Contabilidade Analtica Tpicos para a sua implementao

ORGANIZAO DA ESTRUTURA DE CUSTOS DAS INSTITUIES DE ENSINO SUPERIOR E DE IDT

No mbito

PAPEL NUMA INSTITUIO DE ENSINO SUPERIOR

CONTABILIDADE ANALTICA

Texto de apoio elaborado por Jos Azevedo Rodrigues, tendo por base a obra Contabilidade e Finanas para a Gesto de Antnio Borges, Azevedo Rodrigues e Jos Morgado reas Editora (3 Edio no prelo)

Documento elaborado exclusivamente para suporte s aces de formao promovidas por:

ORDEM DOS REVISORES OFICIAIS DE CONTAS

Conceitos chave sobre contabilidade analtica para a gesto

Contabilidade Analtica Tpicos para a sua implementao

O SISTEMA DE INFORMAO CONTABILSTICO

1. Caractersticas gerais
A contabilidade pode identificar-se como um subsistema de informao financeiro que, tendo por base as operaes realizadas pelas entidades, as regista em suportes prprios, por forma a produzir um conjunto de quadros e outros elementos que nos permitam conhecer a sua situao financeira e apurar os resultados da sua actividade. A contabilidade surge, desta forma, como um sistema natural das organizaes, na medida em que so os factos e as transaces que nelas ocorrem, que constituem a sua matria prima. A escassez de recursos exige o seu controlo e a sua boa utilizao, independentemente dos seus fins (lucrativos ou no), pelo que a contabilidade constitui um instrumento indispensvel numa sociedade moderna que se pretende de rigor, de conhecimento e de saber. Na figura seguinte pretende representar-se de forma esquemtica e simples o papel do sistema de informao contabilstico.

Papel da Contabilidade
Factos, documentos ...

O P E R A E S

INPUTS

OUTPUTS

DEMONSTRAES FINANCEIRAS

Conhecer a situao PROCESSAMENTO

patrimonial:

BALANO

Saber se perde ou ganha:

DEMONSTAES dos RESULTADOS

Saber como se obteve e

se gastou o dinheiro; FLUXOS MONETRIOS

Contas, Lanamentos, Dirios, Balancetes, ...

Desenvolver instrumentos de registo prprio que ajudem ao rigor e melhor gesto e utilizao da informao.

O suporte de todo o processo contabilstico, so as operaes (ou os documentos que a elas se referem) realizadas pelas empresas e demais entidades. Estas operaes tm por base as transaces efectivamente realizadas (as compras, as vendas, o processamento duma remunerao, o aluguer duma viatura, etc..), bem como a determinados factos que, ainda no correspondam a transaces efectivas, mas que possam afectar ou vir afectar a situao financeira ou os resultados presentes ou futuros (um contrato de futuros, um juro vincendo, etc.). O papel da contabilidade consiste no registo, por ordem cronolgica, dessas situaes em suportes prprios (dirios de movimentos, ou dirios auxiliares), por forma a que venham a reflectir-se em contas (de acordo com um plano prprio) em que, a partir destas, se elaborem um conjunto de mapas e relatrios
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Contabilidade Analtica Tpicos para a sua implementao com vista prestao de informao aos seus mltiplos utilizadores. Este processo de registo poder variar de entidade para entidade, de acordo com a sua gesto e organizao, bem assim com o seu sistema informtico mas, em todas elas, o processo pode assemelhar-se ao seguinte:

