Crear un formulario

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar tambin para controlar el acceso a los datos, decidiendo qu campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver slo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con slo esos campos, les ser ms fcil usar la base de datos. Adems, se pueden agregar botones y otros controles para automatizar las acciones frecuentes. Un formulario visualmente ordenado y atractivo resultar agradable y eficaz al trabajar con una base de datos, y ayudar a evitar la introduccin de datos incorrectos.

Crear un formulario mediante el botn Formulario

Puede crear un formulario con un solo clic. Al usa este botn, todos los campos del origen de datos subyacente se colocarn en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentacin o Diseo para ajustarlo a sus necesidades.

Usar el comando Formulario para crear un nuevo formulario

1. En el panel de exploracin, seleccione la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En la ficha Crear, dentro del grupo Formularios, haga clic en el botn Formulario.

Access crea el formulario y se muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios en el diseo en el formulario mientras se muestran datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relacin uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregar un subformulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relacin uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar el subformulario si no lo necesitamos. Si hay ms de una tabla con una relacin uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.

Crear un formulario dividido. Botn Formulario dividido

Un formulario dividido es una caracterstica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener simultneamente dos vistas de los mismos datos: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

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Las dos vistas estn conectadas al mismo origen de datos y estn en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no est configurado para evitar estas acciones). Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rpidamente un registro y, a continuacin, el formulario para ver o editar el registro. Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido: 1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos. 2. En la ficha Crear, dentro del grupo Formularios, clic en el botn Formulario dividido. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin.

Crear formulario que muestre varios registros. Botn Varios elementos

Si se necesita disponer de un formulario que muestre varios registros pero es ms personalizable que una hoja de datos. 1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En la ficha Crear, dentro del grupo Formularios, clic en el botn Varios elementos Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve ms de un registro a la vez. Pero, un formulario de varios elementos proporciona ms opciones de personalizacin que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos grficos, botones y otros controles. .

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Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Para seleccionar segn sus necesidades los campos que aparecern en el formulario, puede usar el Asistente para formularios. Asimismo, permite definir cmo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de ms de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelacin las relaciones entre las tablas y consultas. 1. En la ficha Crear, dentro del grupo Formularios, clic en la lista Ms formularios y selecciones Asistente para formularios . 2. Siga las instrucciones que figuran en las pginas del Asistente para formularios.
NOTA

Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar despus de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pgina del Asistente para formularios. Repita los pasos para otra tabla o consulta, incluya los dems campos que necesite en el formulario. A continuacin, pulse en Siguiente o Finalizar.

3. En el ltimo paso del asistente, haga clic en Finalizar.

Crear formulario desde cero. Formulario en blanco

1. En la ficha Crear, dentro del grupo Formularios, clic en botn Formulario en blanco Access abre un formulario en blanco en vista Presentacin y el panel Lista de campos. .

2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario. 3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en l o arrstrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, seleccinelos con la tecla CTRL. A continuacin, arrstrelos todos juntos hasta el formulario.
NOTA

El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar en funcin de qu parte del formulario est seleccionada actualmente. Si no puede agregar un campo al formulario, seleccione una parte distinta del formulario y pruebe a agregar el campo de nuevo. Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con el panel Lista de campos, vea el artculo Agregar un campo a un formulario o informe.

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4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un ttulo, nmeros de pginas o la fecha y la hora.

5. Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseo haciendo clic con el botn secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseo . A continuacin, podr usar las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseo.

Obtener informacin sobre los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten mostrar instrucciones e imgenes que mejoran la interfaz de usuario. El control ms comn es el cuadro de texto, pero tambin hay otros controles como etiquetas, casillas de verificacin y controles de subformulario y subinforme. Los controles pueden ser: Control dependiente. Se usan para mostrar valores procedentes de los campos de las tablas o consultas y se encuentran vinculados a los mismos. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podra obtener esta informacin del campo Apellidos de la tabla Empleados. Control independiente. No se encuentran vinculados a datos de los campos de las tablas o consultas. Los controles independientes se usan para mostrar instrucciones, lneas, rectngulos e imgenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el ttulo de un formulario es un control independiente. Control calculado. Un control cuyo valor lo genera una expresin de clculo. La expresin va precedida por el signo = y puede ser una combinacin de operadores, nombres de controles, identificadores de campos, funciones de Access y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresin calcula el precio de un artculo con un descuento del 25% multiplicando el valor del campo Precio unidad por un valor constante (0,75).

