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NDICE DE CONTENIDOS DEL CURSO DE CONTAPLUS

PRLOGO ........................................................................................ 7 PROGRAMACIN DEL CURSO DE CONTAPLUS ...................... 7


Objetivos............................................................................................................7 Requisitos ..........................................................................................................7

CONTENIDOS DEL CURSO ............................................................ 8


1 .- Aspectos previos .........................................................................................8 2 .- Primeros pasos con contaplus. descripcin de la pantalla de contaplus...8 3 .- Creacin de una empresa...........................................................................9 4 .- El plan general contable: cuentas, desgloses y subcuentas ....................9 5 .- Introduccin de asientos contables ..........................................................10 6 .- Llibros contables .......................................................................................11 7 .- Tratamiento del iva....................................................................................11 9 .- Operaciones con asientos contables........................................................12 10 .-Operaciones avanzadas con asientos.....................................................13 11 .-Gestin de tesorera, vencimientos y cheques ......................................13 12 .-Gestin del inmovilizado y de amortizaciones ........................................14 13 .-Utilidades de contaplus ............................................................................14 14 .-Presupuestos ...........................................................................................15 15 .-Analtica....................................................................................................15

UNIDADES ...................................................................................... 17 UNIDAD 1:


1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

INTRODUCCIN ...................................................... 17

Objetivos del curso...........................................................................18 Descarga del programa....................................................................19 Instalacin del programa..................................................................21 Ejecucin del programa....................................................................25 Salir del programa ............................................................................26 Registro del programa......................................................................27

UNIDAD 2: DESCRIPCIN DE LOS ELEMENTOS DE LA PANTALLA PRINCIPAL DEL PROGRAMA. ................................ 31


2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 La barra de ttulo ..............................................................................32 La barra de mens ...........................................................................33 La barra de botones .........................................................................34 El rea de trabajo .............................................................................35 Barra de estado ................................................................................36 Botones de ventanas de opciones...................................................36 Mens contextuales .........................................................................38

UNIDAD 3: OPCIONES DE EMPRESA: GESTIN DE EMPRESA ...................................................................................... 41


3.1. 3.2. 3.3. Aadir una empresa .........................................................................41 Otros datos de empresas.................................................................47 Datos legales y fiscales de empresas..............................................49

UNIDAD 4: EL PLAN GENERAL CONTABLE: CUENTAS, DESGLOSES Y SUBCUENTAS CONTABLES. ........................... 55


4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.3.1 4.1.3.2 4.1.3.3 4.1.3.4 Estructura del Plan General Contable .............................................57 Primer nivel: El Plan General Contable ...........................................57 Segundo nivel: Desgloses...............................................................62 Tercer nivel: Subcuentas.................................................................64 Aadir subcuentas: ...........................................................................65 Eliminar subcuentas: ........................................................................66 Subcuentas de IVA...........................................................................66 Otras opciones de subcuentas ........................................................69

UNIDAD 5: GESTIN DE ASIENTOS CONTABLES ................. 73


5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 asientos Introduccin de asientos. .................................................................73 Mejorando la introduccin de asientos. ...........................................77 Introduccin de asientos con IVA ....................................................80 Modificacin de asientos. .................................................................84 Sesin de diario (borrador de asientos)...........................................85 Eliminacin de asientos....................................................................86 Comentarios en asientos .................................................................87 Personalizacin del entorno de trabajo en la introduccin de ..........................................................................................................88

UNIDAD 6: LIBROS CONTABLES Y LISTADOS PERIDICOS .................................................................................. 95


6.1 6.1.1 6.1.2 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 El libro diario .....................................................................................95 Principales opciones de diario .........................................................96 Obtencin del diario por impresora ..................................................99 Libro Mayor.....................................................................................101 Las cuentas anuales ......................................................................103 Balances de Sumas y Saldos ........................................................103 Balance de Situacin......................................................................106 Cuenta de Prdidas y Ganancias. .................................................108 Memoria y Cuadro de Financiacin ...............................................109

UNIDAD 7:
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.4

TRATAMIENTO DEL IVA ...................................... 115

Introduccin de datos de IVA .........................................................116 Modificacin de datos de IVA.........................................................119 Utilizacin de series en el registro de facturas ..............................119 Obtencin de libros registro de IVA ...............................................120 Documentos peridicos de IVA......................................................122 Documento 300/320 .......................................................................122 Modelo 347 .....................................................................................124 Liquidacin / Regularizacin de IVA ..............................................129

UNIDAD 8: PROCESO DE CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE................................................................................... 135


8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 Fases del proceso de cierre de ejercicio. ......................................135 Realizacin del cierre de ejercicio:.................................................136 Proceso automtico de cierre y apertura del ejercicio...................137 Operaciones sobre una empresa ya cerrada. ...............................139 Proceso de inversin del cierre......................................................140

UNIDAD 9: OPERACIONES CON ASIENTOS CONTABLES 145


9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 Eliminacin de asientos..................................................................145 Renumeracin de asientos ............................................................146 Mover subcuenta en el diario .........................................................148 Copiar asientos...............................................................................150 Comprobacin de asientos ............................................................152 Bsquedas atpicas ........................................................................152

UNIDAD 10: OPERACIONES AVANZADAS CON ASIENTOS .................................................................................... 157


10.1 10.2 10.3 10.3.1 10.3.2 10.4 10.4.1 10.4.2 10.4.3 10.4.4 Puntear en el diario ........................................................................157 Casar asientos................................................................................158 Caja Auxiliar....................................................................................162 Introduccin de movimientos de caja. ............................................162 Traspaso al diario ............................................................................164 Asientos Predefinidos.....................................................................164 Creacin de asientos predefinidos .................................................166 Uso de asientos predefinidos en la introduccin de asientos ........171 Modificacin de asientos predefinidos ............................................173 Encadenar asientos predefinidos....................................................173

UNIDAD 11: GESTIN DE TESORERA, VENCIMIENTOS Y CHEQUES ..................................................................................... 179


11.1 11.2 11.3 11.3.1 11.3.2 11.3.3 11.3.4 11.3.5 11.3.6 Gestin de vencimientos................................................................179 Gestin de vencimientos desde el diario. ......................................186 Gestin de cheques y pagars. .....................................................187 Aadir cheques ...............................................................................187 Opciones al aadir cheques ...........................................................188 Opciones con cheques y pagars ..................................................189 Emisin de cheques, pagars y cartas de pago ............................190 Paso a contabilidad .........................................................................192 Configuracin de formatos ..............................................................193

UNIDAD 12: GESTIN DEL INMOVILIZADO Y DE AMORTIZACIONES...................................................................... 199


12.1 12.2.1 12.2.2 12.1.3 12.1.4 12.1.5 12.2 12.3 12.4 Ficheros maestros de inventario....................................................200 Grupos de Amortizacin..................................................................200 Cuentas de amortizacin ................................................................200 Cdigos de ubicacin .....................................................................201 Cdigos de naturalezas ..................................................................202 Causas de baja ...............................................................................202 Gestin del Inmovilizado ................................................................203 Clculo automtico de amortizaciones y traspaso al diario ..........205 Finalizacin de amortizaciones. Bajas en el inmovilizado.............209

UNIDAD 13:
13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7 13.8

UTILIDADES ........................................................ 215

Organizacin de ficheros................................................................215 Copias de seguridad ......................................................................216 Restaurar copias de seguridad ......................................................219 Control y configuracin de usuarios...............................................221 Creacin de nuevos usuarios.........................................................221 Mapas de acceso ...........................................................................224 Instalacin de impresoras ..............................................................226 Avisos de inicio...............................................................................229

UNIDAD 14:
14.1 14.2 14.3 14.4 14.4.1 14.4.2 14.4.3 14.5

CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA ............... 233

Plan presupuestario .......................................................................233 Presupuestos anuales....................................................................235 Actualizacin de presupuestos ......................................................236 Balances y Prdidas y Ganancias presupuestarios ......................238 Sumas y Saldos presupuestario .....................................................238 Cuenta de Prdidas y Ganancias Presupuestaria .........................239 Balance de Situacin Presupuestario .............................................240 Copiar el plan presupuestario ........................................................241

UNIDAD 15:
15.1 15.2 15.3 15.4 15.5 15.6 15.7

CONTABILIDAD ANALTICA.............................. 245

Departamentos ...............................................................................245 Proyectos........................................................................................246 Imputacin de gastos a los proyectos............................................247 Mover proyecto en el diario............................................................250 Mayor analtico ...............................................................................250 Sumas y saldos analticos..............................................................252 Balances analticos ........................................................................253

FIN DE EJERCICIO ...................................................................... 257

Prlogo

PRLOGO

PROGRAMACIN DEL CURSO DE CONTAPLUS


Objetivos
Este curso tiene por objetivo dotar al alumno de la formacin necesaria que le permita llevar la contabilidad de una pequea y mediana utilizando el programa ContaPlus Al finalizar el curso, el alumno ser capaz de realizar las siguientes tareas: Crear empresas contables con ContaPlus. Introducir, modificar y eliminar cuentas y subcuentas contables. Registrar los asientos contables en el diario. Gestionar el proceso de cierre y apertura de ejercicios contables. Obtener los libros de contabilidad. Obtener y recuperar copias de seguridad. Controlar el acceso a la informacin contable de los distintos usuarios de la empresa. Optimizar la introduccin y gestin de informacin contable. Controlar los flujos de tesorera de la empresa. Gestionar el fichero de inmovilizado de una empresa, as como las amortizaciones. Gestionar los presupuestos de una empresa. Gestionar una contabilidad analtica muy bsica.

Requisitos
Para el seguimiento correcto del curso es necesario que el alumno cuente con el programa ContaPlus, que es lder en el mercado espaol, y es distribuido en Latinoamrica y otros pases. La obtencin del programa, de forma legal y gratuita, tambin es la apropiada, y est al alcance de cualquier persona, desde cualquier lugar, puesto que existe la posibilidad de acceder, a travs de Internet, a la web de la editorial SP-Editores, donde, despus de registrarse el alumno, podr descargarlo gratuitamente. Otra forma de obtenerlo es a travs de los muchos distribuidores del programa, quienes disponen de demos, que son gratuitas y funcionan correctamente para el desarrollo de los ejercicios propuestos, aunque tienen ciertas limitaciones reservadas para los usuarios registrados.

Prlogo

CONTENIDOS DEL CURSO

1 .-ASPECTOS PREVIOS
Objetivos Conocer para qu sirve un programa informtico de contabilidad, descargar de internet ContaPlus, e instalarlo en el PC del aula Mentor. Contenidos Para qu sirve ContaPlus y cualquier programa de contabilidad? Objetivo del curso ContaPlus lite Descarga gratuita de ContaPlus desde Internet Instalacin de ContaPlus El panel de SP. Aplicaciones de SP

2 .- PRIMEROS PASOS CON CONTAPLUS. DESCRIPCIN DE LA PANTALLA DE CONTAPLUS


Objetivos Conocer la forma de acceso al programa, conocer su estructura de ventanas y botones, aprender a manejar las ayudas.

Prlogo

Contenidos Ejecucin del Panel de SP Entrada al programa ContaPlus Pantalla general de ContaPlus o La barra de ttulos o La barra de mens o La barra de botones o El rea de trabajo o La barra de estado Botones ms comunes en cualquier ventana

3 .- CREACIN DE UNA EMPRESA


Objetivos Aprender a crear empresas en ContaPlus para almacenar en ellas la informacin contable. Contenidos Aadir una empresa Modificar datos de una empresa Datos fiscales de la empresa

4 .- EL PLAN GENERAL CONTABLE: CUENTAS, DESGLOSES Y SUBCUENTAS


Objetivos Aprender a manejar el Plan General Contable: identificar las cuentas y las subcuentas.

Prlogo

Contenidos

Estructura del Plan General Contable de 1990 Cuentas del P. G. C. Desgloses Subcuentas contables Creacin de una subcuenta normal Creacin de una subcuenta de clientes, proveedores y acreedores Creacin de una subcuenta de IVA Otros aspectos a destacar de las subcuentas

Iconos de gestin de cuentas, desgloses y subcuentas

5 .- INTRODUCCIN DE ASIENTOS CONTABLES


Objetivos Saber introducir la informacin de los hechos contables de una empresa a travs de los asientos contables. Contenidos

Introduccin de asientos bsicos Introduccin de asientos con IVA Modificar y/o eliminar asientos y apuntes contables Aspectos importantes en la introduccin de asientos o Comentarios de los asientos o Configuracin del entorno o Opciones en la introduccin de asientos

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Prlogo

6 .- LIBROS CONTABLES
Objetivos Saber obtener los libros de contabilidad: Diario, Mayor, e Inventarios y Cuentas Anuales. Agregar y configurar impresoras. Contenidos

Configuracin de impresoras. Impresora por defecto y secundaria. El Libro Diario, edicin borrador y oficial El Libro Mayor El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales o Inventario inicial y final o Balances trimestrales de comprobacin o Balance de situacin o Cuenta de Prdidas y Ganancias o Memoria y Cuadro de Financiacin

7 .- TRATAMIENTO DEL IVA


Objetivos Elaborar los libros de IVA de facturas emitidas y recibidas. Saber editar los documentos peridicos relacionados con el IVA. Saber cmo cumplimentar con ayuda de ContaPlus los modelos de la Agencia Tributaria siguientes: 300, 320, 390, 349 y 347. Contenidos

Introduccin, configuracin y modificacin de asientos de IVA Libro de IVA de Facturas Emitidas y de Facturas Recibidas Obligaciones trimestrales y mensuales de IVA: 300, 320 y 349 Obligaciones anuales de IVA: modelos 390 y 347 Otros aspectos relacionados con el IVA o Asiento de regularizacin o Edicin de cartas referidas al modelo 347

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Prlogo

8 .- CIERRE Y APERTURA DE EJERCICIOS CONTABLES

Objetivos Conocer el proceso de cierre y apertura de ejercicios contables e identificar las cuentas que intervienen en el cierre. Contenidos

Cierre con apertura en una empresa ya creada previamente Cierre y creacin simultnea de una empresa para la apertura Inversin del cierre Otros aspectos del cierre a tener en cuenta

9 .- OPERACIONES CON ASIENTOS CONTABLES


Objetivos Aprender utilidades que optimizan la gestin de la informacin contable: modificar, comprobar y borrar asientos contables, buscar y repasar la informacin contable. Conocer las posibilidades de ContaPlus y el trabajo a distancia y/o compartido. Contenidos

Eliminacin de asientos contables Renumeracin asientos Mover subcuentas en el Diario Copiar asientos Comprobacin de cuadre de asientos Bsquedas atpicas; criterios de bsqueda. Teletrabajo con ContaPlus o Exportacin de datos o Importacin de datos Bsquedas de comentarios

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Prlogo

10 .- OPERACIONES AVANZADAS CON ASIENTOS


Objetivos Aprender utilidades que permiten ahorrar tiempo y minimizar errores en la introduccin de asientos. Repasar la contabilidad empleando el punteo y la casacin. Registrar los movimientos de "caja" Contenidos Los asientos predefinidos o Creacin de un asiento predefinido o Comprobacin del asiento predefinido o Predefinidos ya diseados o Encadenamiento de predefinidos o Copia de predefinidos La caja auxiliar o Gestin de movimientos de caja o Traspaso de movimientos de caja a la contabilidad El punteo y la casacin o El punteo: punteo simple, punteo bancario o La casacin: Orgenes y Aplicaciones

11 .- GESTIN DE TESORERA, VENCIMIENTOS Y CHEQUES


Objetivos Controlar las previsiones de tesorera en la empresa y contabilizar cobros y pagos de manera automtica. Generar automticamente documentos de pago: cheques y pagars. Contenido Previsiones de cobros y de pagos o Introduccin de vencimientos o Preproceso y procesamiento de vencimientos o Informes de tesorera Vencimientos de efectos anticipados o descontados Emisin de cheques y pagars desde vencimientos. Gestin del fichero de cheques: o Gestin de cheques o Emisin de cartas o Emisin de cheques y pagars o Contabilizacin de cheques y pagars

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Prlogo

12 .- GESTIN DEL INMOVILIZADO Y DE AMORTIZACIONES Objetivos Gestionar el inventario de activos fijos de la empresa y controlar cada elemento de inmovilizado y contabilizar las amortizaciones de manera automtica. Generar automticamente asientos de amortizacin. Valor neto contable de un bien de inmovilizado. Contenidos Cuentas y grupos de amortizacin. Elementos de inmovilizado Generacin y traspaso de los asientos de amortizacin al diario. Bajas de inmovilizado

13 .- UTILIDADES DE CONTAPLUS
Objetivo Comprender las necesidades de seguridad de la informacin contable y conocer las herramientas para lograrlo: control de los usuarios y copias de seguridad de los datos. Contenido

Reconstruccin de ndices Creacin de usuarios y asignacin de accesos o Creacin de usuarios o Asignacin de accesos o Entrada al programa Grupos de usuarios Obtencin de copias de seguridad Recuperacin de copias de seguridad Gestin de avisos

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Prlogo

14 .- PRESUPUESTOS
Objetivos: Introducir y manejar plan presupuestario Copiar y modificar presupuestos. Actualizar automticamente el plan presupuestario Emitir balances e informes de presupuestos Contenidos: El Plan presupuestario Presupuestos anuales Modificacin de presupuestos. Obtencin de balances y prdidas y ganancias presupuestarios

15 .- ANALTICA
Objetivos: Conocer el funcionamiento de la contabilidad analtica con ContaPlus. Definir centros de coste. Imputar costes a los diferentes proyectos. Modificar datos analticos. Obtencin de cuentas analticas.

Contenidos: Departamentos Proyectos Imputacin de costes en el diario. Mayor analtico Sumas y saldos analtico Balances y Prdidas y Ganancias Analtico.

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Prlogo

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Unidad 1: Introduccin

UNIDADES

UNIDAD 1:

INTRODUCCIN

Objetivos Generales El objetivo de esta unidad es la familiarizacin con el programa ContaPlus, la orientacin del alumno hacia qu tareas administrativas puede resolver con este programa, as como la forma de adquirirlo en el mercado, su instalacin y las caractersticas generales de cada versin. El curso va dirigido a personas que ya han tenido un contacto previo con la contabilidad y que pretenden utilizar una herramienta estndar de mercado como el programa ContaPlus. Significa, pues, que los contenidos de cada unidad se basan en la descripcin de tareas contables resueltas con el programa informtico, complementadas con breves explicaciones de contabilidad, pero que no resulta apropiado para las personas que desconocen las normas y principios contables. A aquellas personas que tengan dificultades para resolver casos y ejercicios comunes de contabilidad se recomienda que previamente cursen el mdulo de introduccin a la contabilidad, u otros cursos de contenidos contables. El aprendizaje de las unidades didcticas propuestas en este curso se lleva a cabo a travs del seguimiento de ejemplos prcticos en los que es necesario no omitir ninguna de las partes que lo integran. Es importante que el alumno siga las instrucciones que, en forma de autoevaluacin continua se proponen en el desarrollo de cada unidad. Estos ejercicios se realizarn siempre en la misma empresa contable.

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Unidad 1: Introduccin

Objetivos Generales Para reforzar el proceso de aprendizaje, al final de cada unidad se proponen ejercicios prcticos que recorren todo lo que se denomina el proceso contable, estudiando desde el inicio de un ejercicio contable las operaciones financieras ms comunes y el proceso de fin de ejercicio, as como la obtencin de libros y estados contables peridicos. Para completar estos ejercicios recopilatorios, el alumno deber situarse en una empresa contable diferente a la que se utiliza en los ejemplos explicativos. Al finalizar los recopilatorios, deber volver a activar la empresa contable inicial. Cabe destacar la posibilidad de encontrar una versin de aprendizaje del programa de forma gratuita en Internet, o a travs de distribuidores, tal como se describe ms adelante en este tema. Esto facilita al alumno la posibilidad de hacer las prcticas en su casa sin tener que pagar por el programa y, adems, de forma legal.

1.1

Objetivos del curso


Al finalizar el curso, el alumno ser capaz de gestionar la contabilidad de una empresa utilizando el programa ContaPlus, realizando las siguientes tareas contables: o Crear empresas. o Manejar el Plan General Contable, introducir cuentas y subcuentas. o Registrar las operaciones contables en el diario. o Regularizar, cerrar y abrir ejercicios contables. o Obtener libros y estados contables. o Gestionar documentos de IVA. o Gestionar el inmovilizado de una empresa. o Gestionar la tesorera de una empresa. o Manejar otras utilidades de ContaPlus.

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Unidad 1: Introduccin

Cmo obtener el programa ContaPlus?

1.2

Descarga del programa


El programa ContaPlus es lder en el mercado espaol de aplicaciones informticas para pequeas y medianas empresas. Dispone de una pgina web donde es posible descargarse versiones demostrativas de sus programas, entre ellos ContaPlus. A continuacin vamos a ver cul es el proceso de descarga:

Paso 1 Accede, desde el navegador de internet, a la pgina www.gruposp.com

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Unidad 1: Introduccin

Paso 2 Selecciona la solapa DEMOS de la pgina.

Paso 3 Regstrate como usuario, para lo cual debes cumplimentar un formulario de datos, como el del ejemplo:

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Unidad 1: Introduccin

Los campos precedidos con un asterisco son obligatorios Paso 4

Una vez hayas recibido a travs del correo electrnico la clave de acceso y la contrasea, podrs acceder a la descarga del programa. (Ocupa ms de 18 megas, lo que puede significar un tiempo largo de espera, segn el tipo de conexin que tengas). Debes indicar la ruta de la carpeta donde vas a efectuar la descarga.

Atencin: Si has tenido problemas con la descarga, consulta en el tabln las diferentes propuestas de tus compaeros de curso.

1.3

Instalacin del programa


Finalizados los pasos descritos en el punto anterior, vamos a localizar el archivo descargado, cuyo nombre es SPContaPlus.zip y procedemos a descomprimirlo, tal como se describe a continuacin:

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Unidad 1: Introduccin

Hacemos doble clic en el archivo, ejecutndose de forma automtica el programa Winzip, que nos mostrar los 14 archivos que contiene, pulsamos la opcin Extract, y descomprimimos en una carpeta llamada, por ejemplo, descarga ContaPlus. Localiza el archivo Instalar.exe y haz doble clic, siguiendo el proceso normal de instalacin de cualquier programa informtico.

Recuerda: Si desconoces el funcionamiento del programa Winzip, consulta los materiales del curso

Al hacer doble clic sobre el icono del archivo Instalar.exe, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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Unidad 1: Introduccin

Tras pulsar el botn continuar, seguiremos la instalacin, (algunas de las ventanas se han omitido para abreviar la explicacin, pero que no tienen dificultad de seguimiento).

Rellena los dos primeros campos, obligatorios, de la siguiente ventana: (estos datos pueden ser ficticios)

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Unidad 1: Introduccin

Posteriormente aparecer la ficha de registro, donde nos solicita el nmero de serie. Si lo dejamos en blanco, se har una instalacin demostrativa. En caso contrario, deberemos haber adquirido una versin para registrar e introduciremos el nmero de serie que viene con el producto.

Para instalar la versin demo, deja en blanco el nmero de serie y pulsa el botn siguiente.

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Unidad 1: Introduccin

Si ests instalando una demo desde un CD Rom, aparecer como unidad de destino de los archivos el CD Rom, sustituyela por la unidad C:

1.4

Ejecucin del programa


Una vez finalizada la instalacin del programa, podemos acceder a l a travs del acceso directo que se ha creado en el grupo de programas, a travs del botn de inicio. Haz clic en el botn SP Panel de Gestin. Una vez aqu, encontrars, en el lado izquierdo, todos los programas de SP que hayas instalado, en nuestro caso ContaPlus, y unos iconos para realizar diferentes operaciones con ellos. Selecciona el icono de SP ContaPlus lite. A continuacin aparecer la pantalla de acceso al programa.

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Unidad 1: Introduccin

1.5

Salir del programa


Una vez dentro del programa, disponemos de tres formas diferentes para finalizar su ejecucin:

La primera consiste en acceder al men Global, y seleccionar la cuarta opcin. Adems, se puede cerrar mediante el aspa de la barra de ttulo del programa, como todas las ventanas de Windows, o bien, mediante el mtodo de teclado abreviado: Alt-F4

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Unidad 1: Introduccin

1.6

Registro del programa


Cada vez que entres a ContaPlus, encontrars una ventana de registro solicitando el nmero de serie y la contraclave. Esto significa que el producto no ha sido registrado. Si pulsamos el botn cancelar, accederemos al programa en versin demo. En caso de que queramos registrarnos, deberemos ponernos en contacto con SP, quien nos proporcionar una clave y contraclave, para lo cual deberemos haber pagado por ello.

Cmo puedo evitar que cada vez que entre al programa me aparezca la ventana de registro?

Debes marcar la casilla no volver a mostrar esta pantalla al iniciar, as, en lo sucesivo no aparecer, activndose el programa en modo demo.

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Unidad 1: Introduccin

Mi programa es legal, indefinidamente?

puedo utilizarlo

La instalacin del programa en modo demo es perfectamente legal, pero autoriza al usuario a examinarlo, sometindolo a las pruebas que crea conveniente. No hay lmite de nmero de veces de utilizacin, ni fecha de caducidad. Las versiones demo limitan el nmero de asientos que se pueden introducir en cada empresa contable en solamente 50 asientos, con lo que no es posible darle una utilidad comercial de forma gratuita. El uso de la demo permite al usuario conocer el programa, las prestaciones que tiene, someterlo a evaluacin y a obtener muestras de los resultados.

Recuerda: La versin demo tiene ciertas limitaciones de uso, con respecto a la versin registrada.

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Unidad 1: Introduccin

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Cmo conseguir una versin demo del programa Cmo instalar la aplicacin en un ordenador Registrar la licencia de utilizacin. Iniciar la ejecucin de ContaPlus Salir y cerrar el programa

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Unidad 1: Introduccin

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Unidad 2: Descripcin de los elementos de la pantalla principal del programa

UNIDAD 2: DESCRIPCIN DE LOS ELEMENTOS DE LA PANTALLA PRINCIPAL DEL PROGRAMA.

Objetivos de la unidad: Distinguir los diferentes componentes de la pantalla de ContaPlus. Acceder a los mens a travs del teclado y del ratn. Personalizar la barra de botones. Conocer las principales opciones con ficheros (aadir, buscar, modificar, eliminar ...)

