Planejamento, oramento e programao dos trabalhos

Objetivos Explicar o que planejamento, oramento e programao dos trabalhos. Enumerar as principais variveis do planejamento operacional. Descrever as principais tcnicas de planejamento operacional. Introduo Para se realizar o planejamento, oramento e a programao dos trabalhos de uma empresa rural so necessrios delinear quais sero os objetivos dessa organizao, bem como, definir quais as atividades devero ser executadas e quais recursos devero ser empregados para a execuo dessas atividades. O processo de definir atividades e recursos chama-se planejamento operacional. Planejamento operacional Composto por 05 etapas: 1. Anlise dos objetivos. 2. Planejamento das atividades e do tempo. 3. Dimensionamento dos recursos. 4. Avaliao dos riscos. 5. Organizao e gerenciamento de recursos utilizando a previso dos meios de controle. Anlise dos objetivos A identificao dos objetivos o ponto de partida para a elaborao dos planos operacionais. Um objetivo um resultado desejado que pode ser: Uma situao ou estado futuro desejado (ganhar uma parcela de mercado; derrotar o concorrente). Realizao de um produto, fsico ou conceitual (construir uma mquina de A.P.; desenvolver uma nova tcnica em A.P. para otimizar o ciclo de produo agrcola).

 Realizao de um evento (uma feira de exposio de mquinas em A.P.; palestras para divulgar tcnicas em A.P.)
FIGURA 1 - Processo e ferramentas do planejamento operacional ANLISE DO OBJETIVOS

PANEJAMENTO DAS ATIVIDADES E DO USO DO TEMPO PLANEJAMENTO DOS RECURSOS AVALIAO DOS RISCOS

DESENHO DO CRONOGRAMA

ELABRAO DE ORAMENTOS DESENHO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL FORMULAO DE POLTICAS E PROCEDIMENTOS

O processo de planejamento operacional comea com a diviso de um objetivo em objetivos menores, formando uma cadeia de meios e fins. Ao fragmentar o objetivo principal importante denominar todos os objetivos fragmentados e suas respectivas etapas de execuo para assegurar que o objetivo principal seja realizado.

Planejamento do tempo Para se alcanar o objetivo desejado, as atividades do planejamento operacional rural consomem tempo e para planejar o uso do tempo necessrio: Identificar as atividades necessrias para atingir os objetivos e fazer a estimativa de sua durao. Programar a distribuio das atividades no tempo, definindo sua sequncia e os momentos de incio e trmino. A programao das atividades registrada em um grfico chamado cronograma. Figura 02 Processo de planejamento do uso do tempo.
ANLISE DOS OBJETIVOS OBJETIVOS PROGRAMAO DO TRABALHO IDENTIFICAO DAS ATIVIDADES

DESENHO DO CRONOGRAMA

Identificao das atividades necessrio utilizar a Estrutura Analtica que a fragmentao do objetivo principal. Exemplo de Estrutura Analtica: Objetivo principal - Produto: Olimpadas em M.A.P. Olimpadas dos estudantes em M.A.P., fragmenta-se em: Competies; Pblico e Local. Competies: atletas e equipes; locais; de hospedagem; organizao das competies; juzes; premiao. Pblico: divulgao do evento; venda de ingressos; orientao para acesso aos locais das competies. Local: organizao dos locais de realizao das competies; sinalizao dos locais; imprensa. A identificao das atividades necessrias para se realizar os objetivos fragmentados tem por base a Estrutura Analtica e o entendimento dos objetivos.

Lista de atividades identificadas com base na estrutura analtica da Olimpadas em M.A.P.: Estrutura Analtica: Competies: atletas e equipes; locais; de hospedagem; organizao das competies; juzes; premiao.

Identificao das atividades: Competies: convocar atletas e equipes; definir e mobilizar locais e hospedagem; transportar e hospedar atletas e equipes;

definir as chaves de competies; contratar juzes; organizar premiao; iniciar e encerrar a Olimpada.

Estrutura Analtica: Pblico: divulgao do evento; venda de ingressos; orientao para acesso aos locais das competies. Identificao das atividades: Pblico: divulgar o evento (ao); organizar e realizar a venda dos ingressos (ao); organizar e realizar a sinalizao de acesso aos locais de competies; recepcionar e orientar o pblico nos locais; organizar sistemas de proteo do pblico. Estrutura Analtica: Local: organizao dos locais de realizao das competies; sinalizao dos locais; imprensa. Identificao das atividades: Local: identificar e garantir o uso dos locais das competies; organizar e sinalizar os locais das competies; preparar a sala de imprensa; organizar a segurana do local. Programao A distribuio de uma sequncia de atividades ao longo do tempo necessrio para sua realizao chama-se programao. Para programar atividades, preciso fazer a estimativa de sua durao e decidir seu sequenciamento. A programao transforma as atividades em um programa de trabalho com metas aes especficas associadas a um calendrio. Para fazer um programa de trabalho, as atividades so associadas a prazos, ou sua durao estimada. Depois disso, ou simultaneamente, as atividades so colocadas em uma sequncia.