Classificao dos documentos

Dirios de movimentos

Introduo de dados LANAMENTO Processamento

Bases de dados Comunicao

Quadros de informao

O grau de sofisticao do processo contabilstico depende no s dos recursos tecnolgicos ao dispor da entidade, como tambm dos objectivos que se pretendam atingir com a informao contabilstica. Nas entidades onde o objectivo da contabilidade se limita exclusivamente prestao de contas para fins legais e fiscais, ou seja, onde contabilidade no entendida como instrumento de informao de gesto e apoio tomada de deciso, o processo bastante elementar, limitando-se apenas a registar os documentos disponveis e a observar as normas legais e fiscais. Pelo contrrio, nas entidades onde a contabilidade considerada como importante instrumento de gesto, de conhecimento da sua performances econmica e financeira, de suporte a relatrios financeiros elaborados para entidades externas e de apoio tomada de deciso, o processo torna-se mais sofisticado, porque os utilizadores so mais exigentes no tipo de informao que lhes proporcionada, em particular na sua fiabilidade. Tambm a dimenso das entidades, a sua estrutura, forma de gesto e as actividades desenvolvidas, podem influenciar de forma significativa a organizao do processo contabilstico. Contudo, o que importante a correcta classificao do documento ou facto (clara identificao da operao, dos valores envolvidos, das contas a serem movimentadas, de outros segmentos de anlise a serem afectados) e o seu consequente processamento (lanamento ou registo em suportes - actualmente informticos). Recorrendo s actuais tecnologias de informao, muitos destes procedimentos podem ser automatizados (classificao automtica das receitas, das aquisies, das operaes de caixa, das aquisies de imobilizados, etc.), pelo que o grande esforo dos responsveis da contabilidade dever cada vez mais centrar-se na concepo e organizao do modelo e sistema contabilstico, na sua ligao com os restantes subsistemas de informao (gesto das compras, da tesouraria, do pessoal, etc.) e, em particular,
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na conferncia e controlo das contas, por forma a garantir uma imagem fiel e verdadeira da situao financeira da entidade e dos resultados da sua actividade. A fiabilidade e a relevncia da informao contabilstica muito depende da forma como est organizada a recolha e tratamento da informao, da que para se obter informao oportuna haja necessidade de implementar continuamente novas formas de trabalho (cdigos de barras, ligaes automticas, simuladores, etc.), apostando fundamentalmente na recolha de dados descentralizada e no tratamento centralizado do seu conjunto. Alis, a contabilidade constitui o principal instrumento de informao financeira com credibilidade e segurana, porque:
um sistema global que abrange todas as reas da empresa; um sistema que assenta em normas, critrios e princpios definidos a nvel internacional e globalmente aceites; um sistema estruturado e organizado, onde os dados no podem ser tratados de forma dispersa e isolada, mas sim global e coerente; um sistema que exige especialistas tanto na sua concepo e realizao, como na sua conferncia e controlo, pelo que as informaes que dele resultam, devem transmitir segurana ao seu utilizador.

Como a maioria das decises de gesto tm repercusses financeiras (nas receitas, nos custos, nos activos ou nos passivos), nenhum responsvel se deve alhear da informao proporcionada pela contabilidade. A descentralizao e a responsabilizao pelo cumprimento de determinados objectivos exige daqueles um mais profundo conhecimento e saber no domnio da contabilidade, no apenas para melhor interpretar as informaes contabilsticas, mas tambm para ter conscincia dos factores que esto por detrs dos seus bons ou maus desempenhos financeiros. Este ltimo facto, muito tem contribudo para o aperfeioamento dos mtodos e processos contabilsticos, no apenas para que a informao chegue a tempo (oportuna), mas tambm para que no distora a realidade das operaes (fiabilidade), tendo-se desenvolvido, em particular, o conceito de contabilidade de gesto (analtica) e colocado esforos na concepo e elaborao de relatrios financeiros em substituio dos tradicionais balancetes ou outros quadros contabilsticos normalizados. Sendo a contabilidade um instrumento que nos relata a situao financeira, econmica e monetria das organizaes, e caso se pretenda obter esta mesma informao, mas por determinadas reas da entidade, tais como por departamento, por projecto, por programa ou curso, por rea de actividade, etc., ou seja, aquilo que de forma simplificada iremos designar por segmento, ento a resposta j ser dada pela Contabilidade Analtica (por vezes chamada de Contabilidade de Gesto).