Una vez abierto el panel de SP y ejecutado el programa ContaPlus, esta es la pantalla general del programa:

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Unidad 2: Descripcin de los elementos de la pantalla principal del programa

En ella se pueden observar las siguientes partes: o o o o o Barra de ttulo. Barra de mens. Barra de botones. rea de trabajo. Barra de estado.

2.1

La barra de ttulo
Muestra el icono que identifica a ContaPlus, el cdigo de la empresa activada, su descripcin y los botones de control de ventana (minimizar, maximizar/restaurar, cerrar).

Si no se ha registrado el programa, despus del nombre de la empresa, aparece versin sin registrar.

Qu diferencias hay entre una versin registrada y una sin registrar?

Las diferencias entre una versin de pago (registrada) y una demo (sin registrar), se ven a dos niveles: En primer lugar, visiblemente, aparece en el fondo del rea de trabajo un mensaje de versin demostrativa, y en la barra de ttulo el texto versin sin registrar.

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Unidad 2: Descripcin de los elementos de la pantalla principal del programa

Y en segundo lugar, y de forma no visible, operativamente, hay limitaciones significativas a la hora de utilizar el programa: por ejemplo, solamente se pueden introducir 50 asientos contables por empresa, adems, ciertas utilidades no estn disponibles, como la obtencin de algunos documentos oficiales, etc. Sin embargo, permite hacer la mayora de las tareas del programa sin ningn problema. Las actividades propuestas en este curso se pueden desarrollar todas ellas con la versin demo

2.2

La barra de mens
Desde los diferentes mens de esta barra se accede a todas las operaciones que se pueden hacer con el programa. Solamente con situarse sobre un men y hacer un clic, se despliega este y muestra los submens y opciones. A la barra de mens se puede acceder simplemente pulsando la tecla Alt y se puede desplazar entre ellos con las flechas de desplazamiento. Algunas opciones de men muestran una forma de acceso abreviada, esto indica que esa opcin se puede abrir directamente pulsando Alt + letra.

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Unidad 2: Descripcin de los elementos de la pantalla principal del programa

2.3

La barra de botones
Muestra, mediante botones de acceso directo, algunas opciones que se encuentran en los diferentes mens. Permite un acceso rpido a las operaciones ms habituales de la contabilidad. Es suficiente con hacer un clic sobre el icono, para que se ejecute la opcin elegida, abreviando el acceso a travs de mens desplegables. Es posible que algunos de los botones apenas los utilicemos y que otras opciones nos resulten ms habituales, de forma que sera interesante poder modificar los botones de esta barra.

Podramos personalizar la barra de botones?

Efectivamente, podemos personalizar la barra de botones, pero solamente ser visible una barra, con lo que debemos seleccionar cules son las opciones de men de uso ms habitual, para asignar los botones que mostrar en la barra. Para quitar y poner nuevos botones, accedemos a la opcin til / Perfiles de usuario, colores, perifricos/Barra de botones

Para colocar un nuevo botn, selecciona el nivel (solapa) de men, elige el icono y arrstralo hasta la barra de botones, suelta el icono y se habr agregado en el lugar donde has dejado de arrastrar.

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Unidad 2: Descripcin de los elementos de la pantalla principal del programa

Para eliminar un botn, basta con arrastrarlo desde la barra de botones hasta la papelera y soltarlo en ella. Se abrir la tapa y desaparecer de la barra. Para iniciar un grupo de botones (separador), al arrastrar el nuevo botn, hazlo pulsando la tecla Shift (maysculas).

2.4

El rea de trabajo
Es la zona de mayor superficie de la pantalla del programa. Ocupa la zona central y en ella se mostrarn las ventanas de entrada de datos, la informacin, datos, opciones, etc. Es algo similar al escritorio de Windows o el rea de escritura de Word. Muestra el logotipo de SP Editores, y al pulsar el botn derecho del ratn, desaparecer el logotipo. Al abrir determinados procesos o archivos, en esta zona se abrir una nueva ventana, con su propia barra de ttulo, botones de control de ventana, barras de botones, etc., que se gestionan como cualquier ventana de Windows.

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Unidad 2: Descripcin de los elementos de la pantalla principal del programa

2.5

Barra de estado
En la zona inferior de la pantalla de ContaPlus, y sobre la barra de Inicio de Windows, aparece la barra de estado, la cual no se puede ocultar, y sirve para mostrar informacin acerca de las tareas que realiza cada opcin seleccionada. Es suficiente con mover el puntero del ratn para ver diferentes mensajes explicativos. Adems, muestra informacin de fecha y hora del sistema y qu teclas estn activadas de teclado numrico, modo insertar y maysculas. Se activan y desactivan estas opciones a travs del teclado o haciendo clic en esta barra de estado.

2.6

Botones de ventanas de opciones


Tal como se describe en el apartado de rea de trabajo, en muchos procesos de ContaPlus se abren ventanas en esta zona. Estas ventanas disponen de usa serie de botones, que hacen de men de gestin del archivo abierto. Estos botones suelen aparecer en el lado izquierdo de la ventana, o en la parte superior. En la mayora de estas ventanas nos encontramos con los botones que se pueden apreciar en el ejemplo de la opcin inventario siguiente:

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Unidad 2: Descripcin de los elementos de la pantalla principal del programa

A continuacin se describen las acciones asociadas a los botones ms comunes que nos encontraremos en las ventanas. Permite aadir un nuevo registro, en este caso, un elemento de inventario. Se activa haciendo clic o pulsando la letra A o el signo + Permite editar y modificar el registro seleccionado, en el ejemplo, el elemento con cdigo 000000001. Se activa pulsando la letra M. Elimina el registro seleccionado, pidiendo antes confirmacin de borrado. Se activa pulsando la letra E. Igual que la opcin modificar, muestra el registro seleccionado, pero no permite introducir cambios. Se activa con la letra Z. Permite hacer una bsqueda entre los registros de la ventana activa. Se activa con la letra L.

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Unidad 2: Descripcin de los elementos de la pantalla principal del programa

Al igual que la opcin localizar, busca registros aplicando filtros de seleccin. Se activa con la letra N. Gestin del conocimiento, permite ver informacin ms completa del registro, as como informacin de otros ficheros relacionados, como asientos del diario, presupuestos, etc. Se activa con la letra G. Duplica registro. Copia el registro actual, con todos sus datos, permitiendo asignarle otro cdigo. Se activa con la letra D. Obtiene una listado de los registros de la tabla actual, se activa con la letra I. Modifica el aspecto del texto de la ventana, permitiendo seleccionar el formato del texto, tamao, fuente, etc. Se activa con la F. Cierra la ventana actual. Se activa con la letra S.

Observa: Al pasar el puntero del ratn sobre uno de los botones, podremos ver una etiqueta amarilla que describe el texto del botn. Al mismo tiempo, en la barra de estado mostrar una breve explicacin de la tarea que realiza, y entre parntesis, la tecla abreviada que la activa

2.7

Mens contextuales
Todos los ficheros de datos del programa disponen de un men contextual que se activa al pulsar el botn derecho del ratn. Estos mens contextuales nos mostrarn las mismas opciones que las barras de botones de la ventana activa. En el ejemplo siguiente, de la opcin de inventario, se ha pulsado el botn derecho del ratn, y este nos muestra el men contextual con las mismas opciones del men Inventario:

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Unidad 2: Descripcin de los elementos de la pantalla principal del programa

Actividades: Personalizacin de la barra de botones: Coloca en la barra de herramientas del programa estos dos iconos, iniciando grupo: Libros de IVA y liquidacin de IVA. Retira de la barra de herramientas los iconos: En caso de que estos iconos no se encuentren en tu barra de botones, suprime los aadidos en el apartado anterior.

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Unidad 2: Descripcin de los elementos de la pantalla principal del programa

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Identificar claramente todas las partes de la pantalla de ContaPlus Identificar claramente todas las partes de la pantalla de ContaPlus Restaurar los valores originales

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

UNIDAD 3: OPCIONES DE EMPRESA: GESTIN DE EMPRESAS

Objetivos de la unidad: En esta unidad vamos aprender a iniciar un ejercicio contable, manejando los diferentes tipos de plan contable que permite utilizar ContaPlus, determinar el campo temporal que abarca un ejercicio contable, as como el nmero de dgitos con el que vamos a configurar las cuentas que posteriormente utilizaremos en el diario. El primer paso, y uno de los ms importantes que vamos a dar en este curso, es la creacin de una empresa contable, destinada a registrar en ella los acontecimientos econmicos que tenga la empresa en lo que se llama un ejercicio contable que, normalmente, coincide con un ao. La creacin de la empresa contable va a requerir dos tipos de datos: primero los que tienen especial relevancia en la contabilidad y que no se podrn modificar posteriormente, y, segundo, aquellos datos de carcter oficial que figurarn en liquidaciones peridicas de temas fiscales y para obligaciones registrales.

3.1.

Aadir una empresa


Cuando utilizamos ContaPlus disponemos de la posibilidad de crear tantas empresas como ejercicios econmicos necesitemos, de forma ilimitada. Para cada ejercicio hemos de crear una empresa contable, de forma que al finalizar cada ao, debemos crear una nueva empresa, entendiendo como empresa, no una entidad econmica independiente, sino un espacio contable temporal. De esta forma independizamos cada ejercicio, pero podemos relacionarlos y compararlos. As, por ejemplo, si deseamos llevar la contabilidad de una supuesta empresa denominada Mentor, S.L., crearemos una empresa contable para cada ejercicio econmico, p.e. Mentor 2002, Mentor 2003, y as sucesivamente, identificando cada ejercicio (empresa contable) con un cdigo, tal como veremos ms adelante en esta unidad.

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

ContaPlus permite un nmero muy elevado de empresas contables, pero si utilizas una versin demo, solamente dispones de tres empresas. Para aadir una empresa nueva, tenemos tres opciones: Men GLOBAL Seleccin de empresa Teclado Alt + E (Opciones de empresa) Barra de Herramientas

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Los iconos que presenta esta pantalla, son similares a los que aparecen en cualquier pantalla de gestin de ficheros: Aadir , Modificar, Eliminar, Zoom, Localizar, filtrar Datos fiscales, Seleccionar, Fuentes, Imprimir, tal como se describi en la unidad 2. Estas opciones se activan de dos formas: Pulsando la tecla correspondiente a la letra resaltada: A, M, E, Z, L, D, S, F, L. Pulsando el botn correspondiente con el ratn. Al seleccionar aadir nos aparecer esta pantalla, denominada Datos Empresa:

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

Desde esta primera pantalla vamos a definir datos relevantes para nuestra futura contabilidad. Los datos enmarcados son imprescindibles y no es posible su modificacin posterior, por lo que es muy importante conocer cules son los parmetros en los que vamos a trabajar en el futuro. Solamente es imprescindible rellenar los datos de la solapa Datos Empresa, siendo el resto de carcter voluntario, la contabilidad funcionar prcticamente igual. Vamos a detallar el contenido de esta pantalla: Cdigo: es un campo alfanumrico (admite nmeros y letras) de 2 caracteres y/o dgitos que sirve para identificar la empresa que se va a crear. Una vez creada la empresa no puede modificarse. Nombre: campo alfanumrico de hasta 40 dgitos donde figurar la razn social o nombre de la empresa. Se puede modificar en posteriormente. Fecha inicio ejercicio: campo de formato fecha donde se introducir la fecha de inicio del ejercicio contable. Esta fecha tiene que ser vlida, pero no tiene por qu coincidir con el inicio del ao natural. Una vez creada la empresa, no puede ser modificada. Fecha fin ejercicio: contiene la fecha en la que se cerrar el ejercicio contable, es un campo que se autocalcula, sumando 12 meses a la fecha de inicio del ejercicio econmico. Dicha fecha puede variarse en el momento de crear la empresa, pero no posteriormente.

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

Una vez grabada una empresa, puedo modificar las fechas de inicio o fin de ejercicio? Hay alguna solucin?

Tal como se ha descrito en el apartado anterior, no es posible modificar estas fechas, adems, aparecen con fondo gris, no permitiendo entrar en estos campos. Supongamos que has empezado un ejercicio contable y que has creado una empresa en la que has definido como fecha de inicio de ejercicio 0101-03 y como fin de ejercicio 30-12-03 y que a lo largo del ao 2003 has introducido datos contables, y al final del ao te das cuenta de que no es posible introducir asientos con fecha 31-12-03. Participa en el foro proponiendo soluciones a tan grave problema. Lee las intervenciones y ponlas en prctica, para ver cules son las ms adecuadas . Fecha lmite acceso contable: Este campo de formato fecha impide la introduccin de asientos con fecha anterior a la indicada en este campo. Por ejemplo, si en una contabilidad no se desean introducir asientos hasta el 2 de enero, para que el da 1 de enero solamente disponga del asiento de apertura, deberemos rellenar con 02-01-03. Tambin sirve para impedir que se introduzcan asientos de un periodo que se considera cerrado, por ejemplo trimestres, meses, etc. Si en este campo figura la fecha 30-09-03 e intento introducir un asiento con una fecha anterior, aparecer el siguiente mensaje:

Este campo puede dejarse en blanco, pero se puede cambiar en cualquier momento. Dgitos subcuenta: campo donde se configura el nmero de dgitos que tendrn las subcuentas de la empresa. Puede tomar valores entre 5 y 12, en funcin del volumen de informacin que cada empresa crea necesitar.

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

Por qu es tan importante definir una longitud de dgitos para nuestro plan de cuentas?

Es muy importante elegir adecuadamente este nmero, ya que una vez creada la empresa ya no podr modificarse con posterioridad. Vamos a verlo con un ejemplo: Llevamos la contabilidad de una pequea empresa que cuenta con unos pocos clientes y proveedores. Al establecer el nmero de dgitos para las cuentas, hemos pensado que con 7 es ms que suficiente.

Esto nos permite generar hasta 10.000 subcuentas por cada cuenta del plan, a modo de ejemplo: 430 Clientes 430 0000 Cliente 0 430 0001 Cliente 1 430 0002 Cliente 2 430 9999 Cliente 9999

Ciertamente, un nmero de 10.000 clientes es lo bastante elevado como para pensar que nunca se rebasar en nuestra empresa y que ser suficiente. Adems, las subcuentas no tienen un cdigo muy largo que me obligue a escribir interminables cdigos que ralenticen el trabajo.

Si en un futuro nos planteamos la posibilidad de agrupar clientes, por ejemplo, por reas, podramos hacerlo de la siguiente forma: 430 clientes 430 01 Clientes rea 1 430 01 01 Cliente uno, rea 1 430 01 02 Cliente dos, rea 1 430 02 Clientes rea 2 430 02 01 Cliente uno, rea 1 Ahora nos parece insuficiente el nmero de dgitos, ya que con esta agrupacin, solamente nos permite introducir cien clientes por grupo.

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

Recuerda: No es posible modificar el nmero de dgitos de las subcuentas, una vez iniciada una contabilidad, ni siquiera al cerrar y abrir ejercicios.

Histrico: campo informativo donde figura el cdigo de la empresa contable que contiene el ejercicio anterior. A la hora de crear una empresa normalmente queda vaco, y posteriormente, cuando cerramos la contabilidad, se rellena de forma automtica durante el proceso de cierre del ejercicio contable. Tambin puede asignarse un cdigo histrico de empresa de forma manual, desde la pantalla Seleccin de empresa, botn . Una vez all, elegimos el cdigo correspondiente a la misma empresa pero del ao 2002 (M2 por ejemplo). El programa nos mostrar el siguiente mensaje de confirmacin:

Si este campo est vaco, en las Cuentas Anuales de la empresa no aparecern datos del ejercicio anterior. Ao ejercicio: campo informativo donde figura, de forma automtica, el mismo ao que aparece en la fecha de inicio del ejercicio. Se puede cambiar este dato. Plan General de Cuentas : Permite elegir entre cuatro opciones: Estndar : Carga en la empresa nueva el P.G.C. estndar, configurando las cuentas anuales en modelo normal. Abreviado: Igual que el anterior, pero formula las cuentas anuales en modelo abreviado (Los Balances, Cuenta de Prdidas y Ganancias y Memoria, son ms resumidos) para empresas de pequeo tamao.

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

De otra empresa: Copia el plan de cuentas de otra empresa ya existente, de forma que si hemos introducido subcuentas de clientes, proveedores, bancos, etc., copia todas esas cuentas para no tener que volverlas a introducir. Esta opcin se utiliza cuando queremos crear la misma empresa para el ejercicio siguiente. En este caso se nos solicitar la empresa a copiar, pudindose optar adems por cambiar de tipo de presentacin de las cuentas anuales, pero no la longitud del nmero de dgitos. Personalizado: Permite crear un plan de cuentas y la estructura de las cuentas anuales con total libertad. Esta opcin puede utilizarse cuando se trate de empresas que emplean planes de cuentas especiales o no sujetas al P.G.C. oficial. Tipo conversin: Contiene el tipo de conversin oficial del euro respecto de la peseta para poder visualizar e imprimir informes en ambas monedas. Moneda ms frecuente: Permite que elijamos la moneda con la que aparecern habitualmente los campos monetarios. Se puede elegir entre la local (peseta) o la constante (euro).

3.2.

Otros datos de empresas


Una vez introducidos los datos anteriores, tal como se ha descrito, disponemos de unas solapas que nos permiten introducir datos informativos de la empresa que se va a crear. Todos estos datos se pueden modificar posteriormente. La primera solapa contiene los datos de los programas de SP Editores que tenemos instalados, a fin de establecer relaciones de datos entre estos programas y la contabilidad, por ejemplo, datos de proveedores, clientes, empleados, etc. Adems permite asignar una contrasea de acceso a la empresa. Esta contrasea ser requerida al usuario cuando pretenda entrar en la contabilidad de esta empresa. Dicha contrasea no es la misma que la que se pide al entrar en el programa. Hasta ahora solamente hemos visto cmo entrar como usuario supervisor, y sin contrasea. La contrasea de empresa es adicional a la de entrada al programa.

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

Ruta editor: Establece el lugar donde se encuentra el archivo de Word, necesario para editar la memoria de la empresa. Si no es correcta, no se podr editar la memoria al final del ejercicio. A continuacin se describe la pantalla que se muestra al activar la tercera solapa Opciones Empresa

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

3.3.

Datos legales y fiscales de empresas


Adems de los datos que hemos visto anteriormente, una vez que se ha aadido la empresa y que esta es operativa, disponemos de una opcin adicional que permite establecer datos de tipo legal, fiscal o registral de la empresa. Para acceder a estos datos, primero debemos seleccionar o activar la empresa contable recientemente creada:

Ahora debemos seleccionar Datos de empresas, del men Global:

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

E introduce los datos de la empresa, en cada una de las solapas,

Y los datos de la Administracin Tributaria, que aparecern en los modelos de Hacienda, liquidaciones de IVA.

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

As como los datos que aparecern en la portada de las cuentas anuales que se depositarn en el Registro Mercantil.

Y por ltimo, los datos de la persona que firma los documentos oficiales de la empresa:

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

Actividades: A partir de este ejercicio, las actividades de refuerzo se van a desarrollar en la empresa contable que vamos a crear en este ejercicio. Crea una empresa con los siguientes datos: Cdigo: 03 Nombre: Comercial Central, S.L. Ao contable: 2003 Dgitos subcuenta: 7 Plan contable: Abreviado Marca la ruta en la que se encuentra el procesador de textos (Word) Rellena los datos legales y fiscales de la empresa inventando los datos necesarios. Selecciona la empresa recin creada.

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

Atencin: A partir de aqu, las actividades de refuerzo se desarrollarn en la empresa contable que acabas de crear. Una vez hayas hecho cada paso descrito en cada unidad, debers seleccionar la empresa contable con cdigo 03. Para volver a seguir las explicaciones y los ejemplos de la siguiente unidad, debers volver a seleccionar la empresa M3.curso.

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Aadir una nueva empresa contable. Modificar / eliminar empresas contables. Introducir los datos legales de las empresas. Cambiar de empresa de trabajo.

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Unidad 3: Opciones de empresa: Gestin de empresas

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

UNIDAD 4: EL PLAN GENERAL CONTABLE: CUENTAS, DESGLOSES Y SUBCUENTAS CONTABLES

Objetivos de la unidad: En esta unidad vamos a adquirir los conocimientos necesarios para: Reconocer las diferentes cuentas de Activo/Pasivo, Debe/haber. Aadir, modificar y eliminar cuentas de desglose. Aadir, modificar, configurar, eliminar y listar subcuentas contables. Configurar subcuentas de IVA.

Tal como se ha visto en la unidad anterior, al crear una empresa contable debemos, obligatoriamente, asignarle un plan de cuentas. Si hemos seleccionado el plan de cuentas normal o el abreviado, ContaPlus habr generado en la empresa un plan de cuentas basado en el Plan General Contable oficial. Este P.G.C. contiene la estructura y formulacin de los balances y cuenta de prdidas y ganancias y las cuentas oficiales de 3 o 4 dgitos. Adems, en otro apartado habremos seleccionado el nivel de dgitos de las subcuentas, generalmente un nmero no inferior a 7 dgitos. Las subcuentas sern las que a partir de ahora se utilizarn en el diario para confeccionar los asientos contables.

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

Veamos un ejemplo: (Recuerda activar la empresa M3 para seguir los ejemplos) En el P.G.C. viene descrita la cuenta de 3 dgitos Clientes, que es la 430. Pero en la realidad, a cada cliente le asignaremos un nmero de cuenta personal, para obtener de esta forma informacin detallada de sus facturas, de sus pagos, etc. Por tanto, en el diario no tiene sentido utilizar la cuenta genrica 430 para asentar en ella todas las facturas y todos los cobros de todos los clientes, sino que asignaremos cdigos diferentes para cada cliente, con una determinada longitud, igual para todo el plan de cuentas. Si establecemos un plan de cuentas con 7 dgitos, por ejemplo, el cdigo del cliente uno sera 4300001, el del cliente dos 4300002, y as sucesivamente.

Recuerda: Una vez creado un plan de cuentas con un nmero de dgitos, este no se puede modificar. Ten en cuenta el nmero de subcuentas que necesitars en el futuro, por ejemplo, cuntos clientes quieres tener codificados, si va a hacer grupos de clientes, etc. Ms vale ser generoso, que quedar escaso.

Por otro lado, si nos interesa agrupar los clientes, podemos utilizar los desgloses, que son grupos de cuentas con un denominador comn.

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

Por ejemplo, si nuestros clientes se agrupan geogrficamente, podemos crear los siguientes desgloses: 43001 Clientes de Espaa 43002 Clientes de la Unin Europea 43003 Clientes resto del mundo As, los clientes de la U.E. podran tener cdigos 430020001, 430020002 , . De esta forma, podramos mostrar balances en los que se agruparn los saldos de cada rea geogrfica.

4.1

Estructura del Plan General Contable

4.1.1 Primer nivel: El Plan General Contable


Como se menciona en el apartado anterior, al crear una empresa contable, se genera en ella el Plan de Cuentas estndar, que contiene todas las cuentas de 3 y 4 dgitos, agrupadas en Activo, Pasivo, Debe y Haber de PP y GG. Para acceder al plan de cuentas creado en nuestra empresa, seleccionamos la opcin del men Financiera/Plan General Contable/Estructura P.G.C.

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

El plan de cuentas muestra una estructura de rbol, dividindose en epgrafes, ttulos y cuentas. Las cuentas, a su vez, vienen clasificadas dentro de Balance (Activo o Pasivo), o dentro de Prdidas y Ganancias (Debe o Haber). El indicativo des, desglose, muestra el nmero de dgitos que tiene, que normalmente son 3. Generalmente, no es necesario hacer cambios en la estructura del plan de cuentas, pero es posible que se quiera agregar alguna cuenta nueva. Vamos a ver, a modo de ejemplo, cmo proceder para aadir la cuenta 6692 Gastos Financieros y Asimilados. En primer lugar, activamos el plan general contable y seleccionamos 2.Prdidas y Ganancias . Una vez visualizamos los ttulos de prdidas y ganancias, seleccionamos la letra A6 y elegimos el grupo c), en el que luego aparecer la cuenta

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

Mostrndonos la siguiente pantalla:

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

Vamos a agregar la cuenta 6692, de 4 dgitos, denominada Otros gastos financieros por adquisicin de inmovilizado, dentro del epgrafe del Debe de PP y GG, de otros gastos financieros. Como el cdigo tiene 4 dgitos, el desglose se calcula automticamente y se establece en 4 dgitos.

La cuenta aparece en el lugar donde se ha aadido. Si lo que se desea agregar es un epgrafe, en vez de una cuenta, procederemos como en el siguiente ejemplo. Supongamos que dentro del debe de Prdidas y Ganancias queremos crear un nuevo ttulo que agrupe unas nuevas cuentas, dentro de gastos de personal, llamada compensaciones salariales. En primer lugar, una vez abierto el P.G. Contable, nos situamos en el ttulo A2, gastos de personal, y pulsamos el botn Aadir. Completamos la casilla sealada en el cdigo de balance e introducimos la descripcin. A partir de ahora aparecer en el Debe de Prdidas y Ganancias el nuevo epgrafe, y dentro de este podremos establecer las cuentas que dependen de l.

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

En la solapa configuracin podremos establecer frmulas que sumen de forma automtica las cuentas que comprenda este epgrafe.

Ahora aparece un nuevo grupo en el Debe de Prdidas y Ganancias, al que podrs aadir cuentas.

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

Recuerda: Seguramente nunca necesites manipular esta estructura del primer nivel del Plan General Contable, por lo que se aconseja dejarlo como est, siendo modificado solamente cuando se tienen conocimientos slidos de Contabilidad y de este programa.

4.1.2 Segundo nivel: Desgloses


Tal como se ha descrito en diferentes apartados de este tema, cuando creamos una empresa y grabamos en ella un plan de cuentas, contamos con todas las cuentas que proporciona el plan oficial. A partir de aqu, dependiendo del tipo de actividad de la empresa, volumen de operaciones, nmero de clientes, etc., establecemos el nmero de dgitos que tendrn nuestras cuentas. Si hemos determinado que nuestro plan utilice 7 dgitos para las subcuentas, podremos establecer unos niveles intermedios, por ejemplo con 4 5 dgitos, para clasificar o agrupar subcuentas.

