MPM Project Management: Proyecto final

GUIN TRABAJO EN GRUPO PROYECTO FINAL

Curso 2012-2013

Laurentiu Neamtu, PhD, MPM, PMP

Versin: 2.0 Fecha: 04/11/12

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ndice

Introduccin ...................................................................................................................... 3 Entrega A - PROPUESTA DEL TRABAJO EN GRUPO ............................................... 6 Entrega B - DEFINICIN DE LA EMPRESA ............................................................. 8 Entrega C - DEFINICIN DEL PROYECTO ............................................................... 10 Entrega D - PLANIFICACIN DEL PROYECTO ..................................................... 13 Entrega E - SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ........................................................... 20 Entrega F - CIERRE DEL PROYECTO ........................................................................ 23 Entrega G - CONCLUSIONES DEL TRABAJO EN GRUPO ..................................... 24

Este documento se elabor con aportaciones por parte de: Leonardo Abeles, Patricia vila, Albert Cubeles, Albert Font, Hctor Lagunilla, David Lpez, Ricard March, Xavier Massana, Laurentiu Neamtu, Agust Miralles, Miguel Snchez, Jordi Tarrag

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Introduccin
El Objetivo de este documento es servir como gua para la realizacin del Trabajo en Grupo dentro del Mster de Direccin de Proyectos de BES La Salle. Como gua pretende orientar y dar pautas para la realizacin del trabajo final del Mster por lo que no se trata de un check-list exhaustivo. En la elaboracin de este documento se ha considerado que hay diferentes tipos de proyectos con diferentes necesidades, enfoques y reas de aplicacin, por lo que se ha aplicado la mxima de que el contenido ha de aplicar a la mayor parte de los proyectos en la mayor parte del tiempo. As pues, tanto en la documentacin a entregar como en las presentaciones a realizar se puede modificar el orden, agrupar u omitir alguno o varios de los puntos, siempre y cuando responda a necesidades del trabajo o a requisitos de la presentacin. Sin embargo queda claro que la evaluacin de las presentaciones y de la documentacin realizada por los profesores seguir el contenido de esta gua, teniendo siempre en cuenta el apartado anterior. Esta gua se ha de complementar con las enseanzas y la documentacin recibida en las asignaturas tericas del Mster, principalmente en Metodologa de Proyectos, Definicin y Planificacin y Ejecucin, Control, Seguimiento y Cierre de Proyectos. Se trata de que los alumnos realicen tambin trabajo de investigacin consultando las distintas fuentes bibliogrficas de las asignaturas y completando la informacin con los elementos prcticos especficos asociados a cada proyecto. Los estndares de la gestin de proyectos contenidos en el PMBOK servirn en ltima instancia como argumento de referencia en caso de dudas u opiniones contradictorias. La divisin de los diferentes apartados sigue la evolucin del ciclo de vida de un proyecto desde su idea inicial hasta su finalizacin.

Nota sobre la documentacin de las entregas parciales

La documentacin que se entregue en papel en las entregas parciales tiene que estar siempre impresa a dos caras y en blanco y negro. La entrega de documentacin en color (aun de forma parcial o como anexos) se aceptara nicamente cuando el grupo la considera como imprescindible a efectos de transmitir con mayor claridad el objeto de su entrega. La documentacin a entregar constar de: 1. La entrega propiamente dicha, incluyendo:

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o Portada: ha de indicar el ttulo del proyecto, la entrega a que corresponde (A, B, C,), el identificador del grupo de trabajo y los miembros del grupo. o ndice o Desarrollo de cada punto. 2. Presentacin en PowerPoint que se utilizar para la presentacin de la entrega. Habr que entregar 2 copias de las versiones definitivas de ambos documentos al tribunal La redaccin de los documentos ha de ser de forma clara y concisa, sin incluir desarrollos de teora. El contenido de los documentos ha de ser consistente e integrado. Los documentos sin fecha, sin autores, con faltas de ortografa o con redacciones inconexas no se aceptarn. Los grupos subirn en el pozo de la asignatura la presentacin en PowerPoint y el documento Word de la entrega antes de las 19:00hrs del da anterior a la fecha de la presentacin.

