Curso Rececionistas de Hotel

Night Auditor

Night Auditor (Auditoria Noturna)

O night auditor um funcionrio do

departamento da receo que tem vrias funes contabilisticas e administrativas. Exerce funes entre as 00 - 8 horas, aproveitando as horas tranquilas em que os hspedes descansam.

Funes do Night Auditor

Encerramento de contas; Anlise das contas dos hspedes; Verificao de comprovativos e

relatrios de todos os pontos de venda do hotel; Controlo da situao dos quartos; Controlo de crditos;

Funes do Night Auditor

Controlo de tarifas aplicadas; Faturao e cobrana de no-shows; Elaborao e distribuio de

relatrios e memorandos; Elaborao de estatstica; Backup do sistema de gesto do hotel.

Encerramento dirio de contas

Todos os dias devem ser encerradas as contas dos hspedes: Cobrana do alojamento; Extras gerados no dia anterior. No sistema de gesto o alojamento introduzido automaticamente na conta, dia-a-dia. Sistemas em rede: extras adicionados de forma automtica tambm.

Anlise das contas dos hspedes

Verificar se a forma de pagamento definida em check-in est referenciada nos comprovativos;

Verificar se as contas foram iniciadas de forma correta;

Comprovar se o valor da garantia foi recebido e informar quando o valor gasto pelo cliente atingiu a garantia entregue.

Verificao de comprovativos e relatrios de todos os pontos de venda

Diariamente, na transio de turnos, todos os pontos de venda emitem relatrios de venda que enviam com as cpias dos vales de consumo ao auditor noturno. Os originais, assinados pelos hspedes, j devero ter sido entregues na receo que, depois de efetuar a manuteno das contas, os arquiva no rack.

Verificao de comprovativos e relatrios de todos os pontos de venda

Sistemas Manuais:

Registar a soma de gastos em cada seco na fatura do hspede, com saldo dirio a transitar para o dia seguinte. Preencher um registo de consumo dirio do hspede.

Verificao de comprovativos e relatrios de todos os pontos de venda

Sistemas Informatizados em Rede:

Encargos dirios so diretamente lanados na conta do cliente. Confrontar os lanamentos com os comprovativos de consumo; Verificar se os lanamentos foram inseridos na conta correta.

Controlo da situao dos quartos

Controlar toda a informao que

surgir dos arquivos e racks de quartos; Controlar todas as reservas; Caso encontre irregularidades dever modificar a situao e comunicar ao chefe de receo, por escrito, a operao realizada.

Controlo de crditos
O controlo de crdito aplicado segundo as polticas internas de cada hotel. Nos estabelecimentos onde no so garantidas as estadias, o night auditor deve enviar para cobrana as contas que ultrapassem o crdito concedido pelo hotel aos seus hspedes.

Controlo de tarifas aplicadas

O hotel fixa diferentes tarifas segundo

cada situao, como:

Tarifas empresariais, Tarifas para hspedes especiais, etc.

Controlo de tarifas aplicadas

O night auditor controla se as tarifas especiais esto a ser aplicadas de forma correta para evitar constrangimentos. Exemplo: o hspede reclama um desconto no concedido, que foi aplicado em oportunidades anteriores.

Faturao e cobrana de no-shows

Diariamente so anotadas e controladas as reservas garantidas que no foram cumpridas, sendo necessrio a faturao dos no-shows. O auditor deve criar os registos de venda para o carto de crdito (caso a reserva tenha sido garantida desta forma), com os dados disponveis e colocar no lugar da assinatura a designao: no-show.

Faturao e cobrana de no-shows

Estes registos sero

enviados para a contabilidade onde ser realizada a cobrana.

Elaborao e distribuio de relatrios e memorandos

Dependendo do desenvolvimento da organizao dos diversos departamentos, o auditor deve enviar informao com qualidade e com a quantidade necessria para a correta gesto.

Elaborao e distribuio de relatrios e memorandos

O sistema informtico gere os relatrios automaticamente com a qualidade e quantidade necessrias para a distribuio por todos os departamentos do hotel.

Relatrios da situao dos quartos; Relatrios com a previso de ocupao; Listagens de hspedes; Listagens de check-in; Lista de hspedes sem reservas;

Elaborao e distribuio de relatrios e memorandos

Lista de check-outs previstos; Lista de reservas com entrada para o dia corrente; Lista de reservas provisrias com data de vencimento no dia corrente; Lista de reservas canceladas no dia anterior; Lista de reservas confirmadas e encerradas s 18 horas do dia anterior; Totais de todos os pontos de venda do dia anterior; Lista de no-shows do dia anterior; Diversas informaes estatsticas.

Elaborao de estatsticas

Cada noite deve ser elaborada um quadro estatstico com valores importantes para a correta gesto do estabelecimento.

Taxa de ocupao; Taxa de ocupao cama; Taxa de ocupao rendimento; ndice de ocupao mltipla; Preo mdio por quarto; Durao mdia da estadia Mdia diria despesas do cliente Percentagem de no-shows:

Taxa de ocupao hoteleira

Tambm conhecida por taxa de frequncia de alojamento.

Permite avaliar de que forma a oferta se est a adaptar procura. A taxa de ocupao, que pode determinar-se relativamente a qualquer perodo de tempo (dia, ms, ano), mostra qual a capacidade de alojamento que efetivamente esteve ocupada.

Taxa de ocupao hoteleira

Se a taxa de ocupao for baixa porque h excesso de oferta relativamente procura dissuadindo a realizao de novos investimentos em hotelaria.

Taxa de ocupao da capacidade existente (taxa de frequncia bruta) Taxa de ocupao disponvel (taxa de frequncia lquida)

Taxa de frequncia bruta

Obtm-se pela relao entre o nmero de dormidas totais registadas em todos os meios de alojamento (ou apenas nos que se pretende calcular) e a capacidade existente.

Taxa de frequncia lquida

Obtm-se pelo mesmo nmero de dormidas e a capacidade efetivamente disponvel, em que o nmero de dias corresponde aos dias em que o estabelecimento esteve efetivamente a funcionar.

Taxa de ocupao cama

Taxa de ocupao quarto

Taxa de ocupao - rendimento

Em que: v = volume de vendas realizadas no ano p = preo de venda da unidade de alojamento considerada (cama ou quarto) c = capacidade do estabelecimento (camas ou quartos)

Percentagem de ocupao mltipla

Preo mdio por quarto

Durao mdia da estadia

Mdia diria de despesas do cliente

Percentagem de no-shows

Percentagem de clientes repetidos

 2011 2012

Susana Carreira