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CONTABILIDAD: CONCEPTOS BSICOS

1. Qu es Contabilidad? Un enfoque clsico de la Contabilidad es definirla como un sistema que tiene por objetivo registrar y procesar las transacciones de negocios que lleva a cabo una organizacin para producir informacin relevante para la toma de decisiones. As la Contabilidad como sistema, seguira los siguientes pasos: IDENTIFICACIN de las actividades que realiza una empresa susceptible de cuantificarse. REGISTRO en los libros de contabilidad en trminos monetarios de las transacciones que realiza una empresa. CLASIFICACIN en categoras de la informacin registrada anteriormente. RESUMEN de la informacin contable en informes denominados Estados Financieros. COMUNICACIN a los directivos del negocio a travs de los estados financieros sobre la situacin financiera del mismo. INTERPRETACIN de los estados financieros del negocio, para la toma de decisiones respectiva. Un enfoque ms moderno de la Contabilidad se basa en las actuaciones concretas de las decisiones empresariales por parte de los directivos. El entorno empresarial que acta a travs de variables como precio, demanda, tasas de inters, inflacin, devaluacin, etc. y las relaciones entre los agentes econmicos hacen necesario una mayor informacin acerca de las entidades que actan como agentes y estn influenciadas por el entorno. La contabilidad sera el sistema de informacin que tiene como finalidad ayudar a cubrir la necesidad de informacin de los agentes econmicos para la toma de decisiones de sus directivos. Los inversionistas, acreedores, gerentes y otros agentes que tienen algn inters financiero en una empresa, necesitan comprender claramente los trminos y conceptos de contabilidad si desean decidir e informar acerca de la empresa La contabilidad en una empresa, es importante por que brinda informacin que debe ser oportuna, confiable y relevante; para la toma de decisiones y para evaluar los resultados de una gestin. As la contabilidad ofrece informacin para medir y evaluar los objetivos de liquidez, solvencia y rentabilidad. 2. Objetivos de los Estados Financieros El objetivo de los Estados Financieros es facilitar informacin til para los distintos usuarios para la toma de decisiones econmicas con respecto a la situacin econmica financiera de la empresa, su desempeo y los cambios en la situacin financiera. Los estados financieros tambin presentan los resultados de la gestin de la direccin. Muchas de las decisiones econmicas de los usuarios de los Estados Financieros evalan la capacidad de la empresa para generar liquidez, as como de la certeza y oportunidad de su generacin. Por ejemplo un accionista puede evaluar de la gestin del negocio donde ha invertido y decidir si mantener o vender la inversin o cambiar a los directivos de la direccin. Una institucin financiera puede decidir si otorgar o no un prstamo a una empresa si sus Estados Financieros presentan una adecuada liquidez. Los Estados Financieros pueden suministrar informacin a sus usuarios de modo que puedan evaluar por ejemplo de la posibilidad de obtener rendimientos futuros, capacidad de obtener o de necesitar flujos futuros de caja, capacidad para llevar a cabo futuras inversiones de recursos, distribuir dividendos y pagar intereses de financiamiento. Usuarios de los Estados Financieros

Inversionistas actuales y potenciales

Usuarios que necesitan informacin que les ayude a determinar si deben comprar, mantener o vender su inversin, as como evaluar la capacidad de recuperar su inversin a travs de dividendos.
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Trabajadores

Usuarios interesados en informacin que les permita evaluar la estabilidad y rentabilidad de sus empleadores, as como la capacidad de la empresa para pagar adecuadamente las remuneraciones y beneficios sociales.

Acreedores

Usuarios interesados que le permita determinar la recuperabilidad de los prstamos otorgados.

Proveedores y otros acreedores Clientes

Usuarios interesados en informacin que le permita evaluar la capacidad de pago de sus clientes. Interesados en informacin que permita evaluar la continuidad de la empresa con quien tiene relaciones comerciales.

