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MANUAL DE MICROSOFT ACCESS 2003

Access forma parte de Microsoft Office System, por lo que los objetos de la interfaz bsica (mens, barras de herramientas, cuadros de dilogo) le resultarn familiares si ha utilizado otros productos de Office u otros programas de Microsoft Windows. Sin embargo, Access tiene ms facetas que la mayora de estos programas, por lo que tal vez le parezca ms complejo hasta que se familiarice con l. En este libro encontrar instrucciones sencillas sobre cmo utilizar Access para crear bases de datos, y con su lectura pasar de no saber nada o muy poco sobre Access o, en este caso, sobre bases de datos a disponer de un grado de experiencia que le permitir desarrollar programas de bases de datos para uso individual o colectivo. En este artculo se explica el concepto de base de datos, se proporciona una breve explicacin sobre Access y se ofrece un recorrido por el programa. Para ilustrar las partes de la base de datos se utiliza una tienda de plantas y tiles de jardinera ficticia llamada The Garden Company. Este recorrido le proporcionar los conocimientos bsicos que necesita para empezar a trabajar con Access y crear sus propias bases de datos. Despus de explorar la estructura de la base de datos GardenCo, examinar algunos de los objetos utilizados para almacenar y manipular los datos que sta contiene. Por ltimo, aprender a obtener una vista previa de los distintos objetos de Access y a imprimirlos. Introduccin a las bases de datos En su forma ms bsica, una base de datos es el equivalente informtico de una lista de datos organizados. Normalmente, esta informacin tiene un tema o una finalidad comn, como la lista de empleados que se muestra a continuacin:

Ing. Wilfrido Trujillo Q.

ID 1 2 3 4

Apellido Barrera Rivera Alzaga Ceballos

Nombre Enrique Agustina Diego Delia

Puesto Representante ventas Vicepresidenta ventas Representante ventas Representante ventas

Fecha contratacin de 1 de mayo de 1992

de

de 14 de agosto de 1992 de 1 de abril de 1992 de 3 de mayo de 1993

Esta lista est organizada en una tabla de columnas y filas. Cada columna (o campo) contiene un tipo determinado de informacin sobre un empleado: nombre, apellido, fecha de contratacin, etc. Cada fila (o registro) contiene informacin sobre un empleado diferente. Si una base de datos no hiciera otra cosa que almacenar informacin en una tabla, tendra la misma utilidad que una lista impresa. Pero puesto que la base de datos almacena informacin en formato electrnico, puede manipular la informacin de maneras muy eficaces para ampliar su utilidad. Por ejemplo, es probable que tenga a mano una gua telefnica de su ciudad. Si desea localizar a una persona o una empresa de su ciudad, podr hacerlo, ya que la informacin de la gua telefnica est organizada de un modo comprensible. Si desea ponerse en contacto con alguna persona que se encuentra un poco ms lejos, puede acudir a la biblioteca pblica y utilizar su coleccin de guas telefnicas, que probablemente incluir una para cada una de las ciudades ms grandes de su pas. Sin embargo, si desea encontrar los nmeros de telfono de todas las personas de su pas que tienen sus mismos apellidos, o si desea obtener el nmero de telfono del vecino de su abuela, estas guas telefnicas no le servirn de mucho, ya que no estn organizadas de forma que permitan encontrar fcilmente esa informacin. Cuando la informacin publicada en una gua telefnica se almacena en una base de datos, ocupa menos espacio, cuesta menos reproducirla y distribuirla y, si la base de Ing. Wilfrido Trujillo Q.

datos est correctamente diseada, la informacin puede recuperarse de muchas formas. El poder real de una base de datos no estriba en su capacidad de almacenar informacin, sino en la capacidad del usuario de recuperar rpidamente la informacin exacta que necesita. Caractersticas especiales de Access Los programas de base de datos simples, como el componente de base de datos de Microsoft Works, pueden almacenar informacin en una nica tabla que, a menudo, recibe el nombre de archivo plano. Estas bases de datos simples suelen denominarse bases de datos planas. Los programas de base de datos ms complejos, como Access, pueden almacenar informacin en varias tablas relacionadas y, por consiguiente, crear lo que se conoce normalmente como bases de datos relacionales. Si la informacin de una base de datos relacional est organizada correctamente, puede tratar todas estas tablas como un rea de almacenamiento nica y extraer la informacin electrnicamente de diferentes tablas en el orden que satisfaga sus necesidades. Una tabla es slo uno de los tipos de objetos con los que puede trabajar en Access. En el grfico siguiente se muestran todos los tipos de objetos de Access:

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Sugerencia Para permitir la compatibilidad total con las bases de datos existentes, el formato predeterminado de las nuevas bases de datos creadas con Access 2003 es Access 2000. De todos estos tipos de objetos, slo uno, la tabla, se utiliza para almacenar informacin. Los dems sirven para administrar, manipular, analizar, recuperar, mostrar o publicar la informacin de las tablas, es decir, para hacer que la informacin sea lo ms accesible y, por tanto, lo ms til posible. Durante aos, Microsoft ha hecho grandes esfuerzos por convertir Access no slo en uno de los programas de base de datos del mercado ms eficaces, sino tambin en uno de los ms fciles de aprender y utilizar. Como Access forma parte de Office System, puede utilizar muchas de las tcnicas que conoce de otros programas de Office, como Microsoft Office Word y Microsoft Office Excel, cuando trabaje con Access. Por ejemplo, puede usar comandos, botones y mtodos abreviados de teclado familiares para abrir y modificar la informacin de las tablas de Access. Y como Access est integrado con otros componentes del grupo de programas, puede compartir fcilmente la informacin entre Access y Word, Excel u otros programas.

Abrir una base de datos existente La base de datos Garden Company contiene informacin sobre sus empleados, productos, proveedores y clientes almacenada en una serie de tablas. Cuando lea este artculo, aprender a trabajar con estas tablas para desarrollar una gran variedad de consultas, formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos que puede utilizar para especificar, modificar y manipular la informacin de las tablas de muchas formas. En este ejercicio, examinar algunos de los objetos de la base de datos GardenCo. No encontrar una explicacin detallada, sino slo una descripcin general. 1. En la barra de tareas, haga clic en el botn Inicio, elija Todos los programas y Microsoft Office y haga clic en Microsoft Office Access 2003.

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Al igual que otros programas de Office, Access tiene una barra de mens y una o varias barras de herramientas a lo largo de la parte superior de la ventana. Cuando haga clic en Nuevo o Buscar archivo en el men Archivo, o cuando haga clic en Portapapeles de Office en el men Edicin, aparecer el panel de tareas Nuevo archivo en el margen derecho de esta ventana.

2.

Aparece el panel de control de la base de datos. El panel de control sirve para simplificar el acceso a los objetos de base de datos necesarios para realizar tareas comunes.

3.

Haga clic en Cerrar panel de control para cerrar el panel de control.

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Aparece la ventana de base de datos GardenCo.

A lo largo de la parte superior de la ventana hay una barra de herramientas, y a lo largo del margen izquierdo est la barra Objetos, que muestra los objetos de base de datos de Access. Como se ha seleccionado Tablas, el panel de la derecha de la ventana contiene las tablas incluidas en la base de datos. 4. En el men Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la base de datos GardenCo. Examinar las tablas Las tablas son los objetos de base de datos principales. Su finalidad es almacenar informacin. La finalidad de los dems objetos de base de datos es interactuar de alguna forma con una o varias tablas. Una base de datos Access puede contener miles de tablas, y el nmero de registros que puede contener cada tabla viene determinado sobre todo por el espacio disponible en el disco duro. Sugerencia Para obtener informacin detallada sobre las especificaciones de Access, como el tamao mximo de una base de datos o el nmero mximo de registros de una

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tabla, haga clic en el cuadro Formular una pregunta situado en el extremo derecho de la barra de mens, escriba especificaciones de Access y presione la tecla ENTRAR. Cada objeto de Access tiene dos o ms vistas. Para las tablas, las dos vistas ms comunes son la vista Hoja de datos, en la que puede ver y modificar los datos de la tabla, y la vista Diseo, en la que puede ver y modificar la estructura de la tabla. Al hacer clic en el botn Vista, alternar entre la vista Hoja de datos y la vista Diseo de la tabla abierta. Puede hacer clic tambin en la flecha abajo situada a la derecha del botn Vista y seleccionar una vista de la lista desplegable. Cuando examine una tabla en la vista Hoja de datos, ver los datos de la tabla en columnas (campos) y filas (registros).

Si dos tablas tienen uno o varios campos en comn, puede incrustar la hoja de datos de una tabla en la otra. Con la hoja de datos incrustada, denominada hoja de datos secundaria, puede ver la informacin en ms de una tabla al mismo tiempo. Por ejemplo, tal vez desee incrustar una hoja de datos Pedidos en una tabla Clientes para poder ver los pedidos realizados por cada cliente. En este ejercicio, examinar las tablas de la base de datos GardenCo en vistas diferentes. 1. En la barra Objetos, haga clic en Tablas. Ing. Wilfrido Trujillo Q.

2.

