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OBJETIVO Definir las actividades necesarias para realizar las facturas de pedidos de producto terminado y registrar las entradas de deposito de materia prima, de producto terminado y pedido del cliente, asegurando que la empresa tiene un control de inventario de materia prima y producto terminado. 2. ALCANCE Se aplica a todas las copias de factura de compra y planillas de entrada de deposito de materia prima y de producto terminado. 3. RESPONSABLES Auxiliar de cartera 4. DEFINICIONES No aplica 5. DOCUMENTO REFERENCIADO FO 7.2: 01 Pedido FO 7.4: 02 Orden de entrada deposito FO 7.5: 01 Orden de corte FO 7.5: 03 Entrada de almacn de producto terminado FO 7.5:04 Planilla de Empaque FO 7.5:05 Remisin al almacn de la fabrica Factura de proveedor 6. POLITICA REFERENCIADA NTC ISO 9001- 2000 Numeral 7.5 7. PROCEDIMIENTO Auxiliar de cartera Recibir los pedidos FO 7.2:01 firmados aprobados por parte del administrador, verificando cuales pedidos fueron aprobados . Busca y registra en el sistema con el NIT de la empresa o de cedula del cliente en el sistema, la fecha, la Cantidad del pedido por referencia y valor total del pedido. Mantiene el pedido FO 7.2 :01 en el archivo de la oficina de la auxiliar contable. Recibe del jefe de bodega la copia del FO 7.4:02 Orden de entrada al deposito de materia prima y la factura del proveedor, verifica el nombre del insumo, cantidad y el valor total de la factura corresponda con la orden de entrada y registra los datos por medio del cdigo que identifica la materia prima en bodega. Recibe de la auxiliar de almacenista de producto terminado la copia del FO 7.5: 03 entrada de almacn de producto terminado la cantidad, referencia de las prendas de vestir, tallas y registra los datos del formato en el sistema de producto terminado.
Auxiliar de cartera
Auxiliar de Cartera
AREA: Administrativa PROCEDIMIENTO N MP7.5 : 06 PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN FECHA DE EDICIN: ENERO 21 / 2002 NMERO DE HOJA: 2 de 2 Auxiliar de cartera Recibe de la auxiliar de almacenista de producto terminado la copia de FO 7.5:05 de remisin del almacn de fabrica la cantidad, referencia, tallas. Una vez elaborada el FO 7.5 : 04 planilla de empaque junto con la auxiliar de almacenista de Producto terminado, elabora el FO 7.5:10 Factura de venta al cliente registra la fecha, nombre del cliente, direccin, vendedor, condiciones de pago y referencia, talla y precio unitario de la prenda y registra los datos de la copia de la factura de venta en el sistema con el NIT del cliente. Las copias del FO 7.2 : 01 pedido, FO 7.5 : 03 entrada de almacn de producto terminado, FO 7.5 :04 planilla de empaque, FO 7.5:05 remisin almacn de la fabrica y FO 7.5 : 10 factura de venta son archivados y mantenidos en carpetas en la oficina de la auxiliar de cartera. Busca el FO 7.5 : 01 orden de corte original en la seccin de corte y registra en el sistema la referencia, cantidad y tallas de las prendas que sern confeccionadas y debern coincidir con la entrada de producto terminado FO 7.5 : 03. Verificar y asegurar que se cumpli con la orden de corte respectiva. Entrega la orden de corte FO 7.5: 04 a la jefe de corte que es archivada en la seccin de corte.
INICIO
Recibe la copia de la orden de entrada al deposito de materia prima FO 7.4 : 02 y la factura del vendedor
Busca la orden de corte original y registra ene le sistema la informacin de las prendas a confeccionar y coinciden con la entrada de producto terminado.
FIN
AREA: Produccin DOCUMENTO N: CA 7.5 : 05 CARACTERIZACION DE PROCESO DE FACTURACION FECHA DE EDICIN: ENERO 21 / 2002 NMERO DE HOJA: 1 de 3 1. OBJETIVO Las actividades desarrolladas para la facturacin de formatos de almacenamiento de materia prima, producto terminado y despacho de pedidos. 2. RESPONSABLES Los responsables de cada etapa de facturacin Auxiliar de cartera
ENTRADA PROCESO SALIDA
Pedido FO 7.2:01 Orden de corte FO 7.5: 01 Orden de entrada deposito De materia prima FO 7.4:02 Calculadora Personal capacitado Entrada de almacn de Producto terminado FO 7.5: 03 Planilla de empaque FO 7.5: 04 Remisin al almacn de la Fabrica FO 7.5: 05 Computador Informes de pedidos de clientes Informes de inventario de materia Informes de producto terminado Factura de venta FO 7.5: 10
Facturacin Facturacin
3. OBJETIVOS DE CALIDAD Reducir las cuatro no conformidades criticas que se presentan con los pedidos FO 7.2 :01. OBJETIVO: INDICADOR: Reducir las cuatro no conformidades que tengan mayor frecuencia Diagrama de pareto: las no conformidades presentan una frecuencia relativa, donde podemos determinar el porcentaje de cada una de ellas y con este porcentaje se determina el porcentaje acumulado, para el anlisis y clasificacin de las no conformidades vitales y triviales del proceso de facturacin. AREA: Produccin DOCUMENTO N: CA 7.5 : 05
CARACTERIZACION DE PROCESO DE FACTURACION FECHA DE EDICION: ENERO 21 / 2002 NMERO DE HOJA: 2 de 3 META: FRECUENCIA: RESPONSABLE: REGISTROS BASE: INTERESADOS: DECISIN: Reducir las cuatro no conformidades criticas El anlisis de este objetivo tiene una frecuencia quincenal Los directos responsables son: Auxiliar de cartera Los registros que se requieren para este objetivo son: No conformidades de corte FO 7.2: 01 Los directamente interesados es este objetivo son: el Subgerente y el comit de calidad Quien toma las decisiones son : Administrador y Subgerente.
4. CONTROL DE DOCUMENTOS: Todos los documentos relacionados con el proceso de facturacin en Confecciones el Nogal estn controlados bajo el procedimiento MP 4.2 : 01 control de documentos, los documentos generados en este proceso son: Manual de procedimiento MP 7.5: 06 procedimiento de facturacin. 5. CONTROL DE REGISTROS FO 7.2: 01 Pedido FO 7.5:01 Orden de corte FO 7.4: 02 Orden de entrada deposito FO 7.5: 01 Orden de corte FO 7.5: 03 Entrada de almacn de producto terminado FO 7.5:04 Planilla de Empaque FO 7.5:05 Remisin al almacn de la fabrica Factura de proveedor 6. RECURSO HUMANO CARGO Auxiliar de cartera RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES Descritas en el manual de funciones de Confecciones el Nogal en el cdigo MF : AD 06 AREA: Produccin DOCUMENTO N: CA 7.5 : 05 CARACTERIZACION DE PROCESO DE FACTURACION FECHA DE EDICIN: ENERO 21 / 2002 NMERO DE HOJA: 3 de 3 7. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
NO CONFORMIDAD No presentan claridad las especificaciones del cliente en el pedido. Los clientes cancelan pedidos cuando la orden de corte se ha ejecutado.
QUE HACER Verificar las especificaciones con el cliente telefnicamente Preguntar a la auxiliar de cartera las novedades de los clientes antes de hacer la orden de corte.
Subgerente