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ANLISE DA EFICCIA DOS CONTROLES INTERNOS COMO FERRAMENTA DE SUPORTE AOS RESULTADOS EMPRESARIAIS

Trabalho Final de Graduao (TFG) apresentado ao Curso de Cincias Contbeis

RESUMO O controle interno ferramenta contbil que auxilia as organizaes quanto a instrumentos de vigilncia, fiscalizao e verificao, permitindo prevenir, detectar e corrigir fatores que ocorrem. Pode-se dizer que existem diversas vantagens para adoo de polticas que utilizem controles internos: reduo de custos, maior confiana na organizao por parte dos scios ou investidores, comprometimento e participao dos colaboradores, maior qualidade organizacional, entre outros. Cabe observncia da existncia de diversas limitaes nos sistemas de controle, especialmente quanto a falhas resultantes de entendimento precrio das instrues, erros de prejuzo, descuidos ou outros fatores. Sendo assim, o presente trabalho analisou caractersticas do controle interno e correlaes com a Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda, em especial quanto aos efeitos sobre os resultados empresarias. Trata de uma pesquisa qualitativa, com caractersticas descritivas e exploratrias, cuja finalidade est em apresentar a importncia do controle interno no processo de gesto e resultados das empresas, com nfase na tica do estudo de caso. Para obteno dos resultados foram realizadas coleta e anlise de documentao, entrevistas pessoais e observao direta. As respostas foram analisadas e suas particularidades avaliadas, permitindo concluir que as caractersticas do processo de gesto e do controle interno tm aplicabilidade limitada na Cinpar, devido principalmente ao carter pouco formalizado dos processos em geral e pela falta de orientao gerencial percebida. A adoo das contribuies desses fundamentos, constitui valiosa relevncia para que as empresas possam promover a orientao das suas aes e assim consolid-las frente a um contexto de resultados empresarias que promovam lucratividade e sustentabilidade. Palavras-chave: Controle interno. Resultados empresariais. Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda.

SUMRIO 1 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.4.7 2.5 2.6 2.6.1 2.6.2 2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3 2.8 2.8.1 2.8.2 INTRODUO........................................................................................................ REFERENCIAL TERICO .................................................................................... PLANEJAMENTO................................................................................................... Organizao............................................................................................................... Direo...................................................................................................................... Controle..................................................................................................................... NORMA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE: NBC TA 315 CONTROLE INTERNO................................................................................................................. CONTROLE INTERNO........................................................................................... Quanto funo........................................................................................................ Quanto natureza...................................................................................................... PRINCPIOS BSICOS DE CONTROLES INTERNOS........................................ Princpio da responsabilidade.................................................................................... Princpio de rotinas internas de controle................................................................... Princpio de segurana e salvaguarda de ativos........................................................ Princpio de segregao de funes.......................................................................... Princpio de confronto dos ativos com os registros................................................... Princpio de amarrao do sistema............................................................................ Princpio de auditoria interna.................................................................................... LIMITAES DO CONTROLE INTERNO........................................................... DESFALQUES E FRAUDES................................................................................... Desfalques temporrios............................................................................................. Desfalques permanentes............................................................................................ RELAO CONTROLE INTERNO E RESULTADOS......................................... Sistema de controle interno: gesto de custos estimados pelo todo organizacional. Controle interno e custos nos setores da organizao............................................... Controle interno versus receita.................................................................................. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO: PERSPECTIVA GERENCIAL, EFICINCIA E RESULTADO................................................................................ Controle interno e desenvolvimento de medidas de desempenho............................. Controle interno e planejamento financeiro.............................................................. 23 24 24 12 13 14 14 15 15 16 16 16 17 17 18 18 19 19 19 20 21 22 23 07 10 10 11 11 12

3 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 5

METODOLOGIA..................................................................................................... RESULTADOS E DISCUSSES............................................................................ A CINPAR COMRCIO E CONSULTORIA LTDA.............................................. GESTO E CONTROLE INTERNO NA CINPAR COMRCIO E CONSULTORIA LTDA........................................................................................... Planejamento, organizao, direo e controle organizacional da Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda.................................................................................... Controle interno da Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda........................................ CONCLUSES.........................................................................................................

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS.................................................................................... APNDICE QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO............................................

1 INTRODUO Com a expanso dos mercados, resultando no acirramento da concorrncia, as empresas se viram impelidas a investir em tecnologias e aprimorar os sistemas de gesto, em especial o planejamento, bem como os controles e procedimentos internos, com o interesse de reduzir custos e tornar seus negcios mais competitivos e sustentveis. Em sntese, pode-se dizer que a causa da evoluo das organizaes foi o desenvolvimento econmico dos pases, o crescimento das empresas e a expanso das atividades produtivas. Isso gerou crescente complexidade na administrao dos negcios e para tanto, h necessidade de uso de prticas relevantes de controles internos, auxiliando seus administradores na tomada de decises. Por analogia, toda empresa possui controles internos e a diferena bsica que esses podem ser adequados ou no ao exerccio de suas atividades, no intuito que possam garantir a continuidade do fluxo de suas operaes e informaes propostas. Isso significa que erros e procedimentos ilegais ou fraudulentos sero evitados e, na sua ocorrncia, sero detectados e corrigidos dentro de curto prazo, pelos funcionrios, como parte de suas funes habituais (RESKE FILHO; JACQUES; MARIAN, 2005). Dentro deste contexto, entende-se como controles internos todos os instrumentos destinados vigilncia, fiscalizao e verificao administrativa, que permitam prevenir, detectar e corrigir causas de exposio da empresa, mesmo que o fato j tenha ocorrido, no impedindo tais prejuzos (FRANCO; MARRA, 2007). Conforme salientam os mesmos autores, pode-se dizer que existem diversas vantagens para as empresas adotarem polticas que utilizem a prtica dos controles internos, dentre as quais se destacam: reduo de custos, maior confiana na organizao por parte dos scios ou investidores, comprometimento e participao dos colaboradores, maior qualidade organizacional, entre outros. Controles eficientes permitem que a organizao e seus colaboradores cumpram com os objetivos de maneira correta e tempestiva com a mnima utilizao de recursos. Cabe a observncia da existncia de diversas limitaes inerentes aos sistemas de controle. Justifica-se isso, pois, como na maioria dos procedimentos, podem ocorrer falhas resultantes de entendimento precrio das instrues, erros de prejuzo, descuidos ou outros fatores humanos (ATTIE, 1998). O controle interno responsvel por garantir a eficcia nos procedimentos das rotinas de trabalho estabelecidas, atuando como instrumento de gerncia e tcnicas administrativas.

Pode garantir economia e equilbrio no uso dos recursos, alm de objetivar o alcance dos resultados com maior eficincia e eficcia. No entanto, o conhecimento de diferentes fundamentos permite formao de uma base de conhecimentos com a finalidade de prover condies de oportunizar a gerao de informaes, das quais os scios e os demais agentes efetivos da organizao necessitam para o desenvolvimento de suas atividades empresariais. Os diversos conceitos so importantes para proporcionar conhecimento, de modo a qualificar o indivduo para melhor execuo das suas tarefas. necessrio identificar e compreender os diferentes fundamentos que tem relao com a rea de Cincias Contbeis e especialmente, com o seu profissional (RIBEIRO, 2000). A motivao para realizao desse trabalho teve origem nas observaes in loco da empresa Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda, da Cidade de Santa Maria, RS, que mesmo possuindo controles internos especficos para realizao de suas atividades, apresenta falhas e condies de melhoria, objetivando o alcance dos resultados. Foi de extrema relevncia nesse trabalho de concluso de curso, observar, analisar e consequentemente emitir uma opinio para o aprimoramento das mesmas. Esse estudo cientfico teve como objetivo geral averiguar e buscar respostas para o seguinte problema de pesquisa: qual a eficcia dos controles internos no processo de gesto e no alcance dos resultados da Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda, Santa Maria-RS? A justificativa desse trabalho est nas informaes e conhecimentos gerados e disponibilizados de modo a averiguar e proporcionar viso mais ampla referente aplicabilidade dos controles internos e sua interferncias sobre a gesto, bem como das metodologias e procedimentos adotados pela empresa estudada. Justifica-se tambm por caracterizar um estudo de grande relevncia, e fundamentado pelas diversas bibliografias indicadas e orientadas, com amplo conjunto de informaes, de modo a compreender e analisar os procedimentos e as rotinas adotados pela empresa no que tange ao controle interno. Ser importante tambm para o desenvolvimento profissional, uma vez que auxiliou na busca de diversificadas formas para compreender as respostas relevantes para o problema em questo. Completam-se essas ideias, pois, no entendimento de Attie (1998), o campo de aplicao dos controles internos abrange todas as entidades econmico-administrativas, at mesmo as instituies de direito pblico, como a Unio, os Estados, os Municpios, as Autarquias, entre outros. Portanto, os usurios dessa tcnica so todos aqueles que direta ou

indiretamente utilizam as informaes fornecidas, de modo a utiliz-las como instrumento de tomada de deciso e objetivando resultados. Existem dois pontos de vista que foram analisados: um terico e um prtico. O terico, no sentido que buscou identificar e analisar o sistema de controle interno da empresa, bem como, quais so os procedimentos adotados quanto gesto contbil pertinente aos campos tributrio, econmico-financeiro e de controle interno administrativo. No ponto de vista prtico, permitiu a organizao em estudo e as demais, uma anlise das aes executadas, de modo a corrigir as possveis falhas, e tambm possibilitar a melhoria das aes e decises a serem tomadas. Esse estudo serviu de incentivo pesquisa cientfica, como tambm objetivou base para outros estudos da mesma rea. Destaca-se a importncia desse trabalho, uma vez que seu desenvolvimento est centrado no acompanhamento dos fatos de uma empresa, em especfico da Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda. Oliveira (2003) destaca que os objetivos compreendem os fundamentos gerais que guiam as decises e aes adotadas durante o desenvolvimento de qualquer atividade. Eles atuam dando um sentido de direo, guiando planos, concentrando esforos e, auxiliando na avaliao do progresso. Contemplando os elementos fundamentais do problema de pesquisa, o objetivo geral desse trabalho final de graduao foi: analisar e compreender o sistema de controles internos da Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda, identificando suas deficincias e apontando solues. Com isso, pretendeu-se demonstrar a influncia do controle interno no resultado operacional da empresa. Para dar suporte ao objetivo geral, Ribeiro (2000) evidencia a necessidade de formalizar objetivos especficos, que compreendem o suporte para o objetivo geral, pois sem eles torna-se bastante difcil o alcance desse objetivo na sua plenitude. Os objetivos especficos desse estudo estiveram centrados em: a) ampla pesquisa bibliogrfica sobre controle interno e influncia no resultado das empresas em geral; b) identificar todos os controles internos existentes na empresa, suas necessidades e deficincias; c) aplicar os conhecimentos na empresa estudada para fins de verificao dos resultados obtidos.