2. A contabilidade analtica ou de gesto

2.1- Misso da contabilidade analtica
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Atendendo que a informao proporcionada pela contabilidade geral (ou financeira) se restringe aos valores globais da entidade, constata-se que estes elementos se tornam insuficientes para o acompanhamento das actividades descentralizadas e, consequentemente, elaborao dos respectivos relatrios financeiros. Queremos com isto dizer que conhecer o Balano, a Demonstrao dos resultados, a Demonstrao dos fluxos de caixa de uma entidade no seu todo, apenas constitui uma vaga referncia para conhecimentos da forma como se realizaram actividades mais descentralizados (projectos, cursos, etc.), pelo que se torna necessrio que a contabilidade seja capaz de proporcionar informao a nveis mais elementares e mais orientada para o conhecimento da execuo financeira de cada uma dessas actividades. Para responder a este tipo de necessidade desenvolveu-se um ramo do sistema contabilstico designado por contabilidade analtica ou contabilidade de gesto. A contabilidade analtica surge nas organizaes, como um desenvolvimento da tradicional contabilidade industrial e, em fase posterior, contabilidade de custos. De facto, enquanto esta ltima se preocupa fundamentalmente com a afectao de custos, a determinados objectos, v. g. centros de custo, produtos, etc., a primeira, tem perspectiva mais globalizante da informao financeira, traduzida no apenas em custos, mas tambm no tratamento dos proveitos, activos e passivos, como elementos fundamentais de informao para a gesto e relato financeiro descentralizado. Desta forma, constitui objecto da contabilidade analtica a atribuio financeira a determinados objectos de custeio (projectos, cursos, departamentos, etc.) seleccionados pela entidade para efeitos do conhecimento dos valores financeiros resultantes dos seus nveis de utilizao dos recursos e das execues (de bens ou servios) por si realizadas. Sendo assim, contrariamente contabilidade geral ou financeira, que pode ser aplicada de forma quase estandardizada generalidade das entidades, para modelar o sistema de contabilidade analtica realidade de cada uma, deve ter-se em conta:

a) A prpria organizao: as actividades desenvolvidas, as gamas de servios (programas, cursos, etc.),

a estrutura organizativa definida, a delegao de poderes, os recursos afectos e as polticas definidas;

b) Os modelos de apuramento dos resultados, que se prendem com a lgica e caractersticas de gesto
e, consequentemente, com a forma como os dirigentes os analisam e interpretam;

c) A escolha dos segmentos-alvo (objectos de valor) em termos de apuramento dos resultados, os quais
esto dependentes, quer da estratgia, quer dos compromissos assumidos, quer ainda dos prprios responsveis.

No que respeita ao conhecimento da organizao poder ser realizado atravs do levantamento da:
Misso e objectivos;
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Contabilidade Analtica Tpicos para a sua implementao Estrutura organizativa e delegao de autoridade; Actividades desenvolvidas. Recursos utilizados e nveis de autoridade cada centro sobre o seu uso. Documentos utilizados, circuitos de informao e meios informticos disponveis (hardware e software). Tradio da entidade nos domnios dos sistemas de informao contabilstica e, em particular, na contabilidade analtica, bem como os pontos fortes e fracos das experincias anteriormente vividas. Motivao dos responsveis para o uso das informaes que venham a ser proporcionadas pela contabilidade analtica. Relao entre os valores financeiros apurados e o sistema de avaliao do desempenho, nomeadamente quanto atribuio de prmios, incentivos ou outras formas retributivas.

Quanto aos modelos de apuramento dos resultados, dever decidir-se, quer a forma, quer a abrangncia da atribuio dos factores (recursos, produes, etc.) a segmentos da contabilidade analtica (produtos, servios, projectos, centros, canais de distribuio, mercados, etc. ). No que respeita forma, vrias so as metodologias que podem ser utilizadas na determinao dos resultados por cada um dos segmentos. Contudo, pela sua actualidade iremos desenvolver o conceito de contabilidade por segmentos e o correspondente apuramento dos resultados numa lgica de contribuio, abandonando a tradicional lgica da absoro de custos, assente no modelo de custeio total, em que todos os custos quer directos quer indirectos so afectos aos objectos, independentemente das relaes causaefeito que possam existir.

