LOS MIEMBROS DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO CADA VEZ MS CERCA. LOS EQUIPOS VIRTUALES Mara Buenadicha Mateos - buenadic@unex.

es scar R. Gonzlez Lpez - orodrigo@unex.es Francisco J. Miranda Gonzlez - fmiranda@unex.es Universidad de Extremadura

Reservados todos los derechos. Este documento ha sido extrado del CD Rom Anales de Economa Aplicada. XIV Reunin ASEPELT-Espaa. Oviedo, 22 y 23 de Junio de 2000. ISBN: 84-699-2357-9

LOS MIEMBROS DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO CADA VEZ MS CERCA. LOS EQUIPOS VIRTUALES.

Buenadicha Mateos, Mara Gonzlez Lpez, scar R.- Miranda Gonzlez Francisco J. buenadic@unex.es orodrigo@unex.es fmiranda@unex.es

Departamento de Economa Aplicada y Organizacin de Empresas Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales de la Universidad de Extremadura

Resumen En los ltimos aos, las organizaciones se estn viendo obligadas a enfrentarse a duras situaciones competitivas y a producir y sobresalir en una economa global. Los equipos de trabajo se han acreditado como una importante herramienta en la mejora de la calidad, reducciones de los ciclos y consecucin de niveles ms altos de productividad total, entre otras. Los equipos virtuales representan un eficaz y novedoso modo de trabajo en equipo, tecnologas de la

aprovechando las ventajas proporcionadas por las nuevas

informacin. La caracterstica significativa de los equipos virtuales es que sus miembros se encuentran separados por distancias geogrficas y temporales, de forma que normalmente trabajan sin reuniones cara a cara o de tipo tradicional, proporcionando a las organizaciones que los utilizan notables ventajas. En este trabajo estudiamos una variable que tiene influencia sobre el desempeo de los equipos virtuales: La separacin geogrfica que existe entre los miembros del equipo virtual, variable que en muchos casos no es tenida en c uenta (por la propia definicin de equipo virtual) y que resulta fundamental para la gestin adecuada de esta nueva forma de trabajo

1. Introduccin

En la actualidad la organizacin de los equipos de trabajo, as como el tipo de comunicacin para que funcionen adecuadamente, est experimentando notables y rpidos cambios, sobre todo debidos al veloz desarrollo de las llamadas Nuevas tecnologas de la informacin. Muchas organizaciones estn utilizando equipos de trabajo cuyos miembros estn obtener entre otras ventajas el mejor

geogrficamente separados, tratando de

aprovechamiento de oportunidades internacionales e interorganizacionales, operar con mayor flexibilidad, reducir los costes de viajes y desplazamientos para reuniones, reducir el tiempo de consecucin de los objetivos de los proyectos, as como facilitar la conciliacin entre la vida laboral y familiar de los trabajadores.

Esta nueva forma de trabajo en equipo, est an siendo estudiada, con el propsito de conocer las variables ms importantes que logran que su funcionamiento sea eficaz, y as lograr su adecuada gestin, maximizando todas las ventajas derivadas de la flexibilidad que proporciona el superar lmites anteriormente tan importantes como la ubicacin fsica de los miembros del equipo, la sincronizacin de la comunicacin, etc y minimizando las dificultades aadidas al trabajo en equipo que se presentan por sus peculiares caractersticas.

Algunas de los temas ms estudiados en estos equipos han sido la confianza, el uso de la tecnologa, la cohesin, los resultados y las percepciones de los miembros, siendo importante sealar que, en general, en las investigaciones sobre este tipo de equipos se encuentra una menor atencin al grupo de personas que trabajan separados que al tipo de tecnologa que utilizan para su comunicacin.

