CAPITULO 3 INFORMACION Y COMUNICACION EJERCICIO # 5 Determinar la relacin entre el concepto de informacin y el proceso de comunicacin.

Describir el ciclo de informacin dentro de un proceso en la organizacin. Competencia: Determinar la relacin entre el concepto de informacin y el proceso de comunicacin. Describir el ciclo de informacin dentro de un proceso en la organizacin. Informacin y Comunicacin: la informacin es el conjuntos de datos y se mueven mediante la informacin para que cada persona de la empresa este informado. Defina cada paso dentro del ciclo de la informacin para los procesos siguientes: 2. 3. 4. 5. 6. Generacin de los informes mensuales del IVA al fisco. Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin Generacin de informes de inventario Facturacin para cursos matriculados en lnea Generacin del Informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera

1. Generacin del informe mensual del IVA al fisco Recopilacin: La agrupacin de facturas de cada mes. Procesamiento: Ingresar los datos de cada factura en el programa. Distribucin: Enviar los datos de cada factura que se ingres en el programa. Utilizacin: fisco recibe los datos del informe mensual

2. Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin Recopilacin: Juntar la informacin que se desea en cada documento Procesamiento: creacin de cada documento que ser distribuido Distribucin: distribucin de cada documento Utilizacin: cada persona adquiera el documento dado

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3. Generacin de informes de inventario Recopilacin: Ver producto disponible en venta, producto que se vendi y producto que est en bodega. Procesamiento: La creacin en computadora de tal informe. Distribucin: Imprimir dicho inventario. Utilizacin: El saber el porcentaje de venta. 4. Facturacin para cursos matriculados en lnea Recopilacin: Saber los datos que tiene que contener cada factura Procesamiento: Realizar cada factura Distribucin: Imprimir dicha factura Utilizacin: Utilizar cada factura para dicho curso

5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera. Recopilacin: Saber correctamente la informacin del flujo de la gerencia Procesamiento: Creacin del informe preciso y detallado en el ordenador. Distribucin: Impresin verificacin y anlisis del informe y distribuirlo al departamento. Utilizacin: Analizar la utilidad que se ha dado al efectivo en el departamento

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CAPITULO 3 INFORMACION Y COMUNICACION EJERCICIO # 6 Proponer cambios en la estructura organizativa para promover una mejor comunicacin. Determine cul es el propsito de la comunicacin en la administracin. Explique porque y como se logra un cambio de la estructura organizacional para: 1. Aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales por los subordinados Plantear las reglas organizacionales como una oportunidad de mejora tanto como para la empresa como para los empleados. 2. Obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales Formar al personal en la nueva implementacin de las reglas organizacionales para que estn enterados de las mismas y as conseguir que se aplique 3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones Mantener la informacin y datos que se consideren de mucha importancia en un lugar o sistema establecido para su fcil manejo y acceso en cualquier momento de una toma de decisin o situacin que requiera los datos necesarios. 4. Clarificar las responsabilidades de la tarea Establecer y explicar objetivos, fines, tareas y obligaciones que requiera en el proyecto o desarrollo del puesto a tomar. 5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeo Saber con exactitud a quien acudir cuando se tenga algn inconveniente en la organizacin, para que el problema pueda ser resuelto y no dejarlo simplemente en el olvido, solo porque no sabemos a quin acudir

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Responda estas preguntas basados en el organigrama de ChokolaK. Crear perfiles y puestos en jerarqua establecidos en un organigrama, as como obligaciones y tareas del mismo, y mantenerlo a la vista de cualquier empleado, ya sea para informacin. Del cargo o tarea o saber con qu persona dirigirse en base a dicha grafica.

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GERENTE

Operador horno

ASISTENTE DE GERENCIA

Modelador y cribadores

Operador de molino

CONTADOR

Modelador Empacador

JEFE DE OPERACIONES

Supervisor de ventas

OPERADOR AUXIALR

Transporta dor de mantenimi ento

Vendedor de centro

Vendedor Sacatepquez

Transporte materia prima y producto terminado

GERENTE Trans. De Mat. Prima y prduc. Terminado Transportador de molino Modelador empacador -5-

 Operador de Molino Modelador y Cribador Operador Horno Jefe de operaciones Operador (Auxiliar) Contador Vendedor Sacatepquez. Vendedor Centro Supervisor de ventas Asistente de gerencia

CAPITULO 4 SISTEMATIZACION EJERCICIO # 7 Comprender las fuerzas que impulsan un cambio en un proceso administrativo Describir y diferenciar las etapas al llevar a cabo una sistematizacin En algunos departamentos de servicio al cliente se da una serie de errores comunes que se cometen al sistematizar determinado proceso de dicho departamento. A -6-

continuacin se identifican cinco de los errores tpicos que se cometen con ms frecuencia en los departamentos de servicio al cliente. Despus de haber ledo la informacin complete la tercera columna con dos caractersticas para evitar que se cometan dichos errores. Tome en cuenta lo estudiado en este capitulo.

CAPITULO 4 SISTEMATIZACION EJERCICIO # 8 De acuerdo a lo estudiado en el capitulo, en la columna Justifique escriba que caractersticas debiera tener el proceso a automatizar para recomendar el tipo de sistema especificado en la tabla.

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TIPO DE SISTEMA Inteligencia Empresarial o Business Intelligence

Toma de decisiones

JUSTIFIQUE Tiene que estar enfocada al anlisis y no a la operacin de la empresa. Querer hacer que el gerente tome las decisiones en la forma ms acertada posible. Permitir manipular los datos y producir informacin para su posterior uso. Permitir administrar todos los documentos existentes.

Manipulacin de los datos

Administracin de documentos

Comunicaciones

Tener una buena comunicacin dentro de la empresa para lograr las tareas dentro de la oficina

Almacenamiento

Querer almacenar la informacin en un lugar seguro, crear copias de seguridad en caso de contingencia o desastres. Apoyar a las personas que laboran en la oficina al realizar sus tareas mediante el uso de computadoras conectadas en red. Desear que programas realicen la funcin del ser humano, que piensen y razonen en forma similar. Querer generar sistemas de informacin empresarial o de inteligencia empresarial. Tener un enfoque sistmico de manejar las relaciones con los clientes.

Sistema de soporte a la oficina

Sistemas expertos

Sistema de procesamiento de transacciones

CRM Software para la administracin de la relacin con los clientes

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