Gestao de Documentos e Arquivistica

Gesto de Documentos e Arquivstica
Zlia Freiberger
Curitiba-PR 2012
Presidncia da Repblica Federativa do Brasil Ministrio da Educao Secretaria de Educao a Distncia
2012 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA PARAN EDUCAO A DISTNCIA Este Caderno foi elaborado pelo Instituto Federal do Paran para o Sistema Escola Tcnica Aberta do Brasil e-Tec Brasil.
Prof. Irineu Mario Colombo Reitor Prof. Mara Christina Vilas Boas Chefe de Gabinete Prof. Ezequiel Westphal Pr-Reitoria de Ensino - PROENS Prof. Gilmar Jos Ferreira dos Santos Pr-Reitoria de Administrao - PROAD Prof. Paulo Tetuo Yamamoto Pr-Reitoria de Extenso, Pesquisa e Inovao - PROEPI Neide Alves Pr-Reitoria de Gesto de Pessoas e Assuntos Estudantis - PROGEPE Prof. Carlos Alberto de vila Pr-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - PROPLADI Prof. Jos Carlos Ciccarino Diretor Geral do Cmpus EaD Prof. Ricardo Herrera Diretor de Planejamento e Administrao do Cmpus EaD Prof Mrcia Freire Rocha Cordeiro Machado Diretora de Ensino, Pesquisa e Extenso do Cmpus EaD Prof Cristina Maria Ayroza Coordenadora de Ensino Mdio e Tcnico do Cmpus EaD Prof. Marcia Denise Gomes Machado Carlini Coordenadora do Curso Adriana Valore de Sousa Bello Mayara Machado Gomes Faria Francklin de S Lima Ktia Regina Vasconcelos Ferreira Assistncia Pedaggica Prof Ester dos Santos Oliveira Idamara Lobo Dias Reviso Editorial Flvia Terezinha Vianna da Silva e-Tec/MEC Projeto Grfico
Catalogao na fonte pela Biblioteca do Instituto Federal do Paran
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Noes de Administrao Pblica
Apresentao e-Tec Brasil

Prezado estudante, Bem-vindo ao e-Tec Brasil! Voc faz parte de uma rede nacional pblica de ensino, a Escola Tcnica Aberta do Brasil, instituda pelo Decreto n 6.301, de 12 de dezembro 2007, com o objetivo de democratizar o acesso ao ensino tcnico pblico, na modalidade a distncia. O programa resultado de uma parceria entre o Ministrio da Educao, por meio das Secretarias de Educao a Distncia (SEED) e de Educao Profissional e Tecnolgica (SETEC), as universidades e escolas tcnicas estaduais e federais. A educao a distncia no nosso pas, de dimenses continentais e grande diversidade regional e cultural, longe de distanciar, aproxima as pessoas ao garantir acesso educao de qualidade, e promover o fortalecimento da formao de jovens moradores de regies distantes, geograficamente ou economicamente, dos grandes centros. O e-Tec Brasil leva os cursos tcnicos a locais distantes das instituies de ensino e para a periferia das grandes cidades, incentivando os jovens a concluir o ensino mdio. Os cursos so ofertados pelas instituies pblicas de ensino e o atendimento ao estudante realizado em escolas-polo integrantes das redes pblicas municipais e estaduais. O Ministrio da Educao, as instituies pblicas de ensino tcnico, seus servidores tcnicos e professores acreditam que uma educao profissional qualificada integradora do ensino mdio e educao tcnica, capaz de promover o cidado com capacidades para produzir, mas tambm com autonomia diante das diferentes dimenses da realidade: cultural, social, familiar, esportiva, poltica e tica. Ns acreditamos em voc! Desejamos sucesso na sua formao profissional! Ministrio da Educao Janeiro de 2010
Nosso contato etecbrasil@mec.gov.br
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Indicao de cones
Os cones so elementos grficos utilizados para ampliar as formas de linguagem e facilitar a organizao e a leitura hipertextual. Ateno: indica pontos de maior relevncia no texto.
Saiba mais: oferece novas informaes que enriquecem o assunto ou curiosidades e notcias recentes relacionadas ao tema estudado. Glossrio: indica a definio de um termo, palavra ou expresso utilizada no texto. Mdias integradas: sempre que se desejar que os estudantes desenvolvam atividades empregando diferentes mdias: vdeos, filmes, jornais, ambiente AVEA e outras. Atividades de aprendizagem: apresenta atividades em diferentes nveis de aprendizagem para que o estudante possa realiz-las e conferir o seu domnio do tema estudado.
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Sumrio
Palavra do professor-autor Aula 1 Gesto de documentos 1.1 A escrita 1.2 Conceito de Gesto de Documentos Aula 2 Objetivos da gesto de documentos 2.1 Caractersticas dos documentos: 2.2 Procedimentos Gerais para Gesto de Documentos Aula 3 Classificaodedocumentos Aula 4 Mtodos de classificao de documentos Aula 5 Avaliao documental Aula 6 Introduo ao estudo dos arquivos 6.1 Arquivo Aula7 Roteiroparaorganizararquivos 7.1 Estrutura Bsica 7.2 Como organizar um arquivo: Aula 8 Modelo de plano arquivstico 8.1 Posio do arquivo na estrutura da instituio 8.2 Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo 8.3 Coordenao 8.4 Rotinas de arquivamento Aula 9 Escolha das instalaes e equipamentos 9.1 Instalaes e Equipamentos Aula 10 Sistemas e mtodos de arquivamento 10.1 Sistemas e mtodos de arquivamento
11 13 13 14 17 17 18 19 23 29 31 31 35 35 36 39 39 39 40 40 43 43 47 48
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Aula 11 Mtodo alfabtico 11.1 Regras para arquivamento Aula 12 Mtodo Geogrfico 12.1 Ordenaes geogrficas Aula 13 Mtodos numricos 13.1 O mtodo numrico simples Aula 14 M todo nmerico cronolgico e o mtodo digito terminal 14.1 Mtodo Numrico Cronolgico 14.2 Mtodo Dgito Terminal Aula 15 M todo por assunto e o mtodo Variadex 15.1 Mtodo por assunto 15.2 Mtodo Variadex Aula 16 Arquivstica e Informtica 16.1 Tecnologia da Informao 16.2 Novas Tecnologias Aula 17 Preservao digital 17.1 Q ual o suporte de um documento digital? 17.2 Os tipos mais comuns de suporte magntico Aula 18 G ED e microfilmagem de documentos 18.1 Informao 18.2 Microfilmagem 18.3 Gerenciamento Eletrnico de Documentos Aula 19 Arquivos especiais 19.1 Arquivo Fotogrfico 19.2 Arquivo de fita magntica, filme e disco 19.3 Arquivo de Recorde de Jornal 19.4 Arquivo de Catlogo Impresso
51 51 55 55 57 57
59 59 59
61 61 62 65 65 66 67 67 68
71 71 72 72 75 75 75 76 76
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Aula 20 Dicas de conservao e organizao de documentos 20.1 Conservao de documentos 20.2 Organizao de documentos Referncias Atividades autoinstrutivas Currculo do professor-autor
79 79 80 83 85 103
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Palavra do professor-autor
Prezados Alunos, Vivemos na era da informao. Inmeros e variados documentos so produzidos em grande escala tanto por organizaes pblicas quanto privadas. Saber gerir, controlar e arquivar toda essa documentao de forma eficiente, passou a ser um valioso diferencial competitivo em qualquer organizao. Diante dessa realidade, o Curso Tcnico em Servios Pblicos reconhece a importncia e a necessidade da disciplina Gesto de Documentos e Arquivstica para o aprimoramento da carreira profissional. Para isso, os assuntos abordados, as sugestes de atividades para pesquisa, os exerccios de fixao foram cuidadosamente elaborados para que o nosso profissional faa diferena em seu local de trabalho. Aproveite bem as aulas, faa intercmbio de informaes com os colegas, busque cada vez mais conhecimentos a respeito dos assuntos aqui contidos. Esta e sempre ser a melhor forma de concretizar o aprendizado. Desejo sucesso a todos! Professora Zlia Freiberger.
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Aula 1 Gesto de documentos

Nesta aula, vamos conceituar a Gesto de Documentos. Quando surgiu? Para que serve? Qual a legislao pertinente? Qual o rgo oficial que trata da gesto documental? a partir da gesto de documentos que podemos fazer um correto arquivamento. Portanto, o conhecimento deste assunto vital para as demais aulas que veremos na sequncia. Iniciamos falando sobre a escrita, que ponto de partida para a existncia de qualquer documento.
Figura 1.1: Arquivo de Documentos

Fonte: www.doceshop.com.br
1.1 A escrita
A escrita um conjunto de smbolos dos quais nos servimos para representar e fixar a linguagem falada. O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expresso permanente, recorreu a uma engenhosa disposio de objetos simblicos ou a sinais materiais (os ns, os entalhes, os desenhos), os quais passaram a ser base dos primeiros sistemas de escrita (PAES, 2005). A autora afirma que na medida em que os povos evoluiam e atingiam graus elevados de cultura, ou absorviam o que havia de bom nas civilizaes mais adiantadas, os sistemas de escrita tambm foram sofrendo modificaes at a inveno da escrita fontica, ou seja, at a inveno do alfabeto. Logo que os povos passaram a um estgio de vida social mais organizado, os homens compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo de suas vidas particulares.
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Surgiram assim os arquivos, destinados no s a guarda dos tesouros culturais da poca, como tambm proteo dos documentos que atestavam legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua grandeza. Segundo Paes (2005), h dvidas quanto origem do termo arquivo. Alguns afirmam ter surgido na antiga Grcia, com a denominao arch, atribuda ao palcio dos magistrados. Da evoluiu para archeion, local de guarda e depsito dos documentos. Ramiz Galvo (1990) considera o termo procedente de archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros ttulos. A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao.
Pode ser considerada como um conjunto de solues utilizadas para assegurar a produo, administrao, manuteno e destinao dos documentos possibilitando fornecer e recuperar as informaes contidas nos documentos de uma maneira conveniente. (SANTOS, 2002).
No Brasil, a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
1.2 Conceito de Gesto de Documentos

Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente ou intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. (Artigo 3 Lei n 8.159/91). Para que voc compreenda melhor,citaremos alguns artigos da lei de gesto de documentos:
Art. 1 Lei n 8.159/91: dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Para conhecer na ntegra a Lei n 8.159/91 consulte o site: http://www.conarq. arquivonacional.gov.br
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Art. 4 Lei n 8.159/91: Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 6 Lei n 8.159/91: Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.
Conforme estabelecido em Lei, a Gesto de Documentos est diretamente ligada com o uso de tcnicas arquivsticas, que facilitam a localizao, o acesso a informaes, o relacionamento com outros documentos e evitam perdas, prazos e acmulo de documentos desnecessrios. (SANTOS, 2002).
Resumo
Esta aula tratou da gesto de documentos. Vimos que a Lei n 8.159/91 dispe sobre a gesto de documentos no Brasil, e que esta lei pode ser consultada na ntegra no site do CONARQ, rgo colegiado vinculado Casa Civil da Presidncia da Repblica.
Atividades de aprendizagem
Vamos observar o volume de documentos existente em seu local de trabalho. A partir da, responda: a) Como realizada a gesto de documentos do seu setor?
Aula 1 Gesto de documentos
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b) Quem so os responsveis pela guarda desses documentos?
c) H um controle para retirada e consulta desses documentos? De que maneira?
d) Voc considera que a atual gesto de documentos do seu setor eficiente?
e) Como voc poderia sugerir melhorias nesse aspecto?
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Aula 2 Objetivos da gesto de documentos

Conhecer quais so os objetivos da gesto de documentos, bem como as caractersticas fsicas que um documento pode assumir. Este conhecimento importante para a correta classificao dos documentos e insero no arquivo. A gesto de documentos tem por objetivo: Organizar a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos de modo eficiente; Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal, histrico e/ou cientfico; Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer necessria ao governo e aos cidados; Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente.
2.1 Caractersticas dos documentos:

Os documentos podem assumir caractersticas distintas quanto aos aspectos fsicos e de apresentao, sendo: Suporte - diz respeito ao material sobre o qual as informaes so registradas. a base fsica dos documentos. Exemplo: fita magntica, filme de nitrato, papel. Formato - configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo: caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc. Gnero - configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplo: documentao audiovisual, (fotos) fonogrfica (representao grfica das palavras) iconogrfica (imagens).
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Espcie - configurao que um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Exemplo: boletim, certido, declarao, relatrio, ata. Tipo - configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplo: boletim de ocorrncia, boletim de frequncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de bito, relatrio de atividades, relatrio tcnico, etc.
2.2 Procedimentos Gerais para Gesto de Documentos

