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Anlisis y Descripcin de Cargos

Introduccin
A lo largo de los aos se ha intentado hacer cada vez mas eficiente a las organizaciones, dado a esto se han reformulado muchos datos y antecedentes, o simplemente se han mejorado. El tema de los Recursos Humanos que preocupa y esta pendiente en cada organizacin, para optimizar los niveles jerrquicos de esta y lograr as el buen funcionamiento. Integrar es obtener y articular los elementos materiales humanos de la organizacin y la planeacin sentaran como elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. Las personas que han de desempear cualquier funcin dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo el criterio de que renan los requisitos mnimos para desempatarla adecuadamente en otros trminos: debe procurarse adaptar las personas a las funciones, y no las funciones a las personas. Es claro que quienes carezcan de los requisitos fsicos mnimos, intelectuales, sociales o morales para desempear un puesto o funcin, por sencillo que parezcan, lo realizar mal, de ah El personal adecuado para el puesto adecuado. Dentro de una Organizacin se presenta cada puesto para facilitar el logro de los objetivos de la organizacin, esto se consigue coordinando el contenido de los puestos para llevar a cabo funciones o actividades en particular. A continuacin se indica y analiza los pasos a seguir para el anlisis y descripcin de cargos.

4ta. Semana

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Objetivos Acadmicos
Conocer los conceptos de, planificacin del trabajo, cargos, anlisis de cargos, descripcin de cargos y especificacin de los cargos. Aplicar los conceptos mencionados. Preparar una hoja de descripcin de cargo, usando el formulario que hemos diseado para este trabajo.

Marco Terico
Las Organizaciones son conjuntos de personas, recursos materiales, monetarios y tcnicos, organizados para el logro sus objetivos. Las organizaciones estn estructuradas de manera que representen una forma organizada la manera de realizar el trabajo necesario para el cumplimiento de sus objetivos. A partir de la divisin del trabajo y su agrupacin en funcin de caractersticas comunes, se origina una estructura jerarquizada en atencin a los grados de autoridad que se ejerzan en ella. Para tener claro esto debemos decir que, el trabajo ha sido un factor fundamental de la conciencia del hombre desde poca inmemorial. Desde el comienzo de la historia de la raza humana el trabajo ha sido una inquietud profunda para esta, los seres primitivos se preocuparon del trabajo indirectamente al pensar en que forma podran sobrevivir, esto mismo hizo que la raza humana haya evolucionado a travs de los tiempos ya que estos al intentar perfeccionarse cada vez ms en su trabajo fueron avanzando cada vez ms, desde que usaban puntas de piedras hasta que comenzaron a utilizar metales, incluso hasta ahora que se han fabricado nuevos materiales orgnicos. Cabe destacar que el reconocimiento real del trabajo como factor de desarrollo fue con la Revolucin Industrial. Las teoras econmicas y sociales de los ltimos doscientos aos se centran en el trabajo. Si Bien a pesar de esto, su verdadero estudio comenz solo hasta las ltimas dcadas del siglo XIX con el sistemticamente. primer hombre que se interes por el trabajo para observarlo y estudiarlo

