Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Se pueden crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.
Ejemplo, se desea preparar un presupuesto, pero no se sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podr definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un anlisis.
En el ejemplo anterior, cuyo escenario podra denominarse opcin No deseada, establezca el valor de la celda B1 en $50.000 y el de la celda B2 en $13.200.
Al segundo escenario podra denominarlo opcin Deseada y cambiar los valores de B1 a $150.000 y de B2 a $26.000.
Para establecer estos dos escenarios, a continuacin miraremos como se crean los escenarios, su manejo y qu tipo de informes realiza en el momento de guardar y manejar los escenarios.
CREACIN DE ESCENARIOS
Para crear un escenario se debe seleccionar en el men herramientas la opcin Escenarios, en donde se ejecutar el siguiente cuadro de dialogo:
[Escribir texto] 1cvnicnv. vc 1_.c 3
Al estar activado el cuadro de dilogo, se permite agregar o crear cada escenario seleccionando la opcin agregar, en la cual se establecer el nombre del escenario y la celdas cambiantes, es decir, las celdas que contendrn los distintos valores para cada escenario y que mostrarn los cambios relevantes entre unos y otros.
Por ltimo, se digita o modifica el valor de las celdas cambiantes para cada escenario.
[Escribir texto] 1cvnicnv. 1n{onvi.v.
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Al hacer clic en Aceptar el escenario se crear y se deben repetir todos los pasos para crear nuevos escenarios.
Ahora, si se desea modificar o eliminar un escenario existente, se selecciona el escenario en el cuadro de dialogo Administrador de escenarios y se hace clic en modificar o eliminar segn sea el caso.
Para crear el informe, se hace clic en la opcin Informe, se selecciona el tipo de informe deseado y se establecen las celdas de resultado para el informe (celdas que contienen frmulas o funciones).
3.10.2 BUSCAR OBJETIVO
Esta herramienta se usa en el caso de conocer el resultado deseado de una frmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado. Se podr utilizar la funcin Buscar Objetivo haciendo clic en Buscar objetivo en el men Herramientas. Al realizar una bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor [Escribir texto] 1cvnicnv. vc 1_.c 5 de celda especfica hasta que una frmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado 1 . Ejemplo 2 : Se puede utilizar Buscar objetivo para cambiar de forma incremental el tipo de inters de la celda B3 hasta que el valor del pago de B4 sea igual a $ 900,00.
COMO UTILIZAR BUSCAR OBJETIVO
Para activar la buscar objetivo primero se debe seleccionar la celda que contiene la frmula o funcin a modificar, luego se escoge la opcin Buscar Objetivo en el men herramientas.
En la casilla Definir la celda, se escoge la celda que contiene la funcin o frmula a resolver, en la casilla Con el valor, se establece el valor resultado de la frmula y en la casilla Para cambiar la celda, se escoge la celda donde se encontrar el valor que da solucin a la ecuacin.
1 Tomado del AYUDANTE DE OFFICE, Microsoft Office 2003 2 Tomado del AYUDANTE DE OFFICE, Microsoft Office 2003 [Escribir texto] 1cvnicnv. 1n{onvi.v.
6 3.10.3 SOLVER
La herramienta Solver permite solucionar modelos mediante la optimizacin de una frmula que ser de ahora en adelante la Celda Objetivo, en donde el estudiante tiene la oportunidad de maximizar, minimizar o determinar un valor especfico para el modelo mediante el cambio de una celda o rango de celdas que se encuentren relacionadas directa o indirectamente a la Celda Objetivo y a las restricciones. Hasta el momento es un procedimiento parecido a Buscar Objetivo, pero la diferencia radica en que Solver permite tener restricciones con respecto a la optimizacin de la variable.
PARMETROS DEL SOLVER
Para poder entender los parmetros de Solver, usemos el siguiente ejemplo: se pretende minimizar costos de materia prima de acuerdo a las unidades producidas en un mes de los productos A y B. Entonces tenemos lo siguiente:
Producto A Producto B Costo Unitario Materia Prima 10 15 Rentabilidad por unidad 50 52 Costo Total Mensual Materia Prima 2500 Celda Objetivo Unidades producto A 100 Celdas Cambiantes Unidades producto B 100 Unidades A >= 25 Restricciones Unidades B >= 20 Restricciones (por mes)
Se debe tener en cuenta que las celdas cambiantes estn vinculadas a la celda objetivo y a las restricciones. Para activar Solver vamos al men herramientas y hacemos clic en Solver, en donde aparece un cuadro de dialogo como el siguiente:
[Escribir texto] 1cvnicnv. vc 1_.c 7 Celda Objetivo: La celda o funcin objetivo es la que contendr el valor que se quiere optimizar de acuerdo con las variables de decisin que se definan.
