Linguaggio Amministrativo

universalit
legittimit
chiarezza
Semplificazione del linguaggio amministrativo

La semplificazione del linguaggio Dal cartaceo al web, dalla lettera alle-mail
a cura di Alberto Ardizzone marzo-aprile 2009
LUfficio Trattamento Economico in indirizzo, cesser la corresponsione degli emolumenti a decorrere dal 1 maggio 2001.
Dal 1 maggio 2001 il nostro Ufficio sospender i pagamenti.
Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione
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La semplificazione del linguaggio amministrativo
Buona comunicazione nella pubblica amministrazione

o Comprensibile
chiara, semplice, vicina ai bisogni del cittadino
1993. Codice di stile 1997. Manuale di stile 2002. Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi (Direttiva Frattini) progetto Chiaro 2003. Manuale di scrittura amministrativa 2005. Direttiva Baccini
o Universale
senza barriere allaccesso
1999. Linee guida per laccessibilit dei contenuti web (WCAG) 1.0 2004. Legge 4/2004 (Legge Stanca) 2005. DM 8 luglio 2005 I requisiti tecnici 2006. Codice amministrazione digitale 2008. Linee guida per laccessibilit dei contenuti web (WCAG) 2.0
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Comunico per farmi capire

o semplificazione del linguaggio o vicino alla lingua parlata dei cittadini o testi pensati e scritti per essere compresi o trasparenza dellazione amministrativa
La comunicazione delle pubbliche amministrazioni deve soddisfare i requisiti della chiarezza, semplicit e sinteticit e, nel contempo, garantire completezza e correttezza dellinformazione.
(dalla Direttiva sulle attivit di comunicazione delle PA 7 febbraio 2002)
efficacia legittimit piano giuridico chiarezza
piano comunicativo
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da tutti
o eliminazione delle barriere allaccesso o prima di scrivere, penso accessibile
universalit
legittimit
chiarezza
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La comunicazione nella p.a.

alcuni degli strumenti pi utilizzati
o Comunicazione interna
bacheche, affissioni, lettere posta elettronica (strumento privilegiato)
Avvisi Decreti Circolari Lettere Pagine web Modulistica
o Comunicazione esterna
sito web, posta elettronica documentazione allegata, presentazione
Verso un modello integrato di comunicazione
nelle strategie nelle azioni
ma anche nel metodo: il documento chiaro, riconoscibile e anche universale
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Un esempio
Tali posizioni sono da identificare non tanto in diritti irrefragabili, il cui esercizio prescinde dalladozione di atti permissivi dellAmministrazione, ma in situazioni giuridiche suscettibili di trasformazione a seguito di atti di tipo suindicato.
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E allora?
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Allora
o Diffidenza o Senso di frustrazione o Senso di estraneit
La pubblica amministrazione vista come un soggetto lontano, freddo, distante
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senza emozioni
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Dalla redazione alla relazione

Alessandro Lucchini su YouTube
Lemozione che muove il linguaggio parte importante della nostra relazione con il pubblico
Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione La semplificazione del linguaggio amministrativo
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ma perch bisogna semplificare

il linguaggio burocratico?
1. Per rispettare la Costituzione
Una pubblica amministrazione realmente al servizio dei cittadini, come prevede l'articolo 98 della Costituzione italiana (I pubblici impiegati sono al servizio esclusivo della Nazione), deve garantire una comunicazione chiara e univoca.
2. Per rispettare i cittadini

Il censimento del 1991 rivela che oltre il 60% della popolazione non possiede un grado di istruzione sufficiente a comprendere il linguaggio burocratico.
3. Per rispettare i principi della legge sul procedimento amministrativo (legge n.241 del 1990 e successive modifiche)
Un linguaggio semplice e chiaro consente ai cittadini un controllo sull'attivit svolta dalla pubblica amministrazione, rendendo effettivo il principio della trasparenza amministrativa.
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Le tre vie verso la semplificazione

o ORGANIZZARE il testo secondo un preciso piano che tenga conto, di volta in volta, dei destinatari, degli obiettivi e della priorit delle informazioni o USARE FRASI BREVI, di 20 parole al massimo o Preferire le PAROLE PIU COMUNI della lingua italiana
Maria Emanuela Piemontese Guida alla redazione dei documenti amministrativi in Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997
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Guida alla redazione dei documenti amministrativi

I suggerimenti forniti dalla Guida riguardano tre aspetti del testo
ol'organizzazione logico-concettuale, cio il modo in cui le informazioni sono presentate; ola sintassi, cio il modo in cui le parole si collegano tra loro e formano le frasi; oil lessico, cio le parole scelte per comunicare
Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997
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Guida alla redazione