Sequenciamento o processo de decidir em que ordem ou sequncia as atividades sero realizadas quais atividades devem ser feitas primeiro, quais em seguida, quais dependem de quais. O processo de sequenciamento responde s seguintes questes; a. Para que a atividade n possa acontecer, quais outras devem ter sido realizadas? As respostas a esta pergunta identificam as atividades das quais a atividade n depende. b. Uma vez que a atividade n tenha sido realizada, quais outras devem ocorrer em seguida? As respostas a esta pergunta identificam as

atividades que dependem da atividade n. O sequenciamento estabelece as prioridades e os pontos de incio e trmino das atividades. Lgica, deciso e condicionantes externos so fatores que influenciam o sequenciamento das atividades. Lgica: Independe da deciso. Para que uma atividade seja feita, outra tem que ter sido feita antes. Se uma atividade for realizada, segue-se obrigatoriamente outra. Por exemplo: o desenho do questionrio antecede a pesquisa de campo que antecede a anlise dos dados obtidos. Deciso: H dependncias entre atividades que so definidas arbitrariamente. Neste caso a sequencia definida pela deciso do dono do projeto. Por exemplo: o cardpio de um jantar de confraternizao pode ser escolhido sem que os convidados sejam consultados. Condicionantes Externos: Os fatores externos, alheios vontade do dono do projeto, afetam a lgica das dependncias. Por exemplo: os fornecedores estabelecem prazos para a entrega de peas de tratores ou prestao de servios de manuteno na propriedade rural. As atividades aqui mencionadas podem ser registradas em uma tabela de atividades e precedncias, que indica a durao e o sequenciamento das atividades. O sequenciamento indicado pela coluna Atividade Precedente e depende de lgica ou deciso arbitrria dos organizadores do projeto. O nmero da primeira coluna indica apenas a ordem das atividades na lista.

Tabela 1- Tabela de atividades e precedncias.

NMERO

ATIVIDADE

DURAO

ATIVIDADE PRECEDENTE

CONVOCAR ATLETAS E EQUIPES.

1 MS

2 3

DIVULGAR O EVENTO. REALIZAR A COMPETIO.

9 MESES 1 SEMANA

4 TODAS

ORGANIZAR O LOCAL DAS COMPETIES.

6 MESES

IDENTIFICAR E GARANTIR O USO DOS LOCAIS PARA AS COMPETIES.

6 MESES

DEFINIR AS CHAVES DAS COMPETIES

1 MS

CONTRATAR JUZES

1 MS

A seguir, ser demonstrado o Diagrama de Precedncias, das atividades. Esta ferramenta proporciona auxlio deciso e mostra a sequncia das atividades a serem realizadas.
Tabela 2 - Diagrama de precedncias

Atividade 5 Garantir locais das competies Atividade 2 Divulgar evento Atividade 1 Convocar atletas e equipes Atividade 6 Definir Chaves

Atividade 4 Organizar locais

Atividade 3 Realizar competio

Atividade 7 Contratar juzes

Cronogramas O cronograma uma tcnica de representao grfica de decises que, neste caso, dentro de um calendrio, mostra quando as atividades devero ocorrer. Grfico de Heny Gantt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Convocar atletas

Realizar Competio Contratar Juzes

Convocar atletas

Definir Chaves
Convocar atletas

Organizar Locais
Convocar atletas

Garantir Locais
Convocar atletas

Divulgar Evento Convocar Atletas

Grfico de Barras 1 A B C D E F G Legenda: A Garantir Locais; B Organizar Locais; C Divulgar Evento; D Convocar Atletas; E Definir Chaves; F Contratar Juzes; G Realizar Competio. Diagrama de redes O diagrama de redes so diagramas de precedncia em que se assinalam os tempos de execuo das atividades. Neste tipo de diagrama de rede , as atividades e seus tempos so registradas em caixas, como ilustrado na figura a seguir, ligadas por meio de setas. As setas representam a ligao ou dependncia das atividades entre si. 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Como as atividades so paralelas, h vrios caminhos ou sequncias que vo do incio ao fim da rede. O caminho mais longo a sequncia de atividades que consome mais tempo. Esse caminho o caminho crtico, cuja extenso determina a durao total da rede.