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Seguimiento de la gestin en los equipos de trabajo a lo largo del curso

Con objeto de: (1) ayudar a los distintos equipos a que reflexionen sobre los problemas de gestin de su propio trabajo, (2) facilitar a los profesores una base de conocimiento sobre la evolucin de la gestin interna de los grupos de trabajo para que as poder mejorar su asesoramiento, se requiere que de forma posterior (1 semana) a las entregas C (Definicin) y D (Planificacin) cada equipo tendr que presentar un informe donde: formalicen el anlisis de cmo han gestionado la realizacin de la entrega y reflejen los cambios que deben hacer para mejorar su gestin en vista a la siguiente entrega. No habr presentacin plenaria del informe para que de este modo se mantenga la confidencialidad de grupo sobre los problemas que puedan tener. El contenido puede estar consensuado entre todos los miembros del equipo o, bien, que cada uno exponga su valoracin en un apartado especfico. El informe debera ser conciso (no extenso). El ndice de estos informes debe estructurarse en 4 partes: (a) Organizacin y planificacin del trabajo para la realizacin de la entrega: Organizacin y Responsabilidades de cada miembro del equipo de trabajo para la entrega; Calendario propuesto para las actividades a realizar; Herramientas de soporte utilizadas. (b) Anlisis de la realizacin de la entrega: Resumen de la realizacin de entrega; Anlisis de cumplimientos; Problemas encontrados; Anlisis de la participacin de cada miembro del equipo. (c) Acciones de mejora que se han identificado y se aplicaran para la realizacin de la siguiente entrega. (d) Valoraciones personales, si los hubiere.

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Entrega A - PROPUESTA DEL TRABAJO EN GRUPO

Objetivos de la entrega. La primera entrega del proyecto tiene una finalidad doble, por una parte descriptiva para conocer los motivos por los que el equipo de proyecto ha elegido este proyecto y otra metodolgica como parte del primer paso para la existencia del proyecto. Los puntos del 1 al 3 se centran en la parte descriptiva y han de servir para que el profesorado pueda juzgar si el proyecto elegido por el grupo de trabajo es adecuado para el objetivo de la asignatura tanto en su alcance como en la carga de trabajo que supone. El punto 4, Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter), se centra en la parte metodolgica. Es el primer documento del proyecto donde se verbaliza la primera visin del proyecto. Previo a este documento solo existan ideas o intenciones, con ste documento se da existencia al proyecto. El Project Charter ha de ser un documento claro y conciso (mximo de 3 pginas) que debe dar una visin ntida para realizar los primeros pasos del proyecto. Entregables I. Documento Propuesta del Trabajo en Grupo II. Presentacin de la Propuesta del Proyecto. Duracin mxima: 10 minutos

Contenidos 1. Componentes del grupo y Jefe del Grupo Breve descripcin de los componentes del grupo formacin y experiencia

2. Justificacin de la Propuesta. Razones Breve descripcin de las razones por las cuales el Grupo de Trabajo ha seleccionado este proyecto.

3. Empresa del proyecto: Exposicin general Breve descripcin de la empresa que va a realizar el proyecto

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4. Acta de constitucin del Proyecto ( Project Charter) 4.1. Ttulo, descripcin y antecedentes. Breve descripcin del proyecto y de su origen 4.2. Breve presentacin del escenario del proyecto Organigrama de la empresa del proyecto, roles en el proyecto, PM asignado, su nivel de autoridad y responsabilidad 4.3. Propsito y justificacin del proyecto (Business Case) Por qu se hace el proyecto? En qu base se puede justificar el proyecto (financiera o de otro tipo)? 4.4. Meta del negocio del proyecto y meta del proyecto. Objetivos Objetivos del medibles del proyecto y criterios de xito asociados entregable 1 Cules son y cmo se alinean las metas del negocio del proyecto y del proyecto con las metas y los objetivos estratgicos de la empresa?Que objetivos especficos del proyecto van en misma lnea con los de la empresa? Los objetivos tienen que ser Mapeo completo medibles y dependern de las prioridades definidas en relacin con las restricciones del proyecto de stakeholders 4.5. Stakeholders Identificacin inicial de los interesados en el proyecto y su clasificacin ver plantillas 4.6. Requisitos de alto nivel Identificacin de requisitos de los stakeholders, segn se conoce hasta la fecha, relacionados con el alcance del producto Objetivos del o servicio y alcance del proyecto 4.7. Especificaciones: alcance del producto o servicio y alcance del entregable 1 proyecto. Entregables Breve descripcin de lo que tiene que realizar el proyecto.Que Cronograma de alto nivel, entregables especficos se quieren y cul ser el resultado final 30 actv del proyecto? 4.8. Cronograma general Fechas y escala de tiempo del proyecto 4.9. Riesgos de alto nivel Disponibilidad de Breve enumeracin de los riesgos que se prevn (potenciales maquinaria, amenazas y oportunidades) estimado recursos. 4.10. Presupuesto y necesidad de recursos de 8 a 9 Tiempo de Resumen del presupuesto (ROM) y recursos millones, importacion 4.11. Requisitos de aprobacin del proyecto a equipamiento. Que aprobaciones son necesarias para el proyecto y quien consultar Riesgo de aprueba?Quien firma la aprobacin del proyecto? Nombre y con juicio accidentes en nivel de autoridad del sponsor. experto montaje. Retraso de actividades precedentes. Objetivos del producto relacionandolo con PM Tecnico (Mantenimiento) Usuario (Produccin) Asociar requisitos de stakeholders a requisitos del producto 7 de 24
Organigrama de la empresa que ejecuta el proyecto, podemos sacarlo del plan de recursos humanos