l'organizzazione logico-concettuale 1 1. Pianificare il testo
Chi il destinatario? A chi scrivo? Qual il contenuto? Che cosa scrivo? Qual l'obiettivo? Perch scrivo?
2. Organizzare le informazioni
Raccogliere le informazioni Prendere appunti Fare la scaletta Ordinare i punti della scaletta
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l'organizzazione logico-concettuale 2 3. Scrivere il testo
Dare forma linguistica alle proprie idee Esplicitare l'oggetto del testo Perch sia davvero di aiuto, l'oggetto, oltre ad essere esplicito, deve essere presentato in modo semplice e chiaro. Fornire tutte le informazioni necessarie le 5 w (who?, what?, when?, where?, why?, cio "chi?", "che cosa?", "quando?", "dove?" e "perch/come?"). Ordinare le informazioni Ai fini della chiarezza del testo, preferibile che le informazioni principali precedano quelle secondarie. Esse devono essere cio immediatamente riconosciute come tali da chi legge
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l'organizzazione logico-concettuale 3 3. Scrivere il testo
Raggruppare le informazioni in blocchi omogenei Quanto pi il testo esteso, tanto pi occorre raggruppare le informazioni in blocchi (paragrafi e capoversi) coerenti, completi e ordinati. Non dare nulla per scontato Badare alla coerenza e alla coesione del testo Un testo coerente quando le sue varie parti parlano "della stessa cosa", cio quando esiste tra esse un continuo ed evidente legame di significato. Un testo ha una sua coesione, invece, quando il collegamento tra le varie parti assicurato da legami linguistici di tipo grammaticale (come i pronomi) o di tipo lessicale (come le congiunzioni, gli avverbi ecc.).
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La sintassi
Per quanto riguarda la sintassi, cio il modo di organizzare le parole in frasi un testo tanto pi facile da leggere e da capire quanto pi le sue frasi sono brevi, ma anche semplici e lineari
1.Scrivere frasi brevi 2.Scrivere frasi semplici e lineari 3.Scrivere frasi con verbi di forma attiva 4.Specificare sempre il soggetto 5.Scrivere frasi di forma affermativa 6.Preferire, se possibile, modi e tempi verbali semplici
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Il lessico
1. Usare parole comuni 2. Usare parole concrete e dirette 3. Usare pochi termini tecnico-specialistici 4. Usare poche sigle e abbreviazioni 5. Rivedere e controllare il testo
Riscrivere singole parti del testo o frasi se esse non sono abbastanza brevi, semplici, chiare Rileggere attentamente il testo dopo averlo riscritto in modo pi semplice. Far rileggere il testo ad altre persone (che non hanno partecipato alla pianificazione e stesura del testo) per controllarne la leggibilit e comprensibilit
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Usare parole comuni 1

Un testo chiaro se chi legge capisce tutte le parole che esso contiene
recarsi giungere evacuare alluopo diniego fattispecie differimento
andare arrivare abbandonare perci/anche rifiuto caso rinvio

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Usare parole comuni 2

La Signoria Vostra in ottemperanza a istanza corredata di
ci pregiamo dinformare la S.V. che
Lei come prevede domanda completa di La informiamo che di diritto seminario riunione/incontro/convegno per
de iure stage meeting al fine di con lobiettivo di allo scopo di
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Usare parole concrete e dirette 1

Un testo chiaro se usa parole non solo note a tutti, ma di significato immediato e concreto (es. i verbi)
liquidi/liquidit (rapida) definizione
Esperienze di confronto di modalit di servizio tra amministrazioni pubbliche
denaro/soldi definire (rapidamente)

Esperienze in cui le amministrazioni confrontano i diversi modi di prestare un servizio pubblico
dare comunicazione apporre la firma avere la possibilit di
comunicare firmare potere

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Usare parole concrete e dirette 2

disdettare relazionare vietato detenere
Si sono registrate molte adesioni
dare disdetta fare una relazione

vietato avere (tenere, possedere)
Molti hanno aderito possibile Il Presidente della Repubblica impedimento sfratto

Non impossibile Il Quirinale condizione ostativa Provvedimento esecutivo di rilascio
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Usare pochi termini tecnico-specialistici

Quando possibile, preferibile usare parole di uso comune al posto di termini tecnici, meno noti e chiari. (quando inevitabile, fornire brevi spiegazioni o un glossario)
oblazione istanza ingiunzione porre in essere procedere allannullamento pagamento richiesta ordine
creare/generare/provocare/porre/imporre
annullare
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Alcune note sulla punteggiatura 1

o Il punto fermo
Poich le frasi brevi rendono il testo pi leggibile, un suggerimento utile di usare frequentemente il punto, facendo frasi lunghe al massimo 20-25 parole
o La virgola
Non va usata tra soggetto e predicato verbale o tra questultimo e il suo complemento oggetto. usata per separare elementi di un elenco, incisi, proposizioni subordinate
o Il punto e virgola
Segna una pausa pi forte della virgola, ma meno lunga di quella indicata dal punto fermo.
Il punto e virgola separa due frasi indipendenti tra loro ma che concettualmente siano in rapporto di continuit. Precede quindi quelle congiunzioni che introducono una principale (pertanto, quindi, tuttavia, ecc.). Pu separare anche i membri di un elenco (Raso, La scrittura burocratica)
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Alcune note sulla punteggiatura 2

o I due punti
Servono ad introdurre elenchi,spiegazioni, chiarimenti
o Le virgolette
Sono usate, di norma, per isolare parole altrui o citazioni. Spesso sono usate per attribuire alle parole sensi particolari, ma questuso non giova alla chiarezza del testo
o Trattini e parentesi
Sono usati per isolare incisi allinterno della frase. Poich gli incisi spostano lattenzione di chi legge dagli elementi principali della frase su quelli secondari, preferibile evitarli.
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Guida per un controllo finale del testo

