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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Centros de Formacin. Profesional


CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES
Original

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Soporte Electrni co

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

+2

PROCESO: INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL


El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /INFORMES/Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).

104

INFORMES

08

Informes de Gestin
Informes Informes estratgicos para Proyeccin del Centro Informes Informes sobre vigilancia tecnolgica

X X

X X

Informes PROCESO: PLANEACIN ESTRATGICA

X X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /PLANES/Subserie/Tipos Documentales.

163

PLANES

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011

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Original

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Soporte Fsico
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Retencin (aos)
Archivo Gestin
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Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).

Soporte Electrni co

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

03

Planes Operativos Anuales (POA) Planes operativo anual del SENA PROCESO: DISEO CURRICULAR

053

DISEO Y DESARROLLO CURRICULAR

El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia / DISEO Y DESARROLLO CURRICULAR/Titulacin/Tipos Documentales. Se conservar el diseo curricular que haya sido aprobado.

Plan Anual de Diseo Curricular Programas de Formacin por Redes Resolucin Aprobacin Programas de Formacin Diseo Curricular Acto Administrativo de Aprobacin Reporte de Informes de Ejecucin PROCESO: EJECUCIN DE LA FORMACIN PROFESIONAL

X X

X X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011

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Soporte Fsico
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Retencin (aos)
Archivo Gestin
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Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /PROGRAMAS/Nombre del Programa/Sistema de Clasificacin/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).

Soporte Electrni co

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

170

PROGRAMAS

03

Programas de Bienestar
Programacin Divulgacin de los Programas

X X X X X X X X X

Instructivo Regional Evaluacin de Resultados Informe de Ejecucin por Programa

172

PROGRAMACION

El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /PROGRAMACIN/Tipo de Proceso/tipos documentales. Cumplido el tiempo de retencin se eliminan el soporte fsico y electronico porque no censerva valores para la Entidad

01

Programacin instructor Programacin de la formacin

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011

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PROCEDIMIENTO
S E

Soporte Electrni co

CT
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Tecnologia de Conservacin

02

Programacin de Ambientes de aprendizaje Asignacin de acciones de formacin El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia / DISEO Y DESARROLLO CURRICULAR/Titulacin/Tipos Documentales. Se conservar el diseo curricular que haya sido aprobado.

054

DESARROLLO CURRICULAR

01

Formacin titulada Planeacin Definicin de Rutas de Aprendizaje Gestin de la Ejecucin Reporte de los instructores al comit de evaluacin y seguimiento de la formacin profesional Asignacin de actividades Asignacin de instructor Asignacin de aprendices Seguimiento a la etapa prctica Evaluacin y Seguimiento por Aprendiz Hoja de vida Mi compromiso como Aprendiz SENA Reconocimiento de aprendizajes previos y emisin de juicios evaluativos Medidas formativas por faltas acadmicas y/o disciplinarias

X X

X X X X X X X X X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011

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PROCEDIMIENTO
S E

Soporte Electrni co

CT
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Tecnologia de Conservacin

Plan de Mejoramiento etapa lectiva y prctica Registro de novedad

X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /INFORMES/Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).

104

INFORMES

08

Informes de Gestin Informes Informes sobre Gestin Contrato de Aprendizaje Informe


REGISTROS Registro Contrato de Aprendizaje Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin)

189 03

Registro de Contratos de Aprendizaje

PROCESO: EJECUCIN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS


El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /PROGRAMACIN/Tipo de Proceso/tipos documentales.

172

PROGRAMACION

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
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PROCEDIMIENTO
S E Cumplido el tiempo de retencin se eliminan el soporte fsico y electrnico porque no conserva valores para la Entidad

Soporte Electrni co

CT
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Tecnologia de Conservacin

03

Programacin Produccin de Centros


Programacin

X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /SERVICIOS TECNOLGICOS /Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).