A gesto de documentos impe regras para anlise e correto destino da documentao, sendo: Designar Comisso para avaliao de documentos (avaliao um termo utilizado em arquivologia para transferir ou eliminar documentos); Diagnstico do acervo; Seleo por assunto; Uso das informaes (de que maneira as informaes sero utilizadas e a frequncia). Definir prazos de guarda: plano de classificao (assunto); tabela de temporalidade; lista de eliminao.
Resumo
Voc aprendeu que a gesto de documentos auxilia o profissional no procedimento correto de arquivar. Tambm viu os cinco passos que devem ser seguidos para o correto arquivamento dos documentos.
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Aula 3 Classificaodedocumentos
Trataremos da classificao de documentos, isto , conheceremos a classificao universal do conhecimento, cujo mtodo adotado nas bibliotecas do mundo inteiro.
Na opinio de Rosseau e Couture (1998), A classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperao. O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento. Portanto, a classificao define a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao. Um importante mtodo de classificao de documentos foi desenvolvido por Mevil Dewey. (1851-1931). Este mtodo utilizado nas bibliotecas, e, em grande parte tambm por instituies pblicas e privadas. O mtodo apresenta configurao decimal, sendo: 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 Obras Gerais; Filosofia; Religio; Cincias Sociais; Lingustica; Cincias Puras; Cincias Aplicadas; Artes divertimentos; Literatura; Histria Geografia.
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Agora, vamos adaptar esse modelo decimal para a administrao pblica e teremos a seguinte configurao: O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica, atividades meio, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000 que se refere aos assuntos de Administrao Geral e a classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos.
(Disponvel em: www.conarq.arquivonacional.gov.br - Acesso em 26/12/2007)
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades fim do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia. Vejamos um exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 000 Administrao Geral:
Tabela 3.1: Classificao de Documentos Cdigo Decimal
Classe 000 010 020 030 040 Subclasses 050 060 070 080 090 Grupo Subgrupos 012 012.1 012.11 Administrao Geral Organizao e Funcionamento Pessoal Material Patrimnio Oramento e Finanas Documentao e Informao Comunicaes (vaga) Outros assuntos referentes administrao geral Comunicao Social Relaes com a Imprensa Credenciamento de Jornalistas
Fonte: www.conarq.arquivonacional.gov.br
010 O rganizao e Funcionamento: classificam-se os documentos relativos criao, estruturao, funcionamento e organizao interna do rgo. 020 P essoal: incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigaes dos servidores lotados no rgo, de acordo com a legislao vigente, bem como os direitos e obrigaes da instituio empregadora no que tange assistncia, proteo ao trabalho e concesso de benefcios.
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030 M aterial: so classificados os documentos referentes administrao dos materiais do rgo, necessrios ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e recuperao. 040 P atrimnio: classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imveis, veculos e semoventes pertencentes ao rgo. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e recuperao. 050 O ramento e Finanas: classificam-se os documentos relativos previso e execuo oramentria e s operaes contbeis e financeiras referentes ao uso dos recursos pblicos e comprovao de receita e despesa. Incluem-se ainda, a movimentao de conta corrente, balanos e prestaes de contas aos tribunais de contas. 060 D ocumentao e Informao: incluem-se nesta subclasse os documentos referentes publicao, produo, editorial, preparo, impresso e distribuio de matrias, bem como aquisio, controle, distribuio e acesso documentao bibliogrfica do rgo. Incluem-se, ainda, os documentos referentes produo, controle, avaliao, arquivamento e destinao de documentos arquivsticos, como tambm os documentos relacionados com as atividades de reproduo, conservao e informtica. 070 C omunicaes: classificam-se os documentos relacionados com a instalao, manuteno, operao e uso dos recursos e servios postais, de telecomunicaes e de tecnologias da informao. 080 V aga: esta subclasse mantm-se vaga para possveis expanses e insero de documentos referentes Administrao Geral, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo rgo. 090 O utros assuntos referentes Administrao Geral: incluem-se nesta subclasse documentos de carter genrico relativos Administrao Geral. Utiliza-se, tambm, esta subclasse como recurso para incluso de assuntos que no possuam classificao especfica no Cdigo de Classificao de documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferao de subclasses que possam ser reservadas para possveis expanses.
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Vejamos agora a Classe 900 Assuntos Gerais aplicada Administrao Pblica. Esta classe refere-se aos documentos de carter genrico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo rgo. Exemplo aplicado ao setor pblico com o cdigo 900 Assuntos Gerais:
Tabela 3.2: Assuntos Gerais
Classe 900 910 920 Subclasses 930 940 950 a 980 990 Fonte: www.conarq.arquivonacional.gov.br Assuntos Gerais Solenidades, Comemoraes, Homenagens Congressos, Conferncias, Seminrios, Simpsios, Encontros, Convenes, Ciclos de Palestras, Mesas Redondas. Feiras, sales, exposies, mostras, concursos, festas Visitas e visitantes Vagas (para possveis incluses) Assuntos transitrios
Resumo
Aprendemos na aula de hoje que a classificao universal de Dewey adotada nas bibliotecas, mas que tem tambm aplicao com xito nos rgos pblicos. Experimente desenvolver uma nova forma de arrumar o seu arquivo colocando em prtica o mtodo de Dewey aplicado ao setor pblico.
Procure a biblioteca ou arquivo pblico de sua cidade, converse com a pessoa responsvel para in loco verificar como funciona o mtodo de classificao de documentos. ANOTE.
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Aula 4 Mtodos de classificao de documentos

Na aula de hoje, vamos conhecer alguns mtodos de classificao de documentos.
A classificao um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. O ato de classificar e arquivar de maneira correta tornou-se pontos primordiais nos cuidados da documentao. A classificao se materializa com um Plano de Classificao, que deve ter como caractersticas a simplicidade, a flexibilidade e fcil assimilao. Sobretudo deve ser uniforme mantendo sempre um padro e ter um gerenciamento centralizado. Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a classificao uma das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, o qual inclui procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes. A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operaes: a) Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. b) Codificao: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. As rotinas correspondentes s operaes de classificao so: a) Receber o documento para classificao; b) Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo; c) Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o incide, quando necessrio; d) Anotar o cdigo na primeira folha do documento;
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e) Preencher a folha de referncia para os assuntos secundrios. (Nota: a folha de referncia est no modelo ao final desta aula.) Quando o documento possuir anexos, estes devero receber a anotao dos cdigos correspondentes.
(Extrado do site: http://conarq.arquivonacional.gov.br - Acesso em 27/12/2007).
Segundo Paes (2002), os documentos podem ser classificados da seguinte maneira: I. Por seus mantenedores: a) Pblicos - federal, estadual e municipal; b) Institucionais - instituies educacionais, igrejas, corporaes no lucrativas, sociedades e associaes; c) Comerciais - empresas, corporaes e companhias; d) Famlias ou pessoais. II. Pelos estgios de sua evoluo - Teoria das Trs Idades a) Arquivos de primeira idade ou corrente: so aqueles que esto em curso, isto , tramitando, ou que foram arquivados, mas so objetos de consultas frequentes. Pode ser conservado no local onde foi produzido ou ficar sob a responsabilidade das pessoas ou do rgo que o criou. b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio: so aqueles que no so mais de uso corrente, mas que por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminao ou recolhimento instituio arquivstica. Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermedirio, sob a responsabilidade conjunta dos funcionrios do organismo produtor e da instituio arquivstica. c) Arquivos de terceira idade ou permanentes: so aqueles de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles no so mais necessrios ao cumprimento das atividadesda administrao. Devem ser conservados nas instituies arquivsticas, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo.
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Pode-se afirmar que a teoria das trs idades trouxe como inovao a noo do documento intermedirio, isto , a constatao da existncia de inmeros documentos que, mesmo no sendo mais necessrios ao cumprimento daquela atividade, precisam ser mantidos, por um determinado perodo, para fins de prova e informao. o caso, por exemplo, da documentao referente ao Departamento Pessoal, oramento, material, entre outras. III. Pela extenso de sua atuao: a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos setores da organizao; b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto reunidos em um nico arquivo. IV. Pela natureza de seus documentos: a) Arquivo especial - detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes de documentos resultantes da experincia humana em algum campo especfico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes VHS, discos, CDs, recortes de jornais, disquetes, CD-ROM, entre outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frgeis, deve-se ter maior cuidado com a conservao e preservao, no somente no aspecto de armazenagem, mas tambm em seu registro, acondicionamento e controle. b) Arquivo especializado - detm sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que seus documentos apresentem. V. Pelo Gnero: a) Escritos ou textuais; b) Cartogrfico (perfis/mapas); c) Iconogrficos (imagem esttica/cartazes); d) Filmogrficos (filmes); e) Sonoros (CDs, fita cassete); f) Microgrficos (microfilme); g) Informticos.
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VI. Pela Natureza do assunto: a) Ostensivos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. b) Sigilosos documentos de conhecimento, custdia e divulgao restrita. VII. Pelo Sigilo (so classificados em quatro graus) a) Ultrassecreto esta classificao dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificados como ultrassecretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado, tais como: negociaes para alianas polticas e militares, planos de guerra, descobertas e experimentos cientficos de valor excepcional, informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel. So documentos oriundos da Presidncia e dos Ministrios. b) Secreto consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. So documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais, os assuntos extrados de matria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares, planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras, aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes, dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior. c) Confidencial a classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre e atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofrequncia de importncia especial ou aquelas que
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devam ser usualmente trocadas, cartas, fotografias areas, e os negativos que indiquem as instalaes consideradas importantes para a segurana nacional. d) Reservado so os assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas, e os negativos que indicam instalaes importantes.
Modelo de Uma Folha de Referncia

Cdigo do Assunto Resumo do assunto: Dados do documento: Nmero: Data: Espcie: Remetente: Destinatrio:
Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
Resumo
Estudamos nas aulas 03 e 04 os mtodos de classificao de Dewey, a teoria das trs idades, os graus de sigilo dos documentos e suas implicaes. Sugiro que leia e pesquise mais a respeito da classificao de documentos, pois tal conhecimento de suma importncia para o arquivamento dos documentos.
Anotaes
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Aula 5 Avaliao documental

Estudaremos a respeito da avaliao documental. Trata-se de um processo de classificao de documentos, a exemplo de outros mtodos que vimos nas aulas 03 e 04. Voc conhecer e aplicar a tabela de temporalidade de documentos. Trata-se de um procedimento de extrema importncia para no tempo devido, eliminar documentos desnecessrios no arquivo. A avaliao uma funo importantssima no processo de classificao de documentos. Consiste basicamente na anlise e identificao dos valores dos documentos para a definio de seus prazos de guarda e destinao. Esta anlise feita com base nos usos administrativos, legais, fiscais ou histricos e na relao orgnica com os demais documentos do fundo a que pertence. A classificao e avaliao representam atividades significativas para o perfeito arquivamento dos documentos. Sem elas impossvel pensar na implantao efetiva de uma gesto documental integrada, com base na teoria das trs idades. Outro procedimento de igual importncia na avaliao de documentos consiste em conhecer e aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos. Abaixo, damos um exemplo de tabela.
Tabela 5.1: Tabela de Temporabilidade Documental Simplificada
Documento
Aviso e recibo de frias Certido Negativa de Dbito Contas de gua, luz e telefone Contrato de estgio Espelho ou carto ponto Extrato bancrio Declarao de informaes econmicas e fiscais da pessoa jurdica - DIPJ (Imposto de Renda) Nota fiscal Prestao de contas de viagem Controle de entrega de vale transporte e alimentao
Prazo de guarda Suporte Legal

10 anos 90 dias 05 anos* 05 anos 05 anos 05 anos* 10 anos 05 anos* 05 anos* 05 anos Dec.3.048/99, Art.225 Decreto 4.729/03, Art.257 Lei 5.172/66, Art.173 Const.Federal, Art.7 Const.Federal, Art.7 Lei 5.172/66, Art.173 Lei 8.212/91, Art.46 Lei 5.172/66, Art.173 Lei 5.172/66, Art.173 Const.Federal, Art.7
Consulte o site do arquivo nacional: http://www. arquivonacional.gov.br
*O prazo inicia no exerccio seguinte ao do fato gerador. Por exemplo, se uma conta de luz venceu no ms de maro/2003, comece a contar o prazo de guarda a partir de janeiro de 2004. ATENO! Ao implantar a Tabela de Temporalidade Documental deve-se utilizar como referncia os prazos de guarda estabelecidos pelas legislaes, mas sempre considerando as particularidades de sua empresa. Fontes: http://www.control.com.br e http://www.arquivonacional.gov.br
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As atividades de gesto, portanto, no se restringem a evitar a produo de documentos desnecessrios e a estabelecer depsitos intermedirios para garantir a organizao e a preservao dos documentos. A gesto abrange todas as operaes referentes produo (quais so os suportes com validade em juzo e fora dele; como o documento deve ser estruturado, incluindo cdigo de classificao de assunto), tramitao (protocolo), ao uso (consulta e emprstimo), avaliao (aplicao da tabela de temporalidade e destinao) e ao arquivamento (guarda e armazenamento). Entende-se por protocolo, o cumprimento de normas a respeito da numerao sequencial dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localizao. Tambm significa o livro onde se registram em ordem, os documentos apresentados numa repartio, ou ento, os fatos e as decises ocorridos numa assembleia ou audincia. A principal funo do protocolo autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a deciso ou o fato que deve ser registrado.
Resumo
A tabela de temporalidade de documentos um procedimento arquivsticode extrema importncia.
Anotaes
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Aula 6 Introduo ao estudo dos arquivos

Agora passaremos a estudar sobre arquivo. Voc ficar surpreso em conhecer a variedade de arquivos tm venda no mercado. Com certeza voc ir encontrar o melhor que se adapte a sua realidade.
6.1 Arquivo
Mas, afinal, o que arquivo? Neire do Rocio Martins (2005) explica que a Associao de Arquivistas Brasileiros adotou a seguinte definio:
Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas.
Conceito Geral de arquivo: arquivo a acumulao ordenada de documentos, produzidos por instituies pblicas e privadas ou por uma famlia ou pessoa, no transcurso de suas atividades e funes, guardando esses documentos relaes orgnicas entre si. (PAES) Os arquivos pblicos so conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. (Lei n 8.159/91). Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. (Lei n 8.159/91).
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6.1.1 Classificao dos arquivos:

Segundo as entidades criadoras e mantenedoras, os arquivos podem ser classificados em: Pblicos (federal, estadual, municipal) Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes) Comerciais (empresas, corporaes, companhias) Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc).
Reza a Lei 8.159/91 que Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
6.1.2 Ciclo de vida do arquivo

contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, ao ou fato que motivou a sua produo e da frequncia de uso. Diz-se na arquivstica que essa fase tem relao com a vigncia do documento, a razo de ser da existncia de um documento. Vamos conhecer a Teoria das Trs Idades: Correntes: conjunto de documentos atuais, em curso, que so objeto de consultas e pesquisas frequentes. Temporrios: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoo para depsitos temporrios. Permanentes: conjunto de documentos de valor histrico, cientfico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente. Muitas instituies utilizam o termo arquivo morto, o que caracteriza um erro dentro do estudo da arquivstica. Documentos que no so consultados com frequncia, mas que possuem valor, Devem ser classificados como Documentos Permanentes. H instituies detentoras de acervos documentais, (arquivos) que tem como objetivo a guarda permanente de documentos tais como: Bibliotecas: detentoras de coleo pblica ou privada de livros e documentos congneres, organizada para estudo, leitura e consulta;
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Central de documentao: com funes abrangentes, possuem diversas finalidades, que variam de acordo com os propsitos de sua criao. Museu: estabelecimento permanente com vistas a coletar, conservar, estudar, explorar de vrias maneiras, e basicamente exibir para educao e lazer, produtos da ao cultural humana.
Saiba mais sobre o CONARQ, consultando o site: http://www. conarq.arquivonacional.gov.br.
6.1.3 Finalidade do CONARQ

O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ - um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidncia da Repblica, e tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
Curiosidade
Voc j reparou que a palavra arquivo tem diferentes sentidos: pode ser um lugar dentro da empresa, ou pode ser o local especfico para guardar os documentos, arquivo de ao, prateleiras com caixas arquipel. S no pode ser confundido com local para depsito de papel velho ou arquivo morto.
Anotaes
Aula 6 Introduo ao estudo dos arquivos
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Aula7 Roteiroparaorganizararquivos
Na aula de hoje, vamos aprender como proceder para implantar um arquivo. Assim podemos estruturar um projeto de arquivo e aprov-lo junto Diretoria da empresa. Tudo comea com os trs passos principais: recursos humanos, instalaes e recursos materiais. Aproveite bem este contedo, pois ser muito importante em sua prtica profissional. Segundo Paes, o termo arquivo representa o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, pblica ou privada, no decorrer de suas atividades.
7.1 Estrutura Bsica

Para poder desempenhar satisfatoriamente as funes, o arquivo necessita de uma estrutura bsica, conforme segue:
7.1.1 Recursos Humanos:

Entende-se a responsabilidade de um servidor na execuo das operaes de arquivos, tais como: a) Selecionar documentos; b) Registrar documentos; c) Estabelecer o mtodo de classificao; d) Codificar documentos; e) Ordenar documentos; f) Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado; g) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado; h) Localizar documentos i) Controlar a sada de documentos do arquivo; j) Transferir e descartar documentos; k) Orientar e treinar usurios.
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Para que haja um bom desempenho das funes no sistema de arquivamento, dois requisitos so essenciais. Primeiro, o funcionrio deve ter total e profundo conhecimento da organizao da empresa na qual trabalha. Segundo, ter as seguintes caractersticas: habilidade em lidar com o pblico, esprito metdico, discernimento, pacincia, imaginao, ateno, poder de anlise e de crtica, poder de sntese, discrio, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
7.1.2 Instalaes:
A instalao dos arquivos requer analise dos seguintes aspectos: a) Localizao acessvel, com capacidade de expanso e se volumoso deve ficar no andar trreo; b) Iluminao ampla, mas difusa, no deve haver incidncia direta do sol; c) Arejamento ventilao natural, constante e regulvel; d) Higienizao limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica; e) Disposio espao livre para locomoo, fcil consulta e conservao do acervo; f) Segurana contra incndio, roubo, infiltraes, etc.
7.1.3 Recursos Materiais

a) Mobilirio: ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos que economize espao, que permita arrumao racional dos documentos e que apresente capacidade de expanso, seguro e resistente. b) Acessrio: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e especficas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gnero dos documentos. Observar tambm as etiquetas e projees para que sejam ideais. Para os arquivos intermedirios que so instalados em depsitos centralizados, o ideal o uso de caixas para o armazenamento de documentos.
7.2 Como organizar um arquivo:

Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.
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Um dos mais importantes aspectos a ser considerado na organizao de um arquivo manter um plano de classificao. Vejamos os passos que devem ser tomados/analisados na elaborao de um plano de classificao: a) Identifique as atribuies e atividades da Instituio e da rea em que voc trabalha. Voc poder encontrar essas informaes pesquisando nos atos legais tais como Portarias, Deliberaes, Estatutos, Atas e Relatrios. Em ltimo caso, analise as atividades desenvolvidas e descreva-as. b) Relacione e organize o que voc levantou. Aps as verificaes citadas no item anterior, organize uma pasta com os atos relativos implantao de sua rea/rgo e o que voc conseguiu descrever. c) Identifique os tipos de documentos que nascem a partir do cumprimento das atividades identificadas.
7.2.1 M ontagem de um plano de classificao de documentos.

7.2.1.1 Relacione as atividades da sua rea.
Exemplo: Controlar o inventrio patrimonial do rgo; Assessorar reunies da Diretoria; Preparar minutas de correspondncias para Diretoria; Registrar frequncia de funcionrios; Proceder ao cadastro de funcionrios; Controlar frias; Solicitar materiais de consumo/almoxarifado; Administrar convnios e contratos.
7.2.1.2 C lassifique as atividades de acordo com as atribuies afins ou maiores classes ordenando-as em subclasses.
Exemplo: I. Assessorar Diretoria I.1 Assessorar Reunies da Diretoria (pautas, atas); I.2 Elaborar minutas de correspondncias Notao/Pastas I. Assessoria Diretoria I.1 Reunies/Diretoria I.2 Correspondncia/Convocaes
Aula7 Roteiroparaorganizararquivos
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7.2.1.3 C odifique ou estabelea cdigos para localizao dos documentos.

As pastas, caixas ou qualquer unidade de arquivamento, que voc adotar, podero ser identificadas com cdigos correspondentes da classificao: a) Nmero (ou cdigo de classificao), ou b) Nmero e o Nome da Atividade, ou c) Nome da atividade (que pode ser abreviada) Exemplo: MATERIAIS/SUPRIMENTOS (inserir cdigo de classificao) Compra/Consumo Alm do Cdigo de classificao que voc adotou, podem ser utilizadas as cores para facilitar a localizao. Ex. cor azul para Atividades Administrativas; cor verde para Atividades Fim (como agendamento de reunies).
Resumo
Vimos nesta aula os inmeros detalhes que o profissional deve pensar para implantar um arquivo, ou tornar mais eficiente quele que j existe. Ao implantar um arquivo, o profissional deve ter em mente que a principal funo guardar os documentos de forma simples.
Anotaes
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Aula 8 Modelo de plano arquivstico

Mostrar a importncia de se ter um planejamento arquivstico. Se o arquivo tiver uma massa documental intensa o melhor lugar sempre no trreo, para no abalar a estrutura fsica da construo. Segundo Paes (2002), o planejamento arquivstico consiste em estruturar o arquivo de forma que a documentao possa ser consultada e controlada pelo responsvel. Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posio do arquivo na estrutura da instituio, centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo, escolha de mtodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos, escolha das instalaes e do equipamento, constituio de arquivos intermedirio e permanente, recursos financeiros.
8.1 P osio do arquivo na estrutura da instituio

Recomenda-se que a posio seja a mais elevada possvel, para que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desta medida visa evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas. Ao usurio no interessa onde se encontra armazenada a informao, pode estar numa biblioteca, numa memria de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Da a importncia da constituio de sistemas de informao, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos tcnicos e materiais adequados para atender acelerada demanda de nossos tempos.
8.2 C entralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo

Ao elaborar um plano de arquivo, deve-se definir a centralizao ou a descentralizao dos servios de arquivo em fase corrente.
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importante esclarecer de imediato que a descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Nas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.
8.2.1 Centralizao
Entende-se no apenas a reunio da documentao em um nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio, de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, frequentemente designado como protocolo e arquivo, comunicaes e arquivo, ou outra denominao similar.
8.2.2 Descentralizao
Se a centralizao for rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas de atividades de uma instituio. Tomando como exemplo uma empresa estruturada em departamentos veremos que a descentralizao do arquivo uma soluo, facilitando o fluxo de informaes em cada Departamento.
8.3 Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma coordenao central, tecnicamente planejada, que exercer funes normativas orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais, estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e eficincia do servio dos arquivos setoriais, treinar pessoal especializado para que sejam encarregados dos arquivos, promover reunies com esse pessoal a fim de exame, debate e instrues sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.
8.4 Rotinas de arquivamento

8.4.1 Inspeo
Consiste em verificar o destino de cada documento. Exemplo: a) para arquivamento; b) para solicitar informao; c) para verificar a existncia de antecedentes, d) em obedincia a uma rotina.
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de extrema importncia a verificao do ltimo despacho contido no documento para o devido cumprimento. Ex. Arquive-se. Verificar tambm se h existncia de anexos e se estes j esto inseridos no documento inicial.
8.4.2 Leitura
Cada documento deve ser lido cuidadosamente para verificar seu contedo e sob que classificao dever ser arquivado.
8.4.3 Seleo
Selecionar o material que ser realmente arquivado, daquele que poder ser descartado imediatamente, sem prejuzo para a instituio (como cpias, comunicados passageiros).
8.4.4 Marcar a hora e a data

De entrada do documento no arquivo, para anular todas as possveis controvrsias sobre a chegada do documento no arquivo.
8.4.5 Registro
Registrar diariamente, em um livro ou sistema informatizado, os documentos que daro entrada no arquivo. Fazer um breve relato sobre o que trata o documento para facilitar a localizao. Para trabalhar no arquivo, o profissional deve ter boa memria, capacidade de sntese, ser metdico e acima de tudo gostar do que faz.
Anotaes
Aula 8 Modelo de plano arquivstico
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Aula 9 Escolha das instalaes e equipamentos

Demonstrar a importncia de ser ter um arquivo bem localizado, estruturado e organizado.
9.1 Instalaes e Equipamentos

O arquivo tambm uma parte da empresa que necessita de constante reestruturao. A escolha dos materiais de consumo de extrema importncia. Veja as dicas desta aula e depois visite lojas especializadas. H um universo de equipamentos para se adaptar a diferentes estruturas e necessidades. Segundo Paes (2005), de igual importncia para o bom desempenho das atividades de arquivo a escolha do local adequado, quer pelas condies fsicas que apresente iluminao, limpeza, ndices de umidade, temperatura quer pela extenso de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir ampliaes futuras.
Figura 9.1: Equipamento moderno para arquivo.

Fonte: www.aceco.com.br
Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer a ateno daqueles que esto envolvidos com a organizao dos arquivos.
9.1.2 Definio de equipamento em arquivstica

Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e permanente, indispensveis realizao do trabalho arquivstico.
9.1.3 D efinio de materiais de consumo em arquivstica

Considera-se materiais de consumo aqueles que sofrem desgastes a curto ou mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insero e outros.
9.1.3.1 Ficha
um retngulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma informao. As dimenses variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor.
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9.1.3.2 Guia Divisria

um retngulo de carto resistente que serve para separar as partes ou sees dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. No estudo das guias divisrias, distinguem-se diversos elementos relacionados com sua finalidade e funes, sendo: a) Projeo a salincia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio carto ou nele ser aplicada, sendo ento de celulide ou de metal. b) P a salincia na parte inferior da guia, onde h um orifcio chamado ilh. Por esse orifcio passa uma vareta que prende as guias gaveta. (PAES, 2005) Projeo
Ilh
Figura 9.2: Indicao da Projeo e do P
Fonte: Elaborado pelo autor
c) Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica.

A 100 100-E
Notao Alfabtica
Figura 9.3: Notao Alfabtica
Notao Numrica
Figura 9.4: Notao Numrica
Notao Alfanumrica
Figura 9.5: Notao Alfanumrica
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A Notao pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio da seo, e fechada quando indica o princpio e o fim.
A A-C
Notao Aberta
Figura 9.6: Notao Aberta
Notao Fechada
Figura 9.7: Notao Fechada
d) Posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a denominao: primeira posio, segunda posio, terceira posio, quarta posio, quinta posio.
Primeira Posio
Figura 9.8: Primeira Posio
Segunda Posio
Figura 9.9: Segunda Posio
Terceira Posio
Figura 9.10: Terceira Posio
Quanto funo, a guia pode ser: primria: indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo; secundria: indica uma subdiviso da primria; subsidiria: indica uma subdiviso da secundria; especial: indica a localizao de um nome ou assunto de grande frequncia. O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiria ou especial a notao e no a projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio e assim por diante.
Resumo
Estudamos na aula que a utilizao das cores para localizar mais facilmente as guias uma tcnica muito eficiente na arquivstica.
Aula 9 Escolha das instalaes e equipamentos
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Aula 10 S istemas e mtodos de arquivamento

A partir desta aula, estudaremos os sistemas e mtodos de arquivamento. Para a escolha do mtodo correto necessrio conhecer bem o funcionamento da empresa e suas necessidades em termos de consulta no arquivo. Para Roncaglio (2005), todas as pessoas participam de negcios e praticam aes que precisam ser anotadas em documentos que serviro de base para futuras consultas. Nesse contexto, o arquivo moderno deixou de ser simples local de guarda de papis colecionados segundo as habilidades individuais, para constituir um ncleo de informaes registradas em documentos, de acordo com a classificao racional e sistemtica, mantidos em locais prprios, acessveis e seguros. A importncia das etapas de levantamento e anlise dos documentos se faz sentir de modo marcante no momento em que o arquivista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentao corrente. Segundo Paes (2005), dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou nmero. A escolha do sistema de arquivamento est diretamente relacionada com a anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliado a observao de como os documentos so solicitados ao arquivo. Aps esta anlise, possvel definir qual o mtodo principal e quais os mtodos auxiliares. A funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos para a tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes, o que s se efetivar se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados. To importante quanto arquivar achar rapidamente as informaes no momento desejado. Para se alcanar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir os principais mtodos de arquivamento utilizados para a organizao dos acervos arquivsticos, as operaes desenvolvidas na fase do arquivamento, as rotinas e, finalmente, os critrios e procedimentos adotados no cumprimento da funo mais nobre dos arquivos: sua utilizao, mediante emprstimo e consulta. O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
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10.1 Sistemas e mtodos de arquivamento

