Capitulo III Control y Contabilidad de los Materiales

Concepto de Materiales: En su acepcin ms amplia, los materiales son bienes tangibles que la empresa adquiere para utilizarlos en el proceso productivo y en el desarrollo de sus
1

actividades; pueden tratarse de materias primas, materiales auxiliares, envases, embalajes o suministros. Clasificacin de los Materiales: Obviamente la clasificacin esta orientada a los materiales que son utilizados en la planta de produccin. Pueden ser directos e indirectos. a) Materiales Directos: Indistintamente se les conoce como materias primas o primeras materias. Se define como tales a los materiales adquiridos que sern objeto de transformacin durante el proceso productivo hasta convertirlos en bienes distintos que la empresa vender o explotara. En estado natural provienen del reino animal, vegetal o mineral; pero tambin pueden ser productos que han sufrido uno o ms procesos de transformacin, es el caso del caucho extrado en un proceso, su conversin a neumtico en un segundo proceso y que mas tarde servir como materia prima en el ensamblado de vehculos. En la composicin del nuevo producto tienen como caracterstica principal identificarse plenamente con l; sin duda se trata del elemento fundamental, por tanto sus valores son asignados directamente al costo del producto en la medida que se van utilizando. En ciertos casos los envases y embalajes son considerados como materiales directos en la medida que son indispensables para expender el producto; por ejemplo, los envases no retornables. b) Materiales Indirectos: Se define as, a los materiales que siendo necesarios para llevar adelante el proceso productivo no forman parte del producto final. O que, formando parte, no conviene incluirlos por el grado de dificultad que originan en la tarea de costear. Formando parte de los materiales indirectos estn los materiales auxiliares, los suministros de fbrica y en algunos casos los envases. Todo lo concerniente a materiales directos e indirectos se estudiara en este capitulo, exceptuando la parte contable de los segundos que se tratara en el capitulo V. Control De Los Materiales El manejo de los materiales equivale a dinero invertido expuesto aun largo proceso que comienza con la adquisicin y termina al concluirse el producto manufacturado. Frente al riesgo de invertir, una adecuada organizacin y la consiguiente asignacin de responsabilidades permitirn reducir al mximo ese riesgo. Naturalmente, contando con personal idneo, registros impresos e informes peridicos que cubran todo el proceso podrn evitarse robos, prdidas, desperdicios innecesarios, deterioro o mal uso. Prcticas sanas recomiendan el control de los materiales observando principios que sin duda contribuyen al xito de la gestin; algunos de los cuales, por su grado de importancia, se citan a continuacin: En cada departamento comprometido con el control, debe haber un funcionario o persona autorizada que refrende con su firma las operaciones propias del cargo. En el movimiento de entradas y salidas deben participar como mnimo dos personas. Los almacenes deben ser lugares seguros y ser custodiados con vigilancia permanente. El o los almacenes deben ser objeto de controles peridicos, tanto en su aspecto fsico como el valorado. Deber establecerse mecanismos de control que permitan determinar la clase y cantidad de material utilizado en la produccin de bienes. Departamentos Que Intervienen En El Control De Los Materiales Dependiendo de la magnitud e importancia de la empresa, el control se puede efectuar a travs de 3,4 o ms departamentos que asuman las tareas de comprar, decepcionar, inspeccionar, almacenar, entregar a produccin o a otros consumos y registrar contablemente. Departamento de Compras.- Es un departamento que tiene como misin el proceso relacionado con las adquisiciones. Esta a cargo de un gerente o jefe sobre el cual recae la responsabilidad del abastecimiento oportuno y la elaboracin del registro de los proveedores
2

