PLATAFORMA DE GESTIN DE PROYECTOS-REDMINE: FUNCIONALIDADES

Para: Plataforma SW Pblico .

Emergya Ingeniera Nuevo Tajmar, 555 Piso 6 Las Condes Santiago Chile. Tfno. : +562 4273917

www.emergya.com. negocio-chile@emergya.com

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NDICE DE CONTENIDO
1.- PLATAFORMA REDMINE..................................................................................................................................................... 4
1.1.- Cuadro resumen de requerimientos.............................................................................................................................................5 1.2.- Vistazo generales de la herramienta ...........................................................................................................................................7 1.3.- Caractersticas particulares y respuesta a requerimientos tcnicos.....................................................................................................8
1.3.1 .Usuarios.................................................................................................................................................................................. 8 1.3.2 .Proyectos............................................................................................................................................................................... 10 1.3.3 .Informes................................................................................................................................................................................. 14 1.3.4 .Inicio..................................................................................................................................................................................... 17 1.3.5 .Horas y avance....................................................................................................................................................................... 18 1.3.6 .Buscador global...................................................................................................................................................................... 19 1.3.7 .Preferencias de usuario............................................................................................................................................................. 19 1.3.8 .Administracin........................................................................................................................................................................ 20 1.3.9 .Calendario............................................................................................................................................................................. 21

2.- SEGURIDAD DE DATOS.................................................................................................................................................... 22 3.- INFRAESTRUCTURA DE TOLERANCIA A FALLAS.................................................................................................................... 23

3.1.- Funciones y obligaciones del personal ......................................................................................................................................23 3.2.- Registro de incidencias ..........................................................................................................................................................23 3.3.- Control de acceso ................................................................................................................................................................24 2

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3.4.- Identificacin y autenticacin...................................................................................................................................................24 3.5.- Cifrado de comunicaciones.....................................................................................................................................................24 3.6.- Alta disponibilidad y tolerancia a fallos.....................................................................................................................................25

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1.- PLATAFORMA REDMINE

Emergya, desde su experiencia en la puesta en marcha de solucionespara sus clientes as como en el desarrollo diario de su actividad, confa en la solucin para gestin de proyectos Redmine 1. Se trata de una solucin de cdigo abierto de extendido uso, tanto en el mbito pblico como el privado, y destinada a facilitar el control y seguimiento de proyectos, canalizando la comunicacin entre los distintos actores participantes y ofreciendo adems un mplio abanico de posibilidades de personalizacin.

Administracin Usuarios Flujos de trabajo Tipos de tareas Roles/cargos Extensiones

Preferencias Inicio personalizado

Mis proyectos Mis tareas Noticias Actividad reciente

Proyecto 1 Proyecto n Datos bsicos

Descripcin Departamento Inicio/fin Presupuesto

Datos usuario
Nombre completo Direccin de correo Contrasea Idioma

Equipo trabajo
Participantes Roles costo
Registro actividad

Generador Informes
Actividad Avance Costos Personalizable Cuadro de mando

Tareas
Tipo Descripcin Esf. estimado

Nivel de notificacin
Todos los proyectos Mis proyectos Slo mis tareas

Herramientas
Foros Wiki Documentos Noticias Calendario Gantt

1 http://www.redmine.org

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1.1.- CUADRO RESUMEN DE REQUERIMIENTOS