En la barra de herramientas situada en la parte superior de la ventana Base de datos, haga clic en el botn Detalles. Se muestra una descripcin de cada uno de los objetos incluidos en la ventana a la derecha de su nombre. Sugerencia Puede ajustar el tamao de las columnas de la ventana de base de datos arrastrando la barra vertical que separa las columnas en el encabezado. Puede establecer el ancho de la columna a su tamao mximo haciendo doble clic en la barra vertical.

3.

Haga clic en el botn Maximizar de la esquina superior derecha de la ventana Base de datos. La ventana Base de datos se ampla para acomodar la ventana de Access. Observe que los tres primeros elementos de la columna Nombre no son tablas; son accesos directos de tres comandos que puede utilizar para crear una nueva tabla. Sugerencia Si no desea que estos accesos directos aparezcan en la parte superior de cada lista de objetos, en el men Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la pestaa Ver del cuadro de dilogo Opciones, desactive la casilla de verificacin Nuevos accesos directos de objeto y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

4.

Haga clic en el botn Restaurar. La ventana Base de datos se comprime.

5.

Haga clic en la tabla Categories (Categoras) y luego en el botn Abrir situado en la parte superior de la ventana Base de datos para abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

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Esta hoja de datos contiene una lista de las categoras de productos vendidos por The Garden Company. Como puede ver, hay campos para el Id. de categora, el nombre de categora y la descripcin. 6. Haga clic en el signo ms situado a la izquierda del registro de la categora Bulbs (Bulbos). Al hacer clic en el signo ms se expande una hoja de datos secundaria incrustada. Los registros de categoras de la tabla Categories y los registros de productos de la tabla Products se muestran al mismo tiempo.

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Observe que el signo ms se ha convertido en un signo menos. 7. Haga clic en el signo menos situado a la izquierda del registro Bulbs para contraer la hoja de datos secundaria. 8. En el men Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la tabla Categories. Si se le pide que guarde los cambios realizados en el diseo de tabla, haga clic en S. Sugerencia Puede cerrar tambin una ventana haciendo clic en el botn Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana. Cuando la ventana de un objeto est maximizada, este botn recibe el nombre de botn Cerrar ventana para no confundirlo con el botn Cerrar situado en el extremo derecho de la barra de ttulo de la ventana de Access. Procure hacer clic en el botn correcto ya que, de lo contrario, saldr de Access. 9. Haga doble clic en Orders (Pedidos) para abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

El rea de exploracin de la parte inferior de la ventana indica que esta tabla contiene 87 registros y que el registro activo es el nmero 1. 10. Mueva la seleccin de registro en registro haciendo clic en el botn Registro siguiente varias veces. Ing. Wilfrido Trujillo Q.

La seleccin se desplaza al campo OrderID (Id. de pedido), porque ese campo contiene el punto de insercin. Sugerencia Puede mover la seleccin de registro en registro presionando la tecla FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO, de pantalla en pantalla presionando la tecla RE PG o AV PG o al primer o al ltimo campo de la tabla presionando CTRL+INICIO o CTRL+FIN. 11. Desplcese directamente al registro 40 seleccionando el nmero de registro actual, escribiendo 40 y presionando ENTRAR. 12. Cierre la tabla Orders y haga clic en No si se le pide que guarde los cambios realizados en el diseo de la tabla. 13. Haga doble clic en Products en la lista de tablas para abrirla en la vista Hoja de datos. Observe que esta tabla contiene 189 registros. 14. En la barra de herramientas, haga clic en el botn Ver para cambiar la vista de la tabla Products a la vista Diseo.

En la vista Hoja de datos, puede ver los datos almacenados en la tabla, mientras que en la vista Diseo, puede ver la estructura de tabla subyacente.

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Examinar las consultas Un modo de localizar informacin en una base de datos de Access es crear consultas. Las consultas se utilizan para buscar informacin que puede ver, cambiar o analizar de varias formas. Puede utilizar tambin los resultados de las consultas como componente base de otros objetos de Access. Una consulta es bsicamente una pregunta. Por ejemplo, podra preguntar Qu registros de la tabla Cliente tienen el valor 98052 en el campo de cdigo postal? Cuando ejecuta una consulta (el equivalente de formular una pregunta), Access examina todos los registros de la tabla o tablas especificadas, busca aqullos que coinciden con los criterios definidos y los muestra en una hoja de datos. Para que Access puede responder a sus preguntas, debe estructurar las consultas de un modo especfico. Cada tipo de pregunta se corresponde con un tipo de consulta. Los tipos de consultas principales son seleccionar, tabla de referencias cruzadas y parmetros. Otros tipos menos comunes son accin, bsqueda automtica y SQL (Lenguaje de consulta estructurado) . Access incluye asistentes que le guiarn por el proceso de crear consultas comunes; las consultas menos comunes deben crearse manualmente en una cuadrcula de diseo en la vista Diseo. A continuacin, se muestra una consulta tpica:

En la parte superior de esta ventana de consulta hay cuatro ventanas pequeas en las que se muestran los campos de las cuatro tablas que se incluirn en esta consulta. Las lneas que conectan las tablas indican que estn relacionadas en virtud de los campos Ing. Wilfrido Trujillo Q.

comunes. La primera fila de la cuadrcula contiene los nombres de los campos que se van a incluir en la consulta, y en la segunda fila se muestra a qu tabla pertenece cada campo. La tercera fila (llamada Total) realiza clculos a partir de los valores de los campos, y la cuarta fila indica si los resultados de la consulta se van a ordenar por este campo. La marca de verificacin de la quinta fila (llamada Mostrar) indica que el campo se va a mostrar en la hoja de datos de resultados (si la casilla de verificacin no est activada, el campo se puede utilizar para determinar los resultados de la consulta, pero no se mostrar). La sexta fila (llamada Criterios) contiene los criterios que determinan los registros que se van a mostrar, y la sptima fila (llamada o) define criterios alternativos. Aunque de momento esto parezca algo complicado, no se preocupe. Cuando aborde las consultas de una manera lgica, empezar a verle el sentido. Y no piense tampoco que esto va a requerir un gran trabajo. El Asistente para consultas le ayudar a estructurar la consulta, y si crea una consulta que piensa ejecutar varias veces, puede guardarla. Pasar a formar parte de la base de datos y se mostrar en la ventana de base de datos cuando haga clic en Consultas en la barra Objetos. En este ejercicio, examinar algunas consultas que ya estn definidas y las guardar en la base de datos GardenCo. 1. En la barra Objetos, haga clic en Consultas. En la ventana Base de datos se muestran todas las consultas que se han guardado como parte de la base de datos GardenCo. 2. Haga doble clic en la barra de ttulo de la ventana Base de datos para maximizar la ventana. Las dos entradas que aparecen en la parte superior de esta ventana son comandos para crear consultas. Las dems entradas son consultas que ya se han creado. 3. Haga clic en el botn Detalles.

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La descripcin de cada consulta explica su finalidad. El icono de la columna Nombre es una indicacin del tipo de consulta, al igual que la informacin de la columna Tipo, que puede ver desplazando la ventana a la derecha. 4. Haga clic en el botn Restaurar ventana en la barra de mens (no en la barra de ttulo) y, a continuacin, haga clic en Restaurar. La ventana Base de datos se restablece a su tamao original. 5. Abra la consulta Products by Category (Productos por categora) en la vista Hoja de datos seleccionndola y haciendo clic en el botn Abrir situado en la parte superior de la ventana Base de datos. Cuando se abre una consulta, Access la procesa (lo que se recibe el nombre de ejecutar una consulta) y crea una hoja de datos con los resultados.

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La barra de exploracin indica que hay 171 registros mostrados. La tabla Products contiene 189 registros. Para averiguar por qu faltan 18 registros, es necesario examinar esta consulta en la vista Diseo. 6. En la barra de herramientas, haga clic en el botn Ver para ver la consulta en el modo Diseo.

En la parte superior de la ventana de consulta, hay dos cuadros que contienen los campos de las tablas para las que se ha diseado esta consulta. La parte inferior es la cuadrcula de diseo, donde se crea la consulta. Cada columna de la cuadrcula puede hacer referencia a un campo de una de las tablas de arriba. Observe que en la fila Criterios se ha especificado <> S (distinto de S) para el campo Suspendido. Por consiguiente, esta consulta busca todos los registros que no tengan el valor S en ese campo (es decir, que no se hayan suspendido).

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7.

Como experimento, en la fila Criterios del campo Suspendido, seleccione el texto <>S, tipo =S y, a continuacin, haga clic en el botn Ejecutar en la barra de herramientas. Sugerencia Puede ejecutar tambin una consulta cambiando a la vista Hoja de datos. La consulta se ha modificado de tal forma que ahora busca todos los registros que tenga el valor S en el campo Suspendido (es decir, todos los registros que se hayan suspendido).