Siguiendo con los ejemplos enumerados anteriormente, si deseamos agrupar los clientes de la empresa por zonas geogrficas, podremos crear los siguientes desgloses: 43001 Clientes de Espaa 43002 Clientes de la Unin Europea 43003 Clientes resto del mundo

Para visualizar los desgloses, activaremos la estructura del P.G.C. y seleccionamos el nivel 9, Desgloses, de la siguiente forma:

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

Para aadir los nuevos desgloses pulsaremos el botn Aadir,

Cuntos niveles de desglose puede tener un plan de cuentas? Los desgloses pueden tener a partir de 4 dgitos, el mximo de dgitos vendr determinado por la longitud de las subcuentas. Si el plan de cuentas tiene 9 dgitos, el nivel mximo de desglose ser de 8.

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

4.1.3 Tercer nivel: Subcuentas


El objeto de las subcuentas es el de personalizar el plan de cuentas, asignando una cuenta especfica a cada gasto, a cada cliente, a cada proveedor, banco, etc. No es posible ni aconsejable utilizar la cuenta genrica 430 clientes, para reflejar en el diario los movimientos de todos nuestros clientes. Lo apropiado ser crear la cuenta 4300001 para un cliente, la 4300002 para otro, y as sucesivamente, registrando en cada cuenta individualizada todos los hechos contables de cada cliente. Para acceder a las subcuentas, seleccionamos el men Financiera / Plan General Contable / Subcuentas, o bien, a travs del icono

ContaPlus, para facilitar el trabajo del usuario, proporciona un pequeo plan de cuentas con las subcuentas ms usuales, que deberemos decidir si nos son tiles o las sustituimos por otras. A partir de estas subcuentas iremos agregando, modificando o suprimiendo segn nuestras necesidades. En la parte izquierda de la ventana aparecen los iconos ms comunes de ContaPlus: Aadir, Modificar, Eliminar, Zoom, etc., tal como se describi en la unidad 2.

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

Situando el cursor en la parte central de la pantalla, al pulsar el botn derecho del ratn, nos aparecer el men contextual de subcuentas, que nos permite hacer las mismas operaciones que los botones de la derecha:

4.1.3.1

Aadir subcuentas:

Al pulsar el botn aadir, nos aparece la pantalla de toma de datos, debiendo cumplimentar, al menos, el cdigo de subcuenta y la descripcin. En caso de clientes, proveedores, etc., rellenaremos los campos de identificacin fiscal y bancaria.

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

4.1.3.2

Eliminar subcuentas:

Para eliminar un grupo de cuentas contiguo, marca el cdigo desde la primera subcuenta que quieres eliminar y el ltimo.

4.1.3.3

Subcuentas de IVA

Las subcuentas cuyo cdigo comienza por 472 (Hacienda Pblica, deudora por IVA) 477 (Hacienda Pblica, Acreedora por IVA), tienen un tratamiento especial, puesto que llevan aparejado un porcentaje de IVA y un registro de facturas.

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

Al aadir una de estas cuentas, si activamos la solapa de Parmetros, podremos determinar el tipo de operacin y el porcentaje de IVA.

Selecciona el tipo de operacin de IVA y el porcentaje. Los porcentajes que aparecen vienen definidos en la opcin de Men Financiera:

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

4.1.3.4 Otras opciones de subcuentas


Adems de las opciones aadir, modificar, eliminar, zoom, buscar, imprimir, etc., comunes a la mayora de las ventanas de ContaPlus, en el fichero de subcuentas, aparecen otros iconos propios de las subcuentas y que permiten visualizar y filtrar informacin relativa a la subcuenta seleccionada. A continuacin se detallan algunas de las ms importantes: Muestra los saldos de la subcuenta por meses. Muestra el mayor de la subcuenta. Permite ver datos adicionales de la subcuenta, aplicando filtros. Accede al programa de correo electrnico Outlook Express y crea nuevo mensaje a la direccin electrnica de la subcuenta. Muestra los saldos alternando moneda Euro-Peseta Muestra los documentos relativos a la subcuenta (nminas, facturas, albaranes, pedidos, etc.) Es necesario haber establecido el enlace con los programas NominaPlus y FacturaPlus.

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

Actividades : Selecciona la empresa 03, en la que vas realizando las actividades de refuerzo, y crea las siguientes subcuentas contables, inventando los datos que no consten y sean necesarios (domicilios, NIF, etc., segn la subcuenta de la que se trate). Subcuenta 1000000 1900000 2220000 2230000 2260000 2270000 2280000 2820000 3000000 4000001 4000002 4000003 4100001 4100002 4100003 4300001 4300002 4300003 4700000 4720007 4720016 4750000 4750001 4760000 4770000 4770016 5700000 Descripcin Capital Social Prdidas y Ganancias Instalaciones tcnicas Maquinaria Mobiliario Equipos proceso informacin Elementos de transporte Amortizacin acumulada de inmovilizado material Existencias de mercaderas Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Acreedor 1 Acreedor 2 Acreedor 3 Cliente 1 Cliente 2 Cliente 3 Hacienda Pblica Deudora H P Deudora IVA Soportado 7% H P Deudora IVA Soportado 16% H P Acreedora por IVA H P Acreedora por retenciones Organismos de la Seg. Social acreedores H P Acreedora IVA repercutido 0 % (1) H P Acreedora IVA repercutido 16 % Caja

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

Actividades : 5720000 6000000 6080000 6100000 6240000 6280001 6280002 6290000 6400000 6420000 6690000 7000000 7080000 (1) Banco Peninsular Compras de mercaderas Devoluciones de compras Variacin de existencias de mercaderas Transportes Suministro elctrico Suministro de agua Otros servicios Sueldos y salarios Seguridad social a cargo de la empresa Otros gastos financieros Ventas de mercaderas Devoluciones de ventas

Iva repercutido en entregas intracomunitarias.

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Identificar claramente todos los niveles del Plan General Contable. Aadir, modificar y eliminar epgrafes en el P.G.C. Aadir, modificar y eliminar desgloses. Aadir, modificar y eliminar subcuentas contables. Manejar las principales opciones de subcuentas.

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Unidad 4: El Plan General Contable: Cuentas, desgloses y subcuentas

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

UNIDAD 5:

GESTIN DE ASIENTOS CONTABLES

Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a aprender la forma de introducir asientos en el diario de la contabilidad, a partir de los cuales podremos obtener los estados contables, resultados, situacin, libros, etc. Se trata de una de las partes ms importantes y ms interesantes del programa. Una vez hayamos desarrollado cierta destreza en el manejo del diario, podremos elaborar informes, cuentas anuales, libros y estadsticas.

Dada la amplitud del tema, se ha distribuido en dos unidades. En esta primera unidad haremos las tareas ms comunes y bsicas, que ms cantidad de operaciones contables abarca. La segunda parte relativa a la introduccin de asientos se ha dejado para temas posteriores, de esta forma, una vez que hemos aprendido a introducir asientos correctamente, se plantea la obtencin de los primeros listados peridicos. A partir de este momento, vamos a trabajar con la empresa que hemos creado para seguir el curso: Mentor, S.L.. Para activar la empresa, accedemos al men Global/Seleccin de empresa y seleccionamos la empresa citada.

5.1

Introduccin de asientos.
Para comprender de una forma sencilla cmo se introduce un asiento contable, vamos a utilizar ejemplos de operaciones contables simples. Ejemplo, vamos a hacer un asiento en el que hacemos un reintegro de 100 euros del banco para caja.

73

Unidad 5: Gestin de asientos contables

Tal como se aprende la contabilidad de forma didctica, redactamos manualmente el asiento: ----------------------------------------------------------100,00 Caja (5700000) a Banco (5720000) 100,00 ----------------------------------------------------------Ahora, vamos a pasar este asiento contable al diario de ContaPlus. Abrimos la entrada de asientos desde la barra de herramientas, pulsando el icono a travs del men

Accederemos a la ventana de gestin de asientos como se muestra a continuacin:

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Caben destacar en esta pantalla 3 reas diferenciadas: Barra de herramientas de gestin de asientos Cabecera de asiento Cuerpo del asiento.

En primer lugar introduciremos la fecha del asiento contable. Esta fecha estar comprendida entre las dos fechas que determinamos al crear la empresa. En caso contrario, nos aparecer la siguiente advertencia:

Recuerda: Si al crear la empresa te has confundido en las fechas del ejercicio, estas no se pueden modificar, consulta la unidad 2 para obtener soluciones.

Una vez introducida una fecha vlida, observaremos la casilla siguiente, Entrada de asientos predefinidos. A esta opcin le dedicaremos un captulo ms adelante. Avanzando al siguiente campo, encontramos el nmero de asiento, que es un dato que se autonumera, con lo que no es necesario numerar el asiento manualmente. Solamente rellenaremos este campo cuando vayamos a modificar un asiento del diario, tal como se estudia en el punto correspondiente a modificacin de cuentas.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Ahora, vamos a introducir la primera partida del asiento, por ejemplo, el apunte deudor, es decir la entrada en caja de 100 euros. Aadimos partida mediante la pulsacin del botn Aadir.

Cada apunte contable contiene los siguientes campos: Subcuenta: Introducimos el valor 5700000 Concepto: Descripcin breve de la operacin, escribimos reintegro efectivo Banco. Debe/Haber: Introduce en el campo debe, 100 euros.

Pulsa el botn "Aceptar", para validar la partida, o bien, pulsa Escape para anularla. Introduce la segunda lnea: Subcuenta: Introducimos el valor 5720000 Concepto: Para repetir el texto de la lnea anterior, pulsa solamente Intro, o bien escribe la descripcin directamente en el. Espacio. Debe/Haber: El asiento se cuadra automticamente con 100 euros al haber. Pulsa el botn Aceptar.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Valida el asiento pulsando el botn sealado

El asiento quedar grabado y aparecer de nuevo un asiento en blanco. O bien selecciona el icono de la papelera para cancelar el asiento.

5.2

Mejorando la introduccin de asientos.


Subcuenta : Si no recuerdas el nmero de la subcuenta, o esta no existe, desde este campo podrs consultar el fichero de subcuentas, pulsando la tecla + (bsqueda incremental).

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Podrs localizar las subcuentas escribiendo la descripcin o los primeros dgitos. Si la subcuenta no existe, se podr crear desde esta ventana, pulsando el botn Aadir. El proceso para aadir una nueva subcuenta es el que se ha explicado en la unidad anterior. Hay un mtodo abreviado para introducir los nmeros de subcuenta. En el ejemplo anterior, la cuenta 5700000, se puede abreviar escribiendo 570 y a continuacin un punto. Este punto hace de comodn, sustituyendo los ceros que pudiera haber. En caso de que la subcuenta que se quiere introducir fuera la 4300005, abreviaramos escribiendo 430.5

Recuerda: Para abreviar el nmero de una subcuenta, escribe un punto en lugar de ceros intermedios. Esta operacin te evitar errores y trabajo.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Concepto: En el campo concepto disponemos de algunos trucos, que facilitan el trabajo. En primer lugar, observa que al introducir un concepto (explicacin del asiento que posteriormente quieres leer en el diario y en el mayor), a partir de la segunda lnea en el mismo asiento, para repetir el concepto de la lnea anterior es suficiente con pulsar intro. Si quieres escribir un texto diferente, en lugar de pulsar intro, escribe el nuevo texto. Adems, disponemos de la posibilidad de tener conceptos predefinidos para aquellas operaciones ms comunes. Para definir nuevos conceptos, seleccionamos la opcin de men: Financiera/Configuracin/Conceptos tipo.

E introducimos los conceptos ms comunes que queremos abreviar en el diario,

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Para utilizarlos en el diario, en el campo concepto, escribimos el concepto abreviado. Por ejemplo, NF, al pulsar intro, aparece el texto completo Nuestra Factura n, y podremos teclear el nmero que corresponda. Debe/Haber : Sigue el siguiente ejemplo, a fin de observar el comportamiento de los campos Debe/haber del asiento. Supongamos que deseamos contabilizar el asiento hecho anteriormente y que, por error, al llegar al campo Debe, en lugar de introducir 100 euros, hemos pulsado intro y que hemos escrito 100 euros en el haber. El campo debe ha quedado inactivo, con lo que al retroceder un campo, el cursor se sita en el concepto, al pulsar intro, se sita en el campo Haber, con lo que no podemos modificar el apunte. La solucin es muy sencilla: pasa al campo Haber, corrige el valor 100,00 y escribe 0,00. Ahora se ha activado el campo Debe y ya puedes introducir el valor deseado.

5.3

Introduccin de asientos con IVA


Si has comprendido los apartados anteriores, habrs visto cmo se van introduciendo nuevas lneas en un asiento, sin apenas diferencias entre asientos ms o menos complejos o simples. Ahora vamos a introducir asientos mltiples, en los que, al menos, intervienen tres subcuentas. Adems una de estas subcuentas tiene peculiaridades extracontables. Vamos a ver cmo, adems de un asiento contable, la recepcin o emisin de facturas implica la cumplimentacin de libros de IVA, y las obligaciones peridicas de este impuesto. Nos referimos a los libros de facturas emitidas, recibidas y de bienes de inversin, las liquidaciones trimestrales y anuales de IVA, el documento 347, etc.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Vamos a estudiarlo con un ejemplo: Adquirimos mercaderas a un proveedor, p.e. el proveedor 4000001, por importe de 500 euros. En la correspondiente factura se incluye un 16% de IVA, es decir, 80 euros, lo que totaliza 580,00 euros. Nos planteamos el asiento manualmente: ____________________ 500,00 80,00 ___________________

Compras de mercaderas (6000000) H P IVA soportado 16 % (4720016) a Proveedor 1 (4000001) 580,00 ____________________ ___________________

Introducimos el asiento en el diario. Podemos comenzar con la lnea de Compras, es decir, el Debe, o bien por la del Proveedor 1, es decir por el Haber.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

En la primera lnea hemos introducido como subcuenta 600. (seiscientos + punto), al pulsar intro, se sustituye por 6000000. En concepto escribimos SF + Intro. Aparece su factura n y completamos con espacio + 1. A continuacin escribimos al debe 500 euros. En la segunda lnea escribimos la subcuenta de IVA 472.16, pulsamos intro dos veces y en el debe escribimos, por error, 85,00 euros, en lugar de 80,00. Nos aparecer la ventana de registro de facturas de IVA:

Si el importe introducido en el debe de la subcuenta de IVA no coincide con el porcentaje (en este caso 16%) sobre la base imponible de la factura, aparecer el mensaje de error que se muestra en la figura. Cada subcuenta de IVA lleva emparejado un porcentaje, y slo uno, de IVA, debido a la comprobacin que hace de la cuota de IVA con respecto del porcentaje y la base imponible. No obstante, admite errores de 1 cntimo. Cuando el error es mayor de un cntimo, rechazar el valor, no permitiendo que este sea grabado.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

En la pantalla de Registro de IVA, aparecen los siguientes campos: Libro de Facturas de IVA o partida de regularizacin. Siempre que se trate de asientos de facturas, marcamos la primera opcin, dejando la segunda solamente para los asientos de regularizacin de IVA (liquidacin trimestral o mensual con Hacienda). En el libro de facturas recibidas se generar un nuevo registro. Incluir en el documento 347/349 : Pregunta si esta factura que se registra se debe sumar en la estadstica de compras a proveedores, para a final de ao informar a travs del documento 347 de aquellos con quienes hemos tenido relaciones comerciales por encima de 500.000 pesetas (3.005,06 euros). Generalmente se deja marcada la casilla. Factura: Introducimos manualmente el nmero de factura en el registro de facturas (la nmero 1, 2, 3 ..) Si se deja en blanco, se numerarn al emitir el libro de facturas recibidas). Base Imponible : Introduce la base imponible de la factura. El importe debe cuadrar con la cuota de IVA y el porcentaje. Contrapartida: Es el cdigo del proveedor que aparecer en el libro registro de facturas recibidas.

Recuerda: Para no cometer errores de clculo e introducir los datos ms rpidamente, selecciona la opcin clculo automtico de IVA pulsando el botn configurar entorno.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Marcando la casilla correspondiente a Clculo de IVA automtico, nos calcular de forma automtica el importe al debe de la subcuenta 4720016.

5.4

Modificacin de asientos.
Para modificar asientos ya grabados, es suficiente con escribir en la casilla correspondiente al nmero de asiento, el nmero del que pretendemos modificar. A partir de este momento, podemos modificar la fecha, aadir o eliminar lneas de asiento o hacer cambios.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

5.5

Sesin de diario (borrador de asientos)


Si para modificar un asiento reciente escribimos un nmero de asiento y no lo muestra, pueden suceder dos cosas: o Que el asiento no exista. o Que el asiento haya sido introducido en la sesin actual de trabajo. En este caso, el asiento ha sido grabado en el borrador de asientos, que es un lugar intermedio en el que se sitan los asientos de la sesin, antes de pasar al diario definitivo. En este borrador no se pueden modificar. La solucin es muy sencilla: Actualizamos el diario, cerrando la entrada de asientos y volvemos a entrar en gestin de asientos. El asiento ya se puede modificar. Este borrador, llamado por ContaPlus, sesin, tiene una capacidad de asientos. Una vez rebasada, actualiza automticamente los asientos grabndolos en el diario definitivo. Este nmero de asientos es, por defecto, de 5, pero se puede personalizar. Para ello, accedemos al men Global / Seleccin de Empresas. Seleccionamos de la empresa actual la solapilla Opciones de empresa:

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Cambia el valor 5 por el valor 1, de esta forma, cada vez que actualicemos un asiento, pasar directamente al diario y podremos modificarlo sin necesidad de cerrar la sesin.

5.6

Eliminacin de asientos
Para eliminar un asiento, seleccionamos el nmero de asiento, una vez nos aparezca en pantalla, pulsamos el botn Eliminar, y Aceptar.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Para eliminar asientos en grupo, rellena nmero inicial y nmero final y pulsa Aceptar.

5.7

Comentarios en asientos
ContaPlus permite que guardemos junto con el asiento una informacin adicional con ms datos, aclaraciones, etc. Para activar comentarios, pulsamos en la barra de herramientas el botn:

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Del mismo modo, podremos editar, modificar o eliminar comentarios.

5.8 Personalizacin del entorno de trabajo en la introduccin de asientos


Tal como hemos visto en el apartado de IVA, podemos personalizar algunas caractersticas de la forma de trabajar en la introduccin de asientos. Para ello, activamos el botn de entorno de trabajo:

Clculo de IVA automtico : Como se ha explicado en el apartado de introduccin de asientos con IVA, al activar esta casilla, se calcula la cuota de IVA en los asientos en los que interviene una subcuenta 472 477. Es necesario haber introducido previamente el valor de la base imponible de la factura. Cuadre automtico por partida : Una vez introducida una lnea de asiento, aparece en la segunda lnea con un valor al debe haber igual al descuadre del asiento. Este cuadre se desactiva de forma automtica cuando el asiento est cuadrado o cuando pulsamos la tecla Esc. Caja de edicin con contrapartida: Activa la casilla de contrapartida en la introduccin de lneas de asiento. La contrapartida sirve para referenciar contra qu cuenta se ha cargado/abonado en un asiento, cuando visualizamos el mayor de una subcuenta.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Edicin de partidas en modo extendido: Hasta ahora hemos introducido cada partida en una sola lnea, si activamos esta casilla, veremos cada partida en una nueva ventana. Utiliza el modo de visualizacin de partidas segn te resulte ms cmodo.

En esta pantalla observamos cmo el campo contrapartida est activado. Supongamos que en el asiento que estamos introduciendo, una venta al cliente 4300000, la contrapartida de la subcuenta 4300000 es ventas (7000000), y viceversa. Cuando consultemos el mayor de la 4300000, observaremos un cargo de 1.160,00 euros y como contrapartida, la subcuenta 7000000.

Recuerda: El hecho de introducir una subcuenta como contrapartida en una lnea de un asiento, solamente tiene carcter informativo, para mostrar contra qu subcuenta se ha cargado o abonado.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Actividades: Selecciona la empresa 03 en la que vienes haciendo las actividades de refuerzo. Introduce el asiento de apertura del ejercicio : _________________ __________________ 25.000,00 25.000,00 Banco Peninsular (5720000) Existencias de mercaderas (3000000) A 1000000) Capital social 50.000,00 _________________ __________________ Crea los siguientes conceptos: NF SF NP SP Nuestra fra. n Su fra. n Nuestro pago Su pago

Introduce los siguientes asientos: 02/01/03 Traspasamos del banco a caja 800,00 euros en efectivo. 03/01/03 Vendemos al cliente 1 mercaderas por valor de 1.350,00 euros + 16% de IVA. Factura emitida n 1. Giramos recibo con vencimiento 02/02/03. 05/01/03 Compramos al proveedor 1 mercaderas por importe de 2.745,50 euros ms IVA. Es la factura recibida n 1. Pagamos mediante cheque. 07/01/03 El cliente 1 nos devuelve parte de las mercaderas que le vendimos el da 3 de enero por importe de 225,65 euros ms IVA. Factura emitida n 2. 12/01/03 Vendemos al cliente 2 mercaderas por importe de 6.533,45 , ms IVA. Giramos letra con vencimiento 13/03/03. Factura n 3.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Actividades: Accede a la personalizacin del entorno del diario y activa las casillas de clculo automtico de IVA, cuadre automtico por partida y modo extendido. 15/01/03 Compramos mercaderas al proveedor 2 por importe de 3.500,00 euros, ms IVA. Emitimos un pagar con vencimiento 14/02/03. Factura recibida n 2. 22/01/03 Vendemos al cliente 4300004, Import Italia, SpA, de Italia, mercaderas por importe de 1.355,90 euros. Factura emitida n 3. Pagar mediante transferencia 20 marzo 2003. 24/01/03 Recibimos la factura de Iberdrola, por importe de 125,00 euros ms IVA. Factura recibida n 3. 26/01/03 Recibimos factura de agua del Ayuntamiento, por 13,50 euros ms 7% de IVA. Factura recibida n 4. 31/01/03 Adquirimos un ordenador por 1.000,00 euros ms IVA. Factura n 1 de inmovilizado. 12/02/03 Vendemos al cliente 2 mercaderas por importe de 4.450,00 euros. Nos paga 500,00 euros en efectivo. El resto las ir pagando en plazos. Factura emitida n 4. 16/02/03 El cliente 2 nos devuelve mercaderas por importe de 580,00 euros. Factura emitida n 5. 19/02/03 Compramos mercaderas al proveedor 2, por importe de 2.000,00 euros. Factura recibida n 5. Emitimos un pagar con vencimiento 21/03/03. 21/02/03 Adquirimos una mquina a Talleres Modernos, S.L., por importe de 3.000,00 euros. Factura de inmovilizado n 2. Aade el siguiente comentario al asiento: Empacadora Warm P-100, n serie, 03-000015

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Actividades: Accede a la personalizacin de entorno y activa la casilla contrapartida. Introduce el siguiente asiento, rellenando las casillas de contrapartida de las dos partidas. 23/02/03 Ingresamos en el Banco 400,00 euros. 28/02/03 Vendemos al cliente 3 mercaderas por importe de 1.200,00 euros ms IVA. Factura emitida n 6. 01/03/03 El cliente 2 nos paga 500,00 euros de la factura emitida n 4. Modifica en los parmetros de empresa el nmero de asientos 03/03/03 Compramos mercaderas al proveedor 3 por importe de 5.000,00 euros ms IVA. Nos gira letra con vencimiento 02/04/03. Factura recibida n 6. 06/03/03 Vendemos mercaderas al cliente 1 por importe de 3.000,00 3uros ms IVA, es la factura n 7. Giramos efecto con vencimiento 04/06/03. 11/03/03 Vendemos mercaderas al cliente Import Italia, SpA, de Italia, mercaderas por importe de 2.104,35 euros. Factura emitida n 8. Pagar mediante transferencia 10 abril 2003. 19/03/03 Compramos mercaderas al proveedor 3, por importe de 2.560,00 euros ms IVA. Factura recibida n 7. 26/03/03 Pagamos mediante cheque al proveedor la factura n 7. 28/03/03 Vendemos al cliente 2 mercaderas por importe de 4.125,00 euros ms IVA. Factura emitida n 9. 31/03/0 Pagamos en efectivo factura a Transportes Rpidos, S.L., por importe de 255,00 euros. Factura recibida n 8. Modifica el asiento del da 12/02/03. En lugar de pagarnos 500,00 euros, ha pagado 600,00.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Introducir asientos simples. Introducir asientos con IVA. Modificar asientos. Eliminar asientos. Ver los asientos de la sesin. Introducir comentarios en asientos. Personalizar el entorno del diario.

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Unidad 5: Gestin de asientos contables

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

UNIDAD 6: LIBROS CONTABLES Y LISTADOS PERIDICOS

Objetivos de la unidad Uno de los principales objetivos de la contabilidad es el control de la gestin de la empresa, de los gastos e ingresos, de la tesorera, etc. Adems, todas las empresas tienen obligaciones fiscales y registrales que obligan a presentar unos estados de cuentas y estadsticas de forma peridica. A partir de la introduccin de los hechos contables en el diario, ya es posible la obtencin de esta informacin. En esta unidad vamos a aprender a verificar esa informacin. Tambin vamos a aprender a obtener los libros obligatorios, como el diario, cuenta de prdidas y ganancias, balances, memoria, etc., as como otros libros auxiliares como el mayor.

6.1

El libro diario
El libro diario recoge todas las operaciones contables introducidas a travs de la gestin de asientos. Estos asientos se muestran ordenados por fechas, a fin de organizar los hechos contables segn se han ido produciendo. Para acceder al listado de diario, lo haremos a travs del men Financiera/Opciones de diario/ Listado de diario o bien, pulsamos el icono de la barra de herramientas.

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

6.1.1 Principales opciones de diario


Modelo borrador: Permite listar por pantalla o en impresora un borrador del diario, sin que los asientos deban estar necesariamente ordenados por fechas e incluyendo comentarios, datos de IVA, ordenados por los criterios que desee. Tambin permite obtener el diario en fichero con formato txt o formato html, incluso en texto para archivo de mensaje electrnico.