Diagrama de redes
Atividade 5 6 meses 6 Atividade 2 9 meses 9 Atividade 1 1 meses 1 Atividade 6 1 meses 1 Atividade 4 2 meses 8
Caminho crtico

Atividade 3 1 meses 10

Atividade 7 1 meses 2

Planejamento de recursos Aps a identificao e programao das atividades necessrio definir quais recursos so necessrios para realizar as atividades do ciclo agrcola e de aquisio/investimento em M.A.P. , pois, atividades de A.P. exigem recursos monetrios disponveis por parte do agricultor. Os recursos necessrios para aplicao de M.A.P. junto ao ciclo agrcola so: Aquisio de mquinas/equipamentos relacionados a A.P. Mo-de-obra Instalaes Material de Consumo (combustvel, material de escritrio, peas de reposio etc.). Servios (viagens, transporte, hospedagem, servios tcnicos especializados etc.). Outras despesas (impostos, taxas, despesas eventuais etc.).

Preparao do oramento O oramento a estimativa dos custos totais das atividades necessrias para realizar objetivos. Mostra a distribuio das despesas ao longo do perodo da execuo das atividades. O oramento o principal instrumento de controle das despesas. Planilha para preparao de oramento de despesas em formato de cronograma de desembolso.
Itens de Custo Mo-de-Obra Mquinas Material de consumo Servios Diversos Janeiro Fevereiro Maro Abril Total

Trs pontos primordiais: 1. Custo unitrio de cada recurso (exemplo: salrio calculado mensalmente ou por hora trabalhada, encargos scias trabalhistas, custo da utilizao de uma instalao etc.) 2. Custo da durao das atividades: Multiplicada pelo custo unitrio, a durao de cada atividade permite a estimativa de seu custo. Exemplo: o valor mensal de locao de uma determinada mquina multiplicado pelo nmero de meses da durao das atividades e possibilita estimar o custo total de locao. 3. Custos indiretos: So despesas indiretas produo, porm, necessrias para que a atividade seja executada. Ex. previso para perodos de inatividade, salrio do contador, benefcios, material de escritrio etc. Avaliao de riscos Riscos so eventos ou condies que afetam a realizao ou o resultado das atividades, podendo amea-las. No processo de planejamento operacional, os riscos devem ser identificados e analisados, para possibilitar o planejamento de aes que reduzam sua ocorrncia ou minimizem suas consequncias.

A identificao dos riscos feita com base nos objetivos e nas listas de atividades e recursos. O estudo de eventos passados ou de atividades similares, a anlise do local da realizao das atividades e do cadastro dos fornecedores de recursos, por exemplo, so estratgias para aumentar a quantidade de informaes e, dessa forma, reduzir a incerteza. Os riscos depois de identificados, so analisados, para serem classificados quanto probabilidade de ocorrncia e gravidade dos impactos. A anlise possibilita o planejamento de aes para responder aos riscos e reduzir suas ocorrncias ou minimizar suas consequncias. Classificao de probalidade e impacto de riscos
PROBABILIDADE ALTA Baixo impacto/ Alta Probabilidade Baixo impacto/ Baixa Probabilidade BAIXO Alto impacto/ Alta Probabilidade Alto impacto/ Baixa Probabilidade ALTO

BAIXA

IMPACTO

Exemplo: A tabela a seguir apresenta um plano de identificao e respostas aos riscos, para um projeto de mudana de residncia. Uma famlia est vendendo a residncia em que mora (chamada imvel de origem) e mudou-se para outra. A primeira coluna de porcentagens indica a probabilidade de o risco ocorrer. A segunda, o impacto sobre a mudana. Assim, h um risco de 25% de o imvel de origem no ser vendido. Se esse risco ocorrer, indicado pelo fato de nenhuma oferta ser feita at a data indicada, o impacto ser de 100%, comprometendo totalmente a mudana. Veja como a famlia pretende lidar com os riscos que identificou.

RISCO

IMPACTO

RESPOSTAS

EVIDNCIA

AO CORRETIVA solicitar emprstimo bancrio

imvel de recursos origem financeiros 1 25 no ser no vendido disponveis

mapear nenhuma previamente oferta de 100 potenciais compra feita compradores at 03/2012

Polticas e Procedimentos / Estrutura Organizacional / Previso dos Meios de Controle

Polticas e procedimentos so planos operacionais permanentes. As polticas definem os critrios que devem orientar a tomada de deciso para resolver determinados problemas. Os procedimentos especificam quais atividades devem ser realizadas para cumprir um objetivo. Por exemplo: possvel estabelecer as atividades precedentes de determinada cultura dentro do ciclo agrcola para servios de M.A.P. A estrutura organizacional funciona como um plano permanente que define as responsabilidades, a autoridade e o sistema de comunicaes dentro da organizao. O processo de planejamento operacional concludo com a previso dos meios de controle das atividades, do consumo de recursos, dos riscos, dos objetivos e de outras variveis que tenham sido includas nos planos.