Los 18 productos suspendidos justifican la diferencia en el nmero de registros de la tabla Products y el nmero de registros mostrados por la consulta original. 8. Cierre la ventana de consulta y haga clic en No cuando se le pida que guarde los cambios de diseo. Examinar los formularios Las tablas de Access son listas densas de informacin sin procesar. Si crea una base de datos que slo vaya a utilizar usted, probablemente le resultar ms cmodo trabajar directamente con las tablas. Pero si crea una base de datos que vayan a consultar y modificar personas que no estn muy familiarizadas con ella (y que no tengan que estarlo necesariamente), trabajar con tablas puede ser una tarea abrumadora. Para solucionar este problema, puede disear formularios que guen a los usuarios por la base de datos, facilitndoles el trabajo de especificar, recuperar, mostrar e imprimir informacin. Ing. Wilfrido Trujillo Q.

Un formulario es bsicamente una ventana en la que puede colocar controles que proporcionen informacin a los usuarios o acepten la informacin especificada por ellos. Access incluye un cuadro de herramientas que contiene muchos controles estndar de Windows, como etiquetas, cuadros de texto, botones de opcin y casillas de verificacin. Con un poco de ingenio, puede utilizar estos controles para crear formularios con un aspecto y un modo de funcionamiento similares a los cuadros de dilogo de todos los programas de Windows. Los formularios se utilizan para modificar los registros de las tablas subyacentes o especificar nuevos registros. Al igual que con las tablas y las consultas, puede mostrar los formularios en varias vistas. Las tres vistas ms comunes son Vista formulario, en la que se escriben los datos; vista Hoja de datos, que tiene un aspecto similar a una tabla; y vista Diseo, en la que se trabaja con los elementos del formulario para ajustar su aspecto y su funcionamiento. En este grfico se muestra el aspecto que tiene un formulario en la vista Diseo:

Este formulario est formado por un formulario principal vinculado a una nica tabla. Pero un formulario puede incluir tambin subformularios vinculados a otras tablas. El formulario contiene controles de etiqueta que incluyen el texto que aparece en el Ing. Wilfrido Trujillo Q.

formulario en la vista Formulario, y controles de cuadro de texto que incluirn datos de la tabla. Aunque puede crear un formulario desde el principio en la vista Diseo, es probable que utilice esta vista frecuentemente para adaptar las formularios creados con un asistente. En este ejercicio, examinar algunos formularios de la base de datos GardenCo diseados para reducir la probabilidad de que se cometan errores al consultar tablas, modificar la informacin existente y agregar nueva informacin y para simplificar estas tareas. 1. En la barra Objetos, haga clic en Formularios y, despus, haga doble clic en Panel de control para abrir el panel de control principal.

El formulario Panel de control tiene una barra de ttulo personalizada en la parte superior, un ttulo para la base de datos GardenCo y cuatro botones de comandos. Los dos primeros botones abren paneles de control (otros formularios) que tienen el mismo nombre que el botn. 2. En el panel de control, haga clic en el botn Formularios para mostrar el panel de control Formularios. 3. Haga clic en Modificar/introducir Orders para mostrar el formulario Orders (Pedidos). Ing. Wilfrido Trujillo Q.

Este formulario consta de un formulario principal y un subformulario. 4. En la barra de exploracin, haga clic en el botn Registro siguiente para mostrar la informacin de ese registro. 5. Haga clic en el botn Nuevo registro (el que contiene el asterisco) para mostrar un formulario en blanco en donde puede especificar un nuevo pedido. 6. Cierre el formulario Orders y, en el panel de control Formulario, haga clic en Volver para volver a mostrar el panel de control principal. 7. 8. Haga clic en el botn Cerrar panel de control. En la ventana Base de datos, haga doble clic en Products en la lista Formularios para abrir el formulario.

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Este formulario se utiliza para modificar los registros de los productos actuales o especificar nuevos registros. 9. Actualmente, est examinando el formulario en la vista Formulario. En la barra de herramientas, haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botn Ver y haga clic en Vista Hoja de datos. Ahora el formulario tiene prcticamente el mismo aspecto que la tabla Products en la vista Hoja de datos pero sin cuadrculas.

10.

Haga clic de nuevo en el botn Ver para cambiar a la vista Diseo y, a continuacin, maximice la ventana de formulario.

11.

Si no se muestra el cuadro de herramientas, en la barra de herramientas, haga clic en el botn Cuadro de herramientas.

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Sugerencia Si el cuadro de herramientas est en medio de la pantalla, arrstrelo por su barra de ttulo a una ubicacin en la que no oculte nada. 12. Elija cada uno de los iconos del cuadro de herramientas hasta que aparezca el nombre de la herramienta. stas son las herramientas que se utilizan para crear formularios personalizados para la base de datos. 13. 14. Cierre el cuadro de herramientas. Cierre el formulario Products.

Examinar los informes Los informes se utilizan para mostrar la informacin de las tablas en la pantalla del equipo o en papel de un modo que sea fcilmente accesible y con un bonito formato. Un informe puede incluir elementos de informacin seleccionados de varias tablas y consultas, valores calculados a partir de la informacin de la base de datos y elementos de formato como encabezados, pies de pgina, ttulos y membretes.