Estamos, por tanto ante un nuevo tipo de equipo: EL EQUIPO VIRTUAL, equipos formados por personas que fsicamente se renen en pocas ocasiones y trabajan en equipo como si lo hicieran en la misma habitacin estando en ocasiones separados por grandes distancias (Grundy y Ginger, 1998)

En los equipos virtuales se conservan algunas de las dificultades ms frecuentes de los equipos de tipo tradicional 1 , pudindose encontrar adems otros problemas que quedan ampliamente superados, as como nuevos obstculos para su adecuado funcionamiento. En particular, existe una variable que resulta especialmente importante para la

comprensin de los Equipos Virtuales y para lograr maximizar las ventajas que estos aportan. Esta variable es la Distancia que existe entre los miembros integrantes del equipo. En principio, cabe plantearse que esta variable no tiene ningn tipo de influencia en los resultados alcanzados por el equipo virtual, puesto que por su propia definicin los miembros de estos equipos no se encuentran en el mismo lugar, siendo esta la caracterstica que posibilita todas las ventajas derivadas de estos equipos de trabajo, equipos que sin duda son una importante forma de trabajo en el siglo veintiuno (Crampton, 1999; De Sanctis y Poole, 1997; Handy, 1995; Towsend, Demarie, Hendrickson ,1998)

2. Los Equipos Virtuales

Cuando pensamos en el trabajo en equipo, generalmente imaginamos a un conjunto de personas trabajando juntas en el mismo lugar y al mismo tiempo. Sin embargo, en estos momentos, el concepto de trabajo en equipo se ha hecho mucho ms amplio, estando abierto a ms posibilidades, tal y como se muestra en la Figura 1. Actualmente podemos hablar de equipos de trabajo cuyos miembros no se encuentran en el mismo lugar, incluso llegando a estar separados por grandes distancias, miembros de equipos de trabajo que no se estn comunicando en el mismo tiempo, es decir, que no intercambian informacin de manera sincrnica o incluso ambas diferencias a la vez (miembros dispersos geogrficamente y que se comunican asincrnicamente).

Nosotros definimos Equipo Virtual : Grupo de personas que son identificados por ellos mismos y por la organizacin como un equipo y:
1

Cuando hablamos de equipos tradicionales nos referimos a equipos de trabajo cuyos miembros trabajan juntos en un mismo lugar y al mismo tiempo.

Generalmente trabajan desde diferentes lugares o/y a diferentes horas, con lo que la mayor parte de las veces no realizan reuniones cara a cara

Son responsables de desarrollar alguna tarea o grupo de tareas con lo cual tienen objetivos comunes

Para su funcionamiento requieren la utilizacin de algn tipo de tecnologa para la comunicacin.

El Equipo Virtual es un concepto que

se asocia generalmente a los denominados

equipos de proyectos, es decir, equipos que se forman, reorganizan y se disuelven una vez se han conseguido los objetivos para los que se constituy.

OPCIONES PARA TRABAJAR EN EQUIPO

AL MISMO TIEMPO/EN EL MISMO LUGAR AL MISMO TIEMPO/ SITIOS DIFERENTES EL MISMO SITIO/ EN DIFERENTES MOMENTOS DIFERENTES HORAS/ LUGARES DISTINTOS

A diferentes horas (asncrona) desde lugares distintos (distribuidos)

Al mismo tiempo (comunicacin sincronica)

Desde distintos lugares (distribuidos)

En el mismo sitio (juntos) en diferentes momentos (asncrona) Al mismo tiempo y en el mismo sitio (juntos y sincrnica)

Trabajo en equipo Tradicional

Reuniones cara a cara

Figura 1: Opciones para trabajos en equipo. Fuente: Elaboracin propia.

Revisando la literatura existente acerca de este tipo de equipos, hemos encontrado que para referirse a ellos, tambin se utilizan, aunque en menor medida, otras denominaciones. Estos trminos en ocasiones son utilizados para referirse al mismo concepto de equipo virtual que acabamos de presentar y en otras ocasiones 5 tratan de distinguir entre

equipos, que, si bien tienen en comn el trabajo desde distintos puntos geogrficos, muestran diferencias en el grado de interaccin fsica directa (cara a cara) de sus miembros, sealando algunos autores, por ejemplo, que este nmero de encuentros resulta ser superior en los equipos distribuidos que en los equipos virtuales (que llegan a desarrollar proyectos sin encuentros directos).

Tambin hay autores como Warketin, Sayeed,, Hightower, R.(1997) que utilizan la denominacin de amalgamated teams (lo que podemos traducir como equipos

mixtos), conceptualizndolos como modelos intermedios entre los que siempre trabajan desde lugares diferentes o / y a tiempos diferentes y los que, lo hacen frecuentemente de esta manera pero tambin cuentan con encuentros del tipo cara a cara.