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Entrega B - DEFINICIN DE LA EMPRESA

Objetivos de la entrega: El objeto de esta entrega es describir la empresa o empresas en las que se va a desarrollar el proyecto, de forma que aporte una visin clara del contexto donde se va a llevar a cabo el proyecto. La Definicin de la Empresa se va a utilizar como referencia a lo largo de la realizacin del resto del trabajo. Entregables: I. Documento de Definicin de la Empresa. Al inicio del documento se presentar un Resumen Ejecutivo de la definicin de la empresa en 2 hojas como mximo. II. Presentacin de la Definicin de la Empresa. Duracin mxima: 10 minutos. Contenidos: A continuacin se relacionan una serie de puntos genricos que sirven de gua para efectuar la descripcin de la empresa en el contexto del proyecto. De todas formas, cada grupo de trabajo deber particularizar su descripcin de la empresa al caso especfico. Si el proyecto propuesto por el Grupo de Trabajo es del tipo de Venta de Proyecto (es decir lo realiza una empresa proveedora para otra empresa cliente), esta entrega deber desarrollarse completamente para la empresa proveedora y adems dar la suficiente descripcin de la empresa cliente que site el contexto del proyecto. Importante: El criterio ms importante que ha de cumplir esta entrega es el de dar una imagen clara de cmo es la empresa respecto al proyecto a realizar en el trabajo en grupo. Ha de permitir entender el entorno en el que se va a desarrollar y la decisiones que se van a tomar a lo largo del trabajo.

1. Descripcin de la empresa del proyecto 1.1. Nombre. Objetivo del Negocio. Actividad-Sector 1.2. mbito de la Empresa: Nacional/Regional/Internacional 1.3. Tipo de Sociedad. Consejo de Administracin, Familiar, etc. 1.4. Cifras globales del Negocio. Balance, Cuenta de Prdidas y Ganancias.

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1.5. Relacin empresa cliente/proveedor (clientes y proveedores de la empresa, criterios de seleccin) 2. Estructura de la empresa del proyecto. Cultura. Estilo de Gestin. 2.1. Estructura Fsica. Descripcin: Oficinas, Delegaciones, Produccin, Almacenes. Diagrama. 2.2. Organigrama Jerrquico/Funcional. Detalle de las reas que participan/afectadas por el proyecto 2.3. Diagrama "Funcional/Procesos ms importantes del Sistema Actual. Situar el Proyecto 2.4. Comunicacin Interna en la Empresa 2.5. Sistema de Planificacin y Control de Gestin: Formal/Informal 3. Plan estratgico de la empresa del proyecto 3.1. Misin y Visin. Valores 3.2. Metas del Negocio a Corto, Medio y Largo Plazo 3.3. Diagrama SWOT de la empresa 3.4. Identificacin de Acciones y Proyectos Estratgicos: Directrices. Proyectos segn los Objetivos 4. Sistema de Gestin de Proyectos en la empresa del proyecto Describir el sistema de gestin de proyectos que sigue la empresa en el caso de que exista. Si la empresa no dispone de un sistema de gestin de proyectos debe mencionarse, no hace falta inventar un sistema de gestin de proyectos. 5. Seleccin del proyecto en la empresa del proyecto: razones y puntos fuertes. Describir brevemente cmo se enmarca el proyecto dentro de esta empresa y su proceso de seleccin. 6. Descripcin de la empresa cliente. Este punto se desarrollara solo si el proyecto es del tipo de Venta de Proyecto (es decir lo realiza una empresa proveedora para otra empresa cliente). En tal caso se dar la suficiente descripcin de la empresa cliente que site el contexto del proyecto. Se puede utilizar un esquema similar a los puntos de 1 a 5, adaptada a la informacin que se dispone sobre la empresa cliente.