Paes (2005) ensina que os mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes. Veja, abaixo, o esquema de um sistema de arquivamento de documentos:
Alfabtico Geogrfico Bsicos Numrico Ideogrficos (assunto)
Simples Cronolgico Digito-Terminal Alfabticos Enciclopdico Dicionrio Duplex Numricos Decimal Uniterno ou Indexao coordenada Variadex Automtico
Padronizados
Soundex Minemnico Rneo
Figura 10.1: Diviso dos mtodos de arquivamento

Estes mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.
10.1.1 Sistema direto

Aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado.
10.1.2 Sistema indireto

Aquele em que preciso antes consultar um ndice ou um cdigo para se localizar o documento.
10.2 O mtodo alfanumrico

Combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto. Quando se trata de planejar a organizao de um arquivo ou fichrio, os elementos constantes de um documento a considerar so: nome (do remetente do destinatrio ou da pessoa a quem se refere o documento); local, nmero, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e fre-
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quentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichrios ou arquivos em: a) ordem alfabtica; b) ordem geogrfica; c) ordem numrica (simples ou cronolgica) d) ordem de assunto. Vejamos um exemplo de mtodo de arquivamento.
Tabela 10.1: Mtodo de Arquivamento
Classificao por Assunto

PATRIMNIO
Mtodo Geogrfico
Braslia Rio de Janeiro So Paulo
PESSOAL ADMISSO
Mtodo Alfabtico
Aguiar, Celso Borges, Francisco Cardoso Jurandir Castro, Lcia
DEMISSO FOLHAS DE PAGAMENTO
Mtodo (secundrio) Cronolgico

Jan. a jul. de 1980 Ago. a dez. 1980 Jan. a jul. 1981
Resumo
Aprendemos que os mtodos de arquivamentos podem ser diretos ou indiretos, ou semi-indiretos. O importante que a escolha seja planejada e aplicada de forma correta. Vimos tambm que pode ser utilizado mais de um mtodo simultaneamente, porm necessrio que haja uma correta classificao da massa documental para que outras pessoas possam compreender o mtodo escolhido.
Anotaes
Aula 10 Sistemas e mtodos de arquivamento
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Aula 11 Mtodo alfabtico

Hoje voc conhecer um dos mtodos mais utilizados pelas empresas - pblicas e privadas. Aprender tambm a aplicar as regras da alfabetao ajudando sobremaneira na organizao do arquivo. um mtodo direto, pois o profissional faz a pesquisa diretamente pelo nome, no sendo necessrio recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Segundo Paes (2005), as fichas ou pastas ficam dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitando as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras. Na opinio da autora, a nica desvantagem deste mtodo refere-se aos erros do arquivamento alfabtico, que muitas vezes devido ao volume de documentos e a variedade de grafia dos nomes podem provocar intenso cansao visual.
11.1 Regras para arquivamento

O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas de alfabetao, sendo:
11.1.1 Pela 1 letra do ltimo sobrenome:

Joo Barbosa; Pedro lvares Cabral; Paulo Santos a) Barbosa, Joo b) Cabral, Pedro lvares c) Santos, Paulo
11.1.2 Para sobrenomes iguais:

a) Teixeira, Anbal b) Teixeira, Marlia c) Teixeira, Paulo d) Teixeira, Vitor
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11.1.3 Para nomes compostos:

Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde; Heitor Villa Lobos. a) Castelo Branco, Camilo b) Monte Verde, Paulo c) Villa Lobos, Heitor
11.1.4 Para sobrenomes abreviados:

J. Vieira; Jonas Vieira; Jos Vieira a) Vieira, J. b) Vieira, Jonas c) Vieira, Jos
11.1.5 Para nomes com artigos e preposies:

Pedro de Almeida, Ricardo dAndrade; Lcia da Cmara; Arnaldo do Couto. a) Almeida, Pedro de b) Andrade, Ricardo d c) Cmara, Lcia da d) Couto, Arnaldo do
11.1.6 Para sobrenomes com grau de parentesco:

Antonio Almeida Filho; Paulo Ribeiro Jnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho. a) Almeida Filho, Antonio b) Ribeiro Jnior, Paulo c) Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
11.1.7 Para pessoas da mesma famlia:

Jorge de Abreu Sobrinho; Jorge de Abreu Filho; Jorge de Abreu Neto. a) Filho, Jorge de Abreu b) Neto, Jorge de Abreu c) Sobrinho, Jorge de Abreu
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11.1.8 Para nomes estrangeiros:

Georges Aubert; Winston Churchill; Paul Muller; Jorge Schmidt. a) Aubert, Georges b) Churchill, Winston c) Mueller, Paul d) Schmidt, Jorge
11.1.9 P ara nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da me:

Jos de Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios. a) Oviedo Y Bnos, Jos de b) Pina de Mello, Francisco de c) Rios, Antonio de Los.
11.1.10 Para nomes orientais e rabes:

a) Al Bem Hur (permanece) b) Ly Youtohn (permanece)
11.1.11 Para nomes estrangeiros com preposio:

Giulio Di Capri; Esteban De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adam a) De Penedo, Esteban b) Di Capri, Julio c) Du Pont, Charles d) Mac Adam, John
11.1.12 Para pessoas jurdicas:

EMBRATEL; lvaro Ramos & Cia; A Colegial; The library of Congress; Fundao Getlio Vargas: a) lvaro Ramos & Cia b) Colegial (A)
Aula 11 Mtodo alfabtico
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c) Embratel d) Fundao Getlio Vargas e) Library of Congress (the)
11.1.13 Para Numeral:

4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional de Arquivologia; III Simpsio de Apicultura. a) Congresso de Secretariado (4) b) Encontro Regional de Arquivologia (I) c) Simpsio de Apicultura (III)
Resumo
Voc aprendeu as regras de alfabetao e viu que os itens 1.6 e o 1.7 so usadas para grau de parentesco. Porm, o primeiro refere-se a nomes diferentes; e o segundo para nomes iguais e grau de parentesco diferente. Portanto, o profissional deve ficar atento para no errar no arquivamento.
Anotaes
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Aula 12 Mtodo Geogrfico

Demonstra como organizar um arquivo que tem como principal elemento indicar a procedncia de um documento. Este mtodo usa tambm o alfabtico, mas sua principal ateno mais voltada para os estados, cidades e regies. Paes (2005) afirma que este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a procedncia do local.
12.1 Ordenaes geogrficas

As melhores ordenaes geogrficas so:
12.1.1 Nome do estado, cidade e correspondente

Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Neste caso, h necessidade de se utilizar guias divisrias com notaes indicativas dos nomes dos estados. Exemplo:
Tabela 12.1: Exemplo de Organizao do arquivo por Estados
Estado
Amazonas Amazonas Rio de Janeiro So Paulo So Paulo Fonte: Elaborado pelo autor
Cidade
Manaus Itacoatiara Rio de Janeiro Campos So Paulo
Correspondente
Sobreira, Lusa Santos, Antonio J. Rodrigues, Isa Almeida, Jos de Corra, Gilson
12.1.2 Nome da cidade, estado e correspondente

Quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidades, no havendo destaque para as capitais.
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Tabela 12.2: Exemplo de Organizao do arquivo por Cidades
Cidade
Campos Itacoatiara Lorena Manaus Rio de Janeiro So Paulo Fonte: Elaborado pelo autor
Estado
Rio de Janeiro Amazonas So Paulo Amazonas Rio de Janeiro So Paulo
Correspondente
Almeida, Jos de Santos, Antonio J. Silva, Alberto Sobreira, Lusa Rodrigues, Isa Corra, Gilson
Nesse caso no necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Exemplo: Braslia (Distrito federal) Silva, Jackson Braslia (Minas Gerais) Leite, Edson Itabaiana (Paraba) Santos, Therezinha Itabaiana (Sergipe) Souza, Lourdes da Costa e
12.1.3 Correspondncia com outros pases

Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem.
Tabela 12.3: Exemplo de Organizao do Arquivo por Pases
Pas
Frana Frana Portugal Portugal Portugal Fonte: Elaborado pelo autor
Cidade
Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto
Correspondente
Unesco Vadim, Roger Pereira, Jos Albuquerque, Maria Ferreira, Antonio
Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio. Desvantagens: exige duas classificaes local e nome do correspondente. Podem ser introduzidas as cores como elemento para chamar a ateno e facilitar o acesso aos documentos. Experimente!
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Aula 13 Mtodos numricos

Demonstrar a melhor forma de arquivar documentos utilizando como principal elemento o nmero, uma sequncia numrica. Vamos ver o que estes mtodos tm a nos ensinar! Segundo Paes (2005), Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: simples, cronolgico ou dgito-terminal. Esses mtodos so indiretos, uma vez que para localizar um documento ou pasta, h que se recorrer a um ndice alfabtico, que fornecer o nmero sob o qual os documentos ou pasta foram arquivados. A numerao obedece somente ordenao sequencial, embora a disposio fsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades prprias a cada mtodo.
13.1 O mtodo numrico simples

Constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica, j que o mtodo exige um ndice alfabtico remissivo. (PAES, 2005). Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo nmero, indispensvel um ndice alfabtico remissivo, sem o qual fica difcil a localizao dos documentos. No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de uma pasta que venha a vagar. Por exemplo: em uma organizao existe uma pasta de n X, onde se guarda a correspondncia de determinada firma. Por qualquer motivo a organizao termina suas relaes comerciais com a referida firma. Para que no se conserve uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferncia dos documentos, aps anlise e seleo, para o arquivo-
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permanente, e aproveita-se o mesmo nmero com um novo cliente. Quanto ficha do ndice alfabtico, referente primeira firma, permanecer no fichrio acrescida de nova indicao do lugar onde se encontra no arquivo permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de n X, ter tambm uma ficha no ndice alfabtico em seu respectivo lugar. Feitas algumas adaptaes, este mtodo tem ampla aplicao nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios mdicos, cadastros de funcionrios). Sempre que utilizar mtodos numricos, voc dever fazer um controle parte. uma questo lgica: no h como memorizar tantos nmeros. Com uma simples tabela do Access ou criando um sistema prprio, voc pode fazer este controle usando o computador, o qual exerce influncia marcante no controle de documentos. Saiba mais conversando com um profissional da rea da tecnologia da informao.
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Aula 14 M todo nmerico cronolgico e o mtodo digito terminal

Apresentar as diferenas entre dois mtodos numricos, destacando suas vantagens e desvantagens. Dentro da classificao de numricos, o cronolgico e o dgito terminal so mtodos bastante utilizados. Vamos conhecer cada um deles a partir de agora.
14.1 Mtodo Numrico Cronolgico

No mtodo cronolgico, alm da ordem numrica, deve ser observada a data. Esta modalidade a adotada em quase todas as reparties pblicas. (PAES, 2005) Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado, colocado capa de cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado processo. Assim, alm da ficha numrica, tambm chamada de ficha de protocolo (que o registro propriamente dito, onde ser indicada toda a movimentao do documento ou processo), devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabticos, de procedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao. Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser maisfcil lidar com nmeros do que com letras. Desvantagens: um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.
14.2 Mtodo Dgito Terminal

Este mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documento, cujo elemento principal de identificao o nmero. Entre as instituies de grande porte, que precisam arquivar parte considervel de seus documentos por nmero podemos mencionar o INSS, as companhias de seguros, os hospitais, os bancos, entre outros. (PAES, 2005)
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Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Exemplo: decompondo-se o nmero 829.319, tm-se os seguintes grupos: 82-93-19. Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o grupo 19 de primrio, o grupo 93 de secundrio, e o grupo 82 de tercirio. Quando o nmero for composto de menos de cinco dgitos, sero colocados zeros sua esquerda, para complementao. Assim o nmero 41.054 ser representado pelos grupos 04-20-54. Nesse mtodo, o arquivamento dos documentos, das pastas ou das fichas elaborado, considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindose o secundrio e finalmente o tercirio. Vantagens: reduo de erros de arquivamento; rapidez na localizao e arquivamento, uma vez que trabalha com grupos de dois dgitos; expanso equilibrada do arquivo distribudo em trs grandes grupos; possibilidade de diviso equitativa do trabalho entre os responsveis pelo arquivo. Desvantagens: leitura no convencional dos nmeros; disposio fsica dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura.
Resumo
O mtodo cronolgico muito utilizado pelo profissional da rea de recursos humanos; enquanto que o dgito terminal, por ser mais complexo, utilizado em grande escala pelos bancos. Um dos mtodos mais procurado o numrico simples, porm h necessidade de referncia cruzada, ou seja, que haja um suporte para consulta, j que difcil memorizar tantos nmeros.
Anotaes
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Aula 15 M todo por assunto e o mtodo Variadex

Nesta aula, voc poder perceber que mesmo no sendo o mtodo mais fcil de aplicar, o Mtodo por Assunto o mais indicado quando se trata de grandes massas documentais e variedades de assuntos. E ainda, conhecer o mtodo Variadex, que segue a mesma forma de organizao do mtodo alfabtico, mas utiliza as cores como elementos auxiliadores na organizao de documentos.
15.1 Mtodo por assunto

O mtodo de arquivamento por assunto no de fcil aplicao, pois depende de interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das atividades institucionais. No entanto, o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos. (PAES, 2005).
Figura 15.1: Arquivos

Fonte: michaeljung/Shutterstock
No h esquemas padronizados de classificao por assunto; entretanto cada instituio elabora seu prprio plano de classificao, onde os assuntos so grupados sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares. O maior ou menor grau de detalhamento a ser estabelecido obedecer s necessidades do prprio servio e das peculiaridades de cada empresa. Recomenda-se que tal levantamento seja feito em fichas para facilitar a fase posterior de reunio dos assuntos em classes, grupos e subgrupos, de escolha de termos significativos para represent-los e, finalmente, de opo pelo mtodo a ser adotado.
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Exemplo de um planejamento de arquivamento utilizando o mtodo por assunto:

Tabela 15.1: Exemplo de um arquivo organizado pelo Mtodo por Assunto
VESTURIO
camisas calas meias casacos palets saias blusas meias casacos vestidos recm-nascidos de 01 a 04 anos de 05 a 10 anos de 10 a 15 anos
Masculinas
Roupas
Femininas
Infantil
Fonte: Elaborada pelo autor
15.2 Mtodo Variadex

uma variante do mtodo alfabtico. Com o objetivo de minimizar as dificuldades apresentadas na utilizao deste mtodo, a Remington Rand concebeu o mtodo variadex, introduzindo as cores como elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos.
Tabela 15.2: Mtodo Variadex cores
Letras
A, B, C, D e abreviaes E, F, G, H e abreviaes I, J, K, L, M, N e abreviaes O, P, Q e abreviaes R, S, T, U, V, W, Y, Z e abreviaes Fonte: Remington Rand
Cores
Ouro Rosa Verde Azul palha
Como impossvel determinar uma cor para cada letra do alfabeto, uma vez que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as cores da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da segunda letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo alfabtica correspondente para sua ordenao. Assim, pode-se concluir que em cada letra do alfabeto existiro pastas nas cinco cores da chave.
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Vejamos um exemplo dado por Paes (2005).

