa

Grafico

Fin a comienzo(FC)

La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora.

Comienzo a Comienzo (CC)

La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora.

Fin a Fin (FF)

La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora.

Comienzo a Fin (CF)

La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la tarea la fecha de fin de la tarea sucesora.

Para crear relaciones de tarea, establezca vinculos entre las tareas. En este ejercicio, al inicio todas las tareas comienzan el mismo dia(la fecha de comienzo del proyecto). Utilizaremos diferentes metodos de crear vinculos entre varias tareas, creando relaciones de fin a comienzo. Seleccione la tarea 1 y 2, de nuestro proyecto y utilice el boton vincular de la barra de herramientas del menu tarea. Para anular la vinculacion de tareas, seleccione las tareas que desea vincular y haga clic en el boton Desvincular tareas en la barra de herramienta. Otra forma de vincular: Seleccionar la tarea 5, hacer clic en el boton Informacin de la tarea en la barra de herramienta estandar, o con un doble click sobre la tarea.

Documentar tareas

Puede registrar informacion adicional sobre una tarea en una nota. Si por ejemplo, dispone de descripciones detalladas sobre una tarea y desea indicar un nombre breve para la tarea, puede aadir estos detalles en una nota de tarea. Existen tres tipos de notas: las notas de tareas, las notas de recursos y las notas de asignacion. Las notas de tareas son introducidas y revisadas en la ficha Notas del cuadr de dialogo Informacion de la tarea.

Comprobar la duracin del plan. En este punto, probablemente desee conocer el tiempo que emplear el proyecto. No hemos introducido directamente la duracin total del proyecto o la fecha de finalizacion, pero Project ha calculado estos valores, bsandose en la duracin individual de las tareas y en las relaciones de tarea. Una forma facil de conocer la fecha de fin programada par el proyecto es a travs del cuadro de dialogo Informacin del proyecto en el menu Proyecto.Utilice el boton Estadsitica ubicado en este mismo cuadro, para visualizar las fechas de comienzo y de fin actuales. En el menu vista elija Proyecto completo. Aparecera el proyecto completo en la pantalla, y se podra observar la duracion total del proyecto en la vista Diagrama de Gantt.