2 REFERENCIAL TERICO O referencial terico tem como finalidade permitir ao pesquisador a compreenso dos assuntos relativos ao problema de pesquisa, sendo a partir desse, o instrumento que oferece a base de conhecimentos necessria. Alm disso, atua como ferramenta informativa, oferecendo uma ideia ampla sobre os assuntos pertinentes ao tema que se deseja conhecer, sendo realizado atravs de leituras crticas das referncias bibliogrficas utilizadas. O presente estudo concentrou-se na avaliao da eficcia dos controles internos no processo de gesto e no alcance dos resultados. Alm de investigar que procedimentos so relevantes na anlise contbil, econmico-financeira, tributria e das rotinas internas de controle da organizao foco desse trabalho. Diante desse cenrio, faz-se primordial a anlise e descrio das concepes pertinentes ao contexto das organizaes. Isso se justifica, pois a partir da dimenso organizacional como um todo, que se pode determinar que instrumentos e ferramentas de suporte so necessrios manuteno e desenvolvimento do negcio (DRUCKER, 1993). Quando uma organizao procura atender a um conjunto de objetivos, h a necessidade da adoo de uma metodologia formalizada e efetiva de gesto que oriente suas aes gerais e especficas para o alcance desses resultados. No entendimento de Stoner e Freeman (1999) as atividades inerentes gesto organizacional contemplam quatro elementos fundamentais, sendo eles o planejamento, a organizao, a direo e o controle. Essas atividades compem o processo administrativo, o qual deve adequar-se ao fator externo organizao, visando estabelecer objetivos possveis de serem alcanados. 2.1 PLANEJAMENTO O planejamento compreende decidir antecipadamente o que fazer, como fazer, quando fazer e quem ir fazer, procurando eliminar o hiato entre onde se est e onde se deseja chegar. Ele se caracteriza por um processo de definio de objetivos ou resultados a serem alcanados, bem como das atividades e dos recursos que permitiro alcan-los (CHIAVENATO, 2007). Entende-se o planejamento como uma tcnica administrativa que procura ordenar as ideias das pessoas, de forma que se possa criar uma viso do caminho que se deve seguir, na

forma de estratgia. Depois de ordenar as ideias, so ordenadas as aes para implementao, de modo que a organizao caminhe na direo pretendida, sem desperdcio de esforos. Para Oliveira (2003) o planejamento deve contemplar o diagnstico ambiental, a definio de misso, viso e valores, e o estabelecimento dos objetivos, estratgias e mecanismos de controle. Com base nessas informaes, possvel identificar que o planejamento apresenta inmeras vantagens s organizaes, dentre as quais se pode considerar que auxilia a compensar incertezas e mudanas, operar economicamente, facilitar o controle e orientar o todo organizacional para o alcance dos resultados. 2.1.1 Organizao O segundo elemento do processo administrativo a organizao, que compreende a atividade que serve para agrupar e estruturar todos os recursos, humanos e no-humanos, no intuito de atingir os objetivos estabelecidos. Representa os meios que a empresa utiliza para a prtica do planejamento, da direo e do controle para atingir seus objetivos. Conforme salienta Chiavenato (2007) esse elemento apresenta as seguintes caractersticas: a) a diferenciao remete diviso do trabalho em departamentos e subsistemas; b) a formalizao se refere existncia de regras e regulamentos, prescrevendo como, quando e por quem as tarefas devero ser executadas; c) centralizao e/ou descentralizao de decises evidencia a questo de poder decisrio; d) integrao assinala o fato de que os cargos ou atividades devem estar interligados e integrados. 2.1.2 Direo Bateman e Snell (1998) destacam que a direo, terceiro elemento do processo administrativo, refere-se s relaes interpessoais dos administradores com seus subordinados. Para que o planejamento e a organizao possam ser eficazes, eles precisam ser complementados pela orientao a ser dada s pessoas atravs de uma adequada comunicao e habilidade de liderana e de motivao. Enquanto os demais elementos do processo administrativo so impessoais, a direo um processo que procura analisar e estabelecer as relaes entre os indivduos, onde este trato com pessoas significa um componente de incerteza para a organizao.

2.1.3 Controle Por fim, o controle compreende o processo atravs do qual, os administradores asseguram que as atividades efetivas estaro de acordo com as atividades planejadas. Na verdade o planejamento e o controle esto to relacionados que s vezes se torna difcil identificar onde um termina e outro comea. O planejamento representa uma antecipao da ao, sendo um conceito passivo at o momento de sua execuo. J o controle um processo ativo que procura manter o planejamento dentro do seu curso inicial e permitir o alcance dos resultados propostos. Para que o processo de controle se efetive se fazem necessrios, o estabelecimento de padres ou mtodos de mensurao do desempenho, a mensurao do desempenho, a comparao do desempenho atual com o padro e, a tomada de ao corretiva para ajustar o desempenho atual ao padro desejado (STONER; FREEMAN, 1999). Nesse contexto organizacional do controle, observa-se que inmeras so as formas pelas quais as organizaes podem adotar instrumentos de apoio a essa atividade, sendo uma delas as metodologias de controles internos e os procedimentos de anlise contbil, econmico-financeira, tributria e das rotinas internas de controle da organizao. 2.2 NORMA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE: NBC TA 315 CONTROLE INTERNO Com base na Norma Brasileira de Contabilidade NBC TA 315,
controle interno o processo planejado, implementado e mantido pelos responsveis da governana, administrao e outros funcionrios para fornecer segurana razovel quanto realizao dos objetivos de uma entidade no que se refere confiabilidade dos relatrios financeiros, efetividade e eficincia das operaes e conformidade com leis e regulamentos aplicveis. O termo controles refere-se a quaisquer aspectos de um ou mais dos componentes do controle interno.

A norma de controle interno pode ser compreendida como de extrema importncia para o profissional da rea de auditoria desenvolver o trabalho com o objetivo de avaliar e opinar sobre o controle interno da organizao. Nela constam todos os itens pertinentes que servem como direcionamento para execuo do trabalho de auditoria interna e externa, trazendo confiabilidade para avaliao do controle interno da organizao o que pode refletir nas demonstraes contbeis e no resultado empresarial.

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2.3 CONTROLE INTERNO Em pases como Brasil, em que somente agora se comea dar devida importncia aos mtodos de controle interno, havendo muitas vezes divergncia de entendimento entre o controle interno e a auditoria interna, uma vez que so ideias totalmente equivocadas. A auditoria interna equivale a um trabalho organizado em reviso e apreciao dos controles internos, ao passo que controle interno se refere aos procedimentos de organizao adotados como plano inerente para a execuo de suas atividades (CREPALDI, 2007). De acordo com Attie (1998, p.110)
pela sua amplitude, o conceito de controle interno, para ser corretamente compreendido, deve ser devidamente examinado quanto ao seu real significado, com base no conceito de controle interno estabelecido pelo Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados, j mencionados, e luz dos conhecimentos de administrao.

Em adio, o controle interno gera um plano de organizao que se transforma em um conjunto de informaes fundamentais, das quais os empresrios as utilizam como ferramenta administrativa, tomam decises, com vistas ao alcance de objetivos e resultados organizacionais.
Nesse conceito, esto relacionados os quatro objetivos fundamentais ou bsicos do controle interno: proteger os ativos (dinheiro, crdito, estoque e bens); conferir a exatido e a fidelidade aos registros administrativos e contbeis; promover eficincia e eficcia operacional; estimular a obedincia s diretrizes administrativas estabelecidas (ATTIE, 1998, p.117).

Dessa forma, o controle interno de uma organizao, serve como objeto de avaliao pelo auditor no qual levanta e avalia como previses normativas editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade CFC. Com isso, os objetivos da anlise so conhecer o processo administrativo da empresa, identificando o fluxograma das operaes e os mecanismos de controle utilizado. Outro objetivo relevante do mesmo identificar as fraquezas do sistema de controle interno e os erros ou irregularidades possveis de acontecer (identificando os pontos de riscos) funcionando como processo essencial. Sendo possvel detectar de imediato o que precisa ser implantado ou melhorado pela empresa

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Lopes de S (2000) destaca que, o controle interno formado pelo plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos adotados internamente pela empresa, para proteger seus ativos e amenizar possveis desperdcios de recursos, afetando diretamente o resultado. Complementa ainda que a avaliao do controle interno um processo auxiliar de auditoria, atravs do qual possvel medir a capacidade dos meios utilizados por uma empresa para proteger seu patrimnio. E inclui que os meios de segurana so relevantes de modo que oferea eficcia nos procedimentos adotados pela organizao. Finalmente, o autor assinala que os sistemas de controles internos de acordo com seus objetivos especficos, tambm podem se classificados quanto sua funo e natureza, dos quais so mtodos utilizados para auxiliar os fatos que acontecem diariamente dentro das empresas. 2.3.1 Quanto funo Quanto funo, Crepaldi (2007) assinala que existem: a) mtodos preventivos: agem como um guia, procurando prever problemas de desvio padro, auxiliando nos fatos que ocorrem de acordo com o previsto. Os manuais definidores de atribuies e responsabilidades so exemplos de mtodo preventivo, no qual indica o inicio e o fim de cada tarefa e estabelece a segregao das funes, impedindo que o mesmo funcionrio tenha total controle de toda operao; b) mtodos defectivos: no podem impedir que determinado fato ocorra, porm pode detectar durante ou concomitantes causas de exposio, todavia alertando a existncia de um problema. Sistema de alarme contra incndio um exemplo de mtodo defectivo, pois o mesmo ir detectar e avisar sobre o que est ocorrendo e a parametrizao do sistema de processamento de dados para que determinada operao no seja executada fora dos padres definidos pode ser outro exemplo de mtodos defectivos; c) mtodos corretivos: so aqueles que auxiliam na correo das causas de exposio detectada, porm no impede de ter ocorrido prejuzos, mas corrige para lev-lo ao padro estabelecido. Relatrios de excees ou de anormalidades indicam que determinada rotina foi executada fora dos padres previamente definidos. Ao final de cada perodo, pode ser definida pela administrao da empresa uma listagem de contas ou procedimentos para a apreciao e devida correo. 2.3.2 Quanto natureza Lopes de S (2000) denota que, quanto natureza, destacam-se: a) controles contbeis: so aqueles relacionados com a proteo de ativos e com a validade dos registros