Tabela 15.3: Mtodo Variadex - exemplo de arquivamento com cores
Nomes
C. Catram, S.A. Dcourt, Maria Luiza Figueiredo, Hugo Flores, Jos Antonio Pontes, Armando Trota, Luiz
Entrada
C. (abreviao) Dcourt Figueiredo Flores Pontes Trota
Cores
Ouro Rosa Verde Verde Azul Palha
Fonte: PAES, Marilena Leite. Rio de Janeiro: FGV, 2005
As cores utilizadas no mtodo variadex podem ser aplicadas em outros mtodos. Isso representa uma tcnica excelente para localizar os documentos.
Resumo
Aprendemos que o mtodo de arquivamento por assunto no de fcil aplicao, pois depende da interpretao para a correta classificao e posterior arquivamento. J o mtodo variadex de fcil aplicao e utiliza as cores como elemento auxiliar para facilitar a localizao dos documentos que so ordenados obedecendo ordem alfabtica da segunda letra do nome que consta no documento a ser arquivado.
Anotaes
Aula 15 Mtodo por assunto e o mtodo Variadex
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Aula 16 Arquivstica e Informtica

Nesta aula, voc compreender como a tecnologia da informao modificou as tcnicas arquivsticas. Segundo Rondinelli (2002, p. 23), aps a II Guerra Mundial, a tecnologia do computador comeou uma lenta expanso pelas instituies pblicas e privadas. Aos poucos foram aparecendo os computadores pessoais e as redes de trabalho. Assim a informtica foi inserida nas organizaes, modificando profundamente os processos de trabalho e a forma de organizar a informao. O termo tecnologia da informao (TI) serve para designar o conjunto de recursos tecnolgicos e computacionais para gerao e uso da informao. Para Rezende (20000), a TI est fundamentada nos seguintes componentes: Hardware e seus dispositivos perifricos; Software e seus recursos; Sistemas de telecomunicaes; Gesto de dados e informaes.
16.1 Tecnologia da Informao

Entende-se Tecnologia da Informao (TI) como sendo um conjunto de recursos no humanos dedicados ao armazenamento, processamento e comunicao da informao, e a maneira como esses recursos esto organizados num sistema capaz de executar um conjunto de tarefas. A TI no se restringe a equipamentos (hardware), programas (software) e comunicao de dados. Existem tecnologias relativas ao planejamento de informtica, ao desenvolvimento de sistemas, ao suporte, ao software, aos processos de produo e operao, ao suporte de hardware.
16.1.1 O Hardware, Material ou Ferramental

Parte fsica do computador, ou seja, o conjunto de componentes eletrnicos, circuitos integrados e placas que se comunicam atravs de barramentos. Em contraposio ao hardware, o software a parte lgica, ou seja, o conjunto de instrues e dados processados pelos circuitos eletrnicos do hardware. Toda interao dos usurios de computadores modernos realizada atravs do software, que a camada, colocada sobre o hardware, que transforma o computador em algo til para o ser humano.
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16.1.2 Perifricos
So aparelhos ou placas que enviam ou recebem informaes do computador. Em informtica, o termo perifrico aplica-se a qualquer equipamento acessrio que seja conectado CPU (unidade central de processamento). So exemplos de perifricos: as impressoras, o scanner, leitores e ou gravadores de CDs e DVDs, leitores de cartes e disquetes, mouse, teclado, Webcams, dentre outros.
16.1.3 Os dados
So quaisquer registros ou indcios relacionveis a alguma entidade ou evento. Por exemplo, um documento de identificao pode conter vrios dados de uma pessoa como: nome, sexo, data de nascimento, etc. Outros exemplos de dados so a temperatura de uma cidade, ou a rea de um territrio. Ainda que estes paream, por vezes, isolados, podem sempre englobar-se em conjuntos (as temperaturas das cidades de uma provncia ou pas, ou as reas de um conjunto de territrios) ou sries (as temperaturas de uma cidade ao longo do tempo).
16.2 Novas Tecnologias

Com o desenvolvimento da tecnologia da informao e comunicao, a arquivstica desenvolveu-se com mtodos modernos como o Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) o Workflow (fluxo de trabalho) e sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos (SIGAD). O Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) uma tecnologia capaz de gerenciar de forma eletrnica qualquer tipo de documento, seja ele um documento digital ou no. O workflow uma tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e potencializando-os por meio de dois componentes implcitos: organizao e tecnologia. Essa tecnologia, alm de otimizar e informatizar o fluxo de trabalho, gera documentos digitais os quais esto armazenados em diversos tipos de mdias digitais. O SIGAD um sistema informatizado desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos arquivsticos. (SANTOS, 2003, p. 24).
Pesquisando sobre os avanos da tecnologia, como o Ipod. Ele rene as caractersticas de um notebook, um celular e ainda tem a capacidade para armazenar livros a exemplo do Kindle.
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Aula 17 Preservao digital

Tendo em vista a grande utilizao da tecnologia da informao na produo de documentos imprescindvel que o profissional saiba fazer a correta gesto desses documentos. Nesta aula, vamos conhecer as formas corretas de se preservar documentos digitais.
17.1 Q ual o suporte de um documento digital?

Segundo Vanderlei SANTOS (2008, p. 26), o documento digital tem como base trs elementos: o hardware, o software e a informao armazenada em um suporte. Os suportes de documentos eletrnicos so:
17.1.1 Suporte magntico

Tem como princpio bsico de funcionamento o magnetismo, ou seja, a informao armazenada neste tipo de suporte formada por cargas positivas e negativas que representam os dgitos binrios. Uma das caractersticas principais dos suportes magnticos que a informao gravada pode ser modificada a qualquer momento, seja atravs do prprio hardware ou de um campo magntico. Exemplo: se colocarmos um disquete prximo a um m, o campo magntico do m ir desordenar toda a informao ali armazenada, o que torna impossvel a recuperao ou a leitura da informao. Nessa situao, a mdia no foi danificada fisicamente e sim logicamente.
17.1.2 Suporte ptico

Possui uma caracterstica fundamental em relao s demais mdias, pois gravado uma nica vez, seja no processo de gravao ou na gravao por gravador de CDs. Somente o CD-RW e o DVD-RW permitem regravaes. O suporte ptico, ao contrrio do magntico, no sofre influncia das ondas eletromagnticas e pode ser exposto a campos magnticos.
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17.2 Os tipos mais comuns de suporte magntico

17.2.1 Disco Rgido
um suporte com grande capacidade, podendo chegar a mais de 500GB em uma nica unidade. Est instalado na parte interna do equipamento.
17.2.2 Disquete
um suporte com baixa capacidade de armazenamento podendo chegar a 2,88 MG, sendo os mais comuns de 1,44MB. Este suporte lido atravs de hardware chamado drive.
17.2.3 Memria digital

A grande maioria dos documentos produzida em meio eletrnico, h uma crescente preocupao com a preservao desses documentos, em virtude da obsolescncia das tecnologias, da deteriorizao das mdias digitais e principalmente pela falta de polticas de preservao digital. Para Vanderlei, uma forma de contornar a problemtica da obsolescncia digital seria a criao de museus tecnolgicos, locais onde teremos equipamentos obsoletos em perfeito estado de conservao onde ser possvel fazer a leitura de mdias eletrnicas consideradas obsoletas. Na viso de SANTOS (2008), os documentos digitais podem ser gerados de trs formas: por meio de sistemas informatizados; por processo de digitalizao; por meio de uso de um software ou sistema especfico. Considerando que a maioria dos documentos na atualidade gerada por mdias eletrnicas, e que grande parte das organizaes no tem uma poltica de preservao, analisemos os Dez Mandamentos da Preservao Digital sugeridos por Santos (2008, p.40):
1 Poltica de Preservao
Precisa haver uma equipe multidisciplinar responsvel pela elaborao de uma poltica de preservao digital; preparao da infraestrutura e do ambiente; implantao da poltica de preservao propriamente dita e, por ltimo, pela reviso e adaptao peridica. Sem essas aes no h como implantar uma correta poltica de preservao dos documentos.
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2 - No depender de hardware especfico

O hardware utilizado para a produo, gesto e preservao deve ser escolhido criteriosamente, pois se o hardware no for considerado como elemento de preservao, todo o acervo digital corre o risco de ficar a merc do fabricante.
3 - No depender de software especfico

Assim como no se deve depender de hardware especfico, o mesmo procedimento se aplica ao software, que pode causar dependncia tecnolgica de tipo e de fabricante. Essa dependncia fica perigosa medida que torna impossvel manter e migrar documentos digitais sem a interferncia dos fabricantes, pois o detentor do documento digital no tem toda a autonomia para realizar os procedimentos fundamentais.
4 - N o confiar em sistemas gerenciadores como nica forma de acesso ao documento digital

Trata-se de uma caixa preta no somente em relao ao software, mas tambm aos gerenciadores de documentao digital, pois muitas vezes o usurio acredita que simplesmente por fazer a captura neste tipo de sistema, os dados e o prprio documento podem ser localizados a qualquer momento, mas importante entender que qualquer sistema est suscetvel a falha e que nem sempre podemos confiar nos sistemas gerenciadores. A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivstico por meio de aes de: registro, classificao, indexao, atribuio de outros metadados e arquivamento.
5 - Migrar os documentos de suporte e formato periodicamente

Na atualidade a documentao digital faz parte dos acervos documentais podendo ser produzida, manipulada e visualizada de maneiras distintas, sofrendo modificaes no seu formato e suporte ao longo do tempo. importante que isso acontea de forma peridica, pois os suportes e os formatos no duram para sempre, ficando assim suscetveis obsolescncia tecnolgica, fragilidade e perda de confiabilidade.
6 - Replicar os documentos em locais fisicamente separados

O fato de manter uma poltica de backup no necessariamente garante a recuperao da documentao digital, pois em caso de alagamento ou incndio, tudo pode ser perdido.
Aula 17 Preservao digital
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7 - No confiar cegamente no suporte de armazenamento

Qualquer perda no suporte de armazenamento pode significar a perda do acervo como um todo, portanto devem ser observadas inclusive as condies ambientais. De acordo com alguns estudos, foi possvel definir que as mdias digitais apresentam maior confiabilidade em ambiente com temperatura baixa e pouca unidade relativa do ar. Uma temperatura considerada ideal seria em torno de 10C e 20C de umidade relativa.
8 - No deixar de fazer backup e cpias de segurana

A poltica de backup o primeiro passo para a preservao dos documentos digitais, pois ele garante de forma ntegra e confivel a restaurao de documentos digitais e sistemas informatizados.
9 - No preservar lixo digital

Muito lixo digital est sendo armazenado em servidores, microcomputadores e mdias em geral. Essa sobrecarga na maioria das vezes pode ser eliminada facilitando a capacidade de armazenamento de documentos que realmente necessitamos.
10 - Garantir a autenticidade dos documentos digitais

A garantia da autenticidade dos documentos digitais fundamental para a qualidade da documentao digital a ser preservada. Um dos momentos crticos para a garantia da autenticidade no documento digital o momento da migrao, que expe o documento digital para possveis adulteraes e perda de garantia da fidedignidade e da autenticidade.
Resumo
Nesta aula, conhecemos a natureza e o suporte dos documentos digitais. Vimos que da mesma forma que esses documentos podem ser facilmente gerados, podero tambm ser perdidos, caso no haja uma correta poltica de preservao.
Na empresa onde voc trabalha existe uma medida de preservao de documentos digitais? Como voc preserva seus documentos digitais?
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Aula 18 G ED e microfilmagem de documentos