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Entrega C - DEFINICIN DEL PROYECTO

Objetivos de la entrega: Despus de la aceptacin del Project Charter y de la definicin de la empresa en la que se va a desarrollar el proyecto, ya se dispone de unos referentes en el proyecto que se tienen que detallar en esta fase. Las tres reas bsicas que se han de cubrir en esta fase para la correcta realizacin del proyecto son: Una descripcin ms detallada del proyecto y de lo que tiene que realizar Un anlisis de la viabilidad de los diferente enfoques o escenarios del proyecto y la seleccin de uno de ellos Una primera aproximacin a cmo se va a ejecutar este proyecto, que ha de ser la descripcin del enfoque o escenario seleccionado La presentacin de este apartado puede tener dos formatos dependiendo de la existencia de un proceso de venta del proyecto: Proyecto interno: conseguir la aprobacin del comit de direccin para seguir con la siguiente fase de planificacin del proyecto. Venta de proyecto: conseguir la aprobacin de la direccin de la empresa cliente para la siguiente fase de realizacin de la oferta Es importante no mezclar los dos puntos de vista anteriores durante la presentacin. Entregables: I. Documento de Definicin del proyecto. Al inicio del documento se presentar un resumen ejecutivo en un mximo de dos hojas II. Presentacin de la Definicin del proyecto. Duracin mxima 20 minutos. Contenidos: 1. Descripcin general del Proyecto. A partir del Project Charter se ha de realizar una descripcin general pero breve del proyecto. Han de quedar claras las restricciones iniciales. 2. Metas y Objetivos. Enumerar de forma clara las metas y cuantificar los objetivos relacionados con el proyecto, tanto como sea posible. Diferenciar la Meta y Objetivos del Negocio del Proyecto de la Meta y Objetivos del Proyecto. Y en estos ltimos, diferenciar los objetivos asociados al producto o servicio a obtener y los objetivos asociados al proceso del proyecto.

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3. Enfoque y estrategia inicial del Proyecto Describir que enfoque y estrategia inicial se aplicaran en el proyecto. Enumerar las Restricciones y Suposiciones. Utilizar las matrices SWOT y PREN y la tcnica de Factores Crticos de xito asociados a los objetivos, siempre aplicadas al proyecto. 4. Definicin del Alcance Alcance del Proyecto: Inclusiones y exclusiones. A partir del punto anterior se dar el detalle del alcance del proyecto a primer nivel, enumerando lo que se considera dentro y lo que se considera fuera del trabajo a realizar en el proyecto. Alcance de Producto: Resultados del Proyecto Detalle de los resultados, productos y entregables que se esperan obtener del proyecto, as como una breve descripcin de los requerimientos que han de cumplir en el caso que se tenga ya el detalle. 5. Stakeholders del proyecto Anlisis de los diferentes Stakeholders del proyecto, sus intereses y su posicin actual y deseable respecto al proyecto. Estrategias para acercar posiciones. 6. Anlisis de escenarios (mnimo tres). Anlisis de viabilidad. Anlisis coste/beneficio. Definicin de 3 escenarios posibles para el proyecto resultado de las diferentes alternativas o enfoques con los que podemos abordar y realizar el proyecto. Las matrices SWOT y PREN realizadas en el punto 3 han de jugar un papel importante en este apartado. Los escenarios pueden suponer diferentes ciclos de vida, alcances, diseos, presupuestos, cronogramas, equipos, subcontrataciones,.... De cada escenario se debe realizar: - un anlisis de viabilidad, - un anlisis de la inversin utilizando VAN y TIR - un anlisis de los riesgos. Se ha de presentar finalmente un cuadro comparativo y la justificacin de la eleccin.

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7. Detalle de la opcin elegida. En este punto se debe hacer una breve descripcin de la opcin elegida por el equipo de proyecto a partir del anlisis de escenarios 6. Estos puntos se desarrollarn en ms detalle en la entrega D, por lo que este punto debera de ser una primera introduccin. Se recomienda, para completar el conocimiento de la opcin elegida, mirar los contenidos de la entrega D y anticipar en la presente entrega una sntesis del contenido de los que se consideren ms relevantes. En este punto ha de quedar muy clara la triple restriccin y lo que el proyecto ha de cumplir respecto a cada una de las restricciones, como son requerimientos de alcance, fechas finalizacin o hitos clave y parmetros financieros (VAN, TIR, Beneficio/margen.). Tambin deber presentarse un avance de los recursos necesarios y de la organizacin del proyecto.