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contbeis. Esse controle inclue o sistema de autorizao e aprovao da administrao para efetuar transaes e a segregao de funes que consiste em que uma pessoa no tenha o domnio completo sobre uma determinada operao dentro da empresa; b) controles administrativos: so os que compreendem o plano de organizao e todos os procedimentos relacionados com a eficincia operacional, bem como o respeito e a obedincias s polticas administrativas. Como exemplos podem ser citados, programas de treinamento com pessoal, controles de qualidade, entre outros. Cabe salientar, que os controles internos so de extrema relevncia dentro da organizao, por que alm de serviram que instrumento de gesto para o alcance dos resultados, um controle ineficiente afeta diretamente as demonstraes contbeis da empresa. Dentro dessas consideraes fica evidente a observncia de princpios fundamentais de controles internos, que se constituam num conjunto de regras, diretrizes e sistemas que visam o alcance dos resultados. 2.4 PRINCPIOS BSICOS DE CONTROLES INTERNOS No entendimento de Crepaldi (2007) h necessidade de adoo de alguns princpios que auxiliam no desenvolvimento do controle interno, sendo eles: a) responsabilidade; b) rotinas internas; c) acesso aos ativos; d) segregao de funes; e) confronto dos ativos com os registros; f) amarraes do sistema; g) auditoria interna. 2.4.1 Princpio da responsabilidade O princpio da responsabilidade indica atribuies para os funcionrios da empresa, devendo ser claramente definidos e limitados, de preferncia por escrito, mediante as normas estabelecidas pela administrao da empresa. As razes para se definir essas atribuies conforme assevera Crepaldi (2007) so: assegurar que todo o procedimento interno da empresa esteja sendo realizado de forma correta, detectar erros e irregularidades, apurar as responsabilidades por eventuais omisses, erros ou outro tipo de falha. Numa organizao, a observncia desse princpio de extrema relevncia, pois atravs dele que existem programas de normatizao de rotinas e procedimentos operacionais. A distribuio e delegao de atribuies e responsabilidades, a clareza de limites de alada, diretrizes e normas legais, existncia de qualidade adequada, treinamento e rodzio de

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funcionrios e principalmente evitar possveis desperdcios de recursos, que pode afetar diretamente o resultado da empresa, so caractersticas desse princpio. 2.4.2 Princpio de rotinas internas de controle De acordo com Attie (1998), as rotinas internas de controle indicam a utilizao de instrumentos de controles internos, ou seja, formulrios, carimbos e outros mecanismos, que evidenciam e garantem que os procedimentos de controles internos sejam executados conforme as normas legais e normas impostas pela empresa. Na tica de Crepaldi (2007), so exemplos de instrumentos de rotinas internas de controle: requisio de material ou servio, ordem de compra (para formalizar a compra com o vendedor), relatrios de prestao de contas de adiantamento para viagem, carimbos de recebimento constando assinatura e data de recebimento na nota fiscal de compra, correspondente a mercadorias adquiridas para revenda, carimbo e autenticao de documentos recebidos ou pagos, entre outros. O mesmo autor complementa que para esses instrumentos sejam vlidos, devem conter assinaturas (a punho ou eletrnicas), data e controle de sequncia numrica, quando se tratar de formulrios. 2.4.3 Princpio de segurana e salvaguarda de ativos O princpio do acesso aos ativos indica mtodos de segurana que visam resguardar e controlar a existncia fsica de ativos, fixar limites de autoridade para realizar determinada operao. Para isso, importante que a empresa implante meios limitantes ao acesso dos mesmos, porm de modo que no interfira no desempenho normal das atividades dirias. So exemplos de controles fsicos sobre ativos: local fechado para o caixa guardar ttulos em cofres, crachs de identificao para empregados e visitantes, controle de entrada e sadas de mercadorias, sistema de senha e acesso ao sistema eletrnico de processamento de dados, entre outros (CREPALDI, 2007). 2.4.4 Princpio de segregao de funes Por sua vez, o princpio da segregao de funes consiste em que um cargo/pessoa no tenha o domnio completo sobre uma determinada operao. uma medida preventiva

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para que qualquer erro intencional ou no que este cometa possa ser detectado de imediato por outra pessoa (ATTIE, 1998). Como exemplo, pode ser mencionado o caso de um funcionrio que tenha acesso aos ativos e registros contbeis, podendo desviar fisicamente o ativo e baix-lo contabilmente para despesas, o que ocultaria permanentemente essa transao. Outro exemplo que pode ser mencionado no caso de um operador de caixa que ao receber algum numerrio pode alterar o lanamento do ttulo em uma conta que represente perdas com clientes, apossando-se do ativo. 2.4.5 Princpio de confronto dos ativos com os registros O confronto dos ativos com os registros recomenda que esses ativos da entidade (dinheiro, cheques, ttulos de crditos, estoque, entre outros), sob responsabilidade de algum (funcionrios ou terceiros), sejam periodicamente confrontados com os registros da contabilidade e de controles internos. O objetivo desse procedimento detectar fraude de bens ou at mesmo de registro contbil inadequado de ativos. Crepaldi (2007) auxilia no entendimento atravs de exemplos desse confronto: contagem fsica do caixa e comparao com o saldo do razo geral, conciliaes bancrias (comparao do saldo do extrato enviado pelo banco com o razo da contabilidade), inventrios fsicos dos bens do estoque e do ativo imobilizado, em confronto com os registros individuais e comparao do somatrio dos saldos desses registros com o saldo da respectiva conta do razo geral. 2.4.6 Princpio de amarrao do sistema Outro princpio trata da amarrao do sistema, uma vez que destaca que todas as operaes da empresa sejam registradas com correo, tanto em termos de valores, quanto de quantidade, que sejam devidamente autorizadas e que qualquer falha seja possvel ser detectada. Na tica de Attie (1998) esse fato exige uma srie de providncias, tais como: conferncia dos registros de controles internos por uma segunda pessoa, confronto dos documentos originais com os registros contbeis gerados automaticamente por sistemas eletrnicos de processamento de dados, controles sequenciais da numerao dos documentos

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de controle interno, conferncia independente de clculos (depreciaes, provises de frias 13 salrio, imposto de renda, entre outros). 2.4.7 Princpio de auditoria interna Quanto ao princpio da auditoria interna, pode-se dizer que o mais importante, porque a falta da observncia deste pode consistir no no funcionamento dos demais. Pois no adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que algum verifique periodicamente se os funcionrios esto cumprindo o que foi determinado, ou se h necessidade de ser adaptado a novas tcnicas adequando as condies inerentes atividade da empresa. Crepaldi (2007) contempla que os objetivos da auditoria interna so: verificar se as normas internas esto sendo seguido, avaliar a necessidade de novas normas internas ou de notificaes das existentes, entre outros. 2.5 LIMITAES DO CONTROLE INTERNO Apesar de todos os princpios ou procedimentos de controles internos expostos acima, h a ocorrncia de limitaes inerentes aos sistemas de controle interno. Na aplicao da maioria dos procedimentos de controle, podem ocorrer falhas resultantes de entendimento precrio das instrues, erros de prejuzo, descuidos e outros fatores humanos (FRANCO; MARRA, 2007). Os mesmos autores complementam e exemplificam que o controle interno e os sistemas contbeis assessoram a administrao, porm, no podem dar a administrao evidncias exclusivas de que os objetivos foram atingidos porque tem limitaes inerentes. Para Lopes de S (2000) so exemplos dessas limitaes de controle interno so: a) a possibilidade de haver conluio por parte dos funcionrios e um membro da administrao ou com terceiros; b) a possibilidade de que uma pessoa responsvel por exercer o controle interno possa abusar dessa responsabilidade passando por cima do mesmo; c) erro humano devido a descuido, distrao, erros de julgamento e instrues mal-entendidas, entre outras. Alm da existncia de limitaes do controle interno, cabe a observao quanto aos tipos de desfalques ou fraudes que podem ocorrer dentro das organizaes.

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Conforme salienta Crepaldi (2007, p. 284)

os resultados de pesquisas realizadas sobre as fraudes nas empresas apontam que esse um problema comum e crescente a todas elas, decorrente do enfraquecimento dos valores ticos, morais, sociais e, principalmente, da ineficcia dos sistemas de controles internos. Embora os fatores que motivam as pessoas a cometerem fraude possam ser classificados em trs aspectos: a) oportunidade para comet-la e esconde-la; b) presso por dificuldades financeiras; c) racionalizao do entendimento sobre a falta cometida.

2.6 DESFALQUES E FRAUDES Diversas irregularidades em cada setor da empresa passam na maioria das vezes despercebidas pelos prprios empresrios. Preocupados, muitas vezes se mostram interessados em aprender novas tcnicas e procedimentos bsicos para evitar situaes de fraudes, subornos e desfalques. No que tange aos desfalques ou fraudes, podem ser citados os desfalques temporrios e os desfalques permanentes (CREPALDI, 2007). 2.6.1 Desfalque temporrio O desfalque temporrio aquele tipo de desfalque em que o funcionrio se apropria do bem da empresa e no altera os registros contbeis dos controles internos ou da contabilidade, como por exemplo: um funcionrio se apropria do dinheiro recebido de cliente, proveniente de vendas a prazo, antes do registro contbil do recebimento, por consequncia fica em aberto na conta de duplicatas a receber um valor j pago pelo cliente (ATTIE, 1998). 2.6.2 Desfalque permanente Por sua vez, o desfalque permanente aquele em que o funcionrio desvia um bem da empresa e modifica os registros contbeis, de forma que os ativos existentes concordem com os valores registros na contabilidade. Como exemplo, observa-se o caso do funcionrio responsvel pelas matrias-primas e pela elaborao de lanamentos contbeis que rouba uma matria-prima, e baixa o bem correspondente para despesa (dbito em despesas diversas e crdito em matrias-primas) (FRANCO; MARRA, 2007). Dentro desse contexto, a auditoria interna e externa so os instrumentos mais eficazes para evitar irregularidades administrativas nos negcios, pois trata de uma funo

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basicamente normativa e preventiva e vem ganhando crescente importncia contribuindo para os resultados finais em qualquer companhia. 2.7 RELAO CONTROLE INTERNO E RESULTADOS O problema de controle interno encontra-se em todas as reas das empresas modernas, como exemplo so empresas de mdio e grande porte que costumam separar suas operaes por departamentos, setores ou unidades de negcio (vendas, administrativo, produo, compras, financeiro, contabilidade, estoque, entre outros), podendo ento haver ineficincia nos procedimentos das operaes realizadas diariamente por cada departamento (FRANCO; MARRA, 2007). Dessa forma, quando exercidos adequadamente sobre cada uma das funes acima, o controle interno assume fundamental importncia, objetivando atingir os resultados mais favorveis com menores desperdcios. Na viso de Padoveze (2000), o trabalho de controle interno favorece o alcance do desempenho empresarial e transmite aos seus scios certezas de que os recursos esto empregados na medida em que exista a conjugao de trabalhos executados e resultados obtidos. De acordo com Oliveira (2009, p.53), o contexto j descrito de competitividade dos negcios e as constantes mudanas nos diversos ambientes da empresa exigem a otimizao do desempenho e do controle empresarial. Nesse sentido, o mesmo autor ainda evidencia que se fazem necessrias aes integradoras e cooperadoras de todos os setores da organizao, desenvolvendo um sistema que tem por objetivo a economia de recursos e a maximizao dos lucros advindos do trabalho de controladoria. Para que o trabalho apresente resultados positivos, necessrio que haja um aperfeioamento quanto mentalidade e a cultura empresarial, estando sempre relacionados com a qualidade, tica e a credibilidade, numa atuao de parceria interna na busca da otimizao de recursos disponveis e na obteno da eficcia dos resultados. Dessa forma, Oliveira (2009, p.225) assevera que,
o lucro decorre da habilidade do empreendedor em congregar recursos para explorar oportunidades que se configuraro adiante no tempo, correndo riscos calculados. Assim, o lucro surge da habilidade do empreendedor em lidar com risco e a incerteza. A incerteza vista, nesse caso, como a tomada de riscos calculados, em que alguns acertariam suas previses e obteriam sucesso e lucro em seus empreendimentos, e outros errariam tendo insucessos e prejuzos.

