Plan Meriss Inka Gobierno Regional Cusco Propuesta de Sistema de Tramite Documentario y control de archivos electrnicos.

Proyecto de Ingeniera de Sistemas I

Plam Meriss Inka Gobierno Regional Cusco

TITULO DEL PROYECTO:

Propuesta de Sistema de Tramite Documentario y control de archivos electrnicos.

AUTOR:

Mgt. Tany Villalba Villalba contacto: tanyvillalbav@gmail.com celular: 949386378

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1.- Introduccin Debido a la cantidad de documentacin e informacin recibida y manejada en el Plan Meriss Inka hace necesario un modelo automatizado para el manejo y ordenamiento de esta informacin, tanto de los documentos como de la informacin en medios electrnicos como CDROM, DVD, etc. Uno de los principales factores que impiden la eficiencia de uso de esta documentacin e informacin es la falta de organizacin y clasificacin adecuada que permita una accesibilidad rpida y fcilmente identificable. En muchas instituciones gubernamentales an persiste el uso de sistemas manuales para manejar tareas importantes, tales como el trmite documentarlo y control de archivos, lo cual conlleva a diferentes problemas que deben ser superados con el uso de un sistema automatizado. 2.- Ana lisis de necesidad Dado de el Plan Meriss Inka, atiende directamente y provee de servicios pblicos en el mbito de sus competencias, en lo que corresponde a la gestin documentaria generada por trmites diversos de los administrados y colaborantes se aprecia que esta no cuenta con los sistemas informticos que permitan una adecuada recepcin, atencin, control y archivo de la documentacin, la cual se registra de forma manual; lo cual demuestra bajo rendimiento de gestin de documentos y de informacin, por lo que se requiere modernizar la gestin documentaria para una rpida y oportuna atencin y utilizacin que permita generar oportunidades de inversin y desarrollo para las personas que laboran con esta informacin.

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3.- Efectos del problema: Aumento del tiempo promedio en el trmite olvidos y/o documentos traspapelados. Disminucin de la efectividad por el aumento significativo de la cantidad de actividades manuales que son las ms susceptibles a los errores. Incremento de costos en el uso de papel, aumentando de gastos por este concepto. La Ubicacin de un documento en trmite tarda mucho tiempo al tener que sumergirse en voluminosos archivos fsicos para ubicar un determinado documento pues que no dispone de acceso instantneo a la informacin especfica. 4.- Causas del problema: La falta de empleo de tecnologas informticas y de telecomunicaciones. La Falta Equipos tecnolgicos (computador, impresora, etc.) apropiados para el desempeo de sus funciones. No Contar con un sistema informtico que permita mantener un ptimo flujo de la documentacin, asegurando su seguridad e integridad 5.- PROPUESTA 5.1. Implementar una solucin integral que permita mantener un ptimo flujo de la documentacin e informacin electrnica, asegurando su seguridad e integridad de tal forma que la documentacin ingresada llegue oportunamente a su destino, permitiendo su atencin y/o utilizacin de manera eficaz y eficiente; as como tambin la posterior administracin del documento en el Archivo Centralizado de la Entidad. de un documento, debido a que se repiten las tareas, ocasionando

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5.2. Establecer polticas de seguridad por roles para: visualizacin de expedientes, imprimir documentos, copia documentos, descarga de informacin, entre otros, es decir el sistema debe permitir las siguientes funcionalidades: Dar acceso a la documentacin y archivos electrnicos del expediente a todo personal autorizado que lo requiera. Dar acceso a la documentacin e informacin electrnica del expediente a un grupo de personas que no participan en el expediente. Dar acceso a la documentacin e informacin electrnica del expediente slo a las personas que participan en el expediente. Restringir el acceso a algunos documentos e informacin electrnica del expediente. Esto implica que slo algunas personas puedan revisar esta informacin. Estas personas pueden participar o no del expediente. El acceso ser de lectura. Capacidad de auditora de eventos (crear, iniciar, aprobar. Etc.) 5.3. Capacidad de establecer intercambio comunicacin de en lnea que con los la

supervisados

para

informacin,

permita

notificacin electrnica de documentos. 5.4. Capacidad de poder interrelacionar va Servicios Web a aquellos otros sistemas informticos que lo requieran.

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6.- Alcances y limitaciones de la propuesta 6.1. Del Sistema: Desarrollo e implementacin del Sistema Informtico de Gestin Documentara y control de archivos electrnicos, que contendr: Manejo de seguridad a travs de niveles de roles y funciones. Gestin y administracin de toda la documentacin que ingresa por Mesa de Partes como aquella que genera el Plan Meriss. Generar consultas y seguimientos para la gestin de toda la documentacin en el proceso y almacenada, permitiendo el acceso a los diferentes tipos de usuarios. Operatividad total del sistema debe ser llevada en forma gil, flexible y amigable, el sistema deber gestionar, clasificar y distribuir los documentos y el archivo de su organizacin. Manuales y guas de usuarios y administradores del sistema. Definicin de las propuestas normativas respecto del proceso de gestin documentara y las directivas para su implementacin, pruebas, puesta en marcha, operacin, mantenimiento, control y mejora continua del Sistema Informtico de Gestin Documentara. 6.2. Requerimientos funcionales de la propuesta: La solucin debe considerar el proceso integral de Gestin Documentara y control de archivos electrnicos, esto es, los procesos de recepcin,

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registro,

derivacin,

seguimiento

de

informacin,

generacin

de

documentacin interna y de respuesta a comunicaciones externas. 7.- Detalles de la implementacin del software propuesto El proceso contiene las actividades para el anlisis de los

requerimientos, diseo, codificacin, integracin, pruebas e instalacin y aceptacin relacionadas con los productos software. Puede contener actividades a nivel de sistema si se estipula en el contrato. Lista de actividades: Este proceso consta de las siguientes actividades: a) Implementacin del proceso. b) Anlisis de los requerimientos del sistema. c) Diseo de la arquitectura del sistema. d) Anlisis de los requerimientos software. e) Diseo de la arquitectura del software. f) Diseo detallado del software. g) Codificacin y pruebas del software. h) Integracin del software. i) Pruebas de calificacin del software. j) Integracin del sistema. k) Pruebas de calificacin del sistema. l) Instalacin del software. m) Apoyo a la aceptacin del software.

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Adems se evaluara la arquitectura del sistema y los requerimientos para los elementos teniendo en cuenta los criterios enumerados a continuacin. evaluaciones. a) Trazabilidad hacia los requerimientos del sistema. b) Consistencia con los requerimientos del sistema. c) Adecuacin de las normas y mtodos de diseo usados. d) Viabilidad de los elementos software para cumplir con sus requerimientos asignados. e) Viabilidad de la operacin y mantenimiento. 8.- Detalle de implementacin. El desarrollo de software sera hecho enteramente en Web para poder ser accesible desde cualquier punto dentro de la institucin, de esta manera se cumple con la disponibilidad de la informacin en cualquier momento a penas es ingresada al sistema. Los herramientas tecnolgicas utilizadas sern: Lenguaje de programacin Java Base de Datos Mysql Se debern documentar los resultados de las

9.- Propuesta econmica. El costo de desarrollo es de: tres mil nuevos soles (S/. 3000.00)