En caso de no existir una frmula vinculante con las celdas cambiantes, forzosamente la celda objetivo deber ser, a su vez, una variable de decisin, o sea, deber ser incluida en la lista de celdas cambiantes.
Valor de la Celda Objetivo: aqu se describe qu tipo de solucin se va a realizar con la celda objetivo, en donde se dispone de tres opciones para indicar el tipo de problema a resolver:
Mximo: Significa que se esta tratando un problema de maximizacin que su resultado satisfaga todas las restricciones.
Mnimo: Se esta tratando un problema de minimizacin cuya solucin satisface todas las restricciones.
Igual a: Se especificar el valor objetivo a encontrar modificando las variables cambiantes para conseguirlo.
Celdas Cambiantes: Las celdas cambiantes son las variables de decisin del modelo. Son las variables que iteran su valor hasta encontrar el ptimo. Se debe considerar que los datos iniciales son aleatorios y digitados.
Se pueden especificar diferentes rangos de celdas separados por puntos y coma o bien seleccionndolos haciendo clic mientras se mantiene pulsada la tecla Control.
NOTA: Existe una limitacin del nmero de celdas cambiantes que puede incorporar el modelo a resolver. Actualmente el lmite se encuentra en 200 celdas cambiantes.
Restricciones: Las restricciones se incorporarn en Sujetas a las siguientes restricciones, disponiendo de tres botones para realizar el mantenimiento de las mismas:
Agregar: Para dar de alta nuevas restricciones. Cambiar: Para modificar una restriccin introducida anteriormente. Eliminar: Para eliminar una restriccin.
Cuando se hace clic en el botn Agregar aparecer un cuadro de dilogo dividido en tres partes para aadir las restricciones al modelo:
[Escribir texto] 1cvnicnv. 1n{onvi.v.
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Los parmetros solicitados para la restriccin son las siguientes:
Referencia de la celda: Referencia, nombre de la celda o rango sobre la que se aplicar la restriccin.
Tipo de restriccin: Se dispone de cinco tipos de restricciones:
1. Menor o igual ( <= ): Los valores de la celda debern ser inferiores o iguales a la restriccin. 2. Igual ( = ): Se deber cumplir la restriccin en relacin de igualdad. 3. Mayor o igual ( >= ): Deber tomar valores mayores o iguales a la restriccin. 4. Ent: La frmula o variable deber tomar valores enteros. 5. Bin: La frmula o variable deber tomar valores binarios.
Restriccin: Referencia o nombre de la celda que contiene el valor o frmula para calcular el lmite de la restriccin.
Los lmites de las restricciones pueden fijarse para cualquier celda o variable que intervenga en la modelo, incluida la funcin objetivo.
La manera ms usual de introducir las referencias a las celdas que contienen las restricciones es que estas celdas contengan la frmula que relaciona las diferentes variables de decisin del modelo.
Opciones del Solver: La ltima opcin de configuracin del Solver se realiza haciendo clic en el botn Opciones, que dar paso al cuadro de dilogo Opciones de Solver.
[Escribir texto] 1cvnicnv. vc 1_.c 9 Mediante estas opciones se pueden configurar una serie de opciones avanzadas adems de permitir almacenar y recuperar los modelos creados.
Las opciones configurables son las siguientes:
Tiempo mximo: que puede emplear Solver para encontrar la solucin al sistema. El lmite que se puede especificar es de 32.367, el mximo entero representable. De manera predeterminada el valor mximo se encuentra en 100 segundos suficiente para la mayor parte de los problemas.
Iteraciones: Tambin limita el tiempo de ejecucin, pero en este caso limita el nmero de clculos provisionales. Los valores son los mismos que los especificados en el cuadro Tiempo mximo.
