ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido

el trabajo dentro de una organizacin para alcanzar luego la coordinacin del mismo orientndolo al logro de los objetivos. La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma ptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificacin. Importancia de la estructura organizacional 1.- Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que las instituciones como las empresa y sus recursos estn en cambios constantes (expansin, contraccin nuevos productos, etc.), lo que implica efectuar cambios de acuerdo a las necesidades dentro de la organizacin. 2.- Es un medio a travs del cual se establece la mayor manera de lograr los objetivos de un grupo social. 3.- Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo esfuerzo. 4.- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. 5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. Importancia que se persiguen con la estructura organizacional 1.- Mejorar el rendimiento o productividad de los recursos (capital, personal, material) con un mnimo y mximo de personas involucradas. 2.- Delegan a travs de la estructura organizacional, autoridad para que se establezcan responsabilidades. 3.- Realizan procesos de comunicacin, coordinacin, control, etc., para canalizar los esfuerzos de acuerdo a los fines y objetivos de la organizacin. 4.- Comprender por medio de estas que se logre una accin efectiva y eficiente. 5.- Establecer niveles jerrquicos que representen autoridad y a la cual hay que obedecer. 6.- Indicar el tipo de trabajo que debe realizarse, as como los fines y objetivos finales de la institucin o empresa. Elementos de la organizacin (requerimientos) Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos. Tiene que haber una clara definicin de los deberes, derechos y actividad de cada persona. Se tiene que fijar el rea de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas. Saber cmo y dnde obtener la informacin necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber dnde conseguir la informacin y le debe ser facilitada. Principios de una organizacin Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribucin de cada individuo al logro de los objetivos de la institucin o empresa. Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtencin de los objetivos deseados con el mnimo costo posible.

 La organizacin formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propsito de establecer un objetivo especfico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerrquica que ordenan las relaciones entre sus miembros. La organizacin informal: son las relaciones sociales que surgen de forma espontnea entre el personal de la institucin o de una empresa. La organizacin informal es un complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con habilidad. INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACIN Estatuto Reglamento de Organizacin y funciones Manual de organizacin y funciones El organigrama Manual de procedimientos Clasificador de cargos Reglamento interno de trabajo Cuadro de asignacin de personal Otros reglamentos - Reglamento nico de Adquisiciones - Reglamento de Licitaciones - Reglamentos de Contratos - Reglamento de Prstamo - Reglamento de Seguridad Otros Manuales - Manual de Comunicaciones Escritas - Manual de Catlogo de bienes - Manual de Polticas. TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Hay tres formas bsicas de estructura organizacional, ya que los departamentos de una empresa pueden agruparse formalmente bien sea por funcin, por producto o servicio y en matriz. 1. Organizacin funcional Este tipo de estructura es la ms empleada, en ella los departamentos o reas funcionales representan tareas sustantivas de la empresa. Como es realmente muy simple, se utiliza en empresas que trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean rutinarias. Lo importante de esta estructura es que agrupa a personas que tienen una posicin similar dentro de la organizacin o que desarrollan funciones semejantes, utilizando recursos y habilidades del mismo estilo. Est conformada por las partes que integran a la organizacin y las relaciones que las vinculan, incluyendo las funciones, actividades, relaciones de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales y procedimientos, descripciones de puestos de trabajo y asignacin de recursos. Si bien es cierto, este tipo de estructura puede encontrarse en varios tipos de organizacin, aunque generalmente se aplica en pequeas y medianas empresas por la facilidad de interpretacin y seguimiento que brinda, por lo general es habitual que se confunda

equivocadamente con el concepto de organigrama, ya que brinda una rpida visualizacin de algunos aspectos formales de suma importancia. 2. Organizacin por producto/servicios Se presenta en las organizaciones que agrupan las actividades con base en los productos o servicios que comercializan. Es muy comn verla en empresas que tienen gran cantidad de productos y que por ser estos tan extensos resulta incontrolable organizarse como en el caso anterior. Las empresas adoptan este tipo de estructura cuando el crecimiento hace indispensable que se nombre a varios gerentes divisionales, con autoridad sobre las funciones de produccin, ventas y servicio respecto a sus lneas de productos. Lo interesante de esta estructura es que se permite a la direccin general delegar a su ejecutivo divisional amplia autoridad para la realizacin de las diversas funciones que se desprenden del proceso aludido a un producto a un servicio. La principal ventaja es el enfoque de la empresa en la satisfaccin del cliente. 3. Organizacin matricial La estructura matricial agrupa a las personas simultneamente por funciones y divisiones; es decir, combina las estructuras funcional y divisional. El objetivo principal de este tipo de estructuracin es la de buscar la mayor integracin de recursos especializados, lo cual es de gran utilidad cuando se desarrollan proyectos con tiempo definidos, en cuanto a su elaboracin o entrega. A diferencia de los dems tipos de estructuras organizacionales, sta no es aplicable en cualquier tipo de empresa, ya que est pensada para desarrollarse en aquellas que trabajan en proyectos. Es por ello encontrar fcilmente firmas consultoras especializadas, pools de abogados, empresas de ingeniera civil o firmas de publicidad con esta clase de estructura en su organigrama. Lo cierto es que la estructura matricial es bastante til cuando se quiere desarrollar proyectos de manera ms rpida, al tiempo que le sirve a la organizacin para tener en la innovacin y creatividad su ventaja competitiva ms representativa. Sea cual sea la estructura organizacional que adopte su empresa, debe tener muy presente que lo que se busca es realizar la mejor seleccin, la ms ptima, que brinde en el largo plazo una ventaja competitiva en la empresa, al maximizar el talento humano existente frente a las necesidades del mercado. Cul es la estructura organizacional ptima para una empresa? Depende del volumen de transacciones y consecuente carga de trabajo del rea. Tambin depende del tamao de la empresa en trminos de ventas, nmero de personas, sucursales, ubicaciones geogrficas, etc. Una de las variables ms importantes estar dada por la estrategia de la empresa a corto y mediano plazo, las metas y objetivos a cumplir y la situacin actual del mercado y dimensin competitiva. Antes de proponer una teora, es importante entender y revisar acerca de qu entendemos por Estructura Organizacional y qu tipo de estructura existe, dependiendo del tipo de empresa, tamao, industria y dispersin geogrfica, por tomar algunos elementos. La forma en que las empresas deciden organizarse es diferente, cada una decide establecer estructuras que se acoplen al tipo de empresa que es y que tengan como propsito alcanzar de manera eficiente los objetivos que ellas se han propuesto. Los

empresarios han establecida varios tipos de estructura que les permite lograr obtener el mximo aprovechamiento del recursos humanos. Algunos de los tipos de estructuras son: funcional, divisional, horizontal y matricial. La estructura funcional divide el trabajo segn las funciones que se realizan, cada funcin es realizada por personas que poseen las habilidades y conocimientos especficos para cada rea. La estructura divisional divide a la empresa en distintas unidades donde cada unidad posee una mini-estructura funcional. Se puede resumir que se ve a la empresa como un gran conglomerado compuesto por pequeas empresas organizadas. Los organigramas suelen ser piramidales y terminan en un vrtice o pico. Este representa a ese mximo responsable que, en bastantes ocasiones y en empresas medianas y grandes, puede tener una o ms personas interpuestas entre l y el Directorio/Consejo o el Empresario- dueo de la empresa o negocio de que se trate.