= [Precio unidad] * 0,75

Una expresin puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un formulario, o los datos de otro control incluido en el formulario. Al disear un formulario, es preferible agregar y organizar primero los controles dependientes. Despus aadiremos los controles independientes y calculados que completen el diseo mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseo en la vista Diseo. En el panel Lista de campos, se muestran los campos de la tabla o consulta subyacente del formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, presione ALT+F8, o bien, desde la Vista Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campo existente.

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El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente, por dos motivos: Access rellena automticamente la etiqueta asociada del control con el nombre del campo (o el ttulo definido para ese campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no hay que escribir la etiqueta del control. Access establece automticamente muchas de las propiedades del control en los valores apropiados de acuerdo con las propiedades del campo en la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, Lugares decimales y Mscara de entrada).

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo a un campo, establezca la propiedad Origen del control del control. Para obtener informacin detallada sobre la propiedad Origen del control, presione F1 mientras que el cursor se encuentra en la lista desplegable de la propiedad. La Hoja de propiedades define las caractersticas del control, como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para abrir la hoja de propiedades, presione F4.

Descripcin de los diseos de controles

Los diseos de controles son guas que permiten alinear los controles horizontal y verticalmente para proporcionar un aspecto uniforme. Puede considerar que un diseo de controles es como una tabla donde cada celda contiene un control. Los diseos de controles pueden ser de dos tipos: tabulares y apilados. En los diseos de controles tabulares, los controles estn organizados en filas y columnas, al igual que en una hoja de clculo, con etiquetas en la parte superior. Los diseos de controles tabulares siempre se expanden en dos secciones de un formulario; en cualquier seccin que haya controles, las etiquetas estarn en la seccin de arriba.

En los diseos apilados, los controles se organizan verticalmente, de forma similar a un formulario en papel, con una etiqueta a la izquierda de cada control. Los diseos apilados estn siempre incluidos en una seccin de formulario simple.

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Puede combinar diseos de controles de distinto tipo en un mismo formulario. Por ejemplo, puede tener un diseo tabular para crear una fila de datos para cada registro y uno o varios diseos apilados debajo donde se incluyan ms datos del mismo registro.

Aplicar diseos a un grupo de controles

Access aplica diseos de controles apilados cuando: Crea un formulario nuevo con el botn Formulario de la ficha Crear. Crea un formulario nuevo con el botn Formulario en blanco de la ficha Crear y, a continuacin, aadiendo campos desde el panel Lista de campos.

En un formulario existente, puede aplicar un diseo a grupos de controles siguiendo este procedimiento: 1. Seleccione un control que desee agregar al diseo. 2. Mantenga presionada la tecla MAYS y proceda a seleccionar los dems controles. 3. Siga uno de estos procedimientos: o En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, haga clic en Tabular Apilado o . o en

Haga clic con el botn secundario en los controles seleccionados, seleccione Diseo y haga clic en Tabular o Apilado .

Cambiar un diseo de controles de tabular a apilado o viceversa

1. Con el selector situado en la esquina superior izquierda del diseo, seleccione el grupo de controles. 2. Siga uno de estos procedimientos: o En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, aplique el diseo Tabular o Apilado o .

Haga clic con el botn secundario en el diseo de controles, seleccione el submen Diseo y luego elija el diseo que prefiera.

Dividir un diseo de controles en varios diseos

1. Con la tecla MAYS y selecciones los controles los que desee aplicar el nuevo diseo. 2. Siga uno de estos procedimientos: o En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, aplique el diseo Tabular o Apilado o ).

Haga clic con el botn secundario en el diseo de controles, seleccione el submen Diseo y luego elija el diseo que prefiera.