Gobierno

Necesita informacin para regular la actividad empresarial, fijar polticas fiscales y preparacin de estadsticas. El marco conceptual adems de sealar a la Gerencia como principal responsable de la preparacin de los Estados Financieros, la seala tambin como un usuario de los Estados Financieros, su utilizacin en la toma de decisiones se complementa con informacin de gestin que puede obtener internamente en la empresa. Informacin sobre la Situacin Financiera, Desempeo y Cambios en la Posicin Financiera La situacin financiera de una empresa depende de los recurso que controla, su estructura financiera liquidez y solvencia y de su capacidad para adaptarse a los cambios del entorno en que opera. El anlisis de la situacin financiera da informacin de la empresa acerca de las necesidades futuras de endeudamiento, capacidad de endeudamiento. As mismo para evaluar la capacidad de la empresa de pagar sus obligaciones a corto (liquidez) y largo plazo (solvencia). El Balance General es el Estado Financiero que informa acerca de la situacin financiera de la empresa. La informacin acerca del desempeo est relacionada principalmente con el anlisis de la rentabilidad, que permita evaluar la capacidad para generar recursos propios y la efectividad con que la empresa podra emplear recursos adicionales. El Estado de Ganancias y Prdidas es el Estado Financiero que informa acerca del desempeo de la empresa en un perodo determinado del tiempo. 3. Hiptesis Fundamentales Los principios fundamentales en la preparacin de los Estados Financieros empresa en marcha. son el devengo y el de

El principio de devengado seala que las operaciones que se incluyen en los estados financieros se registran cuando se realizan, incluyndose en el periodo contable con que se relaciona, sin importar si se ha realizado el pago o cobro. Por ejemplo si una empresa realiza una venta de mercaderas entregando el bien en un periodo, deber incluirse en los estados financieros de dicho periodo tanto la venta como el derecho a cobro, sin importar que el cobro se realice en un momento posterior o en un periodo posterior.

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As mismo una empresa debe incluir sus obligaciones laborales en el periodo que se realizan o devengan, sin importar que se paguen en un periodo siguiente. El principio de empresa en marcha seala que los estados financieros se preparan asumiendo que la empresa est en funcionamiento y seguir operando en un futuro previsible y no tiene la intencin de liquidar o recortar significativamente su nivel de actividad. 4. Caractersticas Cualitativas de los Estados Financieros

Comprensibilidad

La informacin financiera debe ser fcilmente comprensible para los usuarios, asumiendo que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades econmicas, de los negocios y de contabilidad.

Relevancia

La informacin financiera debe ser relevante para la toma de decisiones por parte de los usuarios. La informacin se considera relevante cuando su consideracin puede influir sobre las decisiones econmicas de los que la utilizan. Por ejemplo una presentacin en los estados financieros asume que se han registrado todas aquellas transacciones, de tal forma que los accionistas puedan tomar decisiones acertadas con respecto a la gestin de la empresa.

Fiabilidad

Una informacin financiera posee la caracterstica de fiabilidad cuando est libre de errores materiales y de sesgo de tal forma que los usuarios pueden confiar en que se muestra la imagen fiel de lo que razonablemente representan. Para que una informacin financiera sea fiable debe: a) Representar fielmente las transacciones y otros acontecimientos que pretende poner de manifiesto o que se puede esperar razonablemente que presente. Por ejemplo si una empresa tiene un litigio cuya resolucin depende de un hecho futuro, existe una incertidumbre de incluirla o no en los Estados Financieros de tal forma que se refleje la imagen fiel, sin embargo hasta que no se resuelva dicha situacin slo deber hacerse una revelacin a dicha situacin y su inclusin debe hacerse slo una vez resuelta la incertidumbre. b) Presentarse de acuerdo con la sustancia y realidad econmica de las transacciones y acontecimientos que pretende reflejarse y no meramente segn su forma legal. Por ejemplo una empresa no slo debe preparar su Estados Financieros teniendo en cuenta las normas tributarias, si no que debe reflejar todas sus operaciones aunque las normas tributarias las acepten o no para efectos de pagos de impuestos. c) Ser imparcial, libres de sesgo, de tal forma que en su preparacin se pueda influir en la toma de una decisin por parte de un usuario. Por ejemplo a la gerencia no podra influir en la preparacin de los Estados Financieros de tal forma que reflejen una buena situacin financiera exigida por la Junta de Accionistas, si la realidad muestra una situacin contraria. d) Ser prudente, de tal forma que se tenga precaucin al realizar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de tal forma que los activos o los ingresos no se sobre valoren y que los pasivos o gastos no se infravaloren. Por ejemplo la gerencia no puede incluir en los Estados Financieros provisiones excesivas de obligaciones futuras que todava no tienen un grado razonable de certidumbre, porque se afectara su fiabilidad. e) Ser ntegros, la informacin financiera debe ser completa, ya que una omisin puede causar que la informacin sea falsa o equvoca, no fiable ni relevante. Una restriccin a que los Estados Financieros sean Fiables y Relevantes es la de la Oportunidad. Una informacin financiera presentada con retraso pierde relevancia. La gerencia necesita equilibrar las ventajas de presentar la informacin financiera en el momento oportuno.
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Comparabilidad

