Sei sulla pagina 1di 10

Proposito general de la empresa Necesidades que va a satisfacer la empresa Las empresas tiene la necesidad de gestionar eficientemente la propia empresa.

Muchas veces los directivos se preocupan de las ventas y los costes dejando a un lado la eficiencia de la gestin. Eficiencia en la gestin implica que cualquier proceso interno o de relacin con los agentes externos de la empresa se realiza en el menor tiempo posible, con el menor numero de recursos y con el menor coste. La eficacia en la gestin implica no solo la gestin de los procesos internos, sino tambien la eficacia en los procesos externos. Procesos de gestin: Ventas Compras Almacenes Tesorera RRHH Proyectos Fabricacin Distribucion Procesos internos y externos Los procesos internos se realizan en el interior de la empresa sin relacin alguna con los agentes exteriores Los procesos externos son los que realiza la empresa en relacin con los agentes externos. Ejemplos: Las ventas tiene un proceso externo que es recibir un pedido del cliente, unos procesos internos como generar un pedido interno, aprobar el pedido , emitir la factura y de nuevo otro proceso externo como cobrarla. Los procesos de gestin puede que ser procesos internos puros (Almacenes) procesos mixtos (Ventas) o procesos externos (la fabricacin est externalizada) Los medios que tiene una empresa para obtener la eficiencia son: Organizacin Uso eficiente de las nuevas tecnologas. La organizacin: Si la empresa est organizada, todo el mundo sabe cual es su papel y como debe realizar cada proceso , tendremos una empresa eficiente. Tradicionalmente las empresas se organizan en departamentos. Hay que considerar cuando medimos la eficiencia de una empresa no solo la eficiencia interna de cada departamento, sino la eficiencia de su relacin con el resto de los departamentos de la empresa. Remito a la experiencia personal de cada uno el identificar si esas relaciones interdepartamentales son eficientes en el mundo real.

En una empresa es frecuente que cada departamento utilice sus propias aplicaciones y que el intercambio de informacin entre ellas sea un verdadero caos. Uso eficiente de las nuevas tecnologas, recalco el uso eficiente, ya que muchas veces las nuevas tecnologas mal aplicadas se convierten en la fuente principal de ineficiencia o al menos en el bloqueo de conseguir una empresa mas eficiente. Es evidente que una empresa moderna, no puede vivir sin las nuevas tecnologas aplicadas a su gestin. A nadie se le ocurre hacer una factura con maquina de escribir , aunque si estamos acostumbrados a ver facturas hechas con Excel. Las nuevas tecnologias deben centrarse en gestionar la informacin que fluye por la empresa de una forma eficiente. Los sistemas de informacin deben recoger la informacin necesaria para la empresa, transmitirla a quien la necesita y cuando la necesita sin duplicidades ni degradacin de la misma. Como ejemplo podramos definir un parmetro de eficiencia de la empresa basado en cuantas veces es necesario dar de alta a un empleado en las aplicaciones de la empresa. Si este numero es mayor que uno, la empresa es ineficiente. Si hay que dar de alta al empleado en nominas, directorio telefnico, usuario del dominio, etc pero hay que teclear repetidamente el nombre y apellidos, esta claro a vista de cualquiera que la informacin no ha fluido eficientemente en la empresa. Este ejemplo, puede ser anectotico y que el coste de conseguir que solo una vez se escriba el nombre y apellidos del empleado en los sistemas de la empresa, puede no justificar su implementacin, pero hay situaciones mas preocupantes cuando tenemos que dar de alta a un cliente varias veces, en nuestro sistema de facturacin y en nuestro sistema de CRM, o dar de alta las referencias de los productos en varios sistemas a la vez. Pues bien esa necesidad de la empresa de gestionarse eficientemente, es lo que pretendemos cubrir con nuestro producto. Como cubrimos esa necesidad. Como hemos mencionado anteriormente para conseguir una empresa eficiente necesitamos una organizacin eficiente que use sistemas de informacin eficientes. Nuestra propuesta es primero conseguir un sistema de informacin eficiente que cubra todos los aspectos de gestin de la empresa. Este sistema debe estar adaptado a los procesos organizativos de la empresa. Una vez que tenemos el modelo de funcionamiento es encajar los recursos necesarios para que se obtenga una operacin eficiente de los sistemas de informacin y por tanto una eficiencia global de la empresa. Dicho de otra forma si sabemos como queremos que funcione la empresa y ponemos los sistemas de informacin a punto y los empleados tienen claro como realizar esos procesos, tendremos una empresa eficiente. Llegado a este punto, nos encontramos con dos realidades, las empresas consolidadas y las empresas en creacin. Desafortunadamente las empresas ya consolidadas arrastran sus vicios, producto de su historia y es difcil y en algunos caso imposible conseguir una empresa eficiente. La experiencia demuestra que muchas veces el intento de mejorar acarrea mayores ineficacias. Me refiero a empresas que pretenden que una implatacin de Oracle o SAP van a solucionar sus problemas.

