Apostila: Organizao de Arquivos

NDICE

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Apresentao............................................................................................ 03 Importncia dos Arquivos......................................................................... 04 I. Documento, Informao, Comunicao e Documentao.............................. 05 1.1.Documento....................................................................................... 05 1.2.Informao........................................................................................ 05 1.3.Comunicao.................................................................................... 05 1.4.Documentao................................................................................. 05 II. Arquivo........................................................................................................... 06 III. Funes do Arquivo...................................................................................... 07 IV. Tratamento da Informao........................................................................... 08 V. Organizao e Tcnica de Arquivamento..................................................... 09 5.1.Segurana........................................................................................ 09 5.2.Preciso............................................................................................ 09 5.3.Simplicidade..................................................................................... 09 5.4.Flexibilidade...................................................................................... 09 5.5.Acesso.............................................................................................. 09 VI. Operaes de Arquivamento........................................................................ 10 6.1.Inspeo........................................................................................... 10 6.2.Estudo.............................................................................................. 10 6.3.Classificao.................................................................................... 10 6.4.Codificao....................................................................................... 10 6.5.Ordenao........................................................................................ 10 VII. Avaliao da Documentao....................................................................... 11

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VIII. Regras de Arquivamento............................................................................ 12 8.1.Alfabetao...................................................................................... 12 8.2.Mtodo Numrico............................................................................. 15 8.3.Mtodo Alfa-numrico...................................................................... 16 8.4.Mtodo Geogrfico........................................................................... 16 8.5.Mtodo Variedex.............................................................................. 17 8.6.Mtodo por Assunto......................................................................... 17 8.7.Mtodo Decimal................................................................................ 17 8.8.Mtodo Mnemnico.......................................................................... 17 IX. Localizao Fsica e Armazenagem de Documentos................................... 18 X. Administrao dos Arquivos.......................................................................... 18 10.1.Seleo e Descarte........................................................................ 18 10.2.Recuperao de Documentos........................................................ 19 10.3.Manuteno do Sistema................................................................. 20 10.3.1.Treinamento................................................................................ 20 10.3.2.Ficha de Orientao.................................................................... 20 10.3.3.Emprstimos................................................................................ 20 10.3.4.Reunies de Trabalho................................................................. 20 Bibliografia......................................................................................................... 21

...o cuidado que uma nao devota preservao dos monumentos de seu passado pode servir
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como uma verdadeira medida do grau de civilizao que atingiu. entre tais monumentos. E desfrutando o primeiro lugar, em valor e importncia, esto os arquivos... (Charles M. Andrews - USA)
APRESENTAO
Os arquivos no so meros depsitos de papis velhos, arquivados apenas por tradio de tudo arquivar, embora isto ocorra com freqncia. comum encontrarmos arquivos tecnicamente mal organizados, dificultando a localizao das informaes desejadas no momento preciso. A organizao e a custdia da documentao emitida e recebida pela Instituio est entre as inmeras atividades administrativas do setor de arquivos. Essa funo, pode parecer de pouca importncia, mas no , se considerarmos que poucas pessoas - a no ser aquelas com formao especfica, esto aptas a tornar documentos elementos dinmicos de prestao de informaes. Cada arquivo possui personalidade prpria, individualidade peculiar, com a qual necessrio que se familiarize o arquivista ou o tcnico de arquivo, antes de proceder a sua ordenao. Da organizao dos arquivos setoriais ir depender o funcionamento do arquivo geral, pois o arquivista, o tcnico de arquivo ou o responsvel pelo arquivo no um funcionrio com profundos conhecimentos em todas as reas de atuao da instituio, e, sim, o elemento treinado para organizar e administrar a documentao vinda dos arquivos setoriais.

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"Os arquivos de um modo geral, no so depsitos obscuros de informao ultrapassada ou inutilizveis; so realmente instrumentos efetivos da gesto da instituio e da conscincia social."
IMPORTNCIA DOS ARQUIVOS
A memria humana limitada e devemos sempre que possvel aliviar sua carga, transferindo uma parte do que necessitamos ao arquivo, que a memria mecnica da instituio. A importncia do arquivo pode ser sentida quando se possumos determinado documento, mas no conseguimos localiz-lo entre milhares de outros papis. Na frustrao de quem possui algo que necessita e no pode utilizar reflete-se a importncia do arquivo. O arquivo d a possibilidade de manter o conjunto de documentos devidamente ordenados e classificados de acordo com a necessidade da instituio; permite encontrar o documento na hora necessria, retirando dele as informaes precisas; constitui todo um passado da instituio.