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Portanto, o controle interno est por toda organizao sob as mais diversas formas, e em nveis diferentes de importncia, pois se um controle interno executados pelos colaboradores da empresa falhar, at ser corrigido, talvez no tenha havido tanto prejuzo para empresa, enquanto que se falhar um controle estratgico por parte da gesto da empresa, o preo pode significar falncia da prpria organizao. 2.7.1 Sistema de controle interno: gesto de custos estimados pelo todo organizacional Toda empresa est inserida em um ambiente composto por um conjunto de foras competitivas que determinam seu nvel de retorno ou de rentabilidade, sendo que a intensidade dessas foras varia de negcio negcio. Dessa forma as foras competitivas das empresas esto diretamente relacionadas com o macro e o microambiente. Macroambiental no sentido que designam um conjunto de variveis contextuais que influenciam o desempenho e estratgia das empresas e microambiental consistindo nas foras prximas as empresas que afetam sua capacidade de servir clientes, fornecedores e a prpria empresa (OLIVEIRA, 2003). Se a empresa est desorganizada e sem objetivos no conseguir atender suas necessidades, e esse conceito aplicvel a qualquer setor ou atividade de uma empresa. Podese dizer que a empresa tem controle de seus custos e despesas quando conhece os que esto sendo incorridos, verifica se esto dentro do que era esperado, analisa as divergncias e toma medidas de controle interno tais como correo para desvios. Conforme salienta Martins (2003), isso permite concluir que nenhum sistema de custos, por mais completo e sofisticado que seja, suficiente para determinar que uma empresa tenha total controle deles. Principalmente porque a fase mais importante do ciclo para essa finalidade a tomada de deciso com respeito correo dos desvios de sistema de controle interno implementados pela empresa. Essa medida pode influenciar diretamente no resultado operacional e financeiro da organizao. No entanto, o mesmo autor destaca que um sistema de custos pode ser de grande importncia para que se consiga obter controle, desde que devidamente completado por essa fase de correo. Podemos at dizer que dispor de um bom sistema de custos condies no suficiente, mas necessria (MARTINS, 2003, p. 305). H uma grande ligao entre custos e controle interno, uma vez que custo no sentido mais amplo um grande instrumento de controle, ao passo que a contabilidade de custos pode ser uma parte do processo de controle interno como um todo (LEONE, 1983).

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No entanto, o controle efetivo de custos se d tambm atravs do estmulo de certos comportamentos. O grande objetivo dos controles de gesto de induzir ou estimular um determinado comportamento. Neste sentido, controles alternativos de custos tambm funcionam como instrumentos de controle interno que podem moldar um determinado comportamento. Algumas formas podem ser sistemas de valores e crenas, comportamentos demonstrados pelo gestor, regras de conduta, entre outras (MARTINS, 2003). Colaboradores que antes nunca se viram orientados a prestar contas de seus trabalhos rotineiros decorrentes do seu setor, passam a ver o sistema de custos como uma forma de direo da empresa, o que pode designar metas e motivao para realizao de suas tarefas. Alm disso, a boa gesto de custos tem seu grande objetivo na maximizao dos lucros, cuja eficcia mais contundente a conquista natural do controle em custos. esta a estratgia competitiva relevante que pode objetivar uma empresa a conquistar seu espao e permanecer assegurada no mercado. Conforme Leone (1983) uma contabilidade de custos bem organizada condio necessria para dar ao administrador os meios de exercer comparao constante entre o que est sendo realizado e os padres pr-determinados pelo sistema de controle interno. necessria uma boa organizao para que planejamento e controle possam ser bem sucedidas. Os gerentes e supervisores devem saber exatamente os limites e as exigncias de sua responsabilidade e autoridade para que possam desenvolver seu trabalho e delegar tarefas. 2.7.2 Controle interno e custos nos setores da organizao Para que o controle de custos seja eficiente necessrio que qualquer empresa ou instituio organize seus componentes em departamentos, sees e unidades nos quais so caracterizadas a responsabilidade e a autoridade de cada colaborador, o que atende o princpio de responsabilidade e segregao de funes de sistema de controle interno. Quando as atividades de uma empresa so mltiplas e complexas, necessrio que ela disponha de grupos de pessoas que, se responsabilizando por uma parcela de atividades, procurem aperfeioar seus desempenhos as metas gerais, a coordenao e a observncia do controle interno planejado pelo gestor (HORNGREN; SUNDEM; STRATTON, 2004). Essa tarefa de organizao dos componentes, de estabelecimento das atribuies individuais, de preparao das rotinas de execuo do trabalho e do planejamento e utilizao dos relatrios de desempenho, revela o trabalho de equipe e de liderana e d oportunidade

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para que haja uma perfeita integrao entre todos os membros da empresa. As pessoas ficam motivadas porque participam com seu esforo e competncia individuais para formulao das diretrizes a serem adotadas (MARTINS, 2003). Dessa forma, os gestores devem manter o enfoque de equilbrio, custo-benefcio e resultado, observando as implicaes comportamentais ao projetar o sistema de custos e controle interno, ponderando e considerando as variveis do ambiente onde est inserida a organizao, objetivando o alcance dos resultados. 2.7.3 Controle interno versus receita Na viso de Iudcibus (1998), a receita a entrada monetria que ocorre na empresa em forma de dinheiro ou de crditos representativos de direitos. Nas empresas privadas, a receita corresponde normalmente ao produto de venda de bens ou servios, chamado de faturamento e para gerar a receita necessrio dispor de recursos financeiros, mo-de-obra, matria-prima, entre outros. Dessa forma, com o mundo empresarial extremamente competitivo tem demandado ferramentas de gesto e anlises cada vez mais abrangentes focando a receita empresarial. Nesse sentido, uma varivel importante e muito estudado pela economia a questo da escassez de recursos, ou seja, as empresas estudam a melhor forma de empregar seus recursos sem que haja desperdcios, j que os mesmos so escassos. Essa forma de empregabilidade de recursos, para que seja satisfatria, exige um sistema de controle interno efetivo de maneira que atenda as necessidades da empresa, facilitando a execuo das tarefas rotineiras com agilidade e confiabilidade nas informaes. Na concepo de Necyk (2010), as empresas oscilam muito entre obter lucro e prejuzo e elas precisam estar preparadas para isso. Todos os gestores querem ter lucro, porm poucos aceitam que determinados momentos se transformam em grandes barreiras ao processo, impedindo a obteno de maiores resultados. 2.8 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO: PERSPECTIVA GERENCIAL, EFICINCIA E RESULTADOS O sistema de controle gerencial uma integrao lgica das tcnicas para reunir e usar informaes a fim de tomar decises de planejamento e controle, motivando o comportamento dos funcionrios e avaliando desempenhos.

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Um sistema de controle gerencial bem projetado ajuda e coordena o processo de tomada de deciso e motiva os indivduos da organizao a atuar harmoniosamente. Ele tambm facilita a previso dos nveis de receita e direcionamento de custos, oramento, mensurao e avaliao de desempenho (HORNGREN; SUNDEM; STRATTON, 2004, p. 300).

Dessa forma, pode-se observar que o componente de um sistema de controle gerencial so as metas da organizao, cujo foco principal atingir resultado coerente com as metas traadas pela organizao, o que est diretamente ligado com o sistema de controle interno adotado pela empresa. Planejamento organizacional e todos os mtodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequao e o suporte dos dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a aderncia s polticas definidas pela direo baseado em um sistema de controle interno eficiente, com o objetivo de evitar fraudes, erros, ineficincias e crises nas empresas. 2.8.1 Controle interno e desenvolvimento de medidas de desempenho Os gestores empresariais esto reconhecendo, cada vez mais, a importncia das medidas de desempenho eficazes. A medio de desempenho de uma empresa um assunto correntemente discutido no meio acadmico e empresarial, dadas as vantagens em eficincia, reduo de custos, controle e competitividade que esta gesto pode proporcionar aos agentes envolvidos neste processo (HORNGREN; SUNDEM; STRATTON, 2004). O objetivo de sistema de medio de desempenho em organizaes estabelecer o grau de evoluo ou de seus processos, assim como pode proporcionar adequao ao uso de seus bens e servios, fornecendo informao adequada, no momento preciso, a fim de tomar as aes preventivas ou corretivas que levem conquista das metas organizacionais. As medidas de desempenho devem ajudar a identificar desvios das metas dos padres estabelecidos pela empresa, permitindo que as pessoas comprometidas nos processos possam programar medidas corretivas e, ainda mais, medidas preventivas de controle interno. 2.8.2 Controle interno e planejamento financeiro Todavia sabe-se que um sistema de controle interno ineficiente pode afetar diretamente as demonstraes contbeis da empresa, dos quais originam os relatrios contbeis que os proprietrios das organizaes utilizam como ferramenta gerencial.

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Nesse sentido, os relatrios utilizados tais como Balano Patrimonial, a Demonstrao do Resultado (DRE), Balancete de Verificao, Demonstraes do fluxo de caixa (DFC), planilhas de oramentos de vendas, produo, entre outros, representam de certa forma, a fronteira entre um sistema de controle interno eficiente e a contabilidade gerencial, influenciando no planejamento financeiro (IUDICBUS, 1998). Conforme Necyk (2010, p. 68)
a anlise dos dados oferece algum suporte a esse segundo conjunto de hiptese. De fato, constataram haver nos estgios de crescimento e renovao nveis mais altos de agregao e integrao das informaes. Perceberam que, independentemente de estgio, todas as firmas dependiam fortemente de informao internas. Contrariamente s expectativas, as empresas nos estgios de crescimento e renovao dependiam mais de informao financeira do que aquelas na maturidade e declnio.

A anlise financeira e dos Balanos pelo gestor pode servir de informaes sobre a real situao econmico-financeira da empresa, podendo o mesmo decidir sobre tomar emprstimos, analisar ndices de rentabilidade e decidir sobre aplicaes. E isso se torna possvel atravs de uma escriturao contbil confivel dos quais necessitam de procedimentos de controle interno para os registros adequados das informaes.

