Verso: 1.

Processo
Controle de Documentos e Registros

Cdigo: PRC01 Data aprovao 30/06/2011

Dono do processo Aprovado por Analisado criticamente por

Samara Bastos Portela Wilker Bueno de Freitas Rosa Marilusa Lara L Bittencourt

Substituto: Kelly Vitoriny A.C. M. G. da Silva

1. Propsito
Descrever a forma como efetuado o controle de ativos de documentos na organizao. Estes ativos so todos os processos, instrues de trabalho, registros e formulrios que contm algum nvel de conhecimento da organizao. O controle sobre os ativos consiste em: Padronizar a formatao definindo critrios para sua aprovao ou reprovao Revisar toda nova documentao de acordo com esses critrios Publicar e distribuir novas verses Garantir acesso apenas a documentos atualizados

2. rea de aplicao
Este processo se aplica s reas da Superintendncia de Informtica definidas no Sistema de Gesto da Qualidade (SGQ-SINFO).

3. Poltica
Os documentos do SGQ-SInfo devem ser revisados e alterados sempre que necessrio, observando-se, para tanto, as orientaes contidas neste Processo de Controle de Documentos e Registros.

4. Diretrizes
A organizao mantm sua documentao baseada em trs nveis de hierarquia que so formatados como se segue: 4.1. Nvel Estratgico Manual da Qualidade A Organizao mantm um Manual da Qualidade que contm: Escopo do Sistema de Gesto da Qualidade Referncia aos Processos Descrio da interao dos processos do Sistema de Gesto da Qualidade.

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Controle de Documentos e Registros
4.2. Nvel Ttico Processos da Qualidade

Cdigo: PRC01 Data aprovao 30/06/2011

Os Processos da Qualidade da Organizao inter-relacionam os processos e as atividades necessrias para implementar o SGQ; registram as atividades no nvel ttico e seguem a estrutura estabelecida no documento Template Processos cujo modelo encontra-se na pgina da SInfo (Portal do MP-GO > Superintendncias > Informtica > Qualidade ISO9001 > Documentao do SGQ-SInfo).

4.3. Nvel Operacional 4.3.1 Instruo de trabalho A instruo de trabalho utilizada para detalhar as atividades no nvel operacional ou de execuo que requerem orientao para a correta realizao da tarefa. A estrutura das instrues de trabalho deve seguir o modelo Template de Instruo de Trabalho encontrado na pgina da SInfo (Portal do MP-GO > Superintendncias > Informtica > Qualidade ISO9001 > Documentao do SGQ-SInfo). 4.3.2 Registros da qualidade Os registros da qualidade da SInfo retratam a evidncia de uma atividade, ao ou prtica qualquer contendo informaes teis para anlise de uma determinada realidade. So apresentados sob forma fsica ou em meios eletrnicos conforme as necessidades operacionais. Os registros eletrnicos so protegidos por meio da realizao de backup, controle de acesso e antivrus, conforme boas prticas adotadas pelos setores competentes da SInfo. J os registros fsicos so armazenados em pasta prpria devidamente identificada e arquivada no armrio de documentos do SGQ. Os registros devem se identificveis e recuperveis, alm de legveis e sem rasura sob o risco de serem, neste ltimo caso, considerados invlidos devendo outro registro ser criado. O acesso aos registros da qualidade livre (modo: visualizao) a todos da equipe do SGQ cujo acesso se d pelo repositrio SVN localizado no disco D: de cada colaborador. Nos documentos que descrevem os processos deste SGQ ou nas instrues de trabalho, quando aplicvel, devem ser definidos os critrios para controle dos registros, conforme o estabelecido na tabela abaixo: Identificao Armazenamento Proteo Recuperao Reteno* Disposio
Maneira de se dispor os registros quando terminado seu prazo de reteno

Cdigo do documento

Local de armazenamento

Tipo de proteo

Forma de recuperao

Tempo de armazenamento

*Os prazos de reteno dos registros so definidos conforme as necessidades de cada processo, cuja disposio deve ser aplicada respeitando-se este prazo.

