Taller de Excel para Contadores

Taller de Excel para Contadores
mayo
2010
Elaboracin de Estados Contables
Consejo Profesional de Ciencias Econmicas de Catamarca Comisin de Capacitacin Cr. Walter E. Zafe Cr. Marcos S. Herrera Basualdo

Consejo Profesional de Ciencias Econmicas de Catamarca
mayo de 2010
Introduccin
El presente taller tiene como finalidad transmitir a nuestros colegas ciertas herramientas y modos de trabajo a fines de minimizar los errores cometidos en la elaboracin de los Estados Contables presentados ante la Secretara Tcnica. A tales fines, y tomando en cuenta las recomendaciones efectuadas en el Taller Observaciones frecuentes de Secretara Tcnica, es que vamos a trabajar sobre un caso prctico de una entidad sin fines de lucro, en la cual a partir de un libro diario o en su defecto desde un balance de sumas y saldos, elaboraremos los Estados Contables Bsicos, Notas Complementarias a los EECC y Anexos. Una aclaracin muy importante a tener en cuenta es que la modalidad de trabajo que vamos a desarrollar no es la nica existente, ya que existen infinitas maneras de llegar a los mismos resultados por diferentes medios. Es nuestra intencin compartir con ustedes una de ellas. Por otro lado tambin veremos de manera general como importar datos en el SIAp provenientes del Excel. Puntualmente, llevaremos al aplicativo de Ganancias para Personas Jurdicas los datos correspondientes a las retenciones de ganancias efectuadas a un contribuyente y que previamente fueron cargadas en una hoja de clculo. A travs de este ejemplo podremos ver cules son los principios generales para llevar datos de Excel a SIAp, en aquellos casos donde este habilitada la importacin de datos. Sin ms que decir, esperamos les sea de utilidad.
Cr. Walter E. Zafe
Cr. Marcos S. Herrera Basualdo

mayo de 2010
Desarrollo del Caso Club Social y Deportivo Rivadavia

1. Libro diario. La primera instancia es la confeccin del libro diario en el Excel, el cual puede haber sido exportado desde algn sistema de registraciones o haber sido cargado manualmente. El libro desde el cual iniciamos es el siguiente:

i)
mayo de 2010
Sumatoria de dbitos y crditos. Es lo primero que realizamos a fines de corroborar el cumplimiento del principio de la partida doble. Si la suma en ambas columnas no es coincidente, deberamos verificar los asientos y ver porque no balancean.

mayo de 2010
ii) Redondeo. Luego, vamos a proceder a desestimar todas las cifras decimales que excedan los dos dgitos, esto es a fines de evitar posibles errores de redondeo generados por la acumulacin de dichas cifras. Para ello en dos columnas nuevas tomaremos los valores de las columnas D y E (Debe y Haber), pero le aplicamos la frmula REDONDEAR1 para que nos devuelva los mismos valores pero desestimando todo nmero que exceda las dos cifras decimales.
iii) Finalmente, volvemos a confirmar que coincidan la suma de las nuevas columnas del debe y del haber. Si esto es correcto, procedemos a armar el Balance de Sumas y Saldos.
La funcin REDONDEAR redondea un nmero a un nmero de decimales especificado. La sintaxis de la funcin REDONDEAR es la siguiente REDONDEAR(nmero; nm_decimales) y tiene los siguientes argumentos: nmero (Obligatorio). Nmero que desea redondear. nm_decimales (Obligatorio). Nmero de decimales al que desea redondear el argumento de nmero.

mayo de 2010
2) Balance de Sumas y Saldos. En esta hoja lo que vamos a hacer es exponer todas las cuentas utilizadas en el libro diario y determinar por un lado la sumatoria de los movimientos en el debe y por otro la sumatoria de los movimientos en el haber. Cumplido esto, podemos determinar los saldos mayorizados de cada una de las cuentas. Los pasos son los siguientes: i) Listado de Cuentas. De la Hoja Libro Diario vamos a copiar de manera ntegra las dos columnas en donde se expresan los cdigos y los nombres de la cuentas; para luego pegarlas en las dos primeras columnas de nuestra nueva hoja denominada Balance de Sumas y Saldos.