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Puede examinar los informes en tres vistas: vista Diseo, en donde puede manipular el diseo de un informe del mismo modo que manipula un formulario; Vista preliminar, en la que el informe aparece exactamente tal y como quedar cuando se imprima; y Vista previa del diseo, que muestra el aspecto de cada elemento pero sin los detalles de la vista preliminar. Un informe en la vista Diseo tiene un aspecto similar al siguiente:

En este ejercicio, examinar un informe que se ha guardado como parte de la base de datos GardenCo, nicamente para que se haga una idea de lo que se puede hacer. 1. En la barra Objetos, haga clic en Informes. Las dos entradas que aparecen en la parte superior de esta ventana son comandos que se utilizan para crear informes. Las dems entradas son informes que ya se han creado. 2. Haga clic en Customer Labels (Etiquetas de cliente) y luego en el botn Vista previa situado en la parte superior de la ventana Base de datos para mostrar el informe.

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3.

Este informe contiene los nombres y la direcciones de los clientes en un formato de etiqueta postal. Lo est examinando en una vista muy parecida a la vista preliminar de otros programas de Microsoft Office. Sugerencia Access proporciona un asistente que le ayudar a crear un informe de etiquetas postales. Puede utilizar tambin la tabla Customer de esta base de datos con la caracterstica de combinacin de correspondencia de Word para crear estas etiquetas.

4.

Haga clic en el formulario para cambiar el nivel de zoom. Sugerencia Si el informe es demasiado pequeo en la vista preliminar, puede seleccionar tambin un nivel de zoom en el cuadro Zoom de la barra de herramientas.

5. 6.

Cierre el informe Customer Labels. En la ventana Base de datos, seleccione el informe Invoice (Factura) y haga clic en el botn Vista previa para ver la factura.

Ing. Wilfrido Trujillo Q.

7.

Consulte cada una de las pginas haciendo clic en los botones de exploracin de la parte inferior de la ventana.

8.

En la barra de herramientas, haga clic en el botn Ver para mostrar el informe en la vista Diseo y, despus, maximice la ventana de informe.

En esta vista, el informe se parece a un formulario, y las tcnicas utilizadas para crear formularios se pueden emplear tambin para crear informes. 9. Cierre el informe.

Examinar otros objetos de Access Las tablas, las consultas, los formularios y los informes son los objetos que se utilizan habitualmente en Access. Puede utilizarlos para crear bases de datos eficaces y tiles. Sin embargo, si necesita crear una base de datos compleja, puede usar pginas de acceso a datos, macros y mdulos que amplan considerablemente las funciones de Access. Para concluir esta introduccin a las bases de datos de Access, en esta seccin se ofrece una breve descripcin de estos objetos.

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Pginas Para que las personas puedan ver y manipular la informacin de la base de datos a travs de una intranet o de Internet, puede crear pginas, denominadas tambin pginas de acceso a datos. Trabajar con una pgina de acceso a datos en el Web es muy similar a trabajar directamente con una tabla o formulario en Access: los usuarios pueden trabajar con los datos de las tablas, ejecutar consultas y especificar informacin en formularios. Aunque publicar informacin de base de datos en el Web pueda parecer una tarea bastante complicada, Access proporciona un asistente que realiza automticamente la mayor parte del trabajo tedioso de creacin de pginas de acceso a datos. Puede utilizar una pgina generada por el asistente tal cual, o puede agregar su toque personal en la vista Diseo.

Macros Las macros sirven para que Access responda a un suceso, como el clic de un botn, la apertura de un formulario o la actualizacin de un registro. Las macros pueden ser especialmente tiles cuando prevea que otras personas con menos experiencia en el manejo de Access vayan a trabajar en la base de datos. Por ejemplo, puede convertir acciones de base de datos rutinarias, como abrir y cerrar formularios o imprimir informes, en botones de comandos en los paneles de control. Y si agrupa una serie de comandos de men y se los proporciona al usuario mediante una macro que se ejecuta con el clic de un botn, se asegurar de que todos los usuarios hagan el trabajo de la misma forma.

Mdulos Ms completos que las macros, los mdulos son programas de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). VBA es un lenguaje de programacin de alto nivel desarrollado por Microsoft con el propsito de crear programas Windows. Con todos los programas de Office System se puede utilizar un grupo comn de instrucciones de Ing. Wilfrido Trujillo Q.