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

Modelo Oficial: En este modelo se imprimen los asientos sin comentarios ni datos de registro de facturas de IVA. Adems, solicita cmo se van a numerar los asientos. Puesto que lo normal es que los asientos no se hayan introducido todos ordenados por nmero y fecha, al obtener el diario, deberemos renumerarlos. Si ya los hemos renumerado anteriormente, no ser necesario invertir tiempo en volverlos al renumerar.

En el siguiente ejemplo vemos cmo se visualiza el diario borrador por pantalla. Al hacer doble clic en cualquier lnea del asiento nmero uno, se activa el comentario.

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

Habrs observado que existe una segunda solapa en el cuadro de dilogo del diario. Es la solapa valores iniciales. Se utiliza en caso de que el libro diario se imprima en varias veces, debido, generalmente, al gran volumen que ocupa.

Ejemplo: Si hemos impreso el diario del 1 de enero al 31 de enero, se habrn generado un nmero de pginas y se arrastrarn unas sumas del debe y del haber. Al proseguir con el diario, hay que indicar cul es el siguiente nmero de pgina y las sumas anteriores al 1 de febrero, por ejemplo:

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

6.1.2 Obtencin del diario por impresora


Hasta ahora, solamente hemos visualizado el diario, adems, los botones de impresora estn inactivos. Esto se debe a que, al instalar el programa ContaPlus, no se instalan automticamente las impresoras que hay configuradas en Windows. Para poder obtener cualquier informe por impresora, deberemos instalar y configurar desde ContaPlus las impresoras que vayamos a utilizar. Instalacin de impresoras: Desde el men til, accedemos a perifricos:

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

Recuerda: Si quieres obtener listados por impresora, debes instalarla en ContaPlus, aunque ya est agregada y configurada en Windows.

Para instalar y configurar una impresora en ContaPlus, debemos realizar dos pasos: Paso 1: Agregamos la impresora que est configurada en Windows, pulsando el botn aadir:

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

Paso 2: Modifica la configuracin de las fuentes de caracteres, puesto que con los tamaos de fuente que se instalan por defecto, los informes y listados saldrn incompletos, por lo que deberemos reducir el tamao de caracteres normales a 10 y el de la letra comprimida a 6. Para acceder a estas opciones, pulsa el botn Impresora En la unidad 13 podrs encontrar una descripcin ms detallada acerca de la instalacin y configuracin de impresoras

6.2

Libro Mayor
El libro Mayor es un registro contable no obligatorio que resulta sumamente til en la verificacin de las operaciones en el que verificamos los hechos contables organizados por subcuentas. Tal como se ha visto en los apartados anteriores, el Mayor se puede obtener por pantalla, en fichero o por impresora. En este ltimo caso, ya no es necesario volver a configurarla. Tambin permite obtener parte del libro mayor, acotando los listados a unas fechas determinadas, para unas subcuentas concretas, etc. Se activa desde el men Financiera/Opciones de Diario/Listados de Mayor, o bien pulsando Alt + M, o a travs del icono :

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

Podremos acotar el listado en cuanto al rango de subcuentas y al de fechas. La opcin salto de pgina provoca que al final de cada subcuenta finalice la pgina y comience la siguiente subcuenta en una nueva pgina. Si marcamos la casilla incluir comentarios, podremos verlos en el listado. Para ver un asiento completo, haz doble clic en la lnea sobre la cual quieras visualizar el asiento enlazado:

Con la solapa valores iniciales operaremos de forma parecida a como lo hemos realizado en el apartado del libro diario, proporcionando las sumas anteriores y el nmero de primera pgina.

Recuerda: Prueba a listar de diferentes formas el diario de los ejercicios que hayas hecho hasta ahora. Comenta con tus compaeros de curso cules han sido las dificultades que has encontrado y cmo las has resuelto.

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

6.3

Las cuentas anuales


En este apartado vamos a estudiar cmo se obtienen las cuentas anuales: o o o o o o Inventario Inicial y Final. Balances de Sumas y Saldos peridicos. Balance de Situacin. Cuenta de Prdidas y Ganancias. Memoria. Cuadro de Financiacin.

6.3.1 Balances de Sumas y Saldos


El Balance de Sumas y Saldos refleja la suma de los movimientos que recogen las subcuentas dentro de un periodo determinado, as como los saldos que presentan en la fecha final del informe. A travs de los balances de sumas y saldos podemos obtener el inventario inicial y final de una empresa, es decir, la valoracin de todos y cada uno de los bienes, derechos y obligaciones que componen el patrimonio de una empresa en un momento determinado. Esta valoracin habrn de hacerla las empresas en, al menos, las siguientes ocasiones a lo largo del ao: o Inventario inicial. o Sumas y saldos trimestrales. o Inventario final. Para acceder a las opciones de Sumas y Saldos, lo haremos a travs del men Financiera/Balances/Sumas y Saldos, o bien, mediante el mtodo abreviado de teclado Alt + X. Tambin disponemos del botn.

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

El cuadro de dilogo que aparece ser:

Recuerda: Antes de obtener una copia impresa, visualiza por pantalla los balances. Verifica la configuracin del balance.

Para obtener los diferentes balances, cambiaremos las fechas de emisin, as, a modo de ejemplo, el balance del segundo trimestre, tendra como fecha inicial el 01-04-03 y como fecha final 30-06-03. Para obtener el inventario inicial, las fechas inicial y final seran la misma fecha: 01-01-03. Adems, en todos los balances de sumas y saldos, aparece una primera columna con los saldos iniciales. Para obtener el inventario final, lo haramos con fechas 01-01-03 y 31-12-03, respectivamente.

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

Tambin podemos obtener un balance parcial, listando el grupo de subcuentas que se desee, rellenando las casillas de Cotas subcuentas. Si marcamos la casilla acumulados, aparecern los saldos acumulados hasta la fecha.

Observa este fragmento de un balance de sumas y saldos. Se han sealado las columnas de saldos iniciales, los saldos del periodo y las sumas acumuladas (saldo inicial + movimientos del periodo). Observa tambin que aparecen dos niveles de cuentas: con 3 y 7 dgitos. Para cambiar el nivel de detalle, selecciona el nmero de dgitos en la solapa Configuracin del Balance. En las casillas relativas a valores iniciales, podrs continuar con listados parciales o interrumpidos, sealando el primer nmero de pgina a emitir, as como las fechas a listar:

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

6.3.2 Balance de Situacin


El Balance de Situacin refleja el estado patrimonial de una empresa en un momento determinado. En l se incluyen todos los saldos de las cuentas comprendidas entre los grupos 1 y 5. Como parte integrante de las cuentas anuales obligatorias, las empresas debern formular un balance de situacin inicial y otro final, que coincide con el de cierre de ejercicio. No obstante, podemos obtener balances de situacin en cualquier fecha, con el fin de obtener una valoracin patrimonial de la empresa. Cabe destacar que, adems de reflejar los saldos al final del ejercicio actual (ejercicio N), se debern incluir los saldos al final del ejercicio anterior (ejercicio N-1). De este modo podemos comprobar la evolucin de la empresa a lo largo de dos ejercicios consecutivos. La asignacin de una empresa como ejercicio anterior al actual se hace de forma automtica en el proceso de cierre y apertura de ejercicio, tal como se ver ms adelante. Esta asignacin se denomina histrico, y se puede verificar, o cambiar manualmente en la opcin de men Global/Seleccin de Empresa:

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

Para obtener el Balance de Situacin, nos situamos en el men Financiera/Balances/Situacin, o bien con el mtodo abreviado de teclado Alt + Z.

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

Se pueden obtener modelo borrador y modelo oficial, este ltimo seleccionando la solapa Oficial.

6.3.3 Cuenta de Prdidas y Ganancias.


La cuenta de Prdidas y Ganancias expresa el resultado de un ejercicio contable de una empresa, computando todos los ingresos y gastos habidos en el periodo. La diferencia entre esos gastos y esos ingresos son el resultado del ejercicio. Forma parte de las cuentas anuales, y, por tanto, es obligatoria. La legislacin actual obliga a la obtencin, al menos, de una cuenta de resultados al final del ejercicio, pero, al igual que los balances, podemos obtener, con fines informativos, cuentas de prdidas y ganancias parciales, que recojan los ingresos y gastos de parte de un ejercicio. Lo mismo que los Balances de Situacin, la cuenta de Prdidas y Ganancias expresar la evolucin de ingresos y gastos, debiendo mostrar los habidos en el ejercicio presente y en el inmediatamente anterior (ejercicio N y ejercicio N-1). Para obtener la cuenta de Prdidas y Ganancias, podemos acceder a travs del men Financiera/Balances/Prdidas y Ganancias, o bien pulsando Alt + Y. La pantalla que nos mostrar ser muy similar a la que hemos visto para los balances de situacin:

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

En caso de querer obtener una copia en borrador, sin expresar el ejercicio anterior, desmarcaremos la casilla obtener ejercicio comparativo N-1. Para obtener resultados de un periodo, por ejemplo, un trimestre, rellenaremos las casillas de fechas, tanto de un ejercicio, como de otro. La pantalla que visualizaremos para obtener el modelo oficial ser como la siguiente:

6.3.4 Memoria y Cuadro de Financiacin


La Memoria y el Cuadro de Financiacin son informes obligatorios que forman parte de las cuentas anuales, y por tanto, obligatorias para las empresas. En la memoria se explica e informa acerca de datos de carcter econmico que amplan la informacin numrica recogida en los balances y cuenta de prdidas y ganancias. Esta informacin en unos casos expresa la valoracin y composicin patrimonial de la empresa, la evolucin de los resultados, previsiones de futuro, normas de valoracin de diferentes componentes del patrimonio, etc.

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

ContaPlus proporciona un texto en formato doc, llamado memoria.doc que contiene los datos mnimos y estandarizados de lo que podra ser la memoria de nuestro ejercicio contable. Esta memoria incluye frmulas que se cumplimentan de forma automtica a partir de la contabilidad. Pero tambin es necesario editar esa memoria para completar aquellos datos que no proporciona la propia contabilidad. Para la edicin de la memoria es necesario tener instalado un programa editor de documentos doc, como por ejemplo Word, wordpad, etc. Activaremos la memoria a travs de la opcin de men: Financiera / Balances / Memoria y E.O.A.F.

La opcin Formular Memoria permite la edicin de las frmulas con las que se calculan ciertas funciones internas de la memoria. Se aconseja no manipular estas frmulas, ya que el resultado final de la memoria podra no ser el deseado. La opcin Editar Memoria abrir el archivo memoria.doc, as como el editor de archivos doc, que normalmente es Word. A partir de esta memoria estndar, modificaremos los textos para adaptarlos a las caractersticas de la empresa. En caso de que no hayamos determinado correctamente la ruta donde est grabado el editor, nos aparecer el siguiente cuadro:

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

Para corregir este problema, vamos a indicar la ruta del editor en el men Global / Seleccin de Empresa, modificaremos la empresa actual, en la solapa Ruta de Programas SP, donde indicaremos la ubicacin del archivo Winword.exe:

Si no encuentras la ruta donde est ubicado el editor, utiliza la funcin buscar de Windows, indicando el archivo Winword.exe, u otro editor, en caso de que utilices otro procesador. A modo de ejemplo, a continuacin se reproduce parte de la memoria, la cual deber ser cumplimentada con los datos de la empresa:

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

MEMORIA ABREVIADA ANUAL EJERCICIO DE 2002


Que presenta el ( Nombre del Administrador ) a la Junta General ordinaria, en aplicacin del Captulo VII del T.R.L.S.A., VI de la Ley de Sociedades Limitadas y III del R.R.M, el prximo da 30 de Junio de 2003.

----------- NOTA 1 ----------ACTIVIDAD DE LA EMPRESA. El objeto social de la compaa es:

1.- ........................................................ ............................................................. ............................................................. 2.- ........................................................ ............................................................. ............................................................. 3.- ........................................................ ............................................................. .............................................................

La actividad fundamental de la Sociedad, dentro de su objeto social es: ..................................................................................................... ................................................... ..................................................................................................... ...................................................

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

Actividades: Activa la empresa de las actividades de refuerzo, cdigo 03. Emisin del Libro Diario Accede al diario y visualiza el borrador de asientos del 1 de febrero al 28 de febrero de 2003. Posicinate en el asiento correspondiente a la compra de la mquina y visualiza el comentario. Libro Mayor Muestra por pantalla el Mayor de las subcuentas de los clientes 4300001 al 4300003 Avanza y retrocede mostrando las diferentes subcuentas. Cierra el Mayor y muestra la subcuenta 2230000. Una vez en pantalla, haz doble clic en la lnea de la compra de la mquina y muestra en pantalla el asiento enlazado y su comentario. Sumas y Saldos Muestra por pantalla el balance de sumas y saldos del 1 de enero al 31 de marzo. Repite la operacin anterior, pero configurndolo para ver solamente las subcuentas de 7 dgitos. Muestra por pantalla el balance de sumas y saldos de febrero de 2003, con acumulados, configurado para 3 dgitos. Balance de Situacin Muestra por pantalla el Balance de Situacin al 31-03-03. Prdidas y Ganancias Muestra por pantalla la cuenta de Prdidas y Ganancias del 1 de enero al 31 de marzo de 2003. Memoria Edita la memoria abreviada de la empresa. Introduce en ella el domicilio social y la actividad econmica. Guarda el archivo de la memoria con el nombre de memoria2003.

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Unidad 6: Libros Contables y listados peridicos

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Editar el diario en modelo borrador y oficial. Obtener el libro Mayor. Obtener Balances de Sumas y Saldos. Obtener Balances de Situacin en diferentes fechas. Obtener la Cuenta de Prdidas y Ganancias. Editar la Memoria al final del un ejercicio contable.

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

UNIDAD 7:

TRATAMIENTO DEL IVA

Objetivos de la unidad En esta unidad se va estudiar cmo tratar las operaciones de IVA con el programa ContaPlus, cmo obtener los diferentes libros de IVA, liquidaciones peridicas y obligaciones fiscales de carcter estadstico o informativo. Las explicaciones se han reducido a lo estrictamente necesario para comprender el funcionamiento del programa. No se trata de un tema puramente fiscal, ni se pretende profundizar en el tema de IVA.

En caso de que el alumno encuentre dificultades para comprender las explicaciones relativas a conceptos fiscales, registrales o de documentos que aparecen en este tema, se recomienda la lectura de textos ms especficos y/o mdulos o cursos que se ofertan en las Aulas Mentor. Entre las obligaciones fiscales que tienen las empresas, caben destacar aquellas relativas al Impuesto Sobre el Valor Aadido. En este tema vamos a tratar de mostrar los documentos, liquidaciones peridicas y libros relativos a este impuesto. Entre otra, vamos a obtener la siguiente documentacin: Libro Registro de Facturas Emitidas. Libro Registro de Facturas Recibidas. Libro Registro de Bienes de Inversin. Documento 300 Liquidacin trimestral de IVA. Documento 320 Liquidacin mensual de IVA. Documento 347 Declaracin anual de operaciones con terceros. Documento 349 Declaracin recapitulativa de operaciones intracomunitarias.

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Tal como hemos visto en la unidad 5, la introduccin de datos relativos al IVA se encuentra, exclusivamente, en la introduccin de asientos, mediante la cumplimentacin de la pantalla de toma de datos para el registro de IVA. Tambin hemos visto como configurar los porcentajes de IVA, de forma que nuestro programa calcule y verifique la exactitud de las bases y cuotas del impuesto.

7.1

Introduccin de datos de IVA


Tal como se explica en la unidad 5, sobre la introduccin de asientos, vamos repasar y ampliar la forma de introducir los datos con los que posteriormente obtendremos los libros, estadsticas e impresos del IVA. Para ello vamos a realizar unos ejemplos prcticos: Supongamos que hemos adquirido mercaderas por valor de 1.000,00 euros, con 160,00 euros de IVA, totalizando la factura de nuestro proveedor: 1.160,00 euros. El asiento que haramos sera: _____________________ 1.000,00 160,00

____________________

Compras de mercaderas (6000000) H.P. Deudora IVA Soportado 16% (4720016) a Proveedor X (4000001) 1.160,00 _____________________ _________________

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

En la pantalla de entrada de datos de IVA hemos marcado: Factura libro IVA : Registra una factura en el libro de facturas recibidas. Incluir en el Doc 347/349: Esta operacin queda reflejada en la declaracin de volumen de operaciones con el proveedor 4000001. Factura: Nmero de factura que le corresponda. Se introduce manualmente. Si se deja en blanco, o se introduce el valor cero, al imprimir el libro de facturas, indicaremos que se numeren automticamente. Base imponible: Importe de la base imponible de la factura. Este importe lo captura del asiento y debe coincidir con el porcentaje indicado de IVA. Contrapartida: Es el cdigo del proveedor emisor de la factura. Es un campo obligatorio. Aunque pone subcuenta cliente/proveedor, al tratarse de una compra, introducimos un cdigo de proveedor. Cuando registremos una venta, la pantalla ser la misma e introduciremos el cdigo de un cliente. Vamos a suponer que devolvemos parte de las mercaderas a nuestro proveedor. En este caso hemos de registrar una base imponible negativa en el libro de facturas recibidas: _____________________ 580,00 ____________________

Proveedor X (4000001) a Devoluciones de compras (6080000) 500,00 H.P. Deudora IVA Soportado 16% (4720016) _________________

80,00

____________________

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Observa que la subcuenta de IVA soportado es acreedora y que el importe no tiene signo negativo. ContaPlus mostrar el libro de facturas recibidas con signo (-) por encontrarse el importe al Haber, en lugar de al Debe.

Otro ejemplo: Imaginemos que recibimos una factura por suministro de agua de la empresa Aguas del Centro, S.A. Esta factura est sujeta a un tipo de IVA del 7%. En este caso, utilizaremos la subcuenta de IVA del 7%, que, por ejemplo, podra ser 4720007. _____________________ 30,00 2,10 ____________________

Suministros (6281000) H.P. Deudora IVA Soportado 7% (4720007) a Acreedor X (4100001) 32,10 _____________________ ___________________

Como podemos comprobar, cada subcuenta de IVA lleva emparejado un solo porcentaje de IVA, de forma que se verifique la cuota y la base imponible. Esto implica que necesitaremos una subcuenta por cada porcentaje de IVA que utilicemos.

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Atencin: Para cada porcentaje de IVA debes crear una subcuenta diferente

7.2

Modificacin de datos de IVA


Para modificar los datos introducidos mediante asientos contables, habremos de modificar la lnea en la que se encuentre la subcuenta de IVA. Despus de validar las casillas de la partida de asiento, aparecer la pantalla de registro de facturas, donde podremos modificar el nmero de factura, la contrapartida, o la base imponible.

7.3

Utilizacin de series en el registro de facturas


Podrs observar que, junto al nmero de factura, hay un campo llamado serie, que en el ejemplo anterior est inactivo. En este espacio podremos introducir la serie que acompaa al nmero de factura. Esto tiene utilidad en aquellas empresas que utilizan varias numeraciones de facturas (por ejemplo, por tener dos o ms centros de facturacin). En la casilla serie podemos introducir un solo carcter: por ejemplo A, B, C.

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

En caso de querer llevar un libro registro de bienes de inversin, podramos numerar las facturas con una serie diferente de las facturas de compras de bienes corrientes y servicios. Imaginemos que compramos un ordenador, la factura de compra se podra registrar con el nmero I-1, es decir, factura nmero 1 de la serie I (Inmovilizado). El resto de las facturas podran registrarse con otra serie, o incluso, sin serie. Para activar la serie en el registro de facturas, entramos en el men Global / Seleccin empresas / Modificar

A partir de ahora, estar activa la casilla de serie en el registro de facturas.

7.4

Obtencin de libros registro de IVA


Una de las operaciones que nos permite la gestin del IVA desde los asientos del diario, es la de poder obtener los libros registro de facturas recibidas y emitidas. Estos libros se obtienen desde el men Financiera / Opciones de IVA / Facturas Recibidas o Facturas Emitidas.

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Numeracin: Orden en el que se van a listar las facturas. Si al registrarlas se fueron numerando correctamente, marcaremos la casilla existente, en caso de que se encuentren desordenadas, o que no hayan sido numeradas, se aconseja que ContaPlus las numere ordenndolas por fechas y por orden en el que se introdujeron. Si marcamos la opcin Orden por Documento, se numerarn segn el contenido del campo documento que se encuentra en cada lnea de asiento. Periodo de fechas: Permite listar las facturas dentro de un rengo de fechas. Opciones de IVA : Selecciona el tipo de operacin y/o rgimen de IVA que se quiere listar. Por defecto, estn todas marcadas. Formato: Campos que se quieren mostrar u ocultar en el listado. Filtro % IVA : En caso de querer listar solamente facturas con un porcentaje determinado. El resto de facturas no se incluirn en el listado. Valores iniciales: Se cumplimentarn en el caso de continuar con un listado interrumpido, rellenando con las sumas anteriores y el prximo nmero de pgina.

121

Unidad 7: Tratamiento del IVA

Observa los valores negativos en la segunda lnea. Corresponden al asiento del segundo ejemplo, en el que el IVA soportado aparece en el haber, al tratarse de una devolucin de compras.

Recuerda: Las devoluciones de compras generan cuotas de IVA soportado negativo. Para que el IVA aparezca en el registro de facturas con signo negativo, se puede contabilizar en el haber, en lugar del debe con signo negativo.

7.5

Documentos peridicos de IVA

7.5.1 Documento 300/320


Las empresas tienen la obligacin de realizar declaraciones peridicas de IVA, fruto de la actividad econmica de la empresa. Estas declaraciones consisten en liquidar las cuotas de IVA que se han facturado a los clientes, as como las cuotas soportadas en las facturas de los proveedores. Si las cuotas que la empresa ha recaudado en las facturas a sus clientes es superior a las cuotas que sus proveedores le han facturado en sus compras y servicios adquiridos, la empresa deber ingresar esa diferencia producida a favor de la Agencia Tributaria. En caso contrario, la empresa tendr un crdito contra Hacienda por ese importe deudor. Esta sera una sencilla y breve explicacin de cmo funcionan las obligaciones peridicas de IVA. Normalmente, las pequeas y medianas empresas tienen obligacin de presentar esta liquidacin con carcter trimestral, y el impreso utilizado es el documento 300. Cuando las empresas tienen cifras elevadas de facturacin o estn censadas como exportadores, la obligacin ser mensual, y el documento ser el 320/330, respectivamente. Para obtener este documento, nos dirigimos al men Financiera / Opciones de IVA / Modelos 300 / 320 :

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Recuerda: Al liquidar el IVA, verifica la coincidencia del documento 300 con los saldos de las subcuentas de IVA y con las sumas de los registros de facturas.

Al marcar la opcin Tipo, podremos seleccionar las cuotas a compensar, regularizacin y rgimen foral. Al marcar el tipo de modelo, se rellenar automticamente el periodo de liquidacin, que ser de un trimestre para el modelo 300 y de un mes para el 320/330. Esta fecha se genera a partir del dato que figure en la ficha de la empresa, segn se muestra a continuacin:

123

Unidad 7: Tratamiento del IVA

Esta fecha se genera automticamente al realizar el asiento de regularizacin de IVA, tal como se describe ms adelante, sin necesidad de que tengamos que hacerlo manualmente.

7.5.2 Modelo 347


Al finalizar el ao, todas las empresas se ven obligadas a informar acerca del volumen de operaciones sujetas a IVA que han realizado con sus clientes y con sus proveedores, cuya cuanta anual, IVA incluido supere la cifra de 3.005,06 euros. De esta forma, Hacienda cruza las cifras que han informado los contribuyentes, para detectar errores. Por ejemplo, si una empresa declara haber realizado ventas a otra por importe de 10.000,00 euros, esta a su vez, deber declarar que ha adquirido a nuestra empresa la misma cantidad de dinero. El modelo que se utiliza para esta obligacin estadstica es el 347. Bsicamente recoge: CIF de nuestros clientes/proveedores, provincia, importe y tipo de operacin. Para que nuestras operaciones sean registradas en este documento, es necesario que cada vez que interviene una subcuenta de IVA en el diario, se marque la casilla 347/349, tal como se puede ver en los ejemplos del punto 7.1 de esta unidad. Para obtener el documento 347 es suficiente con ir al men Financiera / Opciones de IVA / Modelo 347.

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Habrn de emitirse, normalmente, dos listados: Compras y Ventas. El importe no se debe modificar y el periodo deber comprender todo el ao.

Recuerda: El modelo 347 se hace una sola vez al ao e incluye todas las operaciones con clientes y proveedores. En esta cifra se debe computar el importe total de las facturas, IVA incluido.

7.5.3 Modelo 349 Este documento es obligatorio en el caso de que la empresa haya realizado entregas o adquisiciones con sujetos pasivos residentes en la Unin Europea. Se trata del documento denominado: Declaracin Recapitulativa de Operaciones Intracomunitarias. Bsicamente, contendr una relacin de las operaciones con sujetos de la U.E., incluyendo su NIF, nombre, importe y tipo de operacin (Entrega/Adquisicin). Se presenta trimestralmente, y en ella se relacionarn todas las operaciones con la U.E., sea cual sea el volumen de las operaciones. 125

Unidad 7: Tratamiento del IVA

Para que este documento se realice, es necesario haber registrado alguna factura con una subcuenta de IVA con tipo de operacin Entregas Intracomunitarias Exentas.

Recuerda: El modelo 349 solamente es obligatorio para las empresas que hayan realizado entregas o adquisiciones a sujetos de la Unin Europea. Su periodicidad es trimestral. Para que aparezcan en este documento este tipo de operaciones, se deber utilizar en el diario una subcuenta de IVA con operaciones intracomunitarias exentas.

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Pongamos un ejemplo: Facturamos a un cliente de Italia mercaderas por importe de 1.000,00 Euros. En esta factura no se repercutir IVA. El asiento que haramos manualmente sera as: _____________________ 1.000,00 a Cliente X (4302001) 1.000,00 0,00 ____________________

Ventas de Mercaderas (7000000) H.P. Deudora IVA Repercutido 0% (4770000) ____________________

____________________

Parece no tener sentido utilizar una subcuenta para cargar o abonar cero euros. Esto se justifica viendo cmo se activa el registro de IVA, y adems cmo aparece en el documento 349 el cliente 4302001.