En la tabla siguiente se listan los requerimientos exigidos a la plataforma de gestin de proyecto. En la columna Cumple se observa que todos los requerimientos son cumplidos por la plataforma de gestin de proyectos que Emergya propone. La columna Built in indica si dicha funcionalidad se encuentra implementada por defecto en la plataforma. La columna Ext indica si dicha funcionalidad se implementa como una extensin (plugin). La columna Config indica si dicha funcionalidad es parametrizable mediante configuracin en RedMIne. 1. Usuarios 1.1Administrador de Directores de Proyectos 1.2 Administrador de proyectos 1.3 Usuarios 1.4 Stakeholders 2. Proyectos 2.1 Listado de proyecots (Activos/Inactivos/Plantillas) 2.2 Detalle de proyecto 2.3 Aadir Proyecto 2.4 Equipo del Proyecto 2.5 Tarea 2.5.1 Subtarea 2.6 Documentos adjuntos 2.7 Minutas de reunin 2.8 Comunicaciones X X X X X X X X X Cumple Built in Ext. Config. 3. Informes X X X X X X X X 3.1 Informe de Horas Ingresadas 3.2 Informe Resumen y Detalle de Horas 3.3 Informe de horas consolidadas 3.4 Informe de estado tareas y resp. 3.5 Informe avance gral. y detallado 3.6 Informe costo por proyecto 3.7 Grfico resumen proyecto 3.8 Grfico curva avance 3.9 Grfico curva costos 3.10 Grfico disponibilidad Usuarios 4. Inicio 4.1 Mis proyectos 4.2 Mis tareas 4.3 Mis comunicaciones X X X Cumple Built-in Ext. X X X X X X X X X X Confi.

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2.9 Costos

4.4 Mis informes 4.5 Mis notas

X X

5. Horas y avance 5.1 Horas y % de avance 5.2 Horas y minutos con % avance 5.3 Tareas/subtareas asignadas, o por proyecto 5.4 Filtros de despliegue Tareas/Subtareas 6. Buscador Global 6.1 Proyectos 6.2 Tareas 6.3 Usuarios 6.4 Documentos 6.5 Comunicaciones

Cumple Built in Ext. Config. 7. Preferencias X X X X 7.1 Cambiar contrasea 7.2 Notificaciones 8. Administracin 8.1 Administracin de usuarios 8.2 Registro de acceso X X X X X 8.3 Administracin de tipos de tareas 8.4 Administracin de cargos 9. Calendario 9.1 Calendario de compromisos 9.2 Vista Diarias, Semanal y Mensual 9.3 Vista de Eventos de mltiples usuarios 9.4 Manejo de eventos repetitivos

Cumple Built in Ext. X X

Config

X X X X

X X X X

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1.2.- VISTAZO GENERALES DE LA HERRAMIENTA

La imagen a continuacion recoge un primer vistazo resumen de la herramienta propuesta con informacin sobre un proyecto real.
Acceso a mdulos funcionales Bsqueda y selector de proyecto

Participantes y roles

Vista rpida dedicacin y acceso a informes

Datos del proyecto

Tareas por tipo

A travs de esta interfaz se dispone de acceso al resto de herramientas del sistema, as como a un resumen de la informacin ms relevante del proyecto: miembros y cargos, datos de cliente/colaborador, presupuesto, etc.

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1.3.- CARACTERSTICAS PARTICULARES Y RESPUESTA A REQUERIMIENTOS TCNICOS

1.3.1 .USUARIOS
Redmine permite asignar distintos miembros y cargos a un proyecto. Inicialmente se identifican 4 roles principales , sobre los que se modelar la poltica de permisos y restricciones de acceso, tanto a informacin como a herramientas (informes, dedicacin, etc). A continuacin se propone un escenario de capacidades que, en cualquier caso, ser consensuado con la Direccin del Proyecto antes de su implantacin.

Administrador de Directores de proyecto: dispone de todos los privilegios de gestin de la plataforma.

Responsable de la administracin general del sistema. Dispone de acceso a datos agregados sobre mltiples proyectos, como dedicacin, avance, etc. as como cualquier otro indicador mediante el mdulo de generacin de informes.

Puede aadir nuevos proyectos y subproyectos (ilimitado) Puede gestionar (aadir, borrar, habilitar-deshabilitar) usuarios sin lmite. Pleno acceso y gestin de parmetros de los proyectos. Pleno acceso a la gestin de actividades y subactividades de los proyectos. Pleno acceso a la gestin de privilegios y flujos de trabajo asociados a cada tipo de actividad.

