SINGER-MF MODULO DE TRMITE DOCUMENTARIO

El Modulo Cliente de Tramite Documentario, es el encargado de realizar todos los procesos de trmite de expedientes, desde la creacin hasta el archivamiento, en el fondo tenemos un Modulo de Tramite Documentario Administrador que controla todo el trabajo de las reas, tenga en cuenta que cualquier operacin que realice ser almacenada en el servidor, por seguridad se guarda la fecha y hora en que se realizan los cambios as como las direccin lgica y Fsica de Red, la hora y fecha son tomados del servidor por lo que variar la fecha y hora del sistema operativo cliente no altera la fecha original del servidor. Por seguridad se toma informacin y copias de seguridad cada cierto tiempo adems de almacenar informacin para encontrar el origen de las operaciones es por lo cual se sugiere a los que trabajan con este modulo realizar los procesos en forma correcta, ya que toda operacin indebida puede ser rastreada.
Caractersticas Tcnicas del Sistema El sistema trabaja en un arquitectura Cliente/Servidor de 2 Capas con lo que se garantiza la seguridad de informacin y la solides de mantenimiento de Base de Datos. Requerimientos Necesarios de Software Sistema Operativo Windows 98/ME/2000/XP/2003/Win7/Win8 Servidor de Base de Datos MySQL 4.1 o superior Lenguaje de Desarrollo Embarcadero Delphi Requerimientos Mnimos del Sistema Pentium IV 2,66 GMHz, 128 MB RAM, 100 MB en disco duro Video a 32bits de color Resolucin Mnima 1024x768 se recomienda una resolucin mayor.

Contacto y Soporte Tcnico

Responsable: Juan Carlos Jurez Vargas Web site : www.zoftprofessional.com Correo Electrnico: juarezv@hotmail.com Direccin Jirn 7 de Junio 329 Telfono: 051 364735 Movil: 051 951007384 RPM *066827

INGRESO AL MODULO DE TRAMITE DOCUMENTARIO

Para ingresar al Modulo de Tramite Documentario, debe contar con un usuario y contrasea el cual es proporcionado por el Jefe de Informtica o Personal a cargo del area de Soporte tcnico o similares. La primera ventana nos pide que ingresemos el usuario y contrasea

Luego debemos seleccionar el Area al que tenemos permiso de hacer los tramites y presionamos ENTRAR

Luego de entrar ya podemos ver la ventana principal

En la Barra de Herramientas podemos ver el Botn nos muestra la ventana principal en donde podemos ver todos los expedientes .

el cual

Por defecto nos muestra selecciona la pestaa Pendientes

En la imagen podemos ver que indica Expedientes Pendientes (2) esto indica que tenemos 2 expedientes pendientes para dar solucin.

ESTADOS DE LOS EXPEDIENTES

Para entender el funcionamiento del sistema explicaremos los principales estados a los que puede pasar un expediente. SIN DERIVAR DESPACHO: En esta pestaa podemos encontrar los Nuevos Expedientes ( Expedientes Creados por el rea) y los expedientes que sern Derivados a otras reas. Expedientes Nuevos Creados por Tramite Documentario u otra rea que todava no fueron enviados. Los Expedientes que estaban Pendientes de Trmite y que fueron Derivados a otra rea.

Podemos concluir que en esta pestaa se encuentra los expedientes que sern enviados a otras oficinas nuevas y derivadas. EXPEDIENTES PENDIENTES: Los expedientes en este estado, son los que fueron Recibidos por el rea y se encuentra pendientes de Trmite. EXPEDIENTES PARA RECIBIR: En esta pestaa se encuentra los expedientes que estn por llegar al rea y todava no fueron Recibidos. EXPEDIENTES DERIVADOS: Estos expedientes son los que Salieron de Nuestra rea y se enviaron a Otra. EXPEDIENTES ARCHIVADOS: Son los expedientes archivados por el rea. Se podra decir que el fin de trmite de un expediente.

EXPEDIENTES SIN DERIVAR EN DESPACHO

En esta pestaa podemos realizar las operaciones bsicas de registro de Nuevos Expedientes, el listado que se muestra son los expedientes que estn listos para ser enviados a otras reas.

NUEVO EXPEDIENTE: Para registrar un nuevo expediente se puede hacer cualquiera de las siguientes opciones 1. 2. Barra de Herramientas -> NUEVO EXPEDIENTE Pestaa Sin Derivar Despacho -> NUEVO EXPEDIENTE

Luego se muestra la ventana

En esta ventana registramos los datos mas resaltantes del Expediente, El N de Expediente y Fecha son Generados con la informacin del Servidor.

REGISTRAR DATOS DEL DOCUMENTO Luego tenemos Datos del Documento Tipo.Doc. : Tipo de Documento que se registra N Doc: es la informacin del Numero de Documento Asignado por el Usuario. Prioridad: Se indica la prioridad del Documento. Fecha: Fecha del documento asignado por el usuario. Folios: Numero de Hojas que contiene el documento. Origen: Si el documento fue generado internamente o es externo Asunto : Referencia Importante del Documento. Resumen: Resumen de contenido, el cual debe resumir de forma concisa la informacin principal.

DATOS DE LA PERSONA QUE REMITE

Se puede escribir para realizar una bsqueda rpida de no encontrar al usuario interesado presionamos F6 para hacer una bsqueda avanzada.

Luego como se muestra en la imagen superior podemos realizar una Bsqueda, si luego de hacerlo no encontramos al Usuario Presionamos el Botn Nuevo para Agregarlo. IMGENES DEL DOCUMENTO El Sistema de Tramite tambin permite guardar imgenes escaneadas de los documentos, si se cuenta con un escner se puede digitalizar por lo menos la primera pagina y almacenarla en el servidor.