2.2- Segmentos da entidade: noo e escolha Relativamente aos segmentos-alvo1, os modelos mais tradicionais preocupam-se sobretudo com a afectao dos custos (consumo de recursos) aos produtos, enquanto a tendncia mais actual para a anlise do valor gerado por outros segmentos mais orientados para o exterior da empresa, isto , quanto rende operar no mercado nrdico ou numa determinada rea de negcios, ou em certos clientes ou canais de distribuio ou realizar determinados projectos, etc.. Desta forma, no suficiente a afectao apenas dos custos, mas tambm de outros elementos econmicos e financeiros, como sejam os proveitos gerados e os activos e passivos utilizados e que possam ser identificados com esses segmentos. Esta tendncia leva a que os modernos sistemas de contabilidade analtica procurem organizar informao econmica e financeira em torno de segmentos (custos, proveitos, activos e passivos) por forma a proporcionar uma informao mais globalizante e fidedigna para conhecimento dos gestores e apoio tomada de deciso. Esta caracterstica diferencia-a da contabilidade de custos, na medida em que esta ltima se preocupa com a afectao apenas dos custos a determinados objectos, em regra centros de custo ou produtos.

No ponto 3, Contributo para o modelo de CA num estabelecimento do ensino superior apresentam-se exemplos do que podero ser segmentos neste tipo de entidades. Conceitos chave sobre contabilidade analtica para a gesto

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O segmento constitui um subconjunto do todo onde a empresa opera e que interessa acompanhar em termos econmicos e financeiros. Assim, poder ser:
Externo, tal como um mercado, um canal de distribuio, um cliente, uma fonte de abastecimento, uma regio, um pas, etc.; Interno, tal como um projecto, uma actividade, um centro de responsabilidade (departamento), uma unidade de negcios (curso), etc.

O que se torna de facto relevante a escolha do segmento ou segmentos que iro ser acompanhados em termos econmicos e financeiros (contabilidade analtica). Para alm das habituais razes estratgicas, a natureza das actividades da entidade e a forma como financiada, ou sensibilidade e interesse do gestor, a escolha de um segmento deve, em nosso entender, estar estritamente relacionada com os objectos geradores de valor para a entidade e sobretudo se o seu financiamento assenta nas despesas incorridas e devidamente justificadas para os executar. Ou seja, til a informao proporcionada pela contabilidade analtica se, com os valores dela decorrentes, o responsvel for capaz de tomar decises e entidade melhorar a sua situao financeira.

3.3.3 Contabilidade analtica por segmentos A economia do mercado substituiu a economia da produo, pelo que o sistema de apuramento de custos e de resultados deve reflectir essa tendncia. Da a crescente relevncia do conceito de segmento e o progressivo declnio da informao contabilstica por funes (custos industriais, custos comerciais, administrativos, etc.). A anlise por segmentos implica que todos factores relacionados com determinado segmento escolhido pela entidade (por ex. um projecto, um departamento, um produto (curso)) lhe devem ser atribudos econmica e financeiramente, independentemente da funo. Da mesma forma, os factores que no se relacionam com determinado segmento no lhes devem ser atribudos, sob pena de se distorcer o conhecimento sobre o seu verdadeiro contributo para os resultados. Trata-se, desta forma, do denominado sistema de custeio directo, ou seja, o resultado de um determinado segmento s deve ser afectado pelos factores que inequivocamente contriburam para a sua formao, no esquecendo nenhum. Eliminam-se, assim, quaisquer formas de repartio (imputao) de custos que, como facilmente se tem vindo a demonstrar, distorcem os resultados e com ele o conhecimento e consequente efeito no saber e tomada de deciso. Sendo assim, mais defensvel a inexistncia de qualquer sistema de contabilidade analtica do que um sistema que pode levar os gestores a tomar decises que ponham em risco os verdadeiros interesses da empresa. Nesta perspectiva, admite-se que os segmentos:
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a) Geram valor, na medida em que proporcionam um determinado nvel de receitas (volume de servios, subsdios, etc). b) Consomem e utilizam recursos e, como tal, deve-lhe ser atribudo a correspondente traduo financeira: custo. c) Proporcionam margens, ou seja, diferenciais entre os proveitos gerados e os custos dos recursos utilizados, mesmo que tais margens tenham como objectivo ser nulas. A avaliao dos resultados por segmentos obriga adopo de uma contabilidade analtica pr-activa e orientada para o apoio ao conhecimento dos resultados e apoio tomada de deciso, na medida em que: a) Obriga os responsveis a definirem o segmento (ou segmentos) de anlise, em funo das suas necessidades de informao; b) Apresenta uma perspectiva multidimensional da organizao e no unidimensional, como habitual nos sistemas mais orientados para o apuramento do custo dos produtos, ou dos tradicionais centros de custo; c) Atribui os custos aos vrios segmentos tendo uma perspectiva de causa-efeito (tracing). Isto , o custo ser atribudo ao segmento na exacta medida de utilizao do recurso que lhe est associado, pelo que se torna necessrio definir priori o custo destes recursos, logo, alguns tm de ser custos standard; d) A anlise das contribuies obriga atribuio de proveitos, custos, activos e passivos relacionados com o segmento (independentemente da sua natureza ou funo onde se realizam), por forma a determinar a sua verdadeira contribuio de valor; e) Facilita a definio de padres e uma adequada valorizao dos recursos e, consequentemente, o seu posterior acompanhamento; f) Torna os modelos de contabilidade mais flexveis e orientados para os responsveis, na medida em que os segmentos sero influenciados pelas opes estratgicas, pelas actividades e pela prpria viso dos responsveis; g) Melhora o conhecimento dos responsveis no apenas dos nveis de consumos de recursos (custos) mas tambm das contribuies geradas (margens). Custos baixos no so sinnimos de bons desempenhos, assim como custos elevados no provocam obrigatoriamente maus desempenhos. Este sistema de apuramento de resultados leva sua apresentao numa forma de escada, partindo de segmentos mais elementares que se vo integrando sucessivamente em segmentos mais globalizantes. Por exemplo, pode partir-se da anlise de contribuio de cada produto (por exemplo, curso de gesto pessoal), que poder ser agrupado em contribuies por famlias de produtos (por exemplo, rea de