Prima di stampare un testo, opportuno fare un ultimo controllo finale per vedere se rispetta i criteri di
oOrdine oSemplicit oEssenzialit oLeggibilit materiale
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Un testo ordinato
se o le informazioni rispettano un ordine gerarchico o i destinatari, gli obiettivi e il contenuto sono ben chiari a chi scrive o si presenta in pacchetti omogenei di informazioni o la stessa cosa (persona, oggetto, ecc.) chiamata sempre con lo stesso termine o non contiene frasi pi lunghe di 20-25 parole o rispetta le regole della grammatica nelluso della Alfredo Fioritto (a cura di), punteggiatura Manuale di stile, Il Mulino, 1997
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Un testo essenziale
se non contiene o troppi aggettivi e avverbi o parole di tono troppo elevato, ricercate e solenni o parole di linguaggi tecnico-specialistici quando non necessarie o formulazioni troppo minuziose o parole e locuzioni tra virgolette, usate cio con un senso diverso da quello comune o abbreviazioni o sigle poco comuni
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Un testo semplice
se usa o parole di uso comune o parole brevi o parole di significato non ambiguo o parole di origine italiana o parole intere (e non abbreviazioni, sigle, ecc.) o parole tecnico-specialistiche necessarie e accompagnate da spiegazione breve e comprensibile
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Un testo materialmente leggibile

se usa alcuni accorgimenti tecnici che non sono secondari n banali. Per esempio contribuiscono a rendere pi leggibile un testo anche alcuni criteri grafico-tipografici e alcuni accorgimenti redazionali.
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Esempio
Calvino e lantilingua
Ogni giorno, soprattutto da cent'anni a questa parte, per un processo ormai automatico, centinaia di migliaia di nostri concittadini traducono mentalmente con la velocit di macchine elettroniche la lingua italiana in unantilingua inesistente. Avvocati e funzionari, gabinetti ministeriali e consigli damministrazione, redazioni di giornali e di telegiornali scrivono parlano pensano nell'antilingua. Caratteristica principale dellantilingua quello che definirei il terrore semantico, cio la fuga di fronte a ogni vocabolo che abbia di per se stesso un significato, come se fiasco stufa carbone fossero parole oscene, come se andare trovare sapere indicassero azioni turpi.
Italo Calvino. Articolo apparso su Il Giorno del 3 febbraio 1965
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Esempio
Calvino e lantilingua
Il brigadiere davanti alla macchina da scrivere. L'interrogato, seduto davanti a lui, risponde alle domande un po' balbettando, ma attento a dire tutto quel che ha da dire nel modo pi preciso e senza una parola di troppo: Stamattina presto andavo in cantina ad accendere la stufa e ho trovato tutti questi fiaschi di vino dietro la cesta del carbone. Ne ho preso uno per bermelo a cena. Non ne sapevo niente che la bottiglieria di sopra era stata scassinata. Impassibile, il brigadiere batte veloce sui tasti la sua fedele trascrizione: Il sottoscritto essendosi recato nelle prime ore antimeridiane nei locali dello scantinato per eseguire lavviamento dell'impianto termico, dichiara dessere casualmente incorso nel rinvenimento di un quantitativo di prodotti vinicoli, situati in posizione retrostante al recipiente adibito al contenimento del combustibile, e di aver effettuato lasportazione di uno dei detti articoli nell'intento di consumarlo durante il pranzo pomeridiano, non essendo a conoscenza dell'avvenuta effrazione dell'esercizio soprastante.
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Esempio
Calvino e lantilingua: unanalisi comparativa
Primo testo (cittadino)
42 parole 3 periodi distinti io reso con la prima persona del verbo Sintassi: principali e subordinate di primo grado 7 verbi e 8 nomi Lessico: parole concrete, dirette e precise
Secondo testo (brigadiere)

64 parole Unico lunghissimo periodo io reso con la forma il sottoscritto e la terza persona del verbo Sintassi: principale (dichiara) preceduta da due e seguita da sette subordinate, tutte implicite 7 verbi e 20 nomi (considerando tra i verbi anche i partecipi con funzione aggettivale) Lessico: parole lunghe e pi rare con forme perifrastiche (Prime ore antimeridiane per stamattina presto; recarsi per andare; locali dello scantinato per cantina)
da Tommaso Raso, La scrittura burocratica, Carocci, 2005
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2002: Direttiva sulla semplificazione del linguaggio e dei testi amministrativi (Direttiva Frattini) Detta regole stilistiche simili a quelle gi contenute nel Codice e nel Manuale.
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Regole di comunicazione 1
o Avere (e rendere) sempre chiaro il contenuto del testo o Individuare sempre il destinatario o Individuare le singole informazioni e inserirle nel testo in modo logico o Individuare e indicare i contenuti giuridici del testo o Individuare la struttura giuridica pi efficace per comunicare gli atti
Fonte: Direttiva Frattini sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. 2002
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Regole di comunicazione 2
o Verificare la completezza delle informazioni o Verificare la correttezza delle informazioni o Verificare la semplicit del testo o Usare note, allegati e tabelle per alleggerire il testo o Rileggere sempre i testi scritti
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Frasi brevi
o Scrivere frasi brevi
Qualora dal controllo dovesse emergere la non veridicit del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici conseguiti sulla base della dichiarazione non veritiera, fermo restando quanto previsto dallart. 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, in materia di sanzioni penali Chi rilascia una dichiarazione falsa, anche in parte, perde i benefici descritti e subisce sanzioni penali*.
* Articolo 26, legge n.15 del 4.1.68).
Le ricerche dicono che frasi con pi di 25 parole sono difficili da capire e ricordare. Ogni frase deve comunicare una sola informazione.
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Parole comuni
o Usare parole del linguaggio comune
LUfficio Trattamento Economico in indirizzo, cesser la corresponsione degli emolumenti a decorrere dal 1 maggio 2001.
Dal 1 maggio 2001 il nostro Ufficio sospender i pagamenti.
Il Vocabolario di base (Di Mauro) della lingua italiana contiene meno di 7000 parole e sono quelle che dobbiamo preferire se vogliamo essere capiti da chi legge.
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Termini tecnici allosso

