Banco Interamericano de Desarrollo

Sector de Conocimiento y Aprendizaje Nota Tcnica: CoP Gua No. 3

CoP Gua No. 3 NUEVE CLAVES PARA MANTENER SU COMUNIDAD DE PRCTICA ACTIVA

CoP Gua No. 3

NUEVE CLAVES PARA MANTENER SU COMUNIDAD DE PRCTICA ACTIVA

Banco Interamericano de Desarrollo 2009

 Banco Interamericano de Desarrollo, 2009 www.iadb.org Las Notas Tcnicas del Banco Interamericano de Desarrollo abarcan un amplio grupo de buenas prcticas, evaluaciones de proyectos, lecciones aprendidas, casos de estudio, notas metodolgicas y otros documentos tcnicos. La informacin y opiniones presentadas en estas publicaciones son enteramente del autor(es) y no son endorsadas por el Banco Interamericano de Desarrollo, su Directorio Ejecutivo o los pases que representa. Direccin para correspondencias: 1300 New York Avenue, N.W. Washington, D.C. 20577, USA Autores: Juan Cristbal Bonnefoy (jbonneboy@iadb.org). Jorge Gamarra (jgamarra@iadb.org). Carlos Gerardo Molina (carlosmo@iadb.org). Christel Steinvorth (christels@iadb.org).

Gua No. 3: Nueve claves para mantener su Comunidad de Prctica activa

Una vez que la Comunidad de Prctica fue lanzada, cmo aseguramos su xito? Y qu significa xito para una CoP? Los siguientes lineamientos indican acciones que los participantes pueden llevar a cabo para facilitar un entorno dinmico durante la Fase de Consolidacin. Concretamente, muestran y promueven el valor del papel del facilitador en una organizacin de este tipo.

Una Comunidad de Prctica exitosa es aquella que posibilita a todos sus miembros participar en el intercambio de conocimiento hasta donde ellos deseen, ms all de que se encuentren en una misma sala o al otro lado del mundo. Maximiza los recursos compartidos (incluso la capacidad de sus miembros) y brinda acceso a los mismos. Los participantes de una CoP exitosa estn dispuestos a aprender de sus pares y a acercar sus propias contribuciones. Una CoP que funciona bien es dinmica: los debates son activos, programados regularmente, se abordan los intereses de los integrantes y se crea nuevo conocimiento. En ltima instancia, los miembros de una CoP favorecen el desarrollo mientras evitan reinventar la rueda.

I.

Comenzar con un grupo motivado

Entre los elementos ms esenciales para el xito de una Comunidad de Prctica, est el genuino inters de los participantes en los temas que se tratan. Los miembros deben adems tener la intencin de interactuar con sus pares y la disposicin para contribuir con el grupo. Esto puede implicar compartir recursos (incluso su propio conocimiento, en caso de que sea relevante), aportar su curiosidad, organizar eventos o participar en las actividades de la CoP.

Incluyan un facilitador que pueda identificar qu es lo que motiva al grupo. Un lder calificado pondr especial atencin en mantener un ritmo continuo de participacin y asegurar que la Comunidad ofrezca una amplia oferta para promover la participacin, aun para aquellos miembros que tienen diversos y atareados programas de trabajo.

II.

Mantener enfocado al grupo: asegurar que las actividades cumplan con los objetivos de la CoP

Una de las tareas del Grupo de Coordinacin o del facilitador, es asegurar que los debates y las actividades sean coherentes con los objetivos de la Comunidad. Tambin, formular metas concretas e identificarlas tempranamente; y examinar las actividades para cerciorarse que corresponden con la misin y los objetivos del grupo. Dado que una Comunidad de Prctica es fundada por sus propios miembros, una fuerte contribucin para el xito es el grado en que cumple con sus propios objetivos.

Sin dejar de enfocarse en estos, se debe brindar a los miembros una variedad de opciones para colaborar en la CoP. Adems de participar en actividades, alintenlos a compartir recursos y a contribuir con sus capacidades (como moderador en un debate, por ejemplo). Incluso, alienten a los integrantes a proponer sus propios encuentros de intercambio de conocimientos e invtenlos, de a uno por vez, a que sean anfitriones.

III.

Generar un espritu participativo reconsiderando peridicamente los intereses y las necesidades

Simultneamente, los grupos son dinmicos, y los intereses y las necesidades pueden evolucionar y profundizarse con el tiempo. Todos los miembros deberan tener la oportunidad de dar su opinin con respecto a la direccin que lleva CoP. Si se necesita modificar los objetivos, el facilitador debe dar aviso al Grupo de Coordinacin para que gue y haga las modificaciones y los agregados oportunos. Los cambios de direccin pueden ser simplemente una expresin de crecimiento del conjunto y es importante que el Grupo de Coordinacin est atento y de acuerdo con los cambios sugeridos.