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gesto) e estes em reas de negcios (por exemplo, actividades de ensinoe assim sucessivamente at chegar ao resultado da entidade no seu todo. Em sntese, mais do que determinar o resultado por segmento, a organizao dos resultados em torno da determinao das margens de contribuio (por segmento) tem como finalidade determinar os nveis de contribuio dos segmentos, bem como os custos comuns (overheads), permitindo determinar as formas de os imputar a cada um dos mltiplos segmentos com critrios objectivos e sustentados, caso essa imputao se considere relevante para a prestao de contas e financiamento da entidade.

3.3.4- Relato financeiro por segmentos A contabilidade analtica deve proporcionar informaes que permitam ter o conhecimento do nvel de contribuio de cada segmento para os resultados da entidade. Assim, no suficiente relevar apenas os custos por segmento, mas tambm os proveitos por si gerados, bem como o nvel de investimento necessrio, ou utilizado, para a obteno deses resultados. A ttulo de exemplo, a demonstrao econmica e financeira de um determinado tipo de segmento, v.g. licenciaturas, poderia ser estruturada da seguinte forma, as quais poderiam, no seu conjunto, constituir uma grande rea de actividade como, por exemplo, Ensino e, dentro desta, uma sub-area de actividade Formao Graduada.

Rubricas de Resultados
1. PROVEITOS ESPECFICOS
Propinas Outros proveitos (taxas, multas, etc.)
TOTAL DOS PROVEITOS

CURSO A

CURSO B

...

xxx xxx xxx

xxx xxx xxx

2. CUSTOS DIRECTOS
Custos Externos Custos com servios contratados no exterior Custos com equipamentos adquiridos no exterior Custos Internos Docentes Instalaes Fotocpias
TOTAL DOS CUSTOS DIRECTOS

xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx

xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx

3. CONTRIBUIO DOS CURSOS (1-2)

Como se referiu, para alm dos custos directos, identificveis por cada segmento, podero existir custos indirectos que tero de ser financiados quer pelas margens geradas pelos segmentos, que por outra fonte de receitas. Da que o seu apuramento e forma de imputao deve ter em conta a especificidade de cada entidade e da forma como obtm os recursos para garantir a sua sustentabilidade.
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2.5- Contabilidade analtica e gesto do valor A elaborao do relato financeiro por segmento, tal como apresentado no ponto anterior, servir para avaliao da sua performance financeira, bem como da sua contribuio para o equilbrio da entidade. A estrutura da informao poder ser a seguinte:
Rubricas A Proveitos directos B Custos directos: B.1 Custos Variveis B.2 Custos Fixos Resultado Directo B.3 Custos indirectos imputados Resultado do segmento Cv Cf RD = P (Cv+Cf) Ci R = P (Cv+Cf+Ci)
Valor

PROVEITOS DIRECTOS: Dizem respeito a montantes de proveitos identificveis por segmento, tais como prestaes de servios, juros, propinas, taxas, etc..