La precisin: se especificar mediante un valor comprendido entre cero y uno. La precisin hace referencia a la precisin de las soluciones, dando el valor por correcto cuando no se sobrepasa el lmite de la restriccin con el margen especificado en precisin. Cuanto menor sea el nmero (ms prximo a cero), mayor ser la precisin de los resultados obtenidos y, por lo tanto, mayor ser el tiempo empleado en encontrar una solucin vlida al problema.
La tolerancia se expresa mediante un porcentaje de variacin que se permite a las restricciones externas para dar un valor por correcto y ser considerado como aceptable. Solamente se aplicar cuando las restricciones sean del tipo que las variables han de tomar valores enteros. Como en el caso de la precisin, cuanto menor sea la tolerancia ms costar encontrarla solucin que satisfaga las restricciones.
Adoptar modelo lineal: Cuando se selecciona esta casilla de verificacin, se esta indicando que las restricciones y la funcin objetivo del modelo son relaciones lineales, o se quiere obtener una aproximacin lineal a un modelo no lineal. Esto acelera considerablemente el tiempo empleado en obtener una solucin.
Mostrar resultado de iteraciones: Esta casilla marcada har que Solver vaya mostrando resultados temporales correspondientes a cada iteracin realizada para alcanzar la solucin ptima del problema.
Usar escala automtica: Solver utilizar la escala automtica cuando las diferencias entre magnitudes de entradas y resultados sean considerables.
Estimacin: Existen dos enfoques para obtener las estimaciones iniciales de las variables bsicas.
Lineal: Extrapolacin lineal de un vector tangente a la regin de factibilidad. Cuadrtica: Extrapolacin cuadrtica, til para problemas no lineales. [Escribir texto] 1cvnicnv. 1n{onvi.v.
10 Derivadas: Representa la diferencia de estimacin para las derivadas parciales de la funcin objetivo y de las restricciones:
Progresivas: Para los problemas en que los valores cambien poco. Centrales: Para problemas en que hay rpidos cambios y cerca de los lmites.
Hallar por: Especifica el algoritmo de bsqueda de la solucin a utilizar:
Newton: En pocas iteraciones consigue el resultado, consume mucha memoria. Gradiente conjugado: Utilizarlo para problemas grandes.
RESOLVER EL MODELO
Una vez definido el problema, planteado el sistema y configuradas las opciones se utiliza el botn Resolver para obtener la solucin.
Cuando Solver finaliza las iteraciones y encuentra una solucin, pueden aparecer dos tipos de mensajes indicando este hecho, o un tercero si no existe la solucin al modelo.
1. Solver ha hallado una solucin. Se ha encontrado el valor ptimo de la funcin objetivo, de acuerdo con las condiciones y restricciones especificadas en el modelo. 2. Los valores de las celdas no convergen. No se encuentra solucin.
Solver muestra el resultado de la bsqueda de la solucin. Indica que se ha hallado una solucin que cumple todas las restricciones y ofrece una seria de opciones alternativas:
Si se utiliza la solucin de Solver: Los resultados obtenidos con Solver son traspasados a todas las celdas cambiantes y funcin objetivo que intervienen en el modelo. Se debe tener en cuenta que no estar disponible la opcin Deshacer [Escribir texto] 1cvnicnv. vc 1_.c 11 Cambios. Por este motivo, si no interesa el resultado alcanzado con Solver se utilizara la opcin Restaurar valores originales.
Si se hacemos uso del botn Guardar escenario, aparecer un cuadro de dilogo, en el que se debe introducir un nombre de escenario para almacenar los resultados conseguidos.
El escenario ser accesible desde la opcin Escenario del men Herramientas, tal y como se describi anteriormente. Se podrn visualizar los resultados del modelo en cualquier momento sin tener que realizar nuevamente todos los clculos para conseguir los valores de optimizacin.
Como suceda en los escenarios, las sesiones con Solver son almacenadas a nivel hoja de clculo, con lo cual en un mismo libro se puede tener definidos diferentes problemas de optimizacin, guardando por separado las diferentes configuraciones en cada hoja de clculo.
Cuando se hace clic en el botn Guardar modelo que aparase en el cuadro de dilogo Opciones de Solver, aparecer un cuadro de dilogo en el que se introduce el rango donde se almacenar el modelo. Esta opcin ser necesaria cuando se disponga de ms de un modelo en una nica hoja de clculo, ya que cuando solamente hay un modelo este se almacenar de forma automtica.