mayo de 2010
ii) Eliminacin de cuentas duplicadas. Ahora nos queda eliminar todas aquellas filas que repitan cdigos y nombres de cuentas ya incluidos en el listado. Para eso utilizamos una herramienta de datos, denominada Quitar duplicados y que se encuentra en la Ficha Datos.

mayo de 2010
iii) Reordenamiento de la cuentas. A fines de trabajar de una manera ms prolija, procedemos a ordenar las cuentas de acuerdo al cdigo de las mismas.

mayo de 2010
iv) Saldos Mayorizados. Una vez depuradas las cuentas, obtenemos la suma de movimientos en el debe y en el haber. Para ello utilizaremos una funcin condicional denominada SUMAR.SI2, con la cual traeremos los valores del libro diario. Y posteriormente, en una nueva columna y por diferencia entre Debe y Haber, obtenemos los saldos Mayorizados. Para validar dichos saldos, debemos comprobar que la sumatoria de la columna sea igual a cero.
La funcin SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que cumple los criterios que se especifican. La sintaxis de la funcin SUMAR.SI es la siguiente SUMAR.SI (rango, criterio, [rango_suma]) y cuenta con los argumentos siguientes: rango (Obligatorio). El rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterio (Obligatorio). El criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. rango_suma (Opcional). Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya especificadas en el argumento rango.

mayo de 2010
v) Clasificacin de las cuentas. La ltima tarea que nos queda realizar en la Hoja Balance de Sumas y Saldos es indicar a que Rubro y Subrubro pertenecen cada una de las cuentas, a fines de ir determinando la composicin de las notas y anexos a los EECC. Para ello insertamos dos columnas antes del Debe y Haber, y las vamos completando en forma manual. A fines de poder agrupar rpidamente las cuentas pertenecientes a cada rubro, vamos a insertar Autofiltros en la hoja, tal como se ve en la siguiente imagen:
10

mayo de 2010
3) Notas a los Estados Contables. Primero que todo empezamos preparando las notas del Estado de Situacin Patrimonial (ESP). Los saldos que surgen de este clculo son los que se exponen a continuacin en dicho estado contable. Antes de continuar, queremos aclarar que las columnas comparativas con el ejercicio anterior son datos que se ingresarn en forma manual para cada uno de las notas y anexos. Hecha esta aclaracin, iremos armando tantas notas como rubros tengamos en el ESP; poniendo en la primera columna el nombre de la cuenta tal y como figura en el Balance de Sumas y Saldos y obteniendo el saldo con la funcin SUMAR.SI. Esto tambin se puede obtener haciendo una referencia simple para cada cuenta. En caso de que tengamos una cuenta que tenga saldo Corriente y No Corriente, optaremos por ingresar en forma manual el saldo No Corriente; y en la celda que calcula el saldo Corriente, tomaremos el recaudo de hacer una referencia a fines de deducir el saldo No Corriente.
11

mayo de 2010
4) Anexo de Bienes de Uso. A este cuadro lo vamos a armar con referencias simples y trabajando por diferencias de saldos. Esto significa que obtendremos los saldos finales de los valores de origen y de las amortizaciones acumuladas con una referencia simple desde el Balance de sumas y Saldos; los saldos iniciales los ingresamos manualmente como dato desde el Anexo de Bienes de Uso del ao anterior; las Bajas de bienes de uso corresponden a la sumatoria de movimientos en el Haber de los valores de origen, mientras que las bajas de amortizaciones acumuladas coinciden con la sumatoria de movimientos en el Debe de dichas cuentas; finalmente la amortizacin del ejercicio la tomamos con una referencia desde el Balance de Sumas y Saldos; y las Altas de bienes de uso surgen por diferencia entre Valor al Cierre, Valor de Inicio y Bajas del ejercicio. El Valor Residual es aquel que llevamos al ESP a travs de una referencia simple. Para terminar dicho estado contable solo nos estara faltando el valor del Patrimonio Neto al cierre tomado del Estado de Evolucin del Patrimonio Neto (EEPN).
12

