Curso de Excel Avanzado

Universidad Nacional de Ingeniera
Programa de Administracin de Unidades de Servicios
Microsoft
EXCEL 2010
Ing. Oscar Issac Prez Aruz
Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir informacin mejor que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y ms inteligentes. Las nuevas herramientas de anlisis y visualizacin le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fcilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prcticamente cualquier explorador web o Smartphone, Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultneamente con otras personas en lnea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda ms eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos.
Microsoft Excel 2010 Contenido

INTRODUCCIN ....................................................................................................................................... 4 1.1 Historia Y Versiones ...................................................................................................................... 4 1.2 Especificaciones, Lmites Y Problemas ......................................................................................... 5 1.3 Las Novedades De Excel 2010....................................................................................................... 7 1.4 Excel 2010 Vs Excel 2007 ............................................................................................................ 10 LISTAS Y TABLAS .................................................................................................................................... 14 2.1 Listas............................................................................................................................................ 14 2.1.2 Listas Personalizadas ............................................................................................................ 14 2.1.2Listas Desplegables / Validacin de Datos ............................................................................ 17 2.2 Tablas .......................................................................................................................................... 22 2.3 Tablas Dinmicas ........................................................................................................................ 25 2.4 Ejercicios Propuestos .................................................................................................................. 29 EL FORMATO CONDICIONAL Y LA SEGURIDAD EN EXCEL 2010 ............................................................. 31 3.1 Formato Condicional................................................................................................................... 31 3.2 Seguridad .................................................................................................................................... 36 3.3 Ejercicios Propuestos .................................................................................................................. 38 FORMULAS Y FUNCIONES ...................................................................................................................... 40 4.1 Referencias en frmulas ............................................................................................................. 43 4.2 Frmulas matriciales .................................................................................................................. 46 4.3 Funciones Lgicas Y, O, Si ........................................................................................................... 51 4.4 Funciones de Bases de Datos...................................................................................................... 58 4.5 Funciones de Bsqueda .............................................................................................................. 60 4.6 Auditoria de Formulas ................................................................................................................ 65 4.7 Ejercicios Propuestos .................................................................................................................. 67 GRAFICOS Y SUBTOTALES ...................................................................................................................... 70 5.1 Tipos de Grficos......................................................................................................................... 71 5.2 El eje secundario ......................................................................................................................... 82 5.3 Lneas de Tendencia .................................................................................................................... 83 5.4 Subtotales ................................................................................................................................... 87 5.5 Cmo se insertan los subtotales? ............................................................................................. 87 5.6 Ejercicios Propuestos .................................................................................................................. 88 IMPORTACION DE DATOS ...................................................................................................................... 89 6.1 Importacin desde Texto ............................................................................................................ 89
Microsoft Excel 2010

6.2 Importacin desde la Web ......................................................................................................... 92 6.3 Importacin desde Access .......................................................................................................... 93 6.4 Microsoft Query .......................................................................................................................... 95 6.4.1 La Base de Datos................................................................................................................... 95 6.4.2 El Archivo de Origen de Datos .............................................................................................. 97 6.4.3 Microsoft Query ................................................................................................................... 99 6.4.4 Regresar los Datos a Excel .................................................................................................. 103 6.5 Ejercicios Propuestos ................................................................................................................ 104 COMPLEMENTOS ................................................................................................................................. 105
Microsoft Excel 2010 PRESENTACIN El presente manual de Excel Avanzado ha sido diseado para usarse en cursos de Microsoft Office Excel 2010 impartidos en el Programa de Administracin de Unidades de Servicios de la Universidad Nacional de Ingeniera para usuarios con conocimientos previos de Excel. El texto empieza con una Introduccin a Excel y sus versiones anteriores, adems de hacer una comparacin con su antecesor (Excel 2007) y analizar las novedades principales de la versin 2010. Los acpites siguientes se enfocan en el uso de ciertos comandos considerados necesarios para el uso y la administracin de datos en un libro de calculo, reduccin de errores, resaltar informacin en dependencia de los requerimientos del usuario, fundamentos de grficos y macros para el desarrollo de aplicaciones automatizadas que contribuyan a la reduccin de tiempo en procesos montonos de trabajo. Aunque Excel fue diseado como un programa para operaciones financieras y contables hoy por hoy este programa es usado adems por Estadistas, Ingenieros, Administradores de proyectos, matemticos, investigadores, mdicos e incluso abogados e historiadores, puesto que por su gran gama de comandos y funciones de todo tipo a sido de gran utilidad en el desarrollo de hojas de calculo que contribuyen a reducir la carga de trabajo y aumentar la rapidez en el desarrollo de informes especializados. En el moderno mundo de hoy en da son muchas las empresas que adquieren software especializado para la administracin de informacin y la ejecucin de procesos que facilitan en gran cantidad el trabajo diario, sin embargo muchos de estos estn diseados bajo un marco fijo de trabajo y no estn abiertos a posibles cambios en los procesos ya sea para mejorar o por factores externos como los legales, es ah donde nos vemos en la necesidad de hacer uso de aquellas herramientas que ya poseemos pero que no explotamos, y que podrn hasta cierto punto resolver muchas limitaciones que los software mas caros no pueden. El curso y manual de Excel avanzado esta estructurado para poder aprovechar al mximo las ventajas que ofrece una de las herramientas mas poderosas en el mundo de las Tecnologas de Informacin, facilitando las operaciones a travs de comandos y funciones poco conocidos y de gran utilidad.
Capitulo 1:
INTRODUCCIN
Microsoft Excel es una aplicacin para manejar hojas de clculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.
1.1 Historia Y Versiones

Microsoft comercializ originalmente un programa de Hoja de clculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdi popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft public la primera versin de Excel para Mac en 1985, y la primera versin de Windows (numeradas 2-05 en lnea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecucin de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayud a Microsoft a alcanzar la posicin de los principales desarrolladores de software para hoja de clculo de PC. Este logro solidific a Microsoft como un competidor vlido y mostr su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft empuj su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos aos. La versin actual para la plataforma Windows es Excel 14.0, tambin denominada Microsoft Excel 2010. La versin actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011. La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows es: En el ao 1987 Excel 2.0. En el ao 1990 Excel 3.0. En el ao 1992 Excel 4.0. En el ao 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3). En el ao 1995 Excel 7.0 (Office 95). En el ao 1997 Excel 8.0 (Office 97). En el ao 1999 Excel 9.0 (Office 2000). En el ao 2001 Excel 10.0 (Office XP). En el ao 2003 Excel 11.0 (Office 2003). En el ao 2007 Excel 12.0 (Office 2007). En el ao 2010 Excel 14.0 (Office 2010). Excel fue la primera hoja de clculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carcter y celdas). Tambin introdujo re computacin inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de clculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando especfico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad
Microsoft Excel 2010 grfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinacin de correspondencia. Cuando Microsoft primeramente empaquet Microsoft Word y Microsoft PowerPoint en Microsoft Office en 1993, redise las GUIs de las aplicaciones para mayor coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento. Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programacin basado en Visual Basic, que aade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexin a la aplicacin que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabacin de macros puede producir cdigo (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatizacin de simples tareas. (VBA) permite la creacin de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creacin) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores aadieron soporte para los mdulos de clase permitiendo el uso de tcnicas de programacin bsicas orientadas a objetos. La funcionalidad de la automatizacin proporcionada por (VBA) origin que Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tom medidas tardamente para prevenir el uso indebido de Excel mediante la adicin de la capacidad para deshabilitar la ejecucin automtica de las macros al abrir un archivo.
1.2 Especificaciones, Lmites Y Problemas

Las caractersticas, especificaciones y lmites de Excel han variado considerablemente de versin en versin, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versin 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Se puede destacar que mejor su lmite de columnas ampliando la cantidad mxima de columnas por hoja de clculo de 256 a 16.384 columnas. De la misma forma fue ampliado el lmite mximo de filas por hoja de clculo de 65.536 a 1.048.576 filas por hoja. Otras caractersticas tambin fueron ampliadas, tales como el nmero mximo de hojas de clculo que es posible crear por libro que pas de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creci de 1 GB a 2 GB soportando adems la posibilidad de usar procesadores de varios ncleos. Uno de los problemas conocidos y relevantes de esta hoja de clculo, es el hecho de su incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900 (incluyendo versiones para Mac OS X), es decir, no puede manejar campos en formato de fecha anteriores a dicho ao (como acontecimientos histricos). Este problema se ha venido presentando desde versiones ms antiguas de 16 bits, persistiendo an en la versin actual. El 22 de septiembre del 2007 se inform que la hoja de clculo Excel 2007 mostraba resultados errneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas de
Microsoft Excel 2010 nmeros, para los que el producto sea 65535 (tales como 850 y 77.1), Excel muestra como resultado de la operacin 100000. Esto ocurre con alrededor del 14.5% de tales pares. Adems, si se suma uno a este resultado Excel lo calcula como 100001. No obstante, si se resta uno al resultado original, entonces muestra el valor correcto 65534 (tambin si se multiplica o divide por 2, muestra los valores correctos 131070 y 32767.5, respectivamente). Microsoft inform en el blog de Microsoft Excel, que el problema existe al mostrar seis puntos flotantes especficos entre 65534.9995 y 65535, y seis valores entre 65535.99999999995 y 65536 (no incluye los enteros). Cualquier clculo realizado con uno de estos valores se mostrar de modo incorrecto. El valor del clculo almacenado y pasado a otra celda es correcto, slo el valor mostrado estara errado. Sin embargo, en algunas instancias, como al redondear el valor con cero dgitos decimales, almacenar un valor incorrecto en memoria. Este error se introdujo con los cambios realizados a la lgica de informacin en pantalla de la versin 2007, y que no existe en las versiones anteriores. El 9 de octubre de 2007 Microsoft lanz un parche para este bug. Este problema tambin queda subsanado con la instalacin del Service Pack 1, y desapareci por completo en todas las versiones de Excel lanzadas al mercado posteriormente. Dada la importancia que posee el estudio de las finanzas en mbito acadmico, toma especial inters el manejo de dichos conceptos de forma gil, para conseguir rapidez y precisin en el anlisis. La forma ms rpida de conseguir dicho objetivo es a travs de la aplicacin de finanzas en una hoja de clculo, para el caso, Excel. Las hojas de clculo proporcionan una solucin rpida y sencilla a las nuevas exigencias que se presentan en el mundo actual. Excel a travs de un ambiente grfico permite realizar operaciones matemticas bsicas y complejas y desarrollar diferentes funciones (financieras, lgicas, estadsticas, matemticas, etc.). El objetivo del curso es servir de gua en la aplicacin de los conceptos financieros bsicos en Microsoft Excel, ya que este facilita la realizacin de operaciones financieras a travs de frmulas y funciones; permite una excelente presentacin para los datos con una buena representacin grfica y el intercambio de informacin con otras aplicaciones. La aplicacin de Finanzas en Excel puede llegar a ser tan buena como las personas que lo apliquen puedan hacerlo. El reto es conseguir manejar las herramientas bsicas, intermedias y avanzadas de Excel, para poder aplicarlas en el desarrollo de nuestro trabajo cotidiano. Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir informacin de ms formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y ms inteligentes. Las nuevas herramientas de anlisis y visualizacin le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fcilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prcticamente cualquier explorador web o Smartphone. Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultneamente con otras personas en lnea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda ms eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos.
1.3 Las Novedades De Excel 2010

Excel 2010 ofrece nuevas caractersticas y herramientas eficaces para ayudarle a descubrir patrones o tendencias que pueden llevar a decisiones ms informadas y mejorar la capacidad de analizar grandes conjuntos de datos. Obtenga un resumen visual de los datos mediante pequeos grficos que caben dentro de una celda junto a los datos del texto con los nuevos mini grficos. Filtre grandes cantidades de informacin de forma rpida e intuitiva con la nueva funcionalidad Segmentacin de datos y mejore el anlisis visual de tablas dinmicas y grficos dinmicos.
Obtenga anlisis eficaces desde el escritorio Los refinamientos de Excel 2010 y las mejoras en su rendimiento le permiten llevar a cabo su trabajo con mayor rapidez y facilidad. Use el nuevo Filtro de bsqueda para restringir rpidamente las opciones de filtro disponibles en las tablas y las vistas Tabla dinmica y Grfico dinmico. Encuentre exactamente lo que busca entre un milln o ms elementos, al instante. PowerPivot para Excel 2010, un complemento gratuito, le permite experimentar una manipulacin rpida de grandes conjuntos de datos (generalmente en millones de filas) y una integracin de datos simplificada. Adems, podr compartir sus anlisis sin esfuerzos a travs de SharePoint Server 2010.2
Trabaje con cantidades masivas de informacin (ms de 2 gigabytes) y saque el mximo partido a las inversiones en hardware nuevas y existentes usando la versin de 64 bits de Office 2010.3
Rompa las barreras y trabaje en equipo de nuevas maneras Excel 2010 ofrece formas simples de permitir que las personas trabajen conjuntamente en libros, lo cual sirve para mejorar la calidad de su trabajo. Lo mejor de todo es que incluso las personas con versiones anteriores de Excel pueden participar sin problemas.
Ahora puede trabajar con otras personas simultneamente en el mismo libro en casi cualquier explorador web mediante Excel Web App.
Los usuarios corporativos de compaas que ejecutan SharePoint Foundation 2010 pueden usar esta funcionalidad dentro de su firewall.
Si trabaja en una compaa pequea o por su cuenta, lo que necesita es una cuenta gratuita de Windows Live ID para crear libros simultneamente con otros usuarios. Servicios de Excel de SharePoint le permite compartir los libros fciles de leer en un explorador web con su equipo conservando una sola versin del libro.
Obtenga acceso a los libros en cualquier momento y lugar Obtenga la informacin que necesita, en el lugar y del modo en que la desea. Ahora puede obtener acceso fcilmente a los libros llevando la experiencia de Excel con usted y mantenerse al da dondequiera que est.
Microsoft Excel Web App: edite prcticamente en cualquier lugar. Vea y edite sus libros en un explorador web cuando no est en su hogar, escuela u oficina. 4 Microsoft Excel Mobile 2010: mejore enormemente la eficacia de sus pequeos dispositivos. Mantngase actualizado al instante usando una versin mvil de Excel que se ajusta especialmente a su telfono de Windows.5
Tanto si est trabajando en su presupuesto personal o en los gastos de viaje como colaborando con un equipo en proyectos escolares o laborales e incluso cuando los libros
Microsoft Excel 2010 superan el milln de filas, Excel 2010 le permite llevar a cabo las tareas pendientes fcil y rpidamente, con ms flexibilidad y mejores resultados.
1.4 Excel 2010 Vs Excel 2007