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Trabajar es la actividad del trabajador; es una actividad del ser humano, y una parte esencial de su humanidad. No tiene una lgica, tiene dinmica y dimensiones las cuales deben ser tomadas en cuenta para crear la estructura jerarquizada de la organizacin. El acto de trabajar tiene por lo menos cinco dimensiones. para ser productivo. 1. Diseo de la mquina y diseo humano. Ante todo hay una dimensin fisiolgica. El ser humano no es una mquina, y no trabaja como tal. El ser humano est organizado de modo muy distinto, se adapta mal a una sola tarea y una sola operacin, carece de fuerza, no tiene fibra y se fatiga, trabaja mejor si puede variar con relativa frecuencia tanto la velocidad como el ritmo, estos varan mucho segn los individuos, cada individuo tiene su propia pauta de velocidades y su propia necesidad de modificarlas. La ventaja del humano sobre la mquina es simple, puede realizar ms tareas a la vez y maneja las mquinas. 2. El trabajo como maldicin y bendicin. La siguiente dimensin del hombre que trabaja es sicolgica. Sabemos que el trabajo es tanto una carga como una necesidad, una maldicin y al mismo tiempo una bendicin. Esta actitud frente al trabajo est condicionada a nosotros gentica o culturalmente. Esto se ve tempranamente en la vida del hombre, cuando aprendemos a caminar e incluso a hablar estamos hablando ya del trabajo que implica el aprendizaje lo cual crea un hbito. Tambin en el transcurso de la historia sabemos que el desempleo provoca graves perturbaciones sicolgicas, no por obra de la privacin econmica, sino principalmente porque socava el respeto de uno mismo. El trabajo es una extensin de la personalidad. Si bien para muchos el ideal sera que no dedicramos esfuerzo alguno para trabajar como sueo ideal, no ven las consecuencias de esto sobre la personalidad de la mayora de las personas. Sin duda, es posible que frente a nosotros se perfile la sociedad sin trabajo de la utopa futurista. Mientras tanto, no hay el ms mnimo hecho que justifique la prediccin de la inminente desaparicin En todas el trabajador necesita realizar

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del trabajo. Hasta ahora, la tarea contina siendo el lograr que el trabajo sirva de necesidad sicolgica del hombre. 3. El trabajo como vnculo social y comunitario. El trabajo es un vnculo social y comunitario. En la sociedad los empleados y trabajadores se convierte en forma principal de acceso a la sociedad y la comunidad. El trabajo genera informacin sobre la posicin en la sociedad y su funcin en la comunidad. Satisface las necesidades de pertenecer a un grupo y mantener una relacin significativas con otras personas de su clase. Participa en varias sociedades y comunidades en las cuales puede tener diferentes funciones y grados de importancia. Para el hombre el trabajo significa una actividad de compaerismo, identificacin grupal y su vnculo social. Las personas extraan su trabajo por los lazos que ha creado con sus compaeros. A diferencias con otros grupos el trabajo dentro de una organizacin es que no relacionan antipatas o simpatas no se plantean exigencias emocionales, se debera trabajar bien a pesar de esto. 4. La dimensin econmica. El trabajo es una forma de ganarse la vida. Tiene un componente econmico tan pronto una sociedad adopta incluso la ms rudimentaria divisin del trabajo. Apenas la gente abandona el estado de autosuficiencia y comienza a intercambiar los frutos de su trabajo, este crea un nexo econmico, y tambin un conflicto econmico. Este no tiene solucin. Para el trabajador el trabajo es el fundamento de su existencia econmica mientras que, para la economa produce capital. Tenemos claro que para que la economa se mueva, esta necesita que exista trabajo, el cual entrega los recursos necesarios para satisfacer necesidades que crean demanda, la cual a la vez genera mayor produccin, y por ltimo al existir mayor produccin se genera ms trabajo, y as sucesivamente. 5. La dimensin del poder del acto de trabajar. Siempre hay una relacin de poder implcita en la actividad de trabajo dentro de un grupo, especialmente cuando se ejecuta el trabajo en el seno de una organizacin. La sociedad

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moderna es una sociedad de empleados y trabajadores, y conservara ese carcter.

