OPTIMIZACIN DEL FLUJO DE INFORMACIN PARA EL ANLISIS DE RESTRICCIONES, MEDIANTE EL USO DE UNA PLATAFORMA DE GESTIN DE CONTENIDO, SHAREPOINT Michell

Gutirrez Lazarte | @MichellG_ Control de Gestin de Proyectos | GYM frederick.gutierrez@gym.com.pe michellgutierrez@gmail.com Milagros Rodrigo Rojas Control de Gestin de Proyectos | GYM mrodrigo@gym.com.pe

Abstracto El Sistema de Gestin de Proyectos de GyM, plantea que se usen mtodos de coordinacin entre las diferentes reas del proyecto, tales como la rutina de programacin, la cual se adaptar a las caractersticas particulares del proyecto en base al sistema Last Planner . Al analizar el flujo de informacin entre las diferentes reas, se logr identificar una serie de riesgos y desventajas, los cuales presentan una gran oportunidad de mejora que se puede explotar si es que se da uso a nuestra plataforma de gestin de contenido Sharepoint. Palabras Clave: Last Planner, Anlisis de restricciones, Sharepoint, lean construction, consolidado de restricciones, SGP.

Introduccin El Sistema de Gestin de Proyectos (SGP) de GyM, cuenta con tres procesos de mejora continua, entre los cuales se encuentra el proceso de implementacin, (CGP, 2012) este pretende asegurar la aplicabilidad de SGP en los diferentes proyectos de GyM. Una de las fuentes que nutre al SGP es la filosofa lean construction, (Figueroa, 2012) la cual se enfoca en el manejo del flujo entre actividades interdependientes, y lograr su continuidad mediante

el uso de herramientas como el Sistema Last Planner (LPS) (Ballard, 2000). Esta herramienta es aplicada durante la ejecucin del proyecto con el fin de identificar aquellas restricciones (requisitos) que necesita una actividad para poder ejecutarse. Estos requisitos se identifican con un horizonte de tiempo suficiente como para que pueda levantarse la restriccin. La proyeccin en la identificacin de restricciones es de gran importancia, ya que por ejemplo si una restriccin cuyo tiempo mnimo para levantarse es de 3 semanas, es identificada con solo una semana

de anticipacin provocar que la actividad no se llegue a ejecutar a tiempo. La coordinacin entre las diferentes reas de soporte(AS) y el rea de produccin es primordial para el buen funcionamiento del sistema. Con este fin es que se establece una rutina de programacin semanal, la cual formaliza el flujo de comunicacin entre las AS y produccin a travs entregables y de reuniones semanales. Como parte importante de esta rutina, corresponde al rea de produccin el realizar las herramientas de programacin, (Lookahead, Anlisis de restricciones, Plan semanal, PPC y CI), teniendo como input la informacin actualizada brindada por las reas de soporte. El presente artculo muestra el anlisis realizado en la obra del Patio Taller Metro de Lima Lnea 1, en dos escenarios diferentes. Escenario1. Situacin pre-implementacin: El proyecto en mencin, estaba divido en tres frentes de trabajo, y por cada uno de ellos, se elaboraban las herramientas de programacin considerando 4 semanas de horizonte. De acuerdo a las caractersticas del proyecto se estableci que, la rutina de programacin sea de lunes a sbado, como se ve en la imagen:

ve reflejado continuacin.

en

los
3

procesos

mostrados

Los Ing. de Produccin envan las herramientas de programacin (incluye el anlisis de restricciones ).

4
Incluye todas las nuevas restricciones en el consolidado de restricciones , para presentarlo en la RSP .

2
Enva ste consolidado a los Ing. de produccin para la programacin .

1
Consolida el estatus actualizado de las restricciones por parte de la AS, previa a la programacin. RESPONSABLE DE CONSOLIDAR RESTRICCIONES

5
Actualiza el estatus de las nuevas restricciones durante la reunin.

6
Luego de la reunin enva la informacin actualizada a las AS .

Figura 2. Flujo de informacin inicial.

