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SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO

REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS)

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INDICE
REGLAMENTO ESPECFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS) DEL SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO
OBJETIVO .. 3 AMBITO DE APLICACIN .. 3 1. BASE LEGAL DE CREACION .. 3 DE LA ENTIDAD:

2. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO: .. 3 3. NATURALEZA JURDICA DE . 4 4. MXIMA AUTORIDAD .. LA ENTIDAD: (MAE): -

EJECUTIVA 4

A. REGLAMENTO ESPECFICO DE CONTRATACIONES (RE-C)


1. RESPONSABLE DE LICITACIN PBLICA Y CONTRATACIN POR CONCURSO DE 5 PROPUESTAS:

2. RESPONSABLE DE CONTRATACIN MENOR POR COMPARACION DE PRECIOS: .. 5 2.1 CONTRATACIONES . 3. RESPONSABLE DE CONTRATACIN MENOR DE FIRMAS CONSULTORAS Y DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE
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DIRECTAS 6

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CONSULTORIA .. 9

INDIVIDUAL:

4. REA ADMINISTRATIVA: . 9 5. REAS SOLICITANTES: . 9 6. COMISIONES DE .. CALIFICACIN: 10 RECEPCIN: 10 DE CONTRATOS:

7. COMISIONES DE .. 8. RESPONSABLE DE LA 9. AUTORIDAD QUE 11 SUSCRIPCIN 10 LOS RECURSOS DE

RESUELVE

IMPUGNACIN:

B. REGLAMENTO ESPECFICO DE MANEJO DE BIENES


1. RESPONSABILIDAD POR EL . 11 MANEJO DE BIENES: ALMACENES: E INMUEBLES:

2. ADMINISTRACIN DE . 11 3. ADMINISTRACIN DE 12 ACTIVOS FIJOS MUEBLES

C. REGLAMENTO ESPECFICO DE DISPOSICIN DE BIENES INSTITUCIONALES


1. RESPONSABILIDAD POR . LA 13 DISPOSICIN DE BIENES:

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2. BAJA DE BIENES . 14 2.1. Baja por Disposicin . Definitiva 14 de prdida Bienes: fortuita:

2.2. Baja por hurto, robo o . 15

2.3. Baja por mermas, desmantelamiento total o parcial y siniestros: . 15 2.4. Baja por inutilizacin .. u 16 obsolescencia:

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REGLAMENTO ESPECFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS) DEL SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO
OBJETIVO El objetivo del presente Reglamento Especfico del SABS (RE-SABS) es el de aplicar el Texto Ordenado del Decreto Supremo N 27328 de fecha 31 de enero de 2004, su Reglamento y el Texto Ordenado de las Normas Bsicas de los Subsistemas de Manejo y Disposicin de Bienes, de acuerdo con las caractersticas y necesidades de la entidad, identificando las unidades y cargos de los servidores pblicos responsables de la implantacin y funcionamiento del SABS para una administracin de recursos eficiente, oportuna y transparente. AMBITO DE APLICACIN El presente Reglamento Especfico del SABS (RE-SABS), es de aplicacin obligatoria para todas las unidades del SENAPE, segn su estructura vigente, as como para los servidores pblicos sin excepcin en sus diferentes niveles, ya sean ejecutivos, operativos o de asesoramiento. 1. BASE LEGAL DE CREACION DE LA ENTIDAD: 1.1. 1.2. 1.3. Ley N 1788 de septiembre de 1997, de organizacin del Poder Ejecutivo. Decreto Supremo N 25152 de 4 de septiembre de 1998, de creacin del Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE). Decreto Supremo N 28565 de 22 de diciembre de 2005, de organizacin y funcionamiento del SENAPE.

2. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO: La Base Legal del presente Reglamento Especfico es: a) Constitucin Poltica del Estado.
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b) Ley N 1178 de 20 de julio de 1990 de Administracin y Control Gubernamentales. c) Decreto Supremo 23318-A de 3 de noviembre de 1992 de Responsabilidad por la Funcin Pblica y Decreto Supremo N 26237 de 29 de junio de 2001, que lo modifica. d) Texto Ordenado del Decreto Supremo N 27328 de 31 de enero de 2004 y su Reglamento aprobado por Resolucin Ministerial N 760 de 14 de diciembre de 2005. e) Resolucin Ministerial N 533 de 23 de septiembre de 2005, que aprueba los Modelos de Pliegos de Condiciones y Solicitud de Propuestas. f) Texto Ordenado de las Normas Bsicas de los Subsistemas de Manejo y Disposicin de Bienes. g) Manual de Organizacin y Funciones, aprobado mediante Resolucin Administrativa N 95/06 de 20 de septiembre de 2006. h) Otras disposiciones especficas relacionadas con la aplicacin del Reglamento Especfico, aplicables a los procesos de contratacin, manejo y disposicin del SENAPE. 3. NATURALEZA JURDICA DE LA ENTIDAD: El Servicio Nacional de Patrimonio del Estado, cuya sigla es SENAPE, es un rgano de derecho pblico, desconcentrado del Ministerio de Hacienda, sin patrimonio propio, con dependencia funcional el Viceministerio de Tesoro y Crdito Pblico. Tiene estructura propia, autonoma de gestin administrativa y competencia de mbito nacional (Art. 2 del D.S. N 28565 de 22 de diciembre de 2005). 4. MXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE): Director General Ejecutivo (DGE) del SENAPE.

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A. REGLAMENTO ESPECFICO DE CONTRATACIONES (RE-C)


1. RESPONSABLE DE LICITACIN PBLICA Y CONTRATACIN POR CONCURSO DE PROPUESTAS: Autoridad Responsable del Proceso de Contratacin (ARPC): Asesor General Directora de Registro y Promocin Director de Disposicin de Bienes y Recuperacin de Activos Exigibles Director Administrativo y Financiero Director de Liquidacin de Entes Gestores de la Seguridad Social La ARPC que ser designada por el Director General Ejecutivo (MAE), mediante Resolucin Administrativa expresa, es responsable de las contrataciones de bienes, obras y servicios generales, bajo la modalidad de Licitacin Pblica (de Bs.160.001.- a Bs.8.000.000.-) y de servicios de consultora en la modalidad de Contratacin por Concurso de Propuestas (de Bs200.001.- a Bs.800.000.-) y deber cumplir las funciones establecidas en los Artculos 32 y 77 del Reglamento del Texto Ordenado del Decreto Supremo N 27328. 2. RESPONSABLE DE CONTRATACIN MENOR POR COMPARACION DE PRECIOS: Director Administrativo y Financiero Responsable de Compras menores (RCM) El RCM que ser designado por el Director General Ejecutivo (MAE), mediante Resolucin Administrativa expresa, es responsable de las contrataciones de bienes, obras y servicios generales, en la modalidad de Contratacin Menor por Comparacin de Precios (hasta Bs160.000.-) y deber cumplir las funciones establecidas en el Artculo 64 del Reglamento del Texto Ordenado del Decreto Supremo N 27328.
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2.1 CONTRATACIONES DIRECTAS Las contrataciones directas, cuyo objetivo es satisfacer las necesidades menores y urgentes, se realizaran para contrataciones rutinarias, giles y funcionales por lo que no se requerir cotizaciones ni propuestas. Las Contrataciones Directas del SENAPE sern hasta Bs.5.000.- en la Oficina Nacional y hasta Bs.3.000.- en las Oficinas Distritales, cumpliendo con el siguiente procedimiento: 1. Solicitud. Las unidades solicitantes llenarn el formulario de Solicitud de Compra o Contratacin de Servicios, sealando: a) Descripcin del bien o servicio a contratar, incluyendo especificaciones tcnicas o trminos de referencia, si se justifica b) Fecha prevista de recepcin del bien o servicio requerido c) Precio referencial d) Fuente de financiamiento y organismo financiador e) Partida y/o lnea de gasto La solicitud debe contar con la autorizacin del Mximo Ejecutivo del Area Solicitante. 2. Certificacin Presupuestaria. Una vez que la solicitud cuente con la autorizacin del Mximo Ejecutivo del Area Solicitante, ser enviada al Director Administrativo y Financiero, quin derivar a la Unidad Financiera para que se extienda, en el mismo documento, la Certificacin Presupuestaria. Si la solicitud cuenta con saldo presupuestario, ser remitida al Director Administrativo y Financiero. Caso contrario ser devuelta a la Unidad Solicitante. 3. Autorizacin. El Director Administrativo y Financiero autorizar la prosecucin del trmite de contratacin y derivar la solicitud a la Unidad Administrativa, para su procesamiento. las

