Perfil de Jefe/a Departamento Operaciones - Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud

I. PERFIL DE SELECCIN
Fecha de Aprobacin por parte del Consejo de Alta Direccin Pblica: 25-10-2011 Representante del Consejo de Alta Direccin Pblica: Mara Rosa Milln

JEFE/A DEPARTAMENTO OPERACIONES CENTRAL DE ABASTECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE SERVICIOS DE SALUD - CENABAST
1. REQUISITOS LEGALES Estar en posesin del ttulo profesional de Ingeniero Civil, Industrial o Comercial, otorgado por una universidad o instituto profesional del Estado o reconocido por ste y acreditar una experiencia profesional no inferior a cinco aos.
Fuentes legales: Inciso final del artculo 40 de la Ley N 19.882; Artculo 1 del DFL N 31 de 1995 del Ministerio de Salud; y Artculo 2, del DFL N 5, de 1992, del Ministerio de Salud

2. ATRIBUTOS PARA EL EJERCICIO DEL CARGO FACTOR PROBIDAD Capacidad para conducirse conforme a parmetros de probidad en la gestin de lo pblico, e identificar conductas o situaciones que pueden atentar contra tales parmetros. Capacidad para identificar y aplicar estrategias que permitan fortalecer estndares de transparencia y probidad en su gestin y mtodos de trabajo idneos para favorecerlas. DESCRIPCIN A1. VISIN ESTRATGICA A2. GESTIN Y LOGRO A3. RELACIN CON EL ENTORNO Y ARTICULACIN DE REDES A4. MANEJO DE CRISIS Y CONTINGENCIAS A5. LIDERAZGO A6. INNOVACIN Y FLEXIBILIDAD A7. CONOCIMIENTOS TCNICOS PONDERADOR 15% 20% 15% 10% 20% 10% 10%

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DICCIONARIO DE ATRIBUTOS 1. VISIN ESTRATGICA Capacidad para detectar y comprender las seales sociales, econmicas, tecnolgicas, culturales, de poltica pblica y polticas del entorno local y global e incorporarlas de manera coherente al nuevo modelo de gestin que propende al desarrollo y fortalecimiento de la institucin, a aumentar la canasta de productos, mejorar las relaciones con los clientes y apoyar en el proceso de flujo de pago de proveedores. 2. GESTIN Y LOGRO Capacidad para orientarse al logro de los objetivos, seleccionando y formando personas, delegando, generando directrices, planificando, diseando, analizando informacin, movilizando recursos organizacionales, controlando la gestin, sopesando riesgos e integrando las actividades de manera de lograr la eficacia, eficiencia y calidad en el cumplimiento de la misin y funciones de la organizacin. Habilidad y capacidad para disear e implementar sistemas de monitoreo y control de tareas y procedimientos, coordinando y planificando el conjunto de medios disponibles. Se valorar contar con experiencia en cargos de direccin o jefatura. 3. RELACIN CON EL ENTORNO Y ARTICULACIN DE REDES Capacidad para identificar a los actores involucrados (stakeholders) y generar las alianzas estratgicas necesarias para agregar valor a su gestin y/o para lograr nuevos resultados interinstitucionales, as como gestionar las variables y relaciones del entorno que le proporcionan legitimidad en sus funciones. Capacidad para comunicar oportuna y efectivamente lo necesario para facilitar su gestin institucional y afrontar, de ser necesario, situaciones crticas. Habilidad para negociar, identificando las posiciones propias y de la contraparte con la finalidad de lograr resultados en beneficio de la organizacin, escuchando activamente y siendo asertivo en las relaciones interpersonales en presencia de disparidad de intereses. 4. MANEJO DE CRISIS Y CONTINGENCIAS Capacidad para identificar y administrar situaciones de presin, contingencia y conflictos y, al mismo tiempo, crear soluciones estratgicas, oportunas y adecuadas al marco institucional pblico. 5. LIDERAZGO Capacidad para generar compromiso de los funcionarios/as y el respaldo de las autoridades superiores para el logro de los desafos de modernizacin de la Institucin. Capacidad para asegurar una adecuada conduccin de personas, desarrollar el talento, lograr y mantener un clima organizacional armnico y desafiante. 6. INNOVACIN Y FLEXIBILIDAD Capacidad para transformar en oportunidades las limitaciones y complejidades del contexto e incorporar en los planes, procedimientos y metodologas, nuevas prcticas tomando riesgos calculados que permitan generar soluciones, promover procesos de cambio e incrementar resultados. 7. CONOCIMIENTOS TCNICOS Deseable poseer conocimiento y/o experiencia en gestin de procesos y comercializacin. Se valorar la experiencia en organizaciones que prestan servicios de atencin a usuarios, cadenas de abastecimiento y/o venta de servicios.