Como se puede ver en la Gua No. 6, el monitoreo y la evaluacin de las actividades y de la interaccin del grupo es un proceso que ocurre a lo largo de toda la vida de la CoP. Se trata de un elemento importante para mantener su dinamismo y para que alcance sus propios objetivos. Mantengan a los miembros involucrados y asegrese que hayan mecanismos de intercambio. Tambin, inviten regularmente a los integrantes o a los expertos de inters para que hagan

aportes. El conjunto de actividades actuales satisface los intereses y las necesidades de aprendizaje? Qu otros temas desea explorar el grupo? Cercirense que las cuestiones reflejen el inters de los miembros. Esto puede medirse mediante encuestas en los encuentros o en lnea.

IV.

Asegurarse de captar conocimiento, adems de compartirlo y crearlo

El proceso de gestin del conocimiento se da cuando este se crea (por ejemplo, las lecciones se aprenden mientras se implementa un proyecto), cuando se capta (el gerente de proyecto disea una presentacin para ilustrar sus lecciones) y cuando se comparte (se publica el power point en un sitio Web). Cmo se dan estos pasos en una Comunidad de Prctica?

Los eventos de aprendizaje organizados, en donde los panelistas debaten ideas sobre los temas ms avanzados, sirven para crear conocimiento nuevo. El conocimiento tambin se crea cuando un participante o un equipo de participantes de la CoP apunta notas tcnicas, reflexiona sobre experiencias de proyectos (en persona o en lnea) o desarrolla nuevas teoras y enfoques.

Entonces, una Comunidad de Prctica puede captar el conocimiento de varias maneras. Entre ellas se encuentran: grabar un debate, recolectar materiales, escribir un artculo y tomar fotografas.

Consideren cualquier actividad de intercambio de conocimiento como una oportunidad para beneficiar tambin a los miembros del pblico que surja luego del encuentro. Por ejemplo, el power point de una comida de trabajo podra ser publicado en lnea con una grabacin en audio de la presentacin; un dilogo entre varios pases por videoconferencia se puede grabar y usar los videos para un curso de modalidad e-learning. Esas mismas presentaciones pueden ser transmitidas en vivo por la Web para alguna parte interesada en otro lugar. Se puede adems guardar el contenido de un chat en lnea de un grupo; o grabar una entrevista para que luego sea descargada como podcast. Estos recursos sirven para construir un cuerpo de conocimiento alrededor de la CoP.

Finalmente, compartan el conocimiento haciendo que estos recursos estn disponibles para la Comunidad e incluso para el pblico. Participando en el intercambio, su CoP puede atraer

nuevos miembros que se unan al grupo y que aporten reas complementarias de saber. Ms an, ustedes mismos pueden convertirse en su propio centro de conocimiento.

V.

Generar entusiasmo

Inviten nuevos miembros. Recolecten informacin de contacto en cada evento, de modo que el facilitador pueda informar a los nuevos participantes sobre la CoP y los aliente a sumarse.

Hagan el seguimiento de los encuentros exitosos con actividades futuras. Acten sobre el entusiasmo de un grupo activo sugiriendo pasos futuros al fin de cada encuentro. Canalicen las ideas hacia el facilitador y el Grupo de Coordinacin de la CoP. Tal vez, un dilogo haya generado el inters suficiente para crear un curso de mayor profundidad. O una preocupacin en comn entre las organizaciones puede promover iniciativas conjuntas. A lo mejor, detalles de un artculo o un enlace en un sitio web aludido durante un encuentro puede ser informacin bienvenida para los participantes. Cuando el tema sea tratado por primera vez, el intercambio slo habr comenzado. Identifiquen claves del dilogo para determinar de qu temas o actividades los participantes querrn tomar parte la prxima vez.

Lecciones aprendidas: Una de las mejores formas de despertar el inters de otros en participar en una CoP es a travs de la experiencia personal o del efecto de demostracin. Inviten a una persona o una organizacin a sumarse a un dilogo de la Comunidad. Pongan a un miembro a moderar el encuentro. Pdanle a otros que sirvan como panel de expertos. Tomar parte de un encuentro real transmite a los miembros potenciales el poder de colaboracin y el potencial que brinda.

VI.

