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Herramienta para la Planificacin de Trabajo Anual

CMO ELABORAR UN PLAN DE TRABAJO

El plan anual es un instrumento que permite llevar a cabo los fines de la organizacin, mediante una adecuada definicin de los objetivos y metas que se pretenden alcanzar, de manera que se utilicen los recursos con eficiencia, eficacia y economa. Un plan de trabajo debe contener la siguiente informacin: Definir los objetivos especficos. Establecer los resultados esperados necesarias para alcanzar cada uno de los objetivos especficos. Establecer indicadores que permitan medir el logro de la meta. Determinar las actividades que se deben desarrollar. Especificar la oficina o departamento de la convencin responsable de llevar a cabo las actividades. Si se necesita coordinar la realizacin de alguna actividad, se debe indicar con cual departamento, asociacin de la CEBP, y otras instituciones u organizaciones. Al momento de elaborar los planes de trabajo es importante tener en consideracin: Cul es la funcin del departamento. Cules son los problemas que enfrenta. Con qu recursos se cuenta para llevar a cabo el plan. Cules son los objetivos planteados a nivel regional e institucional. Es necesario que la formulacin del plan sea dirigida por la direccin del departamento y/o asociacin, ya que se debe tener pleno conocimiento de la situacin para determinar la mejor manera de planificar la labor. Los objetivos de un departamento y/o asociacin no pueden ser aislados, por el contrario deben estar en concordancia con las metas propuestas a nivel regional, institucional a nivel nacional. En este sentido, nuestra institucin cuenta con un Plan Estratgico Institucional aprobado por la Asamblea General de la CEBP en el perodo de trabajo particular, el cual debe ser la base de la formulacin de los planes. Adems, a partir del 2010 se establecern planes por regin a nivel de todas y cada una de las asociaciones, buscando garantizar la eficiencia y la participacin de los directamente beneficazos de las congregaciones y/o comunidades de las zonas. El Consejo Directivo de cada Asociacin es el responsable de remitir un plan que indique los objetivos que se establecen para los departamentos respectivos y la administracin del lugar; la Fraternidad de Pastores, Asociaciones regionales, comisiones transitorias y Direccin Nacional de las Promotoras Femenil y Juvenil, presentan por separado sus planes. Adicionalmente, se deben elaborar planes operativos para cada departamento que den respaldo a lo propuesto dentro del plan del Consejo Directivo de la Convencin Evanglica Bautista del Per.

INTRODUCCION
Cualquier introduccin debera llevar un mximo de 3 prrafos: Un primer prrafo que describa el trabajo de la iglesia, departamento, asociacin, en la comunidad, regin, organizacin en su rea de trabajo. Segundo prrafo que explique en forma breve las metas que quiere lograr con el plan anual en coordinacin con quienes? y con cuales recursos?

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Tercer prrafo que describe un poco como el plan se relaciona e integra dentro de los planes de la asociacin y/o de la CEBP, a manera de demostrar que todos siguen un plan maestro y de manera individual y solitario.