Reorganizar los controles en un diseo de controles

Puede mover un control dentro de un diseo de controles arrastrndolo hasta la ubicacin que desee. Al arrastrar el campo, una barra horizontal o vertical indica dnde se colocar el campo al soltar el botn del mouse. Puede mover un control de un diseo de controles a otro del mismo tipo. Por ejemplo, puede arrastrar un control desde un diseo apilado a otro, pero no podr arrastrarlo hasta uno tabular.

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Agregar controles a un diseo de controles Agregar un nuevo campo desde el panel Lista de campos a un diseo de controles existente
Arrastre el campo desde el panel Lista de campos hasta el diseo. Una barra horizontal o vertical indica dnde se situar el campo al soltar el botn del mouse.

Agregar controles existentes a un diseo de controles existente

1. Seleccione el primer control que desee agregar al diseo de controles. 2. Con la tecla MAYS y seleccione los dems controles. Puede seleccionar controles situados en otros diseos de controles. 3. Siga uno de estos procedimientos: o Para mover los controles de un grupo a otro, arrastre los campos seleccionados hasta el grupo destino. Una barra horizontal o vertical indicar dnde se situarn al soltar el botn del mouse. Para agrupar los controles seleccionados un nuevo diseo: En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, haga clic en el tipo de diseo con el que quiere agrupar los controles: Tabular o Apilado . Access crea el nuevo diseo con los controles seleccionados.

Quitar el diseo a un control o a un grupo de controles

Quitar el diseo a un control de un grupo permite situarlo en cualquier parte del formulario sin que ello repercuta en la posicin de los dems controles. Seleccione el control al que desee quitar el diseo. Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla MAYS. Para seleccionar todos los controles del grupo, utilice el selector situado en la parte superior izquierda del grupo. Siga uno de estos procedimientos: o o En la ficha Organizar, en el grupo Diseo de controles, haga clic en Quitar .

Haga clic con el botn secundario en uno de los controles seleccionados, pulse en el submen Diseo y selecciones Quitar .

Utilizar la Vista Presentacin o la Vista Diseo

Vista Presentacin Es ms intuitiva que la Vista Diseo. En esta vista, el formulario se est ejecutando, por lo que los datos se pueden ver de manera similar a como aparecen en la Vista Formulario. Pero, en la Vista Presentacin se pueden realizar cambios en el diseo del formulario. Al poder ver los datos durante las modificaciones, resulta muy til para decidir el tamao de los controles de campo o su ubicacin dentro del formulario. Algunas tareas de diseo, como el aadir cierto tipo de controles, no se pueden realizar en la Vista Presentacin y requieren pasar a la Vista Diseo. Access puede mostrar un mensaje indicando que hay que cambiar a la Vista Diseo para llevar a cabo un cambio determinado. Vista Diseo Ofrece una vista ms detallada de la estructura del diseo de un formulario. Se pueden ver las secciones Encabezados, Detalle y Pies del formulario. En la Vista Diseo, el formulario no se est ejecutando, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de diseo.

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Hay algunos aspectos del diseo del formulario que slo pueden realizarse en la Vista Diseo: Agregar algunos controles como etiquetas, imgenes, lneas, rectngulos, etc. Editar los orgenes de los controles de cuadro de texto en los propios cuadros de texto sin usar la hoja de propiedades. Cambiar el tamao de las secciones de los formularios como, por ejemplo, la seccin Encabezado del formulario o la seccin de Detalle. Cambiar algunas propiedades de formulario (Vista predeterminada, Permitir vista Formulario).

Modificar el diseo de un formulario en Vista Presentacin

Con los datos reales del formulario a la vista, se pueden reorganizar fcilmente los controles y ajustar su tamao. Tambin se pueden aadir algunos controles y configurar las propiedades del formulario y de los controles. Para utilizar la Vista Presentacin, haga clic con el botn secundario en el nombre del formulario en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Presentacin .

