[TABLA DINAMICA EN EXEL.] FUNCIN DE UNA TABLA DINMICA.

21 de mayo de 2012

Las tablas dinmicas proporcionan un modo de resumir y analizar fcilmente grandes volmenes de datos. Se llaman tablas dinmicas porque se puede cambiar su disposicin reordenando o cambiando de posicin los encabezados de fila y columna, rpida y fcilmente.las tablas dinmicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar:

Resumir bases de datos grandes: se pueden utilizar las tablas dinmicas para resumir grandes cantidades de datos que pueden estar en una hoja de trabajo o en una base de datos externa. Preparar datos para su representacin grfica: Los grficos basados en tablas dinmicas cambiarn automticamente cuando cambie la tabla dinmica. Muchos problemas vienen disponiendo los datos de un modo que permita crear grficos, las tablas dinmicas son ideales para este propsito. Anlisis de datos adecuado: Se analizarn de forma adecuada las bases de datos mediante las tablas dinmicas, buscando tendencias, excepciones y problemas. Se puede organizar rpidamente el modo en que se resumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel de detalle cuando se desee. Crear Informes: Es uno de los usos ms habituales de Excel, ya que se puede interactuar en la pantalla o imprimir. Lista o base de datos: Podr crear una tabla dinmica a partir de una lista o base de datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de clculo de Microsoft Excel o de otra tabla dinmica. Botones de campo para reordenar los datos: Una tabla dinmica contiene campos, cada uno de los cuales resume mltiples filas de informacin de los datos originales. Arrastrando un botn de campo hasta otra parte de la tabla dinmica, podr ver los datos de distintas maneras. Por ejemplo, podr ver los nombres de los vendedores en las filas o en las columnas. Tabla dinmica resultante: Para crear una tabla dinmica, utilice el Informe de tablas y grficos dinmicos como gua para la bsqueda y organizacin de los datos que desee organizar. Para comenzar, haga clic en Informe de tablas y grficos dinmicos... del men Datos. Datos Resumidos: La tabla dinmica resume los datos utilizando la funcin de resumen que especifique, como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podr incluir automticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias frmulas agregando campos y elementos calculados. En este ejemplo, se calcula el total de los datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla dinmica.

[TABLA DINAMICA EN EXEL.] DENTRO DE LA TABLA DINMICA SE

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PUEDEN

DISTINGUIR

LOS

SIGUIENTES ELEMENTOS:

Campo de Pgina: Un campo de pgina es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientacin de pgina en una tabla dinmica. En el ejemplo, Regin es un campo de pgina que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de pgina, la tabla dinmica cambiar para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento. Elemento de un campo de Pgina: Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la tabla ser un elemento en la lista de un campo de pgina. En el ejemplo, el elemento Este se presenta actualmente en el campo de pgina Regin y la tabla dinmica muestra nicamente los datos resumidos para dicha regin. Campos de Fila: Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha asignado una orientacin de fila en la tabla dinmica. En el ejemplo, Producto y Vendedor son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendedor son los ms prximos al rea de datos; los campos de fila exteriores, como Producto, estn situados a la izquierda de los campos de la fila interior. Campos de Columna: Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientacin de columna en una tabla dinmica. En el ejemplo, Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los campos de columna interiores son los que tienen sus elementos ms prximos al rea de datos; los campos de columna exteriores estn encima de los campos de columna interiores (en el ejemplo se muestra nicamente un campo de columna). Campo de Datos: Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene datos. En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos que resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en los datos de origen. Normalmente, un campo de datos resume datos numricos, como estadsticas o importes de ventas, pero tambin puede contener texto. Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinmica mediante la funcin Contar y los datos numricos mediante la funcin Suma. Elementos: Los elementos son una subcategora de un campo de la tabla dinmica. En el ejemplo, Carne y Marisco son elementos del campo Producto. Los elementos representan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origen exclusivas. Los elementos aparecen como rtulos de columna o de fila, o aparecen en las listas desplegables de los campos. rea de Datos: El rea de datos es la parte de la tabla dinmica que contiene los datos resumidos. Las celdas del rea de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del rea de datos representan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de origen. En el ejemplo, el valor de

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la celda C6 es un resumen de importes de pedidos de cada registro en los datos de origen que contiene los elementos Carne, Fuller y Trim.2.

PASOS Y EJEMPLO PARA REALIZAR UNA TABLA DINMICA. Aunque en muchos casos Excel 2007 muestra un diseo renovado al principio, muchas de las opciones a las que se accede desde la pantalla principal son similares por no decir iguales a versiones anteriores. Este no es el caso de las tablas dinmicas, cuya interfaz ha cambiado para hacer ms sencilla su creacin. Han pasado de estar ubicadas en el men Datos a la ficha Insertar. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de los siguientes datos

Seleccionamos una celda cualquiera de la tabla dinmica

[TABLA DINAMICA EN EXEL.]

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Hacemos clic en la ficha Insertar Tabla dinmica

Se abrir automticamente el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el rango de datos deseado

Hacemos clic en Aceptar

Observamos cmo se crea una hoja nueva

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La hoja muestra un nuevo cuadro de dilogo de tabla dinmica denominado Lista de campos de tabla dinmica

En la parte superior de dicho cuadro de dilogo aparecen los campos de nuestra tabla de datos original. En la parte inferior se muestran cuatro reas adonde arrastrar los datos y disear la tabla. En Excel 2003 estas reas aparecan bien en el Asistente

[TABLA DINAMICA EN EXEL.] O en la zona de diseo de la tabla dinmica.

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La zona de diseo de la tabla dinmica en Excel 2007 es la que se ve en la imagen inferior

Los campos que situemos en el rea Rtulos de columna aparecern en horizontal a lo largo de la tabla y los que situemos en el rea Rtulos de fila en vertical. Los Valores se establecen para situar los clculos totales de datos.

[TABLA DINAMICA EN EXEL.]

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Marcamos los tres campos que vamos a incluir en la tabla dinmica

Podemos observar como dependiendo del tipo de datos que contenga el campo, ste se coloca automticamente en el rea correspondiente.

En este caso como el campo nombre contiene texto, al hacer clic en la casilla de verificacin se ubica directamente bajo los Rtulos de fila. Los otros dos campos al contener datos numricos se ubican en el rea Valores. Podemos modificar la ubicacin de los datos haciendo clic y arrastrando al rea que deseemos.

[TABLA DINAMICA EN EXEL.]

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Automticamente, se van aadiendo visualmente los datos a la tabla dinmica situada a la izquierda del cuadro de dilogo Lista de campos de tabla dinmica.

Estos son los pasos fundamentales para la creacin de una tabla dinmica en Excel 2007. En notas futuras iremos viendo ms aspectos de las mismas.

[TABLA DINAMICA EN EXEL.] EJEMPLO NMERO DOS.

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Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos. Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacen con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes. Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

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En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir.