AO DE LA INVERSIN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD ALIMENTARIA

CANDY HOUSE
CURSO: DOCENTE: SECCIN: Gestin de Procesos HAN URQUIAGA, Raquel G3AM

COORDINADOR: INTEGRANTES:

QUIROZ ARMIJOS, Giann C.

VILLALOBOS VELASQUEZ, Noreliia BENITEZ JUIPA, Johnatan CORNEJO HOYOS, Manuel FLORES CHONCEN, Claudia REYNA TORRES, Gustavo GONZALES CARREO, Kingstone

Enero, 2013
1

Dedicado a la seora Patricia Armijos, duea de CandyHouse, por su incondicional apoyo para el desarrollo de este proyecto.

INDICE
CAPITULO I ............................................................................................................ 5 ANALISIS SITUACIONAL ...................................................................................... 5 1.1. INFORMACIN DE LA EMPRESA ........................................................... 6

PROCESOS DE LA EMPRESA.............................................................................. 8 2.1. 2.2. 2.3. IDENTIFICACIN DE PROCESOS: .......................................................... 9 FICHA INICIAL DEL PROCESO A MEJORAR ....................................... 13 DIAGRAMA FUNCIONAL DEL PROCESO A MEJORAR ...................... 14

CAPITULO III ........................................................................................................ 15 IDENTIFICACIN DE LA PROBLEMTICA ........................................................ 15 3.1. 3.2. 3.3. SELECCIN DEL PROBLEMA ............................................................... 16 FICHA FINAL ........................................................................................... 21 DIAGRAMA DE FLUJO FINAL ............................................................... 22

CAPITULO IV........................................................................................................ 23 FILOSOFA KAIZEN Y LAS 5 S .......................................................................... 23 4.1. 4.2. FILOSOFA KAIZEN Y LA MEJORA CONTINUA................................... 24 FILOSOFA KAIZEN Y 5 S ...................................................................... 25

CAPITULO I ANALISIS SITUACIONAL

1.1.

INFORMACIN DE LA EMPRESA

Rubro: Elaboracin de cacao y de chocolate y de productos de confitera. Misin: Producir y comercializar dulces y tortas de diversos tipos con los estndares de calidad que satisfagan a sus consumidores distinguindose de la competencia por su buen sabor y calidad. Visin: Ser una empresa capaz de expandirse y ser reconocidos constantemente por la calidad del servicio e innovacin gastronmica. Nmero de empleados: Trabajan un total de 10 personas entre personal de pastelera, encargado de marketing y publicidad, contabilidad, etc. A continuacin se presenta el organigrama de la empresa:

Patricia Armijos GERENTE GENERAL

Wilfredo Ramrez GERENTE COMERCIAL

Francesca Rotondo JEFA DE PRODUCCIN

Jorge Luis Castillo JEFE DE INVENTARIOS

Carlos Orellana JEFE DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

Maria Castillo IMPULSADOR DE VENTAS

Mara Quiroz ENCARGADA DE PUBLICIDAD Y MARKETING

OPERARIO DE PRODUCCIN

OPERARIO DE PRODUCCIN

Sedes: Por el momento no se cuenta con un local fsico ya que se promociona a travs de las redes sociales.

Facturacin Anual: Aproximadamente un promedio de S/ 270000

Nmero de clientes anuales: 6720 clientes fijos anuales.

Nmero de productos que vende: Esto es variable porque siempre salen nuevos productos, pero hasta el momento la empresa ha lanzado 30 productos, entre ellos se encuentran: chocotejas, muffins, brownies, magdalenas, cupcakes, alfajores, adornos en chocolate, bombones de chocolate, Bocaditos hechos a base de man y mazapn, tortas de diferentes modelos, pyes , etc.

CAPITULO II PROCESOS DE LA EMPRESA

2.1.

IDENTIFICACIN DE PROCESOS:

Los procesos identificados que realiza la empresa Candy House mediante la tcnica de Brainstroming (BP) son los siguientes: PROCESOS: 1. Marketing de ventas 2. Recepcin del pedido 3. Compra de insumos 4. Control de inventario inicial 5. Produccin 6. Control de inventario final 7. Embalaje del pedido 8. Entrega del pedido INVENTARIO DE PROCESOS 1. Marketing de ventas 1.1. Determinacin de los productos de temporada 1.2. Seleccin de tipos de productos a promocionar 1.3. Crear promociones especiales en fechas clave 1.4. Promocionar las ofertas especiales y los productos de temporada 1.5. Entrar en contacto con clientes potenciales y ofrecer productos 2. Recepcin del pedido 2.1. Toma de pedido con el cliente 2.2. Documentacin del pedido 2.3. Entrega de pedido a inventarios 3. Compra de insumos 3.1. Coordinacin previa con inventarios para determinar cantidades de compra 3.2. Determinacin de lugar de compra de insumos 3.3. Presupuesto de compra de insumos 3.4. Compra de insumos
9

3.5. Cuadre de compra de insumos 3.6. Ordenamiento de insumos en almacn para inventarios 4. Control de inventario inicial 4.1. Inventario de stock inicial antes de las compras 4.2. Control de inventario despus de las compras 4.3. Lista de requerimientos de produccin 4.4. Entrega de requerimientos a produccin 5. Produccin 5.1. Limpieza y desinfeccin del lugar de trabajo 5.2. Preparacin inicial de los insumos 5.3. Medicin estimada de insumos 5.4. Precalentamiento de horno (de ser necesario) 5.5. Elaboracin de los productos en crudo 5.6. Coccin de los productos 5.7. Desmoldado (de ser necesario) 5.8. Decoracin dependiendo de las especificaciones del producto 5.9. Presentacin final de cada producto y entrega de insumos sobrantes a inventario y de los productos a embalaje. 6. Control de inventario final 6.1. Stock de inventarios antes de recibir sobras de produccin. 6.2. Stock de inventarios despus de recibir sobras de produccin. 6.3. Empaquetado de insumos para su conservacin 6.4. Documentar el stock de insumos totales 7. Embalaje del pedido 7.1. Preparar el material de embalaje con el motivo o especificaciones del cliente 7.2. Embalar los productos procurando que no se estropee la decoracin 7.3. Generacin de orden de entrega al cliente 8. Entrega del pedido 8.1. Recepcin de pedido y especificaciones 8.2. Determinacin de la ruta de entrega
10

8.3. Delivery del pedido 8.4. Entrega del pedido al cliente CLASIFICACIN DE PROCESOS A. Operativos Son aquellos procesos que estn estrechamente ligados con la razn de ser de la organizacin que dan satisfaccin al cliente. Estos son Recepcin del pedido, Produccin y Entrega del pedido. B. De apoyo Se trata de los procesos que se encargas de apoyar a los procesos operativos y de que cumplan con sus objetivos. Estos son Compra de insumos y Embalaje del pedido. C. Estratgicos Dentro de esta clasificacin se encuentran los procesos que hacen referencia a la gestin y la organizacin. Estos son Marketing de ventas, Control de inventario inicial y Control de inventario final. MAPEO DE PROCESOS El mapeo se basa en la clasificacin de procesos.

11

SELECCIN DE PROCESO Ya que segn el mapeo de procesos realizados se ha determinado que el corazn de toda la organizacin es el momento de produccin, se ha escogido este como el proceso principal a mejorar. Para poder mejorar este proceso es necesario tener en cuenta los subprocesos que este tiene e identificar si se deben mejorar todos en su conjunto, agregar nuevos o si la mejora puede radicar en solo uno de ellos. Para este propsito se ha divido el proceso general en tres partes indicadas en el grafico a continuacin en donde puede notarse que los sub-procesos ms importantes son: Elaboracin de los productos en crudo Coccin de los productos Desmoldado (de ser necesario)

En conclusin de los sub-procesos ms importantes se va a trabajar con la Elaboracin de los productos en crudos, ya que se ha determinado que es el que presenta ms demoras, retrasos y tiene mayor cantidad de desperdicio de tiempo y mermas de insumos.

12

2.2.

FICHA INICIAL DEL PROCESO A MEJORAR

CANDY HOUSE

Produccin

PROCESO: Produccin PROPIETARIO: Gerente General:Patricia Armijos Producir y comercializar dulces y tortas de diversoso tipos con los estndares de calidad que satisfagan a sus consumidores distinguindose de la competencia por su buen sabor y MISIN calidad. EMPIEZA Recepcin de insumos y la orden de pedido con las especificaciones del cliente. Estimacin de las cantidades a utilizar. Preparacin inicial de los insumos . Medicin estimada de insumos. Precalentamiento del horno ( de ser necesario). Elaboracin de los produtos en crudo. Coccin de os productos. Desmoldado (de ser necesario). Decoracin dependiendo de las especificaciones del producto. Presentacin final de cada producto y entrega de insumos sobrantes a inventario y de los roductos a embalaje.