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Para obtener el documento 349, lo haremos a travs del men Financiera / Opciones de IVA / Documento 347. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Es importante que corrijas el importe mnimo, para el listado y que selecciones el tipo de operacin

Selecciona entregas y valor mnimo 0 euros. Selecciona el rango trimestral de fechas deseado. Podrs obtener una copia en papel o en archivo.

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

7.5.4 Liquidacin / Regularizacin de IVA


Al mismo tiempo que emitimos la liquidacin de IVA, mediante el modelo 300/320, habremos de regularizar las subcuentas de IVA. Regularizar las subcuentas de IVA supone compensar (liquidar) los importes que reflejan a la fecha de regularizacin. Normalmente, las subcuentas de IVA soportado (4720016, 4720007, 472.. ) presentan saldos deudores, mientras que las de IVA Repercutido (4770016, 4770007, 477.) lo hacen con saldos acreedores. Para saldar todas estas cuentas, haremos un asiento en el que las subcuentas deudoras de IVA saldarn a las acreedoras. La diferencia entre ambas deber coincidir con el saldo que presente la liquidacin de IVA, que ser a ingresar o a compensar. Esta operacin ContaPlus la hace de forma automtica. Solamente tenemos que entrar en el men Financiera / Opciones de IVA / Asiento de Regularizacin

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Recuerda: Para realizar esta operacin, no puede estar abierta la sesin del diario . Si est abierta, cirrala antes de iniciar la regularizacin de asientos.

Si el modelo es el 300, mostrar fechas trimestrales, si es el 320, lo har con fechas mensuales. Debemos indicar la fecha de regularizacin, que normalmente es la fecha final. En concepto podramos poner algo como el ejemplo liquidacin de IVA primer trimestre. Las subcuentas en las que se asentar el saldo son: o 4750000 Hacienda Pblica acreedora por IVA. o 4700000 Hacienda Pblica deudora por IVA. Que utilizar segn el saldo sea a ingresar o a compensar/devolver. Seguidamente aparecer un borrador del asiento, para que se valide o se cancele.

Si comprobamos la fecha de ltima regularizacin del IVA, veremos que ha tomado la fecha final del periodo de liquidacin. As no se duplicarn saldos ya liquidados.

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Segn se ha explicado anteriormente, accedemos al men Global / Seleccin de Empresas / Modificar empresa.

A partir de este momento, ya no se podrn introducir asientos con IVA con fecha anterior a la regularizacin del IVA, ya que invalidara la propia liquidacin. Para poder hacer asientos con IVA, deberamos primero anular el asiento de regularizacin y corregir la fecha de ltima liquidacin en la empresa. Si intentamos introducir un asiento con IVA en una fecha ya liquidada, aparecer el siguiente mensaje:

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Recuerda: Una vez liquidado el IVA de un periodo, ya no es posible introducir asientos con IVA. Para aadir o modificar partidas de IVA, anula la fecha de la ltima liquidacin en Parmetros Empresa.

El proceso de regularizacin de Iva es reversible. Para anular la regularizacin, es suficiente con eliminar del diario el asiento de regularizacin, igual que se anula un asiento normal. Despus de esta operacin, hay que anula la fecha de la ltima liquidacin en Parmetros de Empresa.

Actividades: Activa la empresa de los ejercicios de refuerzo, cdigo 03. Modificacin de asientos con IVA Modifica el asiento del 15/01/03. El importe correcto de la compra es de 3.300,00 euros, en lugar de 3.500. Modifica tambin la cuota de IVA y la base imponible del registro de facturas. Series de facturacin Selecciona los dos asientos en los que se han adquirido bienes de inmovilizado y modifica la serie de las facturas. Las facturas sern numeradas con M / 1 y M / 2, respectivamente. Emisin de libros de facturas Visualiza por pantalla el libro de facturas emitidas, observa la numeracin y las facturas negativas por devolucin de gnero de los clientes. Observa tambin el registro de las facturas al cliente italiano. Visualiza por pantalla el libro de facturas recibidas. Observa las series de facturacin correspondientes a compras y al inmovilizado. Observa los valores negativos correspondientes a las devoluciones a proveedores.

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Actividades: Documentos de IVA Muestra por pantalla el documento 300 (liquidacin de IVA trimestral) correspondiente al periodo 01/01/03 al 31/03/03. Muestra la cifra anual de ventas a clientes, modelo 347, correspondiente a 2003. Repite el proceso anterior, para compras a proveedores. Muestra el contenido del modelo 349, cifra trimestral de entregas a clientes de la Unin Europea. Liquidacin de IVA Realiza, con fecha 31-03-03, el asiento de regularizacin del IVA del primer trimestre de 2003. Verifica los saldos de las diferentes subcuentas de IVA soportado y repercutido, conciliando el asiento de regularizacin y el documento 300. Comprueba en los parmetros de la empresa si se ha grabado la fecha de regularizacin de IVA. Introduccin de asientos de IVA despus de regularizar Intenta introducir el siguiente asiento de venta de mercaderas con fecha 15/03/03: Venta de mercaderas al cliente 3, por importe de 1.195,75 euros, ms IVA. Comprueba que no permite validar el asiento de una fecha con IVA ya liquidado.

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Unidad 7: Tratamiento del IVA

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Introducir asientos con IVA. Modificar datos de IVA Manejar diferentes series de facturacin. Obtener los libros registro de facturas. Obtener el documento 300 liquidacin trimestral del IVA. Obtener el modelo de Hacienda 347. Obtener el modelo 349. Declaracin recapitulativa de operaciones intracomunitarias. Regularizar el IVA automticamente.

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Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable

UNIDAD 8: PROCESO DE CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

Objetivos de la unidad Una vez que hemos aprendido las principales funciones de ContaPlus y adquirida cierta destreza en el manejo del programa, vamos a plantear las tareas que se realizan al finalizar un ciclo contable. En esta unidad vamos a aprender a realizar de forma automtica el asiento de regularizacin de ingresos y gastos, el cierre de ejercicio y la apertura simultnea del ejercicio siguiente. Estas tareas hechas manualmente son costosas y es fcil cometer errores, van a ser resueltas con apenas conocimientos de contabilidad, de forma rpida y eficaz, sin errores. Se van a plantear las diferentes situaciones de cierre de ejercicio, as como la anulacin del cierre. El proceso de cierre de un ejercicio contable obedece a la necesidad de cumplir con la legislacin mercantil vigente, as como la de mostrar modelos estticos de una contabilidad. As, podremos comparar diferentes ejercicios, estudiar la evolucin del patrimonio y de los resultados de la empresa a lo largo de diferentes ejercicios. Tal como se recomienda en la unidad anterior, para una correcta comprensin del contenido de esta unidad, es necesario contar con los conocimientos bsicos de contabilidad, que permitan al alumno conocer cmo se hace el proceso de cierre manualmente. En caso de no contar con esos conocimientos, ser necesario repasar el mdulo de iniciacin a la contabilidad.

8.1

Fases del proceso de cierre de ejercicio.


Al llegar al momento del cierre de un ejercicio contable se van a realizar tres tareas que, de forma conjunta, se van a realizar secuencialmente:

135

Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable

Regularizacin de prdidas y ganancias. Asiento de cierre del ejercicio. Asiento de apertura en una nueva empresa.

Antes de proceder a la realizacin automtica del proceso de cierre, ser necesario hacer una serie de tareas contables que el programa no realiza de forma autnoma. Estas tareas son las relativas a amortizaciones, regularizacin de existencias, clculo de impuesto de sociedades, liquidaciones de retenciones, de IVA y de otros impuestos, asientos de periodificacin, clasificacin de deuda a corto y largo plazo, etc. Adems de conciliar los saldos de tesorera, de clientes y proveedores, etc. El proceso automtico de regularizacin y cierre se limita a saldar las cuentas, sin someterlas a ningn tipo de revisin, clculo o clasificacin especial.

Importante: La sesin del diario debe estar cerrada: , antes de proceder al cierre del ejercicio. Los asientos de regularizacin, cierre y apertura son simultneos, no se pueden realizar por separado. El asiento de apertura se podr realizar en una empresa previamente creada en una empresa que se crear en el mismo proceso. El proceso de cierre se puede invertir, de forma que se anularn dos asientos en la empresa actual: Asiento de regularizacin y el de cierre. Esto significa que el asiento de apertura no se anula al invertir el cierre. Una vez cerrado el ejercicio, no se pueden introducir ni modificar asientos. Se genera el archivo histrico de la empresa nueva, quedando ambas empresas, la de cierre y la de apertura, ligadas como ejercicios N y N-1.

8.2

Realizacin del cierre de ejercicio.


Una vez hemos comprobado que nuestra contabilidad est terminada, verificada y preparada para el cierre definitivo, accedemos a la opcin a travs del men Financiera / Fin de ejercicio / Cierre de ejercicio Observa en la pantalla que aparece en el cierre de ejercicio:

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Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable

Como fechas de regularizacin y cierre se habrn rellenado con la fecha que consta en la empresa como fecha fin de ejercicio, tal como vimos en el proceso de creacin de empresa. El asiento de apertura se realizar en la fecha inmediatamente posterior al cierre. Hay dos opciones de apertura : o Realizarlo en una empresa ya existente, que aparecer en el recuadro destinado a tal fin. En este caso seleccionaremos la empresa que recibir ese asiento de apertura. El plan de cuentas deber ser compatible con el de la empresa de cierre. o Realizarlo en una nueva empresa. Desde el recuadro de empresas podemos aadir una nueva. Este proceso de creacin de empresa es el descrito en la unidad 3.

8.3

Proceso automtico de cierre y apertura del ejercicio.


Una vez hemos seleccionado el icono de aadir empresa, aparece la pantalla correspondiente, pero observaremos que hay datos que aparecen de forma automtica: fecha de inicio de ejercicio, dgitos subcuenta e histrico.

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Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable

El resto del proceso es igual a lo explicado en la unidad 3.

Si trabajas con una versin demo, el nmero de empresas que puedes manejar es de tres. En caso de que ya existan tres empresas, debern anular alguna de ellas para poder crear la empresa de apertura. Puedes eliminar la empresa 01 empresa de pruebas.

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Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable

Selecciona la nueva empresa, en el ejemplo M4 y marca las opciones que quieras copiar de la empresa M3 a M4, vencimientos, presupuestos, asientos predefinidos o cheques. Si no ha habido problemas, nos aparecer el mensaje informativo:

8.4

Operaciones sobre una empresa ya cerrada.


Una vez cerrada una contabilidad, se puede acceder a ella y realizar cualquier operacin que no implique modificaciones en el diario. En caso de intentar aadir o modificar asientos del diario, nos aparecer el siguiente mensaje de error:

Si hemos de rectificar nuestra contabilidad, procederemos a la inversin del cierre, tal como se describe en el punto siguiente. Otra de las tareas que se realizan en este proceso de cierre es la de asignar a la empresa los nmeros de asiento que corresponden a la regularizacin y al cierre, tal como se puede comprobar en los datos de la empresa:

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Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable

Esta informacin es til para el usuario, en caso de que quiera visualizar los dos asientos. Pero ms importante, cuando procedamos a la inversin del cierre contable, ContaPlus sabr cules son los asientos que debe eliminar.

8.5

Proceso de inversin del cierre


Cuando se desee hacer alguna alteracin de la contabilidad y esto no sea posible porque el ejercicio est cerrado y el programa no nos permita hacerlo, nos veremos obligados a dar marcha atrs con respecto al proceso de cierre, es decir, anular los dos asientos mencionados anteriormente. El proceso de inversin se realiza de forma automtica, no siendo posible hacerlo mediante una simple eliminacin de asientos, como si de dos asientos normales se tratara.

En el proceso de inversin del cierre contable: Solamente se anulan asientos en la empresa cerrada, no en la de apertura. Se anulan los asientos de regularizacin y cierre. No se anula el asiento de apertura, permaneciendo en la empresa en la que se cre. La empresa que se cre en el proceso de apertura permanece, sin desaparecer.

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Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable

Para realizar el proceso de anulacin inversin del cierre, vamos al men Financiera/ Fin de ejercicio / Invertir cierre:

Una vez realizado el proceso, la empresa quedar de nuevo dispuesta para modificaciones en sus datos o para ser cerrada de nuevo.

Pregunta: Qu ocurre con el asiento de apertura si repito el proceso de cierre y apertura de un ejercicio contable en una empresa? Se duplicar el asiento de apertura?

Tal como se describe anteriormente, al anular el cierre de una empresa contable, no se anula en la nueva empresa el asiento de apertura. Sin embargo, al realizar el proceso de cierre, en la pantalla de datos hay una casilla de verificacin marcada que pregunta Reemplazar asiento de apertura existente. Si esta casilla se desmarca, efectivamente, en la empresa nueva se duplicar el asiento de apertura. Si la casilla se deja marcada, el asiento de apertura ser sustituido por el nuevo.

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Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable

Actividades: Activa la empresa de ejercicios de refuerzo, cdigo 03. Cierre de ejercicio Cierra el ejercicio contable con fecha 31-12-2003 y abre el nuevo ejercicio en la empresa 04, con los siguientes datos: Cdigo: 04 Nombre: Comercial Central, S.L. Ao contable: 2004 Dgitos subcuenta: 7 Plan contable: Abreviado Nota: Si dispones de una versin demo y no te permite crear nueva empresa, anula la empresa 01 empresa de pruebas. Para ello debes tener activada cualquier otra empresa que no sea la que vas a anular. Verificacin del cierre Una vez terminado este proceso de cierre, verifica en los datos de la empresa. Se ha realizado la asignacin de histrico? Se han grabado las fechas de regularizacin y cierre? Intenta introducir un asiento en el diario de la empresa 03 (cerrada). Inversin del cierre contable Anula el cierre contable y deja la empresa abierta para poder continuar con los ejercicios siguientes.

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Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Identificar las diferentes fases del proceso de cierre de un ejercicio contable. Realizar de forma automtica un cierre contable. Invertir el proceso de cierre.

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Unidad 8: Proceso de cierre del ejercicio contable

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Unidad 9: Operaciones con asientos contables

UNIDAD 9: OPERACIONES CON ASIENTOS CONTABLES

Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a profundizar en la introduccin de asientos en el diario, con el fin de conocer las operaciones ms tiles que se realizan con el diario. Algunas de ellas se han explicado ms o menos pormenorizadamente en la unidad 5.

9.1

Eliminacin de asientos
Para la eliminacin de asientos del diario debemos conocer en que situacin est el asiento: El asiento se est introduciendo actualmente. El asiento todava no est grabado, se encuentra el la sesin de diario. El asiento ya est grabado definitivamente en el diario.

En el primer caso, disponemos de un botn en la barra de herramientas del diario que nos permite cancelar el asiento en curso: semejante a una papelera. Si el asiento se encuentra en la sesin, es decir, ha sido introducido pero todava est sin haber sido grabado en el diario definitivamente, la opcin adecuada es actualizar el diario, cerrarlo, y borrando el asiento como el resto de asientos ya grabados. La pantalla que nos aparece ser la siguiente:

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Unidad 9: Operaciones con asientos contables

Si deseas borrar un grupo de asientos continuos, pon el primer y ltimo nmeros del grupo que se van a eliminar. Una vez seleccionados los asientos a eliminar, deberemos confirmar el borrado definitivo pulsando el botn Aceptar. Esta operacin se realiza sin necesidad de confirmar el borrado. Adems, el borrado de asientos es irreversible, es decir, no se pueden recuperar, por lo que es aconsejable obrar con precaucin.

Recuerda: El borrado de asientos es irreversible, no pasan a la papelera de reciclaje.

9.2

Renumeracin de asientos
Normalmente, los asientos son introducidos en el diario sin mantener un riguroso orden, ya que esto hara de la contabilidad una tarea enormemente pesada y costosa. Por eso, lo ms habitual es que al final del ejercicio contable, nos encontremos con que nuestro diario no es listado en un orden perfecto de nmero de asiento y fecha. Esto no es ningn problema, ya que ContaPlus cuenta con una utilidad sencilla que permite renumerar el diario, partiendo de dos criterios de ordenacin:

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Unidad 9: Operaciones con asientos contables

Fecha de los asientos. Orden en el que fueron introducidos.

As, los asientos sern ordenados por fechas, en caso de varios asientos con la misma fecha, estos quedarn ordenados segn el orden en el que se introdujeron. Para renumerar el diario, accedemos al men de Utilidades de asientos:

Recuerda: La renumeracin de asientos es una operacin irreversible, es decir, no se puede recuperar la numeracin original del diario. Por eso, esta operacin se suele realizar al finalizar el ejercicio, antes de obtener el libro diario.

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Unidad 9: Operaciones con asientos contables

Esta pantalla permite dos opciones: Renumerar todo el diario. Renumerar un slo asiento. La segunda opcin, muy inusual, se utiliza cuando, una vez renumerado el diario, se hacen modificaciones que solamente afectan a pocos asientos y se pretenden numerar manualmente. No se recomienda la numeracin manual de asientos.

9.3

Mover subcuenta en el diario


Esta opcin es muy interesante. Vamos a explicarla con un ejemplo: Supongamos que hemos realizado algunos asientos en el diario con la subcuenta 4000033. Comprobamos que a esta subcuenta le deberamos haber asignado la subcuenta 4100033, ya que se trata de un acreedor, no de un proveedor. Este problema se podra solucionar de dos formas: Buscaramos, a travs del mayor de la subcuenta 4000033, todos los asientos en los que aparece la subcuenta, y los modificaramos uno a uno, sustituyndola por la 4100033. Utilizando la opcin de mover subcuenta de forma automtica.

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Unidad 9: Operaciones con asientos contables

Evidentemente, est claro que es mucho ms rpida y eficaz la segunda opcin. Una vez cambiada la subcuenta, eliminaremos la subcuenta 4000033. Para acceder a la opcin mover subcuenta en el diario, accederemos a travs del men:

Para cambiar una subcuenta por otra:

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Unidad 9: Operaciones con asientos contables

Atencin: Este proceso es irreversible. Pon atencin cuando lo realices, ya que no podrs recuperar la situacin anterior automticamente.

9.4

Copiar asientos
Copiar asientos de una empresa a otra no parece tener mucho sentido, pero vamos a buscar supuestos en los que sera una herramienta til, prcticamente imprescindible. Una de las razones para copiar asientos de una empresa a otra podra ser la de manejar supuestos en diferentes escenarios contables y obtener una proyeccin del ejercicio contable dados unos datos reales actuales ms unos datos supuestos futuros. Otra razn muy importante es la que se explica a continuacin mediante un ejemplo.

Supongamos que hemos creado una empresa contable a la que hemos asignado como fecha de inicio de ejercicio 01-01-03. Por error, hemos asignado como fecha de fin de ejercicio el 30-12-03.

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Unidad 9: Operaciones con asientos contables

Una vez comenzada la contabilidad de la empresa, nos damos cuenta del error. Intentamos corregir la fecha de finalizacin del ejercicio, pero, como hemos visto en unidades anteriores, esto no es posible. Tenemos un grave problema: no podremos contabilizar nada con fecha 31-12-03. Vamos a ver por pasos cmo se podra solucionar: 1 Creamos una empresa nueva copiando el plan de cuentas de la empresa que hemos utilizado. Asignamos correctamente las fechas de inicio y fin de ejercicio. 2 Seleccionamos la empresa nueva. 3 Copiamos el diario de la empresa en la que se contabilizaron las operaciones. 4 Verificamos que la nueva empresa tiene toda la informacin perfectamente copiada. 5 Eliminamos la empresa original.

De esta forma se copia todo el diario de la empresa. Selecciona la empresa origen de copia de asientos.

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Unidad 9: Operaciones con asientos contables

9.5

Comprobacin de asientos
Consiste en verificar que todos los asientos estn cuadrados. Como no es posible guardar asientos descuadrados, no parece tener mucho sentido la comprobacin. Solamente se har esta tarea cuando no cuadren el diario, los balances u otros estados contables. Si existen asientos descuadrados, nos avisar de tal hecho. Es posible que por un error del programa, un fallo durante la actualizacin de asientos u otras circunstancias anmalas, exista algn asiento descuadrado. ContaPlus nos mostrar todos los asientos con descuadre, para que los rectifiquemos.

9.6

Bsquedas atpicas
Algunas veces no recordamos ciertos datos de un asiento y deseamos filtrar el diario para buscar un asiento. Mediante las bsquedas atpicas podemos buscar en el diario cualquier asiento que cumpla una condicin determinada, como pueden ser: que en concepto contengan un determinado texto, o que en el debe aparezca una determinada cantidad, etc. La bsqueda se puede realizar utilizando un solo criterio, o enlazando varios, con las condiciones Y o bien O. En primer lugar, introduce los criterios de filtrado, mediante el botn aadir

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Unidad 9: Operaciones con asientos contables

Ejemplo: Vamos a buscar en el diario los asientos en los que aparezcan al debe 1.000,00 euros y la cuenta 4300001.

Activamos la bsqueda atpica de asientos, desde el men Financiera / Opciones de diario / Utilidades de asientos /Bsquedas atpicas, o bien pulsando Alt + Q .

Primer paso: Aadimos el primer criterio: buscar en el campo Debe = 1000,00 . Segundo paso: Aadimos el segundo criterio: enlazando con Y subcuenta = 4300001

Una vez finalizados todos los criterios de filtro, pulsa el botn filtrar. En la parte inferior de la pantalla, aparecern los asientos que cumplen las condiciones solicitadas.

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Unidad 9: Operaciones con asientos contables

Seleccionando el asiento deseado, podremos eliminarlo o bien, imprimirlo.

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Unidad 9: Operaciones con asientos contables

Actividades: Activa la empresa 03, en la que realizas los ejercicios del final de cada unidad. Renumeracin del diario Renumera el diario. Visualiza el diario y comprueba que los asientos estn ordenados por fechas. Mover subcuenta en el diario Cambia, de forma automtica, todos los movimientos del diario y de IVA de la subcuenta 4300004 (Import Italia, SpA), por la subcuenta 4301001. Antes de proceder a mover la subcuenta debes crear la subcuenta nueva 4301001. Una vez movida la subcuenta, elimina la 4300004, para evitar tenerla repetida. Comprobacin de asientos Comprueba el diario. Si hubiera algn asiento descuadrado, corrige el error. Bsquedas atpicas Realiza las siguientes bsquedas en el diario: Asientos con nmero de factura 2 en el registro de IVA . Asientos que tengan al Haber 500,00 euros. Asientos en los que conste en el concepto el texto agua.

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Unidad 9: Operaciones con asientos contables

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Eliminar asientos del diario. Renumerar los asientos. Cambiar de forma automtica el cdigo de una subcuenta en el diario. Copiar asientos. Verificar el cuadre del diario. Buscar asientos en el diario utilizando criterios de filtro.

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

UNIDAD 10: ASIENTOS

OPERACIONES AVANZADAS CON

Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a estudiar algunas opciones avanzadas acerca del uso del diario. Por un lado, vamos a aprender a automatizar ciertas operaciones contables que se repiten a menudo en una contabilidad, como por ejemplo, un pago por caja, la emisin de una factura a un cliente, etc. Esto nos va a permitir la no repeticin de datos, la comisin de menos errores en la introduccin de asientos, mayor velocidad de entrada de asientos, etc. Por otro lado, vamos a ver opciones de comprobacin del diario, marcando asientos en la conciliacin bancaria o bien en la bsqueda de orgenes y aplicaciones, por ejemplo, una factura (origen) y varios pagos de esa factura (aplicaciones).

10.1 Puntear en el diario


A veces ocurre que queremos verificar parte del diario y usamos una serie de marcas que hacemos sobre el papel impreso, a modo de punteo o verificacin. Utilizando un programa informtico de gestin contable, no es necesario imprimir en papel el diario para hacer esta operacin. La opcin puntear permite hacer unas marcas que nos indican visualmente que ese asiento est verificado. Aparte de la visualizacin de estas marcas, ContaPlus no hace ninguna verificacin contable.

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Ordena los movimientos del diario por subcuentas. Selecciona el apunte contable que quieres marcar con el punteo y pulsa el botn punteo simple.

Recuerda: El punteo de partidas del diario consiste en establecer seales visuales que no afectan a la situacin de la contabilidad.

10.2 Casar asientos


Consiste en localizar y marcar asientos relacionados entre s y establecer una conexin del tipo origen-partida. Supongamos que realizamos una venta a un cliente por un importe determinado. Posteriormente a esta venta, se producen una serie de cobros de este cliente. Estos cobros parciales se han registrado en varios asientos, producidos en diferentes momentos del ejercicio contable. Para hacer una comprobacin del saldo pendiente de cobro de esta factura, procedemos a marcar el asiento en el que se recogi la factura como origen de la operacin. Los asientos en los que se registren los diferentes cobros parciales seran partidas. Mediante las marcas de casacin podremos hacer el seguimiento de todos los asientos relativos a la factura, as, como comprobar la situacin del cobro de la misma.

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Vamos a verlo con un ejercicio prctico: Supongamos que hacemos una venta de mercaderas al cliente 4300001 por importe de 100 euros ms IVA. Realizamos el asiento correspondiente. Posteriormente contabilizamos el cobro de la factura, por el 50%, es decir, 58 euros. En otro asiento posterior contabilizamos el cobro del resto de la factura, con lo cual quedara saldado su importe. El primer asiento sera el origen, para la cual vamos a proceder a su marcado, entrando en el men Financiera / Opciones de Diario / Punteo y Casacin. Ordenamos los registros por subcuentas y localizamos la subcuenta del cliente 4300001. Marcamos, mediante el botn de casacin, la lnea correspondiente al asiento de la venta:

Observa en la siguiente figura la marca que distingue los asientos casados. Un anillo en color amarillo. Una vez marcado el movimiento como origen de una casacin, ahora vamos a marcar las partidas correspondientes a los cobros de esta factura, para lo cual nos situamos en la lnea donde hemos contabilizado el cobro de 58 euros. Al estar ordenados por subcuenta resulta muy sencilla la localizacin. Pulsamos el botn casacin y aparece el mismo cuadro de dilogo de antes. Pero en esta ocasin vamos a marcar la opcin Partida:

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Ahora nos mostrar una ventana con los orgenes que se encuentren sin casar totalmente, en nuestro caso, el marcado anteriormente:

Selecciona la lnea que corresponda como origen. Observa ahora cmo han quedado las lneas marcadas, una como Origen y la otra como Partida.