VBA, y cada programa tiene tambin su propio grupo de instrucciones. Mientras que las macros pueden automatizar cuatro o cinco docenas de acciones, VBA incluye cientos de comandos y se puede ampliar indefinidamente con complementos de otros fabricantes. Puede utilizar VBA para realizar tareas demasiado complejas para controlarlas con macros, como abrir una hoja de calculo Excel y recuperar informacin especfica. Sugerencia El CD-ROM de instalacin de Office incluye varias bases de datos de ejemplo que ilustran muchos de los principios de creacin y uso de una base de datos. Una de ellas, la base de datos Importadores Neptuno, se utiliza como ejemplo en muchos temas de la Ayuda en pantalla de Access, por lo que resulta ideal para una exploracin inicial. Encontrar un vnculo a esta base de datos en el men Ayuda de Access, bajo Bases de datos de ejemplo.

Obtener una vista previa e imprimir objetos de Access Como Access es un programa de Windows, interacta con la impresora a travs de los cuadros de dilogo y los controladores estndar de Windows. Esto significa que en Access puede emplear cualquier impresora que utilice con otros programas, y que todas las caractersticas especiales de esa impresora, como impresin en color o impresin a doble cara, estn disponibles en Access. Como ya se ha mencionado en este artculo, puede utilizar diferentes objetos de Access (tablas, formularios, informes, etc.) para mostrar la informacin almacenada en la base de datos. Para cada objeto hay varias vistas disponibles: la vista Diseo, la vista Hoja de datos, etc. Puede elegir la vista que desee seleccionndola en el men Ver (las vistas disponibles dependen del objeto que est activo). Al igual que la mayora de los programas de Windows, Access incluye los comandos Configurar pgina, Vista preliminar e Imprimir en el men Archivo. Estos comandos estn disponibles cuando su uso es pertinente, lo que viene determinado por el objeto mostrado y la vista actual de ese objeto. En esta tabla se muestran las relaciones de los objetos principales: Ing. Wilfrido Trujillo Q.

Vista/Objeto Diseo Hoja de datos Tabla dinmica Grfico dinmico SQL Formulario Vista previa diseo del

Tabla

Consulta

Formulario Informe VP, IC VP, IC

VP, IC VP, IC VP, IC

VP, IC VP, IC VP, IC

VP, IC VP, IC VP, IC

VP, IC

Si una celda est sombreada, el objeto admite esa vista. VP en una celda indica que se puede utilizar la vista preliminar para ese objeto en la vista. IC indica que se admiten los comandos Imprimir y Configurar pgina para ese objeto en esa vista. Los objetos menos comunes (pginas, macros y mdulos) disponen de menos comandos de vista e impresin, como se muestra a continuacin: Vista/Objeto Diseo Pgina Vista previa de la pgina Web Cdigo Objeto IC IC IC Pgina Macro VP, IC Mdulo

Estas tablas hacen que el proceso de obtener una vista previa e imprimir los datos parezca un poco complicado, pero la idea es que los comandos de impresin apropiados estarn normalmente disponibles cuando los necesite.

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Sugerencia Al imprimir tablas en la vista Hoja de datos, observar a menudo que la orientacin horizontal proporciona la mejor imagen. En este ejercicio, aprender a obtener una vista previa y a imprimir informacin de los empleados incluida en una tabla y en un formulario de la base de datos GardenCo. 1. 2. En la barra Objetos, haga clic en Tablas. Haga doble clic en la tabla Employees (Empleados) para abrirla en la vista Hoja de datos.

Este tabla contiene informacin sobre nueve empleados. Observar que hay ms campos de los que caben en la pantalla. 3. En el men Archivo, haga clic en Vista preliminar para mostrar la primera pgina de la copia impresa de la hoja de datos.

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4.

Mueva el puntero por la tabla (el puntero se convertir en una lupa) y, a continuacin, haga clic para acercar la imagen. Haga clic de nuevo para volver a una vista reducida.

5.

Haga clic en el botn Registro siguiente situado en la parte inferior de la pantalla para obtener una vista previa de la pgina siguiente. Vuelva a hacer clic. Ver que si imprime la hoja de datos obtendr tres pginas con pocos datos.

6.

En la barra de herramientas, haga clic en el botn Configurar para mostrar el cuadro de dilogo Configurar pgina.

