Manual de Procesos y Procedimientos

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

UNIDAD DE PLANIFICACIN Y SISTEMAS

FORMULARIO DE PROCEDIMIENTOS
CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Administracin de Almacenes CODIGOS DEL PROCESO Y DE LA OPERACIN A LA QUE PERTENECE EL PROCEDIMIENTO OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Facilitar la incorporacin, registro y manejo de los materiales y suministros incorporados a los Almacenes del SENAPE. Posibilitar una gestin eficiente de los materiales y suministros incorporados. BREVE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Comprende el procedimiento de recepcin de los bienes, incorporacin, registro, almacenamiento, custodia, preservacin, distribucin, inventario y gestin de estos bienes. INSUMOS DEL PROCEDIMIENTO Y SUS ESPECIFICACIONES Documentos de incorporacin (notas de remisin, etc.), originados en: Compras locales y compras por Caja Chica Ajustes de inventario, que impliquen reposicin o sobrantes Muestras, modelos y otros diseos de los materiales ofertados DETALLE DE REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS UTILIZADOS Formulario de Solicitud de Materiales Formulario de Ingreso a Almacenes Kardex fsico y valorado Orden de Compra o contrato, si corresponde Nota de Remisin del Proveedor Documento de Convenio de Donacin o Transferencia, cuando corresponda Factura Otros legalmente exigibles
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PRODUCTOS Y/O RESULTADOS VERIFICABLES DEL PROCEDIMIENTO Todos los bienes incorporados a Almacenes, bajo registro Toda recepcin de bienes comprados por Licitacin Pblica debe contar con el Acta de Recepcin Todas las entregas de bienes son documentados, con autorizacin expresa y en tiempo oportuno Reportes e informes de gestin de existencias, generados oportunamente Inventarios fsicos y valorados, generados oportunamente

OPERATORIA
N
1

RESPONSABLE
Tcnico de Almacenes Activos Fijos

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Recepcin de bienes por compras menores Recibe de la Unidad Administrativa (Contrataciones) la documentacin sustentatoria de las compras realizadas y los bienes adquiridos, ya sea para ser sujetos a verificacin o recepcin definitiva. Coteja la documentacin con lo efectivamente solicitado por el SENAPE, verificando la cantidad y atributos tcnicos, fsicos, funcionales o de volumen de los bienes. Llena el formulario de Recepcin de Bienes con el detalle y costos de los bienes. Se aplicar el criterio de ingreso de bienes sujetos a verificacin, en los siguientes casos: Cuando su inspeccin demande un tiempo prolongado Cuando su verificacin exija criterio tcnico especializado Cuando las condiciones contractuales as lo determinen En estos casos la inspeccin o verificacin no deber durar ms de tres (3) das hbiles, a partir de la fecha de recepcin provisional de los bienes. Recepcin de bienes por compras por Licitacin Pblica

Comisin de Recepcin Tcnico AlmacenesActivos Fijos

Ejecutan las mismas actividades descritas para las compras menores, excepto el llenado del formulario de Recepcin de Bienes, en cuyo lugar se levanta el Acta de Recepcin. En caso de compras de equipos, muebles, maquinaria, herramientas y otros con caractersticas tcnicas especiales, deber intervenir un especialista en la recepcin de los mismos y, un tcnico de Almacenes-Activos Fijos para la codificacin e incorporacin en inventarios Firman el Acta de Recepcin, elaborado por el Tcnico de Almacenes-Activos Fijos. Registro de ingreso a Almacenes-Activos Fijos

Miembros Comisin de Recepcin

Tcnico AlmacenesActivos Fijos

Toma las previsiones necesarias para habilitar los registros de incorporacin de los bienes. Los ingresos a Almacenes-Activos Fijos pueden ser: Por compras locales (incluye compras por Caja Chica) o en el exterior, en cuyo caso se