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3 METODOLOGIA Thiollent (1988) salienta que a metodologia tem por objetivo analisar as caractersticas dos diversos mtodos, permitindo ainda avaliao das suas capacidades, limitaes e implicaes na utilizao dos mesmos. Analisar e compreender o sistema de controles internos da Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda, identificando suas influncias sobre os resultados constituiu-se o direcionamento desse trabalho cujos aspectos metodolgicos so expostos a seguir. Para atender aos objetivos e finalidades desse trabalho, promoveu-se uma pesquisa bibliogrfica abrangendo o tema proposto, que permitiu a formao da base de conhecimentos necessrios para melhor compreenso do mesmo. Luna (1999) define pesquisa bibliogrfica como um apanhado sobre as principais literaturas e trabalhos cientficos j realizados sobre o tema escolhido capazes de fornecer informaes atuais e relevantes. Esse estudo caracterizou-se como sendo do tipo qualitativo, fato este comprovado por buscar a identificao das influncias e atuaes dos controles internos, sem deixar de considerar suas implicaes dentro da organizao-alvo. Salienta Trivios (1987, p.120), que a pesquisa qualitativa pode ser entendida como uma expresso genrica. Isto significa, por um lado, que ela compreende atividades de investigao que podem ser denominadas especficas. E, por outro, que todas elas podem ser caracterizadas por traos comuns. Esta uma ideia fundamental que pode ajudar a ter uma viso mais clara do que pode chegar a realizar um pesquisador que teve por objetivo atingir uma interpretao da realidade do ngulo qualitativo. O presente trabalho caracteriza-se como uma pesquisa do tipo descritiva. Cervo e Bervian (2006) consideram que a pesquisa descritiva observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenmenos sem a interferncia do pesquisador, desenvolvendo-se, principalmente, nas Cincias Humanas e Sociais, abordando problemas que merecem ser estudados e cujo registro no consta documentado. Adicionalmente, essa pesquisa esteve centrada no carter exploratrio, sendo fundamentada no objetivo de desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e ideias. Silva (2006) assinala que esse tipo de pesquisa caracteriza-se por fornecer critrios sobre situaoproblema e identificar cursos alternativos de ao. Por sua vez, o mtodo de investigao foi o de estudo de caso, com nfase no estudo das caractersticas especficas de uma organizao em especial. Yin (2005, p. 32) contempla que um estudo de caso uma investigao emprica que analisa um fenmeno

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contemporneo dentro do seu contexto, especialmente quando os limites entre o fenmeno e o contexto no esto claramente definidos. Na tica de Gil (2009, p. 5) o estudo de caso pode ser considerado um delineamento em que so utilizados diversos mtodos ou tcnicas de coleta de dados, como, por exemplo, a observao, a entrevista e a anlise de documentos. Para coleta dos dados, os mtodos da comunicao, da observao e da anlise documental se evidenciam. Para Minayo (1994) o questionamento verbal ou escrito dos respondentes para a obteno do dado desejado, fornecido por declarao verbal ou escrita, do prprio entrevistado. notrio ento que a coleta de dados dentro da organizao foi efetivada atravs de: coleta e anlise de documentao, realizao de entrevistas pessoais e observao direta em campo. Por sua vez, segundo Lakatos e Marconi (1991, p.174), a pesquisa documental caracteriza-se por a fonte de coleta de dados est restrita aos documentos, escritos ou no, constituindo o que se denomina de fonte primria. Estas podem ser feitas no momento em que o fato ou fenmeno ocorre, ou depois. A anlise da documentao contou com a verificao de instrumentos de procedimentos e rotinas administrativas, relatrios de demonstraes financeiras, balancetes mensais de verificao, formulrios de compras, relatrios oramentrios, entre outros. Quanto s entrevistas tomaram-se como referncia os nveis estratgico e ttico da organizao em estudo, contando com diretorias, supervises e assessorias. J a observao direta em campo, realizada nos diferentes setores da organizao, oportunizou a visualizao clara das aes e rotinas efetivas adotadas quanto aos aspectos do controle interno j referenciados teoricamente. Conforme Lakatos e Marconi (1991) a anlise dos resultados tem como objetivo principal permitir ao pesquisador o estabelecimento das concluses. Sendo assim, durante a realizao desse procedimento foram adotadas algumas tcnicas como: classificao, categorizao, tabulao de respostas e anlise estatstica dos dados. Para tanto, espera-se que as correlaes entre as variveis tenham permitido promover informaes complementares sobre diferentes aspectos estudados quanto ao controle interno. Finalmente, os resultados levantados foram de maneira evidente, adequados ao passo de promover inferncias concretas sobre os controles internos e suas influncias sobre as organizaes, em um caso especial como a Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda.

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4 RESULTADOS E DISCUSSES 4.1 A CINPAR COMRCIO E CONSULTORIA LTDA Antes de proceder apresentao e anlise dos dados dessa pesquisa, para modelagem do diagnstico da organizao, julga-se relevante fazer um relato sinttico da empresa Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda como referencial do presente estudo. As informaes pertinentes empresa, apresentadas a seguir, foram obtidas atravs dos mtodos de entrevista e observao, desenvolvidos diariamente dentro da empresa, com anotaes e questionamentos para diretores, gerentes e demais colaboradores da organizao. A Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda, surgiu de uma ideia tipicamente do Estado do Rio Grande do Sul, no qual se refere ao agronegcio que vem para associar a agricultura aos demais agentes da atividade rural, no qual podem ser inseridos produo, transformao e distribuio de produtos. Alm disso, tem foco em proporcionar aos seus clientes, atravs do fornecimento de produtos e servios, o aumento da produtividade e da competitividade, bem como do diferencial de atendimento e qualidade. Isso tudo com a finalidade de promover uma perfeita combinao desde a escolha do gro a ser plantado at a mquina ou o implemento agrcola a ser utilizado na propriedade. Com essa proposta, no ano de 2008, e com uma equipe de aproximadamente quinze colaboradores distribudos entre diretores e demais colaboradores, inaugurou, em outubro de 2009 uma filial na cidade de Tupanciret-RS. A Cinpar tem em sua estrutura organizacional um diretor financeiro, um diretor comercial e um diretor administrativo. Essa atual estrutura divida em setores, contemplando departamento financeirocontbil, departamento de vendas de peas, departamento de vendas de mquinas e implementos agrcolas e por meio de um programa de fidelidade do cliente desenvolveu o departamento de ps-vendas. A seguir segue uma tabela com a representao de dados coletados sobre algumas informaes relevantes do contexto da empresa. Nela so apresentadas informaes quanto aos tipos de produtos oferecidos, marcas revendidas, colaboradores em geral, carteira de clientes, nmero de fornecedores e faturamento aproximado do ano de 2009.

Tabela 1 Indicadores da Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda

Indicador Medida

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Tipos de produtos oferecidos Marcas revendidas Colaboradores em geral (Diretores e demais colaboradores) Carteira de Clientes (aproximado) Fornecedores (aproximado) Faturamento em 2009 (aproximado) Fonte: Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda

3 4 15 50 10 R$ 485.000,00

Na tabela 1 so apresentados os tipos de produtos ofertados: peas, nas quais constam desde parafusos, arruelas, amortecedores at peas de valores relevantes utilizados para manuteno dos equipamentos agrcolas, como por exemplo, diferentes discos de corte, disco de arrasto e manivelas de apoio. Com relao s mquinas vendidas contemplam todos os tipos de plantadeiras tais como adubadeira, multisemeadora e tratores agrcolas, em especial os modelos denominados parruda e parrudinha. J no que se refere a implementos agrcolas, a empresa dispe de pulverizadores, marcadores de linha, tornados, distribuidores de calcrio e roadeiras. No registro da carteira de clientes, constam com maior relevncia os produtores rurais pessoas fsicas na condio de proprietrios nicos, posseiros e arrendatrios. Esse grupo de clientes est contemplado como sendo de produo de subsistncia e venda pouco expressiva, sendo agrupados nas classes B e C em termos de renda. Alm disso, so observados clientes como empresrios rurais pessoas jurdicas de pequeno e mdio porte que se concentram na regio central do Rio Grande do Sul. Quanto s marcas oferecidas, que atuam como fornecedores, foi observado com maior relevncia a Montana-Landini, a Imasa, a Stahar e a Vence Tudo, no qual o produto principal da empresa concentra-se nos tratores e pulverizadores da marca Montana-Landini. A Montana-Landini e a Imasa destacaram-se com a melhor oferta de seus produtos e marcas mais procuradas pelos clientes. A Montana-Landini est localizada em So Jos dos Pinhais no Paran, fundada em 1996 sua proposta voltada para a produo de pulverizadores atomizadores (turbinas) e canhes, atende, principalmente, a demanda da fruticultura. Com o desenvolvimento desses produtos especficos, a Montana, mais uma vez, foi ao encontro do produtor, desenvolvendo solues que atendem s suas necessidades especficas. Hoje, alm da forte presena nacional, a Montana exporta para outros pases, como Argentina, Rssia, Ucrnia, frica do Sul, Chile e outros. Por sua vez, a Imasa por sua vez uma fabrica cuja localizao se d em Iju-RS, onde foi fundada no ano de 1922, iniciando sua atuao no mercado agrcola. Foi pioneira no Plantio Direto, sistema que vem desenvolvendo h mais de 30 anos. uma forte exportadora de produtos, sendo que suas mquinas agrcolas so

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comercializadas para o Paraguai, Uruguai, Argentina e Bolvia, alm de serem vendidas tambm para o Uruguai e Argentina, vo para Portugal, Espanha, Frana e Angola. 4.2 GESTO E CONTROLE INTERNO NA CINPAR COMRCIO E CONSULTORIA LTDA 4.2.1 Planejamento, organizao, direo e controle organizacional da Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda O componente de gesto das organizaes tem sua base proporcionada pelo processo de planejamento. O planejamento oferece a orientao e o caminho a ser seguido com o intuito de direcionar os esforos organizacionais para os resultados desejados. Assim, tudo aquilo que a organizao faz deve ter como suporte o processo de planejamento. Como j mencionado, Oliveira (2003) destaca que o planejamento deve contemplar o diagnstico ambiental, a definio de misso, viso e valores, e o estabelecimento dos objetivos, estratgias e mecanismos de controle. No caso da Cinpar, observou-se a realizao do diagnstico ambiental com a finalidade de identificar oportunidades e ameaas e avaliar foras e fraquezas. No entanto, essa prtica organizacional no formalizada, o que dificulta a planificao dos demais requisitos do processo de planejamento. Quanto aos elementos constituintes de misso, viso e valores constatou-se a no aplicao desses em termos de planejamento. Infelizmente a falta de formalizao desses elementos torna pouco praticvel a quantificao dos objetivos e formulao das estratgias. A falta dessa base torna bastante limitada a aplicabilidade de qualquer ferramenta de controle e avaliao das atividades como um todo. A organizao, como elemento do processo administrativo, evidencia a necessidade do estabelecimento de rotinas e procedimentos quanto estrutura organizacional. Chiavenato (2007) diz que esse elemento apresenta algumas caractersticas. Quanto diferenciao, diviso do trabalho em departamentos e subsistemas, fica claro o atendimento a esse requisito, pois a Cinpar apresenta diviso em departamentos como sendo os departamentos de vendas de mquinas e peas; financeiro, contbil e de pessoal; administrativo; e ps-vendas. Cabe destacar ainda a existncia de trs diretorias claramente definidas (financeira, comercial e administrativa). Os cargos existentes na empresa so facilmente visualizados sendo ligados as diretorias e departamentos j mencionados. Quanto existncia de regras e regulamentos, foi