Vamos estudar nesta aula a respeito de duas formas de arquivamento no convencional: a microfilmagem e o gerenciamento eletrnico de documentos.
18.1 Informao
Primeiramente, vamos tentar entender o que informao. Pois bem, hoje em dia, a palavra informao remete-nos de imediato para os jornais, notcias, televiso e poucos so os que pensam em livros, pesquisa ou formao. De fato, pensa-se logo em comunicao e torna-se difcil estabelecer uma distino entre dois conceitos. A comunicao pe em comum, rene, mistura e divulga a informao. Nas novas tecnologias esta comunicao da informao feita por meios mais modernos, tais como mquinas de fax, satlites, cmaras de video, leitores de CD, impressoras, computadores pessoais e telefones, entre outros menos divulgados. A informao , ento, o termo que designa o contedo de tudo aquilo que trocamos com o mundo exterior e que faz com que nos ajustemos a ele de forma perceptvel. A palavra informtica surge da contrao das palavras informao e automtica. Logo, informtica a cincia que estuda os mtodos e modos de processamento e transmisso da informao. (MONTE, 2004). Os principais suportes da informao encontrados na atualidade so: Os papis; Os filmes; Os dispositivos de armazenamento magntico; Os dispositivos de armazenamento ptico.
O papel utilizado h vrios sculos como sustentculo de mltiplas informaes. Somente no sculo XX comea a ser substitudo pelos suportes eletrnicos ou informticos (fitas, discos rgidos e flexveis, compact discs, entre outros). Porm, o papel reconhecido legalmente, enquanto discos e fitas magnticas necessitam, ainda, de ser legalmente aceitos pelas agncias governamentais. (LOPES, 2004).
Consulte a Legislao pertinente: Lei 5.433, de 8/5/1968; Decreto-Lei 486, de 3/3/1969; Decreto 64.567, de 22/5/1969; Decreto 1.799, de 30/1/1996 e Instruo Normativa DNRC 65, de 31/7/1997. (Fonte: Jornal do GED, v.10, n. 63, 2004).
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18.2 Microfilmagem
A microfilmagem a tcnica de produo de imagens fotogrficas de documentos em tamanho altamente reduzido. Ela produz microformas, que so as imagens fotogrficas dos documentos em escala muito reduzida que necessitam do auxlio de um aparelho leitor. Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se afirmar que o nico meio de armazenamento (alm do papel) que pode durar at duzentos anos quando bem administrado. Como desvantagem pode-se citar o alto custo do processo. Esse sistema muito utilizado em bancos para microfilmar cheques. Ao microfilmar livros contbeis, cujo perodo de guarda legal de cinco anos, as empresas reduzem em 98% o espao fsico ocupado pelas encadernaes, ganham agilidade na consulta aos dados e tm facilidade para duplic-los por segurana ou necessidade de acesso, sem risco de alterao ou perda das informaes originais.
18.3 Gerenciamento Eletrnico de Documentos

Conhecido como GED, torna os documentos disponveis extremamente eficientes para o usurio. Ele tambm permite a recuperao desses documentos atravs de estruturas eletrnicas como discos magnticos e pticos. (LOPES; MONTE, 2004). Em um sistema de GED usa-se a Tecnologia da Informtica para captar, armazenar, localizar e gerenciar verses digitais das informaes, cuja finalidade converter informaes, normalmente encontradas em suportes convencionais (papel, fita), para a forma digital. No GED, os documentos em papel so preparados para serem digitalizados em scanners especiais. Aps a digitalizao, os documentos passam por uma conferncia e depois so gravados em meios magnticos ou pticos. O GED tem ainda como objetivo gerenciar o ciclo de vida das informaes desde sua criao at o seu arquivamento. As informaes podem, originalmente, estar registradas em mdias analgicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Podem ser criadas, revisadas, processadas e arquivadas em papel. Podem ainda ser criadas em mdias eletrnicas, processadas a partir dessas mdias e arquivadas eletronicamente.
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No enfoque da Arquivstica, o GED funciona como um gestor das rotinas, colaborando, de uma forma rpida, na localizao, classificao e avaliao documental. As pginas de um website so consideradas documentos arquivsticos, pois so produzidas e recebidas no decorrer das atividades da instituio que as criou e, portanto, servem como fonte de prova das atividades de uma organizao. (Fonte: CONARQ).
Resumo
Aprendemos na aula de hoje que a microfilmagem, apesar de seu alto custo, a forma mais durvel de arquivar documentos, e que o gerenciamento eletrnico de documentos (GED) tambm a forma mais moderna de arquivar documentos. E que ambos exigem conhecimentos especficos. Procure saber mais a respeito, aprofunde seus conhecimentos. Tenha plenacerteza de que isso ser um diferencial em seu perfil profissional.
Anotaes
Aula 18 GED e microfilmagem de documentos
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Aula 19 Arquivos especiais

Nesta aula, vamos aprender um pouco mais sobre arquivos especiais. Aproveite os conhecimentos e reveja os mtodos que voc utiliza para guardar fotografias da famlia. Afinal so documentos pessoais muito importantes, no verdade?
19.1 Arquivo Fotogrfico

Segundo orientao de Paes (2002) para se evitar a deteriorao pela umidade e acidez, as fotografias devem ser acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de plstico. Devem ser identificadas pelo mesmo cdigo de assunto ou nmero de registro dado ao grupo de fotos que contm e arquivadas pelo cdigo de assunto principal ou em ordem numrica crescente, conforme o mtodo adotado, em mveis de ao. Os negativos das fotos devem ser acondicionados em tiras, em envelopes confeccionados em papel de pH neutro ou polietileno. O cdigo do assunto ou o nmero de registro e o da fotografia correspondente devem ser transcritos no envelope em que o negativo for acondicionado.
19.2 Arquivo de fita magntica, filme e disco

Os procedimentos para o arquivamento de fitas udio e vdeo magntico, filmes e discos, guardadas as particularidade de cada suporte, so muito semelhantes aos aplicados no arquivo fotogrfico. Neste caso, o mtodo de arquivamento mais indicado o numrico simples. Cada rolo de fita ou filme, bem como cada disco, receber um nmero de registro que os identificar e localizar no acervo. Para possibilitar a pesquisa, devem ser preparadas fichas que permitam recuperar as informaes atravs de cada um dos elementos de interesse dos usurios, tais como assuntos, nomes (de conferencistas, autores, intrpretes, compositores, orquestras, regentes, diretores, etc) datas, ttulos (de conferncias, congressos, msicas, filmes etc.) de lugares, acontecimentos, gneros musicais (tango, sinfonia, rock etc). Essas fichas do suporte ao arquivo.
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19.3 Arquivo de Recorde de Jornal

Em geral, os recortes de jornais so arquivados, com vantagem, por assunto, podendo-se aplicar qualquer um dos mtodos usuais, ou seja, o dicionrio, o enciclopdico, ou decimal. Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel, a fim de facilitar o processo de microfilmagem, que exige uniformidade de colorao de papis, bem como melhor aproveitamento dos fotogramas.
19.4 Arquivo de Catlogo Impresso

Alm da correspondncia e de outros documentos convencionais, as empresas possuem tambm impressos e catlogos produzidos ou no por elas, e que devem receber tratamento arquivstico. O arquivamento poder ser feito por assunto, por nome das firmas ou por artigos referenciados nos catlogos. Se o arquivamento for por assunto devero ser preparadas fichas para os nomes das firmas e para os artigos neles mencionados. Se o arquivamento for feito pelos nomes das firmas devero ser preparadas fichas para os assuntos e para os artigos. Nessa situao o melhor mtodo o alfabtico, tanto para os nomes de firmas e de artigos quanto para os assuntos. Poder ser adotado tambm o mtodo numrico simples. Neste caso, cada catlogo receber um nmero de registro, pelo qual sero arquivados, devendo ser organizado fichrios com entrada pelo nome das firmas, pelos assuntos e pelos artigos constantes dos catlogos. (PAES, 2002). Sempre que for elaborar um arquivamento, pondere o mtodo com o suporte dos documentos. Certamente voc concorda que no d para guardar fotografias ou recortes de jornais da mesma maneira que se guardam outros tipos de documentos. J se encontram disponveis no mercado, tipos de plsticos que no agridem as fotos. Vale a pena conhecer esses materiais!
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1. Organize seu acervo de fotos conforme aprendeu nessa aula. Ser divertido e ao mesmo tempo um exerccio relacionado com o tema desta aula e com a disciplina de Gesto de Documentos e Arquivstica.
2. Voc j experimentou organizar seu acervo de CDs, DVDs? Experimente! Ser uma forma de colocar em prtica os conhecimentos adquiridos nesta disciplina.
Aula 19 Arquivos especiais
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Aula 20 D icas de conservao e organizao de documentos

Nesta aula, vamos conhecer algumas dicas de conservao e organizao de documentos, uma vez que, devemos considerar que os documentos tambm envelhecem.
20.1 Conservao de documentos

20.1.1 Classifique
Classifique e arquive seus documentos ativos por assunto e acondicione de preferncia em pastas suspensas, que facilitam a localizao e o acesso ao material. Identifique o assunto principal da pasta de acordo com que est arquivando e coloque-as em ordem alfabtica. Dentro das pastas, separe os documentos por subassunto e perodo, utilizando divisrias de cartolina.
20.1.2 R ecomendaes para conservao de fotografias e negativos:

No use grampos ou clipes em fotografias ou negativos; No escreva em fotografias com caneta ou tinta de qualquer espcie. Use somente lpis macio (6B) e de preferncia anote no verso apenas o nmero (cdigo) para catalogao; No use fita adesiva, etiqueta autoadesiva ou cola diretamente sobre as fotografias e filmes (frente e verso); No toque diretamente nas fotografias e negativos, utilize luvas.
20.1.3 Evite
Evite danos ao papel utilizando fixadores plsticos no arquivamento dos documentos, pois os fixadores de metal provocam manchas de ferrugem no removveis no papel. O controle contra insetos em arquivos deve ser realizado mediante limpeza e desinsetizaes peridicas e uso preferencialmente de estantes de ao. Para maior durabilidade, fitas de vdeo, disquetes e outros meios eletrnicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnticos (computadores, aparelhos de som, de televiso, etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.
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20.1.4 Preserve seus documentos tomando alguns cuidados bsicos durante a consulta
Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira e gorduras. No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um documento/livro. Ela afeta a sua sade e pode provocar o desenvolvimento de microrganismos na documentao. No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no futuro, poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livro em papel livre de acidez.
20.2 Organizao de documentos
20.2.1 C ontrole a temporalidade de guarda dos documentos

Elabore a Tabela de Temporalidade Documental definindo o prazo de guarda dos documentos com base na legislao vigente e nas particularidades da Instituio, possibilitando a adoo de critrios para guarda e descarte dos documentos, maior confiabilidade em aes de expurgo, reduo de custos operacionais, racionalizao de espao fsico, materiais e recursos humanos.
20.2.2 I dentificao de documento arquivstico eletrnico original

No ambiente eletrnico, a qualidade de original dada de acordo com a rota do documento dentro do sistema eletrnico de gesto arquivstica. Quando um documento transmitido eletronicamente, o original aquele que recebido. Isto porque a transmisso acrescenta metadados que o tornam mais completo e capaz de gerar consequncias. Neste caso, o documento armazenado pelo remetente considerado uma cpia.
20.2.3 Descarte Documentos

Gerencie o descarte dos documentos com a implantao de Termo de Eliminao que instrumento onde deve constar a relao dos documentos a serem eliminados e a aprovao dos responsveis. Mantenha os Termos no Arquivo para possveis consultas.
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Defina e implante a metodologia de arquivamento dos documentos da Instituio, visando: Localizar os documentos no instante em que solicitados; Conservar junto, em um mesmo lugar, todos os documentos relacionados com um determinado assunto, lugar, indivduo, firma ou instituio; Proporcionar lugar seguro e permanente para os documentos. O profissional deve avaliar os documentos que precisam ser mantidos no arquivo considerando a exigncia legal e a necessidade administrativa da empresa. A reduo de custos na manuteno de arquivos provm do no arquivamento de documentos desnecessrios e pela eliminao dos que j perderam o valor legal ou administrativo. Utilizar pastas internas para dividir os assuntos correlatos dentro das pastas suspensas, assim localizar as subsees da pasta de forma mais rpida. Para que haja uma gesto eficaz do arquivo, bom implantar um controle de emprstimo de documentos. Este controle poder ser feito com o uso de divisrias coloridas de papel, registrando-se o nome, ramal e data de retirada. Os documentos retirados devero ser substitudos temporariamente por estas divisrias at sua devoluo. Antes de arquivar um documento, o profissional deve ler, definir o assunto e avaliar se a guarda desse documento se faz necessrio. O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o tipo de documento, o volume e a frequncia de uso. Os documentos podem ser classificados e organizados por assuntos, nomes de pessoas, instituies, datas, lugares, em ordem numrica ou uma combinao de todos os itens. Para considerar um documento como original, deve-se avaliar o contexto em que este gerado. Se o documento produzido eletronicamente e a tramitao feita no papel (assinatura, circulao e arquivamento), o documento em papel considerado o original. Todavia, se o documento possuir assinatura, fluxo e arquivamento em meio eletrnico, este que ser considerado o original. Neste caso, o documento impresso ser considerado uma cpia. (Fonte CONARQ)
Aula 20 Dicas de conservao e organizao de documentos
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Resumo
Na organizao de um arquivo devem ser considerados os seguintes aspectos: a temporalidade dos documentos; a implantao de um mtodo eficiente; o suporte dos documentos (se em papel, em fita, em filme etc). os materiais de consumo que sero necessrios para o arquivo; os equipamentos fsicos necessrios; (caixas de papelo, gavetas em ao, etc). o controle de emprstimo e consulta local;
A melhor forma de consolidar um conhecimento aplic-lo, no verdade? Aproveite o contedo deste livro e faa uma correta implantao de arquivo no seu escritrio ou na sua vida pessoal. Voc vai ver que o tempo gasto com esse planejamento ter retorno, em termos de administrao, de tempo e organizao como um todo. Vamos s dicas de como fazer isso em sua casa: Reserve uma gaveta em sua escrivaninha para guardar documentos importantes, tais como: diploma de graduao e ps-graduao, certificados de cursos relevantes para sua profisso; contratos e rescises de trabalho; comprovantes de imposto de renda; documentos relacionados previdncia, seguro e sade; contas de gua, luz, condomnio. Uma forma de organizar esses documentos coloc-los em pastas identificadas e em ordem alfabtica, ou ainda aplicar o mtodo numrico simples, como aprendemos anteriormente. o espao fsico e capacidade de expanso; a localizao do setor do arquivo (preferncia no trreo, sempre considere o peso); Um mtodo eficiente aquele que permite a rpida localizao dos documentos, e tambm a facilidade de adaptao para os demais funcionrios de uma determinada empresa.
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Referncias
MONTE, Antonio Carlos; LOPES, Lus Felipe. A qualidade dos suportes no armazenamento de informaes. Florianpolis: Visual Books, 2004; PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 228 p. RAMIZ GALVO. Vocabulrio etimolgico, ortogrfico e prosdico das palavras portuguesas derivadas da lngua grega. Garnier, 1994; REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da Informao Aplicada a Sistemas de Informao Empresariais. So Paulo Atlas, 2008; RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos: uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de Janeiro: FGV, 2005; ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina Arquivstica. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1998. RONCAGLIO, Cynthia. Acervo documental do Arquivo Pblico do Paran: notas sobre a aplicao da Norma ISAD(G). In: Anais Congresso Nacional de Arquivologia: Os arquivos no sculo XXI: polticas e prticas de acesso s informaes, 2004. SANTOS, V.B. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia: ABARQ, 2002. SOUZA, Renato Tarciso Barbosa de. Arquivstica Temas Contemporneos. Distrito Federal: SENAC, 2008 2 edio. Tabela de Temporalidade de Documentos. Disponvel em: http://www.unicamp.br/siarq/ arq_setoriais/tabsergerais.pdf - Acesso em: 02/02/2010. Noes bsicas para organizao de arquivos. Disponvel em: http://www.unicamp.br/ siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_arquivos.pdf - Acesso em 31/01/2010 Conselho Nacional dos Arquivos (CONARQ) disponvel em: http://www.conarq. arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm - Acesso em 27/01/2010 Mtodo de arquivamento aplicado ao setor pblico, disponvel em: http://www.conarq. arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/cdigo_de_classificao.pdf MARTINS, Neire do Rocio. Apostila sobre roteiro para organizar arquivos disponvel no site: http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/nocoes_basicas_para_organizacao_de_ arquivos.pdf - Acesso em 10/01/2010
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Referncias das Figuras

