Qu es la externalizacin?

La palabra anglosajona outsourcing, hace referencia a la fuente externa de suministro de servicios; es decir, la subcontratacin de algn tipo de operaciones de una compaa a una empresa externa. Con frecuencia se habla de la externalizacin como mecanismo para reducir costos, reduccin que en algunos casos puede llegar hasta un 40%; sin embargo sta no es la nica causa por la que este recurso puede ser una eleccin de las empresas. Dicha subcontratacin ofrece servicios modernos y especializados, sin que la empresa tenga que descapitalizarse por invertir en infraestructura. Ms all de parecer un gasto adicional, la subcontratacin representa la oportunidad de dejar en manos de compaas expertas la administracin y el manejo eficiente y efectivo de los procesos que no estn ligados directamente con la naturaleza del negocio y que, por el contrario, permite reducir costos y reorientar los recursos internos e influir de manera significativa en su nivel de competitividad. La posibilidad de la externalizacin se basa en un ejercicio de diferenciacin entre lo que constituye el negocio central de la empresa y aquellas actividades que no lo son. Se considera actividades centrales o competencias centrales a: Actividades que tradicionalmente se realizan en la empresa. Actividades que son crticas para el buen funcionamiento del negocio. Actividades que crean una ventaja competitiva en el negocio. Actividades que implican un crecimiento futuro o una innovacin para la empresa. Se considera que la "externalizacin estratgica" se basa en la posibilidad de subcontratar aquellas actividades en las cuales la empresa no es especialista para que lo hagan empresas que se dedican especficamente a ello y as lograr mayor eficiencia. De esta manera se podrn centrar los recursos, la atencin, etc. en las competencias y actividades que tengan importancia estratgica para la empresa. Adems de estos beneficios directos, la externalizacin en la mayora de los casos permite: Reducir los costos de produccin. Obtener productos de mejor calidad. Reducir el nmero de tareas rutinarias. Dedicarse a las tareas de mayor rentabilidad

Las tecnologas de la informacin y las comunicaciones han permitido que parte del trabajo de las empresas se pueda realizar en diferentes lugares, y ms an, que sea hecho por otras empresas especializadas a un coste menor. Hoy muchas de las funciones del da a da de la empresa se externalizan, de modo que sta se pueda concentrar en su negocio y en su estrategia. En ello est una de las principales causas por las cuales las empresas prefieren no gastar tiempo, dinero y esfuerzos en gestionar tareas que no forman parte de su actividad principal. No hay dudas que externalizar algn tipo de tarea o actividad empresarial no es una decisin que pueda tomarse a la ligera, ya que implica consecuencias que pueden influir en la estrategia de la empresa a corto, mediano y largo plazo. Ventajas y desventajas Algunas de las ventajas que ofrece la externalizacin tienen que ver con la responsabilidad de las empresas contratantes en los controles de calidad y sistemas de evaluacin establecidos conjuntamente con los prestadores de estos servicios, lo que implica que ambas partes aprenden del trabajo conjunto y pueden mejorar los resultados. Tambin es posible que se genere un mayor entrenamiento y desarrollo profesional para los empleados dentro de las empresas prestadoras de servicios, as como que se produzcan transferencias de tecnologa para las empresas contratantes y/o para las empresas contratistas y as haya un traspaso de know how. Esto implica una revalorizacin de los talentos humanos ya que se revalorizan sus tareas y la especificidad de las mismas. En cuanto a la toma de decisiones, se refuerza la agilidad de las mismas por centrarse slo en problemas que se refieren a las competencias esenciales de la empresa. Por ltimo, tambin se puede destacar el mejor aprovechamiento de los espacios fsicos y la revalorizacin de los recursos instalados(maquinaria, equipos, entre otros) para optimizar su uso. Desventajas: Por el lado de las desventajas que acarrea la externalizacin para las empresas hay que pensar en la prdida de habilidades para el cumplimiento del objetivo del negocio, ya que el desprenderse de algunas tareas implica desprenderse de conocimientos sobre las mismas. Tambin puede suceder que se desarrollen habilidades que, incorrectamente catalogadas como esenciales, no sean bsicas para la actividad.

Sin duda que uno de los temas que ms preocupan a la hora de externalizar algn proceso es la prdida del control sobre la calidad de los servicios contratados. Al mismo tiempo puede suceder que, en la evolucin del modelo de negocio, se dejen de desarrollar capacidades que en un futuro cercano puedan ser crticas para la empresa. En caso de no realizar un buen anlisis de las compaas prestadoras de servicios, la tercerizacin se puede convertir en un problema ms que en una solucin. Al mismo tiempo, la idea de la externalizacin acarrea un impacto importante (rumores, mal clima, despidos, etc.) por lo tanto, si la decisin no est bien fundamentada dentro de la empresa, la sola idea de aplicarla podra se causante de un caos generalizado en todos los niveles de la organizacin. Departamentos claves para externalizar: Teniendo en cuenta las diferentes actividades que puede realizar una empresa y que sus competencias claves son lo que define cuales se pueden externalizar y cules no, an se puede generalizar en actividades que se pueden subcontratar en la mayora de los casos (excepto que sean actividades centrales): IT. Contabilidad y gestora. Nminas y gestin de las relaciones laborales. Fabricacin de partes. Logstica. Seguridad. Investigaciones de mercado. Imagen y publicidad. Limpieza y mantenimiento. As mismo, hay actividades que en general puede ser inconveniente externalizarlas o subcontratarlas, ya que en la mayora de los casos es donde se toman las decisiones que afectan la viabilidad presente y futura de la empresa: Estrategia. Finanzas corporativas.

Control de proveedores. Calidad. Normas ambientales. Seguridad. La satisfaccin de los requisitos del mercado y reglamentarios. El mantenimiento de las competencias y el control. La diferenciacin con respecto a los competidores. El mantenimiento de la propia identidad. NIPO 705-09-004-X Primavera, nmero 1

Tipos de externalizacin Existen diferentes maneras de externalizar procesos de la empresa: Total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista. Parcial: Solamente se transfieren algunos de los elementos anteriores. Departamentos que pueden externalizarse. Muchas veces, cuando se realizan externalizaciones totales, se establecen acuerdos con los proveedores de manera que se beneficien ambas partes y se logren sinergias en la produccin, tanto a nivel de calidad como de precios y tipos de servicios. Papel de la externalizacin en el proceso de internacionalizacin de las empresas. Una empresa que decide internacionalizarse se encuentra con muchos desafos en los lugares donde se dirija, pero sin duda uno de los principales es el desconocimiento o poco conocimiento de ese nuevo mercado / entorno. Esta condicin le puede dificultar muchas veces la posibilidad de tener informacin suficiente como para saber que cosas podr contratar y externalizar en el pas de destino, y cuales no cumplen con los estndares de calidad a los que la empresa est acostumbrada y necesita para brindar su servicio de manera adecuada. Sin embargo, tambin existen muchas ventajas a la hora de pensar en subcontratar alguna actividad, ya que de esta manera se pueden conseguir socios locales que no solo brinden el servicio por el que se les contrata sino que

pueden aportar informacin importante a la empresa recin llegada sobre la naturaleza y las reglas implcitas del nuevo entorno. Algunas de las ventajas y desventajas de externalizar fuera de Espaa son: La posibilidad de contratar servicios externalizados, fuera de Espaa, permite hacer socios que favorezcan y contribuyan a la entrada de la empresa en un nuevo entorno. La bsqueda y el acuerdo con proveedores externos soluciona el problema de conseguir productos y servicios que seran imposible de trasladar desde el pas de origen. Al hacer este tipo de acuerdos con proveedores externos en el pas donde se expanda la empresa, le permite insertarse en un mercado con uno o varios socios que ya se manejan en ese mercado y que pueden guiarles en su instalacin en un lugar poco conocido. NIPO 705-09-004-X Primavera,nmero 1

Muchas veces los costes de los servicios externalizados pueden ser an menores que los que se contratan en el pas de origen ya que puede existir ventajas monetarias. Un riesgo importante es la transmisin del know how a una empresa proveedora, ya que al ser un pas diferente se asumen ms consecuencias como la posibilidad de tener competencia del mismo sector y que se filtre la informacin por parte del proveedor. Sin dudas, y en cualquier proceso de externalizacin, la eleccin del proveedor es un momento muy delicado. Sin embargo, este riesgo se ve aumentado en el caso de que la externalizacin sea fuera del pas de origen ya que no se conocen las experiencias de otros clientes ni su reputacin.