205

SERVICIOS TECNOLGICOS

01

Asesora Solicitud del servicio Cotizacin Orden de Servicio Reporte de supervisin del trabajo Control de entrega del servicio (Trabajo) Factura de Venta X X X X X X X X X X X X X X X X X X

02

Evaluacin del servicio Asistencia Tcnica Solicitud del servicio Cotizacin

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
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PROCEDIMIENTO
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Orden de Servicio Reporte de supervisin del trabajo 03 Control de entrega del servicio Diseo y Elaboracin de Prototipos Solicitud del servicio Cotizacin Orden de Servicio Reporte de supervisin del trabajo Control de entrega del servicio Factura de Venta Evaluacin del servicio Divulgacin e Informacin Tecnolgica Solicitud del servicio Cotizacin Orden de Servicio Factura de Venta Evaluacin del servicio Fabricacin de Partes Solicitud del servicio Cotizacin Orden de Servicio Control de recepcin del servicio Orden de Servicio Reporte de supervisin del trabajo Control de entrega del servicio Factura de Venta Evaluacin del servicio Investigacin Aplicada Solicitud del servicio

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

04

05

06

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011

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PROCEDIMIENTO
S E

Soporte Electrni co

CT
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07

Cotizacin Orden de Servicio Reporte de supervisin del trabajo Factura de Venta Evaluacin del servicio Servicios de Laboratorio Solicitud del servicio Cotizacin Control de recepcin del servicio Orden de Servicio Reporte de supervisin del trabajo Control de entrega del servicio Factura de Venta Evaluacin del servicio

X X X X X X X X X X X X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /INFORMES/Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).

104

INFORMES

08

Informes de Gestin Informes Anexos al Informe Informes de Produccin y venta de servicios Informes Anexos al Informe

X X X X

X X X X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

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Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /PLANES/Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).

Soporte Electrni co

CT
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Tecnologia de Conservacin

163

PLANES

04

Planes de Negocio Inscripcin de idea o Plan de Negocio Acta de Compromiso y confidencialidad Lista de chequeo para evaluacin inicial de idea o Plan de Negocio Planes de Negocio o de asesora Acta de desarrollo de asesora Acta de Cierre de asesora Comunicaciones y anexos Registro sobre Planes de Negocio de Emprendedores

X X X X X X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura; Cdigo y nombre de la dependencia /CONVOCATORIA DE FONDO EMPRENDER/tipos Documentales.

044

CONVOCATORIAS FONDO EMPRENDER

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011

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PROCEDIMIENTO
S E Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).

Soporte Electrni co

CT
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Tecnologia de Conservacin

01

Convocatorias a Emprendedores Inscripcin de Planes de Negocios de Emprendedores


Contrato de Cooperacin Empresarial Pagare Carta de Instrucciones Autorizacin de Constitucin del Encargo Fiduciario Modelo de Contrapartidas Fondo Emprender Acta de Constitucin Cmara de Comercio RUT Acta de Iniciacin de Contrato Constancia de Permanencia Plan Operativo Acta de Seguimiento de Contrato Certificaciones de Contrapartidas Avales Tcnicos Solicitud de Prrroga y Plan de Trabajo Solicitud de Renuncia a Recursos Fondo Emprender Visita de Seguimiento a Empresas Creacin de empresas Acta de Evaluacin Inicial de Idea o Plan de Negocio

X X X X X X X X

X x X X X X X 2 0

X X X X X

X X X X

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
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PROCEDIMIENTO
S E

Soporte Electrni co

CT
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Acta de Asesora en la Puesta en Marcha de la Empresa PROCESO: NORMALIZACIN, EVALUACION Y CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES

001

ACTAS

El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia / ACTAS/Subserie/Actas y sus soportes. Las Actas firmadas se conservarn digitalizadas en formato PDF. Las Actas firmadas con todos sus soportes se organizarn en expedientes fsicos, con la misma estructura que se indica para los archivos electrnicos. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin)

19

Actas Mesa Sectoriales


Actas Anexos de las actas Actas de Asamblea de Mesas Sectoriales Actas Anexos de las actas

X X X X

X X X X

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
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Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente Estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /MESAS SECTORIALES/Nombre de la Mesa/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).

Soporte Electrni co

CT
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127

PRODUCTOS MESA SECTORIAL

01 02

Estudios de caracterizacin ocupacional


Estudios

X X X X X X X X

X X X X

Productos Equipos Tcnicos


Convocatoria Plan Operativo (F02-005) Actas con sus anexos Acuerdos de voluntad (F02-003) Comunicaciones Mapas funcionales Informe de verificacin tcnica y consulta pblica (F02-013), con sus anexos Verificaciones metodolgica (F02-12), con sus anexos Mapas funcionales (F02-009)

03

X X X

04

Titulaciones y normas de competencia laboral

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
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PROCEDIMIENTO
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CT
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Informe de verificacin tcnica y consulta pblica (F02-013), con sus anexos Verificaciones metodolgica Norma de competencia laboral (F02-15)

X X

X X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia y tipo de Evaluacin en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /EVALUACIONES/Subserie/Tipos Documentales. El soporte fsico se organiza con la misma estructura. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin.

