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SERIES DOCUMENTALES
Original
Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia
Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central
Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
+2
104
INFORMES
08
Informes de Gestin
Informes Informes estratgicos para Proyeccin del Centro Informes Informes sobre vigilancia tecnolgica
X X
X X
X X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /PLANES/Subserie/Tipos Documentales.
163
PLANES
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
SERIES DOCUMENTALES
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Tradicin Documental
Soporte Fsico
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Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central
Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
03
Planes Operativos Anuales (POA) Planes operativo anual del SENA PROCESO: DISEO CURRICULAR
053
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia / DISEO Y DESARROLLO CURRICULAR/Titulacin/Tipos Documentales. Se conservar el diseo curricular que haya sido aprobado.
Plan Anual de Diseo Curricular Programas de Formacin por Redes Resolucin Aprobacin Programas de Formacin Diseo Curricular Acto Administrativo de Aprobacin Reporte de Informes de Ejecucin PROCESO: EJECUCIN DE LA FORMACIN PROFESIONAL
X X
X X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
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Tradicin Documental
Soporte Fsico
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Retencin (aos)
Archivo Gestin
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Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /PROGRAMAS/Nombre del Programa/Sistema de Clasificacin/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
170
PROGRAMAS
03
Programas de Bienestar
Programacin Divulgacin de los Programas
X X X X X X X X X
172
PROGRAMACION
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /PROGRAMACIN/Tipo de Proceso/tipos documentales. Cumplido el tiempo de retencin se eliminan el soporte fsico y electronico porque no censerva valores para la Entidad
01
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
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PROCEDIMIENTO
S E
Soporte Electrni co
CT
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Tecnologia de Conservacin
02
Programacin de Ambientes de aprendizaje Asignacin de acciones de formacin El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia / DISEO Y DESARROLLO CURRICULAR/Titulacin/Tipos Documentales. Se conservar el diseo curricular que haya sido aprobado.
054
DESARROLLO CURRICULAR
01
Formacin titulada Planeacin Definicin de Rutas de Aprendizaje Gestin de la Ejecucin Reporte de los instructores al comit de evaluacin y seguimiento de la formacin profesional Asignacin de actividades Asignacin de instructor Asignacin de aprendices Seguimiento a la etapa prctica Evaluacin y Seguimiento por Aprendiz Hoja de vida Mi compromiso como Aprendiz SENA Reconocimiento de aprendizajes previos y emisin de juicios evaluativos Medidas formativas por faltas acadmicas y/o disciplinarias
X X
X X X X X X X X X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
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Soporte Fsico
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Archivo Gestin
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Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /INFORMES/Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).
104
INFORMES
08
189 03
172
PROGRAMACION
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
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PROCEDIMIENTO
S E Cumplido el tiempo de retencin se eliminan el soporte fsico y electrnico porque no conserva valores para la Entidad
Soporte Electrni co
CT
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Tecnologia de Conservacin
03
X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /SERVICIOS TECNOLGICOS /Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).
205
SERVICIOS TECNOLGICOS
01
Asesora Solicitud del servicio Cotizacin Orden de Servicio Reporte de supervisin del trabajo Control de entrega del servicio (Trabajo) Factura de Venta X X X X X X X X X X X X X X X X X X
02
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
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PROCEDIMIENTO
S E
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
Orden de Servicio Reporte de supervisin del trabajo 03 Control de entrega del servicio Diseo y Elaboracin de Prototipos Solicitud del servicio Cotizacin Orden de Servicio Reporte de supervisin del trabajo Control de entrega del servicio Factura de Venta Evaluacin del servicio Divulgacin e Informacin Tecnolgica Solicitud del servicio Cotizacin Orden de Servicio Factura de Venta Evaluacin del servicio Fabricacin de Partes Solicitud del servicio Cotizacin Orden de Servicio Control de recepcin del servicio Orden de Servicio Reporte de supervisin del trabajo Control de entrega del servicio Factura de Venta Evaluacin del servicio Investigacin Aplicada Solicitud del servicio
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
04
05
06
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
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Original
Tradicin Documental
Soporte Fsico
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Archivo Gestin
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Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E
Soporte Electrni co
CT
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Tecnologia de Conservacin
07
Cotizacin Orden de Servicio Reporte de supervisin del trabajo Factura de Venta Evaluacin del servicio Servicios de Laboratorio Solicitud del servicio Cotizacin Control de recepcin del servicio Orden de Servicio Reporte de supervisin del trabajo Control de entrega del servicio Factura de Venta Evaluacin del servicio
X X X X X X X X X X X X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /INFORMES/Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).
104
INFORMES
08
Informes de Gestin Informes Anexos al Informe Informes de Produccin y venta de servicios Informes Anexos al Informe
X X X X
X X X X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
SERIES DOCUMENTALES
Original
Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia
Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central
Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /PLANES/Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
163
PLANES
04
Planes de Negocio Inscripcin de idea o Plan de Negocio Acta de Compromiso y confidencialidad Lista de chequeo para evaluacin inicial de idea o Plan de Negocio Planes de Negocio o de asesora Acta de desarrollo de asesora Acta de Cierre de asesora Comunicaciones y anexos Registro sobre Planes de Negocio de Emprendedores
X X X X X X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura; Cdigo y nombre de la dependencia /CONVOCATORIA DE FONDO EMPRENDER/tipos Documentales.