Figura 1.1: Arquivo de Documentos Fonte: http://www.doceshop.com.br/blog/wp-content/uploads/2008/11/como_arquivar_documentos.jpg Figura9.1:Equipamento moderno para arquivo Fonte::http://www.aceco.com.br/uploads/produto/20070820114040_quadro_corredico.png Figura 9.2: Indicao da Projeo e do P Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 9.3: Notao Alfabtica Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 9.4: Notao Numrica Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 9.5: Notao Alfanumrica Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 9.6: Notao Aberta Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 9.7: Notao Fechada Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 9.8: Primeira Posio Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 9.9: Segunda Posio Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 9.10: Terceira Posio Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 10.1: Diviso dos Mtodos de Arquivamento Fonte: Figura elaborada pelo autor. Figura 15.1: Arquivos Fonte: michaeljung/Shutterstock
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Atividades autoinstrutivas
1. Sobre a gesto de Documentos, CORRETO afirmar que: a) Est diretamente ligada com o uso de tcnicas arquivsticas, para facilitar a localizao e conservao dos documentos. b) No Brasil, a gesto documental regulamentada na Lei n 8.159/91 que Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. c) A gesto de documentos surgiu a partir da necessidade das organizaes em gerenciar a informao que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao. d) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos; e) Todas as alternativas esto corretas. 2. A respeito da gesto de documentos, CORRETO afirmar que visa: a) Organizar, de modo eficiente, a produo, administrao, gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos; b) Agilizar a eliminao de documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal, histrico e/ou cientfico; c) Assegurar o acesso informao governamental quando e onde se fizer necessria ao governo e aos cidados; d) Garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter permanente. e) Todas as alternativas esto corretas.
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3. Assinale a alternativa que define CORRETAMENTE o termo Gesto de Documentos. a) Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo,tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente ou intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente. b) Conjunto de normas e regras para arquivamento. c) Conjunto de regras para alfabetao. d) Conjunto de procedimentos para inutilizar o arquivo temporrio. e) Conjunto de normas para atualizar o arquivo permanente. 4. Assinale a alternativa que corresponde lei que define a poltica de gesto de documentos no Brasil. a) Lei n 1.859/91 b) Lei n 8.159/91 c) Lei n 8.591/91 d) Lei n 5.891/91 e) Lei n 9.851/91 5. Sobre os aspectos fsicos dos documentos, CORRETO afirmar que: a) Suporte diz respeito ao material sobre o qual as informaes so registradas. a base fsica dos documentos. Exemplo: fita magntica, filme de nitrato, papel. b) Formato configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc. c) Gnero configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplo: documentao audiovisual, (fotos) fonogrfica (representao grfica das palavras) iconogrfica (imagens). d) Espcie configurao que um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Exemplo: boletim, certido, declarao, relatrio, ata. e) Todas as alternativas esto corretas.
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6. Assinale a alternativa que corresponde CORRETAMENTE definio de classificao de documentos segundo Rosseau e Coutere: a) A classificao de documentos consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperao. b) A classificao de documentos consiste em arquivar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no exerccio de suas atividades. c) A classificao de documentos corresponde s tcnicas arquivsticas e visa melhorar os aspectos de pronta localizao de documentos. d) A classificao de documentos um mtodo de organizao de documentos. e) A classificao um sistema de arquivamento. 7. Sobre o Cdigo de Classificao de documentos, INCORRETO afirmar que: a) Consiste na atribuio de um cdigo para classificar os documentos seguindo uma ordem preestabelecida de classes e subclasses. b) um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido por uma determinada instituio. c) Representa uma forma efetiva de controle da documentao. d) um instrumento antigo desnecessrio na era da informao, j que o computador controla tudo na atualidade. e) O Cdigo de Classificao tem por objetivo controlar e facilitar a pronta localizao de documentos. 8. Os documentos podem ser classificados pelos seguintes critrios: a) Pelos estgios de sua atuao (teoria das trs idades). b) Pela extenso de sua atuao (setoriais ou gerais) c) Pelo gnero (escritos ou textuais, cartogrficos, iconogrficos, etc.) d) Pela natureza do assunto (ostensivos ou sigilosos) e) Todas esto corretas.
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9. Assinale a alternativa INCORRETA a respeito do Cdigo de Classificao aplicado ao setor pblico: a) O Setor Pblico adota como mtodo principal de classificao de documentos o sistema das Bibliotecas desenvolvido por Mevil Dewey. Trata-se de agrupamento em classes distintas. b) O Setor Pblico no tem um sistema de classificao preestabelecido, ficando a critrio de cada setor adaptar o sistema de acordo com suas necessidades. c) O Cdigo de Classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica, atividades meio, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000 que se refere aos assuntos de Administrao Geral e a classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos. d) As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades fim do rgo. e) As classes definidas como documentos de atividades fim no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia. 10. A Teoria das Trs Idades trouxe como inovao: a) O processo de eliminao de documentos permanentes. b) A noo de documento intermedirio. c) O processo de eliminao de documentos correntes. d) O conhecimento a respeito da inveno da escrita alfabtica. e) A eliminao de documentos na fase temporria. 11. O termo avaliao em Arquivstica significa: a) Anlise e identificao dos valores dos documentos; b) Anlise e arquivamento dos documentos; c) Arquivamento e destinao dos documentos; d) Sistemas e mtodos de arquivamento; e) Depositao final dos documentos.
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12. A avaliao documental deve ser realizada baseada nos aspectos: a) Econmicos, pois sem uma estrutura econmica nenhuma Instituio poder sobreviver; b) Fiscais e histricos da Instituio c) Administrativos, legais, fiscais ou histricos da Instituio; d) Administrativos, j que os documentos representam a base para tomada de decises administrativas; e) Somente sob os aspectos legais. 13. Entende-se por protocolo, em arquivstica: a) O cumprimento de normas a respeito da numerao sequencial dada aos documentos, com o objetivo de sua pronta localizao. b) A ordem de precedncia para autoridades. c) A ordem hierrquica de uma organizao. d) A localizao do arquivo dentro da organizao. e) A organizao de um arquivo. 14. Sobre a tabela de temporalidade, CORRETO afirmar que: a) uma tabela eletrnica. b) uma tabela matemtica. c) uma tabela que trata de coordenadas geogrficas. d) uma tabela que dispe sobre o prazo de guarda dos documentos. e) uma tabela ultrapassada, em desuso na atualidade. 15. Considera-se correspondncia: a) Uma comunicao escrita produzida e destinada a pessoas jurdicas; b) Uma comunicao escrita produzida e destinada a pessoas fsicas; c) Uma comunicao escrita que se processa entre rgos; d) Uma comunicao escrita que se processa entre servidores de uma Instituio; e) Todas esto corretas.
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16. Quanto aos tipos, os arquivos podem ser: a) Pblicos (federal, estadual, municipal); b) Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes); c) Comerciais (empresas, corporaes, companhias); d) Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc). e) Todas as alternativas esto corretas. 17. Arquivos pblicos so conjuntos de documentos produzidos e recebidos: a) Por organizaes pblicas; b) Por rgos pblicos de mbito Federal; c) Por rgos pblicos de mbito Estadual; d) Por rgos pblicos de mbito Municipal; e) Todas as alternativas esto corretas. 18. So detentoras dos arquivos privados: a) Somente a empresa que gerou os documentos; b) Somente as pessoas interessadas nos documentos; c) Somente uma empresa pblica; d) Os arquivos privados podem ser identificados como de interesse pblico e social, desde que considerados fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional; e) Somente as ONGs. 19. A Teoria das Trs Idades corresponde respectivamente aos: a) Documentos: correntes, temporrios e permanentes. b) Documentos oriundos de outras organizaes. c) Documentos que devem ser eliminados. d) Documentos correntes somente. e) Documentos temporrios e permanentes, os correntes no fazem parteda Teoria.
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20. So Instituies detentoras de acervos documentais (arquivos) a) Bibliotecas; b) Museus; c) Centrais de documentaes; d) Arquivo Nacional; e) Todas as alternativas esto corretas. 21. Para um planejamento arquivstico devem ser considerados os seguintes elementos: a) Posio do arquivo na estrutura da instituio, b) Escolha de mtodos de arquivamento adequados, c) Estabelecimento de normas de funcionamento, d) Recursos humanos e financeiros, e) Todas as alternativas esto corretas. 22. So partes das rotinas para o arquivamento de documentos: a) Inspeo; b) Leitura minuciosa dos documentos; c) Seleo dos documentos; d) Registrar data e hora da entrada dos documentos no arquivo e) Todas as alternativas esto corretas. 23. Analise as alternativas abaixo relacionadas. I. A elaborao de um plano de arquivo pressupe a definio do arquivo quanto aos aspectos de centralizao e descentralizao. II. Por centralizao de arquivos entende-se no somente a reunio dos documentos correntes em um nico local, mas tambm o registro e controle do arquivo.
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III. A descentralizao de arquivos deve ser adotada em organizaes com estruturas maiores, com vrios departamentos para facilitar o fluxo de informaes. IV. A descentralizao pode ser aplicada tanto em arquivos correntes quanto intermedirios e permanentes. V. A descentralizao de arquivos adotada no setor pblico em grande escala, pois no exige a criao de uma coordenao central. Assinale a alternativa que apresenta a sequncia CORRETA: a) I, II e V; b) I, II e III; c) II, IV e V; d) IV; e) Nenhuma das alternativas. 24. Dentre os materiais de consumo em arquivstica, a guia pode ser: a) primria: indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo. b) secundria: indica uma subdiviso da primria. c) subsidiria: indica uma subdiviso da secundria. d) especial: indica a localizao de um nome ou assunto de grande frequncia. e) Todas esto corretas. 25. Assinale a alternativa INCORRETA a respeito de Notao. a) a inscrio feita na projeo de uma guia. b) Pode ser aberta ou fechada; aberta quando indica somente o incio da seo; e fechada quando indica o princpio e o fim. c) Pode ser alfabtica, numrica e alfanumrica; d) ela que norteia a localizao dos documentos dentro de um arquivo; e) Nenhuma das alternativas.
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26. Assinale a alternativa INCORRETA a respeito da escolha dos mtodos de arquivamento. a) A escolha do sistema de arquivamento deve estar diretamente relacionada com a anlise cuidadosa das atividades da instituio; b) Um aspecto a ser considerado na escolha do mtodo de arquivamento como o documento solicitado no arquivo; c) Aps minuciosa anlise das atividades possvel ento definir qual o mtodo principal e quais sero os auxiliares; d) O correto adotar um nico mtodo de arquivamento, dispensando mtodos auxiliares; e) Dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou nmero. 27. Os sistemas de arquivamento podem ser divididos em duas grandes partes, sendo: a) Bsicos e Geogrficos; b) Bsicos e Alfabticos; c) Bsicos e Padronizados; d) Padronizados e numricos e) Padronizados e alfanumricos. 28. Sobre os mtodos de arquivamento, INCORRETO afirmar que: a) Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto; b) Sistema indireto assim denominado por fazer parte dos arquivos descentralizados; c) Por sistema direto entende-se aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado; d) Por sistema indireto entende-se aquele em que para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice alfabtico remissivo; e) O mtodo alfanumrico, a combinao de letras e os nmeros, no se incluim nas classes de mtodos bsicos e padronizados, e so considerado parte do sistema semi-indireto.
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29. Na organizao de um arquivo, os elementos importantes a serem considerados so: a) Nome do remetente, do destinatrio ou da pessoa a que se refere o documento; b) Local de procedncia ou de origem; c) Assunto principal do documnto; d) Data de incio da formulao do documento; e) Todas esto corretas. 30. aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Assinale a alternativa que apresenta a definio de que mtodo? a) Mtodo Personalizado b) Mtodo Direto c) Mtodo Indireto d) Mtodo Confidencial e) Mtodo Especial 31. Sobre o mtodo geogrfico, INCORRETO afirmar que: a) um mtodo indireto. b) Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a procedncia do local. c) Uma das ordenaes do mtodo geogrfico : nome do estado, cidade e correspondente. d) Pode ser utilizada outra ordenao sendo: nome da cidade, estado e correspondente. e) Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. 32. Sobre o mtodo geogrfico, CORRETO afirmar que: a) de fcil utilizao e interpretao; b) Pertence ao sistema direto; c) O mtodo geogrfico possui como submtodo o alfabtico;
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d) Tem ampla adaptao quando os documentos so classificados por regies; e) Todas esto corretas. 33. Sobre o mtodo numrico simples, INCORRETO afirmar que: a) um mtodo que se constitui na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente; b) um mtodo que obedece a ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica; c) um mtodo que exige um ndice alfabtico remissivo; d) um mtodo direto; e) um mtodo que exige registro em livro ou fichas. 34. Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, a escolha deve recair sobre um dos seguintes mtodos: a) Numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal. b) Numrico simples, alfabtico ou geogrfico; c) Ideogrfico, alfabtico ou geogrfico; d) Alfabtico, simples ou geogrfico; e) Geogrfico, cronolgico ou alfabtico. 35. Sobre o mtodo numrico simples, CORRETO afirmar que: a) Constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica. b) Nesse mtodo no h preocupao com a ordenao alfabtica; c) Este um mtodo do sistema indireto, pois necessita de um ndice alfabtico remissivo para localizar os documentos. d) O mtodo numrico simples tem ampla aplicao nos arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, pronturios mdicos, cadastros de funcionrios); e) Todas esto corretas.
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36. Sobre o mtodo numrico cronolgico, CORRETO afirmar que: a) um mtodo que alm de privilegiar a ordem numrica tambm observada a data de entrada documento; b) muito utilizado em reparties pblicas; c) Possui vantagens como: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras. d) Depois de enumerado, o documento recebe uma capa onde ficam as informaes e passa a ser denominado processo; e) Todas esto corretas. 37. Sobre o mtodo Dgito Terminal, CORRETO afirmar que: a) Surgiu pela necessidade de reduzir erros no arquivamento de grande volume de documentos quando o elemento principal de identificao o nmero; b) amplamente adotado em companhia de seguros, hospitais, bancos e organizaes pblicas; c) Os documentos so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, disposto em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. d) Nesse mtodo o arquivamento dos documentos, pastas ou fichas so elaborados considerando-se em primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-se o secundrio e finalmente o tercirio. e) Todas esto corretas. 38. Sobre o mtodo de arquivamento por assunto, INCORRETO afirmar que: a) No fcil de ser aplicado, j que incide sobre a interpretao da pessoa que l o documento; b) No h esquemas padronizados de classificao neste mtodo, cabe a Instituio formular o que melhor se adapte a sua realidade; c) aconselhado para pequenas massas documentais e pouca variedade de assuntos;
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d) Os assuntos devem ser agrupados sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares. e) O maior ou menor grau de detalhamento deste mtodo deve obedecer s necessidades das atividades da Instituio. 39. O mtodo Variadex uma variante do mtodo: a) Numrico b) Geogrfico c) Alfanumrico d) Alfabtico e) Cronolgico 40. Assinale a alternativa CORRETA: a) O mtodo de arquivamento por assunto requer cuidados na classificao, j que depende da interpretao do assunto dos documentos; b) Os mtodos numricos so de fcil aplicao, porm exigem um ndice remissivo ou referencia cruzada como suporte; c) O mtodo variadex uma variante do alfabtico, porm utiliza as cores como elementos auxiliares e a entrada dos documentos ocorre pela segunda letra do nome de entrada e no da letra inicial; d) O mtodo alfabtico possui treze regras de alfabetao, muito utilizado, porm deve-se ter cautela quando a massa documental for muito intensa. e) Todas esto corretas. 41. A Tecnologia da Informao est fundamentada nos seguintes componentes: a) Hardware e seus dispositivos perifricos; b) Software e seus recursos; c) Sistemas de telecomunicaes; d) Gesto de dados e informaes; e) Todas esto corretas.
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42. Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado, colocado capa de cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado processo. Assinale a alternativa que apresenta o tipo de mtodo de arquivo que estamos conceituando.
a) Mtodo direto e indireto b) Mtodo Alfabtico,Geogrfico e Numrico c) Mtodo Confidencial d) Mtodo Variadex e) Mtodo Cronolgico 43. Analise as alternativas abaixo relacionadas: I. Hardware a parte fsica do computador; II. Software parte lgica do computador; III. Perifricos so aparelhos ou placas que enviam ou recebem informaes do computador. IV. Os dados so quaisquer registros ou indcios relacionveis a alguma entidade ou evento. V. Computadores no so auxiliares no controle de documentos. Esto CORRETAS: a) I, II, III e IV; b) II, III e V; c) III, IV e V; d) I e V; e) I e V.
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44. Os principais suportes da informao encontrados na atualidade so: a) Os papis; b) Os filmes; c) Os dispositivos de armazenamento magntico; d) Os dispositivos de armazenamento ptico; e) Todas as alternativas anteriores. 45. Assinale a alternativa INCORRETA que trata a respeito de microfilmagem de documentos: a) Microfilmagem uma tcnica de produo de imagens fotogrficas de documentos em tamanho altamente reduzido; b) A microfilmagem produz microformas, que so as imagens fotogrficas dos documentos em escala muito reduzida, que necessitam do auxlio de um aparelho leitor. c) Entre as principais vantagens do uso do microfilme, pode-se citar que o nico meio de armazenamento (alm do papel) que pode durar at duzentos anos quando bem administrado. d) A microfilmagem muito utilizada em bancos pelo baixo custo da instalao e manuteno. e) Ao microfilmar livros contbeis, cujo perodo de guarda legal de cinco anos, as empresas reduzem em 98% o espao fsico ocupado pelas encadernaes. 46. Assinale a alternativa INCORRETA quanto aos procedimentos no arquivamento de fotografias. a) Para se evitar a deteriorao pela umidade e acidez, as fotografias devem ser acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de plstico; b) Para evitar extravios as fotos devem ser marcadas com caneta esferogrfica na cor de sua preferncia;
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c) Devem ser identificadas pelo mesmo cdigo de assunto ou nmero de registro dado ao grupo de fotos que contm e arquivadas pelo cdigo de assunto principal ou em ordem numrica crescente, d) Os negativos das fotos devem ser acondicionados em tiras, em envelopes confeccionados em papel de pH neutro ou polietileno; e) O cdigo do assunto ou o nmero de registro e o da fotografia correspondente devem ser transcritos no envelope em que o negativo for acondicionado. 47. NO faz parte dos cuidados que devem ser tomados para que os documentos se mantenham inalterados: a) No umedea o dedo com a saliva para virar as pginas de um documento/livro. Ela afeta a sua sade e pode provocar o desenvolvimento de micro-organismos na documentao. b) Evite danos ao papel utilizando fixadores plsticos no arquivamento dosdocumentos. c) Utilizar fixadores de metal para facilitar a localizao dos documentosdentro do arquivo. d) Sempre manuseie documentos com as mos limpas livres de sujeira e gorduras. e) No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra, no futuro, poder causar o rompimento do papel. Utilize marcadores de livro em papel livre de acidez. 48. Alm da correspondncia e de outros documentos convencionais, as empresas possuem tambm impressos e catlogos produzidos ou no por elas, e que devem receber tratamento arquivstico. Qual o melhor mtodo de arquivamento para esse tipo de documento? a) Por ordem alfabtica; combinado por ordem cronolgica. b) Por ordem de assunto, combinado com ordem alfabtica. c) Por ordem cronolgica; combinado com ordem geogrfica. d) Por ordem geogrfica, combinado com ordem alfabtica. e) Por ordem alfanumrica, combinado com ordem variadex.
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49. NO faz parte dos procedimentos corretos no arquivamento de recortes de jornais: a) O melhor mtodo para arquivamento de recortes de jornais por assunto; b) Um procedimento correto colar o artigo de jornal em folha de papel; c) Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel, pois a cola oxida e danifica o documento; d) Um procedimento correto colocar os recortes de jornais em plsticos para proteger o documento; e) Recortes de jornais exigem um arquivo especial, para esta finalidade, pois se trata de papis sensveis. 50. NO faz parte dos corretos procedimentos do arquivo: a) Para uma gesto eficaz do arquivo deve ser implantado um controle de emprstimo de documentos. b) Os documentos que so retirados do arquivo devero ser substitudos temporariamente por guias divisrias at sua devoluo. c) Todos os documentos devem ser guardados no arquivo indistintamente pelo prazo de cinco anos. d) Antes de arquivar um documento, leia-o, defina o assunto e avalie se a guarda deste se faz necessria. e) O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o tipo de documento, o volume e a frequncia de uso.
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Currculo do professor-autor
Zlia Freiberger Ps-graduada em Administrao de Pessoas pela Universidade Federal do Paran, e graduada em Secretariado Executivo Bilngue pela Pontifcia Universidade Catlica do Paran (PUCPR). professora do Curso Superior de Tecnologia de Secretariado Executivo da Universidade Federal do Paran (UFPR), ministrando as disciplinas de Filosofia e tica, Tcnica Secretarial e Gesto de Documentos e Arquivstica. Tambm exerce a funo de vicecoordenadora do Curso de Tecnologia em Secretariado Executivo na UFPR. Desde 2008, docente do Curso Tcnico em Secretariado, na modalidade a distncia, no Instituto Federal do Paran - IFPR.
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Gestao de Documentos e Arquivistica