Proceso 1 y 2. Actualizacin de las restricciones previa a la programacin: Segn la rutina de programacin, los das viernes, cada rea de soporte hace entrega del estatus actualizado de las restricciones, discutidas en la semana anterior, va correo. Cada hoja con el estatus actualizado de restricciones es recepcionada por el Responsable de consolidar las restricciones, para luego ser enviado al rea de produccin, ya que le servir de input para su programacin del sbado. Proceso 3 y 4. Programacin: El da sbado, se realizan las herramientas de programacin de los tres frentes, teniendo en cuenta el consolidado de restricciones, enviado el da anterior, el cual incluye aquellas restricciones que an estn en proceso y aquellas que fueron levantadas durante la semana. Como resultado de la programacin cada frente de trabajo identifica sus nuevas restricciones. Proceso 5 y 6. Actualizacin de las restricciones durante la Reunin Semanal de Produccin (RSP)

Figura 1. Rutina de programacin, muestra los entregables y fechas de cada una de las reas de soporte y produccin

Para lograr el cumplimiento de esta rutina de programacin, el responsable de consolidar las restricciones, desempea un papel notable. Esto se

Durante las reuniones semanales de Produccin (lunes), se realiza el anlisis de las nuevas restricciones verificando el responsable asignado y se concilia las fechas de compromiso por parte de las AS, as tambin son revisadas aquellas

restricciones que estn en proceso y las que se levantaron durante esa semana. Al da siguiente (martes) el responsable enva a todas las AS este nuevo consolidado, para que sobre ello nuevamente se desarrolle esta rutina.

Problemtica: El sistema planteado tiene algunas desventajas las cuales nombramos a continuacin. Debido a los mltiples archivos intercambiados, existe un gran riesgo de que el archivo en el que se trabaje no sea el ltimo actualizado. El rea de produccin solo conoce el estado actualizado de las restricciones al finalizar la semana. La identificacin de nuevas restricciones solo se plasman una vez a la semana. El flujo de la informacin es letrgico, debido a esto, la identificacin, anlisis, y seguimiento de las restricciones se hace un trabajo al cual se le empieza a restar importancia. (Esto se ve reflejado en la escasa cantidad de restricciones identificadas en la Semana 37, Figura 8).

Figura 3. Lista de restricciones donde indica el rea de soporte, la actividad, la restriccin, el responsable, y la fecha requerida de levantamiento. (Hay campos que no se muestran)

Seguimiento. Mediante el uso de alertas de correo electrnico que generan recordatorios al responsable del levantamiento de una restriccin. Compatible: La herramienta se integra fcilmente con Outlook, generando recordatorios y la posibilidad de visualizarlas en el cuadro de tareas activas.

Metodologa empleada La plataforma de gestin de contenido MS Sharepoint, es la plataforma de colaboracin empresarial de GyM S.A. Esta permite administrar los contenidos a travs de una interfaz familiar de Office.
Figura 4. Alerta de correo electrnico, que se genera para recordatorio.

Sobre esta plataforma se desarroll un aplicativo para una gestin ms eficiente de las restricciones ya que nos permite las siguientes ventajas: Integracin. Las restricciones son almacenadas todas en una misma base de datos.

Reportes. Permite exportar la base de datos, de manera que podamos generar reportes basadas en estos datos, por ejemplo en el cuadro siguiente se muestran las restricciones pendientes por levantar de las semanas 43, 44, 45, 46.

Participantes ARD CMM DVG DVV GGR HAS OMB PHB RGL VSE
Total general

SEMANA Total TOT.Total LEV. 43 44 45 46 TOT. LEV. TOT. LEV. TOT. LEV. TOT. LEV. 2 1 2 1 1 1 1 1 2 2 2 2 3 1 6 2 3 1 6 1 1 3 13 2 1 1 1 1 1 1 1 2 1 4 2 2 1 2 5 0 2 2 4 0 1 1 1 2 1 1 1 3 3 3 2 2 9 6
12 8 16 4 13 5 7 0 48 17

Anlisis de los resultados. Se procedi a medir 5 semanas del proyecto, las semanas 37, 38, 39, 40, y 41. Al trmino de la semana 37 se procedi a implementar la metodologa explicada anteriormente y las mejoras obtenidas fueron clasificadas de la siguiente forma. Nmero de restricciones identificadas al corte de cada semana.