PRODUCCIN

INCLUYE

TERMINA Productos listos para el embalaje. Insumos para la elaboracin de los productos. Moldes (de ser necesarios). Implementos de ENTRADAS: cocina. Insumos para la decoracin CLIENTES: Clientes REGISTROS: Registro de insumos utilizados y mermas correspondientes por productos.Registro de instrumentos de cocina para la elaboracin y de los implementos no utilizados. INDICADORES (diarios): % Mermas -Cantida requerida a inventarios. -Merma de insumos al final del proceso - Unidades producidas -Unidades defectuosas -Horas hombre empleadas en produccin. Recurso Unidades producidad Horas hombre empleadas Calidad Unidades producidas Unidades defectuosas Merma de insumo (gr) Insumo requerido (gr) INSPECCIONES: INTERNA: EXTERNA: Jefa de produccin Asociacin Peruana de Consumidores y Usuarios (ASPEC)

VARIABLES DE CONTROL:

13

2.3.

DIAGRAMA FUNCIONAL DEL PROCESO A MEJORAR

Con el diagrama funcional se va a determinar cules son las mejoras a aplicar y en qu parte de la cadena de valor hay que implementar nuevas soluciones.
Inicio Preproduccin Inicio Produccin Inicio Postproduccin

Orden de pedido

Elaboracin de producto en crudo

Especificaciones del pedido

Recepcin de Insumos

Hornear? NO

SI

Coccin de los productos

Decoracin del producto

Limpieza y desinfeccin de puesto de trabajo

NO

Desmoldar? SI

Presentacin final del producto

Medicin estimada de insumos

Sobrantes? Desmoldado NO Entrega de productos a embalaje

SI

Medicin de sobrantes

Precalentar Horno? SI Precalentar el Horno

NO

Preparacin para decorado

Entrega de sobrantes a inventarios

FIN

14

CAPITULO III IDENTIFICACIN DE LA PROBLEMTICA

15

3.1.

SELECCIN DEL PROBLEMA El primer problema es que no se emplea una receta pre-establecida para elaborar los productos.

Luego, la medicin de los insumos no debera ser estimada. No deberan existir mermas.

INDICAR LA RELEVANCIA DE LOS PROBLEMAS Al no contar con una receta pre-establecida puede dar como consecuencia que el producto terminado tenga distinto sabor, lo cual puede generar alguna insatisfaccin por parte del cliente. Por esta razn, se sugiere una receta establecida con las medidas exactas para que los productos tenga la misma textura y sabor. Al momento de preparar un producto se debe contar con una receta previa con las medidas exactas. De esta manera existira menos merma y resultara ms rentable para la empresa porque se produce menos perdida. Se deben evitar las mermas al momento de la preparacin del producto ya que el exceso de esta puede generar perdida porque son alimentos perecibles que se pueden malograr afectando a la rentabilidad de la empresa. Por ello, se debe capacitar a los colaboradores para que se reduzca la cantidad.

16

ANALISIS DE DATOS Y DETEMRINACION DE CAUSAS Se hizo un anlisis de tiempos de los subprocesos para determinar el cuello de botella, obteniendo el siguiente cuadro. Para la toma de tiempos de los procesos se ha tomado como base una plancha de 24 cupcakes simples con crema, ya que este es el producto ms vendido de la empresa. En base al cuadro se puede determinar que los cuellos de botella ms crticos son la Elaboracin de masa y el Horneado. Con esto se concluye que en cuanto a tiempos es necesario mejorar la elaboracin de la masa, ya que es el proceso que toma ms tiempo y viendo que el horneado es un proceso que no se puede cambiar ya que es necesario que la masa este correctamente cocida.

24 cupcakes simples de crema

Tiempo (min) Analisis de orden de pedido 5min Recepcin de insumos 15min Limpieza y desinfeccin 30min Medicin estimada 30min Precalentar 10min Elaboracin de masa 50min Hornear 40min Desmoldar 30min Preparacin para decorado 5min Revisin de especificaciones 20min Decoracin del producto 15min Entrega del producto a embalaje 5min Entrega de sobrantes a inventarios 15min Operaciones

17

Se realiz un balance de materia para determinar en qu proceso se presenta la mayor cantidad de mermas. Para esto se tom como ejemplo la elaboracin de Cupcakes, el producto ms vendido de la empresa. Las cantidades especificadas son solo como ejemplo para determinar cantidades, los porcentajes de merma si son estimaciones reales. Con el balance de materia se puede determinar que en la elaboracin de la masa, el retiro de excesos y la decoracin son los procesos que ms merma generan. Sin embargo es necesario hacer un anlisis de las posibles causas ya que pueden ser las mismas.
10kg en Insumos Recepcin 10kg en de insumos Insumos Medicin 10kg en estimada Insumos Precalentar 10kg en Insumos Elaboracin 9kg en de masa Insumos 10% merma Acoplamiento 8.55kg en a moldes Insumos 5% merma