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I.DOCUMENTO, INFORMAO, COMUNICAO E DOCUMENTAO.

1.1.DOCUMENTO: algo corpreo, em que j foi fixada ou gravada uma noo ou mensagem. Documento, em sentido amplo, todo e qualquer suporte da informao. Assim, alm do documento convencional, podemos admitir que um bem cultural como um monumento, um stio paisagstico possa ser, tambm, um documento. Documento em sentido mais restrito : livro, revista, relatrio, fita magntica, disco, microfilme, carto perfurado, portanto, todo material escrito, cartogrfico, fotocinematogrfico ou sonoro.

1.2.INFORMAO: a noo, idia ou mensagem contida num documento, a informao sempre incorprea, por isso precisa sempre de um suporte.

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1.3.COMUNICAO: o ato ou efeito de transmitir a informao num documento ou num conjunto de documentos.

1.4.DOCUMENTAO: o conjunto ou cada um dos processos de elaborao e produo, coleo e classificao, difuso e utilizao da informao contida em documentos de qualquer natureza.

II - ARQUIVO

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Arquivo um conjunto de documentos; organicamente acumulados; produzidos ou recebidos por pessoa fsica e instituies pblicas ou privadas, em decorrncia do exerccio de atividade especfica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do documento.

III.FUNES DO ARQUIVO

Entre as principais podemos ressaltar:

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a) Restaurar rapidamente o passado; b) Fornecer elementos para controle; c) Transmitir experincia; d) Disciplinar as aes; e e) Conferir segurana aos documentos e a instituio

O arquivo organiza qualquer trabalho intelectual e no apenas em tempo lucra o organizador. H outra vantagem ainda maior, que a de ordenar os pensamentos, processos mentais e, consequentemente, a prpria existncia.

IV. TRATAMENTO DA INFORMAO

A informao sempre o instrumento principal de uma organizao pblica ou privada. Pouco se faz dentro de uma repartio pblica que no se torne objeto de um documento e, por conseguinte, uma informao.

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A falta de conscientizao do valor da informao leva a verdadeiros atos de vandalismo com os documentos, abandonando-os, na maioria das vezes, em locais sem condies apropriadas. Comear a dar uma roupagem nova aos sistemas documentais resultar em uma enorme economia e racionalizao de atividades: integrar sistemas mais flexveis e funcionais; menos burocracia; mais credibilidade nas pessoas, em alguns casos, a comunicao escrita cedendo lugar ao contato pessoal; rgida disciplina na tiragem de cpias; anlise dos documentos no representativos e sua eliminao; controle na movimentao da documentao e normalizao da informao. esses so alguns dos procedimentos mais simples e indicados para a mudana proposta, bem como buscar a microfilmagem como produto final da organizao documental, isto , no ver no processo da microfilmagem apenas um redutor de espao, mas um auxiliar valioso na sistemtica arquivstica. Alguns fatores que evidenciam a desorganizao dos documentos e dos sistemas de arquivamento: Falta de disciplina na gerao se documentos; Falta de questionamento das origens documentais para anlise de seu real valor. Falta de autoridade e desconfiana dos que submetem os documentos a constantes reprodues

V.ORGANIZAO E TCNICA DE ARQUIVAMENTO

O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condies de segurana, preciso, simplicidade, flexibilidade e acesso:

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5.1.SEGURANA: O arquivo deve apresentar condies mnimas de segurana, incluindo-se medidas de preveno contra incndio, extravio, roubo e deteriorao. dependendo da natureza do arquivo importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. 5.2.PRECISO: O arquivo deve oferecer garantia de preciso na consulta a documentos e assegurar a localizao de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido retirado. 5.3.SIMPLICIDADE: O arquivo precisa ser simples e de fcil compreenso. As possibilidades de erro so reduzidas em arquivos simples e funcionais. O nmero e variedade de documentos no exigem necessariamente um arquivo complexo e de difcil entendimento. 5.4.FLEXIBILIDADE: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou o crescimento da empresa ou rgo pblico, ajustando-se ao aumento do volume e a complexidade dos documentos a serem arquivados. 5.5.ACESSO : O arquivo deve oferecer condies de consulta imediata, proporcionalmente pronta localizao dos documentos .

VI.OPERAES DE ARQUIVAMENTO
Antes do arquivamento propriamente dito importantssimo verificar as etapas a seguir: 6.1.INSPEO: Consiste na verificao de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar seo por diversos motivos:

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Para solicitar uma informao; Apenas para protocolar, Para ser anexado.

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6.2.ESTUDO: a leitura do documento a fim de verificar sob que notao dever ser feito o arquivamento, bem como a necessidade de referencias cruzadas.