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Presidncia da Repblica Federativa do Brasil Ministrio da Educao Secretaria de Educao a Distncia

Catalogao na fonte pela Biblioteca do Instituto Federal do Paran

Noes de Administrao Pblica

Apresentao e-Tec Brasil

Aula 1 Gesto de documentos

Figura 1.1: Arquivo de Documentos

1.2 Conceito de Gesto de Documentos

Para conhecer na ntegra a Lei n 8.159/91 consulte o site: http://www.conarq. arquivonacional.gov.br

Gesto de Documentos e Arquivstica

Aula 1 Gesto de documentos

b) Quem so os responsveis pela guarda desses documentos?

c) H um controle para retirada e consulta desses documentos? De que maneira?

d) Voc considera que a atual gesto de documentos do seu setor eficiente?

e) Como voc poderia sugerir melhorias nesse aspecto?

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Aula 2 Objetivos da gesto de documentos

2.1 Caractersticas dos documentos:

2.2  Procedimentos Gerais para Gesto de Documentos

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Aula 4 Mtodos de classificao de documentos

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Modelo de Uma Folha de Referncia

Aula 5 Avaliao documental

Prazo de guarda Suporte Legal

Consulte o site do arquivo nacional: http://www. arquivonacional.gov.br

Gesto de Documentos e Arquivstica

Aula 6 Introduo ao estudo dos arquivos

6.1.1 Classificao dos arquivos:

6.1.2 Ciclo de vida do arquivo

Gesto de Documentos e Arquivstica

Saiba mais sobre o CONARQ, consultando o site: http://www. conarq.arquivonacional.gov.br.

6.1.3 Finalidade do CONARQ

Aula 6 Introduo ao estudo dos arquivos

7.1 Estrutura Bsica

7.1.1 Recursos Humanos:

7.1.3 Recursos Materiais

7.2 Como organizar um arquivo:

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7.2.1 M  ontagem de um plano de classificao de documentos.

7.2.1.3 C  odifique ou estabelea cdigos para localizao dos documentos.

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Aula 8 Modelo de plano arquivstico

8.1 P  osio do arquivo na estrutura da instituio

8.2 C  entralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo

8.4 Rotinas de arquivamento

Gesto de Documentos e Arquivstica

8.4.4 Marcar a hora e a data

Aula 8 Modelo de plano arquivstico

Aula 9 Escolha das instalaes e equipamentos

9.1 Instalaes e Equipamentos

Figura 9.1: Equipamento moderno para arquivo.

9.1.2 Definio de equipamento em arquivstica

9.1.3 D  efinio de materiais de consumo em arquivstica

9.1.3.2 Guia Divisria

c) Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica.

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Aula 9 Escolha das instalaes e equipamentos

Aula 10 S  istemas e mtodos de arquivamento

10.1 Sistemas e mtodos de arquivamento

Alfabtico Geogrfico Bsicos Numrico Ideogrficos (assunto)

2.2 Procedimentos Gerais para Gesto de Documentos

7.2.1 M ontagem de um plano de classificao de documentos.

7.2.1.3 C odifique ou estabelea cdigos para localizao dos documentos.

8.1 P osio do arquivo na estrutura da instituio

8.2 C entralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo

9.1.3 D efinio de materiais de consumo em arquivstica

Aula 10 S istemas e mtodos de arquivamento

11.1.9 P ara nomes estrangeiros (espanhol) com o nome da me:

Aula 14 M todo nmerico cronolgico e o mtodo digito terminal

Aula 15 M todo por assunto e o mtodo Variadex

17.1 Q ual o suporte de um documento digital?

17.2 Os tipos mais comuns de suporte magntico

4 - N o confiar em sistemas gerenciadores como nica forma de acesso ao documento digital