Parece ser que las diferencias entre Excel 2007 y Excel 2010 no sern tan significativas como las que se produjeron con el cambio entre la versin de Excel 2003 y Excel 2007. As es los usuarios de Excel 2007 tendrn una adaptacin prcticamente inmediata, y los de versiones anteriores no debern angustiarse sobre la versin a la que adaptarse. Desde hace tiempo es posible descargarse y utilizar una versin proporcionada por Microsoft para que sean los propios usuarios los que aporten mejoras. Desde el punto de vista formal se pueden apreciar diferencias a nivel de la interface. Aunque la cinta de opciones permanece prcticamente igual que en la versin anterior, se sustituye el botn de office redondo por una especie de pestaa de color verde como se aprecia en la siguiente imagen.
En la cinta de opciones dispondremos de la nueva pestaa Addins. Segn parece, habr ms posibilidades de personalizacin en la interface de Excel 2010. Siendo posible recuperar las opciones predeterminadas de manera sencilla. Desplegando esta pestaa que sustituye al anterior Botn de Office se observa cmo parece que funcionar de una manera similar si bien con diferencias en cuanto a la forma y con mayor informacin disponible.
10
Microsoft Excel 2010 Otra de las mejoras curiosas es la presencia de unos grficos situados en una celda llamados Sparklines. Con Excel 2003 utilizaba una solucin ms rudimentaria pero conceptualmente idntica que os comentaba en la entrada Grficos sobre celdas. Esta utilidad nos permitir ver tendencias y picos en series de datos de forma inmediata. Como digo era una necesidad que muchos reclambamos.
Hay una variacin a la hora de trabajar con tablas dinmicas Slicer de forma que la seleccin y filtrado de datos funciona de manera diferente. Segn la pgina de Microsoft supondr un ahorro de tiempo y mayor eficiencia en el filtrado.
Una nueva vista llamada Microsoft Office Backstage cambia la manera de imprimir, guardar, compartir y publicar las hojas de clculo simplificando los pasos a seguir respecto a versiones anteriores. Por otro lado, aparecen opciones de pegado en el men contextual.
11
Incremento de las capacidades del formato condicional y los grficos dinmicos.
Guarda automticamente los documentos no guardados durante 4 das. Siempre que hayamos estado trabajando con ellos al menos 10 minutos. Esto es til para subsanar las catstrofes que se producen con los pequeos descuidos. Opcin de imprimir pantallazos lo que es til para evitar tener que abrir nuevos programas tipo snagit o la opcin Imprimir Pantalla y tratar la imagen de la que como opcin. Otra mejora es la posibilidad de trabajar con formas en las macros. Una mejora que parece que se va a producir estriba en la mejora de la compatibilidad de los ficheros xls. Al parecer, los documentos creados con Excel 2010 se podrn abrir con versiones anteriores. Si esta mejora es cierta, ser un gran avance ya que no todas las empresas utilizan la misma versin de Excel. De hecho me he encontrado con grupos de usuarios dentro de una misma empresa con diferentes versiones, lo que originaba
12
Microsoft Excel 2010 problemas no solo de compatibilidad sino tambin en cuanto a formatos y utilidades, frmulas. Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de clculo. Se puede ver quin est trabajando con la misma hoja de clculo al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cundo y dnde se realiza cada cambio. Personalmente tengo curiosidad por probar esta propiedad, entiendo que tendr utilidad para cuestiones como rellenado de datos o trabajo con aplicaciones creadas, pero en cuanto a programacin o creacin de aplicaciones tengo mis dudas. La versin de 64bits aumenta el lmite que anteriormente se situaba en 2 GB. Realmente una capacidad ms que suficiente para las necesidades habituales. Mis libros con ms peso no llegan a las 100 Megas. Posibilidad de almacenar cualquier hoja de clculo en la web para que est disponible en cualquier momento y lugar del mundo, inclusive desde equipos de telefona mvil que posean Windows Mobile como sistema operativo y la herramienta Excel Web App.
13
Capitulo 2:
LISTAS Y TABLAS
2.1 Listas
En versiones anteriores a Excel 2010 y 2007, una lista era una seccin de una hoja de clculo que se poda manejar por separado de la hoja de clculo mayor, termino que actualmente es utilizada para TABLAS. Hoy en da, en el mbito de Microsoft Excel, una lista es una palabra reservada para definir una serie de tems reunidos en un mismo grupo, algunos ejemplos de estas son:
Listas Personalizadas
Listas Desplegables
2.1.2 Listas Personalizadas Las Listas Personalizadas son un conjunto de nombres que forman parte de un grupo de valores reconocidos por Excel y que ofrecen al usuario la facilidad de poder autocompletar los tems de dicha lista, con la ayuda del mouse. Algunos ejemplos de listas personalizadas son: Das de la Semana (Lunes, Martes, Mircoles) Meses del Ao (Nero, Febrero, Marzo, Abril) Nmeros (1, 2, 3, 4, 5) Patrones. (1, 5, 9, 13, 17)
Sin embargo, adems de estas Listas, en Excel usted es capaz de agregar sus propias listas personalizadas a partir de los siguientes pasos: 1. Clic en el men Archivo --- Opciones. 2. Del men de la ventana desplegable, seleccione la llamada Avanzadas.
14
3. Con ayuda de la barra de desplazamiento, alcance la parte final de las diferentes opciones presentadas, hasta visualizar el botn de opcin llamado Listas Personalizadas y d clic sobre l.
15
Microsoft Excel 2010 4. Aparecer la ventana Lista Personalizada, en la cual fcilmente identificara que esta dividida en 2 partes, la parte izquierda contiene todas las Listas personalizadas que por defecto utiliza Excel. En la parte derecha encontrara una ventana en blanco, en la cual deber escribir los tems de su lista separados uno del otro por ENTER. Una vez listo dar clic en el botn Aceptar.
En el ejemplo, se esta agregando una lista personalizada con los departamentos de Nicaragua. NOTA: Si usted ya tiene la lista digitada en su hoja de EXCEL podr hacer uso del botn para poder ir a su hoja y seleccionar las celdas que contienen los elementos de su lista; vuelva a dar clic en el botn y presiones Importar.
5. Podr ver como su nueva lista Personalizada aparece al lado izquierdo de la ventana.
16
Microsoft Excel 2010 6. Presione Aceptar para salir de la ventana de Lista Personalizada y Aceptar (o Cancelar) para salir de la ventana de opciones. 7. Escribe uno de los tems de su Lista Personalizada y con ayuda del mouse arrastre el valor en las celdas contiguas para poder autocompletar su nueva Lista.
2.1.2Listas Desplegables / Validacin de Datos La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores. Por ejemplo, en un libro de estadsticas, puede configurar una celda para permitir nicamente nmeros de cuenta de tres caracteres, o para seleccionar entre Hombre y Mujer. En otras palabras, la Validacin de Datos prepara su hoja de clculo para condicionar el tipo de informacin que debe ingresarse en una celda determinada. Para efectuarla asegrese de realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar la(s) celda(s) a las que aplicara la validacin de Datos. Seleccione la opcin Validacin de Datos que se encuentra en el Men Datos.
La Ventana de Validacin de Datos esta compuesta por 3 Pestaas: Configuracin. Mensaje de Entrada. Mensaje de Error.
17
Microsoft Excel 2010 2. En la Ventana Configuracin, deber seleccionar la Regla o restriccin que limitara el ingreso de los Datos a travs del Criterio de Validacin. a. Cualquier Valor: No existen Limitaciones, el usuario de la hoja podr escribir cualquier tipo de Dato. b. Numero Entero: Con este criterio asegurara que las personas nicamente ingresen Nmeros Enteros (Negativos, Positivos o Cero) en las celdas seleccionadas, sin embargo, usted deber de seleccionar el rango posible para dichos nmeros. Ejemplo: Edades, Cantidad de Libros vendidos, etc. c. Decimal: Este criterio es similar al criterio de Nmeros Enteros, a diferencia que con este criterio el usuarios podr escribir nmeros Decimales. Ejemplo: Salario, Distancias, Libras. d. Lista: El criterio Lista guarda un conjunto de tems, que son visibles a travs del uso de una Lista Desplegable posicionada sobre la celda seleccionada. Usted deber escribir cada uno de los elementos de la Lista separados por coma. Ejemplo: Departamentos del Pas, Sexo, Escolaridad. e. Fecha: Con este criterio asegurara que las personas nicamente ingresen Fechas especficas ubicadas en un determinado rango. f. Hora: Las personas nicamente pueden agregar Horas especificas ubicadas en un determinado rango. g. Longitud de Texto: Este criterio de Validacin determina la cantidad de caracteres que podr escribir en la celda seleccionada, cabe sealar que usted podr agregar cualquier tipo de carcter siempre y cuando cumpla con la longitud establecida.
18
h. Personalizada: Esta opcin permite a usted, crear sus propias reglas de Validacin a travs del uso de una funcin o de una formula. 3. En la ventana Mensaje de Entrada, usted ser libre de escribir un mensaje al usuario, apenas este toque la celda con el cursor y que servir como aviso para notificar lo que se deber escribir.
4. Los mensajes de Error, surgen cuando un usuario a ingresado informacin NO VALIDA o NO PERMITIDA a la celda seleccionada; es decir, no esta c umpliendo el criterio de Validacin escrito en Configuracin. Existen 3 tipos de mensa de Error: Icono Tipo Detener Se Usa Para Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar
Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla Informacin Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo
19
6. Clic en Aceptar. Si todo ha ido bien, en las celdas previamente seleccionadas podr nicamente ingresar los datos que apliquen el criterio de validacin definido en la pestaa Configuracin. Cundo es til la validacin de datos? La validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organizacin y desea que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes. Puede usar la validacin de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones: Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista. Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo y TI. Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico. Por ejemplo, puede especificar un salario mnimo para el clculo de deducciones de un empleado de su empresa. Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico. Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual y los 3 das siguientes. Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico. Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas despus. Limitar la cantidad de caracteres de texto. Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas. Por ejemplo, puede usar la validacin de datos para establecer un lmite mximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dlares, segn el valor de nmina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de ms de 3.600 dlares en la celda, aparecer un mensaje de validacin.
20
Microsoft Excel 2010 Sugerencias para trabajar con la validacin de datos En la siguiente lista, encontrar sugerencias para trabajar con la validacin de datos en Excel. Si tiene previsto proteger la hoja de clculo o el libro, hgalo despus de haber terminado de configurar la validacin. Asegrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de clculo. De lo contrario, los usuarios no podrn escribir en las celdas. Si tiene previsto compartir el libro, hgalo nicamente despus de haber configurado la validacin y la proteccin de datos. Despus de compartir un libro, no podr cambiar la configuracin de validacin a menos que deje de compartirlo pero Excel continuar validando las celdas que haya designado mientras el libro est compartido. Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificar automticamente que las celdas existentes contienen datos no vlidos. En este escenario, puede resaltar los datos no vlidos indicando a Excel que los marque con un crculo en la hoja de clculo. Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccione la celda y a continuacin abra el cuadro de dilogo Validacin de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuracin, haga clic en Borrar todos. Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos, en la ficha Inicio en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuacin en Validacin de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validacin de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuracin de validacin.
Si la validacin de datos no funciona, asegrese de que los usuarios no estn copiando datos ni rellenando celdas. La validacin de datos est diseada para mostrar mensajes y evitar entradas no vlidas slo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes.
21
Microsoft Excel 2010 Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operacin de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificacin Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categora Avanzadas del cuadro de dilogo Opciones de Excel (pestaa Archivo, comando Opciones) y, a continuacin, proteja la hoja de clculo.
2.2 Tablas
En Excel no debe confundirse el termino Rango de Datos con el termino Tabla de Datos. Un Rango de Datos son un conjunto de celdas independientes, sin relacin alguna entre si. Por el contrario una Tabla de Datos contiene datos en celdas que forman parte de un conjunto, en este caso una Tabla. Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos.
Rango de Datos
Tabla de Excel
Para poder diferenciar una Tabla de un Rango, se debern identificar las siguientes caractersticas: Al seleccionar una de las celdas de la Tabla, podr visualizar el men Diseo en la cinta de mens de la parte superior.
En la ltima celda de la Tabla de Datos, podr ver una lnea de color azul que marca el final de la tabla y que sirve para agregar filas y/o columnas a la misma.
22
Microsoft Excel 2010 A diferencia de los Rangos, los encabezados de su Tabla siempre sern visibles sin importar en que celda o fila de su tabla se encuentra, quedando anclados en la parte superior.
Como convertir un Rango en una Tabla 1. Seleccione las celdas que desea convertir en Tablas. 2. En el men Insertar seleccione la opcin Tabla. 3. En la Ventana que se muestra, confirme que las celdas seleccionadas son las que desea convertir en Tabla, en caso contrario vuelva a seleccionar las celdas. Asegrese que la opcin La Tabla tiene encabezados, esta seleccionada para garantizar que los datos de la primera fila se conviertan en los encabezados de su nueva tabla. Si esta opcin no es seleccionada Excel ingresara sus propios encabezados (Columna1, Columna2, Columna3, etc.)
Herramientas de la Tabla. El men Diseo. El men Diseo, nicamente ser visible si usted selecciona una de las celdas dentro de su Tabla de Datos. El men contiene una serie de comandos funcionales para las Tablas de Excel, y se divide en: Propiedades: Dentro del grupo Propiedades se podr dar un nombre a la Tabla que sirva para hacer referencia a todos los datos que en ella se contengan. As mismo contiene una herramienta para poder cambiar el tamao a la tabla, a travs de la adicin de filas y columnas o eliminando las mismas. Herramientas: El Grupo Herramientas contiene 3 comandos que permiten al usuario realizar: o Resumen con Tabla Dinmica. o Quitar Duplicados. A travs de esta opcin usted
23
Microsoft Excel 2010 podr seleccionar criterios que indiquen a Excel si un dato es o no Duplicado, eliminndolo(s) de la Tabla, sin embargo tome en cuenta que Ud. no podr controlar cual de los registros es el que se eliminara. o Convertir en Rango. Si usted ha decidido no Trabajar mas sus datos en una Tabla, esta opcin le permitir convertirlos nuevamente a Rango. Datos Externos de la Tabla: El grupo de Datos Externos, le proporciona herramientas para enviar sus datos a programas como Sharepoint o Diagramas de Visio. As mismo, en caso que usted haya importado la informacin desde un origen de datos externo y dicha informacin fue actualizada, no ser necesario importar nuevamente, nicamente deber Actualizar los datos. Opciones de estilo de la Tabla: Marcan en la Tabla una forma especial de cada una de sus partes identificndolas fcilmente, as mismo permite Mostrar una Fila de Totales en la cual es posible realizar operaciones matemticas de manera automtica. Estilos de tabla: Los estilos de Tabla, son formatos previamente definidos en Excel que dan al usuario una manera rpida de poder crear la Tabla con un estilo vistoso. Ventajas de trabajar con una Tabla. Dentro de algunas de las ventajas que ofrece la administracin de datos en Tablas tenemos: Ordenar la los registros: Aunque esta opcin se puede hacer tanto con Rangos como en Tablas, la diferencia radica en que al realizar el ordenamiento en un Rango se debe ser cuidadoso al seleccionar las columnas con las que se trabajara, puesto que podra ocasionar una combinacin entre los registros y sus campos, sin embargo en una Tabla no deber preocuparse, debido a que todas las celdas son tratadas como parte de un mismo conjunto, ayudando a mantener el orden lgico entre los datos. A travs de la Fila de Totales usted podr realizar operaciones matemticas sin necesidad de escribir una sola funcin, nicamente deber seleccionarla de la lista desplegable en la celda de inters.
24
Microsoft Excel 2010 Al escribir una funcin en una celda, esta automticamente ser copiada en las celdas restantes de realizando el calculo en dependencia del registro de la formula. Las funciones de la Tabla son Dinmicas y no estn amarradas a una celda especifica, sino a un registro de datos, por ejemplo:
Formulas en un Rango de Datos
Formulas en una Tabla de Excel
2.3 Tablas Dinmicas

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Con un informe de tabla dinmica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los datos de la hoja de clculo o un origen de datos externos (datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web.). Un informe de tabla dinmica es especialmente til cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podran servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares. El diseo de una Tabla Dinmica radica en conocer su estructura e identificar como queremos mostrar la informacin de inters, para lo cual podemos hacer uso de 3 preguntas clave Qu queremos ver?, Cmo lo queremos ver?, Cuales queremos ver?. Las Tablas Dinmicas se conforman de 3 partes: Filtros: Como todo Filtro, se encarga de Restringir la informacin, de mostrar solamente los datos de inters. Fcilmente podemos identificar si necesitamos un Filtro a travs de la pregunta Cules queremos ver? Encabezados de Fila/ Columna: Conforman el marco bajo el cual se creara la Tabla Dinmica, separan la informacin de acuerdo a Como queremos visualizarla?
25
Microsoft Excel 2010 Valores: Es la informacin de inters que ser colocada en las celdas centrales de la Tabla Dinmica; es decir los datos numricos que realizan el resumen de nuestra Tabla de Datos y que conforman nuestro reporte.
FILTRO Cules?
ENCABEZADO DE COLUMNA Como?
ENCABEZA DO DE FILA Como?
VALORES Qu?
Insertar una Tabla Dinmica 1. Seleccione las celdas que desea Resumir con Tabla Dinmica; estas celdas deben contener informacin y todos sus encabezados. 2. En el men Insertar seleccione la opcin Tabla Dinmica. 3. En la ventana que aparece, servir para: a. Confirmar que las celdas seleccionadas son las que desea convertir en Tabla o utilizar una fuente de datos diferente a la hoja de clculo actual. b. Indicar a Excel donde deber aparecer el resumen de la Tabla Dinmica, en una Hoja de clculo nueva o en un lugar especifica que usted seleccionara con la ayuda del botn . Clic en Aceptar.
4. En el lado derecho de la Hoja de Calculo se mostrara 1 panel que contiene todos los encabezados de su Tabla de informacin, y
26
Microsoft Excel 2010 en la parte inferior identificara 4 paneles rotuladas con las diferentes partes que conforman la Tabla Dinmica: Filtros, Encabezado de Columna, encabezado de Fila y Valores. 5. Arrastre a cada uno de los paneles inferiores, los encabezados de su Tabla de Informacin y lograra ver como se forma la Tabla Dinmica. Una vez que la Tabla Dinmica ha sido creada, usted podr fcilmente ver un resumen de los datos de inters intercambiando la forma de esta, de manera rpida y sencilla. Ubicndose en cualquiera de las celdas de una Tabla Dinmica, observara el despliegue de 2 nuevas pestaas en el men: Opciones y Diseo. A travs del men de Opciones, la Tabla Dinmica podr cambiar los valores presentados en funcin de operaciones matemticas mostradas, calcular campos que no existen en la tabla original, insertar Grficos, etc. En el men Diseo, fcilmente podr cambiar el formato de la Tabla, as como los campos de Totales y subtotales de la misma. Configuracin de Campo La configuracin de Campo de Valor, disponible dentro del men Opciones de una Tabla Dinmica, le permite cambiar el tipo de operacin matemtica a realizar en el campo de Valores de su Tabla Resumen: Adems de esto, existe la posibilidad de Mostrar los Valores como Porcentaje, tomando de Referencia uno de los valores existentes en su Tabla de Datos Original o en relacin a un valor especifico de Filas o Columnas de la Tabla Pivote.
Campos Calculados
27
Microsoft Excel 2010 Los Campos Calculados permiten crear campos adicionales a los existentes a la Tabla de Datos original, a partir de operaciones matemticas o funciones creadas a partir de los valores existentes en el origen de la informacin.
El Diseo de una Tabla Dinmica Conforme se agregan encabezados de Filas o Encabezados de Columna en su Tabla de Resumen, encontrara que cada vez podr hacerse ms complicada la presentacin de los datos, sin embargo Excel le permite poder cambiar el estilo de Diseo de los encabezados de Columnas agregando subtotales, totales, esquematizando los campos, compactando la informacin e incluso con la insercin de bandas de colores que permiten separar los datos.
28
2.4 Ejercicios Propuestos