En cambio las empresas que se estn creando, tienen todava la oportunidad de comenzar de una forma eficiente, si son capaces de tener la visin global de la empresa y su funcionamiento y no permiten dejar a la improvisacin los procesos de la empresa. El objetivo de nuestro producto es conseguir que una empresa de nueva creacin comience su actividad con los procesos automatizados al mximo, de forma que el crecimiento de la empresa no termine axfisiandola. En otras palabras implantar desde el principio el sistema de gestin de la empresa, independientemente de si la empresa emite una factura al mes o cien. El problema es que el empresario o emprendedor est mas preocupado en vender o en la financiacin que en como hacer una factura. Cuando tenga la primera venta, ya hare la factura en Word o mejor en Excel que ya me hace los clculos. Tenemos que luchar contra ese planteamiento y exigir al empresario emprendedor que al igual que tiene un plan de marketing, plan financiero o plan de produccin, tenga tambin definido un plan de gestin, donde detalle como va a recibir los pedidos, como va realizar las compras, como va a gestionar los cobros, etc Nuestra propuesta es poner a disposicin del empresario/emprendedor una herramienta de simulacin que le permita definir todos los procesos que necesita a su nivel. Y posteriormente convertir esa herramienta de simulacin en el sistema de informacin de su empresa. Dicho as parece muy pretencioso el objetivo, pero pensamos que si el empresario/emprendedor reflexiona sobre el funcionamiento de la empresa mientras la modeliza en el simulador y prueba su funcionamiento, ya no querr desprenderse de la herramienta. Que hace un simulador de gestin empresarial: Es una aplicacin que permite modelizar todos los procesos de la empresa ( y digo todos porque si nos dejamos uno ya tenemos la puerta abierta a la ineficacia) de una forma rpida y al igual que un simulador poner al empresario en situaciones de estrs. Modelizar: Definir los clientes Definir los productos Definir los proveedores Definir los procesos de transformacin Etc.. El 95% de las empresas hacen lo mismo, compran y venden y lo que les diferencia es el volumen. De hecho la complejidad de una empresa no est necesariamente relacionada con su volumen. Puede haber empresas gigantes como coca-cola que vende un producto muy simple y en cambio puede haber empresas pequeas con una gran complejidad tecnolgica. Salvando las distancias y abstrayndonos del volumen, cree usted que se podra gestionar la coca-cola con el contaplus? El ejemplo viene al caso para reflexionar que curiosamente las empresas vienen haciendo lo mismo durante aos y curiosamente mantienen los mismos problemas.