Procederamos marcando como Partidas el resto de lneas hasta que se quedara el Origen totalmente casado.

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Observa cmo ha cambiado el aspecto de los anillos de casacin de las tres lneas. Ahora el anillo tiene cuerpo compacto, esto indica que la casacin se ha completado. Tambin podrs observar que en la columna del tipo de casacin, aparecen marcadas con las letras O y P, correspondientes a las abreviaturas de Origen y Partida. Para anular la casacin, sera suficiente con buscar la lnea origen y volver a pulsar el botn de casacin.

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Al hacer clic sobre el botn de origen y partidas, borrar todas las marcas de casacin relativas a esta operacin.

Recuerda: La casacin no afecta a la contabilidad, solamente sirve para relacionar partidas contables mediante seales visuales

10.3 Caja Auxiliar


ContaPlus cuenta con una herramienta de introduccin rpida de asientos, dirigida a contabilizar los movimientos de tesorera. El mecanismo es muy sencillo, similar a los libros de caja. En el libro de caja se anotan las entradas y salidas de efectivo, a quien se paga o a quien se cobra y posteriormente se hace el traspaso automticamente al diario. Las anotaciones solamente requieren una lnea, y de una sola subcuenta.

Analicemos el funcionamiento con unos sencillos ejemplos: Cobramos por caja 100,00 euros del cliente 43000001 El mismo da, pagamos por caja una factura a Transportes Veloz, por 23,50 euros.

10.3.1

Introduccin de movimientos de caja.


Abrimos la opcin a travs del men: Financiera / Opciones de diario / Caja Auxiliar / Movimientos de Caja: Introduce la subcuenta de caja (5700000).

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Pulsa la opcin Aadir: Aade la anotacin del cobro de 100,00 euros al cliente 4300001. Aade el pago de 23,50 euros a la subcuenta 4100000.

Aunque lo ms habitual es contabilizar con la cuenta de caja, observa cmo es posible introducir en Subcuenta cualquier cdigo, lo que significa que tambin podremos utilizar esta opcin rpida para introducir asientos de cobros y pagos bancarios. Pulsa la opcin Grabar y Salir.

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

10.3.2

Traspaso al diario
Ahora vamos a proceder a pasar estos movimientos al diario, mediante la opcin: Financiera / Opciones de diario / Caja Auxiliar / Traspaso al diario:

Al pulsar el botn Aceptar, pasarn automticamente al diario y quedarn reflejados en l como dos asientos ms, sin mencin alguna al origen por el cul han sido introducidos.

10.4 Asientos Predefinidos


Una de las herramientas ms potentes de ContaPlus es la de la posibilidad de predefinir asientos. Esta caracterstica consiste en la creacin de asientos modelo, o plantillas de diario. Su utilidad se centra en que ya no es necesario introducir una a una las lneas de un asiento. La introduccin de datos en un asiento se va a reducir considerablemente, ya que solamente vamos a tener que proporcionar al programa unos pocos datos. Si habitualmente hacemos asientos de contabilizacin de ventas, vemos cmo siempre ponemos la subcuenta de ventas al haber, cmo la subcuenta de IVA tambin va al haber, el importe del mismo es el 16 %, y que en el debe ir una subcuenta de clientes. Si este asiento se repite, Por qu no hacer una plantilla en la que al contabilizar una factura solamente introduzcamos el cliente y el importe?

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Mediante los asientos predefinidos vamos a ahorrar una gran cantidad de tiempo en la contabilidad, as como un gran nmero de errores, puesto que el asiento predefinido va a realizar los clculos necesarios a partir de la base imponible. Qu asientos debemos predefinir? En principio, se pueden predefinir todo tipo de asientos, pero es aconsejable que se predefinan aquellos que se repiten con cierta periodicidad, por ejemplo, asientos para ventas, cobros, compras, pagos, gastos, etc. Sin embargo, hay asientos que se realizan con poca asiduidad que no justifican el disear un asiento predefinido para ello. Al instalar ContaPlus y al crear nuevas empresas contables, podremos comprobar que existen una serie de asientos ya predefinidos, de forma que el usuario, si estos asientos se ajustan a su forma de contabilizar, pueda usarlos desde el principio, ahorrando tiempo en la introduccin de asientos. En esta unidad no vamos a reparar en los asientos predefinidos disponibles, sino en el diseo de aquellos que ms nos interesen. Este diseo se va a realizar en las siguientes fases: Justificacin de la necesidad de crear un predefinido para una operacin contable. Diseo grfico y anlisis de las partidas del asiento. Creacin del asiento predefinido. Comprobacin del funcionamiento del asiento. La primera fase consiste en seleccionar qu operaciones vamos a predefinir y cules no. Los criterios para decidir qu asientos predefinir, dependen de cada persona, pero, generalmente, dependen de la respuesta a esta pregunta: cuntas veces se realiza este asiento? Si es un asiento que se realiza una o dos veces al ao, no est muy justificado predefinir un asiento, pero si son operaciones que se repiten cada da, es muy aconsejable crear esa plantilla de asiento. El segundo paso, relativo al diseo grfico, se refiere a la realizacin de un pequeo borrador en papel de cul es el asiento a predefinir, a fin de identificar qu subcuentas forman parte del asiento, cmo se calculan las cantidades que intervienen en el mismo, etc. Para ello escribe manualmente el asiento en un papel. Una vez adquirida destreza en el diseo de asientos predefinidos, esta fase ya no ser necesaria. La tercera fase, la ms importante, es la destinada a disear el asiento predefinido, estableciendo su funcionamiento, las cuentas que intervienen, frmulas de clculo, etc.

165

Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Y para finalizar, una vez predefinido un asiento, probarlo mediante la introduccin en el diario de operaciones contables. Aqu comprobaremos su funcionamiento.

10.4.1

Creacin de asientos predefinidos

Veamos, con un ejemplo, cmo se disea un asiento predefinido. Supongamos que queremos predefinir un asiento de ventas de mercaderas a clientes.

En primer lugar, vemos la necesidad o no de crear un predefinido. Es de suponer que una de las operaciones que ms se repiten en la contabilidad de una empresa son los asientos de ventas, esto justifica suficientemente el tiempo que vamos a invertir en predefinir un asiento.

En segundo lugar, vamos a hacer un borrador de cmo sera nuestro asiento: __________________ XXX Clientes (430XXXX) a Ventas de mercaderas (7000000) H P Acreed. IVA Rep (4770016) _______________ _________________________ XX 16% _________________________

En esta fase identificamos las subcuentas que intervienen, que en este caso son tres. De estas tres subcuentas, dos son siempre las mismas (Ventas e IVA), y la tercera es una subcuenta de clientes variable (430XXXX). Por otro lado, a partir de la base imponible (importe de la venta), podremos calcular la cuota de IVA y el importe total de la factura. Vamos a pasar al diseo del asiento: Men Financiera / Opciones de diario / Predefinicin de asientos

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Observa que ya existen una serie de asientos predefinidos. Vamos a ignorarlos para centrarnos en la creacin de nuevos. Si una vez domines el tema, te resultan tiles los existentes, no dudes en utilizarlos en el diario. Pulsamos la opcin aadir y aparece un nuevo nmero de asiento predefinido, sustityelo por el nmero uno, para una ms fcil localizacin posterior; escribe la descripcin y gurdalo. El asiento ahora est vaco. Vamos a crear las partidas que lo componen, pulsando el botn acceso a partidas :

No hay ninguna lnea en el asiento. Ahora vamos a introducir, una a una, las tres partidas del asiento. Pulsamos el botn Aadir partida. Aunque podemos empezar por cualquiera de las tres lneas, vamos a comenzar por la lnea en la que se encuentra la base imponible de la factura, es decir, por la lnea de la subcuenta de ventas:

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Introduce los datos de la pantalla. Vamos a analizar los datos introducidos: Subcuenta: Es un dato siempre fijo, es decir, en este asiento siempre vamos a utilizar la misma subcuenta, la 7000000. Observa que esta subcuenta es identificada como n de variable de subcuenta nmero 1. Partida: La subcuenta 7000000 ir al haber. Importe: es una cantidad que vara en cada factura, por tanto indicamos Nmero. Es importante apreciar que este importe es etiquetado como la variable numrica N1, ya que posteriormente vamos a operar en frmulas con este nombre de variable. Concepto: Indicamos variable, ya que para cada factura hay un concepto explicativo diferente. Se puede introducir parte del concepto, a pesar de que sea variable, por ejemplo, para que todas las facturas emitidas sean contabilizadas con un texto que comience por nuestra factura nmero , y completar el texto para cada factura. Contrapartida: Indica el cdigo de la subcuenta contraria a la 7000000. Podemos dejarlo en blanco, ya que es un dato informativo que aparecer en el mayor. O bien, podemos marcarla como variable, e introducir el cdigo del cliente. Asociar vencimiento: Activa la pantalla de aadir vencimiento. Esta casilla se marcar en la lnea del asiento que lleve el importe total de la factura. En este ejemplo lo haremos en la tercera lnea. Una vez completada esta pantalla, guardamos e introducimos la segunda lnea del asiento, que es la relativa al IVA:

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

El contenido de esta partida es algo ms compleja, ya que aparecen los datos del registro de facturas emitidas. Veamos qu datos hemos introducido: Subcuenta: Es fija, ya que no vara para cada factura que contabilicemos, es la 4770016. Observa cmo se activan los campos de la parte inferior de la pantalla. Partida: El IVA repercutido se asentar en el Haber. El importe es una frmula, ya que debe ser el 16% de la base imponible, es decir, del importe que hayamos introducido en la lnea anterior. El campo frmula se activa, y escribimos en l la frmula. La cuota de IVA es el 16% de la variable numrica de la lnea anterior. Recuerda que esta variable fue etiquetada con N1. La frmula sera N1 * 0,16. Concepto: Como en la lnea anterior hemos puesto variable, en el resto de partidas es posible que se repita el concepto de forma automtica. Para ello, seleccionamos la opcinanterior. Contrapartida: Se refiere al cdigo del cliente que debe aparecer en el libro registro de facturas emitidas. En esta lnea es obligatoria su introduccin. La subcuenta es variable, para cada factura deberemos introducir el cliente correspondiente. A pesar de que se trate de una subcuenta variable, como siempre son clientes, comenzarn por 430.

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Observa cmo el nmero de variable de subcuenta es el nmero 4. Esto se debe a que cada vez que intervienen subcuentas en algn campo de un asiento predefinido, el contador de subcuentas avanza. No tiene importancia si se cambian los nmeros. Lo importante es que al referirse a esas subcuentas en lo sucesivo, se les identifique con el nmero correcto, es este caso el nmero 4. Una vez completada esta segunda partida, la guardamos e introducimos la tercera lnea del asiento, que es la relativa al cliente:

En la tercera partida vamos a contabilizar el importe total de la factura en la subcuenta del cliente. Subcuenta: Aparentemente deberamos indicar que es una subcuenta variable, tal como se ha explicado anteriormente. Pero si dejamos esta cuenta como variable, deberemos introducir, por segunda vez en este asiento, el cdigo del cliente de la factura. Para evitar duplicar la entrada de datos, vamos a indicar subcuenta definida. Recuerda que en el campo contrapartida del IVA hemos etiquetado la subcuenta como la nmero 4.

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Partida: Escribimos Debe. Importe: Tenemos dos opciones: hacer uso de frmulas, introduciendo la siguiente frmula : N1*1,16. La segunda opcin, ms sencilla y segura, es indicar cuadre de asiento. Asociar vencimiento: Si marcamos esta casilla, despus de introducir los datos del asiento, aparecer la casilla de aadir vencimiento, tal como se explica en el punto 11.2 de la unidad 11. Si el asiento ha sido correctamente introducido, est cuadrado y las referencias a subcuentas, frmulas, etc. son correctas, guardaremos el asiento y podr ser utilizado en la introduccin de asientos, como una plantilla. En caso contrario, encontraremos el siguiente mensaje de error:

10.4.2

Uso de asientos predefinidos en la introduccin de asientos


Una vez hemos predefinido un asiento, llega el momento de probarlo y verificar su eficacia. Para utilizar un predefinido en la introduccin de asientos, escribe el cdigo correspondiente en el campo nmero de predefinido:

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Observa cmo los campos fijos no estn activados, y solamente puedes acceder a los que han sido designados como variables. En la primera lnea la subcuenta es fija y no podemos introducir el cdigo que deseemos. El concepto nos muestra parte del texto, gracias a que hemos puesto variable. Completamos con el nmero de factura. El ltimo campo activado es el del importe al haber.

En esta segunda lnea solamente debemos indicar el cdigo del cliente y el nmero de factura. Con esto habremos cumplimentado la partida del asiento y el registro de la factura. El programa no nos solicitar ms datos, ya que la tercera partida se habr completado automticamente. Prueba a introducir este asiento a mano y compara cuntos datos has tenido que introducir por un mtodo u otro. Calcula el ahorro de tiempo y errores que supondra repetir esta operacin cientos, miles de veces.

Recuerda: Una vez que un asiento ha sido actualizado en el diario, no existe ninguna relacin entre el propio asiento y la forma en que se introdujo. Es decir, si voy a la opcin de predefinidos y modifico o elimino un asiento predefinido, Afectar a los asientos que ya hayamos actualizado en el diario? Evidentemente no, ya que los predefinidos solamente se utilizan para la entrada de asientos

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

10.4.3

Modificacin de asientos predefinidos


Es posible modificar o eliminar asientos predefinidos. Si queremos eliminar un asiento predefinido, accedemos al men de Opciones de diario / Predefinicin de asientos, seleccionamos el asiento a eliminar y pulsamos el botn eliminar. Para modificar un predefinido, accedemos de la misma forma y pulsamos el botn acceso a partidas. Una vez aqu, seleccionamos la partida a modificar y hacemos doble clic, o bien pulsamos el botn modificar.

Recuerda: Al eliminar o modificar un asiento predefinido, los asientos que se crearon utilizndolo, no sufren ninguna modificacin, solamente le afectar a la plantilla.

10.4.4

Encadenar asientos predefinidos


Este proceso permite encadenar dos asientos predefinidos, es decir, que despus de la ejecucin automtica de un primer asiento predefinido se abre, tambin automticamente, un segundo predefinido. Esto significa que se van a abrir los dos predefinidos uno despus del otro. Por ejemplo: hemos creado un predefinido para las ventas con IVA del 16% y otro predefinido para el cobro en efectivo de una factura de clientes. Si al predefinido de las ventas le encadenamos el asiento del cobro, una vez introducidos los datos que se solicitan en el primero, se guardar el asiento y se abrir inmediatamente el asiento del cobro. Este segundo predefinido se podr abrir de forma autnoma para contabilizar cobros de facturas, o bien encadenado a ventas con cobro simultneo.

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Observa cmo se ha encadenado el asiento nmero 2, cobro de factura, al asiento nmero 1, ventas de mercaderas. Al abrir el asiento predefinido nmero 1, una vez hayamos ingresado los datos, se abrir el asiento 2, donde deberemos introducir los datos del cobro.

Recuerda: Al encadenar dos asientos predefinidos, se pierden las referencias de nmero de subcuenta y de identificadores de cantidades del primer asiento al pasar al segundo.

En el ejemplo anterior, tendremos que introducir el cdigo del cliente y el importe cuando se abra el segundo predefinido.

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Actividades: Activa la empresa 03 para seguir los siguientes pasos:

Puntear en el diario
Ordena el diario por subcuentas y puntea las partidas correspondientes a la venta de mercaderas al cliente 1, factura emitida n 1, y su devolucin de gnero. Elimina los punteos realizados

Casar asientos
Localiza la factura del da 12/02/03, selala como origen de las dos partidas de cobro de 500,00 euros. El casamiento es parcial, puesto que no se ha cobrado en su totalidad. Deja las marcas de casamiento de asientos.

Caja auxiliar
Introduce en el libro de caja los siguientes movimientos: 02/04/03 Cobro al Cliente 2 750,00 euros correspondientes a la factura nmero 4 02/04/03 Pago de los gastos de comunidad, (subcuenta 6090000) 100,00 euros. Traspasa al diario los dos movimientos anteriores.

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Actividades:

Predefinir asientos
Predefine los asientos que se describen a continuacin: Asiento 1: Para ventas de mercaderas a clientes, con IVA del 16%. Las subcuentas de ventas e IVA repercutido sern fijas y la de clientes ser variable. La primera lnea contendr la base imponible. Asiento 2: Para compras y gastos con IVA del 16%. La subcuenta de compras gastos ser variable, la de IVA soportado fija y la de proveedor acreedor ser variable. La primera lnea ser la correspondiente a la base imponible. Introduccin de asientos mediante predefinidos. Utilizando los predefinidos en el ejercicio anterior, introduce las siguientes operaciones: 05/04/03 Venta de mercaderas por importe de 2.890,00 euros al cliente 2. 06/04/03 Compramos mercaderas al proveedor 1 por importe de 895,00 euros. 07/04/03 Factura de Transportes El Rpido, por importe de 210,00 euros.

Modificacin de asientos predefinidos


Modifica el asiento predefinido nmero 1, poniendo como concepto fijo: Venta de mercaderas

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Realizar punteos simples de verificacin en el diario. Enlazar asientos origen y aplicacin mediante casacin de asientos. Introducir movimientos de caja, a travs de Caja Auxiliar. Traspasar al diario los movimientos de caja. Crear asientos predefinidos. Introducir asientos en el diario mediante predefinidos. Modificar y eliminar predefinidos. Encadenar asientos predefinidos.

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Unidad 10: Operaciones avanzadas con asientos

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Unidad 11: Gestin de tesorera, vencimientos y cheques

UNIDAD 11: GESTIN DE TESORERA, VENCIMIENTOS Y CHEQUES

Objetivos de la unidad El objetivo de esta unidad es dotar al alumno de conocimientos acerca del control de tesorera, de previsin de cobros y pagos, gestin de cheques y pagars, as como de la contabilizacin de estos documentos. La dificultad tcnica y contable de las operaciones que se describen en esta unidad son muy bsicos, conceptos que cualquier persona maneja diariamente. Al finalizar esta unidad, el alumno ser capaz de controlar los flujos de tesorera, los cobros y pagos, as como los saldos y cash-flow en un determinado periodo de tiempo, dotndole de una herramienta eficaz para la gestin ptima de los saldos de tesorera y la gestin de efectos en cartera. Adems, encontrar una herramienta sencilla, pero eficaz, para la emisin de pagars, cheques y cartas a proveedores. Adems, estos documentos sern contabilizados de forma automtica, evitando as trabajo y errores en la contabilidad. Las operaciones que se estudian en esta unidad se salen de la contabilidad convencional, siendo una serie de opciones auxiliares sin las que la contabilidad se puede llevar perfectamente, pero que no dejan de tener un papel importante como herramienta de apoyo a la contabilidad de la empresa.

11.1 Gestin de vencimientos


ContaPlus cuenta con opciones auxiliares a la contabilidad que, como los vencimientos, pueden ser utilizados al margen de la contabilidad financiera, o bien estrechamente ligadas a ella. La gestin de vencimientos va a controlar:

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Los pagos que debe hacer frente la empresa. Los cobros que deber hacer efectivos la empresa. El flujo neto de tesorera (cash-flow). Supongamos que hemos adquirido mercaderas por valor de 1.200,00 euros y que hay que pagar la factura el da 22 de junio de 2003. Vamos a introducir el vencimiento, a fin de tener controlada la fecha y la cantidad a pagar: Accedemos al fichero de vencimientos:

En el fichero de vencimientos, aade el pago que vence el 22 de junio:

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Rellena los campos de fecha de emisin, fecha de pago (vencimiento), subcuenta (proveedor), y banco por el que pagaremos al proveedor. Define el concepto tal como el ejemplo y la cantidad a pagar. Guarda los datos.

Observa cmo clasifica la operacin como un pago, al tratarse de una subcuenta de proveedor. En caso de que esta subcuenta hubiera sido un cliente, la operacin habra sido clasificada automticamente como cobro. Observa en la imagen de aadir vencimiento el campo Tipo, que est destacado con el crculo rojo. Al pulsar la lupa, o la tecla + (ms), podrs definir tipos de vencimiento como: Cobro de factura Pago de factura Pago de alquiler Cobro efecto Pago de efecto Etc.

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Otra forma de agregar y/o modificar conceptos para el fichero de vencimientos la podrs encontrar a travs del men:

Vamos a seguir con otro ejemplo. Esta vez vamos a introducir un vencimiento de un cobro a un cliente, correspondiente a nuestra factura nmero 101, por importe de 2.352,50 euros. El cobro del efecto vence el 26 de junio de 2003:

Ahora, en nuestro fichero de vencimientos disponemos de un cobro y un pago:

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Vamos a estudiar cada uno de los botones especficos del fichero de vencimientos: Elimina los vencimientos que ya estn contabilizados. Emite un informe de pagos/cobros en un periodo y un banco determinados. Solicita el saldo inicial de la cuenta, con el fin de determinar el saldo despus de hacer efectivos los pagos y cobros del periodo (cash flor) Marca / Desmarca proceso de cobro. Es una marca que nos indica que el vencimiento est en gestin de cobro, por ejemplo, que hemos llevado el recibo a descontar al banco, que hemos recibido un pagar y lo ingresaremos cuando venza, etc. Al marcar un vencimiento aparecer el smbolo indicativo. Marca/Desmarca vencimientos en grupo. Nos permite marcar varios vencimientos a la vez para emitir cheques o pagars, o bien para que el cobro o pago se contabilice automticamente. Una vez marcados los vencimientos, debemos pasar el proceso de traspaso a cheques o a la contabilidad. Aparece el siguiente cuadro de dilogo:

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Permite marcar o demarcar vencimientos, filtrando por subcuentas y/o por fechas. El marcado puede preparar el vencimiento para su emisin de cheque o pagar, o bien para su contabilizacin. Permite hacer simultneamente el cheque y el asiento del diario. La emisin de cheques o pagars se realizar solamente para los vencimientos de pago, no para los de cobro de clientes y deudores. Una vez se hayan marcado los vencimientos, aparecern con las siguientes marcas:

El primer vencimiento ha sido marcado para emisin de pagar y para generar asiento. El segundo ha sido marcado para su traspaso al diario. Ambos tienen la marca de preproceso. Una vez se haya hecho el procesamiento de los vencimientos marcados, el aspa de estado, que ahora es roja, aparecer en color verde y podrn ser eliminados mediante la opcin eliminar procesados

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Cambia el color del aspa de estado de color verde a rojo, y viceversa, indicando si el vencimiento ha sido o no procesado. Si un vencimiento se marc para emitir cheque, pero no se marc la casilla de traspaso al diario, cuando hagamos el procesamiento, quedar marcado como procesado. Posteriormente podremos cambiar el estado, con el fin de marcar el traspaso al diario. Marca el vencimiento seleccionado para su posterior contabilizacin o para la emisin de un cheque o pagar. Es igual que la opcin anterior de marcado en grupo, pero solamente afecta al vencimiento actual. Realiza las operaciones marcadas en el preprocesado: Pasa al fichero de cheques / pagars los vencimientos marcados. Contabiliza los pagos o cobros marcados con traspaso al diario. Cambia el estado de los vencimientos, mostrando el aspa en color verde. Al pulsar el botn derecho del ratn aparecer el men contextual, que nos muestra las mismas opciones que el men de vencimientos (Aadir, Modificar, Eliminar .....)

Una vez hecho el procesamiento de los vencimientos marcados con la emisin de cheques o pagars, deberemos dirigirnos al fichero de cheques para su emisin, tal como se describe en el punto 11.3.

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11.2 Gestin de vencimientos desde el diario.


Al introducir un asiento en el diario de nuestra contabilidad, por ejemplo, una factura de un proveedor, es posible aadir un vencimiento registrando el futuro pago que habr de hacerse de esa factura. Agregar este vencimiento simultneamente a la introduccin del asiento nos proporciona una gestin ms eficaz y cmoda de la tesorera, ya que, en las facturas de nuestros proveedores figuran las fechas e importes que se habrn de pagar. Lo mismo ocurre con las facturas que emitimos, contabilizamos la venta, y a la vez, controlamos el cobro de esa factura. Esto permite ahorro de tiempo y errores, ya que al hacerlo desde el diario, capturar los datos, con lo que nos ahorraremos el repetirlos en otro proceso. Para aadir un vencimiento desde el diario, se procede de la siguiente forma: Realizamos el asiento en el diario. Seleccionamos la lnea en la que se encuentra la subcuenta del cliente o proveedor. Pulsamos el botn de aadir vencimiento. Completamos los datos necesarios y guardamos el registro.

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Desde la entrada de asientos solamente se pueden aadir vencimientos, no se pueden modificar, marcar, procesar, etc. los vencimientos. Para estas tareas deberemos acceder a travs del men vencimientos.

11.3 Gestin de cheques y pagars.


Tal como hemos visto en el apartado de procesamiento de vencimientos, podemos generar registros de cheques y pagars. En este procesamiento solamente traspasamos los datos de los cheques. Ahora vamos a gestionarlos, listarlos, emitir cartas y cheques a los proveedores, y, por ltimo, contabilizaremos los cheques una vez sean pagados.

11.3.1

Aadir cheques
Hay dos formas de aadir cheques y pagars. La primera es la explicada anteriormente, es decir, mediante el traspaso desde vencimientos. La segunda consiste en acceder directamente a la gestin de cheques que se encuentra en el men principal de ContaPlus:

Como se ve en la imagen, existe el vencimiento que hemos traspasado desde vencimientos, y, adems, podemos aadir manualmente ms cheques y pagars. En el fichero de cheques aparecen los botones tpicos de ContaPlus de aadir, eliminar, buscar, etc. que, por obvios, no vamos a explicar, pero s vamos a dedicar especial atencin a los botones especficos de cheques. Vamos a ver cmo es la pantalla de datos de la opcin aadir cheques:

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11.3.2

Opciones al aadir cheques


Cheque/Pagar: Si seleccionamos pagar, se activa el campo fecha de vencimiento. Acreedor: Al seleccionar una subcuenta, aparecer su nombre en el cheque, pero podemos modificar el texto del librado del cheque. Esta opcin se utilizar, por ejemplo, al emitir cheques al portador.