066

EVALUACINES

02

Evaluaciones Certificacin de Competencias Laborales Solicitud Respuesta Acta de apoyo mutuo y de confidencialidad Actas de seguimiento Solicitud de auditoria Informe de auditoria Emisin de juicio Novedades Comunicaciones

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

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PROCEDIMIENTO
S E

Soporte Electrni co

CT
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PROCESO: MEJORA CONTINUA El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia / ACTAS/Subserie/Actas y sus soportes. Las Actas firmadas se conservarn digitalizadas en formato PDF. Las Actas firmadas con todos sus soportes se organizarn en expedientes fsicos, con la misma estructura que se indica para los archivos electrnicos. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin) 09 Acta de Comit de Gestin de Calidad Actas X X El soporte electrnico en Gestin se organiza por vigencia y por tipo de auditora en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia / AUDITORIAS/Subserie/Tipos documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final

001

ACTAS

008

AUDITORAS

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
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Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin)

Soporte Electrni co

CT
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Tecnologia de Conservacin

01

Auditoras Internas de Calidad Programa de Auditora Plan de Auditoras Lista de chequeo Evaluacin del auditor Acciones Preventivas Acciones Correctivas

X X
X X

X X X X

X X X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /INDICADORES/Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).

102

INDICADORES

Hoja de vida Medicin y anlisis de los indicadores

X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /INFORMES/Subserie/Tipos Documentales.

104

INFORMES

CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

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S E Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).

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05 08

Informes de Auditoria Informe Informe de Gestin Informe

X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /PLANES/Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).

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PLANES

03

Planes Operativos Anuales Plan de accin del SGC Gestin Ambiental

X X

X X

x X
organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia/ORIENTACIONES, DIRECTRICES Y POLTICAS/Tipos

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ORIENTACIONES,DIRECTRICES Y POLTICAS

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL


Centros de Formacin. Profesional
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES
Original

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se elimina porque tratndose de copia de los documentos, no soporta valores primarios, ni secundarios para la Entidad, solamente sirven para sustentar la gestin.

Soporte Electrni co

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Leyes, Decretos Acuerdos Resoluciones Circulares Procedimientos Instructivos Manuales

X X X X X X
Se conserva electrnicamente a travs del aplicativo ONBASE. Por ningn motivo se conservarn soportes fsicos en las dependencias. Estos documentos solamente reposarn en el Grupo de Administracin de Documentos de la Direccin General y en las Unidades de correspondencia de las Regionales y Centros de Formacin Profesional. Se exceptan las peticiones que formen parte de un proceso Judicial, disciplinario, contractual, coactivo, pensiones u otro. Cumplido el tiempo de retencin se Conservar permanentemente en soporte electrnico. Las notificaciones de Onbase se pueden organizar en un expediente electrnico en Outlook, con el mismo nombre y estructura de la TRD, como otra opcin de consulta durante la vigencia.

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PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL


Centros de Formacin. Profesional
CDIGO Dependencia SERIE SUBSERIE

SERIES DOCUMENTALES
Original

Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia

Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central

Disposicin Final

PROCEDIMIENTO
S E

Soporte Electrni co

CT
SF SE

Tecnologia de Conservacin

Peticiones Quejas, Reclamos y Sugerencias Respuesta Peticiones Quejas, Reclamos y Sugerencias Control y Seguimiento a Peticiones Quejas, Reclamos y Sugerencias

X X X

X X X

X X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia/SISTEMA DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL/Subserie/Tipos Documentales.

203

SISTEMA DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL

01

02 03 04

Administracin de Riesgo Documento Gua Matriz de Riesgos Mapa de Riesgos Cadena de Valor Manual de Calidad Manual Manual de Procesos y Procedimientos Caracterizacin del Proceso Procedimientos Formatos Nomograma

X X X

X X X X X X X X X X X

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin

DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN

SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla

= Tipo Documental

CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011

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