CUSTOS DIRECTOS Correspondem ao valor dos recursos consumidos ou utilizados pelo segmento, isto , que possam ser claramente identificveis como estando afectos ao exerccio da sua actividade.

Custos Variveis Dizem respeito a todos os custos cujo montante est correlacionado com o nvel de actividade do segmento. Por exemplo, o consumo de fotocpias em relao ao volume de relatrios, as despesas com transporte em funo das deslocaes, o consumo de energia em funo do tempos de utilizao dos equipamentos, o custo de subcontratos em funo do nvel de actividades subcontratadas, etc. Normalmente so classificados em trs categorias: Proporcionais (Cp) variam na mesma proporo que o nvel de actividade do segmento, como o caso das fotocpias suportadas sobre o n de exemplares de relatrios, sempre que o seu custo unitrio no varie; Degressivos (Cd) variam menos que proporcionalmente ao nvel de actividade do segmento, como o caso do custo de materiais quando existam descontos sobre as quantidades compradas. Este tipo de custos contribuem para as denominadas economias de escala.

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Progressivos (Cg).- variam mais que proporcionalmente ao nvel de actividade do segmento, como o caso do custo das horas extraordinrias no apenas em resultado da subida da taxa horria, como tambm da baixa de produtividade provocada pelo cansao. Em termos esquemticos podem representar-se da seguinte forma:

Custo

Cg Cp Cd

Actividade

Custos Fixos Consideram-se como custos fixos os consumos de recursos que apresentam alguma estabilidade, isto , cujo valor que no depende totalmente do nvel de actividade do segmento, variando em funo dos vrios graus de capacidade pretendido. Como exemplo refira-se, os custos com o pessoal, as amortizaes dos equipamentos, as rendas de instalaes, os custos com promoo e publicidade, etc.. Em termos esquemticos podem representar-se da seguinte forma:
Custo

Cf3 Cf2 Cf1

A1 Resultado Directo do Segmento Corresponde, em regra, ao resultado operacional gerado pelo segmento. A ttulo de exemplo, representa o valor liberto (se positivo) por um determinado projecto e que contribuir para cobrir custos de outras reas da entidade ou o dfice (se negativo) que dever ser coberto por qualquer fonte de financiamento, interna ou externa entidade. A2 A3
Actividade

Custos Indirectos do Segmento Trata-se de um conjunto de custos no directamente identificveis por cada um dos segmentos, mas que lhe podero ser imputados mediante determinada chave de repartio. Esta imputao no tem qualquer
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sentido para efeitos de anlise do valor gerado por cada segmento, dado que no tem nenhuma relao directa com o seu nvel da actividade, mas sim quando o financiamento dos segmentos (v.g. projectos) for aceite no apenas com os seu custos directos, mas tambm com os indirectos imputados.

3. Contabilidade analtica modelo possvel em estabelecimento de ensino superior

3.1. Segmentos de anlise

Em estabelecimentos de ensino, ser til estruturar a sua informao contabilstica, ao nvel da contabilidade analtica em duas dimenses de anlise2, de acordo com o seguinte esquema:

RUBRICAS FINANCEIRAS Proveitos Custos das operaes externas

DIMENSES DE ANLISE O R G A N I Z A T I V A A C T I V I D A D E S

Proveitos e Custos das atribuies internas

E S T R U T U R A

A estrutura organizativa depende da forma como a entidade se encontra organizada (departamentos, escolas, centros, direces, etc.) As actividades relacionam-se com os produtos ou servios proporcionados (ensino e, dentro deste por tipo; investigao; prestaes de servios, etc.). Para que o modelo de contabilidade analtica permita apurar resultados por mais de uma dimenso de anlise (cursos, projectos, departamentos), ser necessrio:

Criao de planos de contas alternativos para a contabilidade analtica, organizados por estrutura organizativa (v.g. departamentos) e por natureza de actividade (apresenta-se modelo possvel no anexo 1); Utilizao duma classe de contas (recomenda-se a classe 9), no para a definio de centros de custo, mas sim para a contabilizao das operaes internas (salas, horas de docncia ou de investigao, economato, overheds imputados, etc.), evitando critrios de repartio arbitrria

Embora seja possvel identificar mais dimenses de anlise recomenda-se, numa primeira fase e com o intuito de manter o modelo facilmente gervel, o uso de apenas duas dimenses. Conceitos chave sobre contabilidade analtica para a gesto

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de custos, mas afectando os custos com algum significado quer de acordo com a utilizao dos recursos, quer de acordo com metodologias previamente definidas, validadas e aprovadas; Criao de um sistema de valorizaes internas para afectao dos recursos aos segmentos de anlise, nomeadamente:

Docentes/investigadores; Instalaes; Economato; Trabalho de reprografia; Encargos comuns.

Valorizao dos recursos internos atravs de critrios simples, objectivos e transparentes sugerindo-se, a ttulo de exemplo, os seguintes critrios:

Docentes/investigadores:custo standard, por hora docente/investigador Instalaes: preo de custo standard (hora/ms), por sala, ou tipo de sala Economato: custo real por artigo Trabalho de reprografia: preo de custo, por tipo de servio

Criar condies para que a informao produzida pela contabilidade analtica seja encarada como verdadeira informao de gesto e de apoio deciso:

Construo de relatrios demonstrativos dos resultados ou custos gerados por cada segmento de anlise; Disponibilizao sistemtica desta informao aos interessados (rgos de gesto e responsveis de segmentos, v.g. projectos, cursos, departamentos, etc.); Promoo de aces de monitorizao e tomada de aces correctivas, face aos resultados gerados; por exemplo, criar mecanismos para que os responsveis de projectos, mestrados, possam avaliar e discutir com os rgos de gesto a posio financeira dos centros de pelos quais so responsveis; Agilizar o instrumento de gesto contabilidade analtica de forma a facilitar a leitura da informao (vg eliminar centros de custo que no so utilizados, como por exemplo edies anteriores de programas ou projectos encerrados).

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ANEXO 1:
EXEMPLO DE PLANO DE CONTAS PELA ESTRUTURA ORGANIZATIVA) Cdigo Designao Afectao

OOC OOC OOC OOC OOC OOC OOC OOC 01 02 03 04 05 06 07

RGOS CENTRAIS Assembleia de Escola Presidente de Escola Conselho Pedaggico Conselho Cientfico Administrador Secretariado Servios de apoio aos rgos centrais ESCOLA XIS 01 01 01 02 02 02 1 1 1 2 Estrutura da Escola X Secretariado Custos especficos EX DEPARTAMENTOS da EX
Departamento A 0 Docentes do departamento 1

De todos os custos relacionados com os rgos centrais

OEX OEX OEX OEX OEX OEX OEX

Dos custos de secretariado Custos da Escola, v.g. economato e das instalaes. A desdobrar como nos restantes departamentos Dos custos de processamento de vencimentos; Dos proveitos que resultam da afectao dos docentes aos vrios cursos/actividades

ODE ODE ODE 01 01 1

DEPARTAMENTOS
DEPARTAMENTO K Docentes do Departamento

Dos custos de processamento de vencimentos; Dos proveitos que resultam da afectao dos docentes aos vrios cursos/actividades.
Afectao

Idem para restantes departamentos. Cdigo Designao

OSA OSA OSA OSA OSA OSA 01 01 01 01 01 1 1 01 1 02 2

SECES AUTNOMAS
Seco Autnoma A

Estrutura da seco Secretariado Custos especficos da Seco

Docentes da Seco

Dos custos de secretariado Deve incluir os custos com economato. Dos custos de processamento de vencimentos; Dos proveitos que resultam da afectao dos docentes aos vrios cursos/actividades.