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Entrega D - PLANIFICACIN DEL PROYECTO

Objetivos de la entrega: El objeto de esta entrega es responder al plan integral del proyecto donde se tiene que recoger todo el detalle sobre la forma y contenido con la que se va a realizar el proyecto. La realizacin de este apartado puede tener dos finalidades dependiendo de la naturaleza del proyecto que se desarrolle: Proyecto interno: conseguir la aprobacin del comit de direccin para seguir con la siguiente fase de ejecucin del proyecto. Venta de proyecto: conseguir aceptacin de la oferta por parte del cliente.

Los resultados obtenidos en la Definicin del Proyecto son el punto de partida para la presente entrega. Para ello, se analizan y desglosan todos los puntos de la Definicin de forma que asegure una correcta gestin posterior del proyecto, es decir, de forma genrica se deber: Como consecuencia del anlisis detallado, revisar: alcance, entregables requerimientos, restricciones y factores de xito del proyecto; Realizar el plan detallado, identificar en detalle los recursos necesarios y establecer la estructura organizativa y de responsabilidad del proyecto; Adems de identificar el desglose de los distintos aspectos de la planificacin, la realizacin de esta entrega requiere integrar los resultados obtenidos en el desarrollo de cada apartado con el resto de apartados. Todo ello requiere habitualmente varios ciclos de actualizacin hasta obtener un Plan de Proyecto viable y consistente. Generar un nico documento donde est integrada y actualizada toda la documentacin del proyecto. En cada punto, adems de presentar los resultados de las tcnicas indicadas se efectuar una descripcin de los aspectos ms relevantes.

Entregables: I. Documento de Plan de Proyecto. Al inicio del documento se presentar un Resumen Ejecutivo del Plan en 4 hojas como mximo. II. Presentacin del Plan de Proyecto. Duracin mxima: 25 minutos.

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Contenidos: 1. Descripcin general del Proyecto. Actualizar la descripcin realizada en la Fase de Definicin, despus de haber efectuado el anlisis detallado. Los puntos a desarrollar son: Meta y Objetivos del Negocio del Proyecto y del Proyecto (proceso y producto). Enfoque y estrategia del Proyecto Definicin completa del Alcance o Alcance del Proyecto: Inclusiones y exclusiones. o Alcance de Producto: Resultados del Proyecto Stakeholders del proyecto. 2. Detalle del Alcance. Actividades y Entregables. WBS. En este punto se genera el detalle de los productos o entregables del proyecto, a la vez que se presentan todos los paquetes de trabajo a realizar en la ejecucin del proyecto. Se presentar: - Alcance del Proyecto - WBS - Alcance del Producto - Resultados, productos, requerimientos y entregables La realizacin de este apartado requiere, adems de identificar el desglose de los productos asociados al alcance del proyecto, incorporar los resultados obtenidos en el desarrollo de los planes especficos (Calidad, Comunicacin, etc.). Todo ello requiere habitualmente varios ciclos de revisin hasta obtener un cronograma del proyecto viable y consistente. Utilizar ndices para representar la WBS.

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3. Plan de Corte/Transicin El objeto de punto es presentar como se efectuar la transferencia de los resultados obtenidos del proyecto a la organizacin u organizaciones que se harn cargo de su explotacin o uso. As, debern identificarse la WBS, actividades especficas y entregables para la transferencia. De hecho, no es ms que un tipo de resultado y de actividades a obtener en el proyecto, pero dada la trascendencia que pueden tener en ciertos casos, es significativo tenerlas identificadas aparte ya que pueden representar fases especficas del proyecto (por ejemplo: despus de la construccin de una instalacin elctrica, viene su puesta en servicio, la conexin a la red nacional y la transferencia a sus explotadores). 4. Plan de Riesgos El objeto de este punto es presentar la identificacin de los riesgos del proyecto y el plan de respuesta o contingencia para hacerlos frente, fundamentado en su anlisis. El anlisis de los riesgos constar de: - la identificacin mediante RBS, - la relacin descriptiva de cada riesgo, - la matriz de probabilidad e impacto de los riesgos. En el plan de respuesta se identificar para cada uno de los riesgos relevantes: la estrategia utilizada y las acciones de respuesta, indicando cuales se incorporan al plan del proyecto. La realizacin del Plan de Riesgos se har de forma conjunta y cclica al desarrollo del resto de planes.