que ofrezcan las mejores condiciones a la empresa; por tanto, exige el titular amplio conocimiento en materia de precios, calidad, plazo de entrega, descuentos, condiciones de pago, fletes, etc. Tiene las siguientes funciones: a)Organizar el registro de proveedores. b)Recibir las solicitudes de compra. c)Solicitar cotizaciones a los proveedores. d)Preparar los pedidos u rdenes de compra. e)Aprobar las facturas de proveedores y enviarlas a contabilidad. Departamento de Recepcin E Inspeccin: Es el departamento encargado de recepcionar las remesas que hacen los proveedores en atencin a las ordenes de compra por la empresa, cuenta para su labor con una persona responsable que informara sobre cada llegada. En pequeas y medianas empresas puede operar como una seccin integrada al departamento de compras o bien al almacn. Sus funciones son: a)Chequear los materiales y suministros que llegan al departamento o seccin cuidando que estn de acuerdo con el pedido u orden de compra en lo que concierne a cantidad, calidad, peso, medida y cualquier otra especificacin o condicin acordada. La recepcin se hace teniendo a la vista la gua de remisin o factura del proveedor. b)Emitir informe de lo recibido dando cuenta de la conformidad o inconformidad a los departamentos de compras y contabilidad. En algunos casos el informe puede hacerse en la misma factura o gua de remisin impregnando un sello. Departamento de Almacn.- Es aquel que se encarga de la custodia y entrega de materiales a la planta de produccin. Esta a cargo de un almacenista que tiene categora de jefe. Realiza las siguientes funciones: a)Recibir los materiales que previamente fueron chequeados en el departamento seccin encargada de la recepcin e inspeccin. b)Comprueba las cantidades recibidas y las registra en las tarjetas auxiliares. c)Ubica los materiales en sus respectivos ambientes, espacios, armarios, casilleros y estantes. d)Entrega los materiales requeridos con el vale de almacn o con listado, segn sea el procedimiento establecido por la empresa. Departamento de Produccin(o Planta De Produccin).- Es el departamento que realiza las operaciones de transformacin; como tal, es el principal consumidor de materiales directos, indirectos y tambin suministros. Sus funciones respecto al material recibido son: a)Utilizar adecuadamente el material que le fue habilitado. b)Devolver los materiales sobrantes de produccin o que no renen las condiciones solicitadas. Departamento de Contabilidad.- Es el departamento sobre el cual recae la parte de registro necesario para la elaboracin de los estados financieros y de costos y de manera particular el registros de los materiales para lo cual requiere de libros y registros auxiliares en donde anotara los asientos en forma oportuna. Respecto de los materiales, sus funciones son: a)Registra las entradas que se producen al almacn, previa verificacin del ingreso fsico y calculo contenidos en la factura. b)Registrar los consumos segn el mtodo de valuacin de existencias utilizado por la empresa. El detalle de ambas funciones se amplia mas adelante en el subtitulo registro contable de entradas y salidas de almacn. Las grandes empresas, adems de los departamentos sealados, cuentan con un encargado del planeamiento y control de la produccin cuyas funciones entre otras son: disear el producto y las especificaciones de los materiales que lo conforman, estudiar los subttulos que puedan hacerse en la composicin del producto, preparar la relacin de materiales que deben entregarse a la produccin y el control de la produccin en todas y cada una de sus
3

etapas. Es conveniente aclarar que algunas empresas incluyen, dentro del control de los materiales y suministros de fabrica, otros bienes y suministros requeridos por las oficinas administrativas y de ventas o que constituye para cada departamento una funcin mas. Impresos Utilizados En El Control De Materiales Una buena organizacin requiere del uso de impresos que sirvan de constancia de operaciones interna y/o delimitacin de funciones. En la prctica no hay modelos estndar; cada empresa los adecua a sus propias necesidades, pensando en un fin primordial, el control. Los de ms uso son: 1.Solicitud de compra. 2.Pedido u orden de compra. 3.Informe de recepcin e inspeccin. 4.Informe o nota de devolucin. 5.Vale de almacn o requisicin de materiales. 6.Vale de devolucin de almacn 7.Mayor auxiliar de almaceno tarjeta valorada de almacn. 8.Tarjeta de control visible. Solicitud de Compra.- Impreso que formaliza la necesidad de materiales o suministros requeridos por el almacn para reponer sus existencias o para atender una necesidad inmediata de produccin; su llenado debe ser preciso en cuanto a cantidad, precio, plazo de entrega y cualquier otra formalidad que evite perdidas o riesgos innecesarios. Generalmente las solicitudes de compra las prepara el jefe o empleado del almacn; mientras que las solicitudes de especiales de compra son elaboradas por el jefe del departamento que necesita los bienes. Las solicitudes de compra se preparan en original y dos copias cuya distribucin es: Original para el departamento de compras Primera copia para el departamento de contabilidad.