6.3.CLASSIFICAO: Interpretao do documento, com base no conhecimento do usurio sobre o assunto.

6.4.CODIFICAO: Colocao de cdigos.

6.5.ORDENAO: a separao e agrupamento de um conjunto de documentos de acordo com a codificao dada.

VII.AVALIAO DA DOCUMENTAO

7.1. Reduo ao essencial da documentao;

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7.2.Aumento do ndice de recuperao da informao; 7.3.Garantia de condies de preservao da documentao de valor permanente; 7.4.Facilidade de emprego de diversos suportes de registro; 7.5.Conquista de espao; 7.6.Orientao no processo de produo documental; 7.7.Melhor aproveitamento de recursos humanos e materiais.

VIII.REGRAS DE ARQUIVAMENTO

8.1.ALFABETAO

8.1.1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Arquiva-se: Camila Peixoto Peixoto, Camila
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8.1.2. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplos: Arquiva-se: Paulo Junqueira Hlio Junqueira Junqueira, Hlio Junqueira, Paulo

8.1.3.Sobrenomes compostos de um substantivo e adjetivo ou ligados pr hfen no se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco

Arquiva-se: Castelo Branco, Camilo

8.1.4. Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou So no se separam na classificao. Exemplo: Waldemar Santa Rita

Arquiva-se: Santa Rita, Waldemar

8.1.5. As iniciais abreviativas de prenome tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais Exemplos: L. Monteiro Leo Monteiro

Arquiva-se: Monteiro, L Monteiro, Leo .

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8.1.6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como: Filho, Sobrinho, Neto, Jnior, so considerados parte integrantes do nome, mas no so considerados na ordenao alfabtica . Exemplo: Arquiva-se: ou: Antnio Almeida Filho Almeida Filho, Antnio Almeida, Antnio (Filho)

8.1.7. Os ttulos no so na alfabetao, so colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Dr. Alfredo Mandini

Arquiva-se: Mandini, Alfredo ( Dr. )

8.1.8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome. Exemplo: Ronald Regan

Arquiva-se: Regan, Ronald

8.1.9. Os nomes orientais- japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Li Yutang

Arquiva-se: Li Yutang

8.1.10. As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas, o mais comum considera-las como parte integrante, quando escritas com letra maiscula. Exemplos: Pepino di Capri Charles Du Pont

Arquiva-se: Capri, Pepino di

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Du Pont, Charles

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8.1.11. Os nomes de empresas, instituies, devem ser transcritos como se apresentam. Exemplo: Fundao Getulio Vargas

Arquiva-se: Fundao Getulio Vargas

8.1.12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias etc. Os nmeros arbicos ou romanos, devem aparecer no fim entre parnteses . Exemplo: II Congresso de Geografia

Arquiva-se: Congresso de Geografia (II)

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.2.MTODO NUMRICO
Esse mtodo o que proporciona maior facilidade de organizao e rapidez para arquivar. A consulta depende de um ndice numrico, mas a localizao imediata. No mtodo numrico o documento recebe um nmero, uma pasta e sua localizao no arquivo VANTAGENS: Menor possibilidade de arquivamento errneo; Possui fichrio que permite a centralizao da informao; Maior sigilo; Expanso ilimitada. DESVANTAGENS: Requer consulta indireta; Maior custo com uso de acessrio.

Empresa X documento 1

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Empresa X documento 2

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002-2 002-1 001-2

Empresa Y documento 1

Empresa Y documento 2

001-1

8.3.MTODO ALFA-NUMRICO
o mtodo que procura reunir as vantagens dos dois mtodos anteriores. A diviso alfabtica subdividida numericamente.

002 001

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Am at Az

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002 001
Ad ate Al

tens iniciados com a letra

8.4.MTODO GEOGRFICO: utilizado para organizar documentos de acordo geogrfica. com a diviso

8.5.MTODO VARIEDEX uma variante do mtodo alfabtico comum, no qual foi acrescentado o artifcio da cor, seguindo uma sistemtica, que consiste na diviso do alfabeto em grupos caracterizados pelas cores do arco-iris, na seguinte ordem:

CORES LARANJA AMARELO VERDE AZUL VIOLETA 8.6.MTODO POR ASSUNTO

LETRAS a, b, c, d e, f, g, h i, j, l, m, n o, p, q r, s, t, u, v, w, x, y, z

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um dos mais difceis. consiste em agrupar as pastas por assunto. cada assunto deve ser muito bem escolhido , a fim de no se perder o documento.