Figura 5. Cuadro del estado de restricciones al corte de la semana 42. TOT: Total restricciones para la semana, LEV: Restricciones ya levantadas.

Visualizacin en tiempo real. En cualquier momento se pueden generar restricciones, actualizar las fechas de compromiso de levantamiento, editar el estado de la restriccin y ver el estado de todas las restricciones del proyecto.

El siguiente grfico muestra la evolucin de la identificacin de restricciones en el transcurso de las semanas. Por ejemplo, vemos que al corte de la semana 37, se haban identificado solo 2 restricciones correspondientes a las 4 semanas del lookahead. Sin embargo al corte de la semana 41, (4 semanas despus), se haban logrado identificar 34 restricciones para el mismo horizonte.

Figura 6. Ejemplo de creacin de restriccin desde MS. Outlook

Figura 8. Restricciones identificadas al corte de las semanas 37, 38, 39, 40, 41

Proyeccin de la identificacin de restricciones hacia un horizonte lejano

En el siguiente grfico podemos comparar como va evolucionando la proyeccin para la identificacin de restricciones en un horizonte mas lejano, por ejemplo, vemos que para la semana 38, haban 4 restricciones identificadas para la semana siguiente, mientras solo 1 con un horizonte mayor a una semana, la mayora de restricciones (80%) estaban
Figura 7. Ejemplo de lista del estado de restricciones a la fecha.

identificadas anticipacin.

tan

slo

con

una

semana

de

Sin embargo, en la semana 41(4 semanas despus) al volver a medir, se haban identificado 16 restricciones con una semana de anticipacin, y 18 restricciones con un horizonte mayor a 1 semana. Las restricciones identificadas tan slo con una semana de anticipacin disminuyeron a 47.06%. Es decir la proyeccin de identificacin mejoro.

Figura 10. Evolucin del PPC en la obra.

Conclusiones La anticipacin (pro actividad), de los participantes del proyecto se not incrementada, ya que su proyeccin en el horizonte del lookahead cada vez fue mejor, esto se evidenciaba en que las actividades que programaban cada vez se volvan ms confiables ya que contaban con los recursos necesarios. Si bien es cierto que existi una mejora en la identificacin de restricciones, an se nota una falencia ya que siguen existiendo restricciones identificadas con tan slo una semana de anticipacin. Una coordinacin excelente es requerida para el xito del funcionamiento de la teora del ltimo planificador, en una primera etapa observamos lo trabajoso que era el manejo de las restricciones, si es que estas no estaban integradas en un mismo sitio. Con el aumento de restricciones identificadas, (mostradas en el cuadro 1), se logr evidenciar que los participantes del proyecto preferan usar una plataforma integrada que llenar un hoja de clculo de MS. Excel. La plataforma de gestin de contenido Sharepoint, es una herramienta muy eficaz con la que cuenta GyM, para poder incrementar nuestra productividad y dar soporte a procesos colaborativos, tales como la identificacin de restricciones.

Figura 9. Cuadro de restricciones identificadas cada semana, tipificadas por anticipacin.

Evolucin del PPC en la obra.

Al evaluar el PPC; se observa una mejora correspondiente entre las semanas 38 y 41, elevndose de un 56.76% hasta un 89.2%, esto va de la mano con que la anticipacin de los participantes del proyecto mejoraba, por lo tanto las actividades ya contaban con los requisitos de estas anticipadamente y se podran ejecutar.

Referencias. Ballard, H. G. (2000). The last planner system of production control. CGP. (2012). GYM.CGP.MC.01. Manual de Gestin de Calidad revisin 10. Figueroa, E. D. (2012). Filosofas de Gestin en GyM. Lima, Peru: Control de Gestin de Proyectos.