044
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
SERIES DOCUMENTALES
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Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia
Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central
Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
01
X X X X X X X X
X x X X X X X 2 0
X X X X X
X X X X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
10
SERIES DOCUMENTALES
Original
Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia
Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central
Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
Acta de Asesora en la Puesta en Marcha de la Empresa PROCESO: NORMALIZACIN, EVALUACION Y CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES
001
ACTAS
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia / ACTAS/Subserie/Actas y sus soportes. Las Actas firmadas se conservarn digitalizadas en formato PDF. Las Actas firmadas con todos sus soportes se organizarn en expedientes fsicos, con la misma estructura que se indica para los archivos electrnicos. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin)
19
X X X X
X X X X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
11
SERIES DOCUMENTALES
Original
Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia
Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central
Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente Estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /MESAS SECTORIALES/Nombre de la Mesa/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
127
01 02
X X X X X X X X
X X X X
03
X X X
04
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
12
SERIES DOCUMENTALES
Original
Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia
Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central
Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
Informe de verificacin tcnica y consulta pblica (F02-013), con sus anexos Verificaciones metodolgica Norma de competencia laboral (F02-15)
X X
X X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia y tipo de Evaluacin en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /EVALUACIONES/Subserie/Tipos Documentales. El soporte fsico se organiza con la misma estructura. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin.
066
EVALUACINES
02
Evaluaciones Certificacin de Competencias Laborales Solicitud Respuesta Acta de apoyo mutuo y de confidencialidad Actas de seguimiento Solicitud de auditoria Informe de auditoria Emisin de juicio Novedades Comunicaciones
X X X X X X X X X
X X X X X X X X X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
13
SERIES DOCUMENTALES
Original
Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia
Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central
Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
PROCESO: MEJORA CONTINUA El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia / ACTAS/Subserie/Actas y sus soportes. Las Actas firmadas se conservarn digitalizadas en formato PDF. Las Actas firmadas con todos sus soportes se organizarn en expedientes fsicos, con la misma estructura que se indica para los archivos electrnicos. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin) 09 Acta de Comit de Gestin de Calidad Actas X X El soporte electrnico en Gestin se organiza por vigencia y por tipo de auditora en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia / AUDITORIAS/Subserie/Tipos documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final
001
ACTAS
008
AUDITORAS
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
14
SERIES DOCUMENTALES
Original
Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia
Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central
Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin)
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
01
Auditoras Internas de Calidad Programa de Auditora Plan de Auditoras Lista de chequeo Evaluacin del auditor Acciones Preventivas Acciones Correctivas
X X
X X
X X X X
X X X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /INDICADORES/Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).
102
INDICADORES
X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /INFORMES/Subserie/Tipos Documentales.
104
INFORMES
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
15
SERIES DOCUMENTALES
Original
Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia
Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central
Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
05 08
X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia /PLANES/Subserie/Tipos Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se presentar ante el Comit Nal de Administracin de Documentos la propuesta de disposicin final (conservacin, seleccin por muestreo o eliminacin).
163
PLANES
03
X X
X X
x X
organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia/ORIENTACIONES, DIRECTRICES Y POLTICAS/Tipos
152
ORIENTACIONES,DIRECTRICES Y POLTICAS
CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
16
SERIES DOCUMENTALES
Original
Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia
Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central
Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E Documentales. Cumplido el tiempo de retencin se elimina porque tratndose de copia de los documentos, no soporta valores primarios, ni secundarios para la Entidad, solamente sirven para sustentar la gestin.
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
X X X X X X
Se conserva electrnicamente a travs del aplicativo ONBASE. Por ningn motivo se conservarn soportes fsicos en las dependencias. Estos documentos solamente reposarn en el Grupo de Administracin de Documentos de la Direccin General y en las Unidades de correspondencia de las Regionales y Centros de Formacin Profesional. Se exceptan las peticiones que formen parte de un proceso Judicial, disciplinario, contractual, coactivo, pensiones u otro. Cumplido el tiempo de retencin se Conservar permanentemente en soporte electrnico. Las notificaciones de Onbase se pueden organizar en un expediente electrnico en Outlook, con el mismo nombre y estructura de la TRD, como otra opcin de consulta durante la vigencia.
162
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIN PROFESIONAL Grupo de Formacin Integral, Gestin Educativa y Promocin y Relaciones Corporativas
SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
17
SERIES DOCUMENTALES
Original
Tradicin Documental
Soporte Fsico
Copia
Retencin (aos)
Archivo Gestin
Archivo Central
Disposicin Final
PROCEDIMIENTO
S E
Soporte Electrni co
CT
SF SE
Tecnologia de Conservacin
Peticiones Quejas, Reclamos y Sugerencias Respuesta Peticiones Quejas, Reclamos y Sugerencias Control y Seguimiento a Peticiones Quejas, Reclamos y Sugerencias
X X X
X X X
X X X
El soporte electrnico en gestin se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Cdigo y nombre de la dependencia/SISTEMA DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL/Subserie/Tipos Documentales.
203
01
02 03 04
Administracin de Riesgo Documento Gua Matriz de Riesgos Mapa de Riesgos Cadena de Valor Manual de Calidad Manual Manual de Procesos y Procedimientos Caracterizacin del Proceso Procedimientos Formatos Nomograma
X X X
X X X X X X X X X X X
CONVENCIONES
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Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA Soporte Electrnico: BASE DE DATOS CT= CONSERVACIN TOTAL Tecnologa de Conservacin
DISPOSICIN FINAL
SF= Soporte Fsico D= Digitalizacin SE= Soporte Electrnico M= MICROFILMACIN S=SELECCIN E= ELIMINACIN
SMBOLOS
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
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SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos Actualizacin Direccin de Formacin Profesional, 8-2010-034762 Homologacin 2011
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