Ello

significa relaciones de poder que afectan directamente a cada individuo y su condicin de trabajador. La autoridad es una actividad esencial del trabajo. Es inherente al hecho mismo de organizacin. Una vez definida la estructura organizacional es necesario, para que esta funcione, establecer el nmero y tipo de personal en los puestos correctos y en el momento adecuado para realizar aquellas tareas en las cuales ellos son ms eficientes. Para esto se debe generar una red de cargos adaptados a la estructura ya diseada, para facilitar la determinacin de esto es necesario realizar un anlisis y descripcin de cargos. El anlisis de cargo es el proceso que consiste en obtener informacin acerca de los cargos determinados cules son los deberes, tareas o actividades de los mismos. El procedimiento conlleva a realizar una investigacin sistemtica de los cargos, siguiendo una metodologa antes del estudio. A. Fuentes de datos como informacin Para esto se recurre a la cooperacin de los empleados y supervisores de los departamentos que se estn analizando los cargos. Estos supervisores y empleados son las fuentes de una gran parte de la informacin acerca de los puestos. B. Recopilacin de informacin sobre el cargo Se puede obtener informacin sobre los cargos de varias maneras. Los mtodos ms comunes para estudiar los puestos son las entrevistas, cuestionarios, observacin y datos, los cuales dependern del tamao de la empresa. Entrevistas: Se pregunta a los empleados y supervisores acerca del puesto que est revisando. Tiende a ocupar mucho tiempo. Cuestionarios: Puede circular cuestionarios cuidadosamente elaborados para que los empleados y supervisores los llenen de forma individual. Se usarn estas formas para obtener datos en las reas de los deberes y tareas que se llevarn a cabo en el puesto, el

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propsito del cargo, la distribucin fsica, requisitos para realizar el trabajo, el equipo y el material que se utiliza y otras informaciones que se deseen obtener. Observacin: Puede obtener informacin acerca de los cargos al observar y registrar en una forma estndar las actividades de las personas. Algunas empresas graban el trabajo para estudiarlo despus en videocinta. Diarios: Se puede pedir a los ocupantes de los cargos que lleven un diario de sus actividades laborales durante todo un ciclo de trabajo. Normalmente se llenan los diarios en horas especficas del turno de trabajo y se mantienen durante un periodo de cuatro semanas. C. Anlisis de la informacin recabada. Deber existir un anlisis del cargo que incluya un anlisis de las conductas laborales importantes requeridas para un desempeo con xito. Cualquier anlisis del cargo debe concentrarse en las conductas en el trabajo y en las labores relacionadas con las mismas. Existen tres mtodos populares para esto. Anlisis funcional del puesto. Utiliza un inventario de los diversos tipos de funciones o actividades laborales que pueden constituir cualquier cargo. Existen tres amplias funciones de los trabajadores que forman la base del sistema: datos, gente y cosas. El resultado final es un trabajo evaluado cuantitativamente. Puede usarse fcilmente para describir el contenido de los cargos y ayudar a escribir descripciones y especificaciones. Mtodo del incidente crtico. El objetivo de este es identificar tareas decisivas del puesto. Estas son los deberes y responsabilidades importantes en el trabajo que realiza el empleado y que lo llevan al xito. Esta se obtiene a travs de entrevistas y por informes de los empleados. El Producto final sern las declaraciones escritas claras, completas y de fcil comprensin por las personas no familiarizadas con el cargo. Sistema de cuestionario de anlisis de cargo . cuestionarios, los cuales entregaran la informacin Para esta es necesario utilizar que luego se proceder a tabular

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en una tabla y calcular la frecuencias de estos datos. Esto nos entregara la informacin que deber ir en la hoja de descripcin de cargos. Descripcin del Cargo. Una descripcin del cargo es una descripcin escrita y los tipos de tarea que incluyen. Como no existe un formato estndar de descripciones de puestos, su apariencia y contenido varan de una empresa a otra. Sin embargo, la mayor parte de las descripciones de puestos contendr por lo menos tres partes: Ttulo del Puesto. Es importante la seleccin del ttulo del puesto. En primer lugar, el ttulo del cargo le da importancia sicolgica y de estatus al empleado. la empresa. Seccin de identificacin del cargo. Incluye temas como la ubicacin departamental del puesto, la persona con la que reporta quien lo ocupa y la fecha en que se revis por ltima vez su descripcin. Seccin de los deberes del cargo. Estos aparecen en orden de importancia. Estas declaraciones deben indicar el peso, o valor, de cada tarea. Tambin , por lo general, se indican las herramientas y equipo que utiliza el empleado para desempear su trabajo. Efectuando un detalle no menos importante, a continuacin se presentan algunos indicios para elaborar la descripcin de puestos: Sea claro. La descripcin de puestos debe representar el trabajo de esa posicin con tal precisin que las responsabilidades estn claras sin hacer referencia a otras descripciones de puesto. Indicar alcance. Al definir la posicin es conveniente asegurarse de indicar la naturaleza y el alcance de ese trabajo. Sea especfico. Seleccione las palabras para mostrar. 1. El tipo de trabajo. 2. El grado de complejidad 3. El grado de capacidad requerida 4. A medida en que los grados estn estandarizados. 5. El grado de compromiso del trabajador para cada fase del trabajo y, 6. El grado y tipo de responsabilidad. 4ta. Semana 7 El ttulo del puesto tambin debe indicar el nivel relativo que ocupa quien lo tiene en la jerarqua de