Puede mostrar la Hoja de propiedades, desde la ficha Organizar, pulsando en el botn Hoja de propiedades (tambin con F4). Puede usar la Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las siguientes acciones: En la ficha Formato, grupo Controles, seleccione Agregar campos existentes Presione ALT+F8. o o Para agregar un solo campo, haga doble clic sobre l o arrstrelo desde el panel Lista de campos hasta la seccin del formulario donde desee incluirlo. Para agregar varios campos a la vez, utilice la tecla MAYS o la tecla CTRL. A continuacin, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario. .

Modificar el diseo de un formulario en Vista Diseo

Se puede ajustar asimismo el diseo de un formulario en la Vista Diseo. Se pueden agregar nuevos controles y campos al formulario agregndolos a la cuadrcula de diseo. La Hoja de propiedades incluye un gran nmero de propiedades que se pueden configurar para personalizar el formulario. Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el nombre del formulario en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo . Puede usar la Hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, de sus secciones o de los controles. Para mostrar la Hoja de propiedades, presione F4. Puede usar la Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes: En la ficha Formato, grupo Controles, seleccione Agregar campos existentes Presione ALT+F8. .

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o o

Para agregar un solo campo, haga doble clic sobre l o arrstrelo desde el panel Lista de campos hasta la seccin del formulario donde desee incluirlo. Para agregar varios campos a la vez, utilice la tecla MAYS o la tecla CTRL. A continuacin, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

Aadir controles a un formulario

Algunos se crean al agregar campos desde la Lista de campos. En Vista Diseo, se pueden aadir ms controles desde el grupo Controles de la ficha Diseo.

NOTA

Algunos controles slo son accesibles desde la Vista Diseo. Para cambiar a la Vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el nombre del formulario en el panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo .

Conocer el nombre de los controles

Site el puntero del ratn sobre el control. Access muestra su nombre.

Utilizar Asistentes para controles

Puede usar asistentes para que le ayuden a crear botones de comando, cuadros de lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. En la ficha Diseo, grupo Controles, botn Utilizar Asistentes para controles . .

Si prefiere crear controles sin la ayuda del asistente, inhabiltelo desde el mismo botn

Crear un control seleccionando el control desde el grupo Controles

1. Haga clic en tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una casilla de verificacin, haga clic en la herramienta Casilla de verificacin. 2. En la seccin del formulario donde desee agregarlo, haga un clic en la ubicacin donde desee colocar la esquina superior izquierda del control para crear un control de tamao predeterminado, o haga clic y arrastre para crear un control con el tamao deseado. 3. Si se encuentra habilitado Utilizar Asistentes para controles y el control dispone de asistente, ste se iniciar y le guiar para configurar el control. 4. Si no coloca correctamente el control, muvalo de la siguiente manera: a. Haga clic en el control para seleccionarlo. b. Site el puntero del ratn sobre el control hasta ver una flecha de cuatro puntas c. Haga clic y arrastre el control hasta la ubicacin deseada. .

Si aparece el Asistente para controles, puede que contenga pasos para enlazar el control con un campo. En caso contrario, se crea un control independiente. Si el control es del tipo que puede mostrar datos (por ejemplo, un cuadro de texto o una casilla de verificacin), es preciso especificar un nombre de campo o una expresin en el cuadro de la propiedad Origen del control para que se muestren los datos. Para ver las propiedades de un control, seleccione el control y, a continuacin, presione F4.

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Guardar el trabajo
Si fuese necesario, puede modificar el diseo o crear un nuevo formulario basado en el original.

Guardar el diseo del formulario

1. Haga clic en el Botn de Office rpido, o bien, presionar CTRL+G. 2. Si el formulario no tiene ttulo, escriba un nombre en el cuadro Nombre del formulario y haga clic en Aceptar. y, a continuacin, haga clic en Guardar .

Tambin, puede hacer clic en Guardar

en la Barra de herramientas de acceso

Guardar el diseo del formulario con otro nombre

1. Haga clic en el Botn de Office y, a continuacin, haga clic en Guardar como .

2. En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar formulario en, seleccione Formulario en la lista Como y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

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