A. Doodle Co. Es una empresa encuestadora que opera en Nicaragua y que oferta sus servicios en estudios de mercado a las empresas de bienes y servicios del pas. Estn fuertemente convencidos que no necesitan adquirir programas de software costosos para poder llevar a cabo el proceso de depuracin de encuestas utilizadas en sus estudios, por lo cual han decidido utilizar el software Microsoft Excel 2010 para poder disear hojas de calculo que contengan la informacin general del encuestado para la captura de informacin. i. En vista que en muchas ocasiones la muestra de datos ser aleatoria (no sabemos cuantas sern las encuestas a realizar) convierta los campos de la planilla en una Tabla. ii. Utilizando las herramientas de Validacin de Datos asegrese que los digitadores cometan la menor cantidad de errores posibles, restringiendo las celdas de entrada a aceptar solamente la informacin necesaria, de acuerdo a cada pregunta:
Encuesta N: Nmero entero positivo. Sexo: Masculino; Femenino Edad: Numero entero positivo mayor a 16 y menor a 60. Usted usa jeans?: Si; No; No Sabe/No Responde Qu marcas de jeans usa o prefiere?: Fiorucci; Sibilla; Pioner; Milk; Tayssir; Otras; Ninguna Al momento de comprar una prenda de jean, qu es lo primero que toma en cuenta?: La marca; La calidad de la tela; El modelo; Los acabados; El precio; Lo bien que le pueda quedar; Otros Qu modelos de jeans prefiere?: Clsicos; Pitos; Acampanados; Capri; El que est de moda; Otros Cules de estos adornos prefiere en la confeccin de un jean?: Doble bolsillo; Dobleces en piernas; Bolsillos en piernas; Bolsillos delanteros con cierre; Bolsillos traseros con cierre; Sin muchos adornos; Otros Cules de estos tipos de aplicaciones prefiere en un jean?: Bordados en bolsillos delanteros; Bordados en bolsillos traseros; Greviches (piedras de colores) en bolsillos delanteros; Greviches en bolsillos traseros; Tachas en bolsillos traseros; Tachas en bolsillos delanteros; Sin muchas aplicaciones; Otros A cul de estos lugares suele acudir para comprar sus jeans?: Centros comerciales; Tiendas por departamento; Bazares o galeras; Supermercados; Mercados mayoristas; Otros Con qu frecuencia compra usted la prenda del jean?: Semanal; Quincenal; Mensual; Cada 3 meses; Cada 6 meses; Mayor a un ao; Otros
29

Cunto suele gastar en promedio al comprar un jean?: Menos de C$200; Entre C$200 y C$400; Entre C$400 y C$600; Entre C$600 y C$1000; Ms de C$1000 Estara dispuesta a probar una nueva marca de jeans?: Si; No; No Sabe/ No Responde.
iii.
Con la ayuda de las Tablas Dinmicas, realice un resumen de la informacin que le permita categorizar al encuestado, contabilizando la cantidad de personas encuestadas por SEXO y EDAD.
B. GMM se ha convertido en la empresa recuperadora de carteras vencidas ms eficiente del pas, esto debido al equipo de cobradores telefnicos que laboran en la empresa. GMM ha diseado un proceso de cobro telefnico en el cual realiza una distribucin equitativa de los clientes deudores a sus empleados en una hoja de Excel, en la que deben de agregar la informacin recopilada del cliente. Usted ser el encargado de disear esas hojas de informacin asegurndose que el cobrador cometa la menor cantidad de errores posibles. i. Con la Hoja de clculo proporcionada, la cual contiene una parte de los deudores a cobrar en la semana, aplique validacin de datos para contribuir a que el cobrador reduzca la cantidad de errores al escribir la informacin de inters.
Gestor de Cobro: Alan Aragn; Bertha Baca; Camilo Casco; Donald Daz. Fecha de Asignacin: Posterior a 01/02/2011. Telfono de Contacto: Numero de 8 dgitos Tramite: Pagado, Promesa de Pago, Cancelo Servicio, No Pagar, Otro Abono: Numero decimal igual a superior a 0. Direccin: Una descripcin del caso menor a 100 caracteres.
ii. iii.
En una Tabla Dinmica, refleje la cantidad de personas que se les cobro por da, visualizando nicamente aquellos clientes comprometidos a pagar. A los cobradores telefnicos se les entrega una comisin de 2% de la deuda por cada cliente comprometido a pagar. Visualice este valor de comisin en la Tabla Resumen.
30
Capitulo 3:
EL FORMATO CONDICIONAL Y LA SEGURIDAD EN EXCEL 2010

3.1 Formato Condicional
Como su nombre lo indica el formato condicional permite poder establecer el formato (estilo, color, fondo, etc.) basado en una restriccin o condicin dada. Se puede aplicar formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe de tabla dinmica. Ventajas del Formato Condicional Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como: Dnde estn las excepciones en un resumen de beneficios de los ltimos cinco aos? Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los dos ltimos aos? Quin ha vendido ms de 50.000 dlares este mes? Cul es la distribucin de antigedad general de los empleados? De qu productos han aumentado los ingresos ms del 10% de ao en ao? Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores resultados en la clase de 4 de secundaria? El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de condiciones (o criterios). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin. Agregar Formato Condicional 1. Seleccione las celdas alas que desea agregar el Formato. 2. En el men Inicio seleccione la opcin Formato Condicional. 3. En el men desplegado, seleccione cualquiera de las reglas previamente definidas por Excel o puede seleccionar la opcin Nueva Regla, para poder personalizar sus propias restricciones:
31
A. Aplicar Formato a todas las celdas segn sus valores: Con el uso de escalas de colores, relleno de celdas e iconos, esta regla permite al usuario clasificar sus datos numricos de acuerdo a valores mnimos y mximos. Estas escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos. Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin de dos colores. El tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color ms verde y las celdas de valor inferior tengan un color ms rojo.
Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores.
32
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor ms bajo. Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe de ventas.
Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco categoras separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores ms altos, la flecha amarilla hacia los costados representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores ms bajos.
33
B. Aplicar Formato nicamente a las celdas que contengan: Con esta regla usted podr encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro de un rango de celdas que contengan valores numricos, texto, Fechas, Horas, errores, celdas en blanco, etc., basndose en un operador de comparacin. Por ejemplo, en una hoja de clculo de inventario ordenada segn categoras, puede resaltar los productos con menos de 10 artculos disponibles en amarillo o bien, en una hoja de clculo de resumen de almacn al por menor, puede identificar todos los almacenes con beneficios superiores al 10%, volmenes de ventas menores de USD 100.000, y regin igual a "Sudeste".
C. Aplicar Formato a los valores con rango inferior o superior: Puede buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos ms vendidos en un informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un anlisis de personal de departamento.
34
Microsoft Excel 2010 D. Aplicar Formato a los valores que estn por encima o por debajo del promedio: Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviacin estndar en un rango de celdas. Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una evaluacin del rendimiento anual o puede buscar materiales fabricados que se encuentran por debajo de dos desviaciones estndar de una calificacin de calidad.
E. Aplicar Formato a los valores nicos o duplicados: Esta regla le proporciona una manera fcil de resaltar valores (numricos, texto, fechas u horas) nicos en un rango de datos seleccionado.
F. Utilice una formula que determine las celdas para aplicar formato: Si el formato condicional tiene que ser ms complejo, puede usar una frmula lgica (debe contener operadores lgicos que garanticen una respuesta de Verdadero o Falso) para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una funcin o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado, que pueden estar en otra hoja de clculo del mismo libro.
35
3.2 Seguridad
En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura una hoja de clculo o ciertas celdas de ella, de forma que sea imposible borrar o cambiar accidentalmente la informacin contenida en ella. Tambin puede interesar ocultar las formulas con los que se han calculado los valores mostrados en algunas celdas que se consideran relevantes. Excel ofrece distintas formas para controlar y restringir el acceso de los usuarios, para ver o modificar los datos en los libros y en las hojas de clculo. Entre las distintas alternativas que se pueden implementar se har nfasis en: Proteger Hojas. Proteger estructura del libro. Cifrar con Contrasea.
Proteger Hojas La Proteccin de Hojas se da para evitar que los usuarios puedan modificar nicamente las celdas de inters y evitar que puedan alterar informacin de importancia. Sin embargo al hablar de Proteccin de una Hoja de calculo es necesario primeramente mencionar que todas las celdas de un libro de Excel estn protegidas o bloqueadas, opcin que se habilita nicamente cuando se protege toda la hoja. Como proteger las celdas de una Hoja: 1. Seleccione las celdas que desea sean editables y oprima clic derecho del mouse para desplegar el men contextual, en donde seleccionara la opcin Formato de Celdas. 2. En la ventana de formato de celdas ubique la pestaa Proteger y deshabilite la casilla de Bloqueada.
3. NOTA: Si usted desea que las formulas que realice en su hoja no sean visibles, habilite la casilla llamada Oculta.
36
Microsoft Excel 2010 Como proteger la Hoja de clculo: 1. Una vez que ha desbloqueado las celdas editables, en el men Revisar haga clic en Proteger Hoja. 2. En la ventana que aparece, seleccione una contrasea que para evitar que la hoja pueda ser desprotegida (si as lo desea). 3. La lista de opciones muestran lo que usted permite que los usuarios de su hoja de clculo puedan hacer. 4. Una vez que ha seleccionado las opciones deseadas finalice con Aceptar. 5. En caso de haber ingresado una contrasea Excel le pedir confirmar la misma. 6. Si usted desea desproteger la hoja, seleccione del men Revisar la opcin Desproteger Hoja. NOTA: Si desea proteger la hoja utilizando contrasea, tome en cuenta que si esta es olvidada no habr manera de recuperar la misma.
NOTA: Cuando usted habilite la opcin de Seleccionar celdas bloqueadas, permitir al usuario que este pueda seleccionar celdas bloqueadas, sin embargo no podr editar las mimas.
Proteger estructura del Libro La opcin de Proteccin del Libro, esta orientada a proteger la estructura (evitar agregar hojas, eliminar hojas, cambiar nombre de la hoja, etc.) y el tamao del rea de trabajo. Para esto se debe realizar lo siguiente: 1. En el men Revisar haga clic en Proteger Libro. 2. En la ventana seleccione Proteger la Estructura del libro y/o proteger las ventanas. 3. Agregue una contrasea si as lo desea, evitando que pueda desprotegerse el libro y presiones Aceptar. 4. Si desea desproteger el libro, seleccione del men Revisar la opcin Desproteger Libro.
37
Microsoft Excel 2010 Permisos Dentro de la pestaa Archivo, Excel tambin es capaz de administrar los permisos de hojas y libros de clculo, entre otras opciones: Cifrar con contrasea: Con el cifrado con contrasea se habilitara la opcin para que sea necesario introducir una contrasea o password, si desea abrir el libro. Marcar como Final: Indica que las hojas de clculo del libro no sern modificadas ms, convirtiendo al mismo como la versin final y protegindolo contra escritura. Restringir permisos por personas: Al trabajar las hojas de clculo en una red de trabajo internet, se puede compartir la informacin contenida en las mismas y otorgar permisos de edicin por cada hoja a los miembros de la red. Agregar Firma Digital: Las firmas digitales dan garanta de que el libro de Excel ha sido creado por una persona confiable y cuyo contenido esta garantizado.

A. La librera y biblioteca El Bho Lector recientemente abri sus puertas a la poblacin, no cuentan con sistemas informticos sofisticados de administracin de libros aun, as que llevan su inventario en Excel 2010. i. Utilizando las opciones de formato condicional, en el campo de AO, coloque iconos que le ayude a identificar los libros Menores de 1930 Entre 1930 y 1980 Mayores o iguales a 1980. ii. El campo Disponibilidad contiene la cantidad de libros que pueden alquilarse (Cantidad Disponible Alquilados), coloque un formato de color verde al campo Disponibilidad cuando existen libros disponibles par alquilar y color Rojo cuando la Disponibilidad sea 0. iii. Recordando los conceptos de la Unidad anterior, asegrese que no puedan alquilarse ms libros de los disponibles.
38
Microsoft Excel 2010 B. Los cobradores telefnicos de GMM estn categorizando a los deudores de la siguiente manera por colores: i. La empresa duea de la cartera a autorizado un descuento del 12% a todos aquellos clientes con deudas superiores a los C$20000, por lo cual los cobradores aplicaran un formato de color rojo en el campo deudas a todos lo clientes que cumplan con el criterio. ii. Luego de mucho tiempo en el mercado, GMM conoce que los clientes con deudas ms antiguas son ms difciles de cobrar y han categorizado a los clientes por colores. En el campo nombre del deudor aplique: Color Rojo si la deuda del cliente es anterior a Junio 2011. Color Verde si la deuda del cliente es posterior a Junio 2011.
39
Capitulo 4:
FORMULAS Y FUNCIONES
Las frmulas son ecuaciones que pueden realizar clculos, devolver informacin, manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una frmula siempre comienza con el signo igual (=). A continuacin, se ofrece una muestra de los tipos de frmulas que se pueden escribir en una hoja de clculo. =5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3. =A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3. =RAIZ (A1) Usa la funcin RAIZ para devolver la raz cuadrada del valor contenido en A1. =HOY () Devuelve la fecha actual. =MAYUSC ("hola") Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la funcin de hoja de clculo MAYUSC. =SI (A1>0) Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0. Una frmula tambin puede contener funciones, referencias, operadores y constantes. Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos (que sigue las reglas matemticas generales), pero puede cambiar este orden utilizando parntesis. Tipos de operadores Existen cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin de texto y referencia. Operadores aritmticos Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta, multiplicacin o divisin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.
40
Microsoft Excel 2010 Operadores de comparacin Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores usando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO.
Operador de concatenacin de texto Utilice la y comercial (&) para concatenar (unir) una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operadores de referencia Combine rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores.
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al valor devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el orden y cmo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrs del signo igual como una frmula. Tras el signo igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos); por ejemplo, constantes o referencias a celdas. stos se encuentran separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula. Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con la misma
41
Microsoft Excel 2010 prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha.
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel efecta la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. = (5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. = (B4+25)/SUMA (D5:F5) Utilizar funciones y funciones anidadas en frmulas Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Cuando cree una frmula que contenga una funcin, puede usar el cuadro de dilogo Insertar funcin como ayuda para especificar las funciones de la hoja de clculo. A medida que se escriba una funcin en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de sus argumentos, una descripcin de la
42
Microsoft Excel 2010 funcin y de cada argumento, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula. Para facilitar la creacin y edicin de frmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la caracterstica Frmula Autocompletar. Despus de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualizacin, Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinmica de funciones, argumentos y nombres vlidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualizacin. A continuacin, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la frmula. En algunos casos, puede que deba utilizar una funcin como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. Los argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son nmeros, texto, referencias de celda y nombres.) de otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza una funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.
4.1 Referencias en frmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel dnde debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos o referencias externas (referencia externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro.) Diferencia entre referencias absolutas, relativas y mixtas Referencias relativas Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2.
Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada,
43
Microsoft Excel 2010 las nuevas frmulas utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.
Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Tambin puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de clculo. El estilo de referencia F1C1 es til para calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo F1C1, Excel indica la ubicacin de una celda con una "F" seguida de un nmero de fila y una "C" seguida de un nmero de columna.
Referencia F[-2]C F[2]C[2] F2C2 F[-1] F Significado Referencia relativa a la celda situada dos filas por encima, en la misma columna. Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha. Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda columna. Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa Referencia absoluta a la fila actual
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia F1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botn Autosuma para insertar
44
Microsoft Excel 2010 una frmula que suma un rango de celdas, Excel registra la frmula utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1. Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 activando o desactivando la casilla Estilo de referencia F1C1 en la seccin Trabajando con frmulas en la categora Frmulas del cuadro de dilogo Opciones de Excel. Para abrir este cuadro de dilogo, siga este procedimiento: Utilizar nombres en frmulas Puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, frmula o valor constante. Utilice nombres fciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difciles de entender, como Ventas! C20:C30.) definidos para representar celdas, rangos de celdas, frmulas, valores constantes o tablas de Excel. Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda, una constante, una frmula o una tabla cuyo propsito, a primera vista, podra resultar difcil de comprender. A continuacin, se muestran algunos ejemplos de nombres y el modo en que pueden mejorar la claridad y facilitar la comprensin de las frmulas.
Tipo de ejemplo Referencia Constante Frmula Tabla Ejemplo sin nombre =SUMA(C20:C30) =PRODUCTO(A5;0,16) =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSO); G5) C4:G36 Ejemplo con nombre =SUMA(VentasPrimerTrimestre) =PRODUCTO(Precio;IVA) =SUMA(Existencias;Pedidos) =MayoresVentas06
Crear y especificar nombres Puede crear un nombre con cualquiera de estos mtodos: 1. Cuadro Nombre de la barra de frmulas Es la forma ms adecuada de crear un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado. 2. Crear un nombre a partir de una seleccin Puede crear nombres cmodamente partiendo de los rtulos de fila y de columna existentes utilizando una seleccin de celdas de la hoja de clculo. 3. Cuadro de dilogo Nombre nuevo Es el mtodo ms adecuado para cuando desee tener ms flexibilidad al crear nombres, pues permite hacer cosas como especificar un mbito de nivel de hoja de clculo local o crear un comentario de nombre.
45
Microsoft Excel 2010 Nota: De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda (referencia de celda absoluta: en una frmula, direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.)
4.2 Frmulas matriciales