mayo de 2010
5) Detalle de Gastos (Clculos Auxiliares). Esta hoja sirve como clculo auxiliar para prorratear los gastos en diferentes categoras tales como Gastos de Administracin, Gastos de Comercializacin, Otros gastos, etc. En el caso Club Social y Deportivo Rivadavia, los clasificaremos en Gastos Generales de Administracin, Especficos de Sectores, y Otros; los cuales son necesarios dada la naturaleza del ente. La forma de trabajo es similar a la utilizada en las Notas a los EECC, en donde ponemos los nombres de las cuentas tal y como figuran en el Balance de Sumas y Saldos, y a travs de la funcin SUMAR.SI traemos los saldos al cierre de cada una de ellas. En las columnas siguientes, tenemos el grado de apropiacin de cada gasto en cada categora, con su respectivo valor absoluto que surge de multiplicar la columna de Total con la de Porcentaje. Asimismo, dichas celdas utilizan la funcin REDONDEAR, de manera de utilizar solamente dos cifras decimales. Las columnas finales se utilizan a fines de encontrar si es que han quedado restos como consecuencia de los redondeos y en caso de no haberse realizado las apropiaciones en un 100%, nos indica el porcentaje pendiente de apropiacin.
13

mayo de 2010
6) Detalle de Gastos: Simplemente toma los valores de la Hoja Detalle de Gastos C.A. y alimenta posteriormente al Estado de Recursos y Gastos. La nica particularidad que tiene aparte de esto, es que en la columna otros, incluimos las diferencias que se hubieran podido generar como consecuencia del redondeo en la apropiacin de gastos.
7) Detalle de Ingresos (Clculos Auxiliares). La metodologa utilizada es similar a la utilizada en el Detalle de Gastos (Clculos Auxiliares). 8) Detalle de Ingresos. La metodologa utilizada es similar a la utilizada en el Detalle de Ingresos.
14

mayo de 2010
9) Estado de Recursos y Gastos. Toma los valores de los Detalles de Ingresos y Gastos y en el mismo se determina el Supervit o Dficit del Ejercicio. Utilizamos la funcin lgica SI3 para alternar entre Supervit o Dficit del Ejercicio segn el resultado sea mayor o menor a cero, respectivamente.
La funcin SI devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. La sintaxis de la funcin SI es la siguiente SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) y cuenta con los argumentos siguientes: Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Valor_si_falso puede ser otra frmula.
15

mayo de 2010
10) Estado de Evolucin del Patrimonio Neto. Esta hoja se alimenta casi en su totalidad de manera manual. Contiene datos tomados del EEPN del ao anterior, que son los saldos iniciales, y adems toma datos de otras hojas tales como los Ajustes de Resultados de Ejercicios Anteriores y el Resultado del Ejercicio.
16

mayo de 2010
11) Estado de Situacin Patrimonial. Una vez completadas las Notas a los EECC, el Estado de Recursos y Gastos y el Estado de Evolucin del Patrimonio Neto, estamos en condiciones de armar el ESP, ya que solamente nos faltaba vincular la lnea del Patrimonio Neto con el estado respectivo.
17

mayo de 2010
12) Estado de Flujo de Efectivo. En la primera parte de este ltimo estado contable bsico exponemos los saldos al inicio y al cierre del efectivo y sus equivalentes segn lo dispuesto en las resoluciones tcnicas; con lo cual obtenemos la variacin neta del efectivo en el ejercicio. A los mismos los obtenemos del ESP mediante referencias simples. En la segunda parte, explicamos las causas de variacin del efectivo y para ello vamos a ir relacionando a travs de referencias simples las partidas de ingresos y egresos derivadas de los anexos respectivos con los saldos iniciales y finales de partidas vinculadas pertenecientes al Activo y Pasivo, los cuales vamos a tomar de las Notas a los EECC y el Anexo de Bienes de Uso.
Con esto damos por concluida la confeccin de los Estados Contables, solamente nos restara armar el asiento de refundicin de cuentas, el cual surge de filtrar en el balance de sumas y saldos las cuentas de resultados y dejarlas con saldo cero, en donde la diferencia nos dar el resultado del ejercicio, que posteriormente lo cargamos al Patrimonio Neto. De la misma manera, podemos armar el Asiento de Apertura del ejercicio siguiente, pero tomando los saldos de las cuentas patrimoniales.
18

Taller de Excel para Contadores

Caricato da

Informazioni sul documento

Titolo originale

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Taller de Excel para Contadores

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Taller de Excel para Contadores