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OBJETIVOS Un objetivo consiste en un deseo de lo que se quiere lograr. Este propsito debe ser expresado en forma clara y concisa. Todo objetivo debe responder la pregunta: para qu?. Segn la Contralora General de la Repblica, En la definicin de objetivos se deben tomar en cuenta aspectos rutinarios, que estn estrechamente vinculados con las funciones permanentes de una institucin u rgano; aspectos innovadores, que estn orientados a desarrollar nuevas situaciones y mejorar las existentes en procura del crecimiento y excelencia de la organizacin; y aspectos coyunturales que tienen que ver con situaciones del momento. Los objetivos se pueden ordenar de acuerdo con prioridades, analizando criterios de conveniencia, oportunidad y capacidad institucional, entre otros 1. Caractersticas de los objetivos: Precisos: De tal forma que se pueda realizar una buena planificacin y adecuada evaluacin de los objetivos. Permite que cada individuo de la organizacin se identifique plenamente con su trabajo. Adecuados en el tiempo: Que se puedan cumplir en un perodo razonable de trabajo. Flexibles: Que sean posibles de modificar cuando se presenten situaciones inesperadas. Motivadores: Que sean para las personas un reto posible de alcanzar. Que los involucrados se sientan identificados con el desarrollo de actividades que mejoren la labor desarrollada. Participativos: Los mejores resultados se logran cuando los responsables del cumplimiento de los objetivos pueden participar en su establecimiento. Factibles: Deben ser reales, prcticos y posibles de lograr. Convenientes: Que sus logros apoyen los propsitos y la misin bsica de la organizacin. Obligatorios: Una vez establecidos debe existir una obligacin razonable, para lograr su cumplimiento. Todo objetivo ya sea general o especfico, debe ser redactado en infinitivo, debido a que implica una accin o compromiso. Por ejemplo: aceler ar, actualizar, adecuar, atender, establecer, favorecer, abrir, cumplir, contribuir, etc.. Existen dos clases de objetivos: generales o estratgicos y especficos u operativos. OBJETIVOS GENERALES O ESTRATEGICOS Estos objetivos desarrollan y concretan el contenido de la misin, determinando los resultados que la organizacin pretende conseguir a mediano plazo. Estos objetivos constituyen el punto de partida del que derivan los objetivos especficos u operativos. Una vez que se establecen estos objetivos se deben definir lneas de accin de la organizacin para la consecucin de cada uno de ellos. Especficamente para la CEBP existen los siguientes objetivos generales o estratgicos, conocidos dentro de los fines de la CEBP, las atribuciones de los rganos directivos, y los Planes Estratgicos Institucionales 2010-2011:
Los fines de la CEBP son: a) Representar a las iglesias bautistas asociadas ante las entidades pblicas, privadas y religiosas, dentro y fuera del pas. b) Mantener el vnculo con las entidades a las cuales la CEBP est afiliada: Alianza Bautista Mundial, Unin Bautista Latinoamericana, CONEP y otras afines. c) Facilitar el cumplimiento de la misin de las iglesias asociadas, creando programas y organizaciones (ONGs, Fundaciones, etc.) que permitan promover, captar y canalizar recursos ( financieros, bienes

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Herramienta para la Planificacin de Trabajo Anual muebles, inmuebles, semovientes, instrumentos biomecnicos, etc.) en las reas de educacin, salud, asistencia y desarrollo social, cultural, evangelstico, de comunicacin, etc. d) Desarrollar el Plan Estratgico Nacional de la CEBP, a travs de sus organismos internos. e) Editar y proveer material impreso a las iglesias bautistas asociadas para ser usado en la tarea de evangelizacin, discipulado y entrenamiento para el crecimiento de la iglesia local y la plantacin de nuevas iglesias bautistas. f) Ayudar, mediar e intervenir en la solucin de problemas doctrinales y ticos de las iglesias asociadas y los pastores que comprometen el testimonio de la obra bautista, sea a solicitud de los interesados o por iniciativa propia, a travs del Consejo Directivo de la CEBP. Dentro de las Atribuciones del Secretario Ejecutivo: a) Participar en la elaboracin y ejecucin del Plan Estratgico de la CEBP b) Mantener informado al Consejo Directivo de la CEBP del trabajo convencional. c) Visitar a las iglesias en coordinacin con las Asociaciones Regionales, fomentando el desarrollo de la CEBP. d) Implementar y ejecutar los acuerdos adoptados por la Asamblea General y por el Consejo Directivo, en coordinacin con las iglesias asociadas y los organismos auxiliares de la CEBP. Dentro de las Atribuciones del Departamento de Misiones y Evangelizacin: a) Promover, elaborar, coadministrar y unificar la labor misionera, segn el Plan Estratgico de la CEBP. b) Promover y coadministrar la ofrenda misionera con el Consejo Directivo. c) Trabajar coordinadamente con el Secretario Ejecutivo de la CEBP y el Consejo Directivo. d) Coordinar y unificar el trabajo con las iglesias asociadas y las Asociaciones Regionales. e) Recibir y estudiar proyectos misioneros que le sean presentados por las iglesias asociadas y/o Asociaciones Regionales y canalizarlos al Consejo Directivo para su ejecucin. Dentro de las atribuciones del departamento de Comunicacin, Estadstica e Imagen Institucional: Definicin de una poltica e impulso de mecanismos de comunicacin y retroalimentacin con el usuario tanto interno como externo. Justicia como Servicio de Calidad al Prjimo: Incorporacin de una nueva cultura de servicio al prjimo -beneficiarios, usuarios- basada en el principio de justicia como servicio pblico de calidad. Fortalecimiento de los Valores Institucionales: Los valores institucionales deben ser la gua, inspiracin e identificacin de la cultura organizacional que estn presentes en todas las acciones y esfuerzos de trabajo, coordinacin inter-institucional, pero tambin a nivel interno de la convencin.