MOSTRAR RESULTADOS DE ITERACIONES
Cuando se selecciona la casilla Mostrar resultado de iteraciones del cuadro de dialogo Opciones de Solver, se mostrar los valores que toman las variables en cada iteracin, junto con un cuadro de dilogo con la posibilidad de guardar la iteracin como un escenario para un tratamiento posterior de las soluciones intermedias de Solver, e incluso si interesa detener el proceso de bsqueda de la solucin.
[Escribir texto] 1cvnicnv. 1n{onvi.v.
12 3.11 MACROS
3.11.1 INTRODUCCION A LAS MACRO 3
Si se realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, se puede automatizar mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea.
Por ejemplo, si se suele escribir cadenas largas de texto en las celdas, puede crear una macro para dar formato a esas celdas y que se ajuste el texto.
GRABAR MACROS
Al grabar una macro, Excel almacena informacin sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuacin, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se graban las correcciones que se realicen. Visual Basic almacena cada macro en un nuevo mdulo adjunto a un libro.
EJECUTAR FCILMENTE UNA MACRO
Se puede ejecutar una macro seleccionndola de una lista en el cuadro de dilogo Macro. Para que una macro se ejecute cada vez que haga clic en un botn determinado o presione una combinacin de teclas especfica, asigne la macro a un botn de la barra de herramientas, a un mtodo abreviado de teclado o a un objeto grfico de una hoja de clculo.
ADMINISTRAR MACROS
Tras grabar una macro, se puede ver el cdigo de macro con el Editor de Visual Basic para corregir errores o modificar lo que hace la macro. Por ejemplo, si la macro de ajuste de texto tambin tiene que aplicar el formato de negrita al texto, se puede grabar otra macro para aplicar el formato de negrita a una celda y, a continuacin, copiar las instrucciones de esa macro a la macro de ajuste de texto.
El Editor de Visual Basic es un programa diseado para que los usuarios principiantes puedan escribir y editar fcilmente cdigo de macro, y proporciona mucha Ayuda en pantalla. No es preciso saber cmo se programa o se utiliza el lenguaje de Visual Basic para realizar cambios sencillos en las macros. El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un mdulo a otro, copiarlas entre diferentes libros, cambiar el nombre de los mdulos que almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros.
3 Tomado del AYUDANTE DE OFFICE, Microsoft Office 2003 [Escribir texto] 1cvnicnv. vc 1_.c 13 SEGURIDAD DE MACROS
Excel incluye protecciones para ayudar a proteger contra virus susceptibles de ser transmitidos por macros. Si se comparten macros con otros usuarios, se puede certificar esas macros con una firma digital de modo que los dems usuarios pueden comprobar que proceden de una fuente fidedigna. Al abrir un libro que contiene macros, se puede comprobar su origen antes de habilitarlas.
3.11.2 COMO CREAR MACROS
GRABANDO LA MACRO
Para iniciar la grabacin de la macro, se selecciona la opcin Grabar macro en submen Macro del men herramientas, con lo que se activar el siguiente cuadro de dialogo:
En esta ventana se establece el nombre de la macro, el mtodo abreviado opcional con el cual se ejecutara, el lugar en donde se guardara la macro y una breve descripcin opcional. Luego de hacer click en Aceptar, se iniciara la grabacin y a partir de ese momento todas las acciones que se realicen en Excel, se grabaran en la macro. Por lo tanto antes de iniciar la grabacin se recomienda establecer las acciones que se desean ejecutar.
Al terminar de grabar la macro esta se detiene de cualquiera de las siguientes formas:
En la barra de herramientas detener grabacin, se hace click en el botn Detener grabacin. En el submen Macro del men herramientas se hace click en la opcin Detener grabacin. [Escribir texto] 1cvnicnv. 1n{onvi.v.
14 EJECUTAR LA MACRO
Para ejecutar la macro se tienen las siguientes opciones:
Se ejecuta la combinacin de teclas del Mtodo abreviado que se marcaron en el cuadro de dialogo Grabar macro. En el submen Macro del men herramientas, se escoge la opcin Macros, en el cuadro de dialogo se selecciona la macro deseada y se hace click en el botn Ejecutar. Se asigna la macro a un botn de formulario o un objeto, y desde ah se hace click en este para ejecutarla.