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II. DESCRIPCIN DE CARGO

1. IDENTIFICACIN DEL CARGO Nivel Jerrquico Servicio Dependencia Ministerio Lugar de Desempeo II Nivel Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud - CENABAST Director/a CENABAST Ministerio de Salud Santiago

2. PROPSITO DEL CARGO MISIN El/la Jefe/a Departamento Operaciones le corresponde gestionar el proceso de intermediacin de la cadena de abastecimiento de frmacos e insumos, coordinando la demanda agregada de productos y la relacin con los clientes, a travs de una programacin oportuna y eficaz, aumentando el nivel y cobertura de sus servicios.

FUNCIONES ESTRATGICAS

Al asumir el cargo de Jefe/a Departamento Operaciones le corresponder desempear las siguientes funciones: 1. 2. Gestionar la obtencin de demanda de frmacos e insumos mdicos desde los clientes del sistema pblico de salud. Generar e implementar las herramientas para informar y retroalimentar a los clientes respecto del proceso de captura y consolidacin de demanda, status de distribucin, facturacin y pago de los clientes. Gestionar en forma oportuna y estructurada la agregacin de demanda hacia el proceso de compras y distribucin de Cenabast. Mantener permanentemente informado a los clientes y responder sus consultas y requerimientos sobre status de compra y distribucin de demanda respectiva. Definir, informar y operacionalizar los criterios tcnicocomerciales para el proceso de programacin de demanda, as como la actualizacin sistemtica de la canasta de oferta de productos de Cenabast. Liderar equipo de ejecutivos/as de atencin a clientes.

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DESAFOS DEL CARGO

El/la Jefe/a Departamento de Operaciones, deber asumir los siguientes desafos: 1. Liderar la redefinicin de los procesos del Departamento de Operaciones, con el objeto de garantizar la entrega eficiente de los medicamentos e insumos al sistema pblico de salud, en el contexto del proceso de modernizacin en marcha de Cenabast. 2. Lograr un aumento de captura de demanda, fundamentalmente en el incremento del porcentaje de intermediacin de Cenabast. 3. Lograr una mayor fidelizacin de los clientes, medido en base al aumento de la demanda individual y al cumplimiento de compromiso de pago.

3. ORGANIZACIN Y ENTORNO DEL CARGO

CONTEXTO DEL CARGO

La Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud - CENABAST una Institucin pblica dependiente del Ministerio de Salud, descentralizada y autofinanciada, que cumple un rol relevante en materias de abastecimiento y logstica, siendo un intermediador de frmacos y dispositivos mdicos para los establecimientos del Sistema Nacional de Servicios de Salud y otras entidades adscritas al sector pblico, como Municipios y Servicios de Atencin Primaria. Al ser un organismo descentralizado y autogestionado, su operatividad depende en gran medida del cumplimiento de los compromisos adquiridos por los clientes, gestionando la compra y distribucin de los productos establecidos por planes anuales de los establecimientos que forman parte de los Servicios de Salud del pas. Aprovechando economas de escala, obtiene precios competitivos en relacin al mercado, generando ahorros para el sector Salud. Esta Institucin es el principal comprador del sector pblico en el rea de la Salud, intermediando el 50% del gasto del sector (200 mil millones de pesos aproximadamente durante el ao 2010). En la actualidad, cuenta con un registro de aproximadamente de1.500 frmacos que se distribuyen desde la bodega de CENABAST o desde el proveedor al cliente directamente. La misin definida es mejorar la relacin entre nuestros proveedores y nuestros clientes para as poder mejorar la atencin de salud a todos los chilenos. Como parte de los lineamientos estratgicos para el equipo Directivo, la CENABAST debe posicionarse como una institucin moderna y eficiente. Desde esta perspectiva, su actual administracin es la encargado de llevar a cabo la implementacin de un Plan de 11 medidas de mejora, que consideran gestionar