Segunda copia para el archivo del almacn.

INDUSTRIA JRP S.A. SOLICITUD DE COMPRA N-------------

F1

Departamento___________________________________________________________ Plazo de Entrega___________________________Fecha_________________________ Cantidad Descripcin

Pedido U Orden De Compra.-Impreso que sirve para formalizar la adquisicin de materiales ______________ _______________________ solicitados por la planta de produccin con la solicitud de compra. Mediante gestin oportuna se extiende a la orden del proveedor que ofrezca las mejores condiciones, incluido plazo de entrega. En algunos casos, antes de emitir la orden es necesario recurrir a mas d e un proveedor para que hagan llegar sus cotizaciones y poder de esta manera hacer buna buena eleccin de compra. Se extiende en original y tres copias distribuidas as: Original para el proveedor.
4

Formulado por:

Aprobado por:

 Primera copia para el almacn. Segunda copia para el departamento de contabilidad

Tercera copia el archivo del departamento de compras.

INDUSTRIA JRP S.A. ORDEN DE COMPRA N-------------

F2

Seores_________________________________________ Fecha_________________________ Domicilio___________________________ Ref. Solic.___________________________________ Srvase enviarnos lo siguiente a los precios y con arreglo a los trminos y condiciones indicados en esta orden. Cantidad Unidad de Descripcin Precio Importe medida unitario

Plazo de entrega ______________ _______________________ Informe de Recepcin E Inspeccin: Impreso o Jefe modelo preestablecido en el que se Lugar_____________________ De Compras

expresa la conformidad o incomodidad de los materiales recibidos del proveedor luego de su verificacin con el contenido del pedido u orden d compra; y de ser el caso con el auxilio de la proforma de cotizacin del proveedor. Se prepara en original y tres copias para los siguientes departamentos: Original para el almacn. Primera copia para compras. Segunda copia para contabilidad Tercera copia para el tenedor del mayor auxiliar.

De acuerdo al procedimiento que siga la empresa, el informe de recepcin e inspeccin puede hacerse en la misma gua de remisin o factura del proveedor haciendo uso de un sello. F3
INDUSTRIA JRP S.A. INFORME DE RECEPCIN N------------

Orden de Compra___________________________ Solicitud de compra_________________________ Proveedor_________________________________ Cantidad Unidad de medida Descripcin Precio unitario Importe

5 Recibido Por: _______________

Inspeccionado por: _______________

Almacenista: _______________

Nota de Devolucin.- Formato especial que se utiliza para sustentar devoluciones al proveedor de aquellos materiales que no renen las caractersticas estipuladas en la orden de compra o en la proforma de cotizacin. Son dos los elementos en que puede hacerse efectiva la devolucin. El primero ocurre en el mismo momento que se estn recibiendo los materiales, en cuyo caso puede obviarse la nota de devolucin reemplazndola por una anotacin en el original y copia de la gua de remisin y haciendo firmar al representante del proveedor. Si el acto es posterior, se emite la nota de devolucin para que el proveedor subsane la inconformidad hallada o emita la correspondiente nota de abono por el monto devuelto para poder dar correcto tratamiento al impuesto general a las ventas. La distribucin de nota es: Original para el proveedor. Primera copia para el departamento de compras. Segunda copia para el departamento de contabilidad Tercera copia para el archivo de almacn.