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Sea breve. Las declaraciones breves y precisas producen con frecuencia los mejores resultados. Revise de nuevo. Al final, para verificar si la descripcin cubre con los requerimientos bsicos, pregntese un nuevo empleado entender el empleo si lee la descripcin del puesto?. Escribir especificaciones del puesto.- La especificacin del puesto toma la descripcin del mismo y responde a la pregunta qu caractersticas humanas y experiencia son necesarias para hacer bien este trabajo? Muestra el tipo de persona que se debe reclutar as como las cualidades que se le deben probar. Especificaciones para personal capacitado frente al no capacitado. Suponga que necesita un tenedor de libros capacitado. En casos como ste, las especificaciones del puesto probablemente se enfocaran a cosas tales como tiempo de experiencia en servicios previos, la calidad de cualquier capacitacin relevante y otros. Por lo tanto a menudo no es muy difcil definir los requerimientos humanos para colocar personas ya capacitadas en un puesto. Sin embargo, los problemas son ms complejos cuando se busca una persona no capacitada para ocupar el empleo. En estos casos se requiere especificar cualidades tales como rasgos fsicos, personalidad, intereses o habilidades de percepcin que impliquen cierto potencial para desempear el puesto o para tener la habilidad para ser capacitado por el mismo.. Identificar estos requerimientos humanos para un empleo se logra ya sea mediante un enfoque subjetivo y de juicio o mediante un anlisis estadstico.. Especificaciones del puesto basada en el juicio. El enfoque de juicio implica desarrollar las especificaciones de puesto con base en los juicios experimentados de personas como supervisores o gerentes de personal. El procedimiento bsico es aqu preguntarse qu se requiere en trminos de educacin, inteligencia, capacitacin y otros elementos para realizar bin el trabajo? Uno de los enfoques de juicio ms amplios para desarrollar especificaciones del puesto se encuentran en el Dictionary of Occupational Titles del Departamento de Trabajo.

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En ste diccionario cada requerimiento o rasgo humano se le asigna la letra clasificadora, as por ejemplo: G (inteligencia); P (percepcin); K (coordinacin motriz); F (destreza en los dedos); M (destreza natural), entre otras. Estas clasificaciones reflejan la cantidad de cada rasgo o habilidad que poseen las personas con diferentes niveles de desempeo que en la actualidad ocupa ese puesto. Especificaciones de puesto basada en anlisis estadstico. Basar las especificaciones de puesto en este mtodo es ms defendible, pero tambin es ms difcil. Lo que hace en ste caso es determinar estadsticamente la relacin entre 1. Un factor de prediccin o rasgo humano como la estatura, inteligencia, o destreza con los dedos, y 2. Algn indicador o criterio de la eficiencia en el puesto. El proceso bsico requiere de cinco (5) pasos: a) Analizar el puesto y decidir como evaluar el desempeo del mismo. b) Seleccionar los rasgos personales como la destreza con los dedos que se considere deban predecir un rendimiento exitoso. c) Probar a los candidatos al puesto para estos rasgos d) Medir el desempeo subsecuente de estos candidatos, y e) Analizar estadsticamente la relacin entre el rasgo humano y el desempeo del puesto. El objetivo es determinar si lo primero predice lo segundo. De esta manera se puede discernir los requerimientos humanos para desempear el trabajo.