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debe verificar la documentacin de respaldo. Por donacin, de personas naturales o jurdicas, en cuyo caso se debe elaborar la nota de recepcin, registrar el bien y contabilizarlo. Por transferencias o Entre Almacenes (del Almacn Principal y Subalmacenes) o Por ajustes de inventario. Puede ser por reposicin (la recepcin de bienes por reposicin se presenta cuando el responsable lo entrega en igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado respecto del bien que faltase, como resultados de la inspeccin o inventario, cuando a juicio de la Unidad Administrativa no se trate de un acto intencionado o doloso, se autorizar la reposicin. Puede ser existencia de sobrantes (se presenta cuando realizado el inventario o control sobre los bienes, se determine que el nmero de elementos en existencias es superior al registrado, esta mayor cantidad constar en registro, para lo cual el Tcnico de Almacenes-Activos Fijos elaborar la nota de recepcin e ingresar los bienes). 2 3 Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos Procesa y genera todo tipo de reportes e informes circunstanciales y peridicos. Registra en tarjetas kardex o medio magntico los ingresos de materiales, consignando los siguientes datos: 4 Tcnico AlmacenesActivos Fijos Fecha Nmero de nota de entrega del Proveedor Cantidad recibida Cdigo de identificacin del material

Registra en tarjetas kardex o medio magntico las entregas de materiales, consignando los siguientes datos: Fecha Nmero de despacho Unidad Solicitante Cantidad entregada

Tcnico AlmacenesActivos Fijos

Archiva la documentacin de respaldo. Identificacin

Tcnico AlmacenesActivos Fijos

Aplica el Codificador de Materiales en la identificacin de los bienes adquiridos. Codificacin

Tcnico AlmacenesActivos Fijos

Aplica el Codificador de materiales para codificar los bienes adquiridos, lo cual posibilita su clasificacin, ubicacin verificacin y manipulacin. Clasificacin

Tcnico AlmacenesActivos Fijos

Clasifica los bienes en grupos de caractersticas afines de volumen, peso, aspecto, composicin qumica, frecuencia de rotacin, grado de peligrosidad, etc. Catalogacin

Tcnico Almacenes-

Genera las listas de los bienes codificados y clasificados segn el orden numrico correlativo.

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Activos Fijos Almacenamiento 1 2 Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos Ejecuta las actividades orientadas a conservar, manipular y distribuir los bienes que el SENAPE adquiere para la normal ejecucin de sus operaciones. Efecta la clasificacin, ubicacin, conservacin o custodia, eventual manipulacin (envase, embalajes, etc.), distribucin o entrega de los bienes y los registros necesarios para llevar el control. Verifica y orienta el uso y asignacin racional de las reas y espacios fsicos. Verifica y orienta el mejor uso de las instalaciones de implementos auxiliares, como ser: Estanteras, que pueden ser metlicas o de madera, con o sin cajones, cuyas ventajas de su uso son: o Mejor y ms segura colocacin de los elementos de distribucin permanente o Mejor utilizacin del espacio en altura o Subdivisin racional de los bienes en sus diferentes tipos o Facilidad de acceso a los bienes o Control fcil y seguro del estado de conservacin de los bienes Recipientes para lquidos tales como tanques, barriles, frascos de gran tamao, etc. Contenedores simples, cajas, bandejas, cestas, etc. Soportes especiales, redes implementos de construccin, etc. Tarimas, plataformas porttiles, que pueden contener elementos o materiales que al movilizarse lo hacen en su totalidad. 5 6 7 Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos Utiliza los medios de transporte, motorizados o manuales, que mejor se adapten a las caractersticas y tipo de bienes a ser manipulados. Establece un catlogo o ndice de bienes para facilitar su identificacin y manejo. Aplica las tcnicas adecuadas de almacenamiento para facilitar la ubicacin de los bienes y materiales donde puedan ser racionalmente conservados, a fin de poderlos entregar en las mejores condiciones. Aplicar las normas de seguridad en almacenes, para prevenir riesgos y accidentes que pueden presentarse por diferentes circunstancias o en forma imprevista. Estas normas estn referidas a: Vas de paso directas sin obstruccin de postes, pilares o columnas Espacio apropiado para el almacenamiento de lotes pequeos de abastecimiento y para alistar los despachos Luz y ambiente apropiado Sealizacin y marcacin de puertas, anaqueles, estantes y secciones con el color y numeracin apropiados Sealizacin de peligros, emergencias, extintores, etc. Medios de transporte adecuados Vestuario y equipo de trabajo apropiados Reglamentacin de medidas de seguridad y estricta aplicacin de las mismas.
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Tcnico AlmacenesActivos Fijos