Autores como Marznevsky y Chudoba (1999) tambin emplean la denominacin de Equipos globales virtuales, equipos que tendran los requisitos que hemos sealado de los equipos virtuales, aadindole adems que son responsables de desarrollar o mejorar una decisin o serie de decisiones importantes para la estrategia global de la

organizacin, sealando que son globales no solo en su composicin y en su distribucin, sino tambin en las tareas que realizan . Otros autores denominan Equipos globales virtuales cuando encuentran en ellos un matiz interorganizacional. Otras denominaciones que son utilizadas, aunque en menor medida, han sido Ciberequipos y Equipos geogrficamente dispersos.

Aunque con matices diferentes, la mayor parte de los autores s

mantienen en sus

definiciones como caracterstica bsica en un equipo virtual el que sus miembros trabajen separados (bien sea por distancias ms o menos importantes y/o por la

diferencias temporales) y utilicen uno o varios instrumentos tecnolgicos para

comunicacin entre sus miembros, si bien y de manera excepcional podemos encontrar tambin la definicin de equipo virtual como aquel compuesto por personas diferentes, con responsabilidades y objetivos bien definidos, que actan conjuntamente en un

determinado momento pero que posteriormente se disgregan formando sus miembros por separado nuevos equipos (Pires y Mara, 1999). ,es decir, dndole un matiz temporal al equipo y no tratando la que consideramos base del equipo virtual: algn tipo de separacin entre los miembros.

A partir de la bibliografa revisada, y aunque en ocasiones se utilice la denominacin de Equipo Virtual independientemente del grado de interaccin directa entre los miembros, es decir sin tener en cuenta los encuentros de trabajo que tengan los

miembros en el mismo lugar geogrfico y al mismo tiempo (lo que denominamos reuniones cara a cara) establecemos, tal y como aparece en la Figura 2 , esta diferenciacin entre las denominaciones anteriormente mencionadas.

Figura 2:Denominaciones en funcin de la cantidad de encuentros cara a cara entre los miembros del equipo. Elaboracin propia.

3. La separacin geogrfica entre los miembros de los Equipos Virtuales.

Podemos tomar como base de la filosofa de los Equipos Virtuales la afirmacin de Handy (1995), segn la cual, cuando la informacin es el principal recurso con el que se trabaja, no es necesario colocar a todas las personas en el mismo lugar y al mismo tiempo. 7

Es en este momento cuando nos planteamos si la distancia geogrfica que existe entre los miembros es una variable importante a tener en cuenta en el estudio de los Equipos Virtuales o si por el contrario, una vez que los miembros no trabajan en el mismo lugar, resulta indiferente su grado de separacin.

En las organizaciones, un tema muy estudiado ha sido la relacin entre la proximidad fsica y la cantidad de comunicacin, encontrndose una relacin positiva entre estas dos variables. En muchos de estos estudios la proximidad se toma como una distancia lineal entre un par de individuos en un determinado momento. En estos estudios la proximidad representa una oportunidad para la comunicacin. Cuando la distancia disminuye, la probabilidad de comunicacin se incrementa.

Monge, P.R.y

Kirste, K.(1980) definen la proximidad como la probabilidad de las

personas de estar en el mismo lugar de comunicacin durante el mismo intervalo de tiempo. En este trabajo estudiamos los equipos virtuales, y los diferenciamos de los equipos tradicionales o equipos que trabajan cara a cara , es decir, equipos en los que sus miembros trabajan juntos en el mismo lugar y al mismo tiempo Pero a estos efectos cabe preguntarnos hasta qu distancia podemos considerar que los miembros del equipo estn juntos, es decir, en trminos de distancias cundo podemos afirmar que se est dentro de lo que podramos llamar radio de colaboracin.

Algunas investigaciones, como por ejemplo las de Allen (1977) muestran como este radio es bastante pequeo.

Partiendo de

los resultados de este estudio, podemos sealar cmo para poder

aprovechar todas las ventajas derivadas de trabajar juntos cara a cara los miembros del equipo deberan estar situados muy prximos, concretamente en un radio de aproximadamente 15 metros. Adems en este estudio, Allen (1977) tambin seala como la proximidad fsica de los integrantes del equipo contribuye de manera positiva a los resultados del proyecto.

En los estudios tradicionales sobre comunicacin y distancia se concluye con que las personas que se encuentran ms alejadas se comunican menos frecuentemente que las personas que estn prximas (Allen, 1997, Monge y Kirste, 1980).