Por tanto yo estara dispuesto a asegurar que el 80 % de los procesos de la coca-cola y de su empresa son los mismos, simplemente cambia el volumen. Y que seguramente el 95% de los procesos de su empresa son los mismos que los de su competidor. Y en la manera que usted pueda automatizarlos, obtendr una importante ventaja competitiva. Bien una vez que hemos modelizado nuestra empresa, el simulador debera simular los procesos externos de forma que podamos entrenarnos en nuestros procesos internos. Es decir el simulador nos har llegar pedidos de nuestros clientes, recibiremos materias primas de nuestros proveedores , cobraremos las facturas, y recibiremos reclamaciones de nuestros proveedores reclamando el pago, requerimientos de hacienda si no hemos pagado el IVA, etc La ventaja del simulador es que podemos comprimir el tiempo, es decir podemos convertir un da, semana, mes, en minutos. El empresaro/emprendedor deber reaccionar eficientemente y contestar las siguientes preguntas: Cuanto tardo en procesar un pedido. Cuanto tardo en hacer una factura. Cuando debo hacer un pedido de compras, me estoy quedando sin stock? Que facturas me deben Que facturas tengo que pagar Que dinero tengo en el banco. Cuanto he ganado. Cuanto he perdido. Estas preguntas bsicas y muchas mas, debera hacerselas el empresario todos los das al levantarse y al volver a casa. El problema es que muchas veces la respuesta a esas preguntas requieren la recopilacin de la informacin y el proceso manual de varios empleados. La pregunta es : Si est la informacin en mi sistema, por que no puedo verla al instante.? Algo est fallando en los sistemas de informacin si no podemos saber cuanto hemos ganado o perdido hoy. Evidentemente la eficiencia de los agentes externos, Clientes / Proveedores debera tambien poder simularse. La idea es que podamos tener perfiles de Clientes morosos, o Proveedores que no nos sirvan a tiempo, etc.. Y que podamos ajustar nuestro simulador con diferentes parmetros, por ejemplo relativo al cliente % de morosidad, % de devoluciones, frecuencia de los pedidos, sobre los proveedores, % retrasos en la entrega, % de materiales defectuosos, etc De esta forma podemos entrenarnos en diferentes escenarios y sufrir en nuestras propias carnes el que no nos pagan.

El simulador debera poder emitir cartas de reclamacin de pago, o cartas de recordatorio de vencimientos de forma que basado en la frecuencia de la emisin de estos documentos ajuste la frecuencia de los pagos. Es decir que si no hemos mandado un recordatorio de que vencen ciertas facturas, el cliente tardar en pagarnos o hasta habr perdido alguna factura. De esta forma el empresario se dar cuenta de que si no persigue a los clientes estos nunca le van a pagar. El proyecto es ambicioso, pero los beneficios para el empresario de poder entrenarse con su empresa son enormes. Podemos fracasar una y otra vez y volver a intentarlo. Pero hay una ventaja importante los procesos externos son simulados, pero los procesos internos son reales, tal y como yo debera funcionar con mi empresa. Digamos que la diferencia con un simulador de coche, yo conduzco mi coche de verdad pero sobre una carretera simulada. Y eso es muy importante ya que : Identifico mis procesos Modelizo mis procesos Pruebo los procesos en diferentes entornos.

Cliente objetivo Tipo de cliente o Particular Poder adquisitivo Edad Nivel Social Sexo Aficiones Lugar de residencia o Empresa Tamao Nivel tcnolgico Sector de actividad Localizacin geogrfica o Profesional o Usuario o Prescriptor o Comprador Definicin o Segmento de Clientes potenciales o Caracteristicas o Necesidades Funcionales de uso Adicionales, auxiliares De aplicacin de apariencia Definicin:

Segmento de mercado (cliente-objetivo) Necesidades a satisfacer Posicionamiento (imagen que se tiene ante el cliente) Objetivo o a quien me quiero parecer? o de quien me quiero dferenciar? o En: Caracteristicas del producto Nivel de precios Distribucin Publicidad (imagen que se quiere tener ante el cliente) Objetivo de posicionamiento Largo Plazo Para cada producto Estrategias Estrategia de producto o Caracteristicas Prestaciones o Formato / Tamaos o Empaquetado o Servicio Post-Venta o Unico / Gama o Portfolio / Cartera Estrategia de Precio o Comparado con la competencia Estrategia de Distribucin o Canal Venta directa Tienda Internet Catlogo Telemarketing Mayoristas Comisionistas Minoristas o Tipo de canal Selectivo Extensivo Intensivo Estrategia de Publicidad o Medios Web Mailing Buzoneo Anuncios

Visita comercial Eventos Merchandising o Creatividad o Estrategia / Justificacin / Riesgos Plan de accin Listar actividades o Responsable o Plazo de ejecucin o Recursos neesarios o Coste estimado Separar por periodos de planificacin Presupuesto Partidas de gasto Partidas de inversin Flujo de tesorera Plan de ejecucin Plan operativo Datos bsicos o Cul es la situacin del mercado? o Y de nuestra empresa o Estudio de mercado Intencin de compra o Funcin / necesidad o Alcance El mercado (Cunto se podra vender?) Historico de ventas (3 ltimos aos Previsin de ventas (3 prximos aos) N de clientes actuales N de clientes potenciales Entorno sociolgico (Cmo afectara a las previsiones de ventas?) Tendencias demogrficas Cambios esperados en los habitos de compra Entorno econmico Evolucin de la situacin econmica o PIB, renta per cpita, IVA o Indicadores de mercados relacionados o Disponibilidad de materia prima Entorno poltico Cambios de reglamentaciones

Restrisciones / cupos Medidas de liberalizacin Entorno tecnolgico Avances tecnolgicos Obsolescencia La competencia Listado de empresas que son compeencia Localizacin geogrfica Cuota de mercado de cada competidor Nuevos competidores. Probabilidad de entrada. Lider o Producto / Oferta o Ventas / facturacin (Historicos y Previsiones) o Precios de venta o Dsitribucin o Inversin en publicidad Competidor directo. o Supuestos Ajenas a nuestro control. Estimaciones de futuras condiciones operativas Estimaciones justificadas. Datos en los que basar los objetivos El mercado Entorno sociolgico Entorno econmico Entorno poltico Entorno tecnologico La competencia La Empresa o Limitaciones Financieras Productivas Distribucin Supuestos claves o Evolucin del mercado (crecimiento / decrecimiento) Tamao del mercado Intencin de compra o Evolucin del precio o Disponibilidad de suministros / materias primas o Regulaciones gubernamentales o Estratega de la competencia

Cuantificados / concretos Ordenados por ambito Indicar la fuente de datos. Cuota de mercado alcanzable (supuestos + limitaciones) Objetivos o Estrategico -> Posicionamiento o Operativos Participacin (cuota de mercado) Rentabilidad o Caracteristicas de los objetivos Especificos Medibles Precisos Orientados al resultado Limitados en el tiempo o Objetivos de ventas Unidades Facturacin Estrategias o Estrategia de producto Adaptar la oferta Ampliar gama Empaquetado o Estrategia de precio Descentos de lanzamiento Regalo por repeticin de compra Descuento por compra repetitiva / bonos Rebajas 3x2 Ipad / cacerolas o Estrategia de Distribucin Aumentar puntos de venta Aumentar intrmediarios Aumentar comerciales Aumentar las comisiones o Estrategia de Publicidad Dar a conocer el producto Dar a conocer la empresa Estrategia de la competencia / Capacidad econmica de la empresa o Caracteristicas Orientadas al cliente

Dinamicas / Vigencia Limitada Exigen creatividad o Elementos Estratega Plan de accin Fechas Recursos Coste Presupuesto o Separar Presupuesto de ventas y Costes de estructura o Presupuesto de ventas Ventas Costes Margen o Costes de estructura Salarios fijos Alquileres Vehiculos Maquinaria