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componentes como la modernizacin logstica en materia de cadena de fro, el almacenamiento segregado de productos, la identificacin de productos en cuarentena, la realizacin sistemtica de inventarios y la introduccin de cdigos de barra para los productos, entre otros. La misin de la institucin es ofrecer soluciones expertas de abastecimiento y compra para frmacos, insumos y bienes pblicos para la red asistencial de salud, asegurando con eficiencia y transparencia, la oportunidad y la calidad de los bienes proporcionados, para contribuir en la atencin de salud resolutiva y oportuna para las personas. En este contexto, uno de los mayores desafos actuales es modificar el anterior proceso de logstica y distribucin utilizado por CENABAST, que consista bsicamente en realizar las compras de acuerdo a la agregacin de la demanda de los clientes, generar acopio en nuestras bodegas y desde stas y con logstica propia, realizar el proceso de distribucin a todo el territorio nacional. En trminos de flujo, se trataba en una triangulacin donde los frmacos e insumos salan del proveedor, se almacenaban en CENABAST y posteriormente llegaban al cliente. Este proceso si bien tiene ventajas, como el control permanente y la cobertura total del territorio asegurado por la institucin, tiene la gran desventaja, de generar un eslabn adicional en el trnsito de los frmacos e insumos entre proveedor y el cliente final, retardando los procesos. Por esta razn, se tom la decisin de implementar la Distribucin Directa, nueva estrategia que permitir que el laboratorio o el importador que est proveyendo algn frmaco o insumo, tenga la posibilidad de poner directamente su producto en la bodega del cliente mandante y a su vez, este cliente podr recibir de manera ms rpida y oportuna su pedido, sin tener que aguardar los procesos logsticos de CENABAST. Cabe sealar que los siguientes cargos de la Central Nacional, estn adscritos al Sistema de Alta Direccin Pblica: Director/a Nacional Jefe/a Departamento Operaciones Jefe/a Departamento Finanzas, Administracin y Servicios Internos Jefe/a Departamento de Compras Jefe/a Departamento Logstica Jefe/a Departamento Tcnico

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BIENES Y/O SERVICIOS

Los servicios que CENABAST ofrece incluye la intermediacin para la compra de frmacos, dispositivos mdicos, alimentos y servicios: Intermediacin para establecimientos de salud del Sistema Nacional de Servicios de Salud. Intermediacin para establecimientos de salud de la Atencin Primaria. Intermediacin para Programas de la Subsecretara de Salud Pblica del Ministerio de Salud. De distribucin.

Servicios de apoyo logstico:

La Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud gestiona adems los procesos de comercializacin y distribucin de Programas Ministeriales, satisfaciendo las necesidades asociadas a programas sanitarios nacionales y de alimentacin. Entre los ms importantes se encuentran el Programa Ampliado de Inmunizaciones, Programa de Hemofilia, Fibrosis Qustica, Programa de Infecciones Respiratorias Agudas, Programa Odontolgico y Programa de la Mujer.

EQUIPO DE TRABAJO

El equipo directo del/la Jefe/a Departamento Operaciones Comerciales, est compuesto por las jefaturas de los siguientes reas: Subdepartamento de Clientes, la Unidad de Coordinacin de Compras y Distribucin, la Unidad de Gestin y Anlisis Comercial y la Oficina de Informacin, Reclamos y Sugerencias. a. Subdepartamento de Clientes: Su objetivo es ser el canal institucional con los clientes para el proceso de agregacin de demanda, esto es, capturar, programar y gestionar la satisfaccin de la demanda de frmacos e insumos mdicos de la red de salud pblica del pas, procurando entregar en oportunidad y en completitud los requerimientos de los clientes. Para tales efectos deber establecer los medios y herramientas de informacin y retroalimentacin con todos los servicios y unidades del sistema pblico de salud, tanto del nivel local, regional y central. Unidad de Gestin y Anlisis Comercial: Su funcin es monitorear la gestin tcnica del proceso de satisfaccin de demanda, establecer los indicadores de gestin del proceso y aportar informacin relevante para la toma de decisiones del rea comercial. Asimismo, tendr como encargo el anlisis y monitoreo del comportamiento y tendencias del mercado objetivo y de las condiciones de oferta de Cenabast para satisfacer la demanda de los clientes.

b.

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c.