En estos momentos, estos estudios e investigaciones acerca del impacto de la distancia y proximidad en las relaciones interpersonales y en el trabajo no pueden generalizarse debido a los cambios tan relevantes que se han producido en las tecnologas que

posibilitan nuevas formas de comunicacin entre los miembros.

Pero la pregunta que planteamos es si las nuevas tecnologas logran la superacin de los problemas derivados de las distancias fsicas existentes entre los miembros de los equipos. Los resultados de los recientes estudios de Cramton y Webber (1999) muestran como los miembros de los equipos virtuales perciben con menor intensidad la confianza y dependencia entre ellos mismos y con ms frecuencia fallan al comprender el contexto y las restricciones de los miembros lejanos, es decir, aquellos miembros que se encuentran a una mayor distancia fsica. Segn esta investigacin, la distancia geogrfica total de dispersin de los miembros del equipo s resulta relevante, ya que cuando esta distancia aumenta, tambin lo hace la probabilidad de que los miembros experimenten diferencias significativas entre ellos en contextos, restricciones situacionales, cultura y diferencias temporales. En los casos en que esta dispersin es muy grande, los miembros del equipo virtual deben comprender situaciones remotas y distintos contextos, en muchos casos dificultada esta comprensin por oportunidades limitadas de comunicacin sincrnica. Los miembros del equipo virtual experimentan un sentimiento de separacin psicolgica cuando saben que los dems miembros estn separados geogrficamente por grandes distancias. Crampton (1999) demuestra en su estudio que uno de los cinco problemas ms importantes en la comunicacin de los equipos virtuales es el que denomina Fallos en comunicar y retener informacin contextual. Este problema est muy relacionado con la dispersin geogrfica de los miembros del equipo, tal y como hemos sealado anteriormente. Tal y como podemos ver en el grfico 1, donde presentamos el porcentaje de las veces que cuando aparece este problema tiene consecuencias ms o menos importantes para el 9

desempeo del equipo, ms de la mitad de las veces que aparece este problema en los equipos virtuales, su repercusin es grande, ocasionando problemas serios en el funcionamiento del equipo.2

100

90

80

70

60

50

40

30

20

10

0 PROBLEMA GRADO 1 PROBLEMA GRADO 2 PROBLEMA GRADO 3

Grafico 1. Repercusin de los fallos en comunicar y transmitir informacin contextual. Elaboracin propia a partir de Crampton (1999)

En los estudios revisados sobre

Equipos Virtuales, las distancias que ms

son

sealadas como obstaculizadoras del desempeo son las denominadas distancias personales, y entre los en estas distancias tiene una gran influencia las diferencias culturales del equipo. Estas diferencias culturales aparecen ms

miembros

frecuentemente con mayores distancias geogrficas entre los miembros. Tal y como sealan Tower y Sharp (1997), diferentes culturas tienen ideas distintas acerca de qu constituye un buen equipo, as como su idea de una buena reunin de trabajo en equipo .

Algunas de las dificultades que plantea la separacin geogrfica entre los miembros del equipo son:
2

En este estudio, Crampton (1999) gradua la repercusin de este problema en tres niveles, el grrado 1 indica problema serio, el grado 2 problema intermedio y el grado tres indica mnima repercusin o problema leve.

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La distancia geogrfica entre los miembros del equipo virtual puede perjudicar a su funcionamiento, pues existen grandes diferencias en las prcticas habituales de trabajar y hacer negocios en las distintas reas geogrficas, como en la toma de decisiones, en la resolucin de problemas, etc.

Adems debemos tener en cuenta que cuanto ms alejados se encuentren los miembros de un equipo, ms zonas horarias debemos superar en la comunicacin, apareciendo la distancia temporal. El tiempo llega a ser un problema cuando las personas que trabajan en el e quipo no se encuentran en la misma zona horaria y necesitan que algunas de sus actividades sean sincrnicas. Los miembros del equipo tambin deben ponerse entonces de acuerdo en la definicin de tiempo. Ya que por ejemplo el significado de: Lo tendremos hecho para el Martes no resulta muy concreto cuando hablamos de miembros del equipos situados en distintas zonas horarias o distintos continentes. Adems , las diferentes culturas tienen diferentes sensibilidades con respecto a denominado Tiempo Estndar del Equipo 4 El tiempo puede tambin representar un problema en los casos en los que, aun estando los miembros del equipo situados en la misma zona horaria poseen distintos horarios de trabajo o rara vez llegan a coincidir en el lugar de trabajo. lo que significa estar hecho a tiempo. Algunos autores3 recomiendan por ello a los Equipos Virtuales la definicin del