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CUESTIONARIO DE ANALISIS DE CARGO 1.- Identificacin Nombre del Cargo: ___________________________________________________ Departamento al que Permanece: ________________________________________ Cargo Jefe Inmediato: _______________________________________________

_______________________________________________ Cargo Subalternos Inmediatos: a) _______________________________________ b) _______________________________________ c) _______________________________________ d) _______________________________________ e) _______________________________________ f) _______________________________________ Objetivo del Cargo: ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Carcter de las funciones del Cargo: ___ Gerencial ___ Tcnico ___ Administrativo ___ Profesional ___ Otro __________________

2.- Funciones Funciones Frecuentes:

a) _______________________________________________ b) _______________________________________________ 4ta. Semana 10

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c) _______________________________________________ d) _______________________________________________ e) _______________________________________________ f) _______________________________________________ Funciones Peridicas:

a) _______________________________________________ b) _______________________________________________ c) _______________________________________________ d) _______________________________________________ e) _______________________________________________ f) _______________________________________________ Funciones Ocasionales:

a) _______________________________________________ b) _______________________________________________ c) _______________________________________________ d) _______________________________________________ e) _______________________________________________ f) _______________________________________________ 3.- Requisitos Cuales son las caractersticas acadmicas para desempear este cargo: ___ Enseanza Media ___ Universidad ___ Enseanza Tcnico Profesional ___ Especialidades*

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*_______________________________________________________ _______________________________________________________ Para desempear este cargo, se requiere experiencia, y cuanto tiempo: ___ Si Cuanto Tiempo ________________ ___ No Para ejercer este cargo, se requiere una edad o sexo determinado: Edad: ___ Si Edad Promedio ________________ ___ No Sexo: ___ Si ___ Masculino ___ No ___ Femenino Actitudes Intelectuales que debe poseer para este cargo: ____% Iniciativa ____% Capacidad de Juicio ____% Creatividad ____% Uso de Tcnicas ____% Atencin ____% Otro ___________________ ____% Lectura Prolongada

4.- Condiciones Ambientales Cuales son las condiciones mnimas ambientales para desempear su cargo: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ A que presiones Psicolgicas esta sometido en este cargo: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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Con que personas se relacionan Interna y Externa, y en que situaciones se dan estas: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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DESCRIPCIN DEL CARGO GERENTE DE CENTRO DE PROCESOS IDENTIFICACIN. Nombre del cargo: Gerente de Centro de Procesos M/X Departamento: Divisin de Produccin Cargo del Jefe Inmediato: Gerente de Produccin Cargos bajo su responsabilidad: Jefe de rea de produccin de comercio Exterior, Jefe de rea de mercado internacional, Jefe de rea de Derivados y Comunicacin internacional, Jefe de rea de tesorera, Jefe de rea Departamento de proyectos, Jefe de Control y Gestin. OBJETIVO Otorgar soporte operativo de excelencia a las reas comerciales relacionadas (rea de negocio y mesa de dinero), constituyndose adems en la contraparte de control por oposicin a dichas tareas. NATURALEZA La persona que desempee este cargo debe tener iniciativa, Capacidad de juicio, creatividad y un uso de tcnicas adecuadas de acuerdo a lo que desempeara. Debe ser capaz de trabajar bajo presin de sus superiores, organismos contralores y trabajadores subordinados. FUNCIONES Principales o Frecuentes: Planificar, administrar y controlar. Peridicas: Seguimientos de proyectos, reuniones de planificacin, coordinacin de actividades, resolucin de problemas, entrega de informacin, capacitacin, evaluacin de proyectos. Ocasionales: Actividades con RR.HH., atencin a auditores, reuniones con organismos contralores, actualizacin normativa. REQUISITOS Caractersticas acadmicas: Universitario con mencin en Comercio Internacional y

Administracin de Personal. Experiencia: mnima de cinco aos. Sin distincin de sexo o edad cumpliendo los requisitos anteriores.

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