SETTING UP THE ACTIVBOARD 

 
1. Plug the multimedia cart into a wall outlet. 
2. Plug the laptop into the multimedia cart (battery charges do not last long 
on these!). 
3. Connect the ActivBoard USB Connector to a USB port on the computer. 
4. Connect the black power cable on the ActivBoard to a wall outlet. 
5. Connect the blue end of the monitor cable to the monitor connection on 
the computer. 
6. If sound is required, connect the speakers cable to the green port on the 
computer. Make sure the speakers are on. 
7. Turn on the computer. Log on to the network. 
8. If no image appears on the board, hold down the FUNCTION (FN) KEY on 
the keyboard and the F7 KEY at the same time. When the display menu 
appears, select the 800x600 setting, or try the source search button on 
the LCD projector. 
9. Open the ActivStudio software on the computer connected to the board. 
10. Move the multimedia cart and adjust the focus and lens so the screen 
display and image are where you want them. 
11. Go to the ActivBoard and hover the ActivPen over the circle in the upper‐
left corner of the board (there are flames on the circle). 
12. The board will beep, and the Calibration Screen will appear. 
13. Follow the directions on the screen to calibrate the board. You will have 
to re‐calibrate it if the multimedia cart gets bumped or moved. 
14. Open a NEW FLIPCHART and begin to write. 
 

   
 The Main Toolbox 

1  12 
2 

3 
4 

5  13 
6 
14 
7  15 
8 
16 
9 
17 
10  18 

11  19 
     
 
1. Main Menu – Select this to save a flipchart, open a flipchart file, export a flipchart, 
customize your toolboxes, switch modes, and more. 
2. Show/Hide Flipchart(s) ‐ The Flipchart button allows you to show or hide your currently open 
Flipcharts. This feature enables you to easily change between working in ActivStudio or in a 
Windows application. 
3. Pen Width Selector – This feature allows the width of the pen, highlighter, and eraser 
tool to be adjusted. 
4. Color Palette – Select this to change the color of the pen or highlighter. You can add 
more colors by customizing the toolbox through the main menu (up to 24 colors). 
5. Marquee Select Tool – The marquee select tool acts like a mouse cursor, allowing you 
to select objects and menu choices, drag and resize objects, and more. 
6. Highlighter – The highlighter tool enables transparent annotations and marks to be 
added to a flipchart or document. 
7. Text Tool – Select this to add type‐written text objects. 
8. Undo – Click this each time you want to reverse an addition or change in your flipchart. 
9. Redo – Click this each time you want to redo something you edited or changed. 
10. Spotlight Tool – Select this tool to place an open spotlight over a background or object. 
You can choose from several shapes. 
11. Power Tools – This icon opens another toolbox with a ruler, calculator, compass, 
tickertape, and more. Additional tools can be added to this toolbox using the customize 
feature located in the main menu. 
 12. User Defined Buttons ‐ Customize the User Defined Button to open a program or 
perform a certain function when you click on it, such as send keystroke sequences to 
other applications; input regularly used text; create program shortcuts; and create links 
to external files. 
13. Pen Tool – The pen tool enables your ActivPen to write on the ActivBoard. Select this 
when you want to write. 
14. Eraser Tool ‐ The Eraser tool does not actually physically remove an annotation. Instead, 
it adds a transparent layer on top of the annotation that allows the background to show 
through. The eraser tool can only erase items on the top layer, which means it will not 
erase an image since they are placed by default on the middle layer. If you want an 
image erased, you must edit the image and move it to the top layer. 
15. Clear Tool – This tool allows for annotations, objects, backgrounds, grids, or an entire 
page to be cleared on a flipchart page. 
16. Reveal Tool – This tool works like a piece of paper placed on an overhead projector. It 
allows for the flipchart page to be revealed a little at a time. It can be pulled down from 
the top, pulled up from the bottom, or slid from the left or right side. 
17. Recognition Tool – When this tool is selected, handwritten text and shapes are 
converted to typed text or exact shapes for a neater appearance. 
18. Camera Tool – Use the camera tool to capture images from the Web or other locations, 
to use a portion of an image, or to capture a graphic organizer or activity from a 
textbook document. 
19. Fill Tool – Select this tool to change the background color or to change the color of text 
by letter, word, or sentence. 