Tambin al estudiar la distancia geogrfica que separa a los miembros del equipo virtual debemos tener en cuenta que si el equipo est compuesto por miembros de distintos pases, se presentan dificultades aadidas en el equipo relacionadas con las dificultades derivadas de la diferencia de idiomas sobre todo registrada en la comunicacin oral y en las diferencias de los sistemas tcnicos (por ejemplo los sistemas de video) etc. Estos problemas afectan a la velocidad, complejidad y a la cantidad de informacin que se transfiere a travs de los miembros de los equipos virtuales (McDonough; Kahn y Griffin, (1996)).

3
4

Millpond Group. http://www.millpondgroup.com Es el denominado TEAM STANDARD TIME , tambin muy empleado por T.S.T.

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Pero sobre el impacto de la distancia geogrfica que existe entre los miembros del equipos virtual, el estudio que demuestra claramente esta relacin es el de Crampton y Webber (1999), que plantean la hiptesis de el impacto de la dispersin geogrfica en los resultados de los grupos de trabajo virtuales, como desarrollo e identidad grupal

estn mediadas a travs de dos diferentes grupos de variables, las relacionadas con los procesos de trabajo (comunicacin, coordinacin y control) y relaciones entre los miembros (confianza y dependencia). Cuando realizan el estudio encuentran una relacin negativa significativa entre la dispersin geogrfica y los procesos de trabajo. La relacin entre la dispersin geogrfica y las relaciones entre los miembros tambin fueron negativas, pero menos fuertes y no significativas.

Figura 3:Impacto de la distancia en los resultados del Equipo Virtual.Elaboracin Propia a partir de Crampton y Webber (1999)

Estas diferencias tienen importancia en la rapidez con la que se mueve la informacin entre los miembros del equipo y ms importante an, los distintos contextos de gestin

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y direccin tienen un importante impacto en la riqueza y en la cantidad de informacin que fluye en el equipo (McDonough; Kahn y Griffin, 1996).

5. Conclusiones. El Equipo Virtual es un nuevo tipo de equipo de trabajo, que combina las ventajas derivadas del trabajo en equipo con las nuevas posibilidades que brindan las nuevas tecnologas. En estos equipos, los miembros normalmente se encuentran separados por distancias geogrficas y temporales, de forma que generalmente trabajan sin reuniones cara a cara o de tipo tradicional. Este nuevo tipo de equipo proporciona a las organizaciones que los utilizan notables ventajas, las ms importantes relacionadas con la flexibilidad, la reduccin de costes de viajes y alojamiento para reuniones y conciliacin de la vida familiar y laboral.

Estos equipos son posibles gracias a la tecnologa de la informacin, tecnologa que se desarrolla con gran rapidez y que permite que el nmero de equipos virtuales siga creciendo. Pero la tecnologa, puede lograr que personas que estn muy alejadas geogrficamente puedan contactar e intercambiar informacin, pero no logra por si misma eliminar otro tipo de problemas relacionados directamente con la separacin fsica de los miembros de los equipos virtuales, entre otras, podemos sealar las diferencias culturales que implican las distancias geogrficas y la distancia temporal que surge por las distintas zonas horarias Tal y como sealamos en este trabajo, la distancia geogrfica es una variable importante en el desempeo de estos equipos que influye sobre todo en los procesos de trabajo (comunicacin, coordinacin y control) por lo que para gestionarlos adecuadamente debe hacerse una planificacin adecuada de las estrategias a implantar para reducir los efectos nocivos de la separacin fsica de los miembros como por ejemplo la definicin del Tiempo Estndar del Equipo (T.S.T.). Una gestin adecuada de los Equipos Virtuales, que logre eliminar o reducir los efectos negativos sobre el desempeo derivados de las distancias entre los miembros, puede lograr que las organizaciones se beneficien de la gran cantidad de ventajas que proporciona esta nueva forma de trabajo en equipo.

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4. BIBLIOGRAFA: Allen, T.J. (1977).Managing the flow technology: Technology transfer and the

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