OBJETIVOS ESPECFICOS U OPERATIVOS Los operativos especficos constituyen la concrecin anual de los objetivos estratgicos, es decir, reflejan el nivel concreto de resultados fijados para ser conseguidos en el plazo de un ao presupuestario. Estos deben ser viables y expresarse de manera clara, concisa y medible, de manera que sea posible determinar con precisin el grado en que se estn alcanzando. Los objetivos especficos deben ser consecuentes con los recursos aprobados en el presupuesto; las modificaciones de las propuestas de presupuesto deben ajustarse dentro del plan original. RESULTADO ESPERADO Reflejan lo que se va a lograr en un tiempo determinado, respondiendo a cunto se desea alcanzar. La principal caracterstica de un resultado esperado es que debe explicar claramente: qu se quiere?, cunto se quiere? y para cundo se quiere? La fijacin de resultados esperados hace posible la medicin y la evaluacin del grado de cumplimiento y eficiencia logrados por el responsable. En otras palabras, el resultado esperado es la cuantificacin del objetivo especfico ubicado en el tiempo y lugar.

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Los resultados esperados definen la cantidad y calidad de lo que se desea alcanzar a travs de los objetivos especficos, pueden especificarse en trminos absolutos o relativos. Los resultados esperados deben ser: Realistas: Que se pueden alcanzar con los recursos disponibles. Precisas: Debidamente explcitas. Peridicas: Definir la fecha en la que se desean alcanzar. Medibles: Sealar unidades de medida. Coherentes: Vinculadas con los objetivos. INDICADORES Son parmetros de medida por medio de los cuales se determina el logro de la meta y por consiguiente el cumplimiento de los objetivos especficos. Los indicadores tienen que ser medibles en cantidad y tiempo. El conjunto de indicadores permite analizar, evaluar y justificar las actividades y los resultados de la organizacin. ACTIVIDADES Las actividades son todas aquellas tareas o eventos destinados al cumplimiento de las metas previstas. Sealan los pasos lgicos o el camino que se debe seguir para contribuir al logro de las metas y/o resultados esperados. Las actividades deben responder a las preguntas: qu se debe hacer? y cmo se debe hacer?. RESPONSABLE Se debe sealar quin concretamente es responsable de realizar la actividad. En el caso de los planes de trabajo de la CEBP se estila definir como responsable al departamento, sin embargo, a lo interno de la oficina para poder llevar a cabo una evaluacin de la ejecucin del plan, se pueden definir como responsables de las actividades a los directores encargados de su desarrollo. RECURSOS Y COORDINACIN Debido a que el desarrollo de un plan de trabajo es un proceso integral a travs del cual se relacionan varias unidades, con el fin de alcanzar los objetivos, surge la necesidad de coordinar con otros departamentos y/o instituciones. Esto con el propsito de no duplicar esfuerzos y optimizar el uso de los recursos. En referencia a los recursos, es importante especificar que recursos se van a necesitar para llevar a cabo cada una de las actividades. Debido a que si no se describen que recursos humanos, materiales, logsticos ya sea transporte en bus, taxi, barco, avin o bien hospedaje, alimentacin, etc.- todos estos ayudan a clarificar que es necesario para cumplir exitosamente con cada actividad y asi tambin de los objetivos del plan. Los recursos planificados ayudan a la hora de elaborar el presupuesto del plan. Seguidamente se presenta el formulario utilizado en la CEBP para la elaboracin del plan de trabajo. Las actividades detalladas en el plan tambien ayudan a describir y detallar el presupuesto.

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Cualquier consulta o ayuda que requieran, el Departamento de Gestin y Proyectos y el Asesor en Desarrollo Comunitario y Gestin de Proyectos de nuestra convencin estn en la mayor disposicin de colaborar (., harland_r@yahoo.com).