Registra en forma individual los bienes en las tarjetas de kardex o medio magntico correspondientes. Transferencia de bienes

Tcnico AlmacenesActivos Fijos

Ejecuta y supervisa las transferencias: Entre Almacenes. Es la salida de bienes de un almacn con destino a un subalmacn, depsito o similar, para lo cual se requiere: o Autorizacin del Director Administrativo y Financiero o Elaborar la nota o formulario de transferencia, especificando el lugar de destino y la persona responsables Entre el SENAPE y otras entidades. Para lo cual tendr en cuenta: o Autorizacin del Director General Ejecutivo o Nota escrita de la entidad que requiere los bienes con indicacin de destino que se les dar, nombre y cargo del funcionario autorizado para recibirlos o Constitucin de una garanta por parte del solicitante protegiendo el bien, que deber devolverse en el mismo estado en que se recibe o Relacin pormenorizada de los bienes indicando cantidad, estado, especificaciones y si es posible valores. Salida de Almacenes

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Area o Unidad Solicitante Director Administrativo y Financiero Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos servidor pblico Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos

Presenta el formulario Solicitud de Materiales impreso en el sistema SICA (Sistema de Control de Almacenes), para aprobacin por el Director Administrativo y Financiero. Revisa el requerimiento y autoriza la entrega de los bienes solicitados.

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Revisa y verifica los formularios de Solicitud de Materiales presentados por las unidades solicitantes. Verifica la calidad, cantidad y caractersticas de los bienes a entregar y confronta con lo solicitado. Identifica al Servidor Pblico del SENAPE que recoger los materiales. En constancia le hace firmar en el formulario de Solicitud de Materiales. Registra en las tarjetas kardex o en medio magntico las entregas de materiales (entradas, salidas y saldos). Actualiza los registros computarizados de materiales. Gestin de existencias

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Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos

Ejecuta las operaciones administrativas para poner a disposicin de las autoridades y servidores pblicos del SENAPE, en tiempo oportuno y con la calidad y cantidad requerida, todos los bienes solicitados para realizar sus actividades programadas. Determina, para cada item de materiales, los niveles mximo y mnimo de existencias de acuerdo a las necesidades mnimas de materiales de las unidades del SENAPE, la experiencia en el uso de los mismos, las limitaciones de espacio fsico de almacenamiento y capacidad financiera del

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SENAPE. 3 Auditor Interno u otro personal designado por el Director Administrativo y Financiero Realiza los inventarios peridicos de los materiales, el registro de ingresos y transferencias de bienes, la identificacin y codificacin, la disposicin de bienes obsoletos o deteriorados, el oportuno trmite para dar de baja los inservibles o inutilizados, as como los bienes que se han extraviado o perdido y las bajas de los que sufren rotura o vencimiento. Medidas de higiene, seguridad industrial y de salvaguarda 1 2 3 4 5 Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos Tcnico AlmacenesActivos Fijos Vela porque las condiciones ambientales de ventilacin, luz, humedad y temperatura, sean las mas adecuadas para preservar los materiales almacenados. Prev y establece las medidas de emergencia en casos de accidentes, incendios, inundaciones, etc. Adopta medidas de primeros auxilios. Recomienda y ejecuta los contratos de seguros de los bienes materiales. Ejecuta las medidas de seguridad fsica y fortalece las medidas de control para que los bienes no sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorizacin correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

TIEMPO DE DURACIN DEL PROCEDIMIENTO Dependiendo de cada modalidad o accin, puede durar un par de das o varias semanas. Lo importante es optimizar el uso del recurso tiempo.
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Sello y firma

Sello y firma

Sello y firma

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