5Kg en Insumos

Preparado 4.6Kg en Medicin 5Kg en estimada Insumos del decorado Insumos 8% merma

8.55kg en Insumos

Hornear

8.55kg en 8.55kg en Desmoldar Insumos Insumos

Retiro de excesos 10% merma

7.695kg en 12.295kg en Decorado 11.0655kg en de producto Insumos Insumos Insumos 10% merma

Envo a 11.0655kg en embalaje Insumos

18

<Se realiz una encuesta simple a dos operarios para determinar la causa de los problemas encontrados. Para esto se hicieron preguntas puntuales sobre los procesos crticos tanto por la medicin de tiempo como por el balance de materia para determinar cul es el proceso ms crtico y determinar las causas. A raz de esta encuesta se ha podido determinar que se toma mucho tiempo para la elaboracin de la masa a falta de una receta a seguir ya que no se cuenta con un inventario de recetas que indiquen las cantidades a usar y es difcil tener el mismo sabor en toda la masa si no se tiene una receta nica por cada producto. A su vez es la misma causa la que genera esa cantidad de mermas, ya que se tienen que hacer muchas estimaciones para elaborar la masa y la crema para la decoracin. Este problema segn comentan los operarios se presenta en todos los productos de la empresa.

ENCUESTA 1. Qu puesto ocupa?

2. Se ha percatado que la elaboracin de la masa es el proceso que ms tiempo demanda?

3. Cul cree usted que es la causa de la demora?

4. En qu proceso cree usted que hay ms prdida de material?

5. Cul cree que es la causa de estas prdidas?

6. Qu otro aspecto le gustara mejorar de su rea de trabajo?

19

PLANIFICAR Y PONER EN PRCTICA Para poder implementar las mejoras a realizar en produccin, que es bsicamente la creacin de recetas y lneas de procesos para la elaboracin de cada producto se han determinado las siguientes acciones: 1. Determinar todos los productos de la cartera que se manejan actualmente. 2. De esos productos base determinar mediante un diagrama explicativo las variantes de grandes proporciones que pueden tener cada uno. 3. Una vez establecidas las listas de productos en su totalidad se proceder a realizar las recetas base de cada producto. 4. Luego se har la documentacin respectiva de las recetas que no solo contienen cantidades, adems se van a agregar los pasos a seguir para asegurar que todos los productos sean uniformes. 5. Seguidamente se har el inventariado de las diversas preparadas bases para las decoraciones que se implementen a cada producto. Ya que las decoraciones se pueden aplicar a diferentes productos se colocaran las proporciones dependiendo de la cantidad o dimensiones a decorar. 6. Toda esta documentacin se laminar y se tendr a disposicin de todas las personas en produccin. 7. Esta base de datos de los productos se tendr tanto de forma fsica como de forma virtual y puede servir para crear catlogos para comercial, para promociones especiales, para hacer un mejor control de inventarios, para determinar ms mejoras a realizar y para eliminar las fallas ya detectadas. EVALUAR EFECTOS Una vez implementada esta mejora se ven en la satisfaccin de los clientes y en los diversos usos que se le aplican a esta base de datos que las mermas disminuyen, los tiempos se acortan y el planeamiento estratgico de toda la empresa ha mejorado.

20

3.2.

FICHA FINAL
CANDY HOUSE Produccin

PROCESO: Produccin PROPIETARIO : Gerente General:Patricia Armijos Producir y comercializar dulces y tortas de diversoso tipos con los estndares de calidad que satisfagan a sus consumidores distinguindose de la competencia por su MISIN buen sabor y calidad. EMPIEZA Recepcin de insumos y la orden de pedido con las especificaciones del cliente. Buscar en base de datos la receta del producto. Medicin de cantidades de acuerdo a receta. Preparacin inicial de los insumos . Precalentamiento del horno ( de ser necesario). Elaboracin de los produtos en crudo. Coccin de os productos. Desmoldado (de ser necesario). Decoracin dependiendo de las especificaciones del producto. Presentacin final de cada producto y entrega de insumos sobrantes a inventario y de los roductos a embalaje.

PRODUCCIN

INCLUYE

ENTRADAS: CLIENTES: INSPECCIONES: INTERNA: EXTERNA:

TERMINA Productos listos para el embalaje. Insumos para la elaboracin de los productos. Moldes (de ser necesarios). Implementos de cocina. Insumos para la decoracin Clientes REGISTROS: Jefa de produccin Asociacin Peruana de Consumidores y Usuarios (ASPEC) Registro de insumos utilizados y mermas correspondientes por productos.Registro de instrumentos de cocina para la elaboracin y de los implementos no utilizados. INDICADORES (diarios): % Mermas Merma de insumo (gr) Insumo requerido (gr) Calidad Unidades producidas Unidades defectuosas Recurso Unidades producidad Horas hombre empleadas

VARIABLES DE CONTROL: -Cantida requerida a inventarios. -Merma de insumos al final del proceso - Unidades producidas -Unidades defectuosas -Horas hombre empleadas en produccin.