Unidad de Coordinacin de Compras y Distribucin: Coordinar y gestionar los requerimientos presentados por los clientes o desde el Subdepto. Clientes a los Departamentos de Compra y Logstica, en funcin de disponer en forma oportuna de la informacin del status de compra y distribucin para cada proceso de compra, as como su retroalimentacin con el Subdepto. Clientes. Asimismo ser responsable del oportuno y correcto traspaso de la programacin de demanda a los Departamentos y unidades encargadas del proceso de compras y distribucin. La Oficina de Informacin Reclamos y Sugerencias, OIRS: tiene por objetivo principal informar y asistir al ciudadano sobre el Servicio en general, y es el canal institucional para recibir y estudiar las sugerencias y reclamos ciudadanos, as como su derivacin interna a los departamentos y unidades que correspondan. Igualmente, realizar encuestas y mediciones sobre el nivel de satisfaccin de los usuarios. Por otra parte, ser responsable de la recepcin y devolucin cuando proceda de las boletas de garanta de seriedad de la oferta y de fiel cumplimiento de contrato que presenten los proveedores.

d.

CLIENTES INTERNOS

Dentro de los clientes internos el/la Jefe/a Departamento Operaciones Comerciales se coordina con el Departamento de Finanzas, Administracin y Servicios Internos, en lo relativo a informacin de deuda del SNSS, gestiones de cobranza y el uso eficiente de recursos; adems se coordina con el Departamento de Asesora Jurdica, como soporte a la accin ejecutada con clientes externos y Compras para disponer de informacin oportuna respecto de la programacin de compras. Asimismo, precisa generar acuerdos eficientes de interaccin con las unidades pertenecientes al Departamento Logstico en lo que dice relacin con la distribucin oportuna y eficaz de los productos solicitados por los clientes; como tambin, con el Departamento Tcnico, a fin de asegurar un seguimiento oportuno de la calidad de los productos y una poltica comn del tratamiento de los reclamos por esa materia.

CLIENTES EXTERNOS

El/la Jefe/a Departamento Operaciones Comerciales principalmente se relaciona con los siguientes clientes externos: 28 Servicios de Salud del pas con sus correspondientes establecimientos dependientes, que son: - Hospitales Pblicos, - Consultorios Generales Urbanos (CGU) Municipales - Consultorios Generales Urbanos dependientes del Servicio de Salud

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- Consultorios Generales Rurales - Servicios de Atencin Primaria de Urgencia. Organismos que no pertenecen al Sistema Nacional de Servicios de Salud (Corporaciones, universidades, Fuerzas Armadas)

Asimismo, se relaciona con el Fondo Nacional de Salud (FONASA), el Instituto de Salud Pblica (ISP), la Subsecretara de Salud y Redes Asistenciales.

DIMENSIONES DEL CARGO

N Personas que dependen directamente del cargo Dotacin Total del Servicio Personas a honorarios Presupuesto que administra Presupuesto del Servicio

20 225 5 No administra $ 6.330.720.000

Fuente: Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud, ao 2011

ORGANIGRAMA

DIRECTOR

ASESORA JURDICA

AUDITORA INTERNA

COMUNICACIONES

PROYECTOS DE MODERNIZACIN

GESTIN DE PERSONAS

PLANIFICACIN Y CONT ROL GESTIN

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES COMERCIAL

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

DEPARTAMENTO DE LOGSTICA

DEPARTAMENTO TCNICO Y DE CALIDAD SANITARIA

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD COORDINACIN COMPRAS DISTRIBUCIN