5. Plan de Calidad. Plan de Pruebas. Mediciones El objeto de este punto es presentar la identificacin de los estndares de calidad que son relevantes para el proyecto y determinar cmo deben ser satisfechos. Deben tratarse: - el control de calidad, - el aseguramiento de la calidad, - la mejora del proceso para el proyecto.

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De forma remarcable, se debe determinar el plan de pruebas que debe efectuarse, incluyendo la preparacin de las pruebas y su realizacin. As mismo, para el caso que se deban efectuar mediciones. Adems, el Plan de Calidad deber incorporar la identificacin y definicin si fuese necesario, de los procedimientos, normas y formularios que de forma efectiva permitan efectuar el seguimiento y control del proyecto (documentacin del proyecto, reuniones del proyecto, control de alcance, control de cambios, control de riesgos, captura y seguimiento de la actividad, control del plan, control de costes, informes del proyecto). La realizacin del Plan de Calidad se realiza de forma conjunta y cclica al desarrollo del resto de planes y debe quedar reflejado en la WBS. Para determinar el Plan de Calidad es posible utilizar las normativas existentes aplicables a cada caso (p ej. ISO 9000). Como norma general para el documento y de forma expresa para este apartado se pide la NO inclusin de desarrollos tericos. 6. Plan de Comunicacin El objeto de este punto es determinar las necesidades de comunicacin de los diferentes stakeholders en el mbito del proyecto, identificar los mecanismos de comunicacin y las actividades para preparar y efectuar dichas comunicaciones. Las necesidades de comunicacin se determinan mediante el anlisis de los productos a obtener del proyecto y del resto de actuaciones identificadas. La realizacin del Plan de Comunicacin se realiza de forma conjunta y cclica al desarrollo del resto de planes.

7. Cronograma General del Proyecto. Fases. Plan de Hitos y de los Principales Entregables El objeto de este punto es presentar de forma esquemtica el Cronograma General donde se reflejen las Fases del Proyecto, el Plan de Hitos y de los principales Entregables. La realizacin de este punto se efectuar despus de determinar los diversos planes detallados.

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Una vez Fijadas las Fases, el Cronograma General del Proyecto es una SNTESIS del PBS (los primeros niveles). Tambin se indicarn en el cronograma las fechas de los Hitos. Utilizar una representacin Gantt Chart. El Plan de Hitos y Principales Entregables se presentar segn el formato de Tabla indicado en la asignatura de Teora. 8. Cronograma de las actividades En este punto se genera el detalle de la temporalidad de las actividades a realizar en la ejecucin del proyecto. Por tanto, este punto debe incluir: - Project Network Diagram Secuenciacin de actividades - PBS Cronograma detallado de las actividades - Histograma temporal de utilizacin de los recursos La realizacin de este apartado requiere integrar los resultados generados en la estimacin de recursos, plazos y la planificacin de recursos. Un aspecto relevante a conseguir es la nivelacin de recursos a lo largo del proyecto. Todo ello requiere habitualmente varios ciclos de revisin hasta obtener un Project Schedule viable y consistente. Utilizar algn tipo de PDM (Project Data Management - software de planificacin) para la realizacin del Project Network Diagram, Gantt Chart para representar el PBS e Histograma temporal de utilizacin de cada recurso. Se debe realizar un anlisis del camino crtico y anlisis de los mrgenes total y libre. 9. Plan de Recursos El objeto de este punto es doble, por una parte se trata de estimar los recursos que van a ser necesarios en el proyecto y - por otra parte - como se van a utilizar. Estimacin de recursos Habr que determinar todos los recursos (personal, equipos, materiales, maquinaria, servicios, ...) y las cantidades de cada recurso que son requeridas en cada una de las actividades del proyecto. Esta tarea se llevara a cabo una vez determinadas las actividades a realizar. De todas formas se debern hacer varios ciclos de revisin. Es muy recomendable en este apartado la colaboracin de expertos de las distintas reas del proyecto.