Mantener el flujo de las actividades

Generen un flujo de nuevos eventos, temas de actualidad y noticias. Mantengan el inters del grupo permaneciendo actualizados sobre los temas tratados y pensando fuera de los esquemas preestablecidos para disear las actividades. Si su CoP cuenta con un sitio web, tnganlo al da. Inviten a los miembros a sugerir o planificar actividades, y a compartir sus noticias. Si los

participantes reciben mensajes, invitaciones o nuevos recursos de la Comunidad regularmente en su bandeja de entrada, la CoP permanecer fresca en sus mentes.

Ideas de actividades innovadoras:

Conformen una biblioteca virtual, recolectando documentos relevantes de los miembros y publicndolos en lnea. Si el grupo es lo suficientemente grande, armen un boletn de noticias. Inviten a uno o dos expertos destacados de una regin diferente para hablar a la CoP mediante seminarios Web o videoconferencias. Planeen una serie de comidas de trabajo o dilogos va Web por tpico. Exploren alguna cuestin controvertida en un debate en lnea (ver al equipo de KNL para opciones de plataforma). Publiquen un artculo entre un grupo de miembros. Lleven a cabo un tour virtual de estudio sobre un proyecto de la regin; publiquen los documentos y videos del proyecto como base, y entrevisten en vivo a sus equipos o beneficiarios mediante videoconferencias.

Graben entrevistas para transmitirlas durante un encuentro. Alienten a un pblico ms amplio para que se beneficie de la nueva investigacin, a travs de la creacin de un evento llamado entreviste al autor. Renan a equipos y a beneficiarios de proyectos similares de diferentes pases para compartir sus lecciones vinculadas al tema de su CoP.

VII. Documentar las actividades de su Comunidad

Promocionen los eventos tanto antes como despus de que se hayan realizado. Informen los resultados de las actividades escribiendo pequeos artculos que puedan circular va e-mail o ser publicados en el sitio Web. Apliquen las evaluaciones de los participantes en cada encuentro. Las respuestas a preguntas abiertas sern una gran fuente de citas para sus artculos!

Lleven la cuenta de los resultados de la CoP, no slo los formales como la asistencia o el nmero de actividades, sino tambin aquellas que muestran el logro de los objetivos de la CoP. Compartan estos datos cuantitativos y cualitativos peridicamente con el Grupo de Coordinacin y con su enlace del equipo de KNL. Recuerden, ustedes son pioneros en el desarrollo de Comunidades de Prctica en el BID. El Grupo de Coordinacin y el sector de KNL desean saber qu es lo que funciona y, si existe, mejorarlo. Compartan su conocimiento sobre cmo lanzar y motivar una Comunidad de Prctica.

VIII. Incorporen nuevas tecnologas de acuerdo a las necesidades del grupo

Si se necesita, incorporen nuevas herramientas para apoyar la CoP. Alienten la adquisicin y el intercambio de conocimiento, y fortalezcan el sentido de comunidad entre los miembros creando una home virtual para los miembros a travs de la plataforma de BIDComunidades u otro sitio Web de la CoP.

Dependiendo de los intereses del grupo, especialmente si los miembros estn dispersos en diferentes lugares, consideren utilizar un espacio compartido interactivo en el que cada miembro pueda descargar y publicar materiales. Ese sitio puede tambin brindar un calendario de eventos, una base de datos de contacto, un rea de debate y una biblioteca virtual. BIDComunidades.org ofrece un sistema de seguridad con contrasea si los materiales publicados son slo para uso interno. Para una breve introduccin sobre cmo usar este sitio, vase la Gua No. 4: Gua para la plataforma BIDComunidades.

IX.

Promocionen los logros de su Comunidad de Prctica

Un elemento importante para hacer crecer una CoP y para cumplir con su circuito de intercambio de aprendizaje es la promocin. Permitan saber a los potenciales miembros de su red y sus actividades. Hagan publicidad de los prximos eventos en el BID a travs de correo electrnico, psteres e Internet. Eleven la conciencia ms all de la institucin, notificando a otras redes regionales, publicando en los sitios Web de las organizaciones miembros y anunciando los eventos al interior de la regin. Las universidades y las organizaciones de la sociedad civil son

excelentes fuentes para obtener participacin y para entidades locales; sus encuentros significan una oportunidad de involucrarse con el BID.

Demostrar que se lograron resultados es esencial para mostrar el impacto. Anuncien los efectos de sus eventos despus de realizados, escribiendo artculos, publicando fragmentos de video en los sitios Web de la CoP y de KNL, as como los resultados alcanzados en boletines del sector.

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