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4.3.3 Formulrios em branco

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Os formulrios em branco constituem um tipo de documento que, ao serem preenchidos, conforme os critrios estabelecidos, e, devidamente assinados por pessoal competente, tornamse registros. H formulrios que se destinam ao uso dos colaboradores da SInfo em geral, meio por onde podem, por exemplo, sugerir a incluso ou alterao de algum documento e/ou apontar uma oportunidade de melhoria e h formulrios de uso exclusivo dos colaboradores com atribuies especficas (normalmente donos de processos), como por exemplo os relatrios e atas de anlise crtica, sendo vedado o recebimento de formulrios preenchidos por pessoas alheias ao mbito do SGQ. A publicidade destes documentos visa promover o compartilhamento de conhecimentos com os demais rgos do MP-GO e o pblico em geral podendo ser acessados em: Portal do MP-GO > Superintendncias > Informtica > Qualidade ISO9001 > Documentao do SGQ-SInfo. 4.3.3.1 Alteraes em documentos Quando necessrio alterar ou sugerir a criao de algum documento, o proponente deve preencher o formulrio FRM01-02-Solicitao de Incluso e Mudana de Documentos (disponvel em: Portal do MP-GO > Superintendncias > Informtica > Qualidade ISO9001 > Documentao do SGQ-SInfo, coletar assinatura de um dos integrantes do Comit da Qualidade e posteriormente entreg-lo ao Representante da Direo para que seja analisado. Os documentos so elaborados pelos colaboradores responsveis pelos processos devendo salvlos na Pasta Etapa 01 Aprovar contida no repositrio: SVN/ISO9001 sendo o Representante da Direo informado, via e-mail, da presena do documento na referida pasta. As alteraes ocorridas entre uma verso e outra dos registros e documentos podem ser verificadas no FRM0103 Histrico de Revises, encontrado impresso no armrio do SGQ, conforme lista mestra. 4.3.3.2 Regras para versionamento Documentos novos: Todo novo documento que compe o SGQ deve ser versionado inicialmente com o nmero 0.1 (zero ponto um). Quando aprovado evolui para verso 1.0 (um ponto zero). Documentos j aprovados recebero o incremento de 0.1 (um dcimo) a cada reviso que ocorrer para tratar de questes afetas : Lngua portuguesa Esclarecer ou melhorar o entendimento do texto Formatao, estilo e esttica do texto Atualizar figuras e tabelas Atualizar informaes e referncias de menor impacto Outras consideradas menos significativas Recebero o incremento de 1 (um inteiro) a cada reviso em que forem promovidas mudanas mais significativas, como a mudana total do layout, por exemplo.

4.3.4

Controle de Documentos

O dono do Processo de Controle de Documentos e Registros tem como atribuio manter disponveis nos locais pertinentes apenas verses atualizadas dos documentos, independentemente do seu local de acesso. Os documentos obsoletos disponveis em meio eletrnico sero substitudos pelas novas verses e as cpias impressas sero eliminadas por fragmentao e substitudas por cpias das verses atuais.
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4.3.5 Lista mestra

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O Representante da Direo mantm uma lista mestra eletrnica como forma de controlar a reviso dos documentos e contm o cdigo, ttulo, verso, data de aprovao, local onde est disponvel para acesso (armazenamento) e informao sobre a existncia de cpias distribudas. Este controle se aplica a todos os processos, instrues de trabalho, formulrios, templates, relatrios e planos de aes do SGQ. 4.3.6 Base de Conhecimento

A SInfo mantm uma base de conhecimento a fim de auxiliar os colaboradores durante os atendimentos realizados. A incluso e excluso de arquivos na Base de Conhecimento so de responsabilidade do dono do Processo PRC01. Os documentos podem ser encontrados no repositrio http://lisboa.intranet.mpgo/svn/BaseDeConhecimento. 4.3.7 Controle de documentos externos

Documentos externos so os utilizados pelo sistema de gesto da qualidade, mas no emitidos por ele. So classificados em documentos normativos que consistem em normas e manuais, e documentos legislativos englobando leis, decretos e portarias. Podem ser consultados em: Portal do MP-GO > Superintendncias > Informtica > Qualidade ISO9001 > Documentao do SGQ-SInfo.