OIRS UNIDAD PLANIFICACIN UNIDAD ALMACENES

SUB DEPTO. DIRECCIN TCNICA

SUB DEPTO. ADMINISTRACIN

SUB DEPTO. FINANZAS

UNIDAD DE CONTROL Y ANALISIS COMERCIAL

UNIDAD GESTIN DE COMPRAS

UNIDAD DISTRIBUCIN

SUB DEPTO. CALIDAD SANITARIA INTEGRAL

UNIDAD DE INFORMTICA

UNIDAD DE CONTABILIDAD

SUB DEPTO. CLIENTES

UNIDAD GESTIN CONTRATOS UNIDAD GESTIN CLIENTES

UNIDAD RECEPCIN MERCADERAS

UNIDAD DE ADQUISICIONES INTERNA

UNIDAD DE TESORERA

UNIDAD PLATAFORMA DE SOPORTE COMPRAS UNIDAD CLIENTES MINSAL

UNIDAD CONTROL LOGSTICO

UNIDAD DE SERVICIOS GENRALES

UNIDAD DE COBRANZAS

UNIDAD PROGRAMAS MINISTERIALES

OFICINA DE PARTES

UNIDAD DE FACTURACIN

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RENTA El cargo corresponde a un grado 3 de la Escala nica de Sueldos DL 249, ms un porcentaje de Asignacin de Alta Direccin Pblica de un 45%. Incluye un monto de asignacin especial. Su renta lquida promedio mensualizada referencial asciende a $2.603.000.- para un no funcionario, la que se obtiene de una aproximacin del promedio entre el Total Remuneracin Lquida Aproximada de los meses sin asignacin especial y el Total Remuneracin Lquida Aproximada de los meses con asignacin especial, que se detalla a continuacin:
Asignacin Alta Direccin Pblica Total Renta 45% Bruta Total Remuneracin Lquida Aproximada

Procedencia

Funcionarios del Servicio*

Detalle Meses Meses sin asignacin especial: enero, febrero, abril, mayo, julio, agosto, octubre y noviembre. Meses con asignacin especial: marzo, junio, septiembre y diciembre. Todos los meses

Sub Total Renta Bruta

$2.183.317.-

$982.493.-

$3.165.810.-

$ 2.614.787.-

$3.087.398.-

$1.389.329.-

$4.476.727.-

$ 3.597.975.-

Renta lquida promedio mensualizada referencial No Funcionarios** $2.172.846.$977.781.$3.150.627.-

$ 2943.000.$2.603.400.$ 2.603.000.-

Renta lquida promedio mensualizada referencial

*Funcionarios del Servicio: Se refiere a los postulantes que provienen del mismo Servicio. **No Funcionario: Se refiere a los postulantes que no provienen del mismo Servicio.

***Segn el Artculo 4 de la ley 19.490 en el mes de marzo de cada ao se paga una bonificacin por cumplimiento de metas del PMG que puede alcanzar hasta un 15.5% del sueldo base, asignacin profesional, asignacin sustitutiva y asignacin de responsabilidad superior de todo el ao anterior.

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4. CONDICIONES DE DESEMPEO DE ALTOS DIRECTIVOS PBLICOS Los nombramientos productos de los concursos pblicos, abiertos y de amplia difusin, regulados en el Ttulo VI de la Ley N 19.882, tienen una duracin de tres aos y pueden ser renovados por la autoridad competente, esto es, aquella facultada para decidir el nombramiento, hasta dos veces, por igual plazo. El nombramiento es a travs del Sistema de Alta Direccin Pblica y para efectos de remocin se entendern como cargos de exclusiva confianza. Esto significa que se trata de cargos de provisin reglada a travs de concursos pblicos, pero las personas as nombradas permanecern en sus cargos en tanto cuenten con la confianza de la autoridad facultada para decidir el nombramiento. Los altos directivos pblicos nombrados en los cargos debern responder por la gestin eficaz y eficiente de sus funciones en el marco de las polticas pblicas. Los altos directivos pblicos debern desempearse con dedicacin exclusiva. La calidad de funcionario directivo del Servicio ser incompatible con el desempeo de cualquier otra actividad remunerada en el sector pblico o privado, a excepcin de labores docentes o acadmicas, siempre y cuando stas no superen las 12 horas semanales. El alto directivo pblico nombrado contar con un plazo mximo de tres meses desde su nombramiento para suscribir un convenio de desempeo con el jefe superior del servicio. El convenio ser propuesto por dicha autoridad dentro de los cinco das siguientes al nombramiento. El alto directivo pblico deber informar anualmente a su superior jerrquico, del grado de cumplimiento de las metas y objetivos comprometidos en su convenio. El no cumplimiento de las metas convenidas, tendr efectos en la remuneracin del directivo en el ao de gestin siguiente. Para la renovacin en el cargo por un nuevo perodo se tendr en consideracin, entre otros, las evaluaciones disponibles del alto directivo, especialmente aquellas relativas al cumplimiento de los acuerdos de desempeo suscritos. El alto directivo pblico tendr derecho a gozar de una indemnizacin equivalente al total de las remuneraciones devengadas en el ltimo mes, por cada ao de servicio en la institucin, con un mximo de seis. La indemnizacin se otorgar en el caso que el cese de funciones se produzca por peticin de renuncia, antes de concluir el plazo de nombramiento o de su renovacin, y no concurra una causal derivada de su responsabilidad administrativa, civil o penal, o cuando dicho cese se produzca por el trmino del periodo de nombramiento sin que este sea renovado.

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