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4. Proceso de compra de bienes o contratacin de servicios. La Unidad Administrativa ejecutar el proceso de compra y solicitar a una de las empresas del Banco de Proveedores, el envo de una cotizacin, la misma que podr ser recibida va fax. Con el propsito de agilizar el procedimiento de compra, no se aplicar el sistema computarizado SIGMA. 5. Adjudicacin. Se evaluar la cotizacin recibida y se emitir la Orden de Compra u Orden de Servicio, firmada por el Jefe de la Unidad Administrativa y el Director Administrativo y Financiero. 6. Recepcin del bien o servicio. Recepcin de bienes: Una vez recibido el bien, se emitir la Nota de Ingreso al Almacn firmada por el Responsable del Almacn, el Jefe de la Unidad Administrativa y el Mximo Ejecutivo del Area Solicitante. Recepcin de servicios: Una vez recibido el servicio se emitir el Acta de Conformidad, firmado por el Mximo Ejecutivo del Area Solicitante. 7. Pago. La Unidad Administrativa requerir a la Unidad Financiera el procesamiento del pago, adjuntando la siguiente documentacin: 7.1. Pago nico: a) Solicitud de Compra de Bienes o Solicitud de Contratacin de Servicios, firmada y adjuntando la Certificacin Presupuestaria. b) Cotizacin, si se cuenta con la misma. c) Orden de Compra u Orden de Servicios d) Para bienes: Nota de Ingreso al Almacn. Para servicios: Acta de Conformidad e) Factura original o recibo original f) Memorando de Pago firmado por el Director Administrativo y Financiero g) Otra documentacin que se genere durante la ejecucin del procedimiento
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7.2. Varios pagos: En caso que se trate de un servicio continuo que se deba cancelar en varios pagos, se adjuntar la siguiente documentacin: Primer pago: Se adjuntar la documentacin original descrita en el numeral 7.1. Pagos parciales: Adjuntar: a) Fotocopia de la Solicitud de Compra de Bienes o Contratacin de Servicios, incluyendo Certificacin Presupuestaria b) Fotocopia de la Orden de Compra u Orden de Servicio c) Acta de Conformidad por el perodo que corresponda d) Factura original o recibo original e) Memorando de Pago firmado por el Director Administrativo y Financiero f) Otra documentacin que se genere durante la ejecucin del procedimiento. 8. Archivo. La Unidad Financiera efectuar el pago o descargo (si se trata de las oficinas distritales) y archivar la documentacin original, junto al comprobante de pago. En las oficinas distritales se ejecutar el mismo procedimiento, considerando: Las Solicitudes de Compra de Bienes y/o Solicitudes de Contratacin de Servicios, solicitudes de cotizacin, Cuadro Comparativo de Cotizaciones, los cheques, los descargos de fondos y las conciliaciones bancarias deben ser firmadas por el Asistente Administrativo y el Encargado Distrital. Las Ordenes de Servicios u Ordenes de Compra y las solicitudes de elaboracin de contrato, deben llevar la firma del Encargado Distrital.
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3. RESPONSABLE DE CONTRATACIN MENOR DE FIRMAS CONSULTORAS Y DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE CONSULTORIA INDIVIDUAL: Director de Area (Mximo Ejecutivo del Area Solicitante MEJAS) EL MEJAS que ser designado por el Director General Ejecutivo (MAE) mediante Resolucin Administrativa expresa, es responsable de las contrataciones de servicios de consultora, bajo las modalidades de Contratacin Menor de Firmas Consultoras (hasta Bs.200.000.-) y Contratacin de Servicios de Consultora Individual (hasta Bs.400.000.-) y deber cumplir las funciones establecidas en los Artculos 116 y 129 del Reglamento del Texto Ordenado del Decreto Supremo N 27328. 4. REA ADMINISTRATIVA: El rea Administrativa del SENAPE es la Direccin Administrativa y Financiera , cuyo responsable es el Director Administrativo y Financiero. El Director Administrativo y Financiero velar por el cumplimiento de las funciones establecidas en el Artculo 23 del Reglamento del Texto Ordenado del Decreto Supremo N 27328. 5. REAS SOLICITANTES: Se constituyen como reas Solicitantes de la entidad las siguientes: a) b) c) d) e) f) Asesora General, para s y para la Direccin General Ejecutiva Direccin de Registro y Promocin Direccin de Disposicin de Bienes y Recuperacin de Activos Exigibles Direccin Jurdica Direccin Administrativa y Financiera Direccin de Liquidacin de Entes Gestores de la Seguridad Social
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g) h)