o Usare pochi termini tecnici e spiegarli
Tali posizioni sono da identificare non tanto in diritti irrefragabili, il cui esercizio prescinde dalladozione di atti permissivi dellAmministrazione, ma in situazioni giuridiche suscettibili di trasformazione a seguito di atti di tipo suindicato.
I cittadini che vogliono iniziare unattivit devono chiedere unautorizzazione alle amministrazioni competenti.
In media, in un testo amministrativo le parole tecniche sono meno di cinque su cento. Usare solo quelle necessarie e spiegarle in una nota oppure in un glossario.
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Attenzione alle sigle

o Usare poco abbreviazioni e sigle
Le SS.LL. sono pregate di indicare al responsabile dell U. R. P. A. i membri della Commissione preposta al rilascio del patentino.
Vi chiediamo di indicare al responsabile dellUfficio Regionale per le Politiche Agricole (Urpa) i membri della commissione per il rilascio del patentino.
Limitare abbreviazioni e sigle: ovvie per chi scrive ma non capite da chi legge. Se ci sono scriviamole per esteso.
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Forma attiva
o Usare verbi nella forma attiva e affermativa
Non volendo disconoscere a codesto ufficio il diritto di non ingerenza, viene tuttavia fatta richiesta che siano comunicati gli esiti della Commissione.
Vi chiediamo di comunicarci i risultati dei lavori della commissione.
Il testo con il verbo attivo e in forma affermativa pi incisivo, le frasi sono pi brevi, la lettura pi rapida.
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Frasi semplici
o Legare le parole e le frasi in modo breve e chiaro
stanti le urgenti ed indifferibili esigenze di personale in grado di garantire adeguata e qua-lificata attivit di assistenza tecnica ai lavori ed agli interventi programmati dal Settore dipartimentale 8
poich il dipartimento 8 ha urgente bisogno di personale qualificato per svolgere i lavori e gli interventi programmati
Costruire il testo in modo semplice e compatto: rendere esplicito il soggetto e ripeterlo quando necessario.
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Separa le frasi e facilita la lettura

o Usare in maniera coerente le maiuscole, le minuscole e Anche nel settore pubblico la punteggiatura
Lemergere di nuove modalit dinterazione anche nel settore pubblico che coinvolgono istituzioni di diversa natura hanno inevitabilmente posto quesiti intorno alle configurazioni sia dei processi di decision making politico sia nelle configurazioni delle Amministrazioni pubbliche e responsabili dellofferta di servizi pubblici. emergono nuovi rapporti con istituzioni di diversa natura. Questo fenomeno pone due ordini di problemi. In primo luogo, dobbiamo ridefinire le procedure di decisioni delle istituzioni politiche. In secondo luogo, dobbiamo ridefinire le responsabilit delle amministrazioni pubbliche nella gestione dei servizi.
Questi usi sono retaggio di una cultura retorica, appesantiscono lo stile e il tono della comunicazione: essi devono essere eliminati o ridotti quanto pi possibile. La punteggiatura, per contro, suddivide il testo in unit di senso
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MAIUSCOLA vs minuscola
o La pratica consistente nel voler mettere in risalto un termine tramite liniziale maiuscola (a volte persino per mezzo delliniziale di rispetto) deturpa, livella e appesantisce la presentazione di un testo
NUOVO DIRETTORE ALLUFFICIO DI COOPERAZIONE
Nuovo direttore allUfficio di cooperazione
Fonte: Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali (Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunit europee)
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Scrivi italiano
o Evitare neologismi, parole straniere e latinismi
Tale servizio, come noto, dovr essere esternalizzato. Le agevolazioni saranno concesse anche ai conviventi more uxorio. La gestione di questo servizio sar affidata a un soggetto esterno. Le agevolazioni saranno concesse anche alle coppie conviventi.
ormai frequente il ricorso a termini tecnici propri della societ dellinformazione e dellelettronica: da evitare se ve ne siano di equivalenti nella lingua italiana
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Meglio lindicativo (a volte)
Ove la Commissione potesse riunirsi per tempo, le delibere sarebbero ancora valide.
Se la commissione si riunir per tempo le delibere saranno ancora valide.
Lindicativo rende il testo pi diretto ed evita informazioni implicite o ambigue.
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anche se
Il congiuntivo luniverso del dubbio, dellattesa, del desiderio, della speranza, di tutte le possibilit. Che cosa sarebbe di noi, se non potessimo contare su ci che non esiste?. (Erik Orsenna, I cavalieri del congiuntivo)
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Evidenzia, ma con sobriet

o Usare in maniera corretta le possibilit di composizione grafica del testo
Neretti, sottolineature, corsivi, caratteri, grandezza del corpo, elenchi sono solo alcuni esempi di tali possibilit e possono aiutare a focalizzare lattenzione. bene tuttavia non abusarne e utilizzarli con parsimonia. Il testo sobrio sempre visivamente leggibile e coerente.
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La concretezza aiuta a capire