Los usuarios de los Estados Financieros deben ser capaces de comparar los estados financieros de una empresa a lo largo del tiempo, con el fin de determinar sus tendencias en la situacin financiera y en la actividad, as mismo deben poder comparar los Estados Financieros de distintas empresas para evaluar la situacin financiera, desempeo y cambios en la situacin financiera. A pesar que una empresa debe aplicar una uniformidad en la aplicacin de sus polticas contables de un periodo a otro, si la gerencia estima que para una mejor Relevancia y Confiabilidad de los Estados Financieros, puede cambiar las polticas contables de tal forma que reflejen la razonabilidad de las operaciones. 5. Elementos de los Estados Financieros Los elementos relacionados con la situacin financiera son los activos, pasivos y el patrimonio neto, los cuales forman parte del Balance General. Los elementos relacionados con el desempeo son los ingresos y los gastos, los cuales forman parte del Estado de Ganancias y Prdidas. Las NIC 1 seala dos Estados Financieros ms, El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y el Estado de Flujos de Efectivo, que no contienen elementos exclusivos, dado que su preparacin se hace partir del Balance General y el Estado de Ganancias y Prdidas. Activos Un activo es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, del que la empresa espera obtener beneficios econmicos futuros. Los beneficios econmicos futuros que determinan la existencia de un activo consisten en su potencial para contribuir, directa o indirectamente a los flujos de efectivo de la empresa. Los beneficios econmicos futuros incorporados a un activo pueden llegar a la empresa de las siguientes formas: a) Utilizarse aisladamente o en combinacin con otros en la produccin de bienes y servicios a venderse por la empresa. Tenemos por ejemplo los activos fijos que comprenden los inmuebles, maquinarias, mobiliarios de propiedad de la empresa. b) Intercambiarse por otros activos. As por ejemplo en una venta de mercaderas se intercambian existencias que pasan a propiedad de los clientes a cambio de dinero en efectivo que representa la contraprestacin c) Utilizado para satisfacer un pasivo. As por ejemplo se utiliza el dinero en efectivo que posee una empresa para cancelar obligaciones por compra de mercaderas. d) Distribuido a los propietarios de la empresa. Es el caso de pago de dividendos en efectivo a los socios por un desempeo favorable en la empresa. Con respecto a los beneficios econmicos generados por los activos, podemos sealar que los activos a corto plazo en una empresa siguen un ciclo, por ejemplo en una empresa comercial, con el efectivo disponible que se posee se adquieren por intercambio mercaderas, las que luego son vendidas a los clientes, con los que se genera un derecho de cobro (facturas por cobrar), que luego es cancelado por los clientes, en forma de efectivo, que regresa a la empresa. La mayora de activos son de naturaleza tangible sin embargo existen activos intangibles que corresponden generalmente a derechos de uso adquiridos o desarrollados internamente en la empresa, tales como marcas, patentes, etc.