Una frmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un nico resultado o varios resultados, estas actan en dos o ms conjuntos de valores denominados argumentos matriciales en donde cada argumento matricial debe tener el mismo nmero de filas y de columnas. Estas frmulas se crean del mismo modo que las dems frmulas, excepto que se debe presionar la combinacin de teclas CTRL+SHIFT+ENTER. Algunas de las funciones integradas son frmulas de matriz y se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos. Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea especificar el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de clculo. Por qu utilizar frmulas de matriz? Si tiene experiencia en el uso de frmulas de Excel, sabr que es posible realizar algunas operaciones bastante complejas. Por ejemplo, es posible calcular el costo total de un prstamo a lo largo de un nmero concreto de aos. Sin embargo, si realmente desea dominar las frmulas de Excel, tiene que aprender a utilizar frmulas de matriz. stas se pueden emplear para realizar tareas complejas como: Contar el nmero de caracteres incluidos en un rango de celdas. Sumar nicamente aquellos nmeros que cumplan ciertas condiciones, como los valores ms bajos de un rango o los nmeros comprendidos entre un lmite superior e inferior. Sumar cada valor de un rango de valores. Las frmulas de matriz tambin ofrecen estas ventajas: Coherencia Seguridad Si hace clic en cualquiera de las celdas de la E2 hacia abajo ver la No es posible sobrescribir un componente de una frmula de matriz de
misma frmula. Esa coherencia garantiza una mayor precisin. varias celdas. Por ejemplo, haga clic en la celda E3 y presione SUPR. Tendr que seleccionar todo el rango de celdas (de E2 a E11) y modificar la frmula de la matriz
46
Microsoft Excel 2010 completa o dejar la matriz como est. Como medida de seguridad adicional, tiene que presionar CTRL+MAYS+ENTRAR para confirmar la modificacin de la frmula. Tamaos de archivo ms pequeos A menudo puede usar una frmula de matriz sencilla en lugar de varias frmulas intermedias. Por ejemplo, el libro que ha creado para este ejercicio emplea una frmula de matriz para calcular los resultados de la columna E. Si hubiera utilizado frmulas estndar (como =C2*D2), habra usado 11 frmulas distintas para calcular los mismos resultados. Reglas para especificar y modificar frmulas de matriz La regla principal para crear una frmula de matriz merece repetirse: presione CTRL+SHIFT+ENTER siempre que sea necesario para especificar o modificar una frmula de matriz. Esa regla se aplica tanto a las frmulas de una celda como de varias. Siempre que trabaje con frmulas de varias celdas, tambin tendr que seguir estas reglas: Tiene que seleccionar el rango de celdas en el que va a incluir los resultados antes de especificar la frmula. No puede modificar el contenido de una celda individual de una frmula de matriz. Puede mover o eliminar una frmula de matriz completa, pero no parte de la misma. En otras palabras, para reducir una frmula de matriz, primero debe eliminar la frmula existente y comenzar de nuevo. No puede insertar celdas en blanco en una frmula de matriz de varias celdas ni eliminar celdas de la misma. Las frmulas de matriz pueden parecer mgicas, pero tambin tienen algunas desventajas: A veces uno puede olvidarse de presionar CTRL+SHIFT+ENTER. Acurdese de presionar esta combinacin de teclas siempre que especifique o modifique una frmula de matriz. Es posible que otros usuarios no entiendan las frmulas. En la prctica, normalmente existe poca documentacin sobre las frmulas de matriz en una hoja de clculo, as que si otros usuarios necesitan modificar los libros, debera evitarlas o asegurarse de que esos usuarios entiendan cmo modificarlas. Segn la velocidad de procesamiento y la memoria del equipo, las frmulas de matriz de gran tamao pueden ralentizar los clculos.
47
Microsoft Excel 2010 Utilizar una frmula de matriz para calcular resultados nicos y mltiples Cuando se especifica una frmula de matriz Excel inserta de forma automtica la frmula entre llaves {}. Calcular un solo resultado Este tipo de frmula de matriz permite simplificar un modelo de hoja de clculo remplazando varias frmulas distintas por una sola frmula de matriz. Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de Ventas y precios de dos productos sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada accin.
Producto A Producto B Ventas Precios Valor Total 500 10 300 15
{=suma(B2:C2*B3:C3)}
Cuando se escribe la frmula {=SUMA (B2:D2*B3:D3)} como frmula de matriz, multiplica el nmero de acciones y el precio correspondiente a cada accin, y luego suma los resultados de dichos clculos. En general, las frmulas de matriz usan sintaxis de frmula estndar. Todas comienzan con un signo igual (=) y se pueden usar todas las funciones integradas de Excel en las frmulas de matriz. La principal diferencia es que al utilizar una frmula de matriz es necesario presionar CTRL+MAYS+ENTRAR para especificarla. Al hacer esto, Excel incluye la frmula de matriz entre llaves; si escribe las llaves manualmente, la frmula se convertir en una cadena de texto y no funcionar. Lo siguiente que tiene que entender es que las funciones de matriz son una forma de mtodo abreviado. La frmula de una celda de la celda B4 condensa todas las operaciones de multiplicacin, ms la aritmtica necesaria para agregar esos subtotales. Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de clculo devuelve matrices de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una frmula de matriz, se deber especificar la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo nmero de filas y columnas que los argumentos matriciales. Por ejemplo, dada las ventas y precios de tres productos se calcula en tres celdas separadas el monto correspondiente a las ventas por producto con una sola formula.
48
Producto A Ventas Precios 500 10
Producto B 300 15
Producto C 400 13
Total Ventas {=B2:C2*B3:C3} {=B2:C2*B3:C3} {=B2:C2*B3:C3}
Al especificar la frmula como frmula de matriz, generar tres resultados separados (5000, 4500 y 5200) basados en las tres cifras de ventas y en los tres Precios. Utilizar constantes matriciales En una frmula normal se puede escribir una referencia a una celda que contenga un valor o el valor propiamente dicho, tambin denominado constante. Igualmente, en una frmula de matriz se puede escribir una referencia a una matriz o la propia matriz de valores contenidos en las celdas, lo que tambin se denomina constante matricial. Las frmulas de matriz aceptan constantes del mismo modo que las frmulas que no son de matriz, pero las constantes matriciales se deben especificar con un formato determinado. Las constantes matriciales pueden contener nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO o valores de error como #N/A. En la misma constante matricial puede haber distintos tipos de valores, por ejemplo, {1; 3; 4\VERDADERO;FALSO;VERDADERO}. Los nmeros de las constantes matriciales pueden tener formato entero, decimal o cientfico. El texto debe incluirse entre comillas, por ejemplo, "martes". Las constantes matriciales no pueden contener referencias a celdas, columnas ni filas de longitud desigual, frmulas ni los caracteres especiales $ (smbolo de dlar), parntesis o % (smbolo de porcentaje). Cuando d formato a constantes matriciales, asegrese de: Incluirlas entre llaves ( { } ). Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (;). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10;20;30;40}. Esta constante matricial se denomina matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia a 1 fila por 4 columnas. Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores 50, 60, 70 y 80 de la inmediatamente inferior, se escribira una constante matricial de 2 por 4: {10;20;30;40\50;60;70;80}.
49
Microsoft Excel 2010 K.ESIMO.MAYOR & K.ESIMO.MENOR Dos de las funciones mas conocidas en Excel son aquellas que sirven para calcular el valor mas alto de una lista de nmeros o para calcular el valor menor de un conjunto de valores, estas son las ya conocidas MAX y MIN. Sin embargo, estas funciones estn limitadas a regresar un solo valor. En cambio con el uso de las funciones K.ESIMO.MAYOR y K.ESIMO.MENOR, es posible indicarle a Excel que retorne los 3 valores mas altos de una lista, el 5 valor menor o el 2, el 5, el 7 y el 10 menor. En cada funcin se utiliza una constante de matriz que garantiza la respuesta deseada, por lo cual debe recordar las reglas para especificar formulas matriciales. La sintaxis de ambas funciones es:
=K.ESIMO.MAYOR (matriz, k) =K.ESIMO.MENOR (matriz, k)

En donde; Matriz: Es el rango de datos a evaluar. k: Constante matricial que indica los valores a retornar.
89 37 76 83 70 49 96 100 44 43 K.ESIMO.MAYOR(A1:A10,{1,2,3}) K.ESIMO.MAYOR(A1:A10,{3;2;1})
Retorna el valor ms alto, el 2 mayor y el 3 mayor en 3 celdas horizontales Retorna el 3 valor ms alto, el 2 mayor y el mayor en 3 celdas verticales Retorna el 2 valor menor, el 6 menor y el 9 menor en 3 celdas horizontales
K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{2,6,9}) K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{8;5})
Retorna el 8 valor menor y el 5 menor en 2 celdas verticales
Tambin puede usar funciones adicionales con est frmula, por ejemplo SUMA o PROMEDIO. Por ejemplo:
=SUMA(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3})) =PROMEDIO(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3}))
50
4.3 Funciones Lgicas Y, O, Si

Dos de las funciones mas conocidas en Excel son aquellas que sirven para calcular el valor mas alto de una lista de nmeros o para calcular el valor menor de un conjunto de valores, estas son las ya conocidas MAX y MIN. Sin embargo, estas funciones estn limitadas a regresar un solo valor. Funcin Y. Un uso comn de la funcin Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas lgicas. Por ejemplo, la funcin SI realiza una prueba lgica y, luego, devuelve un valor si la prueba se evala como VERDADERO y otro valor si la prueba se evala como FALSO. Con la funcin Y como argumento prueba_lgica de la funcin SI, puede probar varias condiciones diferentes en lugar de slo una. Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan como FALSO. La sintaxis de la funcin es:
=Y (condicin 1, condicin 2, condicin 3, , conficion n)

Por ejemplo, en una clnica de la capital se ha decidido abrir un hospedaje gratuito a todos los familiares de los pacientes internados que pertenezcan a las Regiones Autnomas del pas. Haciendo uso de la funcin Y se indicara si la persona recibir el beneficio o no.
Paciente Procedencia Interno Si Beneficio? =Y(B2=Regin Autnoma, C2=Si) =Y(B3=Regin Autnoma, C3=Si) =Y(B4=Regin Autnoma, C4=Si) =Y(B5=Regin Autnoma, C5=Si)
Alberto lvarez Managua Adela Artola Abel Arvizu Alvn Avils
Regin Autnoma No Granada No
Regin Autnoma Si
Funcin O. Un uso comn de la funcin O es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas lgicas. Por ejemplo, la funcin SI realiza una prueba lgica y, luego, devuelve un valor si la prueba se evala como VERDADERO y otro valor si la prueba se evala como FALSO. Con la funcin O como argumento prueba_lgica de la funcin SI, puede probar varias condiciones diferentes en lugar de slo una. Devuelve VERDADERO si al menos uno de los argumentos se evala como VERDADERO; devuelve FALSO si todos los argumentos se evalan como FALSO. La sintaxis de la funcin es:
51
=O (condicin 1, condicin 2, condicin 3, , conficion n)

Por ejemplo, el Banco Johnson Glade entregara un bono de C$500 a los clientes que tienen un prstamo de vivienda con ellos o que al menos sean clientes categora 3.
Cliente Beatriz Benavides Bertha Boniche Prstamo Categora Auto Vivienda 2 1 4 3 Bono? =O(B2=Vivienda, C2>=3) =O(B3= Vivienda, C3>=3) =O(B4= Vivienda, C4>=3) =O(B5= Vivienda, C5>=3)
Benito Buenavista Personal Boanerge Baca Vivienda
Funcin Si. La funcin Si es una de las ms poderosas que tiene EXCEL, devuelve un valor si una condicin especificada se evala como VERDADERO y otro valor si se evala como FALSO. Por ejemplo, la frmula =SI(A1>10,"Ms de 10","10 o menos") devuelve "Ms de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o menos" si A1 es menor o igual que 10. Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos para crear pruebas ms complicadas. Como alternativa, para comprobar muchas condiciones, plantese usar las funciones BUSCAR, CONSULTAV, CONSULTAH o ELEGIR. Si cualquiera de los argumentos de la funcin SI es una matriz cada elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI. Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar los datos en funcin de una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que una cadena de texto o un nmero aparecen dentro de un rango de celdas, utilice las funciones de hoja de clculo CONTAR.SI o CONTAR.SI.CONJUNTO. Para calcular una suma basndose en una cadena de texto o un nmero de un rango, utilice las funciones SUMAR.SI o SUMAR.SI.CONJUNTO. La sintaxis de la funcin es:
=SI (prueba_logica, valor_verdadero, valor_falso)

En donde; Prueba_logica: Cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_verdadero: El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO.
52
Microsoft Excel 2010 Valor_falso: El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lgica se evala como FALSO. Por ejemplo, en tienda de ropa se ha decidido dar el 15% de descuento a todos los clientes que paguen de contado.
Forma de Pago Contado Venta Precio Descuento Total 15000 C$ 15 =SI(B1=Contado,15%,0%) =(B2*B3) (B2*B3*B4)
El anidamiento esta referido al uso de una funcin dentro de una formula, es decir escribir una funcin dentro de otra. Las funciones si andadas aumentan la cantidad de resultados posibles. Por ejemplo, necesito conocer la comisin de un vendedor de acuerdo a las ventas realizadas, si son mayores a C$20000 su comisin ser de 5%, si es mayor a C$10000 ser de 3% si es menor a C$10000 ser de 1%:
Vendedor Carlos Crcamo Ventas Funcin =SI(B3>=20000,5%,SI(B3>=10000,3%,1%)) Respuesta 3% 1% 5% 1% 3%
C$ 15000 =SI(B2>=20000,5%,SI(B2>=10000,3%,1%)) C$ 21000 =SI(B4>=20000,5%,SI(B4>=10000,3%,1%)) C$ 5000 =SI(B5>=20000,5%,SI(B5>=10000,3%,1%))
Camilo Conrado C$ 9000 Casilda Castro Celia Castillo Celina Conde
C$ 18000 =SI(B6>=20000,5%,SI(B6>=10000,3%,1%))
Aunque la funcin SI permite agregar gran cantidad de funciones anidadas, es recomendable no complicar demasiado la misma puesto que para ellos existen funciones adicionales que puedan ayudarle, tal es el caso de la funcin CONSULTAV o la funcin BUSCAR. Con el diseo de la funcin Si en Microsoft Excel, se han derivado muchas otras funciones que parten de esta, tal es el caso de: SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
=SUMAR.SI (rango,criterio,rango_suma)
En donde;
53
Microsoft Excel 2010 Rango: Es el Rango de celdas que desea evaluar. Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, de una lista de Ventas es deseable sumar nicamente aquellas que corresponden a la Sucursal Sur Oriente.
Sucursal NORTE NOR ESTE SUR ORIENTE Ventas C$ 15000 C$ 19000 C$ 14000 =SUMAR.SI(A2:A6,SUR ORIENTE,B2:B6)
SUR OCCIDENTE C$ 25000 SUR ORIENTE C$ 8000
SUMAR.SI.CONJUNTO: Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios criterios. Por ejemplo, si desea sumar los nmeros del rango A1:A20 slo si los nmeros de B1:B20 correspondientes son mayores que cero (0) y los nmeros de C1:C20 correspondientes son menores que 10.
=SUMAR.SI.CONJUNTO (rango_suma,rango_criterios1,criterios1,rango_criterios2,criterios2,...)
En donde; RANGO_SUMA: Una o ms celdas para sumar, incluidos nmeros o nombres, rangos o referencias de celda que contengan nmeros. Se omiten los valores en blanco o de texto. RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalan los criterios asociados. CRITERIOS1: Los criterios en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto que define qu celdas del argumento rango_criterios1 se agregarn. RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2 Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios. Por ejemplo, de una lista de Ventas se requiere conocer la cantidad de Manzanas vendidas por Abel.
54