Le risposte dellURP sono tempestive. Il nostro URP le risponder entro 24 ore. Il servizio di lavanderia comprende lavaggio, disinfezione, stiratura, consegna a domicilio. Non si tratta di eliminare gli aggettivi, ma di non accontentarsi di sciorinarli sulla pagina, anche perch il lettore sar il primo a non accontentarsi. Meglio sostituire o aggiungere allaggettivo informazioni concrete.
Il servizio di lavanderia completo.
Fonte: Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere, Apogeo, 2008 (pag. 30)
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Indice di leggibilit. Flesch-Vacca

o Considera il numero delle sillabe o Adatta allitaliano lindice inglese di Flesch
F = 206 - (0,6 * S) P 0,6:costante relativa alla lunghezza media delle parole italiane S: numero sillabe in un campione di 100 parole P: numero medio parole per frase in un campione di 100 parole
o F>60: alta o 50<F<60: media o F<40: bassa

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GULP
fonte: www.eulogos.net
Pagina per la valutazione on line dellindice Gulpease
Licenza elementare quasi incomprensibile molto difficile Difficile Facile molto facile 0<G<55 55<G<70 70<G<80 80<G<95 95<G<100
Licenza media 0<G<35 35<G<50 50<G<60 60<G<80 80<G<100
Licenza superiore 0<G<10 10<G<30 30<G<40 40<G<70 70<G<100
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Indice di leggibilit. Gulpease

o Considera la lunghezza delle parole o Valuta rispetto alla scolarizzazione del lettore
G = 89-LP/10+3*FR LP = (totale lettere*100) / totale parole FR = (totale frasi*100) / totale parole
G<80 testi difficili per chi ha la licenza elementare G<60 testi difficili per chi ha la licenza media G<40 testi difficili per chi ha un diploma superiore
Fonte: GULP, Gruppo Universitario Linguistico Pedagogico, Universit di Roma
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Vocabolario di base
di Tullio De Mauro
o Il Vocabolario di base della lingua italiana di Tullio De Mauro un elenco di lemmi elaborato prevalentemente secondo criteri statistici. Esso rappresenta la porzione della lingua italiana usata e compresa dalla maggior parte di coloro che parlano italiano. o La scelta dei lemmi stata fatta in base ai primi 5.000 lemmi del Lessico Italiano di Frequenza (LIF) [Bortolini et a. 1972] (ridotti a circa 4.750 dopo averne verificato la comprensibilit), integrati con un insieme di lemmi determinati per altre vie.
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Vocabolario di base
i tre livelli
o Vocabolario fondamentale: i primi 1.991 lemmi del Lessico italiano di frequenza (LIF). Sono i lemmi pi frequenti in assoluto della nostra lingua; o Vocabolario di alto uso: i successivi 2.750 lemmi dell'insieme preso dal LIF. Sono lemmi ancora molto frequenti, anche se molto meno di quelli del vocabolario fondamentale; o Vocabolario di alta disponibilit: 2.337 lemmi determinati in vario modo, soprattutto con dizionari dell'italiano comune. L'integrazione stata necessaria perch il LIF il risultato dello spoglio di testi scritti, ed ormai dimostrato che vi in tutte le lingue un insieme di lemmi che, pur essendo quasi del tutto assenti nella lingua scritta, sono a tutti noti. Per esempio, lemmi come forbice, abbronzare ecc.
da http://www.eulogos.net/
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Perch un vocabolario di base

o Il Vocabolario di base stata la prima opera di questo genere realizzata in Italia e a tutt'oggi uno strumento d'importanza fondamentale per controllare e migliorare la leggibilit di un testo secondo criteri scientifici. Infatti le parole che non sono nel Vocabolario di base sono meno comprensibili per le persone meno scolarizzate o quelle poco abituate a leggere, e quindi se si vuole essere sicuri che il testo sia comprensibile a tutti bisognerebbe usare solo tali parole o Occorre aver chiaro che un testo ad alta leggibilit non chiuso a nuove parole: quando si usa un lemma non di base, soprattutto quando un lemma importante per capire il testo, bisogna spiegarne il significato, usando nella spiegazione solo lemmi da presenti nel Vocabolario di base http://www.eulogos.net/
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Vocabolario di base
Un esempio
Un esempio di scrittura ad alta leggibilit il mensile due parole (http://www.dueparole.it/). I redattori di due parole scrivono articoli usando il Vocabolario di base e spiegando le parole che non vi appartengono. Inoltre, la redazione applica anche altri criteri di leggibilit, attinenti alla grafica (caratteri grandi, illustrazioni che non spezzano il testo, ecc.) e al modo di disporre i contenuti (riquadri di spiegazione, testo a nuova riga per ogni frase, ecc.) da
http://www.eulogos.net/
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Testi legislativi e testi burocratici

o Perch i testi burocratici non puntano direttamente alla capacit comunicativa?
Testi legislativi Destinatario: specialista Valore sacrale La forma sostanza Testi burocratici Destinatario: cittadino Non ha valore sacrale Non devono seguire particolari strutture
o Spesso il testo burocratico imita la struttura e il linguaggio del testo legislativo gettando le basi di un fallimento comunicativo
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Un testo legislativo: un decreto

prima parte
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Un testo legislativo: un decreto

seconda parte
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Un testo burocratico: una direttiva

prima parte
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Un testo burocratico: una direttiva

seconda parte
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Confronto
tra testi legislativi e testi burocratici