Administrador de proyectos: su mbito de actuacin queda reducido a un proyecto o conjunto de proyectos de los que es responsable.

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Puede asignar recursos (usuarios) ya existentes a un proyecto Establece el cargo Pleno acceso a la generacin de informes sobre actividad en el mbito de los proyectos que le estn asignados.

Usuarios: personal disponible que participa en proyectos con distintos niveles de responsabilidades. En funcin de las necesidades que se identifiquen, se modelaran distintos perfiles/cargos de usuario atendiendo al papel que desempean en los proyectos.

Stakeholders

Participan de forma puntual en proyectos. Cuentan con acceso limitado a la informacin

Los perfiles de usuario, permisos y flujos de trabajo definitivos se modelan durante la Implantacin y pueden ser modificados en cualquier momento por el administrador

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1.3.2 .PROYECTOS
El mdulo de administarcin de Redmine permite proyectos. A travs de una interfaz de usuario sencilla, el sistema permite archivar eliminar, archivar y realizar bsquedas sobre el listado de proyectos, as como dar de alta nuevos proyectos y subproyectos. El primer paso para la creacin de un nuevo proyecto es la introduccin de los detalles particulares del proyecto. Datos como cliente/departamento, descripcin, presupuesto y miembros que van a participar son algunos de los ejemplos ms claros. Esta informacin es suministrada por el Administrador de proyecto al que a sido asignado y est disponible para su consulta y/o modificacin posterior a travs de la pestaa configuracin (de acceso est restringido a los perfiles anteriores) El administrador del proyecto podr seleccionar adems entre el conjunto de disponibles en la plataforma de forma opcional para adecuarla a las necesidades del nuevo proyecto.
Proyectos anidados Administrador

Buscador

Alta proyecto

gestionar

fcilmente

mltiples

Datos bsicos
Descripcin Departamento Inicio/fin Presupuesto

Equipo trabajo
Participantes Roles costo

Herramientas
Foros Wiki Documentos Noticias Calendario Gantt

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Entre estas herramientas se encuentran:

Tabln de noticias Control de tiempo Documentos Ficheros Cuadro de mtricas

El proyecto ya est registrado y dispone de un conjunto de herramientas. El siguiente paso ser incorporar a las personas que participarn de forma directa en la realizacin de tareas.

Encuentra al usuario

Indica el cargo

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Una vez formalizada la creacin del nuevo proyecto y configurados los detalles sobre mdulos, miembros, etc.se puede dar paso a la creacin de tareas y subtareas que lo componen. Redmine permite establecer distintas categoras, facilitando as el seguimiento de actividaes al contar con mayor granularidad, adems de permitir la personalizacin de atributos de inforamacin asociados a cada tipo de actividad. A continuacin se recoge la informacin bsica a cada tarea.

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El sistema permite adems vincular dos o ms tareas en base a distintos tipos de relacin, concretamente:

Tarea A es duplicada de B

A bloquea B A es subtarea de B A es anterior a B

Cada tarea registra el historial de trabajo a modo de bitcora, facilitando el seguimiento y la evaluacin de acciones realizadas desde su creacin hasta el cierre. Redmine ofrece la posibilidad de exportar esta informacin en formato imprimible (pdf) as como aadir la informacin a un canal de feeds.
Tareas
Tiempo dedicado Estado Notas Archivos adjuntos Fecha inicio/fin % ejecucin Esfuerzo estimado Tipo actividad

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1.3.3 .INFORMES
Redmine con una potente herramienta de generacin de informes que permitir sacar el mayor partido a la informacin recogida en la plataforma. Distinguimos entre tres tipos de informes:

Informes de actividad y dedicacin al proyecto: tienen como finalidad la de obtener informacin sobre tiempo dedicado a las distintas actividades del proyecto de forma sencilla y en base a distintos criterios fcilmente personalizables. La herramienta permite adems exportar los resultados a formato de hoja de clculo (CSV).