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PLAN DE TRABAJO
DEPARTAMENTO.. AO.
OBJETIVOS ESPECFICOS RESULTADOS ESPERADOS INDICADOR ACTIVIDADES E F M A MESES DEL 20.. M J J A S O N D RESPONSABLE RECURSOS

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Presupuesto del Plan

En esta seccin se deber realizar en forma detallada los recursos planificados. En cada lnea de su presupuesto detallado deben aparecer los costes totales de una categora del presupuesto, por ejemplo: salarios, comunicaciones, combustibles, transporte, administrativos, etc. Si es posible, distinga entre artculos recuperables (como equipos que se pueden volver a utilizar) y a fondo perdido (como suministros que se terminan). El presupuesto debe ser una estimacin realista de todos los costos implicados en la implementacin y la ejecucin del plan. Si puede, demuestre la potencialidad de una autonoma eventual, o de la ayuda proveniente de otras fuentes distintas a la que se est dirigiendo. Las estimaciones de costos deben dividirse en categoras lgicas (artculos afines) como salarios, suministros y materiales, equipos, viajes y dietas, alquileres, telfono.

Presupuesto General
Descripcin de Artculos Gastos Recursos Humanos:
. . . ..

Unidades

Costo Unitario

Costo Total

Fuente Propio/CEBP

Otras fuentes

Sub-total Gastos Materiales:

. .. ..

Sub-total Logistica:
.. ..

Sub-total Otros..

Sub-total Otros. Sub-total Gastos Administrativos:

.. .

Sub-total TOTAL

Herramienta para la Planificacin de Trabajo Anual Presupuesto Consolidado del 01 de enero de 2010 al 31 de diciembre del 2010.
Presupuesto escrito: 10/11/2009? Presupuesto escrito por: , Contable del Proyecto.Tesorero, Administrador Iglesia/ asociacin Moneda: Nuevos Soles
I)

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INGRESOS ESPERADOS Subvencin de CEBP Colecta especial.. Subvencin de la Fundacin. Gratificaciones locales Total II) GASTOS GASTOS DEL CAPITAL Construccin Tejado para la clnica Bomba de agua para la clnica Equipos/ maquinaria Motocicleta (Toyota - modelo XJ65) 5 Bicicletas @ 90 cada una Otros Generador Computador para el Administrador (IBM ) Gastos del Capital (Sub-total) GASTOS CORRIENTES Salarios y sueldos Doctor @ 450 por mes (p.m.) 12 5 Enfermeras @ 250 cada una p.m. 512 Nueva enfermera en 1999 @ 250p.m. 12 Administrador @ 150 por mes 12 Gastos de otro personal Gastos de transporte - enviando a las enfermeras a conferencias mdicas anuales Capacitacin mdica Gastos especficos del Proyecto Materiales de educacin de la Salud Vacunas Libros de medicina Suplementos alimenticios para nios menores de 2 aos Gastos para el mantenimiento del vehculo Gasolina para la motocicleta Reparaciones de la motocicleta Reparaciones de las bicicletas Gastos de oficina Gastos de telfono Utilidades (electricidad/ gastos de agua) Apoyo de secretaria - mecanografa Reparaciones y mantenimiento Reparaciones del edificio Reparaciones de los muebles Gastos generales Diesel para el generador Evaluacin del proyecto Gastos Corrientes (Sub-Total) ii) TOTAL DE GASTOS (Capital + Corrientes) RESUMEN INGRESOS ESPERADOS GASTOS ESPERADOS SALDO /DEFICIT

Trimestre I 25,000 13,000 1,600 39,600 Trimestre I 000 0

Trimestre II 21,500 8,500 2,800 32,800 Trimestre II 0 000

Trimestre III

Trimestre IV 20,500 7,500 3,740 31,740

Trimestre III

Trimestre IV 0 0

000 0 000 0 000

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000 000 0 000 000 000 000 0 00 0 00,00 00,000 00,000 Trimestre III 00,000 00,000 0

000 00 00 00 00 00 000 000 000 000 000 00,000 Trimestre IV 00,000 00,000 0

Trimestre I 000.00 000.00

Trimestre II 00,000 00,000 0

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