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Plan de utilizacin de los recursos Habr que determinar cuando se deben incorporar al proyecto los recursos especficos y cuando van a ser liberados (en los tipos de recursos que corresponda, p.ej. mquinas, personal etc.). Esta tarea se realiza una vez fijado el cronograma de actividades y estimados los recursos necesarios para llevarlas a trmino. De todas formas debern hacerse varios ciclos de revisin. 10. Organizacin del Proyecto (Entorno y Equipo de Trabajo) El objeto de este punto es identificar y establecer la estructura organizativa del proyecto. Esto es identificar y establecer los roles, responsabilidades y relaciones de reporting tanto del equipo de trabajo que debe realizar el proyecto como del entorno organizativo necesario (p.ej. Comit de Direccin, Comit de Seguimiento, Grupos de Soporte de Especialistas, etc.). Adems se identificarn los componentes del equipo de trabajo. Todo ello desde un punto de vista prctico y orientado a la ejecucin. Presentar Organigrama, descripcin de Roles, Matriz de Responsabilidades e identificacin de las personas del equipo de trabajo del proyecto. Si la organizacin del proyecto debe cambiar sustancialmente a lo largo del proyecto (p.ej. por la existencia de fases donde la cantidad de recursos son muy distintos) se deber presentar lo solicitado para cada una de las situaciones. 11. Plan de Compras y Subcontratacin El objeto de este punto es determinar lo que se debe contratar, cuando y cmo. Esta tarea se realiza una vez fijado el cronograma de actividades y el plan de estimacin de los recursos. En el Plan de Compras han de estar especificados los requisitos de la contratacin (p.ej. objeto a contratar, plazos, estimacin econmica del contrato, plan de calidad aplicable, gestin del contrato, etc.). Se recuerda de nuevo evitar la inclusin de desarrollos tericos.

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12. Plan de formacin del equipo de proyecto El objeto de este punto es identificar las necesidades de formacin que requieren las personas que van a componer el equipo de trabajo del proyecto para asegurar el suficiente conocimiento que les permita desarrollar sus actividades con xito. As mismo, se debern identificar las actividades de formacin que deben llevarse a cabo, como las actividades de preparacin del material de formacin. 13. Presupuesto detallado: gastos e inversiones El objeto de este punto es establecer una lnea de base de costes para poder medir el rendimiento del proyecto y el presupuesto del proyecto. Esta tarea se realiza una vez fijado el cronograma de actividades y estimados los recursos necesarios para llevarlas a trmino. De todas formas, se debern hacer varios ciclos de revisin. En este punto se debe incluir: - Presupuesto de costes - la lnea de base de costes - el plan de tesorera y financiacin del proyecto. Realizar un anlisis de los mrgenes y una comparacin con los parmetros financieros definidos en la entrega anterior.

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Entrega E - SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Objetivos de la entrega: El objeto de la entrega es simular ciertas actividades de control del proyecto. Su desarrollo se ha de basar en los procedimientos y estndares identificados en la Planificacin del Proyecto. Se inventar una incidencia importante que obligue a realizar cambios en la ejecucin planificada del proyecto (gestin de la Peticin de un Cambio). La aprobacin de estos cambios y su repercusin ser anunciada al equipo en una reunin de grupo de trabajo (acta reunin). Finalmente, y situndonos en un entorno futuro, se analizar como ha repercutido este cambio en el proyecto tras un periodo determinado de tiempo. Repercusin en la triple restriccin del proyecto (informe de Progreso al Comit de Seguimiento del Proyecto). Las actividades a simular son: - Gestin de la Peticin de un Cambio - Acta de una reunin de revisin de la actividad de un rea del proyecto afectada directamente por la incidencia. - Informe de Progreso al Comit de Seguimiento del Proyecto posterior a la incidencia. Como paso inicial se deber definir en detalle los procedimientos y formularios que se vayan a utilizar en la simulacin de las actividades.

Entregables: I. Documento de Seguimiento del Proyecto, cuyo contenido abarcar las tres actividades simuladas, ms la concrecin de los procedimientos utilizados. Al inicio del punto 4 se presentar un resumen ejecutivo del Informe de Progreso en 2 hojas como mximo. II. Grabacin de la presentacin slo del punto 4 (Informe de Progreso). Se trata de un documento en formato Power Point, acompaado por un nico archivo de video de la presentacin, con una duracin que no supere los 10-15 minutos. El formato tiene que ser compatible con el Real Player 11 as que se recomienda comprobar la funcionalidad antes de hacer el envo de la entrega.

