ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

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FUNDAMENTOS GENERALES DE LA ARCHIVSTICA

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Documento Electrnico

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Para la Administracin Para la Investigacin

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Para la Comunidad y el Estado

Para el Desarrollo Econmico y Social

Para el Desarrollo Cientfico y Tecnolgico Para el Fomento de la Cultura y el Desarrollo de la Identidad Nacional

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CONCEPTOS ARCHIVSTICOS

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DOCUMENTO
Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
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SOPORTE

> FISICO > PAPEL

MEDIO

> DISEO > MANUSCRITO

INFORMACIN > CONTENIDO

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DOCUMENTO DE ARCHIVO

Informacin registrada COLOMBIA Un Asunto Especfico Cualquier soporte Formato y fecha Medio y lenguaje Recibido o expedido en ejercicio de funciones Se conserva para testimonio, prueba y continuidad de gestin.

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DOCUMENTO DE ARCHIVO ES..

Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

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CLASES DE DOCUMENTOS
SUSTANTIVO
Se derivan de funciones especficas de la entidad.

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FACILITATIVO
Documentos comunes a todas las instituciones.

ORIGINAL
Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad

DE APOYO
Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

ACTIVO
Con valores primarios y de uso frecuente

SEMIACTIVO
De uso ocasional con valores primarios

INACTIVO
Ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios

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CLASES DE DOCUMENTOS
DE ARCHIVO ESENCIAL
Vital para el funcionamiento de un organismo, contenido informativo y testimonial, garantiza reconstruccin de la historia institucional PUBLICO Documento otorgado por un funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. DE ACTIVIDADES Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones. HISTRICO Aquel por su significado jurdico, autogrfico, rasgos externos y valor permanente se convierte en parte del patrimonio histrico. DISPOSITIVOS MISIONALES

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Traen implcita una orden (Actos Administrativos)

Producido o recibido por una institucin en razn de su objeto social.

Sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones administrativas.

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EXPEDIENTE
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Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.

EJEMPLOS: HISTORIAS LABORALES, CONTRATOS

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ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material

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acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin (para las persona, institucin y ciudadanos), o como fuentes de la historia.

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Tambin se puede entender como la institucin que sta al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
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CLASES DE ARCHIVO
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

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Archivo privado de inters pblico: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
Archivo pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por

entidades privadas.
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CICLO VITAL

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ARCHIVO TOTAL
Control y seguimiento de todo el proceso archivstico que comprende las diferentes fases de formacin del archivo.

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Archivo de Gestin Archivo Central

Archivo Histrico

Valores Primarios

Valores Secundarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico

Cultural Histrico Cientfico

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FASES DE ARCHIVO

ARCHIVO DE GESTIN: documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
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ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los archivos de gestin una vez finalizado su trmite, siguen siendo vigentes y de consulta.

ARCHIVO HISTRICO: al cual se transfieren la documentacin del archivo central que por decisin debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

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VALORES DE LOS DOCUMENTOS

deriva derechos u

1. Valor Administrativo: trmite o asunto que motiv su creacin.

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2. Valor Jurdico: obligaciones.

3. Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley. 4. Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda Pblica. 5. Valor Contable: registros de ingresos y egresos.

VALORES PRIMARIOS

6. Valor Tcnico: utilidad de la informacin especfica de una funcin.

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VALORES DE LOS DOCUMENTOS

1. Sirven de referencia para la elaboracin o COLOMBIA reconstruccin de cualquier actividad de la administracin.

2. Sirven como fuente primaria para la historia.

3. Como testimonio de la memoria colectiva. 4. Son el Patrimonio Documental comunidad que los cre y los utiliza. de la

VALORES SECUNDARIOS

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PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS
Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que pertenecen. Los documentos producidos por una institucin, organismo, dependencia no deben mezclarse con los de otros. Un lugar para cada cosa, cada cosa en su lugar.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
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PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS
Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

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Mantener la unidad y dependencia del fondo, su integridad y el carcter seriado de sus documentos, el tramite documental.

...Orden original Los ltimos sern los primeros La forma en que suceden las cosas
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PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Noviembre 18 Octubre 25 4 3 2

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Junio 02 Febrero 15

Enero 22
Bogot, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0

FONDO: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN SECCIN: SECRETARIA GENERAL SUBSECCIN: GRUPO DE ASUNTOS JURDICOS
211.01 CONTRATOS 211.01.01 Contratos de Prestacin de Servicios Rafael Gonzlez No. de Expediente_________ Folios: __________ Fechas extremas: aaa/mm/dd a aaaa/mm/dd Inicial Final No. Carpeta________ No. De Caja________

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Identificacin

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AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin o persona en el desarrollo de sus funciones o actividades.

FONDO
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CLASES FONDO ABIERTO

FONDO CERRADO FONDO MIXTO

FONDO Archivo Universidad Distrital

Fondo Banco Central Hipotecario Fondo Banco Cafetero Fondo Banco del Estado Presidencia de la Repblica Ministerio de Hacienda Ministerio del Trabajo y Seguridad Social

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AGRUPACIONES DOCUMENTALES

SECCIN
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En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de documentos.