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Facsmil del cheque: En el centro de la pantalla aparece un facsmil del cheque, para dar una idea al usuario de cmo quedara la informacin en un cheque impreso como la muestra. Paso a contabilidad: Marca el cheque para procesar automticamente el asiento de pago, cuando se ejecute la opcin del men, paso a contabilidad. Cheque o pagar anulado: permite seguir la secuencia de nmero de cheque, en caso de anular alguno, para tener conocimiento de que ha sido anulado:

11.3.3

Opciones con cheques y pagars


Vamos a estudiar las opciones especficas del fichero de cheques. Observa en la figura siguiente los cuatro botones que se incluyen, as como las marcas en cada cheque.

El botn Anulacin/Validacin servir para marcar el cheque como anulado, de la misma forma que se describe en el apartado anterior. Igualmente, elimina la marca de anulacin. Al anular un cheque, aparece un aspa roja en la casilla Est.

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Al pulsar el botn Impreso/No impreso, hace visible una marca de impresin en la columna I, para informarnos que ya ha sido impreso el cheque o que todava no ha sido impreso. Volviendo a pulsarlo, elimina la marca. La opcin Cambio de estado, nos permitir marcar el cheque como contabilizado o no contabilizado. Los cheques contabilizados tienen una marca roja y los no contabilizados en color verde. La opcin imprimir emite un listado de cheques y pagars, segn la seleccin de fechas, nmeros, proveedores, etc. Es importante saber que los cheques no se imprimen desde esta opcin, sino del men Cheques/Emisin:

Recuerda: La opcin imprimir emite un listado de cheques, mientras que la opcin Emisin, del men de cheques, permite imprimir cada cheque

11.3.4

Emisin de cheques, pagars y cartas de pago


En esta opcin del men de cheques es donde vamos a obtener una copia impresa en papel del cheque o pagar que posteriormente enviaremos a nuestro proveedor. Es muy comn entre las empresas que estos cheques vayan acompaados de una carta en la que se hace referencia al pago que se est realizando. Cada empresa y cada banco utilizan un formato diferente para imprimir sus documentos. La impresin que se obtenga de nuestros cheques se deber ajustar a estos documentos. Este ajuste se realizar en la opcin de Configuracin de formatos, que se explica en el ltimo apartado de esta unidad.

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Al ejecutar la opcin de emisin, nos aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Orden de salida: orden en el que se imprimirn los cheques. Condiciones para el listado: selecciona los registros de los que se obtendrn cheques. Formato de Impresin: Selecciona el tipo de documento que se quiere imprimir: Cheque, Pagar o carta, en la que se incluyen los datos del documento. Normalmente, cuando se enva un cheque por correo, se hace como adjunto a una carta en la que se hacen mencin a la factura, nmero del cheque, importe, banco, etc. en este caso habr de imprimirse la carta y despus repetir el proceso, pero imprimiendo el cheque. Carcter de proteccin: Es el carcter que se pone a ambos lados de la cantidad en cifra, para que no se puedan aadir ms nmeros. En el facsmil visto anteriormente observamos los asteriscos a ambos lados de la cifra:

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Estos asteriscos pueden ser sustituidos por cualquier otro smbolo, por ejemplo: #

11.3.5

Paso a contabilidad
Una vez impresos los cheques y pagars, pueden ser contabilizados de forma automtica, evitndonos de esta forma posibles errores, adems del trabajo que supone introducir los asientos correspondientes. Antes de proceder a su contabilizacin, debemos marcar la opcin paso a contabilidad que se encuentra en todos los cheques.

La ltima operacin para el traspaso a la contabilidad es la opcin del men Cheques / Paso a contabilidad

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Selecciona el orden de paso, qu cheques se quieren contabilizar y con qu fechas quedarn los asientos traspasados.

11.3.6

Configuracin de formatos
En este apartado vamos a aprender a dar forma a los documentos que se obtienen en la opcin de cheques, que son: cheques, pagars y cartas. Si accedemos a la opcin correspondiente, aparecer la siguiente ventana:

Existen los tres formatos anteriormente citados. Vamos a reducir las explicaciones a lo mnimo necesario, haciendo un resumen de los botones especficos de los cheques:

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Configuracin visual: permite modificar el formato de los documentos mostrando un editor grfico, en el que podemos alinear, eliminar o cambiar el formato de cada campo contenido en el cheque. Selecciona un campo y pulsa el botn derecho para modificarlo.

El botn partidas mostrar los campos contenidos en el documento, ubicndolos en el cuerpo de dicho documento:

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Veamos un ejemplo: El importe en nmeros del cheque se imprimir a 24 milmetros del borde superior del papel (lnea), y a 110 milmetros del borde izquierdo (columna), en letra normal (tamao 10), negrita y alineacin de izquierda a derecha. Observa cmo alguno de los campos muestra un punto rojo y otros un punto verde en la columna L. (literal). Los que aparecen con punto rojo son campos automticos, como fechas, nmero de subcuenta, importes, etc. Los marcados con un crculo verde son los llamados literales, es decir, textos definidos por el usuario, para incluir expresiones como una poblacin, o como Pguese por este cheque a. Modifica en el ejemplo el literal Localidad, por el nombre de tu poblacin. Si algn texto ocupa ms de una lnea, como podra ser el importe en letras, se puede acotar el ancho mximo, en milmetros, y determinar la separacin entre cada lnea de un mismo campo. Por ltimo, contamos con el botn de Copiar formato, que duplica el formato de un documento por ejemplo, el cheque, para hacer modificaciones y as disponer de dos formatos diferentes, adaptados a diferentes bancos.

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Unidad 11: Gestin de tesorera, vencimientos y cheques

Actividades: Selecciona la empresa 03 para realizar los ejercicios siguientes.

Aadir vencimientos
En el ejercicio 5 de la unidad anterior se ha introducido una venta el da 05/04/03. Aade el vencimiento de esta factura, con fecha 05/05/03. Aade el vencimiento del asiento del 06/04/03, suponiendo que esta factura venza el da 06/05/03. Aade el vencimiento de la factura del transportista, a fecha 06/06/03.

Procesamiento de vencimientos
Procesa el vencimiento correspondiente al pago de la factura del transportista, sealando: Emitir cheque y paso a contabilidad. Fecha: 06/06/03. Traspasa el vencimiento al diario y al fichero de cheques.

Aadir cheque
Aade un cheque para caja (al portador), por importe de 850,00 euros.

Modificacin de cheques
Modifica el librado del cheque de Transportes El Rpido, emitindolo al portador.

Anulacin de cheques
Anula el cheque emitido para caja de 850,00 euros. contabilidad.

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Actividades:

Listado de cheques
Emite un listado de cheques, ordenado por fecha de emisin.

Paso a contabilidad
Traspasa al diario los cheques marcados con paso a contabilidad.

Configuracin de formatos
Modifica la configuracin de los cheques. Donde dice ciudad, introduce el nombre de tu localidad. Visualiza un cheque por pantalla y comprueba el cambio introducido.

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Aadir, modificar y eliminar vencimientos. Aadir vencimientos desde el diario. Convertir vencimientos en cheques y pagars. Modificar cheques. Emitir cheques y pagars. Traspasar automticamente cheques al diario. Configurar formatos de cheques, pagars y cartas.

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

UNIDAD 12: GESTIN DEL INMOVILIZADO Y DE AMORTIZACIONES

Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a aprender a gestionar el inmovilizado de una empresa. Esto se materializa en dos actividades interrelacionadas. Por un lado, la gestin de un inventario permanente, donde encontraremos las fichas de inmovilizado. Con estas fichas dispondremos permanentemente de informacin de cada elemento de nuestro Activo Fijo: cada mquina, cada vehculo, cada ordenador, etc. Esta informacin nos proporcionar conocimientos de la fecha de adquisicin, valor de adquisicin, proveedor, porcentaje y plazo de amortizacin, amortizacin acumulada, valor neto contable, etc. Por otro lado, esta gestin permite el clculo automtico de las dotaciones peridicas de amortizaciones, as como del traspaso al diario de dichos importes, con el consiguiente ahorro de tiempo y errores. Los conocimientos de contabilidad necesarios para comprender esta unidad son bsicos, hay que conocer conceptos como: inmovilizado, dotacin de amortizacin, amortizacin acumulada, sistemas de amortizacin, etc. No obstante, las explicaciones, acompaadas de imgenes, intentarn que sea lo ms comprensible posible.

ContaPlus dispone de un men exclusivamente para la gestin del inmovilizado. Dentro de este men se encuentran tres opciones: Gestin del inventario, Amortizaciones y Cdigos y Tablas. Para comenzar, deberemos completar los ficheros maestros del inventario, que son los cdigos y las tablas:

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

12.1 Ficheros maestros de inventario 12.2.1 Grupos de Amortizacin


Mediante esta opcin podemos clasificar los elementos de inmovilizado, segn diferentes grupos. A modo de ejemplo, introduce los siguientes grupos:

12.2.2

Cuentas de amortizacin

Mediante esta opcin, vamos a relacionar los grupos que hemos introducido en la opcin anterior, con las cuentas del P.G.C. relativas a amortizaciones:

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En la primera columna debemos introducir la cuenta de amortizacin acumulada ligada a cada grupo de inmovilizado que hemos creado en el paso anterior. En los 4 grupos del ejemplo les corresponde la cuenta 282 (amortizacin acumulada del inmovilizado material). Se debe repetir la cuenta 282 tantas veces como grupos tenga relacionados. En apariencia, se repite el mismo registro, pero en realidad, el registro estara compuesto por la cuenta + el grupo (as, seran: 282 + 1; 282 + 2 ..). La segunda columna muestra la descripcin de la cuenta 282. No obstante, podramos modificar la descripcin por: amortizacin acumulada de maquinaria; amortizacin acumulada de elementos de transporte; etc. La tercera columna se corresponde con uno de los grupos de inmovilizado del fichero maestro estudiado en el primer punto. La columna de Dotacin se cumplimentar con la cuenta de dotacin de amortizacin correspondiente. En nuestro ejemplo es la 682 (Dotacin para amortizacin del inmovilizado material), la que corresponde a la cuenta 282, y viceversa. La columna de porcentaje de amortizacin contendr el porcentaje, que, por defecto, se amortizarn los elementos del inventario. Este valor se podr cambiar en cada ficha de cada elemento. Por ltimo, la columna de meses de amortizacin se refiere a la periodicidad con la que se practican los asientos de amortizacin. Si en nuestra empresa se hace un slo asiento de amortizaciones al final de cada ao, escribiremos 12 meses, es decir, 1 asiento cada 12 meses. Si, en cambio, amortizamos trimestralmente, escribiremos 3 meses. Este valor por defecto, se podr variar en cada ficha de cada elemento del inventario de inmovilizado. Introduce las cuatro cuentas del ejemplo.

12.1.3

Cdigos de ubicacin
Los datos que introduzcamos en este fichero nos servirn para ubicar posteriormente cada mquina, cada vehculo u ordenador dentro de nuestra empresa. La ubicacin nos permite describir hasta cuatro datos para localizar fsicamente cada bien.

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

Sigue el ejemplo introduciendo las tres ubicaciones de la imagen anterior.

12.1.4

Cdigos de naturalezas
Permite hacer una agrupacin, mediante texto indentificativo, de las naturalezas de los elementos que componen el inventario de inmovilizado de la empresa. A modo de ejemplo, vamos a introducir los siguientes.

12.1.5

Causas de baja
Son las diferentes causas por las que un elemento debe ser dado de baja del inventario y finalizadas las amortizaciones. Entre las ms comunes, podramos encontrar:

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

Recuerda: Comienza cumplimentando los archivos maestros de grupos y cuentas antes de introducir los elementos del inventario de inmovilizado.

12.2 Gestin del Inmovilizado


Una vez hemos cumplimentado los ficheros maestros del inventario que se han descrito en el punto 1 de esta unidad, ya podemos introducir los datos de cada mquina, de cada ordenador, de cada vehculo y de cada elemento que forma parte del inmovilizado de la empresa. Para el control de estos bienes disponemos de fichas de inventario. Estas fichas se debern destinar a un slo elemento de ese inmovilizado. Veamos el ejemplo de cmo sera la ficha de un ordenador ubicado en las oficinas:

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

En esta ficha caben hacer algunas aclaraciones sencillas: o o o o o La fecha de inicio de amortizacin no puede ser anterior a la de compra. Las subcuentas de amortizacin acumulada y de dotacin de amortizacin deben introducirse con todos los dgitos. El porcentaje de amortizacin deber ser el correspondiente a la totalidad de un ao, a pesar de haberse adquirido el ordenador el da 3 de abril. La amortizacin se calcular automticamente segn corresponda a las fechas de inicio y de amortizacin anual. o Los meses de lanzamiento de asientos, corresponden al nmero de meses que tendr cada asiento de dotacin de amortizacin que normalmente son 12. o La fecha de baja deber estar en blanco. En caso contrario, no se amortizar.

Entre los botones del men de inventario se encuentra el botn Duplica inventario, que resulta muy interesante en aquellos casos en los que se adquieren varios elementos iguales, pues permite copiar el contenido de una ficha , con tan slo asignarle un nuevo cdigo de inventario. Posteriormente podremos acceder a ella y hacer las modificaciones necesarias.

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

12.3 Clculo automtico de amortizaciones y traspaso al diario


Este proceso consta de dos fases muy importantes para la correcta gestin del inmovilizado, as como para la contabilizacin de las amortizaciones que se deben llevar peridicamente al diario. Por un lado, est el clculo de las dotaciones de amortizacin. Para ello, previamente habremos de haber cumplimentado correctamente porcentajes, periodicidad, fecha de inicio de amortizacin, etc. Por otro, la designacin de las subcuentas que han de utilizarse para reflejar las amortizaciones en nuestra contabilidad. El primer paso es abrir la opcin de Amortizaciones del men inventario, en el que nos aparecer la ventana:

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

Corrige la fecha de amortizacin, pues es de vital importancia para el clculo correcto de las cantidades. En el ejemplo, el 31/12/2003, deber amortizar por el periodo comprendido entre el 03/04/03, fecha en la que se comienza a amortizar el ordenador, y la fecha de fin de ejercicio. Si se marca la casilla de agrupar amortizaciones en un nico asiento, obtendremos un slo asiento en el diario con todas las amortizaciones del periodo. Al pulsar el botn aceptar se reflejarn los asientos que correspondan, indicando lnea a lnea la subcuenta, el concepto y las cantidades al debe o al haber. Una vez comprobada la exactitud de los datos, para actualizar en el diario, pulsaremos el botn de Diario. Los asientos de amortizaciones pasarn al diario definitivo y en l se podrn eliminar o modificar. Estas modificaciones no afectan a las fichas de inmovilizado. Por otro lado, una vez actualizadas las amortizaciones, las fichas de los diferentes elementos de nuestro inventario habrn sufrido las siguientes modificaciones:

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

Los campos automticos se habrn actualizado con los nuevos valores: fecha de ltima amortizacin e importe total amortizado (amortizacin acumulada). Estos valores se pueden modificar por el usuario. Es importante resear que la fecha de ltima amortizacin servir para hacer el siguiente clculo de la dotacin de amortizacin. Si est en blanco, se calcular desde la fecha de inicio de amortizacin. En caso contrario, desde la fecha fin de amortizacin hasta la fecha de amortizacin siguiente. Como el bien fue adquirido en abril del ejercicio de 2003, las amortizaciones debern corresponder al periodo comprendido entre la fecha de inicio de amortizaciones y de fin de ejercicio. Calculado el importe, resulta ser 335,34 euros. El ao 2004 ser amortizado por el 25 % correspondiente a un ao completo. Es importante conocer cmo calcula ContaPlus las amortizaciones, pues lo hace calculando los das, restando a la fecha de amortizacin la de ltima amortizacin, y en su defecto, la de inicio de amortizacin. Si en un bien ponemos que ha sido adquirido el da 1 de enero, ese ejercicio ser amortizado por 364 das. Por tanto, ser preferible poner como fecha de adquisicin e inicio de amortizaciones el 31 de diciembre anterior. Para bienes cuya adquisicin sea ms antigua que el ejercicio presente y sus amortizaciones hayan sido realizadas sin usar este programa, rellenaramos manualmente los valores correspondientes a fecha de ltima amortizacin e importe amortizado.

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

Para realizar amortizaciones de periodos inferiores al ao, por ejemplo, mensuales, procederemos de la siguiente forma: En primer lugar, en la ficha del elemento del inventario de inmovilizado deber constar en el campo meses lanzamiento amortizacin: 1. En segundo lugar, slo es necesario hacer la operacin de amortizacin una vez, con fecha 31 de diciembre; si marcamos amortizaciones mensuales y posteriormente hacemos la amortizacin con fecha 30 de junio sin haber amortizado enero, febrero, marzo, etc. calcular las cuotas de los 6 meses, ya que ContaPlus calcula desde la fecha de ltima amortizacin hasta la fecha que se indique en la pantalla de amortizacin, dividiendo en el nmero de periodos indicados en la ficha de inmovilizado: Modifica la ficha del bien nmero uno:

Calcula las amortizaciones hasta el mes de junio, de la siguiente forma:

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

Observa cmo se han calculado tantos asientos como meses se han amortizado, es decir, hasta junio de 2003.

12.4 Finalizacin de amortizaciones. Bajas en el inmovilizado


Los bienes que forman parte del inmovilizado de la empresa pueden ser dados de baja por el uso, el paso del tiempo o por otras circunstancias. Se pueden dar casos de diferente naturaleza que hagan que el bien ya no figure en el patrimonio de la empresa. En unos casos el bien ha cumplido su vida til esperada, encontrndose amortizado en su totalidad, o bien, antes de que esta circunstancia se produzca, el bien sea enajenado, o sufra cambios en su estado que lo conviertan en inservible. Vamos a exponer los principales casos que se dan en la empresa: a) El bien se amortiza en su totalidad sin valor residual: Debemos amortizar el bien con total normalidad, y el ltimo ao que se deba amortizar, ContaPlus calcular automticamente la fecha en la que se completar dicha amortizacin, rellenndose el campo fecha fin de amortizacin. Si este campo se encuentra rellenado, no se podrn calcular nuevas amortizaciones. El bien no se dar de baja ni se borrar la ficha mientras permanezca en el inventario, a pesar de que su valor neto contable sea igual a cero. El bien permanecer en el inventario mientras tenga valor econmico o tenga utilidad en la empresa. Solamente cuando desaparezca o resulte intil, se podr dar de baja. En este caso cumplimentaremos los campos fecha de baja y causa de la baja. b) El bien se amortiza con valor residual: ContaPlus no contempla clculo de valor residual ni amortizaciones parciales. Debemos calcular la fecha en la que se completar la amortizacin y calcular amortizaciones hasta esa fecha. Una vez realizada la operacin, cumplimentaremos el campo fecha fin de amortizacin. Un truco que podremos utilizar consistir en aumentar al campo total amortizado la cantidad que hayamos considerado como valor residual. Pero no mostrar realmente el valor neto contable del bien. c) El bien es dado de baja en la empresa sin estar amortizado en su totalidad: Si un bien deja de permanecer en la empresa y no est totalmente amortizado, habr de calcularse la amortizacin como se describe en el punto 11.3 hasta la fecha de baja, y una vez amortizado, se deber rellenar la fecha de baja y la causa de la baja. En caso de producirse una enajenacin en la que haya un beneficio prdida, deberemos hacer el asiento manualmente:

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

Ejemplo: El ordenador que adquirimos por 1.800 euros, es vendido el da 3006-03 por importe de 875,00 euros. En primer lugar, vamos a amortizar con fecha 30-06-2003. Lo hacemos automticamente con la opcin amortizaciones. Posteriormente, la ficha del ordenador quedara con fecha ltima amortizacin 30-06-04 y total amortizado 475,00 euros.

El segundo paso a realizar sera: Cumplimentamos los campos de fecha y causa de baja. Y por ltimo, tendremos que calcular el beneficio o la prdida obtenidos y hacer el asiento de forma manual: Coste del bien: 1.800,00 euros Amortizacin acumulada: 475,00 euros. Valor neto contable: 1.800,00 475,00 = 1.325,00 euros Valor enajenacin: 875,00 euros Beneficio prdida = 875,00 - 1.325,00 euros = -450,00 euros (prdida)

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

875,00 475,00 450,00

________________ ___________________ Deudores (440XXXX) Amortiz. acum.. Inmov. Mat. (2821000) Prdida en enajenacin inmov.(6710000) A Equipos Proceso Informac. (2270000) 1.800,00 __________________ ___________________

Este asiento se introducir manualmente en el diario, como un asiento cualquiera. Este asiento no quedar reflejado en la ficha del bien. Nota: se han omitido cantidades relativas a IVA repercutido para centrar la atencin en el inmovilizado.

Actividades: Activa la empresa 03 para hacer los siguientes ejercicios. Aadir grupos Aade los siguientes grupos de amortizacin: Equipos informticos Maquinaria Aadir cuentas de amortizacin Cta. Descripcin Grupo Cta. %Amort. Meses amort. 282 Amortizacin acumulada inmov. Mat. 1 682 12 12 282 Amortizacin acumulada inmov. Mat. 2 682 25 12 Ubicaciones Aade las siguientes ubicaciones: Of Oficina Alm. Almacn

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

Actividades: Naturalezas Aade estas naturalezas de inmovilizado: Ord. Ordenadores Maq. Maquinaria Causas de baja Introduce las causas de baja siguientes: Venta Fin de uso Fichas de inmovilizado Crea las fichas de inmovilizado correspondientes a los dos elementos de inmovilizado adquiridos en el ejercicio contable que se encuentran en el ejercicio 5.3 de la unidad 5: 31/01/03 Compra de un ordenador 21/02/03 Compra de una mquina Clculo de amortizaciones Calcula las amortizaciones de las dos fichas de inmovilizado. La fecha de amortizacin ser 31/12/03 y se agruparn en un nico asiento. Paso a contabilidad Verifica que las cuotas de amortizacin calculadas en el ejercicio anterior corresponden a la amortizacin real. Traspasa al diario el asiento generado y verifica en las fichas de los dos elementos que se han grabado los datos: fecha ltima amortizacin y total amortizado.

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Gestionar los ficheros maestros de inventario (grupos, cdigos y tablas). Introducir fichas de elementos de inmovilizado. Calcular automticamente amortizaciones. Traspasar automticamente los asientos de amortizaciones. Gestionar bajas de inventario.

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Unidad 12: Gestin de inmovilizado y de amortizaciones

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Unidad 13: Utilidades

UNIDAD 13:

UTILIDADES

Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a aprender a manejar las principales utilidades que ofrece ContaPlus al usuario y que en cierto modo, son extracontables. Una de las utilidades ms importantes consiste en conocer cmo obtener copias de seguridad de las empresas contables. Estas copias de seguridad permitirn al alumno dos cosas: en primer lugar, poder contar con una copia de su trabajo en un soporte que le asegure que sus datos se podrn recuperar si los originales sufren daos. En segundo lugar, mediante las copias de seguridad podremos transferir los datos de un ordenador a otro, y as disponer de una posibilidad con mucho futuro como es el teletrabajo. Adems de las copias de seguridad, en esta unidad vamos a aprender a asignar y controlar accesos al programa, determinando qu usuarios pueden manejar ContaPlus y a qu opciones del programa tiene acceso cada usuario autorizado. Volveremos a hacer hincapi en la instalacin y configuracin de impresoras, lo cual es muy importante para poder obtener cualquier informe impreso.

13.1 Organizacin de ficheros


Es posible que alguna vez los datos de nuestra contabilidad no se puedan consultar correctamente, o que nuestra contabilidad muestre errores como saldos mal calculados, descuadres, etc. Estos errores pueden deberse a mltiples causas. En la mayora de estas ocasiones estos errores quedan subsanados cuando realizamos una organizacin de ficheros, que consiste bsicamente en recalcular todos los saldos, revisar los asientos, reindexar todos los archivos, etc. Es aconsejable organizar los ficheros cuando restauramos copias de seguridad y cuando observemos un funcionamiento anmalo de nuestro programa.

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Unidad 13: Utilidades

Como usuarios, todas estas acciones quedan resueltas siguiendo los siguientes pasos: Cierra ContaPlus Accede a Organizacin de ficheros del panel de SP Pulsa el botn Aceptar

13.2 Copias de seguridad


Con el fin de poder contar con la seguridad que da el asegurar que nuestro trabajo diario est a salvo de posibles riesgos de errores informticos, ContaPlus ofrece una opcin muy importante como es la obtencin de copias de seguridad. Mediante este proceso vamos a obtener los archivos de copia de seguridad de los datos que nos interese. Estos archivos pueden ubicarse en cualquier unidad de disco de nuestro ordenador y en cualquier carpeta existente. La copia de los datos de un ejercicio contable se realiza en un nmero reducido de archivos, los cuales estn comprimidos, a fin de que estos ocupen el menor espacio posible y se puedan transferir a unidades sin una gran capacidad. El proceso de copias de seguridad se realiza de la siguiente forma: 1.- Cierra el programa ContaPlus y haz clic en el botn del panel de SP : 2.- A continuacin, aparecer la siguiente pantalla:

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Unidad 13: Utilidades

Pasos que deben seguirse: 1.- Selecciona los datos que quieres obtener en la copia de seguridad. Para obtener una copia de todos los datos, es decir, todas las empresas, archivos de programa, datos de usuarios, etc., marca la casilla Copia completa. Normalmente solamente se obtiene copia de los datos de empresas. 2.- Selecciona la unidad / carpeta destino donde ubicar los archivos, por ejemplo, si quieres la copia en un disquete, selecciona A:\ 3.- Opcionalmente, puedes introducir comentarios a la copia de seguridad y el autor de la copia. 4.- Pulsa el botn aceptar y sigue las instrucciones de las siguientes pantallas:

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Unidad 13: Utilidades

Contesta afirmativamente a las pantallas que se vayan presentando. Una vez finalizado el proceso de obtencin de copia de seguridad, habremos obtenido los siguientes archivos:

Observa los nombres de los cuatro archivos de la empresa M3, todos ellos contienen el cdigo de la empresa en el nombre. Ahora, estos archivos pueden grabarse en cualquier medio, o enviarse a travs de correo electrnico, o bien dejarse simplemente como copia de seguridad. 218

Unidad 13: Utilidades

Recuerda: Es aconsejable obtener copias de seguridad de los datos de la contabilidad. La periodicidad de la copia depende de la regularidad del uso del programa

13.3 Restaurar copias de seguridad


Es la opcin inversa a la obtencin de copias de seguridad. Hay dos razones por las que normalmente se recuperan los datos obtenidos anteriormente en nuestra copia de seguridad. En primer lugar, por haberse perdido los datos de nuestra contabilidad y que la nica forma de recuperar es la restauracin de los datos. Cuanto ms a menudo obtengas copias de seguridad, menos datos se perdern al restaurar las copias. Otra razn que justifica la accin de restaurar las copias se justifica por la posibilidad de utilizar una misma contabilidad en dos o ms ordenadores: el teletrabajo. Consiste, bsicamente, en obtener una copia de seguridad de la contabilidad en un ordenador, y restaurar la copia en otro ordenador. De esta forma podremos contar con los datos en ambos ordenadores, e, incluso trabajar en uno de ellos y enviar la copia al otro para que se restaure en este ltimo y viceversa. La transferencia de los archivos se har de la misma forma que se manejan archivos de Windows, es decir, disquetes, Cd Roms, correo electrnico, etc. El proceso a seguir para restaurar copias de seguridad es similar al visto para la obtener la copia, pero seleccionando la solapa Recuperar.