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possvel observar a no formalizao de um conjunto considervel de rotinas e procedimentos, principalmente em se tratando de como, quando e por quem as tarefas deveriam ser executadas. Diante do que foi observado, possvel considerar que a descentralizao de decises ganha representatividade na ao organizacional. No entanto isso gera nas atividades dirias da Cinpar uma srie de conflitos e dificuldades quanto execuo dos processos em virtude da falta de formalizao e clareza limitada quanto aos objetivos e estratgias. As relaes de trabalho da Cinpar so bastante positivas, devido ao ambiente de trabalho ser considerado harmonioso. Essa condio privilegia o desenvolvimento coerente das relaes entre os superiores e as equipes de trabalho. Bateman e Snell (1998) destacam que para que o planejamento e a organizao possam ser eficazes, eles precisam ser complementados pela orientao a ser dada s pessoas atravs de uma adequada comunicao e habilidade de liderana e de motivao. Porm, a maior dificuldade desse processo, em se tratando da Cinpar, se d pela falta de formalizao de rotinas e procedimentos de trabalho. Finalmente, para que o processo de controle se efetive se fazem necessrios, o estabelecimento de padres ou mtodos de mensurao do desempenho, a mensurao do desempenho, a comparao do desempenho atual com o padro e, a tomada de ao corretiva para ajustar o desempenho atual ao padro desejado. Essa prtica tem a limitao mais evidente, pois requisitos do processo de planejamento e da organizao das atividades no so claramente formalizados. Assim, o controle organizacional tende a ser pouco efetivo. 4.2.1 Controle interno da Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda sabido que o sistema de controle interno de uma empresa tem a finalidade de oferecer o mnimo de segurana para seus ativos. E atravs desses controles que a empresa pode se valer de informaes adequadas para tomar decises e desempenhar suas tarefas com segurana e eficincia. com esse objetivo que esse estudo foi desenvolvido, ou seja, com o intuito de questionar e analisar a eficcia dos controles internos desta empresa especfica, como tambm observar qual o reflexo dos mesmos no resultado financeiro. Dentro desse contexto, foi observado que a Cinpar possui controles internos prprios, porm os mesmos precisam passar por processos de reestruturao e melhoria. Para Crepaldi (2007) h a necessidade de adoo de alguns princpios bsicos que auxiliam no desenvolvimento do controle interno, sendo eles: responsabilidade; rotinas internas; acesso

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aos ativos; segregao de funes; confronto dos ativos com os registros; amarraes do sistema e auditoria interna. I - O princpio da responsabilidade diz que a empresa deve definir claramente as atribuies para cada funcionrio, ficando devidamente formalizado as execues de tarefas a serem desenvolvidas pelos seus colaboradores. Nesse sentido, observou-se que a Cinpar no possui nenhum tipo de manual de rotinas, regimento ou estatutos, organograma adequado ou orientao direta de algum supervisor que pudesse limitar aladas, estabelecer diretrizes e normas legais estipuladas pela empresa. Observou-se tambm, que no h rodzio de colaboradores no desempenho das tarefas, o que limita a ampliao de conhecimentos e a descoberta de novos talentos. A falta de observncia por parte da Cinpar a esse princpio pode acarretar em inmeras falhas no processo de execuo e acompanhamento das tarefas, alm de omisso e erros dos funcionrios causados por despreparo ou at mesmo falta de conhecimento dos mesmos. Essas ideias so confirmadas, pois segundo Crepaldi (2007), alm de serem claras as atribuies, devem ser de preferncia por escrito, para que se tenha uma padronizao das atividades e rotinas formalizadas evitando tempo ocioso e desperdcios de produo. Alm disso, fica explcito que o no atendimento ao princpio da responsabilidade pode afetar o resultado da empresa na possibilidade de eventuais desperdcios de recursos, gerar insatisfao de seus colaboradores e at mesmo de seus clientes. Os clientes necessitam de atendimento adequado e diferenciado de modo que a empresa oferea credibilidade nesse mercado competitivo como o caso de venda de mquinas e implementos agrcola na cidade de Santa Maria e regio. Dessa forma, necessrio que a Cinpar adote programas ou polticas de normatizao, isto , a existncia destes, s se torna possvel, a partir da formalizao de normas e diretrizes expressa por escrito, onde estejam claramente definidas as atividades a serem executadas, obedecendo a um padro estabelecido. II - O princpio de rotinas internas de controle indica que a empresa deve dispor da utilizao de instrumentos de controles internos que auxiliem o desenvolvimento das tarefas e ao mesmo tempo oferea o mnimo de segurana para seus ativos. Nesse sentido, a utilizao de registros de formulrios contnuos, de carimbos e de outros mecanismos, evidenciam e garantem que os procedimentos de controles internos sejam executados conforme as normas legais e normas impostas pela empresa. Na Cinpar foram observados os setores financeiro-contbil e de vendas para verificao da existncia de utilizao desses instrumentos, de modo que pudessem

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caracterizar a observncia do princpio de rotinas internas de controle. Nessa perspectiva, foi constatado que no departamento financeiro-contbil utilizado para o fechamento do caixa, boletins correspondentes de caixa e assinaturas dos diretores nas notas fiscais de despesas autorizando o pagamento das mesmas. Foi observado tambm, que o preenchimento dos cheques so de forma nominal, cruzados e com a assinatura de, pelo menos, dois scios da Cinpar. A utilizao desses procedimentos de extrema relevncia para empresa, no sentido de que para uma verificao posterior do caixa, essa pode ser realizada atravs dos boletins, constatando se houve o registro de todas as despesas e receitas, bem como confrontar com os saldos dos balancetes, fazer um exame fsico para confrontar o saldo fsico com o saldo do boletim de caixa e do razo da conta correspondente. Foi constatado tambm, que a Cinpar faz a utilizao de cheques nominais e cruzados, assegurando a empresa contra possveis furtos, alm de oportunizar que, pelo menos, dois dos trs scios estejam cientes de sua destinao. Nos mesmos departamentos, constam tambm a utilizao de planilhas de controle de conta corrente com a descriminao das despesas e receitas ocorridas no dia. Esses relatrios so encaminhados ao final do dia para o diretor financeiro para que o mesmo possa analisar. Fica claro, que a no utilizao de instrumentos e mtodos de rotinas internas de controle pode auferir reflexos no resultado, j que os instrumentos e mtodos servem para comprovar (evidenciar) que os procedimentos realmente foram executados. Como exemplos disso, podem ser evidenciados: a falta de utilizao de carimbos de quitao ou autenticao nos documentos (notas fiscais, cupons fiscais e recibos), pode resultar em pagamentos em duplicidade; cheques no estando nominais e cruzados pode favorecer a fraude; ausncia de formulrios de adiantamento de salrios pode no haver o desconto em folha; formulrios relatando as despesas de viagens so fundamentais serem analisados, para que a empresa no disponha de numerrios excessivos ou gastos que no esto de acordo com a finalidade da viagem; a observao se os valores pequenos de caixa ou fundo fixo esto de acordo com a necessidade diria da empresa relevante, para que possa inibir possveis fraudes temporrias (sem alteraes nos registros) ou fraudes permanentes (com alteraes nos registros); o local da guarda de todos esses documentos deve ser restrito, sob a responsabilidade de algum funcionrio; entre outros. Cabe salientar que, para decididamente a Cinpar esteja organizada, importante uma estrutura de administrao, que alm de polticas claramente definidas, so necessrios a utilizao de mais diferentes instrumentos e mtodos de rotinas internas de controle, que garantam a preciso nas aes e o gerenciamento mais eficiente das operaes.

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III - O princpio do acesso aos ativos indica mtodos de segurana que visam resguardar e controlar a existncia fsica de ativos e, tambm, fixar limites de autoridade para realizar determinada operao. Para isso, importante que a empresa promova a implantao de um conjunto amplo de regras em se tratando do acesso aos mesmos, porm, resguardando que estas regras no interfiram no desempenho normal de suas atividades. Ficou claro que na Cinpar determinados ativos como numerrios em caixa, cheques, duplicatas a receber de clientes, entre outros, tinham seu acesso resguardado por um colaborador da empresa, no qual era encarregado de receb-los e envi-los para o banco permanecendo os mesmos intactos para a efetivao do deposito bancrio. Porm, a restrio quanto ao acesso aos estoques, ativo de extrema relevncia da empresa, no adota mtodos adequados, uma vez que estes representam grande parte do capital empregado pelos scios. Isso se comprova pelos motivos de que no h restries quanto entrada de colaboradores e visitantes com o uso de crach de identificao. Alm disso, constatou-se que no h formalizao quanto a um ou mais colaboradores encarregados e qualificados para registrar os produtos atravs das notas fiscais de compras no sistema operacional. Quando da chegada da mercadoria comprada pela Cinpar, no h uma profissional responsvel que verifique se a mercadoria chegou corretamente, confrontando com os dados da nota fiscal e carimbos com a data e a assinatura de recebimento. Ficou evidente tambm que alm da carncia de profissionais qualificados trabalhando nos estoques, h evidente carncia de treinamentos e orientaes especficas para realizao das tarefas necessrias, bem como, no h limites de aladas para a concretizao de descontos incondicionais de vendas, controle de devolues de mercadorias, entre outros. A no observncia do princpio de segurana e salvaguarda dos ativos pode afetar o resultado da empresa, podendo ocorrer possveis desfalques, erros ou fraudes com os produtos que so destinados para obteno da receita financeira, como tambm com ativos do imobilizado. Podendo ainda ter reflexos tributrios e fiscais, cujos exemplos disso podem ser: o registro incorreto das situaes tributrias estabelecidas pelo regulamento do ICMS (Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios) adequadas para cada produto pode acarretar reflexos tributrios nas vendas para mais ou para menos; emisso incorreta de notas fiscais ou a no emisso da mesma; juros calculados a menor ou descontos concedidos a maior, ocasionam resultado financeiro a menor; falta de controle de devolues de vendas de mercadorias, que podem ser deduzidas para fins de pagamento de tributos, tais como Imposto de Renda (IR) e Contribuio Social sobre o Lucro Lquido (CSLL), sendo a Cinpar uma empresa optante pela forma de tributao Lucro Real.