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ste es el mismo cuadro de dilogo que vera si hiciera clic en Configurar pgina en el men Archivo. Puede utilizar este cuadro de dilogo para controlar la configuracin de los mrgenes y del diseo de pgina. 7. En la ficha Pgina, haga clic en Horizontal y luego en Aceptar. La pgina de vista previa se muestra a lo largo de la pantalla y aparecen ms campos. Ahora slo hay dos pginas. 8. Haga clic en el botn Imprimir para enviar esta hoja de datos a la impresora predeterminada. Sugerencia Si su equipo est conectado a varias impresoras y desea enviar el trabajo a una impresora distinta de la predeterminada, en el men Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuacin, seleccione la impresora que desee de la lista situada cerca de la parte superior del cuadro de dilogo. 9. 10. 11. Haga clic en el botn Cerrar para cerrar la vista preliminar. En el men Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la hoja de datos. En la barra Objetos, haga clic en Formularios.

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12.

Haga doble clic en la tabla Employees (Empleados) para abrirla en la vista Formulario.

La informacin de cada empleado aparece en su propia pgina. Observe que hay dos fichas en la parte superior de la pgina, una para la informacin de la empresa y otra para la informacin personal. 13. Haga clic en la ficha Personal Info (Informacin personal) para ver la informacin incluida aqu y, despus, vuelva a la ficha Company Info (Informacin de la empresa). 14. En la barra de herramientas, haga clic en el botn Vista preliminar para obtener una vista previa de la copia impresa.

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Observe que en la vista previa slo aparece la informacin que haba en la ficha activa. Si desea imprimir la informacin de la otra ficha, primero debe activar esa ficha. 15. 16. Haga clic en el botn Cerrar para cerrar la ventana Vista preliminar. En el men Archivo, haga clic en Imprimir para mostrar el cuadro de dilogo Imprimir.

Ing. Wilfrido Trujillo Q.

El cuadro de dilogo que aparece depende de la impresora que tenga instalada. Utilice este cuadro de dilogo para seleccionar un impresora, definir el intervalo de pginas que va a imprimir y realizar otras operaciones. 17. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo.

Puntos clave

Access forma parte de Microsoft Office System, por lo que los objetos de la interfaz bsica (mens, barras de herramientas, cuadros de dilogo) funcionan prcticamente del mismo modo que en otros productos de Office u otros programas de Microsoft Windows.

Una base de datos es el equivalente informtico de una lista de datos organizados. La eficacia de una base de datos depende de la capacidad de recuperar rpidamente informacin precisa de ella. En Access, los datos estn organizados en tablas formadas por columnas y filas, llamados campos y registros. Access es una base de datos relacional, por lo que puede tratar las distintas tablas de una base de datos como un rea de almacenamiento nica y extraer fcilmente informacin de las distintas tablas en el orden y formato que mejor le convenga.

Una tabla es slo uno de los tipos de objetos con los que puede trabajar en Access. Los otros tipos de objetos son: consultas, formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos. Las tablas son los objetos de base de datos principales, y la finalidad de los dems objetos de base de datos es interactuar con una o varias tablas.

Cada objeto de Access tiene dos o ms vistas. Por ejemplo, puede ver los datos de una tabla en la vista Hoja de datos y definir cmo se muestran los datos en la vista Diseo.

Un modo de localizar informacin en una base de datos de Access es crear consultas. Las consultas sirven para buscar informacin y poder verla, cambiarla o analizarla de formas distintas. Las consultas se pueden ver en la vista Hoja de datos o en la vista Diseo, pero puede utilizar tambin los resultados de una consulta como componente base para otros objetos de Access, como un formulario o un informe. Ing. Wilfrido Trujillo Q.

Los formularios simplifican la tarea de escribir, recuperar, mostrar e imprimir la informacin almacenada en tablas a los usuarios. Un formulario es bsicamente una ventana en la que puede colocar controles que proporcionen informacin a los usuarios o acepten la informacin especificada por ellos. Los formularios se pueden ver en la vista Formulario, en la vista Hoja de datos o en la vista Diseo.

En los informes se muestra la informacin de las tablas en la pantalla del equipo o en papel de un modo fcilmente accesible y con un formato elegante. Un informe puede incluir elementos de informacin seleccionados de varias tablas y consultas, valores calculados a partir de la informacin de la base de datos y elementos de formato como encabezados, pies de pgina, ttulos y membretes. Los informes se pueden ver en las vistas Diseo, Vista preliminar y Vista previa del diseo.

Las pginas de acceso a datos, las macros y los mdulos amplan considerablemente las funciones de Access. Las pginas de acceso a datos permiten que los usuarios vean y manipulen la informacin de la base de datos a travs de una intranet o de Internet. Las macros sirven para convertir acciones de base de datos rutinarias en botones de comandos de formularios, con el fin de ayudar a los usuarios con menos experiencia a trabajar con la base de datos. Los mdulos son programas de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Aunque las macros pueden automatizar muchas acciones, se puede utilizar VBA para realizar tareas demasiado complicadas para controlarlas con macros.

Ing. Wilfrido Trujillo Q.