Testo legislativo (primo esempio) Testo burocratico (secondo esempio)
Struttura coerente con la natura del testo Soggetto Frasi uniche (subordinate) tipiche del linguaggio giuridico distinguibili con accapo e salto di riga Verbo principale, centrato come il soggetto staccato graficamente Disposizione, strutturata in articoli Struttura incoerente con la natura del testo e con diversi errori Motivazione scritta come nel testo legislativo, ma con perdita dicoerenza Subordinate, coordinate tra loro, divise da un punto fermo Uso delle maiuscole incoerente Motivazioini mal scritte ed errori di battitura
Il testo burocratico non ha motivo di rispettare la struttura del testo legislativo e la formula che precede la motivazione non deve seguire la gerarchia informativa dei testi di legge. da Tommaso Raso, In questo caso, inoltre, il testo burocratico degrada il testo legislativo
Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 62/94 La scrittura burocratica, Carocci, 2005
Testi burocratici
gli avvisi al pubblico

o Servono a comunicare qualcosa a destinatari imprecisati e generalmente numerosi o Devono essere
Visibili (dimensioni, posizione, contesto, grafica) Strutturati in modo da far capire subito a chi sono destinati escludendo chi non interessato al contenuto Leggibili nel pi breve tempo possibile
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Testi burocratici
lettere e circolari
o Destinatari: lettere di solito rivolta a un (o pochi) destinatario, circolare a tanti o Elementi strutturali
Intestazione Oggetto (definisce largomento e seleziona i destinatari) Testo Firma da Tommaso Raso, Data La scrittura burocratica, Carocci, 2005 Allegati (eventuali) Protocollo (pu essere messo anche in alto, dopo lintestazione ed essere seguito dalla data)
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Testi burocratici
Un esempio di circolare
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Testi burocratici
gli atti amministrativi

o Sono decreti, ordinanze, avvisi di notizie di pubblico interesse, verbali, certificati, ecc. o scritti dallamministrazione e destinati allesterno o dotati di una rilevanza particolare o Elementi strutturali
Intestazione Data Protocollo Oggetto Decisione Motivazione Procedure Firma Nota della motivazione
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Un esercizio: Proviamo ad intervenire su un testo gi fatto. Dobbiamo migliorarlo
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Allinizio: solo contenuti, niente forma

o Testo grezzo, senza formattazione o Uniche deroghe: grassetto, corsivo ed elenchi o Nessuno spazio prima, uno spazio dopo ogni segno di punteggiatura o Usare invio solo per terminare il paragrafo (evitare invii plurimi per spaziare) o Se si riceve il testo da altra fonte e risulta difficile la modifica di stile: stampare e poi eliminare ogni formattazione e salvare con altro nome (eventualmente in formato testo)
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Verifica del testo

o Semplificare il linguaggio o Segnalare la presenza di sigle e cercarne la descrizione estesa o Togliere segni di punteggiatura alla fine di titoli ed elenchi o In caso di documenti (esempio, da allegare a convegni)
o controllare la presenza delle fonti nelle citazioni o uniformare la scrittura nella bibliografia e sitografia
o Stampare il testo grezzo originale o farne una scansione e visualizzarlo a monitor in modo da non tradire le intenzioni di chi lo ha redatto
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Strutturare il testo
1. Organizzare il testo secondo livelli gerarchici: assegnare titoli (titolo1), titoli di secondo livello (titolo2), titoli di terzo livello (titolo3), paragrafi 2. Evidenziare nel testo leventuale presenza di elenchi nascosti
ad esempio: gli obiettivi del progetto sono
affinare; potenziare ; sviluppare ; favorire affinare potenziare sviluppare favorire
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Come favorire la scansione del testo

o Usare microcontenuti (titoli, intestazioni, link, )
o con non pi di 40 60 caratteri o che abbiano senso anche fuori dal contesto o significativi
o Suddividere il testo in paragrafi

o brevi e separati tra di loro
o Aumentare la percorribilit del testo

o caratteri ed interlinea
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Titoli brevi e concreti

In una slide
o Dati iscrizioni con confronto anni precedenti
In una slide
+ 10% degli iscritti nella nostra scuola
In una circolare
o Oggetto: Circ. n. 343 sui criteri di attribuzione delle valutazioni da parte dei singoli docenti agli studenti delle proprie classi
In una circolare
Oggetto: Criteri di valutazione degli La redazione di studenti. documenti ben formati 2008/2009 Anno scolastico . Marzo 2008 (Circ. n. 343/2008)
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Forme verbali attive e personali