Idem para restantes seces autnomas

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OSE OSE OSE OSE OSE OSE OSE OSE OSE OSE OSE OSE OSE OSE OSE OSE OSE

01 01 01 01 02 02 02 02 02 02 02 03 03 04 04 05 05 1 1 1 1 2 3 4 5 6 1 2 3

Dir Serv Biblioteca

Biblioteca Centro de Documentao Outros

Dir Serv Rec Humanos

Dos custos relacionados com a actividade destas reas, nomeadamente, custos com pessoal, economato e outros.

Direco Diviso de Gesto de RH Seco de Pessoal Seco de Vencimentos Seco .. Ncleo .

Centro de Informtica (de acordo com a estrutura) Dir Administrativa Financeira e

Idem anterior.

Idem anterior.

(de acordo com a estrutura)

Idem anterior.

Dir Serv Acadmicos

(de acordo com a estrutura)

Idem anterior.

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ANEXO 2:
EXEMPLO DE PLANO DE CONTAS PELAS ACTIVIDADES DESENVOLVIDAS Cdigo Designao Afectao

AE
AED AED AED AED AEL AEL 01 01 02 03

ACTIVIDADES DE ENSINO
PROGRAMA DOUTORAL PD em PD em .. ............................ LICENCIATURAS Da Escola .. Do conjunto dos proveitos das licenciaturas da Escola Da soma de todos os custos suportados com as licenciaturas da Escola Dos proveitos (propinas, outras receitas) da licenciatura L1 Dos custos suportados com a licenciatura L1 (docentes, salas, outros custos especficos) Dos proveitos (propinas, outras receitas) Dos custos suportados com o curso (docentes, salas, outros custos especficos)

ELI

01

Licenciatura L1

AEM AEM AEM AEM 01 01 01 1 2

MESTRADOS Da Escola .. Mestrado M1 Idem, tal como referido nos programas anteriores.

AI
AIK AIK 01 01 1

ACTIVIDADES DE INVESTIGAO
INVESTIGAO KAPA Projecto P1 Dos proveitos e custos relacionados com os projectos de investigao, nomeadamente, investigadores, instalaes, economato, etc.

AS
ASP ASP 01 01 1

PRESTAES DE SERVIOS
SERVIO DO TIPO P Projecto SP1 Dos proveitos e custos relacionados com projectos de prestao de servios, nomeadamente, investigadores, docentes, consultores, instalaes, subcontratos, etc.

AC
AC AC AC AC AC AC 01 1 2 3 4 5 . 99

COMUNS S ACTIVIDADES
Instalaes Actividades administrativos Actividades segurana Actividades higiene e limpeza Actividades . . Outros custos comuns Custos e proveitos que, pela sua natureza no sejam identificveis por cada uma das actividades supra, mas que lhes podem vir a ser imputados mediante certos critrios de imputao

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ANEXO 3:
EXEMPLO DE PLANO DE CONTAS PARA REGISTO DAS OPERAES INTERNAS CLASSE 9
CDIGO DESIGNAO U.. DE MEDIDA FORMA DE VALORIZAO CLIENTE INTERNO FORNECEDOR INTERNO

91
91.01 91.02 91.03 91.04

CUSTOS INTERNOS
Custos com docentes Custos com instalaes Custos com economato Custos com fotocpias N fotocpias Preo de custo Materiais Custo standard Depart, S Autn, Servios Utilizadores* Horas Horas Custo-hora standard por categoria Preo-hr standard** Cursos / outras activ Utilizadores*

95
95.01 95.02 95.03 95.04

PROVEITOS INTERNOS
Atribuio da activ. docente Proveitos com instalaes Proveitos com economato Proveitos com fotocpias N fotocpias Preo de mercado Materiais Custo standard Servios Administrat. Direco ??? Horas Horas Custo-hora standard por categoria Preo-standard Departamentos e ???. Direco ???

* Cursos, servios, departamentos, centros ou outras actividades. ** Sugere-se que sejam identificados os preos de mercado por tipologia de sala: sala normal; sala com aparelhos audiovisuais; sala com hardware e software; auditrio tipo A, B, C, etc..

Conceitos chave sobre contabilidade analtica para a gesto