Seleccinb de periodo temporal

Criterio de consulta
3

Resultados

Exportable hoja de clculo

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Informes de situacin sobre tareas, estado y avance: permite generar informes personalizados en base a cualquier criterio o criterios de seleccin. El sistema permite adems almacenar El resultado de estos informes puede exportarse

Indica criterio de seleccin

Selecciona filtro

Guardar consulta?

Resultados

Exportable

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Cuadro de mando y grfico resumen de proyecto: proporciona informacin a alto nivel y de forma grfica sobre un conjunto de indicadores clave de proyecto de forma peridica, tales como:

Esfuerzo incurrido Costos asociados Gastos % ejecucin Desvos con respecto a planificacin inicial Riesgos e incidencias etc.
El cuadro de mando se basa en un desarrollo realizado por Emergya y liberado como software libre a la comunidad Redmine http://www.redmine.org/plugins/redmine_cmi

La extensin PluginCharts 1permite adems contar con grficos asociados a las principales actividades del proyecto, grado de avance y carga de trabajo.

1 http://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/PluginCharts

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1.3.4 .INICIO
La pgina personal de cada usuario puede ser personalizada fcilmente, aadiendo nuevos bloques de informacin y organizndolos mediante drag & drop, accediendo a informacin sobre proyectos, tareas, noticias y comunicaciones, actividad reciente, informes y notas.

Acceso a mi pgina
2

Informacin de usuario
4

Actividad reciente

Aade/elimina/mueve bloques

Proyectos en los que participo

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1.3.5 .HORAS Y AVANCE

Redmine permite conocer el avance del proyecto tomando como punto de partida el esfuerzo estimado e incurrido a nivel de tarea.

% avance tarea

3
Adicionalmente, gracias a la planificacin de tareas en hitos, podemos acceder los datos agregados de avance a nivel proyecto y de hito. Esta informacin est disponible a travs de la vista de planificacin del

Hito
2

Horas estimadas e incurridas

Informacin agregada en hitos de proyecto

4

Avance global por hito

Resumen tiempos

Avance multicriterio

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1.3.6 .BUSCADOR GLOBAL

El motor de bsqueda facilita la localizacin de informacin relativa a proyectos, tareas, usuarios, noticias y documentos.

1.3.7 .PREFERENCIAS DE USUARIO

Las preferencias de usuario (nombre, apellido, direccin de correo a efectos de notificacin, nivel de notificacin) son fcilmente configurables a travs de Mi cuenta. Las notificaciones llegan de forma automtica a travs de correo electrnico, indicando en el asunto el nombre de proyecto, cdigo de tarea e informacin sobre la notificacin (cambio de estado, nueva tarea, nuevo comentario...)
2 1

Cambio de contrasea

Personalizar notificaciones

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1.3.8 .ADMINISTRACIN
El usuario administrador dispone de un panel a travs del cual gestionar los principales parmetros de la plataforma, como la gestin de usuarios, grupos y perfiles. La gestin de usuarios se realiza a travs de un cmodo listado a travs del cual se puede buscar a un usuario a travs del buscador, modificar sus preferencias, aadir o eliminar nuevos usuarios. Este mismo registro muestra la antigedad de los usuarios, as como el registro de acceso a la plataforma. Un mismo usuario puede desempear distintas funciones dependiendo del proyecto. Para facilitar la gestin de cargos Una de las herramientas ms verstiles proporcionadas es la de personalizacin de flujos de trabajo. A travs de esta herramienta es posible modelar de forma sencilla el proceso de trabajo en el da a da de los proyectos. Para ello, Redmine permite asignar flujos de trabajo en base a cargo, tipo de actividad y estado de las peticiones/tareas.
Cargos