8.7.MTODO DECIMAL Muito usado nas reas de ao de bibliotecas e/ou centros de informaes. Consiste nas dez classes de conhecimentos humanos, as quais, por sua vez, subdividem-se em outras dez, e assim por diante. mtodo elaborado por Melvin Dewey

8.8.MTODO MNEMNICO arte de utilizar a memria a fim de recuperar a informao e/ou documento. o mais usado em volumes pequenos de documento.

IX. LOCALIZAO DOCUMENTOS

FSICA

ARMAZENAGEM

DE

Os documentos devem estar armazenado em invlucros adequados para sua conservao e localizados o mais prximo possvel de quem os utiliza. Sua armazenagem esta diretamente ligada ao tipo de espao fsico e ao mobilirio disponvel. No espao onde os arquivos ficaro localizados deve-se evitar: a) umidade; b) variaes de temperatura muito bruscas; c) incidncia direta de luz solar;

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d) excesso de poeira, insetos e gases poluentes;

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Alm disso devem ser mantidos cuidados com relao incndios, equipamentos, instalaes eltricas, furtos, etc.

X.ADMINISTRAO DOS ARQUIVOS

10.1.SELEO E DESCARTE Um dos grandes problemas do arquivo a segurana de documentos importantssimos para a instituio. Certos documentos no podem ser perdidos, destrudos ou danificados O arquivo deve proporcionar confiabilidade quanto preservao dos documentos, seja a curto, a mdio ou a longo prazo. Os limites de espao fsico, no entanto, foram uma reviso constante dos arquivos. O que manter e o que no manter? Essa deciso muito particular, depende essencialmente da rotina e necessidade de cada Instituio. A regra bsica a seguinte: todo o documento que determina uma obrigao permanente, direito permanente, de valor permanente ou exigncia legal deve ser conservado para sempre.

A obrigao ou o direito relacionados com o documento que devem estabelecer o prazo para sua conservao. A validade legal a exigncia bsica

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D-se o nome de transformao operao que separa documentos que perderam a sua atualidade, mas no o seu valor e que devem ser transferidos do arquivo corrente para o arquivo geral. A transformao feita periodicamente a cada semestre ou a cada ano dependendo do volume dos documentos ou da dinmica do negcio, podendo tambm ser chamada descarte. O descarte envolve tambm a eliminao ou destruio de documentos que j no tenham mais valor para a instituio

10.2.RECUPERAO DE DOCUMENTOS

Ao ser arquivado, um documento deve ser facilmente recuperado. A escolha do mtodo e do sistema de arquivamento devem ser baseadas nisso. Quanto maior for a possibilidade de aumento do volume de documentos, mais difcil ser o uso do mtodo alfabtico, e maiores sero as vantagens no uso do sistema indireto, ou seja, de um ndice, para a recuperao.

10.3.MANUTENO DO SISTEMA

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10.3.1.TREINAMENTO: a capacitao da equipe interna no uso do arquivo fsico (incluindo seleo e descarte), no sistema de acesso automatizado (incluindo pesquisa e localizao da informao) e no sistema de alimentao e controle das informaes (incluindo digitao e registro dos dados do sistema).

10.3.2.FICHA DE ORIENTAO: Ficha com resumo dos procedimentos sobre a seleo, o descarte, e a indexao dos documentos inserida dentro da pasta (em separadores) para consulta imediata.

10.3.3.EMPRSTIMOS: Definio da rotina de incluso de um separador no local de onde foi retirado um documento. No separador sero registrados o nome de quem emprestou o material e a data. Na devoluo, o separador retorna ao incio da pasta, com uma sinalizao de que o documento foi devolvido (uma rubrica por exemplo). Havendo necessidade, pode-se criar um controle automatizado de emprstimos.

10.3.4.REUNIES DE TRABALHO: Criao de um espao nas reunies de trabalho da equipe interna, para a discusso das questes relativas ao arquivo e ao fluxo de informaes na instituio (no setor ou departamento).

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BIBLIOGRAFIA

PAES, Marilena Leite. Arquivo Teoria e Prtica. Rio de Janeiro: Editora da Fundao Getulio Vargas. 1986

CASTRO, Astra de Moraes e; CASTRO, Andresa de Moraes e; GASPARIAN, Danuza de Moraes e Castro. Arquivstica Arquivologia. So Paulo: Ao Livro Tcnico S. A. 1988

FURLAN, Jos D. e IVO, Ivonildo da M. Megatendncias da Tecnologia da Informao. So Paulo: Makron Books, 1992

LABASTIA, Elizabete; Atualizao em Arquivos. So Paulo. 1995

ROSA, Mrcia. Organizao de Arquivos Tcnicos Curitiba. 1996.

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