COMPONENTES Y SUBCOMPONENTES ESENCIALES DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA Componente/ Subcomponente Organizacin y personal Estructura organizacional Recursos humanos

Evaluar el componente para ver si: La organizacin contabiliza, controla y da cuenta debidamente de todas las existencias compradas, almacenadas y consumidas. La organizacin lleva cuenta de sus activos fijos Auditora interna Auditora externa La organizacin es transparente en sus operaciones financieras de manera constante, como se verifica a travs de auditoras independientes. Existen procedimientos completos de auditora interna que indican cmo se hacen las pruebas y qu componentes y documentos de apoyo se examinan. Uso de informacin Desarrollo presupuestario Administracin de recursos Rendimiento de programas Decisiones gerenciales Auditora

La informacin financiera apoya la evaluacin de la condicin financiera de la organizacin y las decisiones gerenciales eficaces sobre mejoras en la administracin de los recursos, el rendimiento de los programas y la sustentabilidad.

Presentacin de FIMAT, la herramienta de evaluacin de la administracin financiera FIMAT, la herramienta de evaluacin de la administracin financiera le ofrece un mtodo para evaluar la capacidad actual que su organizacin tiene para administrar las finanzas y sugiere algunos pasos que usted puede tomar para mejorarla. FIMAT consiste tanto en un proceso definido como en un instrumento con criterios para realizar una evaluacin de la administracin financiera. Utilizando FIMAT, usted puede: hacerse una idea de la capacidad, las destrezas y la experiencia existentes, relacionadas con los requisitos del gobierno o los donantes y con el rendimiento deseado de la organizacin; determinar la medida en la que su organizacin cumple con las leyes, normas y polticas aplicables de los donantes o el gobierno; identificar los componentes financieros esenciales que deben fortalecerse;

FIMAT es adecuado para organizaciones cuyo proce so de auditora externa, de haber uno, no da recomendaciones para mejorar los sistemas de administracin financiera. Puede ayudar a organizaciones que no tienen los medios para utilizar servicios profesionales externos, o no les permitan usarlos para desarrollar su capacidad de administracin financiera. Utilizar FIMAT le puede ayudar a hacerse una idea de su capacidad de administracin financiera antes de una auditora oficial o de una investigacin por parte del donante. No es un sistema oficial de auditora, sino que est destinado para uso interno. Quin puede utilizar FIMAT? Si usted est en el nivel central o provincial en una de una gama extensa de organizaciones pblicas y privadas de tamao pequeo a mediano con recursos limitados, puede utilizar FIMAT tanto para su oficina matriz como para sus sucursales. Sera sobre todo til si su organizacin tiene unidades subsidiarias, por ejemplo, si es una ONG con sucursales, un ministerio de salud pequeo o

cualquier institucin con proyectos o unidades semi-independientes. Las ONG y las instituciones pblicas grandes y de niveles mltiples pueden preferir contratar a un especialista financiera. Una alta administracin comprometida. Para utilizar FIMAT usted debe obtener el compromiso continuo de los administradores de nivel superior para asignar los recursos para la evaluacin y para que se lleven a cabo las mejoras recomendadas. EVALUAR LA CAPACIDAD DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA A NIVEL PROVINCIAL Trabajo en equipo. Para iniciar la evaluacin usted debe organizar un equipo principal de funcionarios de nivel superior y de las sucursales, de las reas financieras y de programa, para planificar la evaluacin y promover la aplicacin De las mejoras recomendadas. Un subgrupo de este equipo principal ser el equipo de recoleccin de datos. A la hora de desarrollar el plan de accin para mejoras, le conviene involucrar a interesados adicionales, tales como usuarios de sistemas de administracin financiera. Diferentes perspectivas. El proceso FIMAT se beneficia de tener personal con diferentes perspectivas durante la recoleccin de datos y el anlisis. Alienta tambin la planificacin colaborativa para mejoras al final. En diferentes etapas de la evaluacin usted debe incluir a representantes de grupos diferentes. Segn el tamao organizacin, usted debe considerar incluir a: representantes de nivel superior de las unidades con responsabilidades directas de administracin financiera; los que toman decisiones y son responsables del rendimiento global de su organizacin; representantes de nivel superior de otras unidades organizacionales (por ejemplo, el director de personal, el director de la oficina de planificacin, los representantes de programas) de su calificado en la administracin financiera o a una firma contabilidad para apoyar la evaluacin de sus sistemas de administracin

Definir el nivel de capacidad de sus unidades organizacionales Dentro de cada componente financiera esencial, los criterios de FIMAT se organizan segn tres niveles de capacidad: bsico, intermedio y avanzado. El nivel bsico se refiere a sistemas, procedimientos y prcticas de administracin financiera que son buenos, fundamentales y generalmente aceptados, mientras que los niveles intermedio y avanzado se refieren a los que estn a un nivel ms alto de desarrollo institucional. El siguiente cuadro muestra parte de una pgina de una evaluacin FIMAT modelo en una oficina matriz. Para de finir el nivel de capacidad de una unidad organizacin con respecto a un componente usted debe determinar si la unidad satisface cada criterio, con base en el conocimiento que tiene el personal sobre la situacin de la unidad, y sealar los indicadores que justifican la respuesta del grupo. Al examinar las respuestas a todos los criterios del componente, usted y su equipo pueden determinar a qu nivel de capacidad ha llegado la unidad para el componente en su totalidad. Una unidad llega al nivel ms alto si se puede contestar afirmativamente a todos los criterios de ese nivel. Base en el conocimiento que tiene el personal sobre la situacin de la unidad, y sealar los indicadores que justifican la respuesta del grupo. Utilizar FIMAT para situaciones especficas FIMAT se puede utilizar para abordar situaciones especficas que afectan a varios componentes. Una situacin de este tipo es el manejo de los fondos de los donantes. Aunque el hecho de mejorar el proceso de manejo de todos los fondos le ayudar a manejar los fondos de los donantes, varios criterios de FIMAT se concentran especficamente en el uso de fondos de los donantes. Puede analizar por separado estos y otros criterios relacionados con los donantes que haya aadido, y luego hacer mejoras para llevarlos a un nivel maneja una organizacin los fondos de los donantes. requerido por los donantes. La tabla a continuacin indica criterios FIMAT para evaluar qu tan bien