Cantidad vendida 5 4 15 3 22
Producto Manzanas Manzanas Alcachofas Alcachofas Bananas
Vendedor ABEL ALBERTO ABEL ALBERTO CARMEN

= SUMAR.SI.CONJUNTO(A2,A9;B2:B9,"Manzanas",C2:C9,"ABEL")
PROMEDIO.SI: Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados.
=PROMEDIO.SI (rango,criterio,rango_suma)
En donde; Rango: Es el Rango de celdas que desea evaluar. Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, se necesita conocer el promedio de las notas de una lista de estudiantes cuya asistencia al curso fue mayor a 60%.
ALUMNO MARIO MIRANDA NESTOR NUEZ ODILIA OBANDO PEDRO PEREZ ROSA RAUDEZ NOTA ASISTENCIA 20 85 15 50 90 20% 100% 40% 80% 90% = PROMEDIO.SI(C2:C6;">60%";B2:B6)
PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas que cumplen mltiples criterios.
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promedio,rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2,criterio2,...)
En donde; RANGO_PROMEDIO: Una o ms celdas cuyo promedio se desea obtener que incluyan nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.
55
Microsoft Excel 2010 RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalan los criterios asociados. CRITERIOS1: Los criterios en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto que define qu celdas del argumento rango_criterios1 se agregarn. RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2 Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios. Por ejemplo, de acuerdo a lista de estudiantes del ejemplo anterior se requiere obtener el promedio de las notas de aquellos estudiantes cuya asistencia al curso fue mayor a 60% y que pertenezcan al grupo A.
ALUMNO MARIO MIRANDA NESTOR NUEZ ODILIA OBANDO PEDRO PEREZ ROSA RAUDEZ GRUPO NOTA ASISTENCIA A A B A B 20 85 15 50 90 20% 100% 40% 80% 90%
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(C2:C6,B2:B6,"A",D2:D6,">60%")
CONTAR.SI: La funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Por ejemplo, suponga que tiene una hoja de clculo que contiene una lista de tareas en la columna A y el primer nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna B. Puede usar la funcin CONTAR.SI para contar cuntas veces aparece el nombre de una persona en la columna B y, de esa forma, determinar cuntas tareas tiene asignadas.
=CONTAR.SI(rango,criterios)
En donde; Rango: Una o ms celdas que se van a contar, incluidos nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".
56
Microsoft Excel 2010 Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, se desea contar la cantidad de Productos que se venden en la sucursal GRANADA.
SUCURSAL PRODUCTO SUCURSAL GRANADA RIVAS DIRIAMBA GRANADA GRANADA A B C D E GRANADA RIVAS DIRIAMBA GRANADA GRANADA
= CONTAR.SI(A2:A6;"GRANADA")
CONTAR.SI.CONJUNTO: Aplica criterios a las celdas en varios rangos y cuenta cuntas veces se cumplen dichos criterios.
=CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2,criterio2,...)
En donde; RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalan los criterios asociados. CRITERIOS1: Los criterios en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto que define qu celdas del argumento rango_criterios1 se agregarn. RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2 Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios. Por ejemplo, se desea contar la cantidad de Productos que se venden en la sucursal GRANADA.
VENDEDOR CUOTA CUOTA CUOTA ENERO FEBRERO MARZO SUPERADA SUPERADA SUPERADA GABRIEL SI NO SI GARCIA NOEL SI SI SI NAVARRO =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:D2,"SI,B3:C3,SI) GUSTAVO NO NO SI GIL LUIS LOPEZ NO NO NO
57
Microsoft Excel 2010 SI.ERROR: Devuelve un valor que se especifica si una frmula se evala como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la frmula. Utilice la funcin SIERROR para interceptar y controlar errores en una frmula.
=SI.ERROR(valor, valor_si_error)
En donde; Valor: El argumento en el que se busca un error. Valor_si_error: El valor que se devuelve si la frmula se evala como un error. Se evalan los tipos siguientes de error: #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO! Por ejemplo, se estarn distribuyendo canastas alimenticias en diferentes ciudades, a travs de una divisin simple se conocer cuantas canastas debern distribuirse por sector en cada ciudad.
CANASTAS SECTORES POR CIUDAD 210 55 0 35 0 23
= SI.ERROR(A2/B2;"ERROR DE CALCULO") = SI.ERROR(A3/B3;"No existen personas en el sector") = SI.ERROR(A4/B4;"ERROR DE CALCULO")
4.4 Funciones de Bases de Datos

Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna pero aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es decir aplicando previamente un filtro. Estas funciones son las nicas de Excel que trabajan directamente con los encabezados de un rango o de una tabla, as mismo es necesario seleccionar los encabezados de la misma para lograr trabajar con estos. Dentro de las funciones de Bases de Datos en Excel se encuentran:
58
Todas estas funciones contienen los mismos parmetros: DATOS: El rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada columna. CAMPO: Indica qu columna se usa en la funcin. Escriba el rtulo de la columna entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un nmero (sin las comillas) que represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y as sucesivamente CRITERIOS: El rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar cualquier rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y al menos una celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda especificar una condicin de columna Cualquier rango se puede usar como argumento Criterios, siempre que incluya por lo menos una etiqueta de columna y por lo menos una celda debajo de la etiqueta de columna para especificar la condicin. Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de clculo, no coloque el rango de criterios debajo de una Tabla. Si agrega ms informacin a la tabla, la nueva informacin se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no est vaca, Microsoft Excel no podr agregar la nueva informacin.
59
Microsoft Excel 2010 Por ejemplo, se estarn distribuyendo canastas alimenticias en diferentes ciudades, a travs de una divisin simple se conocer cuantas canastas debern distribuirse por sector en cada ciudad.
Alumno GRUPO Espaol Matemticas Promedio Kenia A >=80 >=90 >=70 B Alumno GRUPO Espaol Matemticas Promedio Funcin David A 74 99 76 73 56 61 72 96 82 61 95 80 73 98 79 67 76 71
Descripcin
Roberto B Byron C
Daniela A Kenia Raquel A B
Calcula el promedio de las BDPROMEDIO(A4:E10,E4,B1:B3) notas los alumnos del Grupo A Cuenta la cantidad de alumnos que han obtenido BDCONTARA(A4:E10,A4,C1:D2) calificaciones superiores a 80 en Espaol y a 90 en Matemticas Devuelve el BDEXTRAER(A4:E10,E4,A1:A2) promedio del alumno Kenia
Cuando se establecen criterios como C1:D2, indicamos a Excel que (segn el ejemplo), buscara la informacin de los alumnos cuya calificacin en Espaol fue mayor a 80 y que al mismo tiempo en Matemticas tienen una calificacin mayor que 90. Si se colocaran criterios como B1:B3, indicamos a Excel que necesitamos la informacin de los alumnos que pertenezcan al grupo A o bien pertenezcan al grupo B.
4.5 Funciones de Bsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si
60
Microsoft Excel 2010 buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Entre algunas de las funciones de bsqueda de Excel encontramos:
Funcin
AREAS BUSCAR BUSCARH BUSCARV COINCIDIR COLUMNA COLUMNAS DESREF DIRECCION ELEGIR FILA FILAS Hipervnculo
Descripcin
Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas Busca valores de un rango de una columna o una fila Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores Busca un valor en la primera columna de la izquierda Devuelve la posicin relativa de un elemento Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz Devuelve una referencia a un rango Crea una referencia de celda en forma de texto Elige un valor o una accin de una lista de valores Devuelve el nmero de fila Devuelve el nmero de filas Crea un acceso directo a un documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS Extrae datos almacenados en una tabla dinmica INDICE INDIRECTO Devuelve el valor de una celda en la interseccin de una fila y una columna Devuelve una referencia especificada
BUSCAR: La funcin BUSCAR devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o de una matriz. La funcin BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la matricial. Para que la funcin BUSCAR funcione correctamente, los datos en los que se realiza la bsqueda se deben colocar en orden ascendente. Tambin se puede usar la funcin BUSCAR como alternativa para la funcin SI para crear pruebas o pruebas que excedan el lmite de funciones anidadas. Vea los ejemplos de la forma matricial.
=BUSCAR(valor_buscado, vector_de_comparacin, [vector_resultado])

En donde;
61
Microsoft Excel 2010 Valor_buscado: Valor que busca la funcin BUSCAR en el primer vector. Valor_buscado puede ser un nmero, texto, un valor lgico o un nombre de referencia que se refiere a un valor. Vector_de_Comparacion: Rango que slo contiene una fila o una columna. Los valores del vector_de_comparacin pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Los valores del vector_de_comparacin se deben colocar en orden ascendente: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente. vector_resultado: Rango que solo incluye una fila o una columna. El argumento vector_resultado debe tener el mismo tamao que vector_de_comparacin. Por ejemplo, de una base de datos con cientos de productos es deseable buscar el precio de un producto a partir del cdigo del mismo.
CODIGO PRECIO AC111 AX121 BX131 EF001 GR452 C$ 1,083.00 C$ 1,093.00 BUSCAR("BX131",A2:A6,B2:B6) C$ 904.00 C$ 1,426.00 C$ 1,918.00
BUSCARV: Puede usar la funcin BUSCARV para buscar la primera columna de un rango de celdas y, a continuacin, devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango. NOTA: En Excel 2007 y versiones anteriores la funcin es conocida como BUSCARV, en Excel 2010 esta funcin fue renombrada a CONSULTAV, sin embargo debido a confusiones entre los usuarios del mismo, la funcin sufri un cambio de nombre con la primera actualizacin de Office y nuevamente es conocida como BUSCARV. La V de CONSULTAV significa vertical. Use BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar: =BUSCARV(valor_buscado,matriz_de_busqueda,indicador_de_columna_ordenado) En donde;
62
Microsoft Excel 2010 Valor_buscado: Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si el valor que proporcione para el argumento valor_buscado es inferior al menor valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A. Matriz_buscar_en: El rango de celdas que contiene los datos. Puede usar una referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y minsculas del texto son equivalentes. Indicador_de_columna: Un nmero de columna del argumento matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Ordenado: Un valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada. Si ordenado se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o aproximada. Si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en que coinciden con el argumento valor_bsqueda, se usar el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolver el valor de error #N/A. Basado en el mismo ejemplo anterior, utilizando ahora la funcin BUSCARV, buscar el precio de un producto a partir del cdigo del mismo.
CODIGO PRECIO AC111 AX121 BX131 EF001 GR452 C$ 1,083.00 C$ 1,093.00 BUSCARV("BX131",A2:B6,3,FALSO) C$ 904.00 C$ 1,426.00 C$ 1,918.00
Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en, asegrese de que los datos de la primera columna de matriz_buscar_en no tienen espacios al principio ni al final,
63
Microsoft Excel 2010 de que no hay un uso incoherente de las comillas rectas ( ' o " ) ni tip ogrficas ( o ) y de que no hay caracteres no imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede devolver un valor inesperado o incorrecto. Si ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden usar los caracteres comodn de signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El signo de interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogacin o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carcter. INDICE Y COINCIDIR: Puede utilizar juntas las funciones INDICE y COINCIDIR para obtener los mismos resultados que si utiliza BUSCAR o BUSCARV. A continuacin se muestra un ejemplo de la sintaxis que combina INDICE y COINCIDIR para producir los mismos resultados que BUSCAR y BUSCARV en los ejemplos anteriores:
=INDICE(Matriz_buscar_en,COINCIDIR(Valor_buscado,Matriz_buscada,0),Indicador_columnas)
Por ejemplo, la frmula presentada en la tabla siguiente busca la edad de Mara: NOMBRE Diego Antonio Mara Arturo DEPARTAMENTO Managua Rivas Jinotega Ocotal EDAD 28 19 22 29
=INDICE(A2:C5,COINCIDIR(Maria,A2:A5,0),3)
DESREF Y COINCIDIR: Puede utilizar juntas las funciones DESREF y COINCIDIR para producir los mismos resultados que con las funciones del ejemplo anterior. A continuacin se muestra un ejemplo de la sintaxis que combina DESREF y COINCIDIR para producir los mismos resultados que BUSCAR y BUSCARV:
=DESREF(celdaSuperior,COINCIDIR(Valor_buscado,Matriz_buscada,0),columnaDesplazamiento)
Por ejemplo, la frmula presentada en la tabla siguiente busca la edad de Diego: NOMBRE Diego Antonio Mara Arturo DEPARTAMENTO Managua Rivas Jinotega Ocotal EDAD 28 19 22 29
=DESREF(A1;COINCIDIR("DIEGO";A2:A5;0);2)
64
4.6 Auditoria de Formulas

Las frmulas en ocasiones, pueden producir valores de error adems de devolver resultados inesperados. A continuacin, se muestran algunas herramientas que puede usar para buscar e investigar las causas de estos errores y determinar soluciones.
Rastrear precedentes Precedentes son celdas que afectan el valor de la celda inspeccionada. Celdas a las que se hace referencia mediante una frmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula =B5, la celda B5 es la celda precedente a D10. Celdas dependientes Las celdas dependientes contienen frmulas que hacen referencia a otras celdas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula = B5, la celda D10 es dependiente de la celda B5. Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas que causan errores. Si se hace referencia a la celda seleccionada desde una celda de otra hoja de clculo o libro, una flecha negra sealar desde la celda seleccionada a un icono de una hoja de clculo. El otro libro deber estar abierto antes de que Excel pueda rastrear estas dependencias. Mostrar Formulas En numerosas ocasiones hemos tenido la necesidad de ver la frmula o funcin con la que estamos trabajando para tener una visin ms clara del calculo que estemos ejecutando. Comprobacin de errores Al igual que un corrector ortogrfico, que comprueba los datos que se escriben en las celdas para ver si contienen errores, se pueden implementar determinadas reglas para comprobar si hay errores en las frmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de clculo no tenga ningn error, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores ms comunes. Todas ellas se pueden activar y desactivar individualmente. Los errores se pueden sealar y corregir de dos formas: de uno en uno, como con el corrector ortogrfico, o inmediatamente a medida que se produzcan en la hoja de clculo en la que trabaja. En ambos casos, cuando se detecta un error, aparece un tringulo en la esquina superior izquierda de la celda. En Excel existen siete resultados de error:
65
Microsoft Excel 2010 #N/A! Este error se produce cuando una frmula de bsqueda o referencia no encuentra ninguna coincidencia exacta en la correspondiente matriz de bsqueda. Significa que el valor buscado no existe en la matriz de bsqueda. #REF! Este tipo de error surge cuando tenemos una referencia de celda invlida en la frmula. Por ejemplo, en la frmula: =BUSCARV("mi_string",A2:B8,3,FALSO), obtenemos #REF! ya que no podemos buscar en la tercera columna de una matriz que solo tiene dos columnas. #NUMERO! Este se produce cuando ingresamos algn valor no numrico como un argumento de funcin que Excel espera que sea argumento numrico (o una referencia a un valor numrico). Otra posibilidad es ingresar un nmero invlido, como uno negativo cuando se espera uno positivo, o un 2 cuando el argumento solo admite 0 1. La frmula =COINCIDIR(123, B1:B10,3) devuelve #NUM!, ya que el ltimo argumento de COINCIDIR solo puede ser -1, 0 1. #NOMBRE! Este error lo obtenemos cuando escribimos mal el nombre de alguna funcin. Tambin puede surgir cuando utilizamos alguna funcin personalizada y tenemos deshabilitadas las macros o el complemento correspondiente. Otra situacin que dispara este error es el escribir mal el nombre de algn rango nombrado. La frmula =SUMAR.SI(A2:A10,"criterio",C2:C10) devuelve #NOMBRE! porque la funcin SUMARSI no existe (ms bien est mal escrita. Lo correcto es SUMAR.SI). Finalmente puede suceder tambin que no utilizamos comillas al ingresar un argumento de texto. #DIV/0! Se produce al hacer una divisin por cero, o bien, por una referencia a un cero. #VALOR! Similar a #NUMERO!, lo obtenemos cuando el tipo de argumento solicitado por la funcin, es distinto al ingresado por el usuario. Por ejemplo, al ingresar un argumento lgico cuando la funcin requiere un rango, o un nmero cuando la funcin espera texto. #NULO! Este es muy poco frecuente. Una frmula devolver #NULO! cuando la celda de interseccin de dos rangos, no existe. En Excel, el operador de interseccin es un espacio en blanco. Por tanto, la frmula =A2:D2 J1:J10, devuelve #NULO! ya
66
Microsoft Excel 2010 que los rangos A2:D2 y J1:J10 no se intersectan en ningn punto. En cambio, =A2:D2 C1:C10 devuelve C2, celda comn a ambos rangos. A menudo sucede que una celda de error est correctamente escrita pero, al hacer referencia a un resultado de error, refleja este resultado. Para saber cul es la celda exacta que est generando el error, podemos ejecutar (previa seleccin de la celda con error) Herramientas - Auditora de frmulas - Rastrear error. Excel sealar con una lnea roja la celda que est produciendo el error. Otro error comn es cuando la celda aparece llena de smbolos #. Esto se debe a que la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar el resultado o bien, cuando contiene una fecha invlida. Evaluar Formulas Permite calcular el total de una frmula obteniendo el resultado de cada una de sus partes paso a paso. Esto nos ayudar a detectar fcilmente cualquier problema en nuestras frmulas. Lo primero que debes hacer es seleccionar la celda que contiene la frmula que deseas evaluar y posteriormente hacer clic sobre el botn Evaluar frmula.