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Pasivos
Un pasivo comprende una obligacin en el momento presente, las obligaciones pueden ser exigibles legalmente como consecuencia de una contrato vinculante o de una obligacin legal, por ejemplo obligaciones por contratos vinculantes pueden ser las establecidas por servicios contratados o por compras de mercaderas o materias primas, en cambio obligaciones de carcter legal corresponden a las obligaciones por derechos laborales de los trabajadores o tributos en general. Hay que distinguir que un pasivo no es un compromiso futuro, las nicas obligaciones que deben reconocerse en los Estados Financieros son las obligaciones presentes. Por ejemplo las obligaciones que dependen de un hecho futuro (contingencias) no se reconocen pero se deben revelar en los Estados Financieros. La cancelacin de una obligacin implica que la empresa entrega unos recursos que llevan incorporados beneficios econmicos, la cancelacin puede darse de las siguientes formas: a) b) c) d) e) Pago de dinero Transferencia de otros activos Prestacin de servicios Sustitucin de un pasivo por otra deuda Conversin de pasivos en patrimonio

Patrimonio Neto Aunque el Patrimonio corresponde a los activos de la empresa deducidos todos los pasivos, puede presentarse clasificado en: a) b) c) d) e) Aporte de los socios o capital Beneficios pendientes de distribucin Reservas especficas procedentes de beneficios Reservas Legales Revalorizaciones

El valor del patrimonio de una empresa depende de la valorizacin de activos y pasivos, sin embargo generalmente no coincide con el valor de mercado de las acciones que conforman el capital, dado que la oferta y demanda de estas se basa en las expectativas de beneficios futuros por parte de las empresa. Ingresos Son los incrementos en los beneficios econmicos, producidos en un periodo en la forma de aumento en los activos que aumentan el patrimonio y no comprenden aportes de los socios. Se pueden clasificar en ingresos y ganancias. Los ingresos corresponden a los que se obtienen en el curso de las actividades ordinarias de una empresa, denominados ventas de mercaderas o prestacin de servicios, honorarios, intereses, alquileres, regalas. Las ganancias pueden surgir o no del curso de las actividades ordinarias, por ejemplo las ganancias realizadas por la venta de activos fijos o las no realizadas como el incremento patrimonial por reevaluacin de activos fijos. Un ingreso representa el aumento de una activo que no necesariamente representa dinero en efectivo, as una empresa puede realizar una venta y generarse un derecho a cobro posterior (cuentas por cobrar) o un aumento de dinero si la venta es al contado.

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Gastos Son las disminuciones en los beneficios econmicos producidos a lo largo de un periodo, en forma de salidas o disminuciones de activos o bien como surgimiento de obligaciones que disminuyen el patrimonio y no corresponden a distribuciones a los socios. Se clasifican en gastos y prdidas. Los gastos son los que surgen de las actividades ordinarias de la empresa por ejemplo costo de las mercaderas vendidas, remuneraciones de los trabajadores, servicios recibidos, depreciacin de activos fijos. Las prdidas pueden surgir o no del curso de las actividades ordinarias por ejemplo las prdidas realizadas por la venta de activos fijos, o de las surgidas de siniestros como robos o incendios. 6. Estados Financieros y Ecuacin Contable Todas las transacciones incluidas en los Estados Financieros pueden representarse en la forma de ecuacin contable: ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO Siguiendo el principio de partida doble todo hecho cuantificable registrado en la contabilidad tiene necesariamente un doble efecto, mantenindose siempre el equilibrio, por ello el total de sus recursos (activos) siempre ser igual a la suma de sus obligaciones con terceros (pasivos) y con sus accionistas (patrimonio). Cualquier aumento del valor de los activos, necesariamente estar acompaado de un aumento en los pasivos o en el patrimonio. De la misma manera, cualquier disminucin del valor de los activos, necesariamente significa una disminucin en los pasivos o en el patrimonio. La igualdad de los dos lados del Balance se mantendr siempre. Ejemplo Dos socios constituyen una sociedad con el aporte inicial de S/. 40,000 en efectivo y S/. 10,000 en mobiliario. La empresa se dedicar a la venta de mercaderas. Este hecho cuantificable se podra mostrar de la siguiente manera en un balance:
Balance General ACTIVO Caja Mobiliario

Total

S/. 40,000 10,000 50,000

PATRIMONIO
Capital

S/. 50,000 50,000

Total

Si la empresa decide adquirir mercadera al crdito por S/. 30,000, el efecto en el Balance General de dicha operacin ser un aumento en el activo (mercaderas) y un aumento en el pasivo (proveedoresfacturas por pagar).
Balance General ACTIVO Caja Mercaderas Mobiliario Total