Unidad de Auditoria Interna Oficinas distritales del interior del pas.

Las unidades dependientes de las reas Solicitantes sealadas, canalizarn sus requerimientos a travs de las mismas. Las reas Solicitantes cumplirn estrictamente con las funciones establecidas en el Artculo 24 del Reglamento del Texto Ordenado del Decreto Supremo N 27328 6. COMISIONES DE CALIFICACIN: Las Comisiones de Calificacin sern designadas mediante Memorando y cumplirn las funciones establecidas en el pargrafo III del Artculo 26 del Reglamento del Texto Ordenado del Decreto Supremo N 27328 y, dependiendo de la modalidad de contratacin, de acuerdo con los Artculos 41 para Licitacin Pblica, 68 para Contratacin Menor por Comparacin de Precios, 86 para Contratacin por Concurso de Propuestas, 122 para Contratacin Menor de Firmas Consultoras y 129 para Contratacin de Servicios de Consultora Individual. a) Para la modalidad de Licitacin Pblica y Contratacin por Concurso de Propuestas la Comisin de Calificacin ser designada por la Autoridad Responsable del Proceso de Contratacin (ARPC). b) Para la modalidad de Contratacin Menor por Comparacin de Precios, la Comisin de Calificacin ser designada por el Responsable de Compras Menores (RCM). c) Para la modalidad de Contratacin Menor de Firmas Consultoras y Contratacin de Servicios de Consultora Individual, la Comisin de Calificacin ser designada por el Mximo Ejecutivo del Area Solicitante (MEJAS). d) Para Contrataciones por Excepcin, la Comisin de Calificacin ser designada por el Director General Ejecutivo (MAE).

7. COMISIONES DE RECEPCIN: Las Comisiones de Recepcin sern designadas por el Director General Ejecutivo (MAE), mediante Memorando y cumplirn las funciones establecidas en el pargrafo III del Artculo 27 del Reglamento del Texto Ordenado del Decreto Supremo N 27328.
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8. RESPONSABLE DE LA SUSCRIPCIN DE CONTRATOS: Los Contratos emergentes de procesos de contratacin sern suscritos por el Director General Ejecutivo (MAE). El Director General Ejecutivo podr delegar la suscripcin de contratos en los siguientes casos: i. ii. iii. Contratacin Menor por Comparacin de Precios, en el Director Administrativo y Financiero. Contratacin Menor de Firmas Consultoras, en el Director Administrativo y Financiero. Contratacin de Servicios de Consultora Individual, en el Mximo Ejecutivo del Area Solicitante (MEJAS). AUTORIDAD QUE RESUELVE LOS RECURSOS DE IMPUGNACIN: Cuando se presenten Recursos Administrativos de Impugnacin, stos sern resueltos por el Director General Ejecutivo del SENAPE.