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Toda

irregularidade,

pode

acarretar

em

reflexos

tributrios

fiscais

consequentemente no resultado da Cinpar, o que interfere no clculo dos tributos. Dessa forma, importante que a Cinpar alm de adotar mtodos mais eficientes para salvaguardar seus ativos, necessrio a qualificao de profissionais que atuam em determinados setores, como tambm manter treinamentos especficos e delegaes de tarefas. Isso pode resultar na segurana dos registros das operaes e obter credibilidades nas demonstraes contbeis, servindo como ferramenta para deciso dos gestores. IV - Por sua vez, o princpio da segregao de funes consiste em que uma pessoa no tenha o domnio completo sobre uma determinada operao. uma medida preventiva para que qualquer erro intencional, ou no, que, se cometido, possa ser detectado de imediato por outra pessoa e sua correo realizada de imediato. Na Cinpar foi observada a totalidade dos departamentos e verificou-se que o princpio da segregao de funes no era atendido com propriedade. Isso se explica pelo fato de, no departamento financeiro-contbil haver somente um colaborador encarregado por receber, pagar e registrar contabilmente as operaes. Esse mesmo colaborador realiza ainda as conciliaes bancrias, a elaborao do caixa, a realizao dos registros contbeis, entre outras atividades. O setor de estoque e vendas de peas constitudo por um colaborador da empresa, que compra, recepciona e registra contabilmente no sistema de controle de estoques as mercadorias adquiridas. Alm disso, elabora preos de vendas, emite nota fiscal de venda de peas, executa o fechamento do caixa equivalente a aquele setor, efetua descontos nas negociaes sem que haja limites pr-estabelecidos pela direo da empresa, isso tudo sem a devida fiscalizao de outro colaborador ou supervisor. O setor de vendas de mquinas e implementos agrcolas constitudo por um supervisor, trs vendedores internos fixos na loja e cinco vendedores externos encarregados pelas vendas nas regies prximas de Santa Maria. Foi constatado que no h um regime formalizado quanto compra de mquinas e implementos agrcolas. O supervisor do departamento que efetua as negociaes e executa as compras de mercadorias, no tem um padro definido quanto ao prazo para pagamento de ttulos. Isso remete a constantes consultas ao departamento financeiro para que haja uma harmonizao do fluxo de caixa, alm de no realizar pesquisas comparativas de preos de mercado e tambm a integrao correta para o clculo exato do custo de cada produto. O resultado financeiro da Cinpar pode ser influenciado pela inobservncia do princpio de segregao de funes. Isso se explica, pois quando somente um colaborador tem o

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domnio total das operaes, pode ofertar a ao de desvios fora do padro estabelecido. Como exemplos disso, podem ser alertados: liquidao de duplicada a receber com suposta emisso de nota fiscal de devoluo de mercadorias; receber o numerrio para liquidao de duplicata e ao invs de baixa-l manter em carteira ou efetuar um lanamento em uma conta de devedores a recuperar; lanamentos no livro caixa a menor em relao ao valor efetivamente recebido; alterao na conta contbil de clientes para menor; faturamento da venda vista, desviando o numerrio recebido e emitir uma duplicata falsa; registro a menor de quantidade de produtos constantes nas notas fiscais de compra. Pode ser observado, que a relao das atividades do setor financeiro, contbil e compras (estoques) em geral so muito prximas. Muitas vezes no h a necessidade de novas contrataes, o que pode gerar mais custos e encargos sociais para a Cinpar e sim conferncias constantes por uma terceira pessoa, ou at mesmo pelos diretores proprietrios da organizao. Decididamente o princpio de segregao de funes destaca que os controles da organizao devem estar centrados nos processos e no nos cargos ou funes, de modo a Cinpar deva adotar procedimentos em que um setor ou um colaborador controle o outro, oportunizando fiscalizao completa das operaes como um todo. V - O princpio de confronto dos ativos com os registros recomenda que os ativos da empresa (dinheiro, cheques, ttulos de crditos, estoque, entre outros), sob responsabilidade de algum (colaboradores ou terceiros), sejam periodicamente confrontados com os registros da contabilidade e dos controles internos. O objetivo desse procedimento detectar fraude de bens ou at mesmo de registro contbil inadequado de ativos. Na Cinpar esse princpio devidamente atendido pelo colaborador responsvel pelo departamento financeiro-contbil, no qual realiza conciliaes bancrias, confronta os saldos do razo com os relatrios de controle financeiro como contas a pagar e contas a receber, confronta os formulrios de compras com as notas fiscais de fornecedores e os prazos negociados para pagamento de ttulos, confronta os numerrios fsicos constantes em caixa com o saldo dos boletins e do razo da conta, controla os cheques pr-datados, cheques devolvidos, cheques caucionados com os bancos e bens do ativo imobilizado. No entanto, esses controles contbeis ficam deficientes resultantes da falha e da falta de formalizao dos controles internos efetuados pelos demais departamentos. Na sequncia de verificao, foi constatado que nos estoques de mercadorias no h um responsvel que realize periodicamente a contagem fsica para confrontar as quantidades reais com as registradas no sistema. Alm disso, determinar se nos registros de compra das mercadorias so obedecidos os princpios fundamentais da contabilidade (competncia, entidade,

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oportunidade, registro pelo valor original, prudncia, continuidade), para que, alm de detectar possveis erros ou fraudes, os mesmos sejam corretamente classificados nas demonstraes financeiras da Cinpar. Para fins do resultado financeiro da Cinpar, este influenciado tambm pelas inspees e correes dos erros detectados nos confrontos dos ativos com os registros. Como exemplos disso, podem ser citados: a inspeo e contagens fsicas dos ativos, como bens do ativo imobilizado, numerrios em caixa, cheques pr-datados e cheques caucionados, conferindo junto ao banco o saldo da conta dos cheques caucionados e o motivo do seu desconto; confrontar o saldo da conta contbil clientes com o saldo dos relatrios no setor financeiro; contagem fsica dos estoques com os registros dos inventrios; entre outros. Esses processos alm de ter reflexo no resultado, auxiliam a eficcia das informaes nas demonstraes contbeis, das quais os gestores podem se valer para tomada de deciso. A rea de estoques da Cinpar merece uma ateno maior por parte de seus scios, pois este o ativo de maior importncia da empresa e qualquer erro influencia diretamente no resultado. Muito embora os erros cometidos possam ser compensados, o exerccio financeiro da empresa j se encontra incorreto, prejudicando o princpio da competncia, ficando passiva de autuao e, consequentemente, ferindo o resultado do ano/calendrio e o patrimnio lquido da Cinpar. VI - Todos os demais princpios j expostos inferem no princpio de amarrao do sistema, uma vez que destaca que todas as operaes da empresa sejam registradas com correo, tanto em termos de valores, quanto de quantidade, que sejam devidamente autorizadas por seus diretores e que qualquer falha tenha possibilidade de ser detectada imediatamente. A carncia na conferncia dos registros de controles internos, efetuados por um segundo colaborador da Cinpar, ficou evidente. H a necessidade de conferncias do tipo: exame de documentos originais com os registros contbeis; controles sequenciais da numerao dos documentos de controle interno, tais como notas fiscais e formulrios contnuos para requisio de compras e vendas; clculos independentes de depreciaes; custos; tributos; provises; outros. Em termos de influncia nos resultados da Cinpar, fica claro que o no atendimento a esse princpio implica numa limitao da capacidade de atender aos requisitos que envolvem as relaes entre os custos, as despesas e as receitas. Isso se justifica, pois o a falta de efetividade quanto aos processos que pode contemplar a amarrao do sistema prejudica o controle efetivo dos diversos custos e despesas da empresa, sendo eles: despesas com pessoal, despesas de materiais administrativos, despesas de vendas, despesas financeiras (juros, tarifas bancrias, imposto sobre operaes financeiras, entre outros), custos de aquisio de peas,

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mquinas e implementos agrcolas, bem como os custos de classificao tributveis a cada produto conforme a legislao especfica. Em se tratando de receitas, esse princpio est presente na necessidade de um detalhamento bastante especfico que proporcione o conhecimento de todas as receitas, com base nas informaes do fluxo de caixa dirio, contemplando desde os itens de menor valor at os de maior valor. Essa medida necessria para oportunizar o confronto das receitas e dos custos de modo a avaliar os resultados efetivos de acordo com os perodos especficos (dia, ms, semestre e ano). VII - Finalmente, quanto ao princpio da auditoria interna, pode-se dizer que o mais importante, porque a falta da observncia deste pode consistir na falta de funcionamento adequado dos demais princpios. Isso se justifica, pois no adianta a Cinpar implantar um excelente sistema de controle interno sem que seus diretores disponham de um sistema efetivo de superviso que promova condies de verificao peridica dos colaboradores no intudo de avaliar se esses esto atendendo com propriedade o que foi determinado, ou ainda, se devem ser adotadas novas tcnicas, adequando as necessidades da Cinpar, inerentes sua atividade. Desse modo, foi constatado que os diretores da Cinpar dispem apenas de alguns instrumentos de superviso para casos especficos no qual verificam se as normas esto sendo seguidas e, quando necessrio, demonstram certa flexibilidade para promover algumas mudanas e notific-las aos colaboradores. Aqui podem ser citados que apenas relatrios (sistema operacional Windows Excel) do ponto de vista geral eram usados como instrumentos de avaliao e deciso. Para tanto, fica explcito a necessidade de outros instrumentos de apoio ao sistema de informao gerencial, sendo eles: relatrios de caixas e bancos, de contas a receber, de estoques, de imobilizado, de investimentos, contas a pagar, pagamentos a fornecedores, obrigaes tributrias, entre outros. Essas consideraes so confirmadas, pois na viso de Crepaldi (2007), o princpio de auditoria interna tem a finalidade de avaliar, prevenir, detectar e at mesmo corrigir causas de exposio que no esto de acordo com os estabelecidos pela empresa. Com base nessas consideraes fica evidente algumas limitaes quanto aos processos organizacionais presente nas rotinas da Cinpar em se tratando de controle interno. Dessa forma, com o intuito de contribuir com a empresa e com outros estudos que sejam realizados, oferece-se sugesto quanto a alguns procedimentos pertinentes em termos de modelo de questionrio que pode servir de roteiro para avaliao dos controles internos da empresa. Esse modelo, conforme apresentado em anexo, tem como suporte as contribuies de Franco e Marra (2007).

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A partir dos resultados analisados e descritos, verificou-se que a Cinpar Comrcio e Consultoria Ltda adota e pratica aes de controle interno em partes. Isso ocorre pelo fato de que as ferramentas gesto e de controle interno ainda no so amplamente entendidas, havendo ainda falta de formalizao das mesmas, de forma a promover a orientao necessria para a realizao das diversas atividades da empresa. Essa situao exige da empresa um nvel de maturidade e competncia gerencial elevados, que em caso contrrio dificulta consideravelmente e consolidao dessas atividades e sua orientao para os resultados empresariais com vistas lucratividade e sustentabilidade.