S/. 40,000 30,000 10,000 80,000

PASIVO Proveedores PATRIMONIO Capital Total

S/. 30,000 50,000 80,000

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Ahora la empresa decide vender al crdito el 80% de la mercadera comprada en un valor de S/.35,000, el efecto en el Balance General de dicha operacin ser primero por la venta la crdito, en la que se genera un ingreso (aumento en el patrimonio) y una aumento del activo (facturas por cobrar-clientes).
Balance General ACTIVO Caja Clientes Mercaderas Mobiliario

Total

S/. 40,000 35,000 30,000 10,000 115,000

PASIVO Proveedores

PATRIMONIO
Capital Resultados

S/. 30,000 50,000 35,000 115,000

Total

El segundo efecto ser el gasto generado por la entrega de la mercadera (S/. 24,000) a cambio del dinero que se recibir del cliente. Se genera una disminucin del activo y una disminucin del patrimonio. Se aprecia que el efecto neto en el patrimonio de la empresa ha sido un aumento de S/. 11,000 lo que constituye la utilidad.
Balance General ACTIVO S/. Caja 40,000 Clientes 35,000 Mercaderas 30,000-24,000 6,000 Mobiliario 10,000 Total 91,000

PASIVO Proveedores = Capital

PATRIMONIO
Resultados Total

S/. 30,000 50,000 35,000-24,000=11,000 91,000

Ahora la empresa cobra S/. 30,000 de sus clientes y paga S/. 20,000 a sus proveedores. El primer efecto en el Balance General ser por el cobro, un aumento de un activo (Caja) y una disminucin de otro activo (clientes).
Balance General ACTIVO S/. Caja 40,000+30,000=70,000 Clientes 35,000-30,000=5,000 Mercaderas 6,000 Mobiliario 10,000 Total 91,000

PASIVO Proveedores Capital Resultados Total

PATRIMONIO

S/. 30,000 50,000 11,000 91,000

El segundo efecto ser por el pago, una disminucin del pasivo (proveedores) una disminucin del activo por el dinero desembolsado (caja).
Balance General ACTIVO S/. Caja 70,000-20,000=50,000 Clientes Mercaderas Mobiliario 5,000 6,000 10,000 71,000

PASIVO Proveedores

S/. 30,000-20,000=10,000 50,000 11,000 71,000

PATRIMONIO
Capital Resultados

Total

Total

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Finalmente la empresa cancela gastos incurridos para la realizacin de las operaciones por S/. 8,000. El efecto en el Balance General ser de una disminucin en el activo (caja) y una disminucin en el patrimonio (resultados).
Balance General ACTIVO S/. Caja 50,000-8,000=42,000 Clientes Mercaderas Mobiliario 5,000 6,000 10,000 63,000 PASIVO Proveedores S/. 10,000 50,000 11,000-8000=3,000 63,000

PATRIMONIO
Capital Resultados

Total

Total

El balance anterior muestra la situacin financiera de la empresa al cierre de las operaciones, observamos que la empresa en el desempeo de sus actividades ha logrado aumentar la participacin de los socios solamente en S/. 3,000 resultado de las operaciones de la empresa. Con respecto a la liquidez se observa que la empresa es capaz de asumir sus obligaciones en el corto plazo en forma suficiente con el dinero que dispone. El resultado del ejercicio mostrado en el patrimonio del Balance General proviene de la diferencia entre los ingresos y gastos incurridos en el periodo. Los ingresos, gastos y resultado del ejercicio pueden presentarse en el Estado de Ganancias y Prdidas de la siguiente forma:
ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS Ventas 35,000 Costo de Ventas (24,000) Utilidad Bruta 11,000 Gastos Operativos (8,000) Resultado del Ejercicio 3,000

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Resumen libre y autorizado del prof. Csar Huayanca, de la nota tcnica Fundamentos de Contabilidad y Estados Financieros elaborada por el Prof. Julio Hernndez. Para uso exclusivo de CAME. Lima-Per Prohibida su reproduccin total o parcial. Derechos reservados. Septiembre de 2005. http//: www.came.edu.pe e-mail: came@came.edu.pe

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