Usuarios

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1.3.9 .CALENDARIO
El mdulo de calenario permite consultar las actividades planificadas y asignadas a cada usuario, as como hitos relevantes del proyecto o cualquier otro tipo de evento, facilitando la tarea de planificacin de tareas y reuniones, y la gestin ms eficiente de los recursos disponibles. Mediante el uso de la extensin Periodic Tasks 1 se incluye la posibilidad de programar actividades peridicas (reuniones de seguimiento, auditoras, etc),

1 http://www.redmine.org/plugins/periodictasks

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2.- SEGURIDAD DE DATOS

Las copias de seguridad se realizarn con periodicidad semanal. Los mecanismos de recuperacin de la informacin garantizan la reconstruccin del estado de los datos respecto a la ltima copia de respaldo realizada minimizando as cualquier prdida que pudiera producirse. La copia manual de los datos slo estar autorizada si hubiera problemas justificados o en los sistemas de informacin. Esto es, sistemas inestables, problemas elctricos que afecten a las mquinas, problemas en la restauracin de la copia de seguridad, etc. Por otra parte, el sistema de respaldo y recuperacin ser probado con una periodicidad mxima de 6 meses. Cada recuperacin que tenga que darse, como medida de seguridad de nivel medio, supondr que se d de alta una incidencia en el registro de incidencias de soporte definido. Gracias a esto se mantendr una herramienta centralizada de informacin que aglutine todo evento excepcional del sistema de informacin.

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3.- INFRAESTRUCTURA DE TOLERANCIA A FALLAS

3.1.- FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL PERSONAL
Como primera medida bsica, se propone realizar una relacin de perfiles que por alguna razn justificada, necesiten acceso a los sistemas de informacin del proyecto. Es decir, se debe crear una relacin de: Los perfiles o personas que requieran algn tipo de acceso. La relacin de sistemas de informacin a los que tienen acceso. El nivel de acceso (acceso de lectura, acceso de modificacin, etc.)

3.2.- REGISTRO DE INCIDENCIAS

Se debe garantizar que toda incidencia relacionada con los datos o los sistemas de informacin que los alojan, tendrn un soporte canalizado por un registro de incidencias que documentar todo problema detectado. Toda incidencia deber incluir el tipo de incidencia, el momento de la deteccin, la persona que realiza la notificacin, las personas notificadas, los efectos que se hubieran derivado de la incidencia as como las medidas correctoras aplicadas.

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3.3.- CONTROL DE ACCESO

No slo se deber tener una relacin de los accesos para que los perfiles adecuados tengan claros sus permisos, tambin se pondrn los los medios para que los usuarios slo tengan acceso a los recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones.

3.4.- IDENTIFICACIN Y AUTENTICACIN

El proceso de identificacin deber garantizar tener un nivel de seguridad ptimo. El mecanismo deber permitir la identificacin de forma inequvoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de informacin y la verificacin de que est autorizado. Las contraseas de los sistemas de identificacin debern ser almacenadas, distribuidas y asignadas garantizando la confidencialidad e integridad. Para tal fin, se utilizarn sistemas de cifrado de contraseas a la par de conexiones seguras en el proceso de identificacin. Adems, se introducir una medida de nivel medio que limite el nmero de posibilidades de introducir la contrasea incorrecta. Gracias a esta medida se anular el xito de cualquier ataque por fuerza bruta.

3.5.- CIFRADO DE COMUNICACIONES

La seguridad en las comunicaciones cliente servidor resulta imprescindible para evitar el robo de informacin por terceras personas no autorizadas. La plataforma de gestin de proyectos contar con un certificado en servidor que garantice el cifrado e integridad de la informacin.

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3.6.- ALTA DISPONIBILIDAD Y TOLERANCIA A FALLOS

Para garantizar la disponibilidad de la herramienta antes situaciones de (fallas hardware, comunicaciones, etc) se pone a disposicin del servicio una arquitectura hardware redundante alojada en distintas ubicaciones geogrficas.

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