   
Open the ActivStudio software using the icon    on the desktop. 
The vertical box that appears is the Main Toolbox. 

        
The larger, main box is the Dashboard.  

 
(You can close the dashboard at any time and the software will remain open, as long as you do 
not close the main toolbox.) 
To start creating a flipchart, or to just use the ActivBoard as a whiteboard to write on, click on 
New Flipchart on the dashboard. The entire screen will become white, with a black bar across 
the top. This is a blank flipchart page.  

 
 
When you create a flipchart, which can be as small as one page or as large as you want, you 
need to be in Design Mode. When the software is in Design Mode, an extra toolbar appears 
across the top of the blank flipchart page, as well as icons of the design tools. The Design Mode 
also lets you edit or move objects you’ve designated as “locked” (they can’t be moved in 
Presentation Mode, which is how you show a flipchart. 
 

 
 

To put the software in Design Mode, click on the Main Menu    which is located in the 
Main Toolbox. Make sure there is a checkmark next to “design mode”. To put the software in 
presentation mode for teaching, select the Main Menu again and highlight design mode to 
remove the checkmark. When you switch between “modes”, the screen will disappear quickly, 
and then reappear in the selected mode. 
 
To move from one blank (or completed) page in a flipchart, use the gold arrows on the right 
side, located in the flipchart tool strip.  

 
 

USING THE PEN TOOL & HIGHLIGHTER TOOL 
If you want to write on the ActivBoard, you can use the Pen Tool and the highlighter tool. 

To activate the pen tool, click on the   pen tool icon on the main toolbox. To change the 

color of the pen, click on the pen tool, and then click on a color on the color palette.   

To change the width of the pen stroke, use the pen width selector slider located above the 
color palette. 
To use the highlighter, click on the highlighter icon   in the main toolbox. You can also use 
the pen width selector to change the width of the highlighter stroke. 

You can clear your written notes by selecting the Clear Tool icon  . A drop‐down menu will 
appear, and you can select what you want cleared – annotations, objects, grid, background, 
whole page. 

CHANGING THE BACKGROUND COLOR OF THE ACTIVBOARD 
You might choose to use a darker color for the ActivBoard background color because it can be 
easier on the eyes than a white surface. To do this, select the Fill Tool icon from the main 

toolbox. Click on the color you want the background from the color palette    and then 
click the background area of the ActivBoard. Don’t forget to change your pen tool color to a 
lighter color using the directions from the previous page. 

ANNOTATING OVER A DOCUMENT OR POWERPOINT 
You might want to display a Word document or another type of document from your files and 
annotate on top of it. To do this. Open the ActivStudio software on the computer connected to 
the ActivBoard. Now, open the document file. When the document opens, the ActivStudio 
Main Toolbox will appear on the same page as your document.  

   
Scroll to the page you want to view and annotate and click on the Annotate Over the Desktop 

icon   located on the main toolbox. The ActivStudio software captures an image of your 
document, and creates a flipchart page. This is evident by the black border that appears at the 
top of your document page now with a flipchart page number. YOU CANNOT SCROLL IN THE 
DOCUMENT WHEN IT IS IN THIS MODE. To scroll down the document, you must click on the 

annotate over the desktop   icon again, and the screen will return to your original 
document. Scroll down, click the annotate over the desktop icon again to return to the 
document to write or highlight on it. 

HIDE YOU TEXT 
If you want to write text on a page, but keep it hidden until you want to reveal it, do this – 

1. Write on the ActivBoard using the pen tool  .  

2. Change the tool to the Marquee Select Tool  .  

3. Click on the Resource Library icon   in the flipchart tool strip. 

4. Select the Shared Images icon   when the Resource Library opens. 
5. Select a square from the images by dragging it to the flipchart page. 
  
6. Close the Resource Library. 
7. Right‐click on the square you placed on the page. To right‐click using the ActivPen, 
hover the pen tip over the board and click the button on the pen barrel. 
8. A pop‐up menu appears. Select edit – layer – top so that the square will cover your 
writing.  

9. You can re‐size the square y clicking on it, and using the handles. Make sure it covers 
your writing.  

10. Change the square to the background color to make it invisible by clicking once on the 
square so it is selected, then clicking on the background color from the color palette. 
  

   
 

11. To move the square, click the cursor on it and drag. Your writing will be revealed.