9.

B. REGLAMENTO ESPECFICO DE MANEJO DE BIENES


Los procedimientos para el Manejo de Bienes, se adecuarn estrictamente a los procedimientos establecidos en el Texto Ordenado de las Normas Bsicas de los Subsistemas de Manejo y Disposicin de Bienes. Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes: a) Administracin de Almacenes. b) Administracin de Activos Fijos Muebles. c) Administracin de Activos Fijos Inmuebles.

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1. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES: El responsable principal, ante el Director General Ejecutivo (MAE), por el Manejo de Bienes, es el Director Administrativo y Financiero. 2. ADMINISTRACIN DE ALMACENES: Para la Administracin de Almacenes la entidad cuenta con el (los) siguiente(s) almacn(es): Almacn de Material de Escritorio, Oficina Nacional La Paz. Responsable: Tcnico de Almacenes. Almacn de Bienes Residuales, El Alto. Responsable: Almacenero El Alto. Las funciones que cumple el responsable de Almacenes (y Activos Fijos) son las siguientes: a) Realizar la recepcin de bienes de consumo b) Registrar el ingreso de existencias c) Codificar, clasificar y catalogar los bienes o materiales d) Registrar la salida de Almacenes e) Mantener actualizado el Sistema de Control de Almacenes (SICA) f) Efectuar la gestin de existencias g) Implantar medidas de salvaguarda h) Registrar en el SICA todas las transacciones efectuadas i) Mantener un inventario actualizado de existencias

3. ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES: Para la Administracin de Activos Fijos Muebles e Inmuebles el SENAPE cuenta con la Unidad Administrativa cuyo responsable es el Jefe de la Unidad Administrativa. Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos (y Almacenes) son las siguientes:
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a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Realizar la recepcin de bienes de uso Registrar el ingreso de los bienes muebles e inmuebles Codificar, clasificar y catalogar los bienes o materiales Registrar la salida de los bienes Mantener actualizado el Sistema Computarizado de Control de Bienes Muebles e Inmuebles Efectuar la gestin de existencias de bienes muebles e inmuebles Implantar medidas de salvaguarda Registrar en el Sistema Computarizado todas las transacciones efectuadas Mantener un inventario actualizado de existencias de bienes muebles e inmuebles

C. REGLAMENTO ESPECFICO DE DISPOSICIN DE BIENES INSTITUCIONALES


Los procedimientos para la Disposicin de Bienes Institucionales, se adecuarn estrictamente a los procedimientos establecidos en el Texto Ordenado de las Normas Bsicas de los Subsistemas de Manejo y Disposicin de Bienes. Los tipos de Disposicin de Bienes son los siguientes: a) modalidades: Arrendamiento Prstamo de Uso o Comodato
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Disposicin

Temporal

con

las

siguientes

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b) modalidades: Enajenacin Permuta