21

3.3.

DIAGRAMA DE FLUJO FINAL

A pesar que en el flujo se vea que se han agregado ms tareas, estas son de inspeccin mas no de un proceso que incremente los tiempos. Al contrario los tiempos de elaboracin como las mermas se van a ver reducidas.
Inicio Preproduccin Orden de pedido Inicio Produccin Inicio Postproduccin

Precalentar Horno? NO

SI

Precalentar el Horno

Especificaciones del pedido

Buscar receta

Recepcin de Insumos

Elaboracin de producto en crudo

Decoracin del producto

Presentacin final del producto Hornear? NO NO SI Coccin de los productos Sobrantes? NO Entrega de productos a embalaje Entrega de sobrantes a inventarios

Limpieza y desinfeccin de puesto de trabajo

SI

Medicin de sobrantes

Desmoldar? SI

Medicin estimada de insumos

Desmoldado Recta de producto Control de medidas de acudo a receta FIN

Preparacin para decorado

22

CAPITULO IV FILOSOFA KAIZEN Y LAS 5 S

23

4.1.

FILOSOFA KAIZEN Y LA MEJORA CONTINUA

Defectos o Se hace referencia a aquellos defectos, donde el cliente no est satisfecho con del producto que le enviaron. Esto puede darse por: Equivocacin de la persona que est encargada de recibir los pedidos. Algn error por parte del encargado de la elaboracin del producto.

Espera o . En este caso mencionamos el tiempo que tienen que esperar los clientes diariamente o recibir sus pedidos.

MEJORAS

Defectos:

Estos se deben minimizar ya que quienes intervienen en este proceso son personas y no mquinas por lo tanto son ms propensas a equivocarse. Para ello, la empresa debe organizar, cada cierto tiempo, reuniones de cmo mejorar la memoria, la organizacin y control pero que sean como seminarios que no sean tan tericos.

Espera:

Se propone la atencin directa al cliente y asegurarse que el cliente que acaba de ser atendida su llamada disminuir los tiempos de espera agilizando a los trabajadores para que no les tome mucho tiempo la elaboracin del producto.

24

4.2.

FILOSOFA KAIZEN Y 5 S

Las cinco S: rea de Produccin: Seiri (Tamizado o Simplificacin) Ingredientes o alimentos en mal estado por la mala conservacin. Utensilios en mal estado. Limpieza de las reas en dnde se preparan los utensilios. Falta de organizacin de los materiales e ingredientes.

Seiton (Clasificacin o Ajuste)

Se deben colocar los ingredientes siempre al alcance los colaboradores para que sea ms rpido la preparacin del producto, ya que ah se pierde tiempo porque el trabajador perdera tiempo es estar buscndolos. Los utensilios utilizados para esta preparacin deben ser cambiados y limpiados constantemente para que no haya ninguna contaminacin.

Seiso (Limpieza u Optimizacin)

Todos los equipos y utensilios debern ser de material sanitario, apto para su uso alimentario el cual permita una adecuada limpieza y mantenimiento.

Los equipos de a usar debern estar distribuidos de manera que permitan una adecuada limpieza en el lugar de la elaboracin.

25

Seiketsu (Estandarizacin o Estabilizacin)

Los ingredientes refrigerados se sacarn de la cmara al momento de prepararse, evitando mantenerlos por tiempo prolongado a temperatura ambiente.

Shitsuke (Autodisciplina o Mantenimiento)

El personal ser capacitado constantemente en las buenas prcticas de manufactura (higiene personal, recepcin y almacenamiento, preparacin de insumos limpieza y desinfeccin).

Todo personal nuevo que ingrese a laborar deber ser capacitado en buenas prcticas de manufacturas as como en las labores en el rea a trabajar.

MEJORAS:

La implementacin de las cinco S permitir a Candy House, organizar de manera correcta el rea de trabajo, tener mayor seguridad en la produccin de los productos como tambin en los diferentes procesos, (sobre todo en el de produccin), aumentar la productividad de cada uno de los trabajadores y tambin reducir los desperdicios. Todo se puede lograr con la participacin de todos los miembros, ya que cada uno de ellos es base importante en la empresa.

26