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5 CONCLUSES A proposta desse captulo est centrada em expor as principais concluses decorrentes dos resultados apresentados e discutidos no captulo anterior, bem como so sugeridas algumas recomendaes que visam proporcionar mais subsdios para esse e outros estudos especficos. A par das consideraes promovidas, constata-se que as empresas enfrentam grandes desafios no mercado competitivo em que atuam. Por isto, a adoo de um sistema efetivo de controle interno essencial para o bom desempenho de suas atividades e alcance dos resultados. Na anlise dos componentes de gesto, observou-se a realizao do diagnstico ambiental com a finalidade de orientar as principais aes da empresa. No entanto, essa prtica organizacional no formalizada, o que dificulta a planificao dos demais requisitos do processo de planejamento. Quanto aos elementos constituintes de misso, viso e valores constatou-se a no aplicao desses em termos de planejamento. A organizao evidencia a necessidade do estabelecimento de rotinas e procedimentos quanto estrutura organizacional. Quanto diferenciao, fica claro o atendimento a esse requisito, pois a Cinpar apresenta diviso em departamentos alm da existncia de trs diretorias claramente definidas, bem como dos cargos existentes facilmente visualizados. Em se tratando da existncia de regras e regulamentos, foi possvel observar a no formalizao de um conjunto considervel de rotinas e procedimentos, principalmente em se tratando de como, quando e por quem as tarefas deveriam ser executadas. J as relaes de trabalho da Cinpar so bastante positivas, devido ao ambiente de trabalho ser considerado harmonioso. Essa condio privilegia o desenvolvimento coerente das relaes entre os superiores e as equipes de trabalho. Porm, a maior dificuldade desse processo se d pela falta de formalizao de rotinas e procedimentos de trabalho. O estudo aponta ainda que a prtica de controle tem a limitao mais evidente, pois requisitos do processo de planejamento e da organizao das atividades no so claramente formalizados. Assim, o controle organizacional tende a ser pouco efetivo. O presente trabalho testou na prtica os controles internos da Cinpar em relao aos princpios bsicos a partir de um modelo terico. Foi observada a existncia de controles internos prprios, mas, porm, precisam passar por processos de reestruturao e melhoria. No princpio de responsabilidade, observou-se que a Cinpar no possui nenhum tipo de manual de rotinas, regimento ou estatutos, organograma adequado ou orientao direta de

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algum supervisor que pudesse limitar aladas, estabelecer diretrizes e normas legais estipuladas pela empresa. Em termos de princpio de rotinas internas de controle foi constatado o atendimento parcial dos requisitos fundamentais desse princpio, principalmente em termos de fechamento do caixa, boletins correspondentes de caixa, notas fiscais de despesas, cuja utilizao de extrema relevncia para uma verificao posterior do caixa. No princpio do acesso aos ativos ficou claro que, na Cinpar, determinados ativos como numerrios em caixa, cheques, duplicatas a receber de clientes, entre outros, tinham seu acesso resguardado por um colaborador da empresa, no qual era encarregado de receb-los e envi-los para o banco permanecendo os mesmos intactos para a efetivao do depsito bancrio. Ficou evidente tambm que alm da carncia de profissionais qualificados trabalhando nos estoques, h evidente carncia de treinamentos e orientaes especficas para realizao das tarefas necessrias, bem como, no h limites de aladas para a concretizao de descontos incondicionais de vendas, controle de devolues de mercadorias, entre outros. Por sua vez, no princpio da segregao de funes foi observada a totalidade dos departamentos e verificou-se que o mesmo no era atendido com propriedade. Isso se explica pelo fato de, no departamento financeiro-contbil, haver somente um colaborador encarregado por receber, pagar e registrar contabilmente as operaes. Esse mesmo colaborador realiza ainda as conciliaes bancrias, a elaborao do caixa, a realizao dos registros contbeis, entre outras atividades. Em termos de princpio de confronto dos ativos com os registros, atem-se ao fato de que, esse devidamente atendido pelo colaborador responsvel pelo departamento financeirocontbil, no qual realiza conciliaes bancrias, confronta os saldos do razo com os relatrios de controle financeiro como contas a pagar e contas a receber, confronta os formulrios de compras com as notas fiscais de fornecedores e os prazos negociados para pagamento de ttulos, confronta os numerrios fsicos constantes em caixa com o saldo dos boletins e do razo da conta, controla os cheques pr-datados, cheques devolvidos, cheques caucionados com os bancos e bens do ativo imobilizado. No princpio de amarrao do sistema percebeu-se a carncia na conferncia dos registros de controles internos, efetuados por um segundo colaborador, ficou evidente. H a necessidade de conferncias do tipo: exame de documentos originais com os registros contbeis; controles sequenciais da numerao dos documentos de controle interno, tais como notas fiscais e formulrios contnuos para requisio de compras e vendas; clculos independentes de depreciaes; custos; tributos; provises; outros.

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Quanto ao princpio da auditoria interna, pode-se dizer que o mais importante, porque a falta da observncia deste pode consistir na falta de funcionamento adequado dos demais princpios. Isso se justifica, pois no adianta a Cinpar implantar um excelente sistema de controle interno sem que seus diretores disponham de um sistema efetivo de superviso que promova condies de verificao peridica dos colaboradores no intudo de avaliar se esses esto atendendo com propriedade o que foi determinado, ou ainda, se devem ser adotadas novas tcnicas, adequando as necessidades da Cinpar, inerentes sua atividade. Imersos nessa lgica, foi possvel ainda promover sugestes Cinpar quanto aos aspectos do controle interno a partir de um modelo que permita confrontar os procedimentos adotados na empresa e avali-los sob o ponto de vista de um questionrio para medir a eficcia do que est sendo realizado. A partir do momento em que fundamentos tericos foram avaliados e salientados, dados foram coletados, analisados e descritos a partir de aspectos metodolgicos e diagnsticos e ainda, sugestes propostas, torna-se possvel a apresentao de algumas recomendaes, pautadas pelas concluses apresentadas. Dessa forma, possvel identificar determinados elementos que agrupam recomendaes que tem como finalidade mxima o aperfeioamento das ideias sugeridas, dentre as quais destacam-se: a) a realizao de outros estudos no campo do controle interno, com necessidade de adaptao das teorias fundamentadas aqui em relao s particularidades de cada empresa, a fim de condicion-las a uma maior competitividade; b) aprofundar esses estudos em empresas que atuem alm das fronteiras do agronegcio e tambm em organizaes pblicas, de modo a testar e comprovar a validade e aplicabilidade dos princpios e fundamentos do controle interno; c) anlise de outros fatores inerentes do controle interno, a partir de novos pressupostos tericos e prticos que sejam adequados realidade de cada empresa. Finalizando, cabe enfatizar que esse estudo tratou de uma pesquisa qualitativa em um nico caso prtico e no teve o propsito de generalizar resultados e nem mesmo exaurir os estudos ou tirar concluses ousadas de um tema to complexo e importante como o controle interno. Sendo assim, outras pesquisas podero completar algumas lacunas desse estudo com o objetivo de expandir o nvel de conhecimento desse assunto, tanto no nvel terico quanto prtico. No entanto, constata-se que o objetivo traado no incio do trabalho foi alcanado, pois foram identificados os procedimentos e ferramentas de controle interno utilizados pela Cinpar. Assim, a presente pesquisa possibilitou um maior entendimento do sistema de controle interno adotado na Cinpar, tema de extrema importncia para as empresas.

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APNDICE QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO Rotinas de Controle Interno 1. A empresa prepara peridicas conciliaes para todas as contas bancrias? 2. Os procedimentos adotados na empresa para recebimento obedecem s seguintes normas: a) Cheques recebidos so imediatamente cruzados? b) Posteriormente, esses cheques so endossados de forma a que somente possam ser depositados na conta bancria da empresa? Esse endosso feito prontamente? c) Todos os recebimentos so registrados prontamente e depois depositados intactos no banco? d) Existe seguro fidelidade para cobrir perda de caixa? e) As vendas efetuadas a dinheiro so conciliadas com as notas fiscais de vendas a vista e fitas das mquinas registradoras? 3. Os procedimentos adotados pela empresa para pagamentos obedecem s seguintes normas: a) O recebimento de materiais e mercadorias registrado num livro ou boletim de entradas ou, no mnimo, a data da chegada anotada na nota fiscal do fornecedor? A fatura conferida com o livro ou boletim de entradas, ou a nota fiscal do fornecedor, indicando a chegada da mercadoria? Devolues de mercadorias so controladas? b) As faturas e notas de crdito so assinadas ou rubricadas por um diretor ou colaborador Sim No Rubrica Observaes

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categorizado antes de serem contabilizadas? c) So emitidos cheques ao portador? Nesse caso, no verso do cheque mencionada sua finalidade? d) Na emisso de cheques nominativos, a favor do fornecedor, no verso feita a declarao mencionando a duplicata/nota fiscal a que se destina o pagamento? e) No momento da assinatura dos cheques emitidos, so juntados os documentos comprovantes (fatura, duplicata, nota fiscal, documento de entrada)? Depois do pagamento esses documentos so cancelados para evitar reapresentao? f) Os cheques tm apenas uma assinatura ou duas? Quem est autorizado a assinar cheques diretor ou outro colaborador? g) utilizado um sistema protetor, para evitar que as quantias mencionadas nos cheques sejam adulteradas? h) Quais os formalismos adotados para que os cheques sejam emitidos? Existe controle e conferncia anterior e posterior emisso? i) Quais os procedimentos para a distribuio dos cheques depois de assinados? j) Como so registrados os pagamentos efetuados? Quem os faz? Qual o documento exigido? k) As conciliaes bancrias so feitas de forma independente, sem qualquer vinculao s pessoas que emitem os cheques e fazem os pagamentos? l) As pessoas incumbidas da emisso de cheques e de efetuar pagamentos tm correlao ou acesso a: recebimento de numerrio ou manipulao de fundos? registro de entrada de mercadorias? escriturao contbil, principalmente razo?

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4. Os procedimentos adotados pela empresa para caixa pequena obedecem aos seguintes preceitos: a) A caixa pequena destina-se, normalmente, somente a pequenas despesas, nunca transitando por ela pagamentos a fornecedores, salrio, comisses? b) A caixa pequena funciona no sistema de fundo fixo? c) A quantia do fundo fixo estabelecida em nveis razoveis, levando em considerao o movimento de despesas? d) Os pagamentos feitos atravs de caixa pequena tm comprovante formal? e) Os comprovantes de pagamento so apresentados no momento de obter reembolso? f) Os comprovantes de pagamento so cancelados por ocasio de reembolso, para evitar reapresentao? g) Os cheques destinados ao reembolso so emitidos nominalmente ao responsvel pela caixa pequena, com anotao no verso do cheque, mencionando a finalidade? h) O responsvel pela caixa pequena tem acesso a outros fundos ou outras disponibilidades? Est autorizado a descontar cheques de diretores ou colaboradores? Caso positivo, esses cheques so apresentados/depositados no banco rapidamente? i) O dinheiro da caixa pequena conferido periodicamente? 5. Os procedimentos adotados pela empresa para ordenados e salrios obedecem aos seguintes preceitos:

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a) Existe comprovante do tempo de trabalhado ou quantidade produzida/comercializada? b) Quaisquer mudanas no valor dos salrios so evidenciadas por escrito e autorizadas? c) H conferncia independente da exatido aritmtica das folhas de pagamento? d) As folhas de pagamento, quando prontas, so apresentadas ao signatrio do cheque, ou da autorizao de pagamento, e por ele rubricadas? e) O cheque ou autorizao para crdito em conta bancria emitido pelo valor lquido da folha? 6. Os procedimentos adotados pela empresa para vendas obedecem aos seguintes preceitos: a) H segurana de que todo produto/servio vendido regularmente faturado? b) Todas as sadas so regularmente acompanhadas de notas fiscais? c) H registro especial das sadas de produtos? Esse registro conferido com as faturas emitidas? d) As devolues eventualmente efetuadas pelos clientes so controladas? e) Todas as notas de crdito referentes s devolues ou abatimentos so aprovadas por diretor ou colaborador categorizado? H evidncia dessa aprovao?
Fonte: Adaptado Franco; Marra (2007).