Disposicin

Definitiva,

con

las

siguientes

1. RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIN DE BIENES: El responsable principal, ante el Director General Ejecutivo (MAE), por la Disposicin de Bienes, es el Director Administrativo y Financiero. Las funciones que cumple el responsable de la Disposicin de Bienes son las siguientes: a) Identificar los bienes a ser dispuestos, verificando la informacin sobre los mismos, contenida en los registros que lleva el SENAPE. b) Realizar el anlisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa, tomando en cuenta la situacin legal y condicin actual de los bienes. c) Determinar la modalidad de disposicin a utilizarse de todos y cada uno de los bienes. d) Determinar el precio base de los bienes a disponer en funcin del artculo 156 del Decreto Supremo N 27328 e) Elaborar el informe y recomendacin sobre la disposicin de bienes institucionales. 2. BAJA DE BIENES La Baja de Bienes que no se constituye en una modalidad de disposicin; consiste en la exclusin de un bien en forma fsica y de los registros contables de la entidad, cuyos procedimientos, de acuerdo con cada una de las causales establecidas en el Artculo 209 del Texto Ordenado de las Normas Bsicas de los Subsistemas de Manejo y Disposicin de Bienes, son los siguientes: 2.1. Baja por Disposicin Definitiva de Bienes: Concluido el proceso de disposicin, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento del Texto Ordenado del D.S. N 27328, la Direccin
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Administrativa y Financiera instruir a la Unidad Financiera dar de baja el o los bienes enajenados, adjuntando los originales de los siguientes documentos: o Minuta de transferencia o Acta de Entrega del bien al nuevo propietario La Unidad Financiera proceder a dar de baja de los registros contables el o los inmuebles dispuestos.

2.2. Baja por hurto, robo o prdida fortuita: En caso que se produjera un hurto, robo o prdida fortuita, el Director Administrativo y Financiero instruir a la Unidad Financiera la exclusin de los bienes de los registros contables, adjuntando la siguiente documentacin: o Hurto o robo: o Informe final de la investigacin realizada por la Polica Tcnica Judicial o Informe del Responsable de Activos Fijos/Almacenes detallando el cdigo, marca, serie, valor y otros del bien o Informe de la Empresa Aseguradora o Prdida fortuita: o Informe del Responsable de Activos Fijos y Almacenes detallando el cdigo, marca, serie, valor y otros del bien o Informe de la Empresa Aseguradora La Direccin Administrativa y Financiera y la Direccin Jurdica efectuarn las acciones necesarias para que el funcionario al cual le fue asignado el bien lo reponga al SENAPE.

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2.3. Baja por siniestros:

mermas,

desmantelamiento

total

parcial

En caso que se produzca una merma, desmantelamiento total o parcial o algn tipo de siniestro, el Director Administrativo y Financiero instruir a la Unidad Financiera la exclusin de los bienes de los registros contables, adjuntando la siguiente documentacin: Informe del Responsable de Activos Fijos y Almacenes detallando segn corresponda: Merma: o Motivos de la merma

Desmantelamiento: o Informe Tcnico sobre los bienes desmantelados (motivos, estado, posibles usos posteriores, recuperacin de partes, etc.) Siniestros: o Informe del siniestro adjuntando fotografas, cartas u otros documentos de respaldo o Informe de la Empresa Aseguradora o Informe de la Polica, si corresponde En todos los casos se deber detallar la informacin del bien (cdigo, marca, serie, valor y otros). 2.4. Baja por inutilizacin u obsolescencia: Para dar de baja bienes por inutilizacin u obsolescencia, cuando se trate de equipos de computacin, el Area de Sistemas de la Unidad de Planificacin y Sistemas, elevar al Director Administrativo y Financiero un informe pormenorizado de los bienes a ser dados de baja, justificando los motivos y causas de su condicin, adems de incluir la evaluacin de recuperar las partes, accesorios y componentes que an sean tiles o que signifiquen un retorno econmico para el SENAPE.
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En el caso de bienes que no sean de computacin, ser el Responsable de Activos Fijos y Almacenes quin, va el Jefe de la Unidad Administrativa, elabore el informe. En base al Informe Tcnico de Sistemas o de Activos Fijos, el Director Administrativo y Financiero instruir a la Unidad Financiera dar de baja el o los activos de los registros contables. En todos los casos, una vez realizada la baja del o los bienes de los registros contables, el Director General Ejecutivo (MAE), definir la destruccin, donacin, entrega o transferencia de los bienes dados de baja.

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