Se puede adjuntar directo desde el escner o podemos subir una imagen desde un archivo

INFORMACIN DE TRAMITE

Luego debemos ingresar informacin del trmite, seleccionamos la Accin, luego escribimos un provedo, y Seleccionamos as reas a las que se enviara el Expediente, si es un expediente Mltiple que puede llegar a varias oficinas como por ejemplo un memorndum mltiple, debemos seleccionar varias reas presionando Ctrl+Click Y finalmente Presionamos el Botn Guardar, Al hacer esto el expediente registrado todava no ser enviado a la oficina seleccionada, por lo cual podemos hacer algunas operaciones. MODIFICAR ANTES DE ENVIAR O DERIVAR Antes de enviar los documentos todava puede ser modificados siempre y cuando hayan sido creados por el AREA.

Mientras los Expedientes estn Sin Derivar Despacho podemos hacer algunas operaciones EDITAR DESTINO : Se puede editar el destino del expediente en caso de que exista un Error ANULAR : Se puede anular un Expediente el cual ser borrado, pero realmente no se elimina de la base de datos . ENVIAR DESPACHO: Este botn debe ser presionado cuando estamos listos para enviar el despacho a las dems oficinas, luego de esto recin podrn ser recepcionados por las otras reas. IMPRIMIR HOJA DE TRAMITE: La impresin de Hojas de Tramite se puede realizar en caso de no tener una impresora de cdigo de Barras.

IMPRIMIR ETIQUETAS: Si se cuenta con una impresora de cdigos de Barras se puede usar esta opcin. REFRESCAR: Este botn permite actualizar la informacin, se debe presionar este botn cada cierto tiempo cuando necesitemos pedir informacin actualizada al servidor.

DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE

En la parte inferior siempre tendremos activa un lista de los Documentos que contiene el Expediente, como se puede ver el Expediente Contiene 2 Documentos Adjuntos. Podemos ver el botn VER DOCUMENTO el cual permite visualizar informacin del documento.

EXPEDIENTES PENDIENTES
Los expedientes pendientes son los documentos que ya fueron recepcionados y estn en trmite en el AREA, se puede ver en la lista de color rojo los documentos que excedieron el nivel mnimo de das que debe estar un documento en el AREA.

En esta pestaa podemos hacer 2 opciones DERIVAR el Expediente o ARCHIVARLO DERIVAR EL EXPEDIENTE Al presionar el Botn DERIVAR se muestra la siguiente ventana

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Esta ventana muestra los documentos adjuntos al expediente, como se puede ver solo tenemos un documento, por lo general el primer documento no se puede Eliminar es por eso que al presionar el Botn Quitar Documento se muestra el mensaje

Si tenemos la necesidad de adjuntar un documento adicional al Expediente, como podra ser un resolucin o informe adicional, podemos presionar ADJUNTAR NUEVO EXPEDINETE, e ingresar los datos del documento.

Luego podemos Derivar , seleccionamos el rea Destino, el Tipo de Tramite y un mensaje de provedo, y presionamos Enviar a Despacho. Este documento derivado todava no se enva directamente al rea, antes pasa a la lista o pestaa de nombre Sin Derivar Despacho y para enviarlo tenemos que presionar enviar despacho. ARCHIVAR Si el tramite del documento a terminado en el rea podemos presionar el botn Archivar, con lo cual hacemos que el expediente quede almacenado.

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EXPEDIENTES PARA RECIBIR

Esta Pestaa muestra una lista con los documentos que estn llegando a nuestra rea y no estn recepcionados, aqu tenemos 3 opciones

RECIBIR DOCUMENTOS: Para recibir documentos, tenemos que marcas los cuadros de marcacin de la lista como se puede ver en la imagen

Luego presionamos el Botn Recepcionar Documentos DEVOLVER EXPEDIENTE: Esta opcin permite retornar el documento al Origen, en casos externos cuando no se desea recibir se puede utilizar esta opcin, con lo cual el documento regresa al origen. RECIBIR CON CODIGO DE BARRAS: El sistema trabaja con cdigo de barras tanto en las hojas resumen cono en las etiquetas para recibir expedientes en forma mas rpida y si se cuenta con un lector de cdigo de barras se puede usar esta opcin.

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EXPEDIENTES DERIVADOS

Cuando ya se enva el Despacho, es decir ingresamos a la pestaa Sin Derivar Despacho y presionamos los expedientes pasan al estado de Derivados, esto quiere decir que las reas Destino estn listas para recibir los expedientes. Esta pestaa contiene 2 Listas

La lista superior son los Expedientes Derivados pero que todava no han sido Recibidos por las otras AREAS. En donde podemos hacer algunas opciones como imprimir la Lista de DESPACHO , Imprimir las Hojas Resumen y Tambin las Etiquetas. En la Lista Inferior podemos ver los expedientes Derivados pero ya fueron Recibidos en las reas Destino

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BUSCAR EXPEDIENTES
LA bsqueda de expedientes es muy fcil y rpida, se puede buscar por cdigo, por Nombres de los interesados, o por el asunto del documento.

Al presionar DobleClick Podemos visualizar el SEGUIMIENTO DEL DOCUMENTO

Podemos visualizar el seguimiento del documento podemos apreciar que el expediente tiene cdigo 00900100022012, contiene 02 documentos adjuntos, y en la lista inferior podemos visualizar que la ultima oficina que llego el tramite es a LOGISTICA Y COMUNICACIN en el cual esta como Archivado.

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