A. Conociendo las ventajas que brinda Excel con el uso de formulas y funciones, la librera y biblioteca El Bho Lector requiere obtener cierta informacin de su base de libros con el uso de formulas y funciones. i. Haciendo uso de funciones matriciales calcule: El precio de alquiler de un libro, tomando en cuenta que dicho precio equivale al 15% del Costo. El Precio de Venta de cada libro, el cual equivale a 25% ms del costo del libro. Un descuento de 5% sobre el precio.
ii.
Compruebe el uso de las formulas SI. Si un libro cuesta C$ 250 o mas, imprima CARO, si el costo es menor imprima BARATO. Si un libro se encuentra en la Categora CUENTOS o RELATOS FANTASTICOS, imprima INFANTILES, sino imprima MAYORES DE 12.
67
Microsoft Excel 2010 Si un Autor a escrito menos de 3 libros, imprima NOVATO, si ha escrito menos de 5 imprime INTERMEDIO, si ha escrito mas de 5 imprime EXPERTO. iii. Combinando funciones matriciales y funcin SI. Calcule el precio Promedio de costo de los libros de Ciencia Ficcin. Compruebe el uso de las funciones de Bases de Datos. Busque el libro mas reciente escrito por STEPHEN KING. Muestre el libro de PROSA, mas barato de la librera. Cuente la cantidad de libros escritos en USA, ARGENTINA y ESPAA. Compruebe el uso de las funciones de Bsqueda. El ao de publicacin del libro: CEREBRO. El costo asignado al libro: LA MUJER ENMASCARADA. En una nueva columna copie la editorial asociada a cada pas, de acuerdo a la tabla de Editoriales.
iv.
v.
B. GMM esta utilizando al mximo la hoja de Microsoft Excel para la gestin de sus deudores y quieren realizar lo siguiente: i. En una nueva columna aplique y refleje un descuento de 20% a las facturas de las personas con una deuda inferior a C$1000 y cuyo mes de deuda sea Junio. ii. iii. Calcule el nuevo total de la deuda utilizando Matrices (SALDO DESCUENTO). Suponiendo que se recupera todo el monto de la deuda, calcule el monto recuperado por cada Gestor. Realice una hoja de bsqueda de datos que ayuda a encontrar a los clientes deudores y su informacin con solo digitar el numero de telfono
iv.
C. Doodle Co. Y su equipo de trabajo a depurado un total de 200 encuestas de opinin, sobre la satisfaccin del cliente en cuanto a una empresa de servicios, ahora es momento de que los datos sean analizados, para lo cual ser necesario utilizar funciones y formulas: i. Para cada pregunta de la encuesta, realice un consolidado de la informacin contestada.
68
Microsoft Excel 2010 ii. iii. Realice un cruce de variables para poder conocer las respuestas de diferentes sectores de la poblacin (apyese en la Hoja 3). Haga uso de Formato Condicional para poder identificar incoherencias en las respuestas (es necesario utilizar la sexta regla del formato condicional).
69
Capitulo 5:
GRAFICOS Y SUBTOTALES
Un grfico es la representacin visual de los datos. Al usar elementos como columnas (en un grfico de columnas) o lneas (en un grfico de lneas), el grfico muestra series de datos numricos en un formato grfico. El formato grfico de un grfico facilita la comprensin de grandes cantidades de datos y la relacin entre diferentes series de datos. Un grfico tambin puede mostrar las ideas generales para que pueda analizar sus datos y buscar tendencias importantes. Como insertar un Grfico 1. Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita. 2. En la pestaa Insertar, en el grupo Grficos, haga clic en el tipo de grfico que desea usar y luego haga clic en un subtipo de grfico.
Para ver todos los tipos de grfico disponibles, haga clic en para iniciar el cuadro de dilogo Insertar grfico y, a continuacin, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de grfico
Cuando coloca el puntero del mouse sobre algn tipo de grfico, aparece la informacin en pantalla con el nombre
70
Microsoft Excel 2010 3. Use las Herramientas de grficos para agregar elementos de grficos como ttulos y etiquetas de datos, y para modificar el diseo, la presentacin o el formato del grfico.
Cada Grafico esta compuesto de diferentes partes, las cuales son editables de manera independiente o conjunta en dependencia del tipo de Grafico y el Formato que posee el mismo. La imagen siguiente ilustra las partes del grafico:
Eje Vertical Primario Eje Vertical Secundario
Titulo del Grfico
Imagen
Leyenda
Eje Horizontal
rea del Grafico
5.1 Tipos de Grficos

A. Grficos de Columnas En un grfico de columnas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo. Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos en un perodo de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. En los grficos de columnas, las categoras normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Los grficos de columnas tienen los siguientes subtipos de grfico:
71
Columnas agrupadas: Los grficos de columnas agrupadas comparan valores entre categoras. Un grfico de columnas agrupadas muestra valores en rectngulos verticales en 2D. Puede utilizar un tipo de grfico de columna agrupada cuando tiene categoras que representan: Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos). Disposiciones de escala especficas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo). Nombres que no se encuentran en ningn orden especfico (por ejemplo, nombres de artculos, nombres geogrficos o los nombres de personas).
Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D: Los grficos de columnas apiladas muestran la relacin de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribucin de cada valor con un total entre categoras. Un grfico de columnas apiladas muestra los valores en rectngulos apilados verticales en 2D. Un grfico de columnas apiladas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).
Columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D: Los grficos de columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D comparan el porcentaje con que contribuye cada valor a un total de categoras. Un grfico de columnas 100% apiladas muestra valores en rectngulos verticales 100% apilados en 2D. Un grfico de columnas 100% apiladas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad). Puede utilizar un grfico de columnas 100% apiladas cuando tenga dos o
72
Microsoft Excel 2010 ms series de datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente si el total es el mismo para cada categora.
Columnas 3D: Los grficos de columnas 3D utilizan tres ejes que se pueden modificar (un eje horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos en los ejes horizontal y de profundidad. Puede utilizar un grfico de columnas 3D cuando desee comparar del mismo modo datos entre categoras y entre series, ya que este tipo de grfico muestra categoras a lo largo de los ejes horizontales y de profundidad, mientras que el eje vertical muestra los valores.
Cilindro, cono y pirmide: Los grficos de cilindros, conos y pirmides estn disponibles en los mismos tipos de grficos agrupados, apilados, 100% apilados y en 3D proporcionados para grficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos de la misma manera. La nica diferencia es que estos tipos de grficos muestran formas de cilindro, cono y pirmide en lugar de rectngulos.
73
Microsoft Excel 2010 B. Grficos de Lneas En un grfico de lneas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo. Los grficos de lneas pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala comn y, por tanto, son idneos para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un grfico de lneas, los datos de categora se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical. Use un grfico de lneas si las etiquetas de categoras son texto, y representan valores que estn separados uniformemente entre s, por ejemplo meses, trimestres o ejercicios fiscales. Este tipo de grfico es vlido especialmente si hay ms de una serie: si slo hay una, se recomienda utilizar un grfico de dispersin. Utilice tambin un grfico de lneas si tiene etiquetas numricas con valores separados uniformemente entre s, especialmente aos. Si tiene ms de diez etiquetas numricas, utilice en su lugar un grfico de dispersin. Los grficos de lneas tienen los siguientes subtipos de grfico: Lnea y lnea con marcadores: Ya sea que se muestren con marcadores (para indicar valores de datos individuales) o sin ellos, los grficos de lneas son tiles para mostrar tendencias en el tiempo o categoras ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden en que se presentan es importante. Si hay muchas categoras o los valores son aproximados, utilice un grfico de lneas sin marcadores.
Lnea apilada y lnea apilada con marcadores: Tanto si se muestran con marcadores (para indicar valores de datos individuales) como sin ellos, los grficos de lneas apiladas permiten mostrar la tendencia de la contribucin que hace cada valor a lo largo del tiempo o categoras ordenadas.
74
Microsoft Excel 2010 Lnea 100% apilada y lnea 100% apilada con marcadores: Ya sea que se muestren con marcadores (para indicar valores de datos individuales) o sin ellos, los grficos de lneas 100% apiladas son tiles para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el tiempo o categoras ordenadas. Si hay muchas categoras o los valores son aproximados, use un grfico de lneas 100% apiladas sin marcadores.
Lneas 3D: Los grficos de lneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una cinta de opciones 3D. Un grfico de lneas 3D tiene ejes horizontal, vertical y de profundidad que puede modificar.
C. Grficos Circulares En un grfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de clculo. Los grficos circulares muestran el tamao de los elementos de una serie de datos en proporcin a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un grfico circular se muestran como porcentajes del total del grfico circular. Piense en utilizar un grfico circular cuando: Slo tenga una serie de datos que desee trazar. Ninguno de los valores que desea trazar son negativos. Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero. No tiene ms de siete categoras. Las categoras representan partes de todo el grfico circular.
75
Microsoft Excel 2010 Circular y circular en 3D: Los grficos circulares muestran la contribucin de cada valor a un total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente sectores de un grfico circular para destacarlos.
Circular con su grfico circular y circular con su grfico de barras: Los grficos circulares con su grfico circular o su grfico de barras son grficos circulares con valores definidos por el usuario que se extraen del grfico circular principal y se combinan en un grfico secundario, circular o de barras apiladas. Estos tipos de grficos son tiles cuando desea que los sectores pequeos del grfico circular principal se distingan ms fcilmente.
Circular seccionado y circular seccionado en 3D: Los grficos circulares seccionados muestran la contribucin de cada valor a un total, al mismo tiempo que destacan valores individuales. Los grficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D. Puede cambiar la configuracin de la divisin en secciones para todos los sectores por separado y en conjunto, pero no puede mover manualmente los sectores de un grfico circular seccionado.
D. Grficos de Barras En un grfico de barras se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo. Los grficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales. Piense en utilizar un grfico de barras cuando:
76
Microsoft Excel 2010 Las etiquetas de eje son largas. Los valores que se muestran son duraciones.
Los grficos de barras presentan los datos de la misma manera que lo hacen los grficos de columnas, con la diferencia que el primero lo hace de manera horizontal.
E. Grficos de rea En un grfico de rea se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo. Los grficos de rea destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para enfocar la atencin en el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un grfico de rea para destacar el beneficio total. Al mostrar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de las partes con un todo. Los grficos de rea tienen los siguientes subtipos de grfico: reas en 2D y 3D: Independientemente de que se presenten en 2D o en 3D, los grficos de reas muestran la tendencia de los valores en el tiempo u otros datos de categora. Los grficos de reas 3D usan tres ejes (horizontal, vertical y profundidad) que se pueden modificar. Como norma, considere la posibilidad de usar un grfico de lneas en lugar de un grfico de reas no apilado, ya que los datos de una serie pueden quedar ocultos por los de otra.
77
Microsoft Excel 2010 reas apiladas y reas apiladas en 3D: Los grficos de reas apiladas muestran la tendencia de la contribucin de cada valor a lo largo del tiempo u otros datos de categora. Un grfico de reas apiladas en 3D se presenta de la misma forma, aunque utiliza una perspectiva 3D. Una perspectiva 3D no es un verdadero grfico 3D: no se emplea un tercer eje de valores (eje de profundidad).
reas 100% apiladas y reas 100% apiladas en 3D: Los grficos de reas 100% apiladas muestran la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye a lo largo del tiempo u otros datos de categora. Un grfico de reas 100% apiladas en 3D se presenta de la misma forma, pero utiliza una perspectiva 3D. Una perspectiva 3D no es un verdadero grfico 3D: no se emplea un tercer eje de valores (eje de profundidad)
F. Grficos de Tipo XY (Dispersin) En un grfico de tipo XY se pueden trazar datos organizados en columnas y filas de una hoja de clculo. Los grficos de dispersin muestran la relacin entre los valores numricos de varias series de datos o trazan dos grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY. Un grfico de dispersin tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto de datos numricos en el eje horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y). Combina estos valores en puntos de datos nicos y los muestra en intervalos irregulares o agrupaciones. Los grficos de
78
Microsoft Excel 2010 dispersin se utilizan por lo general para mostrar y comparar valores numricos, por ejemplo datos cientficos, estadsticos y de ingeniera, estos son tiles cuando: Desea cambiar la escala del eje horizontal. Desea convertir dicho eje en una escala logartmica. Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes. Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal. Desea mostrar eficazmente datos de hoja de clculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un grfico de dispersin para revelar ms informacin acerca de los valores agrupados. Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos. Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo: cuantos ms datos incluya en un grfico de dispersin, mejores sern las comparaciones que podr realizar.
G. Grficos de Cotizaciones En un grfico de cotizaciones se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden especfico en una hoja de clculo. Como su nombre indica, un grfico de cotizaciones se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuacin de los precios de las acciones. Sin embargo, este grfico tambin se puede utilizar con datos cientficos. Por ejemplo, podra utilizar un grfico de cotizaciones para indicar la fluctuacin de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden correcto para crear grficos de cotizaciones. La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en la hoja de clculo es muy importante. Por ejemplo, para crear un grfico sencillo de cotizaciones de mximos, mnimos y cierre, debera organizar los datos en columnas, con Mximos, Mnimos y Cierre como encabezados de columnas en ese orden.
79

Mes ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO Mximo 16.54 28.50 16.75 14.71 17.56 Mnimo 24.81 37.00 14.25 11.77 21.07 Cierre 17.06 32.45 15.84 11.89 18.66
$ $ $ $ $
$ $ $ $ $
C$ C$ C$ C$ C$
H. Grficos de Superficie En un grfico de superficie se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo. Un grfico de superficie es til cuando busca combinaciones ptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topogrfico, los colores y las tramas indican reas que estn en el mismo rango de valores. Puede utilizar un grfico de superficie cuando ambas categoras y series de datos sean valores numricos. Los grficos de superficie tienen los siguientes subtipos de grfico: Superficie 3D: Los grficos de superficie 3D muestran las tendencias de los valores a travs de dos dimensiones en una curva continua. Las bandas de color de un grfico de superficie no representan las series de datos, sino la diferencia entre los valores. Este grfico muestra una vista en 3D de los datos, que se puede imaginar como una hoja de goma estirada sobre un grfico de columnas 3D. Se suele utilizar para mostrar relaciones entre grandes cantidades de datos que, de otra forma, podran resultar difciles de ver.
80
Contorno: Los grficos de contorno son grficos de superficie vistos desde arriba, algo parecido a los mapas topogrficos 2D. En un grfico de contorno, las bandas de color representan rangos concretos de valores. Las lneas de un grfico de contorno conectan puntos interpolados de igual valor. I. Grficos de Anillos En un grfico de anillos se pueden representar datos organizados nicamente en columnas o en filas de una hoja de clculo. Al igual que un grfico circular, un grfico de anillos muestra la relacin de las partes con un todo pero puede contener ms de una serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un grfico. Cada serie de datos de un grfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del grfico. Puede trazar una o ms series de datos en un grfico. Los grficos circulares slo tienen una serie de datos.).
J. Grficos de Burbujas En un grfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de clculo en la que los valores x se muestran en la primera columna mientras que los valores y correspondientes y los valores de tamao de burbuja se muestran en columnas adyacentes.
81
Microsoft Excel 2010 K. Grficos Radiales Los datos organizados en columnas o filas en una hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.) se pueden representar en un grfico radial. Los grficos radiales comparan los valores agregados de varias series de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un grfico. Cada serie de datos de un grfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del grfico. Puede trazar una o ms series de datos en un grfico. Los grficos circulares slo tienen una serie de datos.).
5.2 El eje secundario