SUBSECCION Grupo de Talento Humano Grupo de Tesorera y Pagadura Grupo de Contabilidad Grupo de Presupuesto Grupo de Servicios Generales Inspecciones de Polica Inspeccin de Pesas y Medidas Inspeccin de Trnsito y Transportes Comisara de Familia Programa de Idiomas Programa de Ciencias Sociales Programa de Educacin Fsica Ingeniera de Minas Ingeniera Metalrgica Ingeniera Ambiental Medicina Enfermera
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1. 2. 3. 4. 5. SECRETARA DE GOBIERNO 1. 2. 3. 4. VICE-RECTORIA FACULTAD DE EDUCACIN 1. ACADMICA 2. 3. FACULTAD DE INGENIERA 1. 2. 3. FACULTAD DE CIENCIAS DE LA 1. Libertad y Orden Ministerio de Cultura SALUD 2. Repblica de
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SECCIN DIVISIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

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AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.

SERIE, SUBSERIE
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SERIE ACTAS CONTRATOS PROYECTOS

1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3.

SUBSERIES
Actas de Junta Directiva Actas de Comisin de Personal Actas de Comit de Archivo Contratos de Arrendamiento Contratos de Consultora Contratos de Compraventa Contratos de Prestacin de Servicios Proyecto de Saneamiento Bsico Proyectos de Intercambio Cultural Proyectos de Desarrollo Municipal
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AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Unidad documental simple, que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada como documento.

TIPO
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DOCUMENTAL

TIPOS DOCUMENTALES
- Factura

- Resolucin - Acuerdo - Circular - Memorando - Pliza - Acta de Inicio

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PROCESOS ARCHIVISTICOS ORGANIZACIN DOCUMENTAL archivstico orientado a la clasificacin,

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Proceso la ordenacin y la descripcin de agrupaciones documentales de una institucin.

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1. IDENTIFICACIN DOCUMENTAL 2. CLASIFICACIN DOCUMENTAL 3. ORDENACIN DOCUMENTAL 4. DESCRIPCIN DOCUMENTAL

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GESTIN DOCUMENTAL

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Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades

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desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
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Ciclo Vital & Programa de Gestin Docume

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3ra. FASE

Archivo Histrico Permanente Archivo Central (Intermedio)

Disposicin Final

2da. FASE

Consulta y Conservacin Produccin, Recepcin, Distribucin, Tramite, Organizacin

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1ra. FASE

Archivo de Gestin (Activo)

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Programa de Gestin Documental

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Para qu el Programa de Gestin Documental?

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Menores costos Reduccin de papel = Menor espacio Facilidad de Manejo = Mejor Servicio = Mayor productividad

Mayor transparencia

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Herramientas de Control

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uadros de Clasificacin Documental

FONDO COLOMBIA Servicio de Erradicacin de la Malaria SECCIN Direccin 1000 Seccin de ingenieria y operaciones con insecticidas 1100 Seccin de Epidemiologia 1200 Seccin de Entomologia 1300 SUBSECCIN SERIE *Res oluciones Direccin, * Circulares * * * * R-4 R-5 R-5A R-6 * E-9 * E-12

* E-8 * E-10 * E-15

Seccin de Administracin 1400

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* En-1 * En-4 * E-26 * En14 * Cuentas mensuales de pagaduria, Libros auxiliares de presupuesto, Nominas, Corresponden cia
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Herramientas de Control

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Tablas de Retencin Documental

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Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos.

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Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Oficina productora: Oficina Jurdica
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210

RETENCIN Disposicin Final CDIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
210.01 CONTRATOS
Solicitud del servicio CDP Ofertas Documentos de existencia Contrato Actas (Inicio y Liquidacin)

20

210.01.01 PRESTACIN SERVICIOS

Microfilmar la totalidad de la serie y seleccionar un contrato por cada modalidad. Ley 80/93.

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bla de Retencin Documental

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Disposicin Final de los Documentos

Conservacin Total
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Eliminacin de Documentos

Microfilmacin o Digitalizacin

Seleccin Documental

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INSTRUMENTOS DE CONSULTA

Formato nico de Inventario Documental

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Acuerdo 38 de 2002; Acuerdo 042 de 2002. Articulo 7. Colombia diversa + Cultura para todos

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INSTRUMENTOS DE CONSULTA

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PROCEDIMIENTOS DE MICROFILMACIN

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EDWARD ALFARO SANCHEZ MOSQUERA Profesional en Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa, Archivstica y Documentacin. Universidad del Quindo. Tarjeta Profesional No.682 del Consejo Nacional de Bibliotecologa. Especialista en: Sistemas de Informacin y Gerencia de Documentos, Universidad de la Salle. edwsanc@gmail.com Celular 316 228 56 60 / 311 4619514
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G RACIAS POR SU ATENCIN !

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