MODIFICAR O ELIMINAR UNA MACRO
Para modificar o eliminar una macro, en el submen Macro del men herramientas, se escoge la opcin Macros con lo que se activara el cuadro de dialogo Macro.
En esta ventana se encuentran los siguientes mens: Ejecutar: Permite ejecutar una macro despus de seleccionarla. Cancelar: Cancela el men y lo cierra. Paso a Paso: Permite visualizar la macro paso a paso, en Visual Basic. Modificar: Permite modificar la macro seleccionada por medio e Visual Basic. Crear: Se puede utilizar para crear una nueva macro. Eliminar: Elimina la macro seleccionada. Opciones: Activa el siguiente cuadro de dialogo en el cual es posible modificar el mtodo abreviado y la descripcin de la macro.
[Escribir texto] 1cvnicnv. vc 1_.c 15 BIBLIOGRAFA
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16 GUIA COMPLETA DE MICROSOFT EXCEL VERSION 2002 Dodge, Mark. Autor(a) Stinson, Craig . Autor(a) Bosch Saldana, Juan Lus (Traductor) Canadas Martines, Jos Joaqun (Traductor) Gil Reyes, Francisco Gabriel (Traductor) MCGRAW-HILL INTERAMERICANA QA75/D6-02
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BIBLIOGRAFA COMPLEMENTARIA
PROGRAMACION CON MICROSOFT EXCEL 2000: MACROS Y VISUAL BASIC PARA APLICACIONES Jacobson, Reed. Autor(a) MCGRAW-HILL INTERAMERICANA 005.369/J17p
PROGRAMACION CON MICROSOFT EXCEL VERSION 2002: MACROS Y VISUAL BASIC PARA APLICACIONES Jacobson, Reed . Autor(a) Scott Pena, Patricia (Traductor) MCGRAW-HILL INTERAMERICANA 005.369/J17
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APRENDIENDO MATEMATICA FINANCIERA Y ESTADISTICA CON MICROSOFT EXCEL Belliard, Matas. Autor(a) Garca Fronti, Javier. Autor(a) Pazos, Alejandro A.. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.15/B443
NOCIONES BASICAS MARKETING CON MICROSOFT WORD Y MICROSOFT EXCEL: HERRAMIENTAS EN MICROSOFT OFFICE Sabatino, Mariano H.. Autor(a) EDICIONES MAURINA 658.8/S113 NOCIONES BASICAS ECONOMIA CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Sivori, Juan Sebastin. Autor(a) Prez Servin, Eugenia. Autor(a) Bernasconi, Jorgelina E.. Autor(a) EDICIONES MAURINA 005.369/S624
NOCIONES BASICAS COSTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Carratala, Juan Martn. Autor(a) Albano, Horacio O.. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.1553/C313
[Escribir texto] 1cvnicnv. 1n{onvi.v.
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NOCIONES BASICAS PROYECTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Garca Fronti, Vernica. Autor(a) Salvarredy, Julin Ral. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.404/G216n
NOCIONES BASICAS PRESUPUESTOS CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Rodrguez, Mariano. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.154/R696
NOCIONES BASICAS ESTADISTICA CON MICROSOFT EXCEL: UTILIZANDO HERRAMIENTAS EN MICROSOFT EXCEL Cristofoli, Maria Elizabeth. Autor(a) Belliard, Matas. Autor(a) EDICIONES MAURINA 519.5/C933n
NOCIONES BASICAS OPERACIONES FINANCIERAS CON MICROSOFT EXCEL: OPERACIONES FINANCIERAS DE CAPITAL UNICO Casparri, Maria Teresa. Autor(a) Bernardello, Alicia Blanca. Autor(a) OMICRON SYSTEM 658.152/C342
CIBERGRAFA (Cursos en lnea)
Curso de Introduccin a Windows XP. en AulaClic (Espaol) http://www.aulaclic.es/winxp/index.htm
Curso de Internet. en AulaClic (Espaol) http://www.aulaclic.es/internet/index.htm
Cmo descomprimir un archivo. en AulaClic (Espaol) http://www.aulaclic.es/articulos/winrar.html
Cmo crear tus propios CDs (I) . en AulaClic (Espaol) http://www.aulaclic.es/articulos/grabarcd.html
La Wikipedia. en AulaClic (Espaol) http://www.aulaclic.es/articulos/wikipedia.html }