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Unidad 13: Utilidades

Proceso de recuperacin de copias de seguridad: Paso 1.- Selecciona la solapa recuperar. Paso 2.- Selecciona las empresas a recuperar. Paso 3.- Selecciona el origen de los datos, unidad y carpeta donde se ubican los 4 archivos de la copia. Paso 4.- Pulsa el botn Aceptar. Paso 5.-Sigue las instrucciones de las pantallas igual que se hizo al obtener la copia.

Recuerda: No es necesario que la empresa a restaurar exista en el ordenador destino, al restaurar la copia de seguridad crear la empresa y traspasar los datos copiados Una vez realizado el proceso de restaurar copias de seguridad, es conveniente realizar una organizacin de ficheros.

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Unidad 13: Utilidades

13.4 Control y configuracin de usuarios


Al entrar al programa ContaPlus vemos cmo aparece el nombre de usuario, que al instalar el programa hay un solo usuario, que se llama Supervisor, que no tiene clave de acceso. En este apartado vamos a estudiar cmo aadir y configurar nuevos usuarios, asignarles una clave y las opciones del programa a las que puede acceder y a cules no. Para acceder al control de usuarios, lo haremos desde el men:

A continuacin, aparecer el fichero de usuarios de la figura siguiente.

13.5 Creacin de nuevos usuarios


Pulsamos Aadir, para agregar un nuevo usuario, llamado Usuario 1, al cual le asignamos la clave 123456. Esta clave, visible ahora, se ocultar cuando se teclee al entrar al programa, mostrndose asteriscos en lugar de caracteres.

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Unidad 13: Utilidades

El nivel de seguridad por defecto es 9, esto quiere decir que si una empresa tiene un nivel de seguridad y el usuario tuviera un nivel inferior, no le permitir acceder a ella. Vamos a cambiarlo por un nivel 7. Aceptamos y cerramos ContaPlus. Volvemos a entrar a ContaPlus. La pantalla de acceso, se ver de esta forma:

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Unidad 13: Utilidades

Tal como se explica en el apartado anterior, como clave de acceso se mostrarn asteriscos.

Una vez entrado al programa, pedir qu empresa se quiere activar. Como el usuario 1 tiene un nivel de seguridad 7 y la empresa M3 tiene nivel 9, no permitir que ese usuario acceda a esa empresa. Vamos a recordar cmo se configura el nivel de seguridad de la empresa:

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Unidad 13: Utilidades

13.6 Mapas de acceso


El supervisor, adems de tener el control sobre los usuarios del programa, puede configurar las opciones de ContaPlus a las que tiene acceso cada usuario, de forma que un determinado usuario tendr permiso de acceso a unas opciones de men del programa y a otras opciones no. Cada usuario podr tener acceso a opciones diferentes. Los pasos a seguir son: 1.- Selecciona el usuario a configurar 2.- Marca en la siguiente pantalla las opciones de men que quieres configurar y pulsa el botn Total, Slo consulta o Sin acceso para cada una de las opciones del men.

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Unidad 13: Utilidades

Guarda la configuracin pulsando el botn Continuar. Para que los cambios surtan efecto, deberemos cerrar el programa y volver a abrirlo, accediendo con el nombre y clave del usuario configurado. Los efectos de permisos de acceso se comprueban intentando entrar en las opciones para las que el usuario no tiene permisos. Estas opciones aparecen en color atenuado y al hacer clic sobre ellas, no se ejecuta ninguna accin.

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Unidad 13: Utilidades

En la figura anterior se pueden observar algunas de las opciones en las que el usuario que ha accedido al programa no tiene permiso. Estas se distinguen de aquellas a las que se puede acceder por el tono atenuado del texto que las define. Los iconos de la barra de mens, sin embargo, no presentan ninguna diferencia visual entre las que estn restringidas y las que no lo estn.

13.7 Instalacin de impresoras


Tal como se describe en el punto 6.1.2 de la unidad 6, al instalar ContaPlus, no se instalan ni configuran las impresoras de las que disponga nuestro programa de Windows. Esto nos obliga a agregar en el programa las impresoras que utilicemos para obtener listados e informes y a determinar las fuentes y tamaos de los textos. Proceso de instalacin de impresoras: Desde el men til, accedemos a perifricos:

Si quieres obtener listados por impresora, debes instalarla en ContaPlus, aunque ya est agregada y configurada en Windows.

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Unidad 13: Utilidades

Para instalar y configurar una impresora en ContaPlus, debemos realizar dos pasos: Paso 1: Agregamos la impresora que est configurada en Windows, pulsando el botn aadir:

Paso 2: Modifica la configuracin de las fuentes de caracteres, puesto que con los tamaos de fuente que se instalan por defecto, los informes y listados saldrn incompletos, por lo que deberemos reducir el tamao de caracteres normales a 10 y el de la letra comprimida a 6. Para acceder a estas opciones, pulsa el botn Impresora En el men de configuracin de impresoras hay dos botones Activar como impresora 1 y Activar como impresora 2. Cuando con un ordenador se utilizan dos o ms impresoras, la impresora 1, podramos decir que es la impresora por defecto. ContaPlus ignora cul es la impresora por defecto del entorno Windows, y deja al usuario la facultad de determinar la impresora que utiliza con ms frecuencia para obtener listados y libros contables.

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Unidad 13: Utilidades

Una vez finalizada la configuracin, para activar una predeterminada, seleccinala en la lista de impresoras activar como impresora 1. Si se disponen de 3 o ms determinar la segunda impresora, seleccinala y pulsa como impresora 2

impresora como y pulsa el botn impresoras, para el botn Activar

Una vez determinadas las impresoras que van a utilizarse y las prioridades en la impresin, pulsaremos el botn salir y el cuadro de dilogo se cerrar. A partir de ahora, cuando vayamos a obtener un listado por impresora, dispondremos del siguiente cuadro de dilogo:

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Unidad 13: Utilidades

Para imprimir con la impresora activada como la nmero 1, pulsaremos el botn Imp. por defecto, siendo la que aparece a la derecha. Si deseamos que se imprima en la nmero dos, aparecer el cuadro de dilogo de impresin de Windows, donde la seleccionars entre las impresoras disponibles. En otras ocasiones, en lugar del botn ,

. En este caso, se intercambiar la aparecer el botn impresora 1 por la 2, obtenindose el listado en la impresora que se estableci en segundo lugar. Este cambio solamente afectar al listado actual.

13.8 Avisos de inicio


Mediante esta opcin vamos a configurar ContaPlus para que muestre una pantalla de aviso al iniciar la sesin de trabajo en la fecha y al usuario que se determinen.

En este ejemplo, al iniciar el programa el da 31-01-03, se mostrar un aviso recordando que se debe sacar una copia de seguridad. El aviso lo recibir cualquier usuario que lo inicie. Si hubiramos seleccionado el usuario 1, solamente le aparecer el aviso a este usuario.

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Unidad 13: Utilidades

Al pulsar el botn Ver, podremos visualizar el contenido del aviso:

En el aviso se muestra a quienes va dirigido, en este caso, a todos los usuarios, ya que figura la palabra general. Tambin, el origen del aviso, es decir el usuario que ha colgado el aviso, que fue el usuario Supervisor. Una vez mostrado el aviso, no se volver a mostrar al usuario que lo ley.

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Unidad 13: Utilidades

Actividades: Aunque no es necesario, activa la empresa 03 para realizar los siguientes ejercicios. Organizacin de ficheros Ejecuta desde el panel de SP la opcin de organizacin de ficheros. Copias de seguridad Saca una copia de seguridad de la empresa 03. La ubicacin de los ficheros generados ser el escritorio. Comprueba que en el escritorio se encuentran los archivos de la copia. Restaurar copias de seguridad Restaura la copia de seguridad obtenida en el ejercicio anterior. Gestin de usuarios Aade un nuevo usuario llamado invitado. Asgnale como contrasea la palabra entrar. Configura en el mapa de accesos permiso para acceder a las siguientes opciones: Seleccin de empresas Subcuentas Gestin de asientos. Cierra el programa. Entra de nuevo en l, accediendo con el usuario invitado y comprueba cmo estn activas las opciones que se han configurado anteriormente. Cierra ContaPlus y vuelve a acceder a l como usuario supervisor.

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Unidad 13: Utilidades

Actividades: Instalacin de impresoras

Instala la impresora que tengas en tu ordenador como predeterminada. Configura la letra normal con un tamao de 10 y la comprimida a tamao 6. Activa esta impresora como Impresora 1.

Avisos de inicio Activa un aviso de inicio para que se abra en la misma fecha en la que te encuentres. El mensaje va dirigido a todos los usuarios. El contenido del mensaje ser: Enhorabuena, has hecho todos los ejercicios Cierra ContaPlus y vuelve a abrirlo con el usuario supervisor, abre el mensaje que te muestra el aviso.

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Restaurar los ficheros ndices, a travs de la organizacin de ficheros. Sacar copias de seguridad. Restaurar las copias de seguridad. Gestionar los usuarios del programa. Gestionar los permisos a usuarios. Instalar y configurar impresoras. Introducir avisos de inicio.

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria

UNIDAD 14:

CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA

Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a aprender a manejar las presupuestos dentro de la contabilidad. Esta utilidad complementa al resto de unidades que corresponden a la contabilidad financiera tradicional. Se trata de conocer cmo ContaPlus compara el presupuesto asignado a determinadas cuentas con el gasto ingreso realizado en un periodo dado. Conoceremos el concepto de presupuesto y las formas de presentarlo, copiarlo y actualizarlo cada ejercicio.

14.1 Plan presupuestario


ContaPlus, adems de la contabilidad Financiera, que es la que nos ha ocupado las unidades anteriores, presenta una utilidad enlazada con esta contabilidad financiera consistente en asignar a las subcuentas que se desee, un presupuesto . Este presupuesto puede ir referido al periodo anual, o bien a periodos de distribucin mensual. En primer lugar, asignaremos el presupuesto en aquellas cuentas en las que queramos llevar el control presupuestario. Normalmente se trata de gastos ingresos, aunque todas las subcuentas aceptan presupuesto. Posteriormente, podremos obtener balances o cuenta de Prdidas y Ganancias presupuestarios, que, bsicamente, consiste en mostrar el presupuesto en una columna, y en otra, el gasto o ingreso real. Para acceder a las opciones de presupuestos, seleccionaremos el men Presupuesto que se encuentra e n la barra de mens, presentando tres opciones:

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria

Al seleccionar la opcin 1.- Plan presupuestario, aparecer la pantalla de presupuestos, con el men aadir, modificar, eliminar.... Si posicionamos el cursor del ratn en el rea de presupuestos y pulsamos el botn derecho nos aparecer el men contextual, que contiene las mismas opciones que los botones de la izquierda.

Comenzaremos por aadir el presupuesto de la subcuenta 6000000, compras de mercaderas. Pulsamos la opcin aadir, de la barra de botones o del men contextual.

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria

Introduce el cdigo de la subcuenta 6000000 y el presupuesto anual (120.000,00 euros). De forma automtica se repartir el presupuesto en partes iguales para los doce meses del ao. En caso de que la distribucin no sea proporcional, en lugar de introducir el presupuesto anual, introduce los valores deseados para cada mes. Cuando lo que se quiere obtener es un informe sobre un presupuesto anual, en lugar de introducir un presupuesto en cada mes, deberemos introducir el presupuesto de todo el ao para el mes de febrero, dejando el resto de meses en blanco. De esta forma, en cualquier fecha obtendremos un informe presupuestario comparativo con la cifra anual.

14.2 Presupuestos anuales


En esta opcin podremos obtener el informe presupuestario, en el que se mostrar el presupuesto, el gasto cubierto y el saldo pendiente. Los pasos son: 1.- Introduce los cdigos de las subcuentas que quieres ver el presupuesto. (por ejemplo, de la 6000000 a la 6000000) 2.-Marca la opcin deseada, saldo, o suma Debe/Haber 3.- Marca el nivel de desglose que quieres consultar. Si solamente quieres ver cuentas de detalle, marca nivel 7. Si quieres ver las sumas agrupadas, marca el nivel 3.

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria

Selecciona pantalla:

Y visualizars el informe presupuestario.

En la lnea superior muestra el presupuesto y en la inferior el realizado.

14.3 Actualizacin de presupuestos


En esta tercera opcin del men de presupuestos podrs actualizar el presupuesto de cualquier subcuenta. Esta actualizacin podr consistir en incrementos o en decrementos . Estas variaciones podrn ser lineales (sumar o restar una cifra de euros al presupuesto), o porcentuales. Supongamos que queremos incrementar el presupuesto de la subcuenta 6000000 en un 5%. Activaremos la opcin correspondiente del men, e introduciremos los siguientes datos:

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria

Una vez actualizado, podremos verificar el incremento de presupuesto de la subcuenta 6000000:

Observa cmo se ha incrementado en un 5% el presupuesto.

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria

Recuerda: Una vez actualizado el presupuesto no podrs invertir la actualizacin. Un incremento del 10% en el presupuesto no se podr compensar con un decremento del 10%, sino del 9,0909 %

14.4 Balances y Prdidas y Ganancias presupuestarios


No solamente podemos obtener el estado presupuestario a travs de las tres opciones contenidas en el men Presupuesto. Los diferentes mens de Balances y Prdidas y Ganancias disponen de opciones para el presupuesto.

14.4.1

Sumas y Saldos presupuestario


Al acceder a los Balances de Sumas y Saldos, existe un botn para obtener el balance presupuestario:

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria

Observa la informacin que proporciona acerca del presupuesto de compras: presupuesto, realizados, porcentaje realizado, etc.

14.4.2

Cuenta de Prdidas y Ganancias Presupuestaria


Para obtener la Cuenta de Prdidas y Ganancias presupuestaria, selecciona Financiera / Balances / Prdidas y Ganancias y activa la solapa Comparativo Presupuesto

Y mostrar la cuenta de PP y GG presupuestaria:

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria

14.4.3

Balance de Situacin Presupuestario


Tambin se puede obtener el Balance de Situacin presupuestario. Para ello, habr de seleccionarse la solapa Comparativo Presupuesto, tal como se refleja en la imagen:

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria

14.5 Copiar el plan presupuestario


Los presupuestos de una empresa se pueden copiar a la empresa en la que se va a realizar la apertura del ejercicio, para posteriormente ser actualizados. Para realizar el traspaso de los presupuestos de un ejercicio a otro, existe un procedimiento consistente en copiar el presupuesto de la empresa en la que se realiza el cierre contable, marcando la casilla correspondiente que aparece en la pantalla de cierre. Al marcar esta casilla los presupuestos se traspasarn a la empresa en la que se har el asiento de apertura. En el caso de que se haya realizado la apertura de un ejercicio contable sin haber traspasado el presupuesto, procede de la siguiente forma: 1.- Anula el asiento de cierre, mediante la opcin Financiera / Fin de ejercicio / Invertir cierre. 2.- Vuelve a realizar el cierre contable mediante la opcin Financiera /Fin de ejercicio / Cierre Contable. Marca las casillas reemplazar asiento de apertura existente y la casilla de presupuestaria Observa en la siguiente figura la casilla marcada para el traspaso del presupuesto.

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria

Recuerda: Al realizar el cierre del ejercicio, marca la opcin Presupuestaria, para traspasar el presupuesto de la empresa a la empresa que se va a crear.

Actividades: Selecciona la empresa 03 en la que has realizado las actividades de refuerzo e introduce el presupuesto anual de las siguientes subcuentas: 6000000 6281000 7000000 Compras de mercaderas: 180.000,00 euros Energa elctrica: 2.000,00 euros Ventas de mercaderas: 275.000,00 euros

Modifica el presupuesto de las cuentas de gastos incrementndolo en un 5% Modifica el presupuesto de la cuenta de ventas, con un decremento del 10%. Visualiza el balance de sumas y saldos presupuestario. Visualiza la cuenta de Prdidas y Ganancias presupuestaria.

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Introducir presupuestos mensuales y anuales. Modificar los presupuestos anuales mediante incrementos o disminuciones. Obtener informes y estados de presupuestos. Obtener Balances y cuentas de Prdidas y Ganancias presupuestarios. Copiar el presupuesto de una empresa a otra.

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Unidad 14: Contabilidad presupuestaria

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Unidad 15: Contabilidad analtica

UNIDAD 15:

CONTABILIDAD ANALTICA

Objetivos de la unidad En esta unidad vamos a aprender a imputar a diferentes centros de coste, o proyectos, los ingresos y/o gastos de la contabilidad financiera. Esta opcin es un complemento del resto de unidades que corresponden a la contabilidad financiera tradicional. Se trata de conocer cmo ContaPlus asigna a los diferentes centros de coste, departamentos o proyectos a travs del diario los asientos a determinadas cuentas con el gasto ingreso realizado en un periodo dado. Conoceremos el concepto de departamento y proyecto y cmo obtener cuentas de Mayor analticas y Balances de Sumas y Saldos Analticos.

15.1 Departamentos
Vamos a suponer que nuestra empresa tiene establecidos diferentes departamentos y quiere imputar los costes a cada uno de ellos. Supongamos tambin que en el departamento tcnico se desarrollan dos proyectos, el proyecto 1 y el proyecto 2. Cuando se recibe una factura de materiales, de consumo de energa, o se contabilizan costes salariales, queremos imputar a cada proyecto la parte que le corresponda, para, en el futuro, conocer la suma de costes de cada departamento, su rentabilidad, etc. En la opcin de men Analtica, contamos con dos partes: La primera sirve para designar qu departamentos y proyectos existen, y la segunda, para obtener la distribucin analtica de los costes imputados.

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Unidad 15: Contabilidad analtica

Selecciona la opcin Departamentos y aade dos departamentos: Fabricacin Administracin

Observa las diferentes opciones que se encuentran en la parte izquierda de la pantalla. Son similares a las del resto de mens: aadir, modificar, eliminar, etc. Tambin son las mismas que aparecen en el men contextual.

15.2 Proyectos
Una vez creados los departamentos, vamos a crear los diferentes proyectos, que podemos denominar centros de coste, a los que posteriormente imputaremos las facturas y gastos de nuestra contabilidad. Vamos a aadir el Proyecto1 y el Proyecto2:

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Unidad 15: Contabilidad analtica

Observa el men de opciones, aadir, modificar, eliminar, etc. Son las mismas opciones que aparecen en el men contextual. Al introducir el cdigo del proyecto, aparece un punto de separacin. A la izquierda del punto se debe introducir el cdigo del departamento ( en nuestro caso FAB ADM ) y a la derecha del punto, el cdigo. As, el cdigo del proyecto sera FAB.2 Cuando le asignamos un presupuesto, si se introduce en la casilla de Gastos/Debe, quedar grabado como tipo G (gastos). Si se introduce en Ingresos/Haber, quedar grabado como tipo I (Ingresos).

Recuerda: Para el control analtico de la contabilidad, es necesario introducir en primer lugar los departamentos y despus los proyectos. Los nombres de los proyectos estarn compuestos por el cdigo del departamento y por el cdigo del proyecto y aparecern ambas partes divididas por un punto.

15.3 Imputacin de gastos a los proyectos


La imputacin a los diferentes centros de coste se hace a travs del diario, en la introduccin de asientos. Para que en las partidas de los asientos est disponible el campo analtico, deberemos activar previamente la casilla correspondiente a la analtica: Accedemos al men Global / Seleccin de empresa / Modificar

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Unidad 15: Contabilidad analtica

Seleccionamos la solapa de Opciones y marcamos la casilla de acceso a campos analticos en asientos.

Ejemplo: Supongamos que llega una factura de materiales por importe de 1.200,00 euros, de los cuales, 800,00 se le imputarn al proyecto 1 y el resto al proyecto 2. El asiento de compras quedara as: ________________.........____________________ 800,00 400,00 192,00 Compras de materias primas (6010000) Compras de materias primas (6010000) H P deudora por IVA soportado a Proveedor 1 (4000001) 1.392,00 _____________________

_______________

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Unidad 15: Contabilidad analtica

E introduciremos el asiento en el diario: Observa cmo el campo Dpt.Proyecto est activo. Introduce el cdigo del proyecto bien, pulsa la tecla + (bsqueda incremental) y mostrar el fichero de proyectos, captura el proyecto adecuado. El resto de datos del asiento se introducen como siempre.

As quedara el asiento completo:

Nota: No es necesario introducir proyecto en las subcuentas de IVA y del proveedor.

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Unidad 15: Contabilidad analtica

15.4 Mover proyecto en el diario


Es posible cambiar el cdigo del proyecto que se ha introducido en algunos asientos por otro cdigo. En este ejemplo se va a modificar el cdigo del proyecto FAB.1 al proyecto FAB.3 en los asientos 1 al 9. De esta forma no es necesario modificar cada lnea de los asientos del diario, ya que se actualizarn de forma automtica.

15.5 Mayor analtico


Esta opcin de analtica permite ver las cuentas de Mayor, mostrando las imputaciones a los diferentes centros de coste que se han hecho en cada subcuenta. En la siguiente pantalla se piden los costes imputados a cada proyecto, para la subcuenta 6010000:

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Unidad 15: Contabilidad analtica

Marca la casilla Desglosar proyectos, y este es el resultado del Mayor analtico: Detalle de gastos del proyecto 1

Detalle de gastos del proyecto 2

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Unidad 15: Contabilidad analtica

15.6 Sumas y saldos analticos


En esta opcin se pueden obtener los balances de sumas y saldos analticos, basta con seleccionar los proyectos, las subcuentas y las fechas. En el siguiente ejemplo se pide el balance de sumas y saldos del 31 de enero al 31 de diciembre, mostrando los dos proyectos y solamente la subcuenta 6010000:

Marca la casilla Desglose de departamentos y proyectos, para mostrar en diferentes pantallas cada proyecto:

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Unidad 15: Contabilidad analtica

Al pulsar el botn siguiente, visualizaremos el proyecto 2:

15.7 Balances analticos


Tambin es posible obtener balances de sumas y saldos, de situacin o de prdidas y ganancias desde el men Financiera. Tal como se obtienen los balances normales, podemos obtener los balances analticos. Cuando aparece la pantalla de configuracin de balances, selecciona la solapa Configuracin del balance e introduce los valores de los proyectos a listar, tal como se muestra en el ejemplo siguiente:

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Unidad 15: Contabilidad analtica

Actividades: Activa la empresa 03 Crea el departamento tcnico TEC Crea los proyectos Uno Dos Activa el campo Analtica en la empresa 03. Contabiliza las nminas del mes de marzo, con fecha 31/03/03, con los siguientes importes: Sueldos y salarios : 2.345,50 euros 1.125,00 a cargo del proyecto uno 1.220,50 a cargo del proyecto dos Seguridad Social a cargo de la empresa: 773,25 euros 353,00 a cargo del proyecto uno. 420,25 a cargo del proyecto dos. El asiento a introducir ser: ___________________ __________________

1.125,00 Sueldos y Salarios (6400000) 1.220,50 Sueldos y Salarios (6400000) 353,00 Seguridad Social a cgo. Empresa (6420000) 420,25 Seguridad Social a cgo. Empresa (6420000) a Remunerac. Ptes. de pago (4650000) 1.598,75 a H P acreedora retenciones (4750000) 375,00 a Organismos S. Social acreed. (4760000) 1.145,00 ___________________ __________________

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Unidad 15: Contabilidad analtica

Actividades: Visualiza por pantalla: Libro Mayor de las subcuentas 6400000 y 6420000 Balance de Sumas y Saldos de marzo de 2003, mostrando las dos subcuentas anteriores

Al finalizar esta unidad didctica, debers ser capaz de: Crear departamentos y proyectos. Asignar presupuestos a los proyectos. Imputar costes a los diferentes proyectos a travs de asientos. Obtener Balances y cuentas de Mayor analticos.

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Unidad 15: Contabilidad analtica

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Fin de Ejercicio

FIN DE EJERCICIO
Una vez realizados todos los ejercicios anteriores e instalada la impresora, cierra el ejercicio contable, con fecha 31-12-2003. Abre el nuevo ejercicio en la empresa con cdigo 04, sustituyendo el asiento de apertura existente. Regulariza las existencias de mercaderas, suponiendo que las existencias finales a 31/12/2003, ascienden a 30.675,85 euros. El asiento a realizar sera: __________________ 25.000,00 ____________________

Variaciones de existencias (6100000) a Existencias de mercaderas 25.000,00 (3000000) __________________ ____________________ Existencias de mercaderas (3000000) a Variaciones de existencias 30.675,85 (6100000) __________________ ___________________

30.675,85

Imprime los siguientes listados y documentos: Libro de facturas emitidas Libro de facturas recibidas Documento 300 Documento 347 Documento 349 Libro diario Balance de Sumas y saldos al 01-01-03 Balance de sumas y saldos al 31-03-03 Balance de sumas y saldos al 31-12-03 Cuenta de Prdidas y Ganancias, a fecha 31-12-2003 Balance de situacin con fecha 31-12-2003 Libro Mayor de las subcuentas 4300001 a 4300004

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