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Contenidos: 1. Procedimientos utilizados en la entrega En este punto se efectuar la descripcin detallada de cada procedimiento y de los formularios que se vayan a utilizar en el resto de puntos de la entrega. Describir los procesos de control de cambio definidos por la empresa. 2. Gestin de la Peticin de un Cambio Se cumplimentar el formulario de peticin de cambio con una peticin (coherente con el proyecto), as como se registrarn los pasos y decisiones tomadas hasta la resolucin final de efectuar o descartar. 3. Acta de una reunin de revisin de la actividad de un rea del proyecto Se cumplimentar un acta de reunin de revisin del jefe de proyecto con una rea de actividad del proyecto (1 persona, 1 grupo de personas, contratista, etc.). El contenido del acta abarcar los siguientes puntos: a. Resumen de la situacin actual b. Progreso desde la ltima revisin c. reas de atencin d. Revisin del Plan del Trabajo y esfuerzos estimados para esta rea de Actividad (presentar un Gantt Chart de avance y actualizar las previsiones estimadas para finalizar las actividades) e. Decisiones tomadas f. Metas para la siguiente reunin de revisin 4. Informe de Progreso al Comit de Seguimiento del Proyecto Se cumplimentar un informe de progreso donde se incluya, entre otros, lo que se har o lo que se hizo para resolver la incidencia y presentarlo a la siguiente reunin del Comit de Seguimiento del Proyecto, explicando la situacin de TODO el proyecto. El contenido del informe abarcar los siguientes puntos: a. Resumen de la situacin actual b. Progreso desde la ltima reunin de seguimiento c. reas de atencin d. Revisin del Plan del Proyecto, Esfuerzos estimados y Costes (Presentar un Gantt Chart de avance y actualizar las previsiones estimadas de esfuerzos y costes) e. Anlisis del Earned Value (Valor ganado) f. Decisiones a tomar. Propuestas / Alternativas g. Metas para la siguiente reunin de seguimiento

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Conceptualmente, el planteamiento del contenido de la entrega E tiene que respectar el siguiente esquema temporal:

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Entrega F - CIERRE DEL PROYECTO

Objetivos de la entrega: El objeto de esta entrega es realizar el cierre del proyecto, concluir el proyecto, traspasar a la siguiente etapa y realizar una autoevaluacin de las lecciones aprendidas del proyecto. En el caso de que el proyecto se realice con un cliente, la presentacin puede ser el cierre con el cliente o a la compaa propia una vez finalizado. Entregables: I. Documento de Cierre de Proyecto. II. Grabacin de la presentacin conjunta entregas F (cierre del proyecto) y G (conclusiones trabajo en grupo). Se trata de un documento nico para las dos entregas en formato Power Point, acompaado por un nico archivo de video de la presentacin, con una duracin que no supere los 10 minutos. El formato tiene que ser compatible con el Real Player 11. Contenidos: 1. Resumen del Proyecto Describir lo que se pretenda, lo que se ha alcanzado, como se ha alcanzado, los problemas que se han encontrado y como se han resuelto. 2. Aceptacin y validacin de los resultados Evaluar los resultados del proyecto respectos a los objetivos, los requisitos o requerimientos, los estndares de calidad, los indicadores financieros y los principales hitos a cumplir. 3. Cierre de Contratos y Evaluaciones Presentar el cierre de los contratos y las evaluaciones de los mismos para futuras experiencias. 4. Encuestas de Satisfaccin Presentar las encuestas de satisfaccin de los stakeholders, si procede. 5. Cierre Administrativo del Proyecto Dar el proyecto por cerrado y lanzamiento de la siguiente fase, si existe 6. Lecciones Aprendidas del Proyecto Autoevaluacin de las cosas que se han hecho bien en el desarrollo del proyecto, las que se han hecho mal, cosas que se volveran a hacer igual o de manera diferente. A grandes rasgos, mostrar los planes tcticos de 3 lecciones aprendidas a mejorar y el plan PM de lecciones aprendidas. 7. Acuerdo de Nivel de Servicio Presentar los puntos que forman los niveles de servicio, si existen.

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Entrega G - CONCLUSIONES DEL TRABAJO EN GRUPO

Objetivos de la entrega: El objeto de esta entrega es hacer una revisin crtica del trabajo efectuado por el Grupo y de las actividades que ha comportado, como proceso de mejora personal. El desarrollo de esta entrega parte de la revisin y reflexin de las actividades realizadas, los productos obtenidos y las vivencias experimentadas a lo largo del trabajo realizado.

Entregables: I. Documento de Conclusiones del Trabajo en Grupo. Al inicio del documento se presentar un resumen ejecutivo de conclusiones en 2 hojas como mximo. II. Grabacin de la presentacin conjunta entregas F y G. Contenidos: 1. Crtica del trabajo realizado 2. Experiencias del trabajo en Grupo Enumerar las positivas y las negativas 3. Habilidades y Tcnicas adquiridas para Gestionar Proyectos Enumerar y valorar las habilidades y tcnicas utilizadas en el trabajo frente a las explicadas, o no, en clase 4. Puntos fuertes y reas de mejora del trabajo realizado

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