F4

INDUSTRIA JRP S.A. NOTA DE DEVOLUCIN N------------

Seores_______________________________________________________________________ Direccion______________________________________________________________________ En la fecha estamos haciendo devolucin de lo siguiente, que corresponde a su Factura_________ Gua de Remisin_______________, por las razones expuestas. Cantidad Unidad de medida Descripcin Precio unitario Importe

Razones________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ________________________ Jefe de Compras Vale de Almacn.INDUSTRIA JRP S.A. O requisicin de materiales, es un impreso que autoriza al jefe o

encargado del almacn la entrega de materiales o suministros para uso o consumo en produccin; puede reemplazarse por un listado en el cual se indica la orden o proceso a quien VALE DE ALMACN N-----------debe cargarse el importe. Se prepara en original y dos copias cuya distribucin es: Original y primera copia para el almacn. Segunda copia para el departamento solicitante. Cantidad Unidad de Descripcin Precio Importe El almacenista, luego de efectuado el despacho, hace llegar la primera copia al departamento medida unitario de costos. F5
Departamento________________________________________Fecha______________________

Entregado por: ___________ 6 Operador en Auxiliares por:

Recibido por: _____________

Operado en Contabilidad ______________________

____________________________

Vale de Devolucin Al Almacn: Formulario que utiliza la planta de produccin para devolver al almacn los materiales o suministros no utilizados. Se emiten en original y dos copias, siendo su destino: Original para el almacn. Primera copia para el departamento de contabilidad. Segunda copia para el archivo de quien devuelve.
INDUSTRIA JRP S.A. VALE DE DEVOLUCIN AL ALMACN N-----------Fecha ____________ Cantidad Unidad de medida Descripcin Precio unitario Importe

Operador en Auxiliares________

Abono a la orden de Produccin N___________

Firma de Almacenista__________

Operador en Contabilidad: _____________________

Mayor Auxiliar de Almacn.- Llamado tambin tarjeta valorada de almacn. Es un libro auxiliar donde se anotan las entradas y salidas de existencias (mercaderas, materias primas, materiales auxiliares, envases y embalajes) tanto en unidades como en trminos monetarios, permitiendo conocer con exactitud y en cualquier fecha la cantidad y valor al costo de las existencias almacenadas. La empresa moderna, emplea tarjetas tipo KARDEX como medio eficaz de control y valoracin; estas tarjetas cumplen la misma misin que los registros foliados y encuadernados, la diferencia fundamental es que son ms operativas y por eso ms aceptable; es mas, se adecuan fcilmente a los sistemas computarizados. La utilidad que presta el auxiliar de almacn o las tarjetas movibles es mltiple, entre otras cosas permiten: conocer al momento el stock de existencias a efecto de aplicar convenientemente una poltica de reposicin; conocer de inmediato el costo; llevar un sistema de inventarios permanentes; controlar el movimiento de almacn mediante verificaciones sorpresivas, etc.
7

El diseo del impreso es variado, los hay desde simples hasta los ms complejos; diremos que, en la generalidad de casos, la empresa trata de adecuarlos a sus propias necesidades con la finalidad de que cumplan un rol dentro del complejo de sus actividades. El lector podr apreciar algunos modelos mas adelante en su subtitulo mtodos de valuacin de existencias. Tarjeta de Control Visible De Almacn.- Pequea tarjeta que tiene por finalidad la localizacin y control en unidades fsicas del movimiento y saldo de cada artculo almacenado. No es necesario implementarlo cuando se lleva un buen mayor auxiliar de almacn.

CONTROL VISIBLE DE ALMACN Material____________________Cd._______________ Unidad de Medida_____________ __________________

FechaEntradaSalidaSaldo

REGISTRO CONTABLE DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL ALMACEN

Entre las muchas funciones que recaen sobre el departamento de contabilidad esta el registro de operaciones relacionadas con el movimiento de entradas y salidas que ocurren en el almacn de materiales, para lo cual debe hacer uso de libros, registros y tarjetas diseados para tal fin. Registro de Entradas.- Recibida la factura del proveedor, es necesario verificar clculos y tener la seguridad de que los materiales ingresaron al almacn observando los procedimientos establecidos para el proceso de adquisicin. El registro queda satisfecho asentando la factura en le registro de compras, siempre que el documento que sustenta la compra guarde las formalidades establecidas en el reglamento de comprobantes de pago y lo dispuesto en las normas legales respecto del impuesto general a las ventas; por otro lado el almacn har el registro respectivo en la tarjeta auxiliar de almacn.