Cuando los valores de un grfico 2D varan considerablemente entre las distintas series de datos o cuando hay tipos de datos mixtos (como precio o volumen), puede trazar una o varias series de datos en un eje vertical secundario. La escala del eje vertical secundario refleja los valores de las series de datos asociadas. Despus de agregar un eje vertical secundario a un grfico 2D, puede agregar tambin un eje horizontal (categoras) secundario, que puede resultar til en un grfico XY (de dispersin) o de burbujas. Para diferenciar las series de datos que se trazan a lo largo del eje secundario, puede cambiar el tipo de grfico. Por ejemplo, en un grfico de columnas, puede cambiar la serie de datos del eje secundario a un grfico de lneas. Para insertar un eje secundario en un grfico, Haga clic en el grfico. Se mostrarn las Herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato.
82
Microsoft Excel 2010 En la ficha Formato en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin. En la categora Opciones de serie, en Trazar serie en, haga clic en Eje secundario y luego en Cerrar.
5.3 Lneas de Tendencia

Las lneas de tendencia se usan para mostrar de forma grfica las tendencias de los datos y para ayudar a analizar los problemas de las previsiones. Tal anlisis tambin se denomina anlisis de regresin. Mediante el anlisis de regresin, se puede extender una lnea de tendencia en un grfico ms all de los datos en s para prever los valores futuros. Por ejemplo, el siguiente grfico usa una simple lnea de tendencia lineal que ofrece pronsticos de dos trimestres futuros para mostrar claramente una tendencia hacia las ganancias en aumento. Se puede agregar una lnea de tendencia o una media mvil a cualquier serie de datos de un grfico sin apilar 2D, de reas, de barras, de columnas, de lneas, de cotizaciones, de burbujas o XY (de dispersin). Una lnea de tendencia siempre est asociada a una serie de datos, pero no representa los datos de esa serie de datos. En cambio, una lnea de tendencia se utiliza para mostrar tendencias en los datos existentes o pronsticos de datos futuros. NOTA No se puede agregar una lnea de tendencia a una serie de datos en un grfico apilado, 3D, radial, circular, de superficie o de anillos.
Cuando desee agregar una lnea de tendencia a un grfico en Microsoft Office Excel, puede elegir cualquiera de estos seis tipos de tendencia o regresin diferentes: Lneas de tendencia lineales. Lneas de tendencia logartmicas. Lneas de tendencia poli nmicas. Lneas de tendencia de potencia. Lneas de tendencia exponenciales. Lneas de tendencia de media mvil.
83
Microsoft Excel 2010 Una lnea de tendencia es ms precisa cuando su valor R cuadrado es 1 o se aproxima a 1. Cuando ajusta una lnea de tendencia a sus datos, Excel calcula automticamente su valor R cuadrado. Si lo desea, se puede mostrar este valor en el grfico. Lneas De Tendencia Lineales Una lnea de tendencia lineal es una lnea recta de ajuste perfecto que se utiliza con conjuntos de datos lineales simples. Los datos son lineales si el patrn en sus puntos de datos se asemeja a una lnea. Una lnea de tendencia lineal frecuentemente muestra que hay algo que aumenta o disminuye a un ritmo constante. En el siguiente ejemplo, una lnea de tendencia lineal muestra que la venta de refrigeradores ha aumentado de forma regular durante un perodo de 13 aos. Observe que el valor R cuadrado es 0,979, lo cual representa un buen ajuste de la lnea en relacin con los datos. Lneas De Tendencia Logartmicas Una lnea de tendencia logartmica es una lnea curva de ajuste perfecto que se utiliza cuando la tasa de cambio de los datos aumenta o disminuye rpidamente y luego se nivela. Una lnea de tendencia logartmica puede utilizar valores tanto negativos como positivos. El siguiente ejemplo utiliza una lnea de tendencia logartmica para mostrar el crecimiento previsto en la poblacin animal de un rea especfica, donde la poblacin se nivel a medida que disminuy el espacio para los animales. Observe que el valor R cuadrado es 0,933, lo cual representa un buen ajuste de la lnea en relacin con los datos.
84
Microsoft Excel 2010 Lneas De Tendencia Poli nmicas Una lnea de tendencia poli nmica es una lnea curva que se usa cuando hay fluctuaciones de datos. Es til, por ejemplo, para analizar ganancias y prdidas en un gran conjunto de datos. El orden del polinomio se puede determinar por la cantidad de fluctuaciones en los datos o por la cantidad de ajustes (mximos y mnimos) que aparecen en la curva. Una lnea de tendencia poli nmica de segundo orden solamente suele poseer un mximo o mnimo. Una lnea de tendencia poli nmica de tercer orden generalmente posee uno o dos mximos o mnimos. Una lnea de tendencia de cuarto orden generalmente posee hasta tres mximos o mnimos. El siguiente ejemplo presenta una lnea de tendencia poli nmica de segundo orden (un mximo) para mostrar la relacin entre la velocidad y el consumo de combustible. Observe que el valor R cuadrado es 0,979, lo cual representa un buen ajuste de la lnea en relacin con los datos. Lneas De Tendencia De Potencia Una lnea de tendencia de potencia es una lnea curva que se utiliza con conjuntos de datos que comparan medidas que aumentan a un ritmo especfico, por ejemplo, la aceleracin de un automvil en intervalos de 1 segundo. No se puede crear una lnea de tendencia de potencia si los datos contienen valores negativos o si no contienen valores. En el siguiente ejemplo, los datos de aceleracin se muestran al trazar la distancia en metros por segundos. Claramente, la lnea de tendencia de potencia demuestra una aceleracin en aumento. Observe que el valor R cuadrado es 0,986, lo cual representa un ajuste casi perfecto de la lnea en relacin con los datos.
85
Microsoft Excel 2010 Lneas De Tendencia Exponenciales Una lnea de tendencia exponencial es una lnea curva que se utiliza cuando los valores de datos suben o bajan segn tasas en aumento constante. No se puede crear una lnea de tendencia exponencial si los datos contienen valores negativos o si no contienen valores. En el siguiente ejemplo, se utiliza una lnea de tendencia exponencial para mostrar la cantidad de carbono 14 en disminucin en un objeto a medida que pasa el tiempo. Observe que el valor de R cuadrado es 0,990, lo cual significa que la lnea se ajusta casi perfectamente a los datos. Lneas De Tendencia De Media Mvil Una lnea de tendencia de media mvil suaviza las fluctuaciones de los datos para mostrar con ms claridad un patrn o una tendencia. Una media mvil utiliza una cantidad especfica de puntos de datos (establecidos por la opcin Perodo), los promedia y utiliza el valor promedio como un punto en la lnea. Por ejemplo, siPerodo se establece en 2, el promedio de los dos primeros puntos de datos se utiliza como el primer punto en la lnea de tendencia de media mvil. El promedio del segundo y tercer punto de datos se utiliza como el segundo punto de la lnea de tendencia, etc. En el ejemplo, una lnea de tendencia de media mvil muestra un patrn en la cantidad de viviendas que se vendieron en un perodo de 26 semanas.
86
5.4 Subtotales
Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Despus pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros. Si los datos no estn organizados en una lista, o si slo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automticos. NOTA: Los subtotales no pueden ser trabajados en una Tabla de Excel, por lo cual primeramente deber de convertir su tabla a rango.
Excel calcula los subtotales con una funcin de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con ms de un tipo de clculo a la vez. Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la funcin de resumen Promedio, la fila Total general mostrar el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. Con esto Excel actualizar automticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.
5.5 Cmo se insertan los subtotales?

1. Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular contiene un rtulo en la primera fila, contiene valores similares, no hay filas en blanco y los datos estn ordenados. 2. En el men Datos, haga clic en Subtotales. 3. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. 4. En el cuadro Usar funcin, haga clic en la funcin de resumen que desee utilizar para calcular los subtotales. 5. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificacin de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. 6. Haga clic en Aceptar. Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar ms subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales.
87

A. Realice un grafico apropiado para cada pregunta del formulario de informacin. Con el fin de no tomar ms tiempo del necesario puede guardar el primer grafico como plantilla y hacer uso del mismo en las siguientes preguntas del formulario. Haga uso de los grficos correspondientes para cada pregunta.
B. En la hoja denominada Subtotal, agregue un resumen por subtotales a los campos de: a. Subtotal de Suma a la cantidad disponible de los libros por cada Categora en la librera. b. Incorpore un sub sub total de Promedio al Costo de los libros de acuerdo al pas de procedencia.
C. Con l informacin de los deudores de GMM, agregue u grafico dinmico (creado a partir de una tabla dinmica), que le permita comparar el monto a recuperar de cada uno de los gestores. Utilice el grafico mas apropiado para ello.
88
Capitulo 6:
IMPORTACION DE DATOS
En el mundo empresarial existen muchas herramientas informticas corporativas que son vendidas a granel o incluso existen herramientas de software diseadas al gusto y medida de las necesidades. Sin embargo, muchas de estas herramientas estn enmarcadas en un conjunto de datos ya establecidos o una serie de reportes fijos, que un usuario del sistema no podra cambiar con facilidad y para lo cual es necesaria la ayuda de un programador. En este aspecto Microsoft Excel ha desarrollado u conjunto de herramientas y tcnicas que permiten conectarse con bases de datos empresariales que han sido diseadas en otros sistemas de informacin y que exitosamente pueden ser llevadas a Excel. En esencia para importar datos externos a Excel disponemos bsicamente de dos opciones: Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicacin externa y pegarlos en una hoja de Excel. Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel. La primera opcin es la ms directa, pero tiene el contrapunto de ser ms laboriosa y tediosa, puesto que en ocasiones pueden existir conflictos con los formatos y signos decimales. El problema fundamental de la importacin de datos externos, es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicacin genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xls o .xlsx no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dnde estn las frmulas, qu formato esttico tiene el documento, etc. NOTA Al importar datos de una aplicacin es posible que algunas de las frmulas no se ajusten correctamente, que el formato no se ajuste al original o incluso que frmulas y funciones que no entiende no las copie. Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importacin y despus comprobar si todo ha salido correctamente.
6.1 Importacin desde Texto

Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Microsoft Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos. Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente: 1. Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carcter de tabulacin (el cdigo de carcter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto.
89
Microsoft Excel 2010 2. Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carcter de coma (,) separa normalmente cada campo de texto. Puede cambiar el carcter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operacin de importacin o de exportacin se realizar de la manera deseada Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un libro de Excel con el comando Abrir. Al abrir un archivo de texto en Excel, no cambia su formato: puede verlo en la barra de ttulo de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensin del nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt o .csv). I. II. III. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de dilogo Abrir. En la lista, seleccione Archivos de texto. Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en l.
Importar un archivo de texto conectndose a l Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de clculo existente como un rango de datos externos. A. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos del archivo de texto. B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto. C. Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en l. D. Elija el tipo de archivo que describa los datos con mayor precisin: a. Delimitados: Le indica que los datos de cada columna estn siendo separados por un carcter especial (coma, punto y coma, tabulacin, etc.) b. De ancho fijo: No existen separadores entre una columna y otra, simplemente cada columna mide un valor determinado y cada valor de la columna no es ms grande que el anterior.
90
E. Establezca los separadores de columnas:
Delimitado
De ancho fijo
F. Establecer el formato de los datos.
G. Clic en Finalizar.
91
6.2 Importacin desde la Web

En el amplio mundo del internet existen una serie de paginas o sitios web que han sido diseadas para poder visualizar informacin desde cualquier lugar bajo un esquema de diseado que se ha basado en Tablas; es decir que todo el contenido de un sitio web esta hecho con Tablas. Microsoft Excel cuenta con una herramienta especial para poder traer datos directamente desde internet, a travs de un navegador especial que forma parte de las herramientas del mismo; este navegador web tiene la particularidad de visualizar todas las tablas existentes en un sitio web a partir de check boxes que determinan el inicio de una tabla en el sitio web. Importar datos desde un sitio web Puede importar datos desde internet en una hoja de clculo siguiendo los pasos que a continuacin se detallan: A. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos. B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Web. C. Automticamente se abrir el navegador de Microsoft Excel, en donde en la parte superior deber colocar la direccin del sitio desde el cual extraer la informacin.
NOTA La importacin desde web nicamente trabaja con pginas web, usted no podr extraer informacin con archivos .pdf, aunque estos estn alojados en un sitio web.
92
Microsoft Excel 2010 D. Una vez que el sitio ha sido cargado completamente (el sitio se ha cargado completamente cuando logra observar flechas como esta ) debe seleccionar la informacin que es de su inters a travs de la seleccin de las tablas correspondientes (la informacin estar seleccionada correctamente cuando observe que la flecha ha cambiado por un smbolo similar a este )
E. Clic en el botn Importar.
6.3 Importacin desde Access

Microsoft Access es parte de la suite de herramientas de Office en la administracin de datos, diseado para la administracin de bases de datos empresariales o personales. Al ser parte de las herramientas de Office, es normal suponer que Excel cuente con un enlace directo para extraer datos desde una base de datos de Access. NOTA Una Base de Datos esta compuesta por varias tablas. Con la importacin de datos desde Access usted podr extraer nicamente los datos de una tabla y forzosamente tendr que visualizar todos los registros de la misma.
Importar datos desde una base de datos de Access A. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos. B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access.
93
C. Busque la base de datos que desea que desee importar y haga doble clic en l. D. Seleccione la Tabla de registros con la que desee trabajar y clic en Aceptar.
E. En la ventana que aparece seleccione Cmo desea ver los datos? Y el lugar donde los desea ubicar. Posteriormente clic en Aceptar.
NOTA El botn de Propiedades, establece caractersticas avanzadas para la Conexin de la Base de datos en cuanto a su Uso y Definicin. El uso esta orientado a establecer el control de actualizaciones, idiomas, etc. En la definicin usted podr ver el cdigo fuente generado automticamente para establecer la conexin entre Excel y la base de datos.
94
6.4 Microsoft Query

Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orgenes externos a otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query para recuperar datos de las bases de datos de los archivos corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. Tambin puede actualizar los informes y resmenes de Excel automticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con informacin nueva. Una vez establecido un origen de datos para una base de datos determinada, lo podr utilizar siempre que desee crear una consulta para seleccionar y recuperar los datos de esa base de datos, sin tener que volver a escribir toda la informacin de conexin. Query utiliza el origen de datos para conectarse con la base de datos externa y mostrar los datos que estn disponibles. Despus de crear la consulta y devolver los datos a Excel, Query recupera los datos y proporciona al libro de Excel la informacin de la consulta y de los datos de modo que pueda volverse a conectar con la base de datos cuando desee actualizar los datos. 6.4.1 La Base de Datos Una Base de Datos es una herramienta que almacena informacin o datos, permitindole crear, leer, editar y borrar informacin de alguna manera. Todo Software o programa utilizado a nivel empresarial para la manipulacin de datos (elaboracin de facturas, inventarios, administracin de recursos humanos, etc.) nicamente manipula informacin que se encuentra almacenada en una base de datos; es decir, el sistema se alimenta de la base de datos para poder mostrar la informacin de manera ordenada al usuario, en ningn momento el sistema guarda informacin si no existe una base de datos. Para poder importar datos a Microsoft Excel desde una Base de Datos, es necesario primeramente tener una Base de datos desde donde se puedan extraer los datos. Estas pueden encontrarse en diferentes formatos y en diferentes softwares administradores de BD: Microsoft Access. Sql Server. MySql. Oracle. Microsoft Excel (En Excel tambin pueden almacenarse datos). Archivos de texto plano (CSV o diseados en bloc de notas que han sido delimitados). Otros.
95
Microsoft Excel 2010 La incorporacin de datos a Excel a partir de otros programas es posible siempre y cuando los datos estn almacenados en Tablas, lo que hace fcil poder extraer informacin desde una Base de Datos, ya que estas se componen de una o ms Tablas que contienen informacin relacionada entre si. NOTA A diferencia de la Importacin de datos desde Access, en donde solamente incorporbamos datos de una Tabla y todos los datos de la misma, con Microsoft Query es posible combinar varias tablas para almacenar informacin mas completa, adems de permitir filtrar la informacin que contendr.
Microsoft Query trabaja las diferentes de la combinacin de diferentes Tablas. Una combinacin es una conexin entre dos tablas o mas donde estas se combinan segn un campo que tienen en comn, creando una nueva tabla virtual (que se puede guardar como una tabla real). Por Ejemplo: Tabla de Nombres Nombre Adn Acua Bertha Bez Camilo Castro Danilo Duarte Edad 28 aos 35 aos 18 aos 16 aos Cod. Departamento 2 3 1 5
Tabla de Departamentos Cod. Departamento 1 2 3 4 Departamento Managua Estel Madriz Nueva Segovia
Tabla Combinada Nombre Adn Acua Bertha Bez Camilo Castro Edad 28 aos 35 aos 18 aos Cod. Departamento 2 3 1 Departamento Estel Madriz Managua
96
Microsoft Excel 2010 6.4.2 El Archivo de Origen de Datos El origen de datos externos (en este caso la Base de Datos) se conecta al libro a travs de una conexin de datos, que es un conjunto de informacin que describe cmo localizar, iniciar una sesin, crear una consulta y tener acceso al origen de datos externo. Cuando se conecta a un origen de datos externos, tambin puede realizar una operacin de actualizacin para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, ver la versin ms reciente de los datos, incluidos los cambios realizados desde la ltima actualizacin; en otras palabras, el archivo de conexin de datos permite mantener un enlace entre Excel y la Base de Datos externa permitiendo actualizar los datos en Excel una vez que cambien los datos en la Base de Datos original. NOTA A travs de un archivo de conexin de datos el usuario evita la importacin continua de los datos a Excel cada vez que la base de datos es actualizada, puesto que los datos en Excel son actualizados con la Base de Datos, sin embargo si usted realiza cambios en los datos de la Hoja de Excel, esto no afectara los registros de su Base de Datos original.
Para lograr la Importacin de Datos con Microsoft Query es necesario contar con un archivo de conexin de datos lo cual realizara con los pasos siguientes: 1. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos. 2. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otras fuentes. De la Lista de opciones que se ha desplegado, seleccione la opcin denominada Desde Microsoft Query. 3. Elija el origen de Datos para establecer la conexin, seleccionando la opcin <Nuevo Origen de Datos> y clic en Aceptar.
97
4. Escribir un nombre para el origen de Datos, el cual puede ser cualquiera de su eleccin y que le ayude a identificar que datos son los que extrae de a BD.
5. En dependencia del tipo de Base de Datos con la que se desea conectar usted deber seleccionar el controlador o extensin de la Base de Datos.
6. Seleccione el botn Conectar, en donde deber seleccionar la ubicacin de la Base de Datos con la que se desea conectar. Aparecer una ventana que cambiara en dependencia del tipo de controlador que ha elegido. La imagen situada a su izquierda corresponde a la ventana para una Base de Datos de Access y a la derecha una ventana para una Base de Datos de Sql Server.
98
En cualquier ventana que aparezca debe seleccionar la ubicacin de la Base de Datos correspondiente del lugar correspondiente. 7. Clic en Aceptar.
Podr Observar que su nuevo archivo de conexin de datos ha sido creado, puesto que ser visible en la ventana de Eleccin del Origen de Datos.
6.4.3 Microsoft Query Para poder entrar a Microsoft Query debe cerciorarse en deshabilitar la opcin de Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas, de la ventana de Eleccin del Origen de Datos. Una vez deshabilitada seleccione el origen de Datos y clic en Aceptar.
99
Microsoft Excel 2010 Una vez en Microsoft Query usted deber cumplir con 4 pasos fundamentales para poder extraer los datos de manera exitosa: I. II. III. IV. Insertar Tablas de la Base de Datos. Combinar Tablas. Agregar Registros. Establecer los criterios.
A continuacin se detallan los procesos de cada uno de los anteriores: I. Insertar las Tablas:
Una vez seleccionado el origen de datos, aparecer una ventana que contendr las diferentes Tablas existentes en la Base de Datos. Seleccione las Tablas a partir de las cuales desea incorporar los datos presionando doble clic sobre cada una de ellas o posicionando el cursor sobre la Tabla de Inters y presionando el botn Agregar. Cada una de las tablas que seleccione contiene informacin en particular de su inters, no es necesario agregar tablas que no contienen informacin relevante para usted, esto hace que la informacin contenida en su consulta sea exclusiva para el trabajo que la necesite. Una vez que agrego todas las Tablas de inters seleccione el botn cerrar. Podr observar como cada una de las Tablas se han agregado al entorno de Microsoft Query una a una. En caso de haber incluido una Tabla no deseada podr eliminarla seleccionando la misma y dando en clic en el men Tabla --Quitar Tabla. As mismo si ha olvidado alguna Tabla seleccione el men Tabla --- Agregar Tablas..., esto desplegara nuevamente la ventana para Agregar Tablas. II. Combinar Tablas:
Como se menciono anteriormente, la combinacin de Tablas es la creacin de una nueva Tabla virtual a travs de la combinacin de dos o ms Tablas reales que tienen campos en comn. En el ejemplo de la imagen anterior se observa que al incorporar las tablas Productos y Grupos, automticamente existe una lnea que une a ambas.
100
Esto es posible cuando la Microsoft Query identifica que amabas tablas tienen campos que se llaman de la misma manera y que contienen el mismo tipo de informacin. NOTA El que dos tablas posean campos con el mismo nombre, no implica que sean campos en comn. Por Ejemplo:
Tabla de Empleados Cod Empleado FI1495 CO3256 VT8965 VT3625 Nombre Marcela Mora Casimiro Colon Rubn Raudez Zaida Zeledn Cargo Gerente Financiero Contador Vendedor Vendedor
Tabla de Ventas Factura 15689 15690 15691 15692 Monto C$ 4500 8900 1500 12400 Vendedor VT8965 VT3625 VT0645 VT8965
Las Tablas anteriores forman parte de una Base de Datos corporativa, la primera es utilizada por el departamento de Recursos Humanos y en la cual se registran todos los empleados de la corporacin. La segunda es usada por el rea de Ventas y en donde se registra cada venta realizada. Note que en la segunda tabla existe un campo llamado Vendedor que registra el cdigo del vendedor que realiza la venta, en esta tabla no es necesario escribir el nombre del empleado puesto que este ya existe en la Tabla de Empleados. Para lograr unir dos tablas basta con arrastrar los campos en comn de una tabla a la otra o bien auxiliarse con el men Tablas --- Uniones, en donde podr observar 3 diferentes tipos de uniones:
101
Microsoft Excel 2010 i. Incluir solo los registros de las tablas en donde los campos en comn sean iguales. Factura 15689 15690 15692 Monto C$ 4500 8900 12400 Vendedor VT8965 VT3625 VT8965 Nombre Rubn Raudez Zaida Zeledn Rubn Raudez Cargo Vendedor Vendedor Vendedor
ii.
Incluir todos los registros de la primera Tabla y solo los registros de la segunda tabla en donde los campos en comn sean iguales. Factura 15689 15690 15692 Monto C$ 4500 8900 12400 Vendedor VT8965 VT3625 VT8965 FI1495 CO3256 Nombre Rubn Raudez Zaida Zeledn Rubn Raudez Marcela Mora Casimiro Colon Cargo Vendedor Vendedor Vendedor Gerente Financiero Contador
iii.
Incluir todos los registros de la segunda Tabla y solo los registros de la primera tabla en donde los campos en comn sean iguales. Factura 15689 15690 15691 15692 Monto C$ 4500 8900 1500 12400 Vendedor VT8965 VT3625 VT0645 VT8965 Nombre Rubn Raudez Zaida Zeledn Rubn Raudez Cargo Vendedor Vendedor Vendedor
III.
Insertar las Tablas:
Las Tablas unidas ayudaran a conformar lo registros de la nueva tabla virtual que ser utilizada en los reportes de inters. En el men Registros --- Agregar Columnas, seleccione todos los campos que poseer su nueva Tabla. Cada vez que Micosoft Query accede a un campo de una Tabla determinada, este coloca primeramente el nombre de la Tabla, seguido por el nombre del campo (por ejemplo Empleados.Nombre, indica que se trabajara con la columna Nombre de la Tabla Empleados). En caso de seleccionar * antecedido por el nombre de una Tabla, indica que se agregaran todas las columnas de dicha Tabla.
102
Microsoft Excel 2010 El campo Titulo de la columna, hace referencia a un alias o apodo que podr colocar al encabezado de la tabla, en caso que el nombre inicia de la columna contenido en la tabla no refleje el contenido de la informacin bajo la misma (por ejemplo si el campo es llamado Grupo.NombreGrupo, un buen Titulo de columna seria Categora). Igualmente es posible agregar campos que contengan operaciones matemticas que consoliden informacin de un registro. IV. Insertar Criterios:
A travs los criterios es posible establecer restricciones a los registros que deseamos enviar a Excel, los cuales estn basados en la informacin de las tablas que han sido incorporadas en la creacin de su nueva tabla. Por ejemplo usted desea ver nicamente las facturas de un mes o un ao determinado. Los criterios son establecidos con ayuda del men criterios --- Agregar Criterios, en la ventana que aparece se ingresara el nombre del campo que servir como restriccin, un operador lgico que establezca la comparacin con el valor deseado (igual, menor, mayor, diferente, etc.) y el valor que debe cumplir el campo de inters. Cuando agrega el primer criterio, Microsoft Query deshabilita los botones de opcin Y & O que se encuentran en la parte superior izquierda, sin embargo despus de haber completado el primer criterio, estos botones estarn habilitados para su seleccin en donde el botn Y exigir que todos los criterio sean cumplidos, y la opcin O solamente indicara que se cumpla uno de todos los criterios. El botn de Valores facilitara el trabajo al momento de establecer el valor de restriccin, puesto que con l se visualizaran los diferentes valores del campo establecido, reduciendo los errores de digitacin. Una vez que se han agregado todos los criterios finalice Cierre la ventana de Criterios. 6.4.4 Regresar los Datos a Excel Uno de los principales objetivos de Microsoft Query es realizar consultas a una base de datos corporativa permitiendo llevar los resultados de la misma a Excel, en donde se realizaran os anlisis correspondientes de la informacin recopilada a travs de comandos, funciones y herramientas de Excel. Para devolver los datos a Excel seleccione la opcin Devolver datos a Microsoft Excel del men Archivo. En el libro de Excel aparece el cuadro de dialogo de importacin de datos en donde seleccionara la forma y el lugar en donde se colocaran los datos extrados desde Microsoft Query.
103

A. CA MART, un supermercado de nivel centroamericano necesita que realice un reporte de las ventas por Pas y mes, en una tabla y a travs de un grafico, y para lo cual han enviado por correo electrnico un archivo de texto delimitado por comas para que usted pueda importarlo a Excel.
B. Picsuca es una transnacional oriental, que esta dedicada a abrir negocios de diferente ndole y recientemente a contratado gran cantidad de personal, sin embargo esta bajo la sospecha que no esta pagando lo suficiente a sus trabajadores, por lo cual usted deber revisar los salarios de los empleados que se presentan en la tabla de personal y compararlos con la tabla de salarios mnimos que deber importar a Excel desde el sitio web http://www.leylaboral.com/Nicaragua/hotlinks/salariominimo.htm A travs de formato condicional, seale con color rojo todos aquellos empleados que se encuentran devengando un salario inferior al mnimo establecido por la ley. C. La Clnica La Esperanza registra la entrada de sus pacientes en un sistema automatizado, sin embargo dicho sistema no brinda la posibilidad de arrojar reportes de los mismos. Con ayuda de Microsoft Query enve a Excel la base de datos en una tabla que contenga: Fecha de Ingreso. Numero de planta. Costo del tratamiento. Das de Ingreso. Nombre del medico. Especialidad. Poblacin. Sexo. Nombre del Paciente.
104
Capitulo 7:
COMPLEMENTOS
Los complementos proporcionan comandos y funciones opcionales de Microsoft Excel. De forma predeterminada, los complementos no estn inmediatamente disponibles en Excel, por lo que primero es necesario instalar y, en algunos casos, activar estos complementos para poder usarlos. Algunos complementos estn integrados a Excel, como por ejemplo Solver y Herramientas para anlisis. Sin embargo, otros estn disponibles en el Centro de descarga de Office.com, y primero debe descargarlos e instalarlos. Tambin existen complementos creados por terceros, como por ejemplo, un programador de la organizacin o un proveedor de soluciones de software. Puede tratarse de complementos Modelo de objetos componentes (COM), complementos Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y complementos DLL, y tambin deben instalarse para poder usarlos. La mayora de los complementos se pueden clasificar en tres tipos: A. Complementos de Excel Estos suelen incluir archivos de complemento de Excel (.xlam), de complemento de Excel 97-2003 (.xla) o de complemento de DLL (.xll), o bien son complementos de automatizacin. Es posible que algunos complementos de Excel, como Solver y Herramientas para anlisis, estn disponibles despus de instalar Excel o Microsoft Office. Normalmente, para usar estos complementos slo ser necesario activarlos. B. Complementos que se pueden descargar Es posible descargar e instalar complementos adicionales para Excel desde Descargas en Office.com. Por ejemplo, se puede descargar e instalar la ficha Introduccin para Excel. Esta ficha contiene vnculos para enseanza, demostraciones y otro contenido para comenzar a usar Excel. Despus de instalar este complemento y reiniciar Excel, la ficha estar disponible en la cinta de opciones. Para quitar esta ficha y sus comandos de la cinta de opciones de Excel, debe desinstalar el programa mediante el Panel de control. C. Complementos personalizados Los programadores y los proveedores de soluciones generalmente disean complementos COM (Modelo de objetos componentes, de automatizacin, VBA y XLL personalizados. Es necesario instalar estos componentes para poder usarlos. Despus de instalar o activar un complemento, es posible que ste y sus comandos estn disponibles en una de las siguientes ubicaciones: Pestaa Datos. Despus de instalar y activar los complementos Herramientas para anlisis y Solver, los comandos de Anlisis de datos y Solver estarn disponibles en el grupo Anlisis.
105
Pestaa Frmulas. Despus instalar y activar las herramientas para el euro, los comandos Conversin para euro y Formato para el euro se muestran en el grupo Soluciones.
Ficha Complementos. Es posible agregar otros complementos a la ficha Complementos. Esta ficha se agrega a la cinta de opciones cuando se instala y activa el primer complemento que se muestra en la ficha Complementos. Si no puede ver la ficha Complementos, salga de Excel y reinicie el programa.
Para activar un complemento de Excel: 1. Haga clic en la pestaa Archivo, seleccione Opciones y, a continuacin, haga clic en la categora Complementos. 2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuacin, en Ir. Aparecer el cuadro de dilogo Complementos. 3. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificacin situada junto al complemento que desea activar y luego haga clic en Aceptar. 4. Si no puede encontrar el complemento que desea activar en el cuadro Complementos disponibles, es posible que deba instalarlo. Algunos complementos de Excel se ubican en el equipo y se pueden instalar o activar si se hace clic en Examinar (en el cuadro de dilogo Complementos) para ubicar el complemento, y luego en Aceptar. Algunos complementos de Excel requieren ejecutar un paquete de instalacin. Deber descargar o copiar el paquete de instalacin en el equipo (normalmente, un paquete de instalacin es un archivo con extensin de nombre .msi) y, a continuacin, ejecutarlo. Otros complementos que no estn disponibles en el equipo pueden descargarse e instalarse a travs de un explorador web desde Descargasen Office.com, desde otros sitios de Internet o desde un servidor de su organizacin. Siga las instrucciones de instalacin de la descarga segn sea necesario.
106

Curso de Excel Avanzado

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Curso de Excel Avanzado

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Universidad Nacional de Ingeniera

Programa de Administracin de Unidades de Servicios

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010 Contenido

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

1.1 Historia Y Versiones

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

1.2 Especificaciones, Lmites Y Problemas

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

1.3 Las Novedades De Excel 2010

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

1.4 Excel 2010 Vs Excel 2007

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

Incremento de las capacidades del formato condicional y los grficos dinmicos.

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Formulas en un Rango de Datos

Formulas en una Tabla de Excel

2.3 Tablas Dinmicas

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

ENCABEZADO DE COLUMNA Como?

ENCABEZA DO DE FILA Como?

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

2.4 Ejercicios Propuestos

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

EL FORMATO CONDICIONAL Y LA SEGURIDAD EN EXCEL 2010

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

Ing. Oscar Issac Prez Aruz

Microsoft Excel 2010

Total Ventas {=B2:C2B3:C3} {=B2:C2B3:C3} {=B2:C2*B3:C3}