Macrofluxo

Responsabilidade e autoridade
Atividade Autoridade Wilker Bueno de Freitas Rosa Wilker Bueno de Freitas Rosa Wilker Bueno de Freitas Rosa
CPIA NO CONTROLADA *

Responsabilidade Wilker Bueno de Freitas Rosa Samara Bastos Portela Samara Bastos Portela

6.1-Receber e analisar a solicitao 6.2-Publicar e Distribuir documentos 6.3-Atualizar Lista Mestra e

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Histrico de Revises

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Descrio das atividades

6.1 Receber e analisar a solicitao Objetivo

Analisar a solicitao de incluso e/ou mudana de documento Critrios e produtos de entrada Critrio(s): Necessidade de mudana e/ou incluso de documento identificado pelo colaborador Produto(s): FRM01-02-Solicitao de Incluso e Mudana de Documentos devidamente preenchido e assinado pelo proponente e por um integrante do Comit da Qualidade. Documento a ser analisado disponvel na Pasta Etapa 01, conforme item 4.3.3.1. Tarefas 1) Analisar solicitao de incluso e/ou mudana e verificar se compatvel com o novo documento. a) Se a solicitao for aceita, o documento ser salvo na pasta Etapa 02- Versionar disponvel em: SVN/ISO9001 > Edio e Versionamento. b) Caso no seja aceita, encerra-se a solicitao, sendo o colaborador informado via e-mail. Critrios e produtos de sada Critrio(s): N / A; Produto(s): Formulrio de solicitao de mudana/incluso Aprovado ou Reprovado. Documento aprovado salvo na pasta Etapa 02 Versionar. Recursos Computador padro do MP-GO; Editor de texto; 6.2 Publicar e Distribuir documentos Objetivo Disponibilizar as verses novas dos documentos Critrios e produtos de entrada Critrio(s): N / A; Produto(s); Documento aprovado e salvo na pasta Etapa 02 pelo Representante da Direo. Tarefas
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1) Analisar documento (alteraes e layout) 2) Gerar nova verso conforme item 4.3.3.2 3) Distribuir documentos, conforme lista mestra Publicar no site Portal do MP-GO > Superintendncias > Informtica > Qualidade ISO9001 > Documentao do SGQ-SInfo a nova verso substituindo a verso antiga Os documentos fsicos tero suas cpias impressas e disponibilizadas, e as verses antigas sero eliminadas por fragmentao 4) Encaminhar e-mail ao Comit da Qualidade informando sobre as mudanas ocorridas Critrios e produtos de sada Critrio(s): N / A; Produto(s); Novas verses disponveis conforme lista mestra Recursos Computador padro do MP-GO; Editor de texto; 6.3 Atualizar Lista Mestra e Histrico de Revises Objetivo Manter lista mestra e histrico de revises atualizados, conforme item 4.3. Critrios e produtos de entrada Critrio(s): N / A; Produto(s): Documentos j publicados e distribudos Tarefas a) Atualizar Lista Mestra b) Atualizar Histrico de Revises Critrios e produtos de sada Critrio(s): N / A; Produto(s): Documento aprovado, distribudo e publicado. Lista Mestra e Histrico de Revises atualizados E-mail encaminhado ao Comit da Qualidade Recursos Computador padro do MP-GO; Editor de texto,

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Controle de Documentos e Registros

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7 Indicadores
No se Aplica

8 Controle de Registros
Identificao Armazenamento
http://lisboa.intranet.m pgo/svn/iso9001/02SistemaDeGestaoDaQ ualidade/PRC01Controle%20de%20Do cumentos%20e%20Re gistros/CONTROLE_R EGISTROS/PRC01Controle%20de%20Do cumentos%20e%20Re gistros/FRM01-01Lista%20Mestra-V12.docx Armrio do SGQ-SInfo Armrio do SGQ-SInfo

Proteo

Recuperao

Reteno

Disposio

FRM01-01

Backup, controle de acesso e antivrus

Conforme opes do navegador de arquivos

Permanente

N/A

FRM01-02 FRM01-03

Chave Chave

N de Registro N de Registro

1 ano 1 ano

Fragmentao Fragmentao

9 Referncias
NBR ISO 9000:2005 NBR ISO 9001:2008 NBR ISO 9004:2000 MQA01 Manual da Qualidade

10 Anexos
FRM01-01-Lista Mestre FRM01-02-Solicitao de Incluso e Mudana de Documentos FRM01-03 Histrico de Revises Template para Processo Template para Instruo de Trabalho

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