Si prevista unazione formativa mirata ai docenti che Non si accettano moduli non compilati in ogni loro parte La formazione dei docenti
Accettiamo solo moduli compilati in ogni parte
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Soggetti animati
E fatto obbligo ai soggetti partecipanti alla gara di presentare le domande entro Il versamento va effettuato dai soggetti interessati entro il ... I partecipanti alla gara dovranno presentare la domanda entro
Gli interessati dovranno effettuare il versamento entro il
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Una regola (quasi) ferrea
usare gli stili
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Dare forma con gli stili

o Con lelaboratore dei testi
o assegnare ai testi lo stile deciso: titolo1, titolo2, titolo3, normale
o Regole di stile
o o o usare caratteri abbastanza grandi (tipo 11 -12 punti) aumentare linterlinea (es. 1,2 righe) inserire spazio sopra il paragrafo (es. tra 6 e 12 punti)
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La suddivisione del testo in paragrafi

o Definizione di paragrafo: Ciascuna delle varie parti, generalmente brevi e dotate di una certa unit di pensiero e di composizione, in cui viene suddiviso un capitolo di unopera (manuale di studio, trattato scientifico, legge, ordinamento, ecc.), o anche uno scritto in genere (Treccani) o Definizione di frase: La frase o proposizione lunit minima di comunicazione dotata di senso compiuto (da Luca Serianni, Grammatica Italiana, UTET)
Consigli redazionali. Fonte http://www.semplicemente.org
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Il paragrafo, quindi
o Il paragrafo come un elemento autonomo, breve o Un paragrafo, tuttavia, pu contenere pi frasi (che insieme formano ununit logica di significato) o Lettura facilitata se i paragrafi sono distanziati (senza esagerare)
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Lavorare con le immagini

o Inserire le immagini scegliendo il layout voluto (ad esempio incorniciato) o Inserire un testo descrittivo che sia rappresentativo della funzione esercitata dallimmagine nella pagina: con
Word, pulsante destro del mouse, Formato immagine, Web
o Inserire eventuali altri elementi, tipo il bordo dellimmagine

Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 79/94 La semplificazione del linguaggio amministrativo
La descrizione delle immagini

Consigli redazionali
o Scrivere testi significativi e legati alla funzione dell'immagine nel contesto o Evitare di utilizzare le immagini per scrivere testi (consentite solo per loghi e banner)
Esercizio: come descrivere questa immagine?
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Qual la descrizione migliore?

a) Una mela in primo piano e sullo sfondo una citt vista dalla sommit di un edificio b) New York c) La grande mela (The Big Apple), soprannome della citt di New York d) (descrizione vuota) e) Una mela
Esercizio: come descrivere questa immagine?
Fonte: Marco Bertoni. http://www.semplicemente.org

Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 81/94 La semplificazione del linguaggio amministrativo
Lavorare con le tabelle

o Inserire la tabella nel punto desiderato o In Word utilizzare Formattazione automatica lasciando spuntate le righe che richiedono formattazione particolare (ad esempio riga del titolo, se nella prima riga ci sono intestazioni di colonna, e prima colonna, se nelle prima colonna ci sono intestazioni di riga) o Se disponibile, utilizzare un modello di tabella personalizzato
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Ultimi ritocchi
o Se il documento lungo inserire un indice automatico
con Word 2003 (Inserisci - Riferimento - Indici e sommario)
o Se la struttura del documento comincia a complicarsi, utile inserire delle sezioni

con Word: Inserisci - Interruzione di sezione
o Se sono presenti sfondi colorati, verificare che i contrasti siano adeguati (Contrast Analyzer:
http://webaccessibile.org/articoli/contrast-analyserversione-20/)
o Inserire lintestazione e il pi di pagina con la numerazione delle pagine ed elementi di riconoscibilit (numero circolare
fonte documento)
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Linguaggio e web
o Carta vs web o Principi di comunicazione web
Semplicit Chiarezza Universalit fruibilit
o Caratteristiche della comunicazione web

Ipertestualit Multimedialit Variet strumenti (web, allegato, mail, forum, blog,)
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Documenti chiari e semplici nel web 1

o dalle Linee guida per laccessibilit dei contenuti web - WCAG 1.0 (1999)
Linea Guida 14: Assicurarsi che i documenti siano chiari e semplici Assicurarsi che i documenti siano chiari e semplici in modo che possano essere compresi pi facilmente. Una disposizione coerente della pagina, una grafica riconoscibile e un linguaggio facile da capire giovano a tutti gli utenti. In particolare essi aiutano persone con disabilit cognitive o con difficolt di lettura. (Tuttavia assicurarsi che le immagini abbiano equivalenti testuali per i non vedenti, gli ipovedenti, o per qualsiasi utente che non possa o abbia scelto di non visualizzare la grafica) L'uso di un linguaggio chiaro e semplice promuove una comunicazione efficace. L'accesso all'informazione scritta pu essere difficile per persone con disabilit cognitive o dell'apprendimento. L'uso di un linguaggio chiaro e semplice giova anche alle persone la cui madrelingua diversa dalla vostra, comprese le persone che comunicano essenzialmente con il linguaggio dei segni.
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Documenti chiari e semplici nel web 2

o dal Codice dellAmministrazione digitale
(d.lgs. 5 marzo 2005, n. 82, mod. d.lgs. 4 aprile 2006, n. 159) Art. 53. Caratteristiche dei siti Le pubbliche amministrazioni centrali realizzano siti istituzionali su reti telematiche che rispettano i principi di accessibilit, nonch di elevata usabilit e reperibilit, anche da parte delle persone disabili, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilit, semplicit d consultazione, qualit, omogeneit ed interoperabilit. Sono in particolare resi facilmente reperibili e consultabili i dati di cui all'articolo 54.
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Cos lusabilit?
o Secondo la definizione data dalla norma ISO 9241, l'usabilit il "grado in cui un prodotto pu essere usato da particolari utenti per raggiungere certi obiettivi con efficacia, efficienza e soddisfazione in uno specifico contesto d'uso." o La normativa ISO 9241 del 1993 e si riferisce ai prodotti informatici in genere. Tuttavia l'usabilit un concetto molto precedente ed esteso: nasce negli anni 60 nell'ambito dell'ergonomia in relazione a qualunque interazione uomo-artefatto. (da Maurizio Boscarol, www.usabile.it)
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Scrivere per il web, ma non solo 1

o Regole per la semplificazione del linguaggio o Leggibilit dei testi nel web
Piramide rovesciata Uso degli spazi Testi non ravvicinati (interlinea + spazio sotto/sopra paragrafo) Contrasti adeguati Tipo di font, testi ridimensionabili e non piccoli Evitare
- MAIUSCOLE, centrato, giustificato, sottolineato se non link
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Scrivere per il web, ma non solo 2

o Struttura dei testi nel web
Uso corretto dei marcatori dellHTML (titoli, paragrafi, liste, tabelle):
- Titolo 1
Titolo 2 Titolo 3 Titolo 3 Titolo 2
o Caratteristiche degli allegati

Formato (pdf) Allegati ben formati Informare del peso degli allegati, evitando file troppo grossi
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Ti mando una mail 1

Fonte: Alessandro Lucchini, Business Writing, 2005
o Mittente
Specifico e preciso (non Direzione, ma Direzione Istituto comprensivo ) Evitare sigle misteriose (non DD, ma Direzione didattica)
o Oggetto
Persuasivo, chiaro, preciso (max 70 battute, no spam, )
o Testo
Piramide rovesciata Equilibrio tra cosa e come Elogio della brevit
Fonte: Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere, Apogeo, 2008 (pag. 30)
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Ti mando una mail 2

o Firma
Pi firme quanto ai dott. e agli ing., meglio evitare
o Leggi, rileggi, rileggi ancora. Invia

Attenzione alla punteggiatura (pause, ritmo) Non abusare del punto esclamativo!
o No
allegati pesanti, testi lunghi, ricevuta di ricezione, nomi in chiaro nelle liste
Fonti Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere, Apogeo, 2008 la firma ci rappresenta, ci racconta, alimenta le agende elettroniche dei nostri interlocutori. Alessandro Lucchini, Business Writing, 2005
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Sitografia
o Semplificazione linguaggio
Funzione pubblica Chiaro Regione Emilia linguaggio burocratico Universit di Padova linguaggio amministrativo Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunit europee Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali
o Scrivere per il web

www.mestierediscrivere.com www.palestradiscrittura.it
o Testi accessibili
www.subvedenti.it/Legge9/Legge9.asp#7
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Bibliografia
o Semplificazione linguaggio
Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997 Tullio De Mauro, Guida alluso delle parole, Editori Riuniti, 2003 Tommaso Raso, La scrittura burocratica, Carocci, 2005 Alessandro Lucchini, Business Writing, Sperling & Kupfer, 2006 Beppe Severgnini, L'italiano. Lezioni semiserie, Rizzoli, 2007
o Scrivere per il web

Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere. Le parole al lavoro, tra carta e web, Apogeo, 2008 Giovanni Acerboni, Progettare e scrivere per internet, Mc Graw Hill, 2005
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Due parole
Le parole sono fatte, prima che per essere dette, per essere capite: proprio per questo, diceva un filosofo, gli dei ci hanno dato una lingua e due orecchie. Chi non si fa capire viola la libert di parola dei suoi ascoltatori. un maleducato, se parla in privato e da privato. qualcosa di peggio se un giornalista, un insegnante, un dipendente pubblico, un eletto dal popolo. Chi al servizio di un pubblico ha il dovere costituzionale di farsi capire. (Tullio De Mauro)
Questa presentazione stata rilasciata sotto la licenza Creative Commons Attribuzione-Non commercialeNon opere derivate 3.0 Unported. Per leggere una copia della licenza visita il sito web http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/ o spedisci una lettera a Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California, 94105, USA. Diritti, marchi registrati e siti web riportati in immagini e url sono riservati e propriet dei diretti interessati e relative aziende. Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione La semplificazione del linguaggio amministrativo
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Semplificazione del linguaggio amministrativo

Dal 1 maggio 2001 il nostro Ufficio sospender i pagamenti.

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Buona comunicazione nella pubblica amministrazione

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Comunico per farmi capire

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La comunicazione nella p.a.

ma anche nel metodo: il documento chiaro, riconoscibile e anche universale

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La pubblica amministrazione vista come un soggetto lontano, freddo, distante

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Dalla redazione alla relazione

ma perch bisogna semplificare

2. Per rispettare i cittadini

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Le tre vie verso la semplificazione

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Guida alla redazione dei documenti amministrativi

Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997

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Guida alla redazione

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Usare parole comuni 1

recarsi giungere evacuare alluopo diniego fattispecie differimento

andare arrivare abbandonare perci/anche rifiuto caso rinvio

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Usare parole comuni 2

de iure stage meeting al fine di con lobiettivo di allo scopo di

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Usare parole concrete e dirette 1

denaro/soldi definire (rapidamente)