Departamento de Expresin Grfica y Proyectos de Ingeniera Escuela Universitaria de Ingeniera Tcnica Industrial e Ingeniera Tcnica en Topografa

Vitoria - Gasteiz

GESTIN DE PROYECTOS Seguimiento y Control

Autores: Jenaro Fernndez Martnez Alfredo Martnez Argote Karle Olalde Azkorreta Fecha: Noviembre 1999

Ref.: GesPro-V10 Palabras claves: Gestin, Proyectos

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GESTION DE PROYECTOS: Seguimiento y Control

Indice. Tabla de Contenidos

1 Gestin de Proyectos: Seguimiento y control .......................................................1 1.1 Introduccin .....................................................................................................1 1.2 Origen de los datos .........................................................................................1 1.3 De dnde obtenemos los datos para la planificacin?..................................1 1.3.1 Procedimiento para la obtencin de los datos iniciales .............................1 1.4 Por qu es necesario el seguimiento del proyecto?......................................4 1.4.1 Dnde obtenemos los datos para la actualizacin? ...............................4 1.4.2 Cmo los conseguimos? .........................................................................4 1.5 Comunicacin del programa............................................................................5 1.5.1 Documentos ..............................................................................................5 1.5.2 Frecuencia de la actualizacin ..................................................................5 1.6 Documentos para la informacin y toma de decisin ......................................6 1.6.1 Visualizacin de las desviaciones en plazos .............................................8 1.6.2 Visualizacin de las desviaciones en gasto.............................................11

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1 Gestin de Proyectos: Seguimiento y control

1.1 Introduccin
En los capitulos anteriores hemos presentado los aspectos "teoricos" de la planificacin de proyectos mediante grafos. En este capitulo vamos a efectuar algunas puntualizaciones sobre la utilizacin de dicha teoria junto con otras consideraciones prcticas sobre la planificacin y control de proyectos.

1.2 Origen de los datos

Sin datos (tcnicos, histricos, estimaciones, etc) no es posible realizar ninguna planificacin. Aunque en los ejemplos desarrollados hasta el momento, hemos supuesto que todos los datos necesarios estaban disponibles, raramente es as en la prctica. Los datos, si existen, estn dispersos y celosamente guardados por quienes se creen sus propietarios, cuyo deseo ms claro es no compartirlos, a pesar de que se trata de un bien que puede cederse sin dejar de poseerlo. Por dicha circunstancia empezaremos tratando de cmo puede obtener los datos un equipo de planificacin, a las ordenes del jefe de proyecto

1.3 De dnde obtenemos los datos para la planificacin?

Los datos de partida para la realizacin de la planificacin tiene su origen, fundamentalmente, en los elementos tcnicos implicados en el desarrollo del proyecto, aunque la palabra "tcnicos" debe entenderse en una acepcin muy amplia. Para la obtencin de los datos es conveniente proceder de la siguiente forma:

1.3.1 Procedimiento para la obtencin de los datos iniciales

1. Difundir informacin lo ms completa y extensa posible sobre los objetivos, mtodos, procedimientos y herramientas del equipo de planificacin a todos los niveles de los entes implicados, comenzando preferentemente por los ms elevados. Se recurrir a reuniones, conferencias, cursillos, folletos, manuales, demostraciones, etc. El objetivo es sensibilizar a todos los participantes y hacerles comprender los fines perseguidos. Descomponer el proyecto en partes o subproyectos coherentes. Los criterios de descomposicin ms utilizables son: la funcionalidad, el tipo de tecnologa involucrada en el diseo o en la construccin y la situacin geogrfica en la realizacin. El organigrama tcnico puede servir de gua en la descomposicin. Cada parte se estudia aisladamente en detalle antes de proceder a las consideraciones finales de conjunto. Obtener datos sobre cada una de las partes, relativos a descripcin del subproyecto, su funcionalidad, actividades principales que comprende su realizacin, plazos de realizacin, problemas principales probables o posibles, etc. La forma de obtener esta informacin es a traves de la informacin y documentacin existente relativa a otros proyectos semejantes y que sin duda habra sido recogida en la fase de definicin. El objetivo es tener un mivel de conocimiento suficiente sobre el proyecto, para que las entrevistas que se celebren acontinuacin con los responsables de los distintos departamentos sean fructiferas gracias al empleo de un mismo lenguaje. Elegir una nomenclatura para la codificacin de la informacin que va a obtenerse; en especial para dicidir la codificacin de las actividades. Siendo habitual el empleo de un ordenador en forma 1

2.

3.

4.

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interactiva, las caracteristicas del programa disponible en el mismo influirn grandemente en dicha codificacin. 5. Celebrar entrevistas con los diferentes responsables de la construccin para recabar la informacin correspondiente a la descomposicin en actividades, precedencias y duracin. En las primeras entrevistas puede centrarse el interes en las dos primeras cuestiones, a fin de evitar el efecto pernicioso que puede tener la superposicin de los conceptos duracin y plazo. Establecer actas de las entrevistas, en forma muy somera, en las que se indiquen las conclusiones a que se ha llegado. De hecho estas conclusiones se pueden reflejar de dos formas:

6.

Fichas de actividad. Estas fichas estn destinadas a contener no slo los datos necesarios para la planificacin, sino otros auxiliares. Grafos PERT o ROY (en principio, uno por subproyecto) con indicacin de las precedencias. Tampoco aqu debe tenerse la pretensin de alcanzar nunca un nivel definitivo, por lo que debe utilizarse procedimientos rpidos de elaboracin y modificacin de los graficos, incluso una va manual.
7. 8. Difundir las actas y recoger las reacciones si no se producen espontaneamente, provocarlas. Cuando se disponga de suficiente informacin realizar algunos supuestos de planificacin, discutiendo los resultados con los entes implicados, con el fin de llegar a un primer conjunto de datos depurados.

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FICHA DE ACTIVIDAD i j
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD

Duracin

FECHA

RESPONSABLE

TIPO DE ACTIVIDAD
DESCRIPCION:

EMPRESA
FECHA DE REVISION FECHA MINIMA COMIENZO FINAL

NACIONALIDAD
FECHA MAXIMA COMIENZO FINAL

Fecha real de comienzo Duracin real Fecha real de terminacin FICHA DE OPERACION

MATERIALES

CONDICIONES NECESARIAS PARA REALIZAR LA OPERACION MANO DE OBRA MAQUINARIA LOCALIZACION

OTRAS

LIGADURAS TECNOLOGICAS SIGUIENTES PRECEDENTES OBSERVACIONES

Observaciones : Observaciones :

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1.4 Por qu es necesario el seguimiento del proyecto?

A medida que transcurre el tiempo y va avanzando la realizacin del mismo van variando las estimaciones sobre las realizaciones futuras: 1. El conocimiento que se posee sobre estas tareas ha mejorado debido a la experiencia o al incremento de atencin que les proporciona la inmediatez (que las ha transformado de un asunto importante en un asunto urgente). Han podido variar las condiciones existentes y por consiguiente haberse decidido el empleo de un metodo diferente del inicialmente previsto, lo que repercute en definiciones y duraciones. La marcha del proyecto obliga a secuenciar las actividades en una forma diferente a la establecida inicialmente. Se han producido o se prevee que se produciran incidentes que han repercutido en variaciones de la duracin de algunas actividades respecto a lo previsto. Todo esto provoca que el programa base no refleje la situacin real del proyecto.

2.

3.

4.

1.4.1

Dnde obtenemos los datos para la actualizacin? Los datos para la actualizacin se encuentran en:

1. 2.

La propia realizacin. Los equipos tcnicos de los departamentos que intervienen en la realizacin.

1.4.2

Cmo los conseguimos? Las formas de conseguirlos son:

1.

La observacin directa de la realizacin, siempre interesante por dar un contenido fsico a algo que de otra forma se quedara en unas inscripciones en unos papeles. La informacin obtenida sobre el terreno puede registrarse en un estadillo ficha de obra. Entrevistas con los responsables. Las reuniones de seguimiento del proyecto.

2. 3.

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FICHA DE OBRA i (nombre de la actividad) EMPRESA INCIDENCIAS Fecha terminacin j Fecha comienzo

Estimado de ejecucin a fin de mes en %

OBSERVACIONES

1.5 Comunicacin del programa

Tiene mucha menos importancia confeccionar la programacin que la labor y el esfuerzo de seguimiento durante el cual se detectan los problemas, se analizan las soluciones y se toman decisiones.

1.5.1 Documentos
Es conveniente que despues de cada actualizacin y en el plazo ms breve posible el equipo de planificacin difunda ampliamente un documento que podemos denominar estado de la planificacin.

1.5.2 Frecuencia de la actualizacin

Es util hacer coincidir la revisin de la programacin con la emisin del documento: estado de la planificacin, con las reuniones de seguimiento del proyecto.

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ESTADO DE LA PLANIFICACION
0.- Numero de documento y fechas de emisin y datos 1.- Situacin actual 1.1.- Actividades (importantes) terminadas desde el documento anterior 1.2.- Actividades iniciadas 1.3.- Actividades que continuan 1.4.- Problemas (relevantes) encontrados 1.5.- Desviaciones (relevantes) producidas, sus causas y lineas de solucin adoptadas

2.- Previsiones para el plazo inmediato 2.1.- Etapas a alcanzar dentro de un horizonte cercano (antes de la proxima revisin) 2.2.- Posibles problemas y soluciones. Actividas criticas y subcriticas 2.3.- Modificaciones de la planificacin
3.- Previsiones a largo plazo 3.1.- Estimacin de la fecha de realizacin de las etapas caracteristicas 3.2.- Desviaciones respecto a la planificacin anterior 4.- Estimacin cualitativa del responsable de la planificacin (si no es posible obtener la del jefe del proyecto) fundada en los aspectos cuantitativos anteriores y otra informacin de que pudiera disponerse Para mejor comunicar dicha informacin debe recurrirse a diversos procedimientos tabulares, grficos, etc.

1.6 Documentos para la informacin y toma de decisin

Los documentos indispensables para la actuacin del jefe de proyecto en su labor de seguimiento y control son de cuatro tipos: 1.

Documentos sobre los costes, gastos y presupuestos. Compromisos y pagos realizados desde el inicio del proyecto y desde inicio del ao en curso, presentado por bloques de actividades y conceptos; previsiones hasta fin de aos y hasta fin del proyecto. Documentos que muestran el estado de avance. Documento estado de la planificacin vigente Documentos sobre personal y plantilla. Personal existente, seleccionado por especialidades y afiliacin; previsiones periodificadas hasta final de ao y hasta final de proyecto. Documentos sobre caracteristicas tecnicas. Especificaciones y su evolucin

2. 3.

4.

Estos documentos deben permitir comparar las especificaciones exigidas y previstas con las ralizaciones concretas. Tanto en los que se refiere a las caracteristicas tecnicas como a los datos facilmente mesurables de costes y plazos, es preciso cuantificar o por lo menos normalizar la informacin, dndole la forma de tablas o grficos. Estas tablas o graficos, adems de describir la situacin en el momento de su emisin, deben permitir comparaciones y deben mostrar tendencias de forma clara.

Podemos por tanto distinguir tres tipos de documentos: UPV/EHU - Vitoria/Gasteiz gespro6va01.doc 30/12/99 Expresin Grfica y Proyectos de Ingeniera 6

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1.- Documento de base en el que se recoge la estimacin ms fiable en la fecha de emisin. 2.- Documento de actializacin en el que se recoge la nueva versin del anterior, o la informacin que ha sufrido modificacin. 3.- Documento de comparacin que permite seguir y analizar la evolucin de las estimaciones.

Documentos necesarios para el seguimiento de un proyecto

Documentos de base Planes anuales y mensuales (presupuesto) Costes Estado de costes estimados Diagrama de Gantt Grafo PERT Estadillo de plantillas Especificaciones Actualizacin Nuevo presupuesto Estado de gastos Nuevas previsiones Informes por excepcin Modificacin del grafo Estudio de necesidades previstas Informes normalizados Anlisis comparativo Grficos de desviacin Curvas de gastos Curvas de tendencia Diagrama actualizado Curvas de evolucin y Curvas de evolucin Tablas de evolucin

Fechas Plantilla Tcnica

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1.6.1 Visualizacin de las desviaciones en plazos

Periodicamente se realizan actualizaciones de la planificacin, y como resultado se obtienen estimaciones, algunas veces iguales a las precedentes, otras distintas, de las fechas en las que se alcanzarn ciertas etapas, hitos importantes del proyecto. Estas estimaciones se difunden a los diversos responsables, no slo para su informacin, sino para que actuen en consecuencia. Por ello es extremadamente til que aparezcan en forma clara las desviaciones, si existen, en los plazos. Recordando que cada estimacin de una fecha tiene asociada adems otra fecha, que es la de la realizacin de la estimacin, una forma posible es la utilizacin de un diagrama en el que en abscisas figure la fecha de realizacin de la estimacin, y en ordenadas el valor estimado (fecha mnima, mxima o ambas).

1966

F E D N O S A

Fecha prevista o estimada

1995

J J M A M F E

E F M A M J J A S O N D E F M A M Fecha de estimacin 1995 1996

La bisectriz del primer cuadrante constituye el lugar de los puntos ciertos cuando se confunden estimacin y realizacin.

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Estabilidad completa
1966 F E D N O S A 1995 J J M A M F E Fecha prevista o estim ada x x

E F M A M J J A S O N D E F M A M Fecha de estim acin 1995 1996

La etapa x presenta una estabilidad completa en cuanto a las estimaciones. Prolongando la lnea de tendencia de las mismas obtendremos el punto x

Inestabilidad imprevisible
1966 F E D N O S A 1995 J J M A M F E Fecha prevista o estimada

E F M A M J J A S O N D E F M A M Fecha de estimacin 1995 1996

No se aprecia una tendencia clara en el desarrollo de esta actividad, que ha estado sujeta a continuas medidas correctivas. Se hace inprescindible tener un especial cuidado con las actividades de este tipo. Slo podremos bajar la guardia cuando la proximidad del final de la actividad haga casi imposible la desviacin con respecto a la estimacin.

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Deslizamiento con tendencia

1966 F E D N O S A 1995 J J M A M F E Fecha prevista o estimada z

E F M A M J J A S O N D E F M A M Fecha de estimacin 1995 1996

La etapa Z sufre un progresivo deslizamiento en su fecha de realizacin estimada. Prolongando la tendencia alcanzaremos el punto Z, que presenta un retraso con respecto a la estimacin inicial por lo que se hace necesario adoptar medidas.

Deslizamiento uniforme

1966

F E D N O S A

Fecha prevista o estimada

1995

J J M A M F E

E F M A M J J A S O N D E F M A M Fecha de estimacin 1995 1996

La etapa U se retrasa con el tiempo de forma uniforme, de seguir las cosas como estan nunca se realizara. Aunque la situacin parece incoherente , se han vivido situaciones de este tipo. Este deslizamiento de lasestimeciones oculta algn problema cronico que conviene hacer aflorar y resolver. No es necesario indicar que aqu la actuacin es absolutamente necesaria y urgente, aunque no es facil de encontrar.

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1.6.2 Visualizacin de las desviaciones en gasto

Ms dificil es presentar la evolucin de los gastos ocasionados por el proyecto de forma que puedan adoptarse medidas correctoras rapidamente.

300

Presupuesto (acumulado) del proyecto (M Ptas)

P. Presupuesto Fecha de actualizacin

E. Gastos estimados

200 R. Gastos reales 100 C.Calendario de gastos

0 1994 1995 1996

La lnea escalonada P corresponde al presupuesto acumulado La C al calendario de gastos acumulados estimados La R a los gastos acumulados contabilizados Dada la desviacin de R respecto de C, su prolongacin E constituye el nuevo calendario de gastos estimados Suele resultar conveniente representar tambien la evolucin del gasto compremotido para tener una mejor referencia de la evolucin del proyecto.

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La situacin se complica si tenemos en cuenta dos hechos que influyen en lo anterior El valor aadico al proyecto no es proporcional al tiempo, y es respecto a dicho valor que debemos evaluar la desviacin en el gasto
Valor realizado del proyecto en %

100

75

50

25
Tiempo en % de la duracin del proyecto

0 0

25

50

75

100

El calendario inicial de gastos acumulados se hizo de acuerdo con un calendario de realizacin de actividades. En el momento actual pueden haberse producido desviaciones en estas realizaciones (y tal vez un aumento de la duracin estimada del proyecto). Los retrasos influyen en el valor realizado del proyecto y en el calendario de gastos, que se extienden sobre una duracin mayor.

Fecha de actualizacin

C.Calendario gasto estimado

R.Gasto contabilizado E V.Valor Realizado

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Proyeccin del calendario de gastos acumulados teniendo en cuenta las desviaciones de duracin y de presupuesto.
gastos acumulados (M Ptas) 300 Presupuesto del prpoyecto actualizado incremento presupuestario Duracin proyecto (est. anterior) Duracin actualizada proyecto

Prersupuesto del proyecto (anterior) 250 calendario de gastos 200 actualizado

actualiza d

150 Gastos Reales 100

Retraso existente
calendario de gastos (anterior9